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受控记录管理

目的：规范记录的编制、填写、发放、保存与销毁操作，确保记录受控。

范围：适用于除证件以外，所有与GMP管理相关的工作记录、台账等。

责任：各部门专人对记录受控负责。

内容：

一、记录编制

1、依据所属文件进行相应记录编号的编制，并将记录作为附件附于所属文件。

标明所属文件编号和记录编号。需要对记录进行变更时，按文件修订程序进行变更，并同时修订记录版本号。

2、记录编号原则：编码使用英文字母和阿拉伯数字两类符号，由十二位字母和

数字组成。

1—2位3—4位5—6位7—10位11—12位

↓ ↓ ↓ ↓ ↓

文件类型文件类别分支类别流水号版本号

各项目之间以“—”分隔。如：RC-AA-AA-0000-00

本文件中所指的文件类型均为RC，文件类别和分支类别的定义参见《文件编码管理规程》（文件编号：MP-WJ-AA-0002）。

如有特殊需要，可在流水号后加1位英文字母，表示一系列相关记录。

例如：RC-QC-AA-0050A-01、RC-QC-AA-0050B-01、RC-QC-AA-0050C-01

验证所需检验用实验记录编号按照：RC-QC-验证方案号编写。

3、当文件内容需要变更但记录格式以及内容没有变化，记录不用更换。

二、记录发放

1、文件中所附受控记录的PDF版由质量保证部文件管理员发放给质量保证部记

录管理员，记录管理员不得对记录进行任何改动，当记录所属文件生效时，记录同时生效。质量保证部记录管理员负责与纸版文件核对，内容、版本无误后，下发加盖质量保证部部门红章的记录原件，各部门受控记录管理员与文件核对内容、版本无误后，负责接收记录、保存记录以及发放记录。记录变更版本时，质量保证部受控记录管理员负责收回旧版记录原件，同时下发新版记录原件。填写附件1“受控记录原件发放回收记录”。质量保证部记录管理员负责旧版红章记录的留档。各部门受控记录管理员负责发放新版记录回收旧版记录，并保证现场使用的是现行版。

2、相关部门指定专人负责记录的复制和二级分发与收回的管理。

3、复制时必须严格按照QA人员下发的记录原件进行复印，各部门受控记录负

责人不得对记录原件内容做任何修改。记录如需印刷，应向质量保证部申请，经质量保证部QA副经理批准后方可外出印刷，保密记录不得印刷。批准后的申请表由质量保证部留档保存。外出印刷记录由质量保证部负责提供电子版给采购部门。印刷记录使用前，由主管部门专人进行校对，印刷记录的格式、内容、文字必须与记录原件一致，确认后在印刷记录上签字，并将其附于记录原件后保存。

4、记录如需成册装订，应制作记录封面，具体格式内容详见附件3“装订成册

记录封面式样”。各部门如有需要可增加项目。记录页逐页编号，不得缺漏和重复，记录发放前进行检查。

5、受控记录二级发放时需要填写附件2“记录复印件发放收集记录”。发放的记

录在记录右下角处加盖受控章，记录编号下方填写记录发放编号。单页记录逐页加盖受控章，填写记录发放编号，成册记录在记录封皮上加盖受控章，填写记录发放编号，并在右侧面加盖骑缝受控章（一个骑缝章不得超过20页）。不同部门受控章不同，带有各自部门名称，受控章由各部门专人负责加盖。

6、记录发放编号由三部分组成，XX-YYYY-XXXX。第一部分二位大写字母表

示分发部门，

第二部分四位数字表示年份，第三部分四位数字为流水号，流水号逐份增加。

记录变更版本时，重新编写记录发放编号。

7、电子记录仅适用于一次性的记录或文本需要电子传递的记录，如文件修订申

请单，编订“新订、修订文件申请单”编号。此编号位数为6位，格式为：年的后两位+月+日（注：编订人提出申请的日期）+流水号，例如：11082609。

纸版记录于质量保证部文件管理员处留档。

8、记录原件变更版本时，旧版记录在不影响使用前提下可在三日内完成更换。

与生产批次相关的记录（批生产记录、批检验记录、监控记录、放行单）不再另行填写发放编号，但发放时须填写产品批号。单据类记录也需加盖质量保证部红章下发，复印的记录必须保证与原版受控记录一致，二级分发时不必填写发放编号及发放记录。

9、发放批物料审核记录、成品批审核记录、成品批审核放行单时填写附件4

“记录发放表”。

三、记录填写

1、每一操作完成后，操作人员应按要求即时填写操作记录，操作结束后签名，

并注明日期，

由另一人单独复核，填写日期和签名。所有填写在批记录上的数据原则上应使用蓝色签字笔，并且色调一致。

2、特殊情况需在记录操作指令中注明使用的颜色。（如片重控制图中规定使用的

蓝、红或黑、红两种颜色区分）。

3、记录的数据应字迹清晰、内容真实、数据完整、保持整洁、不得撕毁，按表

格内容填写齐

全，不得留有空项，连续三行无内容时用“╲”或“／”划掉，表格少于三行空白在空格处用“—”划掉，在划“╲”或“／”处签名并注明日期，内容与上项相同时应重复抄写，不可用“〃”或“同上”表示。当记录变更版本时需要在斜线处注明原因（例如：记录换版，以下空白）。

4、当一份记录完成后，任何再加于此记录的数据都必须加以说明并签名，注明

日期。

5、记录填写后，所有数据都不能涂改或擦掉。如发现有错误时，应予以更正，

更正方法如下：

（1）在数据上划一条横线，应保证原数据仍可辨认。

（2）在原错误处的旁边及时填上正确的新数据，不能以正确的新数据盖于原错误处，以致不能清晰辨认原错误内容。

（3）更正者在更正数据处签名，注明日期。

（4）更正的目的是证明这确是一种错误而不是企图去掩饰某些事情。

6、填写日期一律横写，以“年月日”或“.”或隔开，不可写成“1/7”或“7/1”。

7、名称不得简写，要填写标准名称。

8、所有记录涉及到签名的地方必须注明日期。

9、记录填写日期是指：从该记录填写第一天开始到最后一天结束，应为实际日

期范围，不得提前填写。

10、Q C实验室记录本的使用与填写要求详见现行版实验室记录本管理规程（文

件编号：MP-QC-AA-0032）。

四、记录保存与销毁

1、填写完成的记录定期及时上交发放人。发放人及时进行审核，审核完成后签

字确认。记按所属文件要求保存，如未说明的保存8年。

2、记录的保存部门提出销毁申请，质量保证部批准后实施。保密记录的销毁必

须由QA监控。

五、受控章的使用及管理

1、受控章由公司统一定制，经质量保证部登记备案后发放至各受控记录使用部

门。

2、各部门受控章由专人保管，在发放本部门受控记录时使用，记录发放人加盖

受控章并对其负责。

3、受控专用章由受控Controlled及各部门名称缩写组成，各部门名称缩写如下：

仓库CK 车间CJ 设备SB 生产技术部SJ 质量保证部质量管理QA 质量保证部质量检验QC 西区办公室XB 人力资源部RL

本文件附件4件：

附件1：受控记录原件发放回收记录附件2：记录复印件发放收集记录附件3：装订成册记录封皮样式

附件4：记录发放表

变更历史Change history：

受控文件管理制度(20200515184933)

………………………………… .公司文件编号LDH-XZ-101 版本版次A/0文件类别程序文件密级公开页码1/2文件名称受控文件管理制度`生效日期编制：复核：批准：一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理，使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本制度。二、文件的编制：所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为L代表刘，D 代表德，H代表华，岗位制度为部门的一号文件， 101为部门的第一份岗位职责，管理体系为部门的二号文件， 201为部门的第一份管理体系。 2.1.1 YJH-XZ-101代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份岗位制度，编号为YJH-XZ-102以此类推。 2.1.2 YJH-XZ-201代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。（同上）版本版式: 2.2.1 A/0 A代表文件的版本，0代表文件的版次，每次修改文件版次逐级递升为，以此类推，当版次升级为9后即进入B版，并以此类推； 1/N 文件页码符号，N代表本文件的总页数，1为本文件的第一页，并以此类推； 2.2.3 如文件页数较多,可使用26个字母依次往下编号. 三、文件的分发： 1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。 2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部门，文件的分发必须由接收部门人员签收。四、文件的管理： 1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改或带出公司。违者记大过， 2、任何部门的受控文件，要小心保管，不可将文件内容传达非本公司人员。

受控文件管理规定新

受控文件管理规定新 Corporation standardization office #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8

编号：技术文件管理规定版本号：2/0 1．目的进一步加强资料的管理，使技术文件得到及时、准确、有序的传递，对各部门的资料管理和资料分发范围作出相应要求；明确不同技术文件的适用范围和使用效力，防止因几类文件具体要求矛盾时延误生产或造成返工返修。 2．适用范围本规定适用于公司所有产品技术性文件，对外来文件可参照执行。 3．术语用于指导生产的技术文件包括但不限于以下几项：转换图纸：根据顾客图纸、样件、技术协议或其他要求并结合公司实际情况绘制的产品图纸。其中的顾客所有特殊要求和产品的特殊特性都已得到了充分识别或认可。毛坯图、粗加工图：用于定制毛坯或对毛坯进行粗加工的图纸。工装、检具图：用于制造和检验产品的工艺装备图纸的总称。工艺规程：包括过程流程图和机械加工卡片，是用于指导加工流程和加工工序内容的技术文件。控制计划：在产品的先期质量策划或生产件批准中产生的对过程和产品参数控制进行明确规范的技术文件。作业指导书：针对特殊工序、特殊过程进行生产作业指导的文件。更改通知单：对顾客提出的工程更改或内部持续改进提出的更改经评审后正式下发的更改通知。工艺指示单/临时工艺指示单：对产品采取带有普遍性或临时性的工艺调整做出的技术通知。 4. 文件管理的原则 4.1 谁签收谁负责的原则文件原则上必须由兼职资料管理员签收，因故不能签收的由部门领导签收；谁签收文件，谁就对文件的管理负责。 4.2 以旧换新的原则已经分发的文件，因破损、脏污或版本更换，必须执旧文件方可更换新文件。 4.3 数量匹配原则

如何制定工厂各项规章制度--受控文件管理

如何制定工厂（公司）的各项规章制度——受控文件管理制度 1.0目的为健全、完善公司各部门对与质量管理体系有关的受控文件和资料得到统一及规范化管理，并得到有效的管制；确保使用部门能妥善保管受控文件，确保使用场所得到充分的、适宜的和有效的文件，特制定本制度。 2.0范围 2.1本制度适用于公司各类受控文件（包括质量手册、程序文件、作业指导书、表单、技术文件，检验标准、管理文件、外来文件、技术资料）的编号、登记、复制、发放、更改、接收、传阅、建档、归档、存档（保存）、整理、借阅/查阅、回收等管理； 2.2本制度适用于公司受控文件的丢失、故意破坏、私自占有、私自复印、作废文件的遗留处罚等管理规定。 2.3本制度不适用于财务账目、人事档案、此类文件资料由各主管部门负责管制。 3.0定义无 4.0职责 4.1 文控中心负责内部受控文件、外来文件的接收、登记、保管； 4.2文控中心负责与质量管理体系有关的受控文件正本的接收、副本的分发、回收、建档、归档、标识等管理。 4.3 各部门负责对文控中心下发的受控文件副本进行使用、妥善保管、传阅、归档、标识以及作废文件的交回管理。 4.4 工程部负责对顾客要求变更的技术文件进行更改，并将核准后的相关产品图纸与工艺文件交给文控中心，文控文员负责分发、回收管理。

4.5 文控中心按文件类别对新增文件进行编号，并登记、分发按编制部门提出的发放单位及份数进行分发。 4.6 文件的更改、申请作废由编制单位提出，经批准后的《文件更改单》与文件一并交给文控中心进行编号、登记。 4.7 设备部将设备资料、使用维护说明书交给文控中心进行管理。 5.0 工作程序 5.1顾客文件（图纸、技术资料、技术标准等）由营业部接收，工程部负责处理后交文控中心登记、保管、发放。 5.2各部门如因工作需要使用顾客文件，先由部门使用人员填写《工作联络单》经部门主管审核、（副）管理者代表批准同意后由文控文员复制、登记、发放、并定期回收。 5.3工程部编制的工艺文件、作业指导书、检验标准以及技术管理文件需提交文控中心编号、标准化；并经审核、批准后交文控中心登记、分发、保管。 5.4 各部门编制的各类管理标准、作业规范等文件，需由文控中心编号经过标准化审签和批准后，交文控中心登记、分发、保管。 5.5 设备部将公司购置设备的资料及使用维护说明书整理交由文控中心保管仅供借阅。 5.6 各部门编制的文件交文控中心分发时应提出发放的单位，由文控中心对文件进行受控发放。 5.7 各部门编制的文件如需修订、更改，需填写《文件更改单》，经部门主管审核、文控中心同意、（副）管理者代表批准后，文件持有部门方可对文件进行更改，更改后的文件经审核、标准化、批准后交给文控中心管制，并对其分发，同时将旧版文件回收。 5.8 顾客文件的更改通知，由营业部负责接收后传工程部，工程部视情提出更改意见。 5.9 各部门所编制的各类文件在交文控中心时，应一并提交文件内容一致的电子文档。 5.10 各部门如因工作需要需采购行业标准、国家标准或技术参考资料，应向文控中心提出申请，由文控中心填写《请购单》交由物控采购部购买。文控中心对购回的标准进行登记、发放或借阅。 5.11 如因工作需要启用作废文件、资料、需经主管副总批准后，由文控中心复制，限期区域使用，用后立即交回文控中心。

受控文件编号细则

XXXX有限公司管理文件 1. 目的规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法。 2. 适用范围

适用于本公司受控文件的编号。 3. 受控文件种类 3.1 体系文件：手册、程序文件、管理文件（包括管理活动规定、管理作业指导书）、质量记录表样 3.2 技术文件：产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件； 3.4 外来文件：法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。 4. 文件格式 4.1 程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1。 4.2 技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行。 5. 编号方法 5.1 手册 5.1.1 质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成。具体如下： HY — QM — XXX ● 公司代号用大写字母HY 表示，即XXXX 有限公司。 ● 质量手册代号用大写字母Q 和M 表示，即Quality （质量）和Manual （手册）两词的第一个字母。 ● 顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.2 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成。 001~999） ● 公司代号用大写字母HY 表示。 ● 环境手册代号用大写字母E 和M 表示，即Environment （环境）和Manual(手册)两司的第一个字母。 ● 顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.3版本和状态编号未更改的文件版本编号为A 版，各页修改状态为A/0：顺序号质量手册代号公司代号

a. 若文件只是某页或某条款第1次修改，而不需整份文件换版时，此页修改状态为A/1。如质量手册A 版第5页进行了修改，则第5页的修改状态为A/1。 b. 若文件进行大幅度修改，修改次数达五次后文件换版，文件版本编号为B 版，各页修改状态为B/0，依此类推。 5.2 程序文件 5.2.1质量体系程序文件由公司代号、程序文件代号、程序文件顺序号、版本号四部分组成。 HY QP XX — A/0 ● 公司代号同5.1.1。 ● 程序文件代号用大写字母Q 和P 表示，即Quality （质量）和Procedure （程序）两词的第一个字母。 ● 程序文件顺序号用阿拉伯数字表示(01、02……顺序流水号)。 ● 版本号同5.1.3。 5.2.2 环境体系程序文件由公司代号、环境程序文件代号、环境程序文件顺序号三部分组成。 HY — EP — XX ● 公司代号同5.1.2； ● 环境程序文件代号用大写字母E 和P 表示，即Environment （环境）和 Procedure （程序）两词的第一个字母。 ● 环境程序文件顺序号用阿拉伯数字表示：01～ 99。 5.2.3 版本编号同5.1.3。 5.3 技术文件 5.3.1图样的编号按照企业标准执行。版本号（首次制订为A/0，修改第一次为A/1详见5.1.3）程序文件顺序号程序文件代号公司代号环境程序文件顺序号环境程序文件代号公司代号

技术文件的管理制度

技术文件的管理制度 1.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。 2.文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。 3.文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。 4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。 5.作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。 6.质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。

7.质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。 8.质量记录的`借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。 9.质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。 10.各类质量记录由各部门指定专人手机、分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。 11.质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

受控文件管理规定(新)

受控文件管理制度

一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理，使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本制度。二、文件的编制：所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为L代表刘，D 代表德，H代表华，岗位制度为部门的一号文件， 101为部门的第一份岗位职责，管理体系为部门的二号文件， 201为部门的第一份管理体系。 2.1.1 YJH-XZ-101代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份岗位制度，编号为YJH-XZ-102以此类推。 2.1.2 YJH-XZ-201代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。（同上）版本版式: 2.2.1 A/0 A代表文件的版本，0代表文件的版次，每次修改文件版次逐级递升为，以此类推，当版次升级为9后即进入B版，并以此类推； 1/N 文件页码符号，N代表本文件的总页数，1为本文件的第一页，并以此类推； 2.2.3 如文件页数较多,可使用26个字母依次往下编号. 三、文件的分发： 1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。 2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部门，文件的分发必须由接收部门人员签收。四、文件的管理： 1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改或带出公司。违者记大过， 2、任何部门的受控文件，要小心保管，不可将文件内容传达非本公司人员。

五、文件的修改： 1、所有受控文件的修改均由总经办统一修改，其他任何部门或个人无权擅自对受控文件进行修改。 2、所用文件如在实行中有不足需要修改时，应经过各部门经理、主管会议决定，确实不可行时，方可修改。 3、文件修改后，人事文员应立即将新文件发放到涉及部门，同时将修改后的文件收回，并加盖更改章封存。

受控文件管理规定

管理文件受控文件管理规定

1 目的为规范受控文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件的非预期使用，特制定本规定。 2 适用范围适用于公司内部使用的工艺规范、操作规程、检验规程、程序文件、管理文件，以及各部门制定的内部使用的文件。 3职责 3.1 质检部负责各类工艺规范、操作规程、检验规程的归口管理； 3.2 总经理办公室负责各类管理文件及相关外来文件的归口管理； 3.3 各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。 3.4 生产部负责原粮供方合同、运输协议、设备采购合同文件进行管理。 4管理要求 4.1受控文件的发放 4.1.1 各类受控文件在经过规定流程要求的审核、批准后由归口部门负责发放。 4.1.2受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期。每种工艺规范的第一页上加盖蓝色“生产用图”或“试制”章和发放日期。 4.1.3 受控文件分发号应严格执行下表的规定：

4.1.4 受控文件发放时由文件归口部门填写“文件资料发放处置单”，由接收人签字接收。接收人的签字应与文件分发号相对应。 4.2 受控文件的保管与使用 4.2.1 各部门应由专人负责管理本部门使用的各类受控文件。其职责包括修订本部门“受控文件清单”；妥善整理、装订和保管；借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。 4.2.2 受控文件应妥善使用，不应破损或丢失。若不慎丢失，应及时向文件归口部门申请补发。 4.3 受控文件的复制 4.3.1 使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件归口部门提出申请，由文件归口部门复制，各部门不应擅自复制。 4.3.2 所有复制的受控文件一律在首页加盖红色“受控”章。 4.3.3 复制的受控文件也应填写分发号和发放日期。分发号的填写方式为“部门文件分发号—序号（两位）”，发放日期为复制后实际发放的日期。 4.3.4 复制的受控文件发放时由文件归口部门在该文件的“文件资料发放处置单”上进行登记，由接收人签字。 4.4 受控文件的更改与收回 4.4.1受控文件由文件归口部门根据需要进行更改。需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件资料发放处置单”的登记确定，其余按4.3条款的有关规定执行。 4.4.2 受控文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。作废文件应由文件归口部门及时收回并加盖“作废”章。 4.4.3人员离职、部门合并或撤消的，原分发的受控文件应由文件归口部门及时收回。 4.4.4文件收回时由文件归口部门填写“文件回收处置单”，由交、收双方签字。 4.4.5 作废文件收回后由文件归口部门单独存放并标识，待积存到一定数量时

文件发放控制管理流程

文件发放控制管理流程一、本程序规定公司或各部门对外发文的控制流程，以确保对外文件的有效控制。二、适用范围：适用于公司（或公司下属各部门）对政府主管部门、业务关联单位、顾客发文、内部执行制度的审批和控制工作。三、职责 1、各部门负责本部门对外发文（或本部门业务范围内的公司对外发文）的起草和报批工作。责任人：部门负责人。 2、行政人事部负责对公开文件的审核和控制。责任人：行政人事总监 3、公司总裁负责公司对外发文的审批，各部门主管领导负责本部门对外发文的审批。四、相关定义 1、对外文件：代表本公司、与本公司产品活动相关的文件。对客户、代理商提供参照标准、要求的文件。 2、旧版文件：即文件修改以前的原稿及复印件。 3、新版文件:经过修改后定稿文件。 4、电子文档：即用光盘、磁盘、电子硬件等记录的。五、相关流程规定 1、文件规定各部门文件制作人或负责人按照以下格式制订好所需文件后交行政人事部。责任人：部门负责人基本格式如下：公司LOGO，标题用15号字宋体，正文标题用小四号宋体字，内容用5号宋体字。行政人事部对文件格式、文件内容规范性进行定稿确认,并对文件进行编号。公司内部发文编号规则：部门名称简拼并大写-XXX。责任部门：行政人事部将定稿的文件发至各相关部门。责任部门：行政人事部如有未按规定格式制作的文件，行政人事部不予以收发。 2、文件编制文件内容编写要求文件名称编制要求定稿）修订定稿）文件内容确定由发起部门负责人采用会议或邮件形式对文件内容进行讨论及修改； 3、文件审核各部门负责人负责本部门起草本部门制度文件审核；行政人事部负责审批。

受控文件编号细则

XXXX有限公司管理文件规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法。2. 适用范围适用于本公司受控文件的编号。

3. 受控文件种类 3.1 体系文件：手册、程序文件、管理文件（包括管理活动规定、管理作业指导书）、质量记录表样 3.2 技术文件：产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件； 3.4 外来文件：法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。 4. 文件格式 4.1 程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1。 4.2 技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行。 5. 编号方法 5.1 手册 5.1.1 质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成。具体如下： HY — QM — XXX ● 公司代号用大写字母HY 表示，即XXXX 有限公司。 ● 质量手册代号用大写字母 Q 和M 表示，即Quality （质量）和Manual （手册）两词的第一个字母。 ● 顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.2 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成。 001~999） ● ● 表示，即Environment （环境）和Manual(手册)两司的第一个字母。 ● 顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.3版本和状态编号未更改的文件版本编号为A 版，各页修改状态为A/0： a. 若文件只是某页或某条款第1次修改，而不需整份文件换版时，此页修改状态为A/1。如质量手册A 版第5页进行了修改，则第5页的修改状态为A/1。 b. 若文件进行大幅度修改，修改次数达五次后文件换版，文件版本编号为B 版，各页修改状态为B/0，依此类推。 5.2 程序文件 5.2.1质量体系程序文件由公司代号、程序文件代号、程序文件顺序号、版本号四部分组成。 HY QP XX — A/0 顺序号质量手册代号公司代号版本号（首次制订为A/0，修改第一次为A/1详见5.1.3）

受控文件编细则

受控文件编细则 The latest revision on November 22, 2020

XXXX有限公司管理文件规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法。 2. 适用范围

适用于本公司受控文件的编号。 3. 受控文件种类体系文件：手册、程序文件、管理文件（包括管理活动规定、管理作业指导书）、质量记录表样技术文件：产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件；外来文件：法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。 4. 文件格式程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1。技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行。 5. 编号方法手册质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成。具体如下： HY — QM — XXX 公司代号用大写字母HY 表示，即XXXX 有限公司。质量手册代号用大写字母Q 和M 表示，即Quality （质量）和Manual （手册）两词的第一个字母。顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成。 HY － EM . － XXX 顺序号（001~999）环境手册代号公司代号公司代号用大写字母HY 表示。 M 表示，即Environment （环境）和 Manual(手册)两司的第一个字母。顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 版本和状态编号未更改的文件版本编号为A 版，各页修改状态为A/0： a. 若文件只是某页或某条款第1次修改，而不需整份文件换版时，此页修改状态为A/1。如质量手册A 版第5页进行了修改，则第5页的修改状态为A/1。 b. 若文件进行大幅度修改，修改次数达五次后文件换版，文件版本编号为B 版，各页修改状态为B/0，依此类推。程序文件顺序号质量手册代号公司代号

文件管理控制程序文件

XXXX 文件管理控制程序

文件修订履历变化状态：新建，增加，修改,删除

目录 1目的 (4) 2适用范围 (4) 3职责 (4) 4术语和定义 (4) 4.1文件编写 (5) 4.2文件审批 (5) 4.3文件发放 (5) 4.4文件检查 (5) 4.5文件更改 (5) 4.6文件作废 (5) 5内容 (6) 5.1文件编码 (6) 5.2文件版本 (6) 5.3文件格式 (7) 6附则 (7) 7附录 (8) 附录 1 ISMS 文件清单 (8) 附录 2 文件更改记录 (11) 附录 3 文件签阅表 (13)

XXXX 文件管理控制程序 1目的对信息安全管理体系文件的编制、审批、发放、检查、更改、废除等过程实施控制，保持体系运行各环节相关文件的有效性。 2适用范围适用于XXXX的文件的编写、审批、颁发、版本升级以及失效文件的回收、留用和报废处理过程。 3职责 1、所有信息安全管理体系文件由信息安全管理委员会负责控制。 2、程序文件和记录文件由使用部门进行调用。 3、各部门负责管理本部门体系运行相关文件。 4术语和定义 1、单位内部文件：由单位内部（包括单位级、各部门和各项目组）编写、审批、颁发、版本更新和做失效处理的文件。 2、外来文件：来自于单位外部的文件，包括：国家或行业的法令、法规；从客户处正式收到的需求文件、设计书、开发规范和行业标准等；设计所需的手册、技术资料或由合作伙伴提供的与单位业务相关的文件等。 3、受控文件：按照已批准的颁发范围颁发的文件。这些文件需要按照文件的编写、审批、标识、颁发、版本更新等过程管理规定进行控制和管理。 4、参考文件：为了研修、市场或者商务合作的需要，发放给颁发范围以外的人的文件。在版本更新时，通常不会通知这些文件的使用者。 5、失效文件：文件版本更新后不再使用的旧版文件。 6、废止文件：由于单位规章、规定的变更和调整而被废弃不用的文件。 7、基线化：基线是文档的一个稳定版本。它是进一步开发的基础。之后执行管理体系时将按照基线化的文档规定进行，如果文档需要变动，通过评审后需要重新基线，后续执行按照新的基线进行。 8、记录：日常工作中由于业务、行政、管理产生的包含某种结果或其他输出的文档。

科技文件受控下发管理规定

科技文件受控下发管理规定范围本标准规定了受控文件的制作、标识、发放、接收、保管、替换、回收要求。规范性引用文件 */**01026-* 紧急重要项目进度管理办法 *P/*011-* 供方评价及管理控制程序职责分工 3.1科技管理部负责将需受控下发的科技文件采用复印、晒蓝、胶装、扫描等方式制作后，下发到需使用的部门。 3.2开发部门、工艺部、质量部、采购部、市场部、生产部等部门配备专职或兼职工作人员接收和管理受控文件。 3.3各职能部门的受控文件应保持为现行有效的科技文件。3.4使用部门按要求办理文件的回收销毁工作。下发制作要求 4.1制作后的受控文件应清晰完整。 4.2纸质文件应进行复印制作，图纸文件应进行晒蓝制作，发货用的说明书应进行胶装制作。 4.3工艺文件办理白图，顾客有要求时由设计师在文件审签单中注明晒蓝要求，提交科技管理部办理晒蓝。

4.4受控文件不允许私自复制。 4.5受控文件下发到在各部门均只有一份，对应唯一的受控编号，受控编号详见附录A。 4.6文件下发时做好发放记录，接收文件部门签署后接收文件，并做好部门受控文件保管登记。 4.7外协部门需要图纸时，由采购部提出申请，分管档案的主管领导批准执行，科技管理部档案室按要求办理文件复印下发工作。文件回收 5.1结构件加工外协单位图纸回收工作按*P/*011-2015进行考核。 5.2公司内的受控文件回收工作按如下要求进行考核： a）科技管理部档案下发岗按文件更改下发记录办理文件回收，原则上当场回收被替换的文件； *）新文件下发后24h内，文件接受部门应将被替换的文件提交档案下发岗办理回收； c）新文件下发五个工作日后仍因遗失等原因逾期不能回收的文件，由科技管理部按7.1进行考核。文件销毁 6.1档案人员及时抽出依据更改单作废的文件，标识“依据（更改单号）作废”字样，保存适当时间后办理销毁手续。

文件控制管理制度

文件控制管理办法 1、目的：有效管理公司内部文件几记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。 2、适用范围：适用于公司所有的内部管理文件几外部文件。 3、一级文件：M—质量手册二级文件：P—程序文件，H—Haccp规范文件三级文件：W—部门管理制度、作业指导书、工艺流程、技术文件、检验标准书、技术图纸等四级文件：R—记录单、表单其他文件：通知、公告、合同 4、管理职责： 1）一级文件和二级文件的制订/修改/废止由总经办负责，管控权限归总经办，行政人事部存档。 2）三级文件和四级文件的制订/修改/废止由相关部门负责，管控权限归总经办，其中部门管理制度归行政人事部管控。 3）通知公告类的制订/修改/废止由行政人事部负责，管控权限归行政人事部。 4）合同类文件的制订/修改/废止由相关部门负责，管控权限归总经办。 5、文件编码： 1）新文件的编码：所有编写单位需要根据文件编码规定对文件进行编号；必须准确描述文件的内容；文件必须有统一、唯一的编码。 2）一级和二级文件的文件编码: RT/**—**—****—*** 版本（版本号无需在文件名中体现）年份如2018 流水号（填写01/02/03） M/P/H 瑞腾公司简称 3）三级文件的文件编码： RT/W—****—****—*** 版本（版本号无需在文件名中体现）年份如2018 部门缩写代号+流水号

举例：公司行政人事部2018年编写的人事管理制度第A/0版本：即 RT/W—XZ01—2018 部门缩写，填写如下： 4）四级文件的文件编码： RT/R—****—*** 版本（版本号无需在文件名中体现）部门缩写代号+流水号举例：公司行政人事部的一张员工入职简历表第第A/0版本：即 RT/R—XZ01 部门缩写，填写如下： 5）文件的版本号：文件的版本号无需在问题中体现，版本变更以数字0、1、2顺序排列，版本A/0表示第一版，当版本变更3次后，若再做版本变更，则原文件编号为B/0开始。 6）页数：以数字1、2、3顺序排列，统一放在页面的右下角。 7）文件格式：文件每一页必须包括文件名称、文件编号、生效日期、版本号、页数，文件首页还必须包括编制、审核、核准及公司统一标识。 6、文件编写、修订、废止 1）文件编写：视实际需要由公司指定人员或部门负责人，以各类文件的标准格式依要求编写，经部门负责人核准后，依职责规定上交总经办核准后，由总经办发行及控制（三级文件中部门管理制度交由行政部发行及控制）。 2）文件修订：文件若不适合于现状，需修改增订，由提议部门填写《文件修订、废止申请表》经部门经理核准后进行修改，修改后的文件，依职责规定上交总经办核准后，由总经办发行及控制（三级文件中部门管理制度交由行政部发行及控制）。 3）文件废止：由提议部门填写《文件修订、废止申请表》依职责规定上报总经办核准后，回收各相关文件交由总经办废止（三级文件中部门管理制度交由行政部发行及控制）；需做保留的，经职责规定核准后，在存档文件上加盖“保留”章方可保留。 7、文件的发放回收和标识： 1）文件的发放要求：由相应文件管控部门人员依需要填写《文件发放记录表》，经总经办批准后，按发放范围发放，文件发放人和领用人签字确认，《文件发放记录表》标明文件名称、编号、

受控文件管理制度`

?????????????.公司文件编号LDH-XZ-101版本版次A/0 文件类别程序文件密级公开页码1/2文件名称受控文件管理制度 `生效日期编制：复核：批准：一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理，使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本制度。二、文件的编制： 2.1所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为 L 代表刘， D 代表德， H 代表华，岗位制度为部门的一号文件，101 为部门的第一份岗位职责，管理体系为部门的二号文件，201为部门的第一份管理体系。 2.1.1YJH-XZ-101 代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份岗位制度，编号为 YJH-XZ-102 以此类推。 2.1.2 YJH-XZ-201 代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。（同上） 2.2版本版式 : 2.2.1A/0 A代表文件的版本， 0 代表文件的版次，每次修改文件版次逐级递升为 1.2.3 ，以此类推，当版次升级为 9 后即进入 B 版，并以此类推； 2.2.31/N文件页码符号， N代表本文件的总页数， 1 为本文件的第一页，并以此类推； 2.2.3如文件页数较多 , 可使用 26 个字母依次往下编号 . 三、文件的分发： 1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。 2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部门，文件的分发必须由接收部门人员签收。四、文件的管理： 1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改或带出公司。违者记大过，

文件控制管理规范

文件控制管理规范 1、目的、编制、范围：为了保证公司各区域与物流运作管理相关的质量管理体系第三、四阶文件的编制、更新及管理符合质量管理体系规范及公司管理需求,对文件的编制、评审、批准、发放、培训、使用、更改、作废和收回等环节进行有效控制，确保相关区域及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料，以推进各项工作的标准化和持续改进，上汽（烟台）实业有限公司青岛分公司持续改善部特编制此文件，对公司质量管理体系的相关文件管理规定如下： 2.术语： 2.1 本文件术语引用自ISO9001：2000质量管理体系和上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）； 2.2 公司部门划分：运作部、计划&物控部、持续改善部、综合管理部、生产管理部、仓储运输部、标准化推进办公室；公司区域/职能块划分：运作部：LOC-GA、LOC-BD、整车RDC、厂外RDC、LOC-PT，计划&物控部:接收数据组、接收验证班、单证组、发运班、对账组、发动机物流数据小组；持续改善部：规划块、生产管理部：包装、质量、综合管理部：行政块、安全管理办公室：安全块、体系块。 2.3各类型文件含义： 2.3.1 程序支持规范性文件：是程序文件的具体展开，描述为实施程序文件活动具体途径的文件。它一般涉及多个区域，但不涉及技术的细节。内容包括5W1H,即开展活动的目的（Why）、做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。此类文件属于质量管理体系文件的第三阶文件。（程序文件：质量管理体系文件的第二阶文件，描述实施质量管理体系所需的相互联系的过程和活动。上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）已包括质量管理体系所要求的程序文件。） 2.3.2 管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。它可以是区域内文件也可以为跨区域文件，为质量管理体系的第三阶文件。 2.3.3 作业文件：详细的作业活动的描述文件，内容涉及技术的细节（如：流程、STS/TIS 、技术/操作要求&规范等）。作业文件一般只涉及一个区域，有时也涉及多个区域，但它强调的是产品或作业过程的规范性，而程序支持规范性文件强调的是区域间的沟通、联络、协调。作业文件为质量管理体系的第三阶文件。 2.3.4 外来文件：（各类标准和必要的参考资料及顾客提供的技术文件），为质量管理体系第三阶文件。 2.3.5 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观依据的文件。记录为质量管理体系的第四阶文件。

公司管理系统文件管理系统规章制度

文件编号：A-DCC-001 编制日期：2011-7-28 公司文件管理制度版本：A 修改状态：00 1.0目的为保障公司文件管理工作制度化、规范化，确保各相关部门及场所使用的文件均为有效受控版本，特制定本制度。 2.0适用范围 2.1外来文件（上级公司及同级单位来文）； 2.2公司内部公文（包括公告和通知）、管理制度、作业标准等； 2.3文件的形式包括纸质和非纸质，如网络、软盘、光盘等数码性存储载体； 2.4受控和非受控文件，受控文件有“受控”印章。 3.0职责 3.1公司总经办文控中心是文件控制的归口管理部门，负责外来文件、管理制度、作业标准文件的发放、回收、销毁、归档等，编制《受控文件清单》和《记录清单》； 3.2总经办文控中心负责各部门公文（包括公告和通知）统一编号，发放、回收、销毁、归档等工作由各起草部门负责； 3.3采购部负责商品采购合同的归档、保管工作；销售部负责商品报价单及销售合同的归档、保管工作；其他行政类合同由总经办负责归档、保管； 3.4各部门负责所属业务范围相关文件/记录的拟定； 3.5总经理或授权部门负责人批准发布； 3.6各部门负责制定本部门记录的格式、收集、编目、保管期限和处置； 3.7填写记录人员对记录的真实性、完整性负责。 4.0定义 4.1公文（包括公告和通知）：其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。公文具有庄重性、广泛性和周知性特点； 4.2管理制度：为达到公司管理目标，而明确制定的指导性文件，以达到统一思想、统一方法和统一行动的目的； 4.3作业标准：指保证在岗人员完成岗位要求的规定，即为规范作业人员的操作而制定的，对各项工作制定的操作程序和规范化规定； 4.4表格：是表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式。它由一行（列）或多行（列）单元格组成，以便快速引用和分析。能够清晰简明地传递所需要表达的信息； 4.5保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的各类形式的公文、制度等文件，均属于保密文件；

受控文件管理制度`

………………………………….公司
文件编号版本版次
文件类别
程序文件
密级
公开
页码
文件名称
受控文件管理制度`
生效日期
编制：
复核：
批准：
.
LDH-XZ-101
A/0 1/2
一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理，使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本制度。
二、文件的编制： 2.1 所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为 L 代表刘， D 代表德，H 代表华，岗位制度为部门的一号文件， 101 为部门的第一份岗位职责，管理体系为部门的二号文件， 201 为部门的第一份管理体系。 2.1.1 YJH-XZ-101 代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份岗位制度，编号为 YJH-XZ-102 以此类推。 2.1.2 YJH-XZ-201 代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。（同上） 2.2 版本版式: 2.2.1 A/0 A 代表文件的版本，0 代表文件的版次，每次修改文件版次逐级递升为 1.2.3，以此类推，当版次升级为 9 后即进入 B 版，并以此类推； 2.2.3 1/N 文件页码符号，N 代表本文件的总页数，1 为本文件的第一页，并以此类推； 2.2.3 如文件页数较多,可使用 26 个字母依次往下编号.
三、文件的分发： 1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。 2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部门，文件的分发必须由接收部门人员签收。
四、文件的管理： 1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改或带出公司。违者记大过，
精选范本

受控记录管理

受控记录管理 Prepared on 22 November 2020

目的：规范记录的编制、填写、发放、保存与销毁操作，确保记录受控。范围：适用于除证件以外，所有与GMP管理相关的工作记录、台账等。责任：各部门专人对记录受控负责。内容：一、记录编制 1、依据所属文件进行相应记录编号的编制，并将记录作为附件附于所属文件。标明所属文件编号和记录编号。需要对记录进行变更时，按文件修订程序进行变更，并同时修订记录版本号。 2、记录编号原则：编码使用英文字母和阿拉伯数字两类符号，由十二位字母和数字组成。 1—2位 3—4位 5—6位 7—10位 11—12位 ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ 文件类型文件类别分支类别流水号版本号各项目之间以“—”分隔。如：RC-AA-AA-0000-00 本文件中所指的文件类型均为RC，文件类别和分支类别的定义参见《文件编码管理规程》（文件编号：MP-WJ-AA-0002）。

如有特殊需要，可在流水号后加1位英文字母，表示一系列相关记录。例如：RC-QC-AA-0050A-01、RC-QC-AA-0050B-01、RC-QC-AA-0050C-01 验证所需检验用实验记录编号按照：RC-QC-验证方案号编写。 3、当文件内容需要变更但记录格式以及内容没有变化，记录不用更换。二、记录发放 1、文件中所附受控记录的PDF版由质量保证部文件管理员发放给质量保证部记录管理员，记录管理员不得对记录进行任何改动，当记录所属文件生效时，记录同时生效。质量保证部记录管理员负责与纸版文件核对，内容、版本无误后，下发加盖质量保证部部门红章的记录原件，各部门受控记录管理员与文件核对内容、版本无误后，负责接收记录、保存记录以及发放记录。记录变更版本时，质量保证部受控记录管理员负责收回旧版记录原件，同时下发新版记录原件。填写附件1“受控记录原件发放回收记录”。质量保证部记录管理员负责旧版红章记录的留档。各部门受控记录管理员负责发放新版记录回收旧版记录，并保证现场使用的是现行版。 2、相关部门指定专人负责记录的复制和二级分发与收回的管理。 3、复制时必须严格按照QA人员下发的记录原件进行复印，各部门受控记录负责人不得对记录原件内容做任何修改。记录如需印刷，应向质量保证部申请，经质量保证部QA副经理批准后方可外出印刷，保密记录不得印刷。批准后的申请表由质量保证部留档保存。外出印刷记录由质量保证部负责提供电子版给采购部门。印刷记录使用前，由主管部门专人进行校对，印刷记录的格式、内容、文字必须与记录原件一致，确认后在印刷记录上签字，并将其附于记录原件后保存。

受控文件管理制度`

………………………………….公司公司
文件类别文件名称编制：
密级程序文件受控文件管理制度` 复核：公开
文件编号版本版次页码生效日期
LDH-XZ-101
A/0 1/2
批准：
一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理，使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本制度。二、文件的编制： 2.1 所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为 L 代表刘， D 代表德，H 代表华，岗位制度为部门的一号文件， 101 为部门的第一份岗位职责，管理体系为部门的二号文件， 201 为部门的第一份管理体系。 2.1.1 YJH-XZ-101 代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份岗位制度，编号为 YJH-XZ-102 以此类推。 2.1.2 2.2 2.2.1 YJH-XZ-201 代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。（同上）版本版式: A/0 A 代表文件的版本，0 代表文件的版次，每次修改文件版次逐级
递升为 1.2.3，以此类推，当版次升级为 9 后即进入 B 版，并以此类推； 2.2.3 1/N 文件页码符号，N 代表本文件的总页数，1 为本文件的第一页，
并以此类推； 2.2.3 如文件页数较多,可使用 26 个字母依次往下编号.
三、文件的分发： 1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。 2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部门，文件的分发必须由接收部门人员签收。四、文件的管理： 1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改或带出公司。违者记大过，
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