个人效率圣经

先進觀念?輕鬆掌握

1987年創刊每周四出刊

商周數位學院

《個人效率聖經》

建議最佳閱讀版本：powerpoint 2000

找出效率不彰的根源

為什麼許多上班族覺得時間不夠用〇工作時間長但是效率不彰〇

雖然他們有足夠的專業知識應付職場所需，但在我們的教育中，從來沒有課程教導關於效率的問題。

依循本書的方式，立刻提升工作效率〈增進個人工作效率的第一原則是〆

來到手邊的事務，立即處理〈

Do it NOW!

這裡所謂的事務，不包括你目前無法處理以及無需處理的事務。除此以外，只要看到任何你有辦法處理，而且必頇處理的事，立刻將它完成，尤其是文件、電子郵件等經常性事務，以節省重複閱讀的時間。

立刻拿起電話撥給瑪莉、回覆電子郵件、回覆客戶的抱怨信、向老闆報告問題。你將驚異地發現，只需耗費少許時間即能將事務處理完美〈

克服拖延惡習

拖延無疑是職場中最兇殘的時間殺手。如果你是個習於拖延的人，立即動手可以幫你克服拖延的惡習。

許多人不自覺地拖延事務，而且精於此道。『我沒有時間〈』、『這件事不急，所以我想有空時再處理。』是最常用的理由，總之，就是沒處理。

耗費精力找藉口拖延，何不花同樣精力找出解決之道〆如果瑪莉不在，誰能給我資訊〇如何能現在解決這事〇所有的思考方向只指向一個目的〆立刻將這事處理完畢，不必耗費第二次精神。將你的精力花費於處理事務，而不是找尋拖延的藉口。

Organize it NOW!

養成立即動手做習慣的同時，運用條理分明的工作方法，將可節省時間，提昇工作效率。你處於雜亂的辦公室而不自覺嗎〇辦公室和辦公桌的紊亂，正是造成工作無效率的主要原因。

辦公室紊亂的禍首是文件，而電子郵件氾濫又形成新的災難，接下來是雜物，我們必頇經常檢視辦公室內的雜物，判斷它們是否有必要性和實用性，如果答案是否定的，應該毅然拋棄。

由細節著手

如果你希望做事條理分明，創造高效率，必頇由一般人忽略的細節著手〆必備的文具是否隨手可得〇工作是否方便順手〇這正是常遭忽略，卻十分必要的基本檢視。

舉例來說〆在工廠生產線上，若工人每次安裝汽車輪胎時，都頇彎腰拾起一件工具，生產線就必頇加裝槓桿裝置，以減輕工作負擔並節省時間。

相同地，如果你每次打電話都必頇翻找電話簿，顯然你必頇調整工作方式，以方便立即動手做。

保存文件的小秘訣

許多上班族都有不輕易丟棄文件的傾向。保存文件的原則究竟為何〇不妨考慮下列幾點〆?你是否因為「以防萬一」而保存文件〇

?你的參考檔案是否過於龐大〇

?保存文件時，參考史蒂芬尼〃溫斯敦

（Stephanie Winston）在《井然有序》一書中提

示的原則，並且問自己〆「需要的時候，如

何找到它〇」

?公司內是否有其他人員保存同類文件，如果答

案是肯定的，即無需重複保存，除非你經常使

用。

?這份文件是否應該交由專責部門保存〇

?你是否應協調他人以決定文件保存方式〇

提昇建檔效率的小秘訣

下列諸點可以增進你的建檔效能〆

?使用懸吊式卷宗，不但建檔方便，尋找迅

速，歸檔也方便。箱型懸吊式檔案櫃的效果最佳。

?明顯標示檔案名稱，以利尋找和歸檔。

?檔案名稱交錯排列，以便搜尋時一目了然，無需動手翻閱。同類檔案子目，使用一個顏色標籤々不同類檔案子目，使用不同顏色標籤。

?編製檔案目錄，即使秘書請假，你仍然可以輕易尋獲檔案，更可避免重複建檔。

決定工作方法，養成習慣

聰明的做事方法，關鍵在於集中處理例行性、相類似事務，以節省時間將精力專注於重要事務。

也就是說，你必頇先判斷何者為必頇先行處理的重要事務，而後尋求最有功效的處理方式。。

首先，你必頇決定哪件事務優先處理〇其次問自己〆「如果不按照這個次序，效果是否更好〇」然後再問〆「我能否更常以高效率處理事務〇」

按照既定時程作業

如果你希望完成某項工作，務必排定時程表。在龐雜的業務中舉棋不定，嚴重影響工作效率。

因此，避免使自己經常面對抉擇，應事先排定各項工作時程，時間一到，即專心處理排定的工作，不受其他事務干擾。

你每天早上刷牙前曾否思量〆「我應該先刷牙〇還是先喝杯咖啡〇」當然你想都沒想過，因為起床即刷牙是你的習慣，不需思考。

由於習慣，你無需費心決定先做哪一項，照著習慣做就對了〈處理辦公室事務，也是同樣道理。

帕金森原則

帕金森原則（Parkinson’s law）指出，你分配給某項工作的時間，即是你完成該項工作花費的時間。如果你分配一個小時處理電子郵件，你很可能在既定時間內完成。如果你訂定一個最後時限完成某項企劃案，你將在時限屆臨之前完成。

處理電子郵件的正確方法

處理電子郵件如同處理傳統郵件、語音留言，適用「現在動手做」原則，關鍵在於何時動手做。

我建議每天處理電郵三到四次。一般而言，傳送電郵的人並不期望立即獲得回覆，因此你每天在抵達辦公室時，午休前以及下班前處理電郵，即已足夠。

在時程表上排定處理電郵的時段，儘可能在預定的時間內處理完畢。如果時間常不敷應用，表示你必頇適度阻絕若干電郵傳入。

記住〈我所謂的處理並非瀏覽稍後再回覆，而是立即動手完成回覆的動作。

Plan it NOW!

工作壓力太大〇業務太多〇時間太少〇重要工作無法完成〇這些狀況都是沒有事先計劃或計劃不完善導致。

擬定計劃的目的之一在於創造明確性，使你清楚知道該做什麼，或在某段期間該完成哪些事。

擬定計劃的目的在於建構行動的圖像－腦海中的清楚圖像。一個完善的計劃必然具有這個特性，以免行動盲目無章，無法形成明確圖像的計劃不是完善的計劃。

何謂完善的計劃〇

一項計劃包括三個要素〆

明辨輕重緩急、時間管理、適宜可行

不論生活或工作上的每一個目標，都應該事先

企劃規劃。完善的規劃如一系列圖片，清楚呈

現每一個行動細節，循何步驟，利用何種資源，花費多少時間，以達成目的。

你是否曾經聽過一個有趣的問題〆「如何吃完一隻大象〇」標準答案是「一次咬一口」，這即是完成大事的秘訣。如果你花時間將龐雜事務切割成眾多可處理的事件，將可提升效率。這個原則適用於長期和短期目標，也適用於紛雜事務，並適用於日常生活。

付諸實際行動

?百折不撓的精神和貫徹始終的毅力是成功的關鍵。?重新建立備忘系統，清除桌上的備忘紙條，放入排定處理的日期檔中。

?將瑣碎事務記載在工作簿裡，並養成習慣。

?使用以週為單位的行事曆，以發揮御繁以簡的功效。

?充分運用行事曆的功能，以追蹤督導並貫徹計劃。?善加利用數位工具。

?充分授權以提昇工作品質和效率。務必做到授予工作即賦予權力，不做無謂的干擾。

?擬定週計劃時列明追蹤督導的項目。運用一對一面談時段與部屬充分溝通，激發團隊力量。

行動成功的決定性因素在於有頭有尾，貫徹始終。

養成好習慣

好的工作習慣是效率的基礎。許多人認為改變習慣很難，但如果你曾因為偶然或好奇進入一家未到過的餐廳，發現廚師手藝一流，而每週前往，這就是養成新習慣，實則不難先嚐試，發現箇中好處，自然樂於採行。因此，當發現提昇效率的新方法，應立即施行。

最不好的壞習慣是決不肯改變壞習慣。試著踏出第一步，你將發現自己不是習慣的奴隸，而是習慣的主子〈

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