外事接待工作规范

外事接待工作规范

【目的】

树立及维护国家及学院的国际形象，保证学院各项外事活动的顺利开展，实施外事接待规范化管理。

【适用范围】

学院各级外事接待工作。

【操作分工】

1．学院外事办公室为全院外事接待的归口管理部门。

2．学院内各部门（系部）的外事活动必须按规定事先报外事办公室审核、备案并报请院领导批准后执行。

【操作程序】

1、上级指定接待和以学院名义邀请的外宾，由外事办公室具体负责安排接待。一般外宾（含港澳台同胞，下同）由外事办公室安排相关部门人员接待。如是重要贵宾，则由学院分管外事工作的院领导会同学院主要领导确定参加接待单位与人员。

2、由个人或部门邀请的外宾，由邀请部门提出书面接待申请并附外宾简历，送学院外事办公室，经院领导同意后，由外事办公室代表学院向外宾发出邀请函，并协助主请部门做好接待工作。如外宾需要在我国办理签证，邀请单位须提前两个月将《常州工程职业技术学院外国人来华签证申报表》填妥连同外宾简历、来访日程安排和护照复印件或传真件交外事办公室，由外事办公室为外宾办理F 签证。

3、外事办公室负责为外宾办理访问登记，登记内容包括外宾姓名、国籍、工作单位、职务职称、访问时间、访问内容和主请单位。

4、根据访问人情况，由外事办公室负责安排院领导出面宴请并赠送礼品。

5、访问结束后，由学院名义邀请的，由外事办公室以书面材料形式写出访问总结，连同来访者交流的原始资料一并作为档案资料保存，必要时由外事办公室上报上级主管部门。书面材料应包括姓名、国籍、职称、来访时间、地点、目的、内容、效果（效果应详细）等。由个人或部门邀请的，由主请人写出书面总结连同来访者交流的原始资料一并交外事办公室存档。

【操作要求】

1、外宾如需安排住宿的，住宿费一般由外宾自理，但也可视外宾的身份、来院工作时间长短等情况由我院支付费用。

2、外宾用车，由院办协调统一安排。

3、外宾用餐的标准一般为80元/人；接待海外著名学者、专家、政要等，用餐标准可适当提高。

4、赠送外宾礼品由外事办公室统一按国家有关规定执行。赠送的礼物一般

不超过人民币200元，如遇特殊情况需提高礼品标准的，外事办公室需事先请示主管外事的院领导。

5、学院外事接待人员应严格遵守国家相关外事纪律。