信件接收登记表

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信函快件收发管理规定-模板

信函快件收发管理规定 1.目的 1.1.为规范公司及个人信函快件的管理，保证其收发的快速、准确，特规定如下。 2.适用范围 2.1.公司及个人所有信函快件的管理。 3.职责管理机构 3.1.公司办公室负责信函快件的收发管理工作，进行公司及个人信函快件的寄送、收 件、登记、分发等工作。 4.管理要求 4.1.外来信函及快件，由公司办公室统一收件，并在当天进行登记分发，建立好台帐。 4.2.信函快件不论公私都应随到、随收、随登、随清，及时分发，不得丢失损坏，搁 置延误。 4.3.收发员根据收件的内容，确定实际收件人，在《信函快件签收登记表》上登记收 件信息后，由实际收件人签收。 4.4.实际收件人临时外出或出差的，应先电话通知,在其回到公司后及时送达本人，不 得延误。 4.5.汇款单、包裹单、货运单等时效性较强的单据凭证，在收件后应立即登记分发， 实际收件人签收后，如未能及时取款取件，造成超期罚款的，由实际收件人自己承担；若因为收发员未能及时分发，以致延误造成损失的，由收发员承担费用。 4.6.对公的信函快件应及时拆封，根据函件内容报对应的分管领导批示处理，并在登 记表上记清内容摘要，实际收件人在签收时应确认清楚，以免造成错发误发或扯皮现象的发生。 4.7.重要信件、国外来函在收件时应检查封口、邮戳及包装是否完整，内容、附件是 否齐全，如发现问题应及时向来文单位查询并采取相应措施。 4.8.涉及公司行政决定、司法判决、律师函件、司法案件、行政处罚、费用征收等信 函应及时报公司董事长阅批后,交办公室主任办理，与知识产权有关的上述信函，交由知识产权办公室办理。 4.9.收发员在信函快件的分发过程中，因保管不慎导致丢失的，应赔礼道歉、积极寻 找；如造成经济损失，则由办公室主任协调赔偿。