sap进阶系列

sap进阶系列(1)：SAP 产品构成总体介绍

SAP 的产品构成如图1 所示，其核心部分称为mySAP 商务套件，mySAP 商务套件是跨行业的通用产品。对于某些行业特定的功能，

mySAP 商务套件的核心是mySAP ERP。它还包含了mySAP 供应商关系管理（SRM）,mySAP客户关系管理（CRM）,mySAP 产品生命周期管理（PLM）,mySAP 供应链管理（SCM）。本篇主要介绍mySAP ERP, NetWeaver是mySAP商务套件的集成技术平台。将在技术篇和集成篇中介绍。

如图3 所示，mySAP ERP 包含三个层面：战略层面、运营层面和技术架构。其中运营层面中分为以下几大块内容：物流管理(LO)、财务管理(FI)、人力资源(HR)和跨模块组件(CA).

图4 是运营层面的模块一览。其中跨模块组件是指在人财物三个模块中公用的功能，比如工作流，钻取报表，分类管理等。

sap进阶系列(2)：第一篇：财务总览之SAP 系统两个主要的特点

1. SAP 财务总览

1.1 SAP 系统两个主要的特点：

SAP 作为全球管理软件的领导者, 从其创业伊始就奠定了其管理软件的两个核心特点,而这两个特点也

是SAP财务的主要特点:SAP 是一个“集成的系统”, 同时也是一个“标准化的系统”。

我们用两个情景具体说明：

1.1.1 集成的系统

假设某集团公司的财务部下设四个部门：计划部、资金管理部、投资部、会计部，而图当中的圆圈代表业务部门。某天，在业务部门（比如说：仓库）发生了一个简单的业务――收货，让我们来看看这笔业务对于财务部的一系列影响。

首先，这笔收货可能不是一个单独的动作，它是采购订单的一个执行步骤。收货完成后，我们会收到供应商的发票，这时候会计部门会进行发票校验。在SAP 系统中这也不是一个单独的输入，而是作为收货和采购订单的一个后续事务。SAP 系统会自动进行“三单”匹配的校验。“三单”包括采购订单、收货单和发票。校验的内容包括：发票上的数量是否与收货的数量相一致，发票的单价是否与采购订单的单价相一致，以及日期等等。另外，在系统里可以设定相应的容差，容差的目的是使微小的差异不干扰总体业务的执行。这笔业务的影响还没有结束。在发票校验时，SAP 系统会自动进行预算检查，即检查本次采购支出是否有足够的预算。但是如果一个供应商和你签订了订单，又准时交了货，货物也验收合格了，当他递交发票时，财务部通知说因为预算不够这张发票将被冻结，显然从流程的角度讲是不合理的。所以在SAP 中自动预算检查的控制点不仅仅在发票校验时，还可以提前到采购订单创建时，即在采购订单时就可以检查

是否有充足的预算。所以说SAP的财务控制是贯穿业务流程的，而不只是在会计入帐时同时，发票一旦校验通过，一般将在中短期内被支付，所以这笔业务对于资金部的资金安排是有影响的。而SAP 也正是这样设计的：发票校验通过时，SAP 的中短期资金预测得到了自动更新，SAP 称之为流动性预测。和预算检查类似的道理，在发票校验之前的采购订单也会自动更新流动性预测。

但是集成的影响还没有结束。采购订单一般不是业务的起点，它可能是MRP（物料需求计划）的结果。这个情景中的采购订单来源于一个项目，如油井安装项目或设备大修项目。

这样一个项目包含很多项作业（或活动，Activity），其中有些作业可能被外包出去，那外包合同即是一种类型的采购订单。还有些作业可能由企业自己完成，但是需要采购一些原材料或服务，那这些采购也是由采购订单来执行的。所以采购订单在集成的系统里成为了一个项目中某项作业的执行手段，在项目里进行管理。同样，收货和收发票这些采购订单的后续步骤也会出现在这个项目管理的全貌中。但是项目管理也并不是管理的起始点，在这个情景中如果是一个新油井的设计施工和安装项目，那这个项目来源于整个公司总部的投资管理。投资部根据整个公司总部的投资规划和资金情况，综合考虑各种项目和拨款请求，通过一系列的计划、分析和审批，最终确定投资落实到哪些具体项目中去，并在项目管理模块中进行处理。因此投资部的投资管理模块和项目管理模块也是实时集成的。

最后，收货这个动作在会计部的总帐上会进行自动记帐，也就是自动生成一笔分录。而发票校验也会自动形成一笔分录。

从这个简单的情景我们可以看到SAP 系统的集成具有无可比拟的深度和广度。而只有这样的深度和广度才能够支撑一个大型企业公司总部灵敏的业务流程和全过程的有效管理。

1.1.2 标准化的系统

我们再来看下面这个情景。

假设某集团公司未来要与美国的公司合资成为合资企业,如果美国会计制度(USGAAP)和中国会计制度要求的折旧方式不同，SAP 系统能否合理而高效地进行核算，同时是否可以很容易地进行系统的实施和部署。

SAP提供的是一个标准化的软件，它的原理是Note 要让软件在按ISO 和CMM 标准组织管理的软件工厂中开发出来，而不是让各行各业的客户在自己的办公室里做开发要按这个思路来满足各个行业各种客户的需求，必须依靠两个原则：首先，这必须是一个可配置的系统，可以通过灵活的配置实现各种业务需求。其次，这个系统必须立足于最佳业务实践。把各种先进的思想和最佳的处理方法兼收并蓄到系统中来。

这个情景我们在财务中固定资产模块中管理。图2 是SAP 财务在运营层面的模块总览图，可以看到固定资产属于财务会计下的一个模块。

在介绍方案之前，我们首先介绍一下SAP 固定资产的组织结构。如图3 所示，一个大型的公司总部公司，其各家子公司可以分别使用不同的科目表和折旧表。折旧表中又可以并行处理不同的折旧区域。不同的折旧区域对应不同的折旧方式。比如在很多国家财务和税务在对固定资产折旧计算的规定会有所不同。就可以分别设置财务折旧区域和税务折旧区域来并行核算。而系统中还可以规定每个折旧区域是否需要更新总帐。而具体的一项资产，因为它属于某一个公司，而公司已分配了各自的科目表和折旧表，这项资产也就按相应的多套折旧方法来核算和记帐了。

资产管理的另一个组织结构就是资产分类，比如我们可以按厂房和建筑物，机器设备，车辆等定义资产分类。根据不同折旧表的折旧区域，我们可以定义资产分类的各种默认折旧方法，包括使用年限，残值率，开始和结束期间确定，直线法或其他方法等等。每个资产既可以继承资产分类中的默认折旧方法，也可以维护自己的折旧方法。这就是固定资产在SAP中的组织结构和可配置的一些内容。

我们提出的情景在SAP 中就会有一个很简单的解决方案，这其实就是一种最佳业务实践。具体解决方案如图5：在整个公司总部中分配给一个单独的折旧表，因为它面临本公司具体的会计报表环境，所以可能与总公司折旧表不同。在这个表中有三个平行的折旧区域，一是符合中国会计准则的折旧方式（PRC GAAP），二是符合美国会计准则的折旧方式（US GAAP），三是两者之间的差异(US GAAP 调整)。其金额为US GAAP 折旧减解决方案: 分配给有限公司一个单独的折旧表, 这个折旧表有三个平行的折旧区域:

在与总帐的集成方面，PRC GAAP 的折旧区域与 US GAAP 调整的折旧区域直接更新总帐。而US GAAP 的折旧区域不更新总帐。基于这样一种设置，并行的折旧的计提以及总帐的过帐在系统中得以顺畅地运行。

图6 是系统中平行折旧方法的帐务处理。在科目表设计时，主体部分是按中国会计制度设计的（图中上方框中的科目）。同时设置US GAAP 的调整科目（图中下方的科目）。业务流程从固定资产的原值入帐开始（来源于在建工程的转入或采购订单的收货或者是手工的固定资产入帐）。在所有后续的业务中，无论是计提折旧，本年利润结转，未分配利润结转，固定资产报废，SAP 系统都会根据三套折旧区域中的折旧方法来进行计算，并自动在两类科目中记帐。

当出具报表时，图6 中左边方框中的科目属于中国的资产负债表，中间方框中的科目应用于中国的损益表，右边方框中的科目应用于中国的利润分配表。在出具符合美国会计准则的报表时，只要将两类科目相加即可。

通过这个情景我们可以理解SAP 实现标准化的两种手段：一是可配置。如可以配置不同的折旧表和折旧区域（最多达99 种），资产类别，折旧方式，折旧年限，残值等。二是最佳业务实践，SAP积累了大量的行业中企业的经验，对于类似问题有标准的解法。总之SAP 通过高度可配置和最佳业务实践两种手段，不只是降低了企业的二次开发量，更重要的是将先进的管理思想传达给企业，也提高了管理平台的稳定性和可拓展性。

2.1.2 自动记帐和并行帐

在上文中我们从一个场景来看集成，也包括了自动记帐。在图7 中是全景式的自动记帐。我们可以看到物流中的各项业务，如销售开票，销售发货，采购收货，发票校验，盘点等等，只要是和财务管理相关的都会自动记帐。而SAP 的帐务处理采用的是平行帐的概念。

不同的帐套满足不同的功能。比如财务会计、管理会计、资金管理、合并报表帐、特殊目的分类帐等等。

而不同的组织结构（如公司代码）可以共用一个帐套。从集成的角度来说，物流和人力资源的业务会自动更新与财务相关的不同的帐套。

对于一个的公司总部，无论有多少分子公司，信息可以集中统一管理（如下图）。而通过严密的权限管理功能，又能保证信息的安全。

2.1.3 财务的模块一览

mySAP 财务的内容包括在mySAP ERP 中。如上图所示，mySAP ERP 包含三个层面：战略层面、运营层面和技术架构。

下图是运营层面的模块一览。

如果把财务管理进一步展开，就可以看到下图所示的财务的模块一览。比如可以分为以下模块：财务会计、管理会计、资金管理、投资管理、项目管理、不动产管理等。在财务会

计中包含了总帐、应收帐款、应付帐款、固定资产、银行会计、特殊目的分类帐、基金管理和差旅管理。当然在mySAP ERP 的战略层面，也是财务管理整体的一部分，包括平衡计分卡，价值动因树，管理驾驶舱等等。我们将在下文做专题介绍。

sap进阶系列(3)：第一篇：财务总览之总账、应收和应付( 1）

2.2 总账、应收和应付

本章我们介绍财务会计中基础的三个模块：总帐，应收帐款和应付帐款。

在介绍这三个模块之前，我们先从自动付款的情景出发，说明SAP的另一个重要特点。

2.2.1 自动付款和内部控制点

A集团企业的付款业务数量庞大，包括原料供应商，设备供应商，备品备件供应商，易耗品供应商，杂费，内部员工报销等等。一般建议使用排队自动付款的功能，来规范付款流程和加速业务处理。但是付款作为一个敏感的流程，应当在实施中安排哪些内部控制点。

首先我们介绍一下自动付款的流程。自动付款是SAP 应付帐款里的一个基本功能。整体流程如下图2所示：

首先，在自动付款执行的时候，系统根据操作员（如：应付帐会计）输入的选择性条件，比如会计员，供应商种类，日期，付款方式等，从系统中采集供应商主数据中的相关信

息，信息包括付款条款（如30 天到期2％现金折扣；60 天净到期等等）、付款方式（如支票、汇票等）、开户银行（供应商和本公司的开户银行），是否冻结付款等。另外还会采集

供应商的未清项，如未清的发票，发票中也包含了付款条款、付款方式、开户银行等信息，一般发票中的付款信息优先级高于供应商主记录中的。

图2：排队自动付款

然后SAP 系统会跟据供应商的主数据和未清发票生成一个付款建议。在付款建议中包含了与付款有关的所有信息，如供应商、付款方式、开户银行、对方开户行、币别、金额等。

操作员根据付款建议进行编辑，在编辑付款清单时，可以根据资金情况或其他特殊情况，更改某些付款条件。编辑完成后开始运行自动付款程序。

自动付款程序一方面自动更新财务帐，生成相应的会计分录（借：应付帐款，贷：银行存款－未达）。另一方面付款数据被送入付款媒介程序，实际付款。传统方式是打印付款单

据，比如说套打电汇通知单或支票；有些企业打印出付款清单，由出纳人员直接填写付款单据。还可以将SAP 中的付款程序与电子银行的客户端直接相连，通过系统接口将SAP 的付款指令直接发给电子银行的客户端，客户端收到指令后连接到银行的主机进行付款。例如厦门翔鹭石化就是采用SAP与电子银行接口的方式来进行付款的。

在企业实际运营中，付款流程涉及企业资金的向外支付，属于一个较敏感的流程。在这样一个流程中的风险控制显得尤为重要。那当中的控制点究竟在哪里呢？

我们首先会想到的风险控制点是支付凭证（图2 中黄色的箭头1），支票等支付凭证有专人管理，如果是套打的，打印机应安放在专门的房间。最后还要经过审批，盖章。另一个控制点放在付款清单上面（图2 中黄色的箭头2），应付帐会计编辑完付款建议后，也需要经过审核。但是想象一个每次成百上千项的自动付款情景，在这两个控制点审核的作用是很有限的，原因在于大量的业务都自动化了。假设有这样一种情况：如果一个财务人员既能更新供应商的主记录又能输入发票，那他只要创建一个供应商并手工输入发票，那么很有可能在后续的自动化的流程中，在成百上千的付款项中，这笔款项未被察觉就被轻易地支

付出去了。为了防止这种情况的发生，应该将风险控制点提前（图2 黄色的箭头3），对这个风险

点的控制就是维护供应商主记录的权限与输入供应商发票的权限分开，属于两个不同的角色。

图3：

再考虑另一种情况：如果维护供应商记录的人更改了供应商的一些关键数据，比如对方开户银行、帐户和户名等。那么供应商的款项就有可能被支付到其他银行帐户里面。因此风险控制点应该被进一步提前（图2 黄色的箭头4）。对这个风险的控制手段在SAP 中称为“敏感字段的控制”。指供应商主数据中的敏感字段如供应商的帐号、开户银行等如需更改，必须经过其他系统用户的确认，更改才能在系统中正式成立。图3 是SAP 系统后台配置的界面，在供应商主记录目录下，光标的位置，就有一项“为双重控制定义敏感字段”的配置。在这个配置中我们可以定义哪些字段是我们认为的敏感字段。

从上述情景中，我们可以看出和一般的事务处理系统不同，SAP 在提高效率的同时，还有效地控制了风险。

sap进阶系列(4)：第一篇：财务总览之总账、应收和应付( 2）

2.2.2 总帐

SAP 总帐的功能强大而丰富，图4 是其中主要功能的汇总。我们选择部分代表性的内容加以介绍。

图4 总帐功能总汇

2.2.2.1 组织结构

总帐中的组织结构如图5 所示。一个公司总部可以拥有多套不同的会计科目表，不同的科目表可以给不同的公司代码来使用。公司代码在SAP 中指具有独立会计核算的会计主体，可以是控股公司，可以是有法人地位的子公司，也可以是独立核算的分公司。比如A集团企业和基地公司中的渤海公司可以分别设置为两个公司代码，每一个公司代码有一个会计科目表。但不同的公司代码可以共享一个科目表。

图 5 总帐中的组织结构

同时，总帐中还有另一种组织结构－业务范围。业务范围与公司代码形成交叉的矩阵式的管理。公司代码偏重的是对外的会计核算，如A集团企业就是一个完整的会计主体，但其公司可能经营两部分的业务：尿素和甲醇。这两部分业务在核算上如果具有相对的独立性，就是说如果尿素业务和甲醇业务会编制自己的资产负债表和损益表，那我们就可以设置尿素和甲醇两个业务范围。而业务范围是跨公司的，如果除了A 集团企业，在其他公司也存在同样的业务，也可以用这两个业务范围来核算。业务范围通常在企业中也被称为事业部的核算方式。这样我们在进行公司总部财务管理时，可以按照公司代码和业务范围形成的管理矩阵来分析报表。由此也可以看出SAP 的公司总部管理，不只是体现在专门的模块上，更重要的是它体现在所有模块和功能的设计上，都渗透了公司总部管理的思想。

2.2.2.2 会计科目表

根据上文组织结构的介绍，我们知道，在A集团企业的会计科目表要实现全公司统一的会计科目表结构。在SAP 中，会计科目的控制信息分了两个层次来进行管理－会计科目表层和公司代码层。第一个是会计科目表层，所有使用这个科目的公司都共用的信息，如短文本、长文本、帐户组（比如按资产，负债，权益，成本和损益科目的分类）、合并科目号（指对应到合并

科目表中的科目号）等信息。而各公司专用信息在第二层－公司代码层中维护。公司代码层的控制信息还包括了科目货币、未清项目管理、排序码、权限组等等，这里不一一介绍了。

总之，SAP 通过分层的会计科目管理，既统一了公司总部的会计科目表，又使得每个公司可以定义适合自身业务需要的科目信息。

2.2.2.3 会计凭证

图9 是超级权限用户可以看到的SAP 标准前台操作菜单，我们看到在总分类帐中凭证输入和凭证的维护是其中的重要内容。图10 是SAP 标准的总帐凭证输入的界面。我们可以看到其中包含了凭证抬头、凭证行项目和简化操作辅助功能等部分。凭证抬头包括凭证日期、记帐日期、短文本、公司代码、凭证类型

等信息。凭证行项目是指每一个分录行，比如一借一贷、一借多贷或者多借多贷形成的各行分录。在简化操作的辅助功能中，凭证可以暂存，屏幕的格式可以调整并保存为预定义的屏幕变式供操作人员调用，还可以设置凭证输入的模板。例如每月发放工资的凭证，由于科目与成本中心都是类似的，可以做成模板，每次做凭证时直接调用，并根据当月情况填入金额即可。当然辅助功能的屏幕区域可以打开，也可以关闭。

图9 SAP的标准菜单

图10 SAP总帐凭证

对于SAP 凭证输入和凭证管理来说，有一个基本概念需要解释，那就是“清帐”。在财务管理中，有些科目只需要有“借贷余”的管理就可以了，比如银行科目和损益科目等。

图11 科目余额表

但是也有些科目不止需要“借贷余”，还需要管理到每一个分录行的状态，比如银行未达科目，客户和供应商的明细科目等等。系统中需要记录供应商的每张发票是否已经付款了，客户的每张发票是否已经收款了，各种未达的资金项是否已经到帐了等等。也就是说这些科目中的行项目是逐笔逐清的。

如图12 是某供应商帐户的行项目显示。已经付款的发票和付款行本身用绿灯显示，我们称为“已清项”，还未付款的发票用红灯显示，我们称为“未清项”。类似付款，收款这样的业务，在帐务处理时同时将凭证行的状态改变了，我们称这些动作为“清帐”。清帐既可以是手工的，也可以是系统自动的。当系统自动清帐时，我们需要提供给系统“自动清帐规则”，比如“用支票等支付凭证号码”来清银行未达帐，就是一种

自动清帐规则。而一个总帐科目是否需要逐笔逐清的管理由会计科目公司代码层的一个控制字段－“未清项目管理”来控制。

作为比较，我们看到图13 中不按未清项目管理的科目，它的行项目显示只反映了过帐与否，而不反映清帐与否的。

图13“非未清项管理”的总帐科目的行项目显示

对有些科目来说，未清项管理的好处是显而易见的。比如帐务的管理很清晰，是对帐和核对的强有力的工具。同时它也是帐龄分析，催款，自动付款，对帐函，往来帐核对等功能的基础。总之清帐管理是SAP 帐务管理的一个重要而普遍使用的工具

2.2.2.4 简化操作

简化操作是SAP中简化凭证输入或科目维护的一些功能，举例来说包括：

比较公司代码：是用来简化科目表维护的。可以把一个公司代码的科目表信息复制到另一个公司代码上去，供另一个公司代码使用。复制可以在一台服务器上，也支持跨服务器。

如果不同的公司使用各自的SAP 系统，也就是分布式的环境下，可以使用这个功能来实现科目的管理。样本科目：是用来简化科目维护的。可以参考样本科目来建立正式的科目，它是作为科目管理的模板。

科目分配模型：是用来简化凭证输入的。比如每月发放工资的凭证，由于科目与成本中心都是类似的，可以做成模板，每月做凭证时直接调用，填入金额就可以了。

周期性凭证：是用来简化凭证输入的。比如一笔待摊费用在6 个月内摊销，每个月末的摊销分录都是相同的，这时我们可以使用周期性凭证来简化操作。周期性凭证除了包含正常的凭证信息外，还需要维护凭证录入的频率和时间跨度。这样系统在做定期处理时，如月结时就会自动生成相关的凭证。

样本凭证：是用来简化凭证输入的。样本凭证是一张完整的凭证，但它有专门的编号而且不过帐，我们通过复制这张凭证并做修改来简化凭证的输入。实际上，你也可以复制任何一张正式的凭证，来简化输入。但样本凭证可以将简化操作组织得更有条理。

暂存凭证：在编制一个大凭证时，如果工作被中途打断，可以暂时保存。暂存凭证使用的是临时号。暂存凭证不同于凭证的预制和审批。

2.2.2.5 定期处理

有些事务是定期处理的，主要是指日结，月结和年结相关的处理，比如包括自动清帐、汇率评估和汇兑损益的计算、周期性凭证过帐、预提费用、利息计算、重分类调整、计划、打印、归档、关帐、余额结转等。

图15 定期处理计划管理者

在做月结和年结的时候有很多项这样的事务需要处理，其中有些还有先后次序。SAP 提供了如图15 中的“定期处理计划管理者”工具，来安排这些工作。图15 中右上方是日历，左方是任务清单。任务清单会分配到日历中的每一天，每一个时间段，如图右下方。有些任务被交给系统自动执行，有些是人工的。在右下方我们还可以看到这些任务的状态。

借助定期处理工具，月结或年结时财务的工作就可以有条不紊的快速完成了。

当然SAP的快速结帐，除了这些工具外，最主要还是源自于它的集成特性。

2.2.2.6 维护

某些重要的经济信息需要定期维护。主要包括:

利率维护：用于利息自动计算，应定期维护利率表。

汇率维护：用于自动折算本位币金额和计算汇兑损益，应定期维护汇率表。

2.2.2.7 操作和维护

指对于科目或凭证的多种操作方法。

预制：一张凭证完成以后，可以先预制，由另一个系统用户审核过帐。

暂存：凭证编制过程中的暂时保存。

显示更改：SAP 系统对于任何一个主数据或者凭证的更改都会有记录，通过显示更改可以看到什么时候，被什么人更改了哪些信息。

冲销：包括单张凭证的冲销和批量的冲销。当一张凭证过帐之后，其中的关键信息如科目、金额是不能随意更改的。当出现输入错误后，应先冲销再重新输入正确的凭证。

重置：对于已经清帐的凭证，如已经支付的发票，如果发现错误，必须先把发票与付款之间的关系取消，冲销后重新录入。

2.2.2.8 信息和查询

包括了灵活和多样的报表和功能，如帐户余额显示，帐户行项目显示，审计线索，资产负债表，损益表，现金流量表，试算平衡表，纳税申报表，总帐信息系统等等。SAP 的信息系统具有一些特点，比如“钻取”的方式或称为“穿透”的方式，即可以进行多维的分析和不断深入的挖掘，直至进入原始凭证，这在“获利能力分析”章节中会有介绍。再比如，标准报表往往包含非常多的选择条件，而选择条件往往不是单选的，可以使用多区间法，排除法等来进行选择。比如如果你要看任意多个组合的公司代码和业务范围的资产负债表，只需在标准报表的公司代码和业务范围选择条件中进行多选就可以了。

2.2.2.9 配置

由于SAP 的配置功能非常强大和灵活，所以本章只是举例说明，而不是所有的配置可能性的介绍。

凭证类型和凭证编号

传统的会计凭证分为五种类型：现收、现付、银收、银付和转帐凭证。SAP 中根据不同的业务将凭证类型更加细化了。比如总帐转帐凭证、折旧凭证、客户发票、客户付款、供应商发票、供应商付款、发货的自动记帐、收货的自动记帐等。企业也可以根据自己的业务需要自定义凭证类型。

图16 凭证类型与凭证编号

如图16所示，各种不同的自动记帐业务，如收货，发货，销售开票等在自动记帐时会自动确定相应的凭证类型。而这种自动确定也是可以配置的，也就是说系统定义了标准的，但是企业可以根据自己的需要直接在配置中更改。如果是手工凭证的录入，系统也会提供默认的凭证类型，操作员可以在输入时更改。

而各凭证类型又自动确定不同的凭证编号区间，从而顺序编号。每家公司代码可以决定是所有的凭证类型共用一个大流水号，还是每个凭证类型有自己的流水号。对于会计年度来说，即可以是每年重新编号，也可以是跨年度的大流水号，也就是2005 年的凭证跟在2004年的凭证后编号。