怎么给美国人中国人写邮件更有效？

随着互联网普及和国际交流的增多，出国留学、国际贸易合作， 越来越多的地方需要我们与外国人，尤其是以美国为代表的西方人，进行交流。要想与这些西方人有效交流，只要懂英文就够了吗？很多研究都表明，中美在交流思维、文化习惯上还存在巨大的差异，不清楚对方的交流习惯偏好，一封商谈业务的英文邮件可能反倒会让双方产生隔阂。今天，我们就来介绍一篇研究中美员工在商业邮件中不同格式偏好的文章。

首先，我们来谈谈“面子”（face）这个概念。作为一个中国人，对这个词语的含义显然每个人都能心领神会，而西方学界对此较为公认的定义有，“个体认为自己在交往中具有的被他人认可的一种积极社会价值”，“需要投入情感，可以失去、保持、或者增强，并且在交往中需要持续注意”。

听起来可能有点玄乎，大意就是我们可以感到丢面子、有面子，交往中会注意维护自己的面子。虽然广义上说全世界的人都需要面子，但面子的具体概念在不同文化中还有着不同的含义。

尤其，对中国人来说，面子不仅存在于个体中，还可以存在于发生交往的集体中，要让“每个人都感觉有面子”。人际交往要想顺利进行，双方的面子都要维护。而在交往中，向对方提出指令和请求就是一项有碍面子的事，因为这影响了对方的自主性和自由。因而，人们需要委婉间接地提出请求来弱化这种对面子的损害。而东西方就在这类情境中采取了不同的措施来体现间接性，中国人的间接请求体现在讲话方式上，而西方人则更多体现在句法上。

比如，“把文件发给我”就是一种非常直接甚至有些粗鲁的表述方式，英语母语的人会选择将句式变为“你介意把文件发给我吗（Would you mind…）？”或者“能不能请你把文件发给我（Could you please…）？”。而对于传统的中国人来说，仅仅将说法改变还不够显得礼貌，我们还会在表达请求前加上一段充足的对话作为铺垫来弱化请求的鲁莽（寒暄客套）。西方学者将中国人的这种话题引入次序称为归纳式（inductive pattern），与西方人习惯的先给主题再给论证推理的演绎式(deductive pattern)次序形成对比。一些学者认为，这一差异产生的来源就是中国人对维护交往双方面子上的考虑。

面子协商理论（face negotiation theory）的观点也与Hofstede提出的个人主义、集体主义文化有关。许多研究发现，在冲突情境中，集体主义者（主要是东方国家）倾向于表达更间接有礼，注意维护双方的面子；而个人主义文化的人则倾向于在交流中更加直接和简洁。

在冲突情境以外，面子协商理论也体现在书面请求中。以

往一些研究者发现，中国式的请求信件通常遵循的结构是，首先称呼，然后是一些寒暄问候语句（表达对信件接收者良好祝愿和双方关系的称赞），接着是原因类陈述（描述请求的起因、情境、以及结果等），下来才是请求本身，最后是致谢。而西方的同类信件则有一种更为直接的结构：称呼、请求、解释、和致谢。这一格式上的不同也在电子邮件中得到了证实。


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今天介绍的这篇文章即将这一理论用于了组织行为领域，试图研究在跨国商业交往中，对对方电子邮件习惯的违背是否会对双方间的印象和关系产生不利影响，从而损害商业合作意向。为探究这一问题，文章采用了三个研究来逐步深入考察。

首先，为验证这种以往发现的中美在邮件格式和内容上的差异确实存在于商业请求中，并且在全球化的当今仍然存在，研究者先进行了一个小的预备调查。选取了一家中国南方企业与美国有业务往来并英语熟练的八名员工，让每个人提供自己与和自身任一名有频繁往来的美国合作者的近期邮件各五封，邮件需包含直接的请求而非答复。之后，一中一美两名研究人员对邮件的格式和内容进行了客观的编码。结果证实了前人的发现，大部分的中国员工在请求邮件中喜爱使用客套的问候，并将原因置于请求之前，而美国人则相反。

基于初步的印证，研究者提出了更深入的假设：中国员工是否在接到自己更习惯的归纳式商业请求邮件时较不易被激怒，并且有更高的合作意愿？而与此相反，美国员工是否在接到自己更习惯的演绎式商业请求邮件时情绪更好，更愿合作？

不过，在考虑东西方面子文化差异外，研究者还考虑了文化内的个体差异，自我构念（self-construal）就是其中一个重要概念。自我构念指的是个体感知和定义自我的方式与环境及文化中他人的关系，分为独立型自我构念和依赖型自我构念。有点类似个人主义和集体主义，独立型自我构念的人将自己看作与他人有本质不同的个体，倾向于根据自身的一些持久性特质来区别自身和他人。而依赖型自我构念的人则将自己看作是与他人本质相连的，看重社会关系和集体成员身份，依据自己能否调整行为适应情境来定义自己。个体可以同时具有一定程度的独立型和依赖型自我构念，但相对程度可能会有不同。

一般来说，西方文化的个体由于自出生起 就强调个体性，因而独立型自我构念程度更高，与东方文化下成长的个体相反。但具体到同一文化内，每个个体在这两个维度上的程度也会存在差别。因而，研究者假设，员工本身的自我构念也会调节邮件

格式违背对个体感知和商业决策的影响。具体说来，依赖型自我构念高的个体对归纳式请求邮件会有更积极的反映，而独立型自我构念高的个体则对演绎式请求邮件表现更积极。


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为验证这些假设，研究一选取了一家在中美都有分部门的五百强跨国企业，调查了企业的中美员工共113名。研究者让员工们面对一封模拟的商业请求邮件（分为演绎式和归纳式两种，每人只会面对一种类型），在认真读完后用量表对自身的情绪激怒程度和合作意愿进行报告，并测量了每个人的独立型和依赖型自我构念水平。归纳式请求邮件包含了寒暄问候语句，并将原因置于请求之前，其余都与演绎式邮件相同。

研究结果表明，美国人相对中国人，独立型自我构念的平均水平更高，而依赖型自我构念水平较低，印证了假设，但更多的差异则存在于文化内个体间。在对邮件的反应上，中国员工更乐意与习惯的归纳式邮件的发件者进行合作，但激怒水平并无显著差别。而有趣的是，美国员工在面对归纳式邮件时虽然激怒水平明显更高，却并未显著影响其与对方的合作意愿。在调节作用的检验上，自我构念仅在激怒水平作为因变量时调节作用显著。

中美员工对两种邮件态度上的差异也反映了，与其他文化相比，美国人并不特别重视在商业洽谈前和对方建立关系，他们的合作意愿更基于邮件的内容本身而非展示的方式。而中国人则虽然在两种情况下激怒水平相当（而且平均水平高于美国员工），却会因为邮件内容、格式上的问题影响合作意愿，在合作前需要与对方建立稳固的关系。

由于研究一将是否包含寒暄客套用语和原因、请求的次序差异两种违背情况糅合在了一起，为具体研究两种违背方式的各自影响，研究者又设计了研究二，采取2X2设计，进一步拆解了两种违背情况。并改进了合作意愿的测量问卷，更侧重于对具体合作行为的测量。此外，研究二的员工样本也更大且涵盖面更广（来自不同行业的204名中美员工）。

研究二的结果表明，寒暄客套用语和归纳式结构各自都对中国员工的合作意愿有积极影响，但两者结合后则无显著效果。而对美国人来说，两者的违背都不会对合作意愿产生显著影响，与研究一的发现一致。加上自我构念后的交互作用则更为复杂，寒暄用语对高依赖型、低独立型的美国员工反而会增加合作意愿。但总体来说，美国员工的独立型自我构念水平仍然显著高于中国员工。

综上，这些研究都证实了中美在邮件写作习惯上的差异以及违背交流习惯后的不利影响，因而我们有必要了解相互间交流习

俗的差异，以对方更能接受的方式进行有效交流。但同时，这篇文章也展现了在文化内还存在更为复杂的个体差异，不是每个美国人都不喜欢寒暄问候。基于此，在了解国家整体的文化偏好之外，我们还需要根据交往的具体个体的喜好做出改变。比如，可以参考对方发来的邮件，看看他是否使用了寒暄用语，以及表述事情时结构次序上的偏好，模仿对方的格式来给他写邮件，减少犯错误的可能。