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如何提高标引公文主题词的精确性

从当前的机关工作实践来看，在公文主题词标引上还存在着一些问题。具体表现为：标引的随意性较大，错标、漏标的现象比较突出。解决这些问题，唯有熟练掌握公文主题词的标引规则、方法和技巧。笔者结合工作实践，谈一下正确标引公文主题词的粗浅认识。????一、搞好主题分析

????主题分析就是根据公文标引和检索的需要，对公文内容进行分析，从中提炼出该公文的主题概念，并确定主题类型和结构，并以此为依据，选择恰当的主题词作为公文的检索标识。主题分析是主题词标引的第一步，也是基础。公文主题分析要按以下几个步骤进行。????（一）阅读公文了解内容

????标引工作的第一步就是对公文进行阅读，弄清公文研究和叙述的具体对象或问题，抓住公文中心内容。阅读公文要特别注意不能只看标题。在一般情况下，标题往往可以集中或概括公文的中心内容，但有时也会出现文大题小、题大文小等文题不符的现象，并不能直接反映公文的中心内容。例如：“甘肃省人民政府布告”，这一标题中根本没有涉及事由。毫无疑义，无法根据标题来确定主题概念；再如：“×××关于5·18事故情况的报告”中虽然有事由，但“5·18事故情况”是怎样的事故和怎样的情况并未说明，仍然无法据此来确定主题概念。因此，对于公文的主题词标引来说，均应阅读全文，切忌单纯从标题来选定主题概念。

????（二）分析判断，提炼主题概念

????首先，分析确定主题的类型。明确该公文是单主题还是多主题。若是多主题，则先分解为几个单主题。例如，一篇有关××省工资制度改革和社会保险发展状况的文件。分析其主题包含两个单主题：一个是“××省工资制度改革”。一个是“××省社会保险发展状况”。

????其次，分析确定主题结构。明确该主题的主体因素、通用因素以及必要的空间和时间因素。核心是明确主体因素。主体因素是标引和检索公文的重点，一定要全面、准确、深刻地把握住公文所论述的基本事项和问题。多主题的公文要在分解为单主题后再逐一地分析确定其主题结构的各个因素。

????（三）减少主题分析误差

????主题分析误差主要有以下几种：

????1．主题概念提炼不准，即提炼概念与公文论述的主题内容在外延或内涵上不相符合，出现“错标”。例如：“动员群众禁止贩卖、吸毒经验交流”这样的主题内容，如果提炼成“动员群众”“毒品犯罪”“经验”这样的主题概念就与文件的本意大相径庭了。

????2．主题概念提炼不全，即提炼的主题概念不能全部包含公文的主题内容，出现“漏标”。例如，一份有关培养训练机关干部政治素质和业务能力这样一个主题内容的文件，如果只提炼出：“政治素质”“培养”“机关干部”这样几个概念，就是提炼的不全，还应加上“业务能力”这个概念才能将文件主题表述完整。在主题分析过程中，对文件中全部具有检索意义的主体因素、通用因素及某些必要的时间和空间因素都要提炼出相应的概念。????3．主题概念提炼过多，即提炼的主题概念超出了公文的主题范围，造成“过标”。例如，一份文件表述的是地区改革开放和市场经济快速发展这样的主题内容，如果在提炼主题概念时，除了“改革开放”“市场经济”等概念外，又加进了“1992～1999”这样的时间因素，以表明地区建设是在十四大以来的历史时期内，就是“画蛇添足”。因为“市场经济”本身已表明了它的历史时期性。

????二、切实把握主题词的标引规则

????公文主题词标引是一种受控标引。为了保证公文的标引质量，进而保证公文的检索质量，在标引过程中必须严格遵循标引规则。

????（一）标引的专指性规则

????主要体现在以下几个方面：

????1．采用直接标引。要首先运用词表中直接符合该主题概念的主题词。只要词表中有相应的专指概念词，就不应用其上位概念词或下位概念词标引，也不应采用组配标引方式。例如：“军队自动化指挥体系”，查阅词表可以找到相应的专指主题词：“军队自动化指挥系统”，那么就优先选用，不得用其上位词“指挥系统”或“自动化体系”，或两个主题词组配标引。

????2．考虑组配标引。当在词表中没有与所要表达的主题概念相一致的词或词组，而无法采用直接标引法时，再考虑运用组配标引方式。组配所用的主题词应是该主题概念最直接的上位词或最邻近的相关词，而不允许用间隔上位词组配。

????3．不允许越级标引。即当词表中找不到相应专指主题词，也无法采用组配方法进行标引时，允许采用上位词标引或相关词（也称靠词）标引。但这种上位词和相关词必须是直接上位词或直接相关词，而不能是中间隔了一两级的上位词或相关词。

????（二）标引深度规则

????标引深度是指对公文主题内容标引所达到的深度，也就是一份公文所标引的主题词数量的多少。通常，主题词越多，文件标引得越深，反之亦然。标引一份公文的主题内容，一般情况下使用3～6个主题词便可以准确、完整地将主题概念表述出来。个别文件也可以少于3个或多于6个。例如：①官兵爱国主义教育的内容和方式。②新兵爱国主义教育的内容和方式。例①中，通过阅读全文，文件主要论述的是爱国主义教育的内容和方式，并不是专指官兵。因此，加了“官兵”就是过渡标引。例②中，通过阅读全文，文件论述的是对新兵开展爱国主义教育的内容和方式。因此，“新兵”一词必须标引，否则就是漏标。????在文件标引时，应使用统一的主题词表，按统一的书写形式标注，以保证不同人在表述同一概念时，使用的主题词是相同的。????三、熟练掌握主题词标引的组配规则????组配规则是使用公文主题词表进行标引的基本语法规则。这里单列一条，详加论述。????（一）组配的类型

????主题词的组配有两种基本类型，即概念组配和字面组配。所谓概念组配，是指几个主题词的组配，反映了所表达的概念之间的某种逻辑关系。包括限定关系、交叉关系等。例如：①步兵对核武器杀伤的防护。这一主题概念用“步兵”与“核防护”两个主题词组配标引。二者之间是限定关系，表明“核防护”是限定在“步兵”领域内。②军队专业创作人员。这一主题概念用“军人”与“作家”两个主题词组配标引。二者之间是交叉关系，“军人作家”既是“军人”的一部分，又是“作家”的一部分。

????所谓字面组配，是指几个主题词的组配只着眼于形式而不考虑其概念之间关系的组配方法。字面组配有两种情形，一种是合理的字面组配。如，用“战略学”和“概论”组配成“战略学概论”。一种是字面拼凑。由于只考虑词形相同，往往会造成表达上的误差。例如，用“红旗”与“轿车”组配成“红旗轿车”。这一概念中的“红旗”与“轿车”没有内在联系，而且“红旗轿车”还会使人理解为是一种被授予红旗称号的轿车，产生歧义。????（二）组配规则

????1．要尽量使用概念组配。概念组配，是一种反映主题概念本质属性的组配，不仅在概念表达上更具有思维逻辑，所得概念含义明确，而且也更适合检索的需要。????2．要优先使用交叉组配。在概念组配中，交叉组配又优于限定组配。交叉组配是以概念外延的重合来浓缩内涵，是概念的含义组配。这种方法对于表达主题概念更贴切、准确，而限定组配是以缩小外延来实现由泛指的“属”的概念过渡到专指的“种”的概念，从而表

达公文主题。这种对概念的切削，往往对表达主题显得较为生硬，甚至牵强。例如：对“喷气式垂直起落飞机”进行组配，用交叉组配就是：喷气式飞机：垂直起落飞机。而用限定组配则是：喷气式飞机——垂直起落。很显然，用交叉组配比限定组配所表达的主题概念更确切。

????要有条件的使用字面组配。当选用的主题词不能进行概念组配时（包括交叉组配和限定组配），才允许进行合理的字面组配。

主题词

公文主题词应用知识公文主题词是公文格式的一个重要内容，是一份完整公文不可或缺的主要组成部分。但在当前的实际工作中，有不少机关文秘工作人员对其的使用方法等大都存在一知半解的问题和现象，在具体使用中很难做到标注的规范化、科学化，下面介绍几点具体知识。一、首先要明了标注公文主题词目的和特点公文主题词是随着办公现代化的发展需要而产生的，党政机关已在上世纪80年代开始在公文上标注主题词，现已走上制度化、规范化的固定路子。大家首先要明白，使用主题词的主要目的是以便用计算机来检索和管理公文。就其定义而言，它是确切表达出公文主题的规范化的名词或名词性词组。由此，我们可以看出它具有以下几个特点：（一）它是一个历史产物，是随着计算机在办公系统中被广泛运用而产生的。（二）它具有鲜明的目的性，即确切表达出公文的主题。（三）它具有规范性，党的机关和国家行政机关的公文处理办法都有规范的《主题词表》供作者使用和参考，其他机关和事业单位也大都有符合自己工作特点的公文《主题词表》。（四）它对主题词的词性有明确限定性，即名词或名词性词组。二、其次要明了编制主题词的原则与做法就党的机关公文和行政机关公文而言，由于二者分属不同的系统，因此二者既有联系又有区别，在具体执行标准上有着各自的不同规定。目前，党的机关编制《主题词表》共分19类、5116个主题词，主题标引分高层次和低层次两级；国家行政机关颁布的《主题词表》共分15类、1049个主题词，主题标引分固定码区和自由码区；高层次标引与固定码区标引，低层次标引与自由码区标引的含义基本相同，前两者的含义都是选用《主题词表》中的词，后两者的含义都是指选用《主题词表》以外的词。党的公文处理条例和国家行政机关公文处理条例都明确规定，上报的文件应当按照上级的要求和《公文主题词表》的规定标注主题词。根据这一规定，任何一个单位在上报文件时，除了参照自身的《公文主题词表》外，更要按照上级机关的《主题词表》来标注主题词；如果下发文件就要使用自身的《主题词表》。那么到底遵循什么样的原则和方法编制一组符合公文规则要求的主题词呢？下面我结合自身的工作体会并参照有关公文处理教材谈几点体会。（一）主题词构成格式是类别词＋类属词＋文种。类别词反映主题内容的类别，类属词反映文件内容，文种反映公文的形式。（二）标引主题词时应当根据主题词的含义由大到小、从内容到形式的次序进行。主题词的个数一般不超过7个，以3-5个为宜，而最后一个主题词一般应是公文的文种。（三）当一份文件如有两个以上的主体内容时，应先集中标注第一个主题内容，再对第二个主体内容进行标注。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，要先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”；然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。（四）当词表中找不出准确反映文件主题的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。也可以选用词表以外的适当词（即自由词），并在该词后加“△”标记。（五）动词不可单独使用，如需使用时应当与相关的词组搭配成名词性词组使用。比如，标注“打击经济犯罪”时，不可出现“打击”、“经济犯罪”，应为“经济”、“打击犯罪”。（六）标引人名、地名等自由词时，应尽量使用全称，该类词无须加“△”标记。（七）附表中的主题词与主表中的主题词具有同等效力，标引方法相同。（八）标注主题词应在抄送机关上方，居左侧顶格；“主题词”要用3号黑体字后加冒号，主题词词目用3号小标宋体字。三、再次应明了需要掌握的其

怎样给行政公文标注主题词

怎样给行政公文标注主题词主题词分正式主题词和非正式主题词,正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。为什么要标引公文主题词 (一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。 (二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。 (三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。 (四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。怎样标引公文主题词（一）主题词标引程序“三步”走第一步：审读文件，分析主题。首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。如文件

标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。主题类型分为单主题和多主题两种。单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个，而是两个或者更多，而且都是并列的独立主题。单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。分析主题重点是主题结构分析，确定主题因素。主题结构分析即分析主题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。主题因素分为主体因素、通用因素、位置因素、时间因素和文献类型因素五部分。主体因素是指公文论述的主题中的关键性概念，它是公文主题的主要成分，其他主题因素都附属于这个主体因素；通用因素是构成主题的一些通用概念，它说明主体因素的动态和趋势。通用概念没有专指性也没有独立检索价值，不宜单独使用；位置因素是表明主体因素所处的位置和范围，文件规定适用的地区、位置和对象。位置因素包括国家名称、地区名称和组织机构名称；时间因素是从时间上对主体因素进行限定，把主题对象放在特定的时间范围之内。时间因素包括年代、时代、朝代、期限等；文献类型因素包括文献种类、公文文种、文件名称编号等。第二步：提炼、转换主题概念。经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全部主题概念。对这些主题概念，并不完全需要标引出来，而应当去粗取精，有所取舍。要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念，舍弃一般的主题概念。对提炼出的公文真正具有检索意义的主题概念，查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。 1、公文主题词的选取方法主要有四：一是从公文标题中摘录；二是从公文正文中提取；三是题文结合撮要；四是自己概括。以能表达公文的主要内容为原则。

主题词标引

主题词标引主题词也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。主题词分正式主题词和非正式主题词。正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词。主题词表也称叙词表，是指由自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的名词术语按字顺排列所组成的一种规范化的动态词典。《公文主题词表》是用于公文主题标引与检索的主题词表。它是适应机关办公自动化，尤其是计算机数据处理的需要，为党政机关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。公文应当按照主题词表规定的标识规则和词目标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。一、标引规则 1.要直接、准确、客观地反映公文论述的主题。 2.选用的词，一般应是《公文主题词表》中的正式主题词，其书写形式应与词表中的词形一致。 3.选词时，应首先选用切合公文主题概念的、专指性较强的主题词。 4.当没有专指性较强的主题词时，应选用与主题词概念关系较密切的正式主题词进行组配标引。组配标引应遵循下列原则：应优先考虑概念组配，即相组配的主题词之间存在概念相交或概念限定的关系；当词表中没有合适的主题词进行概念组配时，可进行字面组配；组配结果应概念清楚、准确。 5.若词表中无合适主题词进行组配标引时，应选用直接上位主题词标引。 6.若仍无合适的直接上位主题词进行标引时，方可选用主题词表以外的适当词(称自由词)进行标引。自由词标引应遵循下列原则：选用的自由词应符合主题词表的选词原则；标引时，应在自由词后加“△”标记，同时标引出相应的上位主题词；选用人物、年代、组织机构、地区等专用名词作为自由词标引时，人物名称用全称，年代用阿拉伯数字，组织机构、地区名称用全称或规范化简称，不加“△”标记。 7.主题词的标引数量。每件公文所选用的主题词数量一般应在十个以内。 8.主题词的排列次序。一般次序为：反映公文内容的主题在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容主题词在后；在多主题公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。标引的地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等，置于反映公文内容的主题词、文种之前。若地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等同时出现在同一公文中，则按地区名称、组织机构名称、年代和人物名称的顺序排列。公文的文种置于最末位。在转(印)发类型的公文中，被转(印)发的公文文种不可作为主题词标引；但如果被转(印)发的公文属于企业内法规，其名称(准则、条例、规则、规定、办法、细则等)应作为主题词标引。二、标引程序 1.主题分析。主题分析的目的，在于确定公文的主题，据此准确地提炼出主题概念。它是通过审读公文、分析公文的主题类型、结构和确定公文主题标引方式来进行的。审读公文。主要是通过审读公文内容，特别是公文的标题、摘要或按语、关键性句子、结论性意见，来了解公文发布的意图，从而确定公文的主题(即中心思想)，并用精练的一句话或几句话表述出来。分析公文的主题类型。公文的主题类型分为单主题和多主题。单主题是指一件公文只有一个主题。多主题又称并列主题，是指一件公文有两个或两个以上的主题。领导讲话、会议纪要、工作总结等公文大多为多主题公文。

主题词标引

关于主题词标引一、什么叫主题词、主题词表和检索语言 (一)主题词。主题词也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。主题词分正式主题词和非正式主题词。正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词。（二)主题词表。主题词表也称叙词表，是指由自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的名词术语按字顺排列所组成的一种规范化的动态词典。（三)《公文主题词表》。《公文主题词表》是用于公文主题标引与检索的主题词表。它是适应机关办公自动化，尤其是计算机数据处理的需要，为党政机关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。（四)检索语言。检索语言是根据人们检索工作的需要而创造的一种人工语言，它是存储、查找文献的共同依据，也叫标引语言。检索语言又分为分类语言和主题语言。分类语言是指以阿拉伯数字或以拉丁字母和数字混合作为类目标识符号，以基本类目作为词汇，以类目的从属关系表达复杂概念的一类检索语言。主题语言是以直接论述的事物、对象为依据，以自然语言为基本词汇，以概念之间的逻辑关系作为构词法的一类检索语言。二、为什么要标引公文主题词

(一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。 (二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。 (三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。 (四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。三、《公文主题词表》的体系结构《公文主题词表》由范畴表、字顺表、附表三大部分组成。 1、范畴表。范畴表又称分类表，它根据公文的主要内容和职能部门的分工划分若干范畴，将字顺表中所列款目词按词义归入有关类目，满足按类查词和按族性检索的要求。范畴表设两级类目，一级类目19个，用一个汉语拼音字母标识。二级类目70个，用两个拼音字母标识。 2、字顺表。字顺表由正式主题词与非正式主题词款目(词单元)、款目词的汉语拼音、范畴号和词的参照关系四部分组成，个别词还有注释。

主题词的确定

主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。《中国共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出，上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。从数量上来看，一份公文除类别词外，最多不超过5个主题词。以《国务院公文主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是：从“类别词”到“类属词”，从内容到形式。《国务院公文主题词表》把“词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如…综合经济?、…财政、金融?类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如…工交、能源、邮电?类中的…工业?、…交通?、…能源?和…邮电?等。”从这个意义上看，类别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分。《国务院公文主题词表》中的《主题词主表》的第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。第二层是对13类中每一类的具体分类。如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。如某市妇联撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综合党团”（这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面），然后再在下面找到第二层所在的“党派团体”。这就是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“妇女”、“儿童”，这就是“类属词”，也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个主题词。再如《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，其主题词的类别词是“文秘工作”，它的第一层分类是“秘书、行政”；“类属词”是“文秘工作”下的“公文”。类属词一般就在类别词（第二层）下。它是能够概括反映公文主题概念的词。如《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，标注的第二个主题词是“公文”。这个主题词就在“文秘工作”下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或“根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引”。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，标引的类别词是“农业”，类属词却是在“水利”这个类别词下选用的。《国务院关于“九五”期间深化科技技术体制改革的决定》，类别词是“科技”，但类属词“体制”却在“民政、劳动人事”下的“机构”这个类别词下面，“改革”在“综合经济”下的“经济管理”这个类别词下面。如果一份文件有两个以上的主题内容，可先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主体内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，便先标了反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再在这个类别词下找到类属词“企业”、“破产”；然后标了反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再在“劳动”这个类别词后找到“就业”这个类属词。当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎么办呢？这时，你可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面，并在该词后面加“?荭”以便区别。

如何标引公文主题词

如何标引公文主题词主题词是指能表达文件基本内容并经过规范化处理的名词术语。制定统一的词汇和规则，是为了方便标引文件主题词和利用主题词检索文件。一、主题词的选词原则主题词的选词是编制主题词表的基础；主题词以名词为主，概念必须清楚、确切，具有实际检索意义。形容词、数词、量词一般不选作主题词，动词和虚词不能作为主题词。编写省公安厅公文主题词的原则是： 1，着重选用公安工作范围内的基本名词术语。 2．选用各项业务工作中经常出现的具有检索意义和使用频率较多的名词术语。 3．在过去文件中经常出现的，但现在不常用的名词术语不选用。二、主题词标引规则 1、主题词要能够直接地、客观地反映文件的主题。如“公共娱乐场所消防安全管理”这一中心意思，主题词可标引为消防安全管理公共娱乐场所 2、主题词标引一般应按照《公安主题词表》中的词标引，如果主题词表中确实没有专指的词来标引时，按照主题词的选词原则，可自由选用适当的词来标引，但第一个主题词必须选用主题词表中的词。如：《关于大中城市公安局普

遍建立110报警服务台的通知》主题词：“治安报警服务台”其中的报警服务台为自由标引。 3、一个文件涉及几个业务部门，主题词的标引以主办部门为主。如省厅一处起草的《关于台胞来大陆探亲旅游几个问题的通知》，主题词：“政保出入境管理治安台湾同胞”。 4、一个业务部门的文件涉及本部门的几项业务工作，主题词应按文件内容的主次排列。 5、人名、地名和组织机构的名称一律自由标引。人名标用全称。省(含自治区、直辖市)、市、县只标引名称，如：广东、深圳、增城，不写“省”、“市”、“县”字样。机构名称标引标准简称。三、主题词的应用范围凡是以省公安厅或省厅办公室名义行文的公文，除明传电报、密码电报外，都必须标引主题词。由本厅主办与其他厅局联合发出的公文也必须标引主题词。四、主题词标引程序和其他注意事项 1、公文主题词由文件拟稿人在起草文件时标引，并把这项工作列为办文的必要程序之一，要求根据文件的基本内容，直接地、全面地、客观地揭示出文件的主题概念，切忌只按文件的标题进行标引。各业务部门的负责人在审核文件时必须同时审核主题词。

如何写好文件主题词

如何写文件主题词进入21世纪，计算机技术在办公领域得到普遍应用，推动了各类机关办公的现代化。为了适应办公现代化的要求，便于计算机检索和公文的管理，公文“主题词”应运而生。国务院办公厅于994年4月23日以国办秘函〔1994〕157号文件发布了（国务院公文主题词表），废止了1988年12月修订的主题词表，并公布了（国务院公文主题词表）使用说明，初步规范了公文主题词的制作和使用。但由于主题词表的使用从上至下没有实施细则，加之主题词的应用、制作在不断完善、规范的过程之中，故，在各级公文主题词应用和制作中出现很多问题，主题词不妥或错误情况，而且有越演越烈之趋势。笔者归纳为五大问题。一是前题后移。出现这一问题多是因为不了解也没掌握主题词的体系结构，不清楚主题词的作用和意义，只是盲目跟随使用主题词，把标题完整地搬移到后面作主题词的词目而用。如：（关于成立XX市电子游戏专项治理工作领导小组的通知》主题词是这样标引的：“机构设置电子游戏专项治理工作领导小组面通知”，而正确的主题词应拟制为：“机构电子游戏面管理领导小组通知”。二是类别不分。这有三种情况：①类别判断不准。如（关于成立XX市生产救灾领导小组的通知》的主题词标注是：“民政救灾领导小组通知”，其类别词使用“民政”词目不准，而应使用“机构”词目。②把区域词当作类别词使用。如某市下发的（关于做好商品流通工作的通知》主题词“贸易商品流通通知”中，就把“贸易”这一区域词作为类别词使用了，这

里正确的主题词标引应是“商业商品流通通知”。③用类属词取代类别词。如（X x省人民政府关于2001年重点工作的安排意贴的主题词“政府重点工作意见”，这里缺少类别词“综合”，而错误地用类属词目“政府”代之，正确的主题词应是”综合政府重点工作意见”。三是词目过多。主题词的标引要求：一份文件，除类别词外，最多不超过5个主题词目，但有的竟达6个以上。四是生造词目。主题词的词目选用既要能全面、真实地反映一份公文的主要内容，又不能超出正在执行的本级以上的主题词表范围，更不能乱造、生造词目。尽管向下行文时，当在主题词表中找不到合适词目时，虽然可自定能反映公文主题的词目，但一定要在自定词目后记以“凸”符号标明。如：（关于分解落实（政府工作报告）提出的2001年主要任务的通知》的主题词是这样标引的：“政府工作任务落实通知”，其中“任务”、“落实”这两个词目在（XX省政府主题词表》中找不到，又没在两个词目后加注“凸”符号，就属生造词目。正确的拟定应是：“综合政府工作分工通知”。目前一般的省、市、县都比照（国务院公文主题词表）制定了各自适用的主题词表，制作主题词时应该严格执行，不可生造，否则就会造成新的混乱，失去主题词应有的作用和意义。五是置放错位。主题词的使用，目的之一是方便公文检索。因此，按照公文规式的有关规定，公文主题词应与版记一起置放在公文末页的背面下方。但有些公文为了印刷方便，往往忽略了这一点，把主题词与版记一起置放在公文末页的正面下方，这是错误的。

怎么写好主题词

怎么写好主题词那么，怎样才能搞好主题词的制作，促进公文主题词的规范呢？笔者认为应做到三点：一、了解主题词的体系结构公文主题词，一般由类别词和类属词组配而成。（国务院公文主题词表）分三个层次列表。第一层是对主题词区域的分类，只作为划定类别词和类属词的区域，便于查找、使用类别词和类属词，第一层不作公文主题词词目使用（即不可用来制作公文主题词），如序号为“01综合、经济”类、序号为“05财政、金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如序号为“02工交、能源、邮电”类中的“02A业”、“02B交通”、“02C能源”。“02D邮电”等；第三层是类属词，如序号为“02工业”类别词中的“冶金”、“地矿”、“汽车”、“化工”等。第二层（类别词）和第三层（类属词）统称为主题词，用于文件主题词的标引。二、掌握主题词的标引方法（1）任何一份文件主题词的标引，除类别词外，最多不得超过5个词目。（2）主题词标引顺序是：先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如（国务院关于加强水土保持工作的通知），先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。

主题词：农业水土保持通知类别词类属词（3）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如（关于听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况汇报的会议纪要）的主题词制作，先标引反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标引类属词“税务”；然后标引反映第二个主题内容的类别词“公安”，再标引类属词“缉私”；最后标引“会议纪要”，制作成的主题词是：“财政税务公安缉私会议纪要”。（4）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如（国务院关于加强农业生产资料价格以及对其主要品种实行最高限价的通知），先标引类别词“农业”，但在序号为“04A 农业”类别中找不到“资料、物价、管理”方面的类后词，这时可使用序号为“01 经济管理”类别中的“资料、物价、管理”类属词进行组配，组配后的主题词为：“农业资料物价管理通知”。（5）当词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。如在整个主题词表中都找不到能准确反映文件主题内容的类属词时，可自定词目代之，但要在自定的类属词目后边标注“△”符号，但是，上行文不得使用自定词目。三、统一主题词的标引要求

什么是主题词

什么是主题词 2008-03-08 12:10 主题词：用以揭示公文主要内容的规范化的词或词组。标注主题词有助于文书部门依据公文主题及时、快捷的处理公文，同时便于按主题查找、检索公文。主题词的标注顺序是：全面审读公文，确认公文的主题内容；认真进行主题分析，对关键性语句准确精炼的进行主题概括，形成主题概念；在《公文主题词表》中选用最恰当的主题词语，词表中没有所需词时，可选用相关或相邻近的词进行组配，组配不合适或不能组配时，可选用最直接的上位词。主题标引时应有效把握主题词标引的深度，除类别词和类型词外，一般标注3-5个，不超过7个。一份公文主题词的排列顺序应先标注类别词，再标类属词，最后标注表明公文种类的类型词。公文主题词内容的类属词之间的顺序，一般按照概念大小从小到大排列。如果文件具有表示空间和时间的辅助因素，应标注在类属词后，公文类型词之前。主题词居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空1字最末一词后无标点。（供参考） 1.类别词 2.类属词 3.类型词主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。《中国共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出，上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。从数量上来看，一份公文除类别词外，最多不超过5个主题词。以《国务院公文主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是：从“类别词”到“类属词”，从内容到形式。《国务院公文主题词表》把“词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如‘综合经济’、‘财政、金融’类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如‘工交、能源、邮电’类中的‘工业’、‘交通’、‘能源’和‘邮电’等。”从这个意义上看，类别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分。《国务院公文主题词表》中的《主题词主表》的第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。第二层是对13类中每一类的具体分类。如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。如某市妇联撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综合党团”（这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面），然后再在下面找到第二层所在的“党派团体”。这就是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“妇

汉语主题词表

汉语主题词表摘要该词表是1974年作为“汉字信息处理系统工程”的配套项目开始编制，并在研究和借鉴国外叙词表编制技术的基础上，根据国际标准 ISO2788《单语种叙词表编制规则》，经过近9000人 5年时间的工作，于1980年编成问世。该词表具有科学性和实用性，其编制技术达到了国际先进水平，因而在1985年荣获国家科学技术进步奖二等奖。目录 1基本内容 2简介 3汉语主题词表 4国务院公文主题… 目录 1基本内容 2简介 3汉语主题词表 4国务院公文主题… 收起编辑本段基本内容我国第一部大型的综合性的叙词表，由中国科技信息研究所和北京图书馆负责主持，1975年开始编制，1980年正式出版。分为社会科学、自然科学和附表3卷，共10个分册，全表收录主题词108568个。其中正式主题词91158个，非正式主题词17410个，词族数3707个，一级范畴数 58个，二级674个，三级1080个。中国编制的大型综合性中文叙词表。中国科学技术信息研究所与北京图书馆主编，1980年科学技术文献出版社出版。共收正式叙词91158条，非叙词17410条，范畴类目分为三级。1991年自然科学部分出增订本，增补新词8221条，删除不适用词5434条。《汉语主题词表》分3卷10 册：第一卷（2册）为社会科学部分，第二卷（7册）为自然科学部分，两部分均包括字顺主表、范畴索引、词族索引和英汉对照索引，第三卷为附表，包括世界各国政区名称、自然地理区划名称、组织机构名称及人物名称。《汉语主题词表》涵盖各个学科专业，收词量大，编制体例规范，对推动中国主题标引工作的开展和促进专业叙词表的编制起了重要作用。 1985年获国家科学技术进步二等奖。

如何做好公文处理中的主题词标引

如何做好公文处理中的主题词标引公文的主题词是适应机关办公自动化、公文处理规范化的需要，从公文标题选取转换出来的，能反映公文主题概念的词或词组。公文主题词的标引主要依据是由国务院办公厅秘书局制定的《国务院公文主题词表》。此外，各地区和各行业都结合自身公文处理实际，制订了各自的主题词表。我们水利部黄河水利委员会公文处理的主题词标引，使用《黄河水利委员会公文主题词表》。一、主题词标引程序三步走第一步:审读文件，分析主题。首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。其次分析主题。首先看一篇公文标题是单一型的主题还是多个主题。单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。分析主题重点是主题结构分析。即分析主题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。《黄河水利委员会公文主题词表》将主题结构次序分为主体因素、通用因素、空间因素、文种因素五类。第二步:提炼、转换主题概念。经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全部主题概念。对这些主题概念，并不完全需要标引出来，而应当去粗取精，有所取舍。要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念，舍弃一般的主题概念。对提炼出的公文真正具有检索意义的主题概念，查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。查表取词的主要途径:( 1 )直接查字顺表，适用于析出的主题概念与主题词表的词一致或接近。可以用拼音、也可用部首来查。( 2 )查范畴索引。主要适用两种情况，一是公文主要内容集中于某一范畴，为提高标引效率，可先查范畴索引;二是主题概念一时找不到合适的词，但范畴比较明确，也可查范畴索引。( 3 )查词族索引。适用于查比较复杂的主题概念时，从复合主题的某一词素入手，克服复杂主题查找时词汇形式难以确定的困难。第三步:标引记录，审核校验。主题词成功转换后，根据《国家机关公文格式》规定，将主题词标注在公文末页下部抄送栏目左上侧。词目之间空一字，不用标点符号，按主体、通用、空间、时间、文种等要素，依次进行着录。在结束主题词标引之前，必须对标引结果进行审核。审核的主要内容有:( 1 )主题概念提炼是否准确、全面，有无漏项;( 2 )主题词的转换是否符合标强规则和组配规则;( 3 )同类型公文所选用的主题词是否一致;( 4 )标引记录有无遗漏等。如发现问题，及时纠正补救。二、主题词标引三要

公文主题词标注方法

公文主题词标注方法一、什么是公文主题词进入20世纪80年代，计算机技术在办公领域得到普遍应用，推动了各类机关办公的现代化。为了适应办公现代化的要求，便于计算机检索和公文的管理，公文“主题词”应运而生。主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。它是办公现代化的产物。主题词分正式主题词和非正式主题词,正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。二、为什么要标引公文主题词 (一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。 (二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。 (三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。 (四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。三、怎样标引公文主题词（一）主题词标引程序“三步”走第一步：审读文件，分析主题。首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。如文件

主题词的意思-主题词是什么意思

主题词的意思|主题词是什么意思基本解释主题词又称叙词，在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。详细解释主题词的形成 1 标题的形式：标题是最能够表达文献论及的事务的词语，是先组式的词语。包括以下形式：单级标题、带说明语的单级标题、倒置标题、多级标题、带限定词的标题、混合标题 2 单元词的形成：是后组式主题法。 3 叙词是叙词法的基本要素，它是以概念为基础，经过严格规

范化，具有组配性能的语词。因此叙词在本质上是后组式的。选择主题词的原则实用性原则：所选择的主题词应能够满足标引文献和检索文献的要求。准确性原则：所选择的主题词应能够准确地表达概念的含义。通用性原则：应选择通用的为人们普遍接受的词语作为主题词。主题词的控制 1 词义控制：概念由语词表达的，但是概念和语词之间并不是一一对应的，保证语词和概念的一一对应，就必须对主题词的词义进行控制。词义控制的主要方法包括：明确主题的语言环境;明确主题

词所属的范畴;注释，加限定词等四种方法。明确主题的语言环境是指显示主题词的上位词、下位词、相关词、同义词，明确该主题词的确切涵义。 2 词性控制 3 词量控制：词量控制应考虑以下几个方面的因素：1)词标的专业范围;2)文献的实际数量;3)检索要求。另附，选择方法 1.直接选用相对应的、专指的名词作为检索词。 2.当没有直接对应的和专指的词可以选时，有两种选词方法可以选择：

1)直接选用上位概念的词; 2)考虑选择两个或两个以上的相邻概念词进行交叉组配，组配结果所表达的概念应该清楚、准确，只能表达一个主题概念。 3.注意用规范词，若用自选主题词检索结果为零，应考虑所选词可能不规范，改用规范的词。副主题词对主题词进行限制，是为了提高检索的专指性。关键词属于主题语言范畴，多用自然语言，不需规范，没有关键词表，但有禁用词表。叙词表的结构叙词表不仅吸收了标题法、单元词法的原理，同时也吸收了分

【写作指导】机关公文主题词标引基本知识

机关公文主题词标引基本知识公文的主题词是适应机关办公自动化、公文处理规范化的需要，从公文标题选取转换出来的，能反映公文主题概念的词或词组。公文主题词的标引主要依据是由国务院办公厅秘书局制定的《国务院公文主题词表》。此外，各地区和各行业都结合自身公文处理实际，制订了各自的主题词表。一、什么叫主题词、主题词表和检索语言 (一)主题词。主题词也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。主题词分正式主题词和非正式主题词。正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词。 (二)主题词表。主题词表也称叙词表，是指由自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的名词术语按字顺排列所组成的一种规范化的动态词典。 (三)《公文主题词表》。《公文主题词表》是用于公文主题标引与检索的主题词表。它是适应机关办公自动化，尤其是计算机数据处理的需要，为党政机关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。 (四)检索语言。检索语言是根据人们检索工作的需要而创造的一种人工语言，它是存储、查找文献的共同依据，也叫标引语言。检索语言又分为分类语言和主题语言。

分类语言的概念。是指以阿拉伯数字或以拉丁字母和数字混合作为类目标识符号，以基本类目作为词汇，以类目的从属关系表达复杂概念的一类检索语言。主题语言的概念。是以直接论述的事物、对象为依据，以自然语言为基本词汇，以概念之间的逻辑关系作为构词法的一类检索语言。二、为什么要标引公文主题词 (一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。 (二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。 (三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。 (四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。三、《公文主题词表》的体系结构

公文主题词标引基础知识.doc

公文主题词标引基础知识 2007年01月23日星期二15:59 一、什么叫主题词、主题词表和检索语言（一）主题词。主题词也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。主题词分正式主题词和非正式主题词。正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词。（二）主题词表。主题词表也称叙词表，是指由自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的名词术语按字顺排列所组成的一种规范化的动态词典。（三）《公文主题词表》。《公文主题词表》是用于公文主题标引与检索的主题词表。它是适应机关办公自动化，尤其是计算机数据处理的需要，为党政机关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。（四）检索语言。检索语言是根据人们检索工作的需要而创造的一?种人工语言，它是存储、查找文献的共同依据，也叫标引语言。检索语言又分为分类语言和主题语言。分类语言的概念。是指以阿拉伯数字或以拉丁字母和数字混合作为类目标识符号，以基本类目作为词汇，以类目的从属关系表达复杂概念的一类检索语言。主题语言的概念。是以直接论述的事物、对象为依据，以自然语言为基本词汇，以概念之间的逻辑关系作为构词法的一类检索语言。二、为什么要标引公文主题词（一）标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。（二）标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。

公文主题词

财政部文件关于印发《财政系统公文主题词表》的通知（财办字〔１９９６〕２７号）各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局）、国有资产管理局，财政部驻各省、自治区、直辖市、计划单列市财政监察专员办事处，部属各院校，部内各单位：为了适应财政系统办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，我们编制了《财政系统公文主题词表》，自１９９６年１０月１日起实施。现将有关事项通知如下：一、自实施之日起，凡印发的正式公文均应设“主题词”一栏（主题词栏位于抄送机关之上），并按《财政系统公文主题词表》正确标引主题词。二、省（区、市）级以下财政、国有资产管理部门及财政监察办事组如何实施《财政系统公文主题词表》，分别由各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局）、国有资产管理局及财政部驻各省、自治区、直辖市、计划单列市财政监察专员办事处自行决定。三、实施《财政系统公文主题词表》中有什么问题，请及时与办公厅秘书处联系（联系人：陈立新，电话：６８５５２１４５）。附件：财政系统公文主题词表财政部办公厅一九九六年七月附件：财政系统公文主题词表编制说明为了适应财政系统办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，根据国务院办公厅有关要求，特编制《财政系统公文主题词表》（以下简称本词表）。本词表的编制在兼顾思想性、科学性、实用性和概括性的基础上，遵循以下原则：１．既突出了财政部门的行业特点，又保持与《国务院公文主题词表》的衔

接和协调。本词表在全部保留《国务院公文主题词表》主题词的基础上，增加了一定数量财政业务方面的主题词。２．简便易行、词义单一。凡是通过组配能表达的词（具有特定意义的专有词除外）及意义相近的词不单列。３．立足当前，兼顾过去。属于过去常用的但现在不再运用的主要词语仍然选入。使用说明本词表主要用于标引和计算机管理检索财政系统的公文。一、体系结构（一）本词表共由１７类１２２６个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有１５类９６０个主题词（其中，《国务院公文主题词表》主题词６３１个，新扩充的主题词３２９个），附表有２类２６６个主题词。词表分为三个层次，第一层是对主题词区域的分类，如“财政类”、“综合经济类”等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“综合经济类”中的“计划”、“经济管理”等。第三层是类属词，如“综合经济类”中“计划”类别词内的“规划”、“统计”等。第二层和第三层统称主题词，用于文件的标引和检索。（二）凡属新扩充的主题词均用黑体字，以区别于《国务院公文主题词表》的主题词。二、使用方法（一）一份文件的标引，一般不超过７个主题词，主题词标引在文件的抄送栏之上、顶格写。（二）主题词的标引顺序是，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词；如一份文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如：《财政部关于召开全国财政工作会议的通知》就需先标反映文件内容的词“财政”、“会议”，后标反映文件形式的词“通知”。如：《财政部印发朱镕基同志在全国财政工作会议和全国税务局长会议上的讲话的通知》，需先标引第一个主题“财政”、“会议”，后标引第二个主题“税务”、“会议”，因有两个“会议”主题词，去掉一个，此文主题词标引为：“朱镕基财政税务会议讲话通知”。（三）主题词的标引应在分析全文的基础上进行。即通过分析文件内容、文