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高校学生工作档案管理探析


高校学生工作档案管理探析
时间:2011-04-21 14:33:14 来源:毕业论文范文 作者:秩名
论文导读:对学生工作档案管理的重视不够。主要有思想品德教育、智育管理、课堂学习管理、实习实验管理、体育管理、卫生管理、课外活动管理、生活管理、健康身心管理、常能训练管理、美育管理、学籍和成绩管理、共青团工作管理、学生会工作管理、大学生社团工作等,做好学生工作的档案管理,对今后的学生工作提供重要依据,目前无论是领导还是具体学生工作者对其认识严重不足,学生工作者往往根据各自分工,完成一项工作后按照个人理解进行存放,没有材料归档意识,更谈不上全部学生工作分类归档、统一管理。
关键词:学生工作,档案管理

一、高校学生工作档案管理存在的问题
1. 对学生工作档案管理的重视不够。
高校学生工作涉及大学生在校期间的方方面面,内容繁杂。免费论文参考网。主要有思想品德教育、智育管理、课堂学习管理、实习实验管理、体育管理、卫生管理、课外活动管理、生活管理、健康身心管理、常能训练管理、美育管理、学籍和成绩管理、共青团工作管理、学生会工作管理、大学生社团工作等,做好学生工作的档案管理,对今后的学生工作提供重要依据,目前无论是领导还是具体学生工作者对其认识严重不足,学生工作者往往根据各自分工,完成一项工作后按照个人理解进行存放,没有材料归档意识,更谈不上全部学生工作分类归档、统一管理。停留在“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”的状态。
2.对学生工作档案管理的宣传不够。
由于受传统观念的影响,人们对学生工作档案管理缺乏足够的认识和了解。一是档案管理部门和档案管理者对本职工作的宣传不够到位。学生对在校期间的哪些内容需要归档知之不多,也不关心、不重视。二是学生工作档案利用率低,服务功能发挥不突出,档案材料收集滞后,内容单一。长此以往造成不同学生工作者各自为政,学生工作材料分散,不能够很好地资源共享,工作效率低下。
3. 学生工作档案管理制度不健全。
学生工作档案的归档制度不健全,管理人员大多是兼职,因此缺乏专业理论功底,管理意识不够,有些文件做了电子文档的形式,没有打印出来保存,电脑磁盘损坏后造成文件丢失,且文件资料乱放乱扔、涂改毁损的现象时有发生。有的管理员保密意识差,有的因兼职过多,顾此失彼,影响了文件材料的收集,有的在换岗时档案管理工作没有及时交接,造成管理脱节。
4.学生工作档案管理手段单一。

学生工作档案的存在价值在于通过学生工作档案对学生信息全面的掌握,进而提高学生工作效率,而目前的收集工作因受传统工作思路所限,材料收集的渠道、方法、手段都还比较落后,没能随着时代的发展而改进,特别是没能真正把反映学生成长轨迹与社会对人才的衡量指标及关注的侧重点结合起来,使得档案收集的内容不系统、不全面、不准确,从而影响了用人单位对档案的使用,甚至影响了学生的择业。
二、加强高校学生工作档案管理的必要性
1.是高校学生工作特点的必然要求
高校学生工作档案记录着学生在校期间学习和活动情况,是学生的学业成绩、思想品德、个性特点、奖惩情况、身心素质、专长爱好等的全面反映,是大学生就业及今后用人单位安置岗位、发挥学生潜能的重要参考依据。对于高校来说,从学生工作档案中也能够发现教育教学中存在的问题,找到解决问题的办法,从而推动教育教学改革,全面提升教育教学质量,科学设置适应社会的专业。因此,高校学生工作档案建设理应得到充分的重视。
2、是创新学生工作、提高学生工作效率的有效途径
学生工作档案,是高校对学生实施长期规范化管理基础上内部产生、形成的较为完整而系统的档案材料。它概述了学生乃至高校管理工作的全貌,历史地反映了每一个时期高校管理工作的进程和具体内容,是众多学生管理工作内容的存在形式和存储手段。它记述的客观真实信息为学校管理工作提供了有力的凭证和参考,如学生成绩、学历、学位资格的认定等。充分开发和利用学生工作档案,有助于日常管理工作和学生活动的开展、提高学生工作效率。
3、是完善高校档案事业的迫切需要
高校档案管理应当丰富,将教学、学生管理各个环节产生形成和积累的各种数据、资料等档案信息,及时、准确地反馈到相应的部门,并对这些信息进行综合分析,制定出相应的对策,以规章制度和文件形式下达,用以指导和协调学校教学工作、学生管理工作。完整的学生工作档案和科学化的学生工作档案管理,不但为考察高校的历史和现状、衡量其教学水平、师资队伍素质、学生素质等环节提供重要依据,且能促进高校教学与学生管理工作高效而有序地进行。
三、改进学生工作档案管理的有效路径
1.加大宣传力度,创新学生工作理念。
做好学生工作档案管理理念创新,是全面推动学生工作的有效手段。从学校领导到具体学生工作者都要增强学生工作档案管理意识,统一思想,上下齐动。档案管理人员还要认真学习《档案法》

,熟悉归档范围,培养档案管理意识。要努力改变过去“默默无闻”的被动状态,从后台走向前台,通过宣传橱窗、网络媒体、专题讲座、报告专刊等途径来宣传和普及档案管理的基础知识,让学生了解个人档案的归档内容,明确方向。档案管理工作由档案主体即学生的被动管理变为主动配合和主观努力,由档案管理人员的被动收集变为主动收集与动态收集。
2.建立健全学生工作档案管理制度,加强队伍建设。
一是建立严格的档案登记、转递制度。新生一入校,就要对其档案认真登记、整理、核实,仔细查看档案份数是否与入校人数相符,档案材料是否齐全,发现问题及时与有关部门联系解决,以保证档案的完整性。二是建立档案材料的收集补充、定期移交归档制度。免费论文参考网。明确归档材料的内容、标准、渠道和时间,确保学生工作档案材料的真实准确、全面系统,确保学生工作档案工作规范、有序地进行;三是制定学生工作档案管理制度、借阅制度。档案保存要有专门的文件盒,分门别类,放在有锁头的柜子里。并完善归档制度、借阅等制度,做到专人专管,责任到人。学生工作档案的保管要专人管理,专柜专用,存放要系统排列,又要根据专业、年级、班级的特点,分门别类,规范存放,以便于查找。同时严格借阅登记手续,防止学生工作档案损毁、丢失。免费论文参考网。
进一步加强档案管理队伍的建设,一是设置专职人员;二是聘任兼职人员。兼职人员可以从学生工作者中聘任,负责学生档案材料的收集、整理和移交工作,配合专职人员做好学生工作档案管理工作;三是加强业务培训。根据实际工作需要可举办一些如内容材料的整理、档案的存放排列、履行借阅手续、现代化管理等有关的培训,能较快地提高管理人员的业务水平。另外,要定期开展交流活动,相互学习档案管理的先进经验,提高自身的档案管理水平。
3.加强学生工作档案管理的网络化。
随着招生规模的扩大,学生工作量将逐年增加,管理难度将越来越大。对此,高校学生工作档案管理人员要大胆探索,遵循档案和档案管理工作的客观规律进行科学管理,做到管理工作标准化、规范化,充分利用网络技术、网络设备, 开发网络档案管理系统,力争采用以网络为核心的现代管理技术,形成有计划、有步骤、有程序地把学生工作档案进行分类存档,努力实现学生工作档案管理的网络化。
总之,学生工作的档案管理在学生管理工作中具有举足轻重的作用。高校学生工作档案管理是一个系统工程,只要思想上重视,制度

上落实,就能科学规范地管理好学生工作档案, 就能最大限度地发挥高校学生工作档案的作用,为高校学生的教育管理起到应有的作用。

【参考文献】
[1]彭凌. 高校学生档案管理工作存在的问题及对策[J].重庆科技学院学报(社会科学版),2006年增刊.
[2]肖婉娴.浅谈高校学生工作的档案管理[J].科技信息,2008,13.
[3]梁军.创新高校学生档案管理模式为学生就业服务[J].兰台世界,2007,(10).
[4]孙康燕.新形势下的高校学生档案工作[J].玉溪师范学院学报,2006,10.

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