《OA系统管理使用手册》

神华乌海能源OA系统管理使用手册

二零零八年十一月

北京慧点科技开发有限公司

目录

1引言.................................................................................................................................................. 2系统实施说明..................................................................................................................................

2.1系统环境命名规则..............................................................................................................

2.1.1域的命名....................................................................................................................

2.1.2服务器的命名............................................................................................................

2.1.3验证字命名................................................................................................................

2.1.4命名网络命名............................................................................................................

2.1.5用户命名....................................................................................................................

2.1.6群组命名....................................................................................................................

2.2系统环境的部署..................................................................................................................

2.2.1安装配置服务器........................................................................................................

2.2.2重命名用户................................................................................................................

2.2.3通讯录（names.nsf）存取控制设置......................................................................

2.2.4注册组织单元............................................................................................................

2.2.5注册附加服务器........................................................................................................

2.2.6复制............................................................................................................................ 3用户管理..........................................................................................................................................

3.1功能描述..............................................................................................................................

3.2操作过程..............................................................................................................................

3.2.1部门信息的设置........................................................................................................

3.2.2用户信息的设置........................................................................................................

3.2.3验证字信息................................................................................................................

3.2.4等级信息...................................................................................................................

3.2.5群组管理....................................................................................................................

3.2.6应用信息配置............................................................................................................

1 引言

本手册为神华乌海能源公司网管理员进行办公自动化系统的设置和日常

维护提供参考。

2 系统实施说明

2.1 系统环境命名规则

2.1.1 域的命名

Domino网络域，Internet网络域和Domino命名网络的命名规则如下：

2.1.2 服务器的命名

Domino服务器的命名规则包括：

?服务器的CommonName命名规则

?服务器ID文件命名规则

服务器命名采用层次命名的方式：服务器名/shwhny

服务器名定长，为7个英文字母或数字。序号跟功能代码相关，功能代码一样的服务器扩展时，顺序号增加一。如：WHAS01

服务器功能代码如下：

2.1.3 验证字命名

验证字的命名规则包括：

验证标识符文件名采用英文，文件扩展名为：id。所有服务器将在唯一的一级组织单元OU1“WHAS01/SHWHNY（server.cid）"下注册。

2.1.4 命名网络命名

服务器的命名网络为TCP

2.1.5 用户命名

用户的命名规则包括：

?用户名命名规则

?用户的简称命名规则

?用户的邮箱文件命名规则

?用户的ID文件命名规则

以下为用户名命名规则：

用户简称不能出现重名，如果发现则：姓名拼音全拼+序号；如：wanggang01 用户的个人邮箱命名与用户简称相同。用户个人邮箱文件的扩展名为.nsf；

用户的ID文件命名与用户名相同。用户ID文件的扩展名为.id；

2.1.6 群组命名

管理员群组包括系统的管理员，主要用于服务器的存取控制设置，公用通讯录的存取控制和管理维护，用户和服务器的管理等。

2.2 系统环境的部署

2.2.1 安装配置服务器

◆注册第一台server；

◆创建验证字文档；

即：0=shwhny

2.2.2 重命名用户

a)创建存储验证信息数据库（certlog.nsf）；

b)选择该用户进行重命名；

c)执行admin4.nsf数据库，切换到namemoverequest视图，选择

completemoveforselectedentries.

d)加速进程操作；

在控制台执行telladminpprocessall，可多次执行改命令；

2.2.3 通讯录（names.nsf）存取控制设置

2.2.4 注册组织单元

◆组织单元的命名格式按命名规则执行；

◆设置等价名语言；

2.2.5 注册附加服务器

◆注册的服务器验证者标识符都应选择：server.cid（/SHWHNY）来验证；

◆在注册服务器时将写入域名、命名网络域名、全局管理员组。

具体设置：

例如：WHEM01/SHWHNY

2.2.6 复制

统一在总服务器创建已注册服务器的连接复制文档；具体设置如下：

注：未设定值将取系统默认值即可；

3 用户管理

3.1 功能描述

注：用户可能看到部门树中部门名分两种颜色显示：灰色代表不在当前用户管理范围内的部门，但是当前用户仍然可以查看这些部门下的部分信息；蓝色代表当前用户可以管理的部门。

3.2 操作过程

3.2.1 部门信息的设置

每个用户都将隶属于某个部门，所以在新建用户之前必须先建立部门信息。

图3－1

3.2.1.1 新建部门

根节点（根顶节点）的管理员进入用户管理页面中并选择【部门管理】，并

单击【新建】进入新建部门页面，如图3－2：

图3－2

“机构正式名”：是部门的复杂全称；

“机构简名”：是在部门树上显示的部门的简称；

“机构的系统层次名”：是根据简名系统自动计算的，无需填写。

“机构编号”：是系统对已经存在的机构的编号，可以修改。

“上级部门”：是在那级部门上注册的新部门，系统会自动提取上级部门的信息。

“机构位置”：新建机构在此部门中的位置显示。

“群组属性”选择：如果选中了“同时创建群组（含下属部门人员）”复选框，提交后系统会为此部门创建一个对应的部门群组，群组成员包含了此部门及其下属部门内的所有用户，群组成员由系统自动维护。如果选中了“同时创建群组（仅直属部门人员）”则群组成员不包含下属部门。

“导航属性”选择：如果选中了“同时创建导航（含下属部门人员）”复选框，提交后系统会为此部门创建一个对应的导航设定，导航成员包含了此部门及其下属部门内的所有用户；如果选中了“同时创建导航（仅直属部门人员）”则导航成员不包含下属部门，并由系统自动维护，如果手动做了修改也会被定时代理的结果覆盖。生成导航设定时如果存在重名，系统会给出提示，但不中断当前操作，仍能创建导航文档，由管理员后来做手动调整。

最后点击“保存退出”按钮，这时系统将新建的部门信息保存并且该部门简名将在左边的部门树中显示。

3.2.1.2 编辑部门

顶节点管理员可以在【部门列表】信息列表中选择一个要修改的部门进入编辑页面，在该页面上可以更改该部门的信息，修改完信息后点击【保存退出】，更改后的部门信息将在部门信息列表中做出相应的变化，如果更改了部门简名则部门树中也会看到相应的变化。

如果更改了部门简名，其子部门及相应的群组需要手动更新：打开子部门文档再重新保存一下才可以看到子部门的层次名的相应变化。部门下的群组也需要用同样的方法才可以更新！

图3－3

3.2.1.3 用户管理节点的升级

新创建的部门是普通部门，如果需要可以把它升级为用户管理节点，从部门树中拆离出来管理，具体操作为：在编辑状态下打开一个部门文档，如图3－4，选中“是用户管理节点”复选框，为此节点选择管理员，点击保存。

图3－4

如果此部门所在的服务器是主服务器则修改立即可以生效，如果不是则需要申请用户管理节点编号池，需要等待一段时间，等待时部门文档打开不能编辑，状态为“用户管理节点升级中…”如图3－5所示：

图3－5

升级成功后可以看到在可用部门编号对应了三个数字，图3－6所示，

图3－6

3.2.1.4 用户管理节点的降级

用户管理节点经过安装后升级为应用管理节点，注意这时将不能再降级了！只有用户管理节点才可以降级成为普通部门。具体操作为：打开一用户管理节点文档,把“用户管理节点”的复选框不选中，点击【保存】，则此节点立即降级为普通部门。降级后的部门文档状态与升级前一样，如图3－3所示。

3.2.1.5 用户管理节点的编辑

对用户管理节点的编辑主要是指对部门文档中“用户管理节点属性”以下部分的编辑，即可以修改管理员以及设置是否缺省显示。

3.2.1.6 部门迁移

注册成功的部门，如果需要调整它在部门树中的位置，则可以使用部门迁移功能！

部门迁移的具体操作是在部门树上进行的：

在部门树上需要迁移的部门名上点击鼠标右键，弹出菜单，如图3－7，选择“迁移”选项，此时部门名称会变为红色；在用鼠标左键点击目标部门，弹出菜单，如图3－8，选择想插入的位置，弹出确定对话框，确认后进行迁移，等待系统把部门树重新刷新后，就可以看到部门被迁移成功了，如图3－9：

图3－7

图3－8

图3－9

说明：

1、灰色的部门是没有权限管理的部门，所以不能进行迁移操作。

2、父部门不能迁移到其子部门下！

3、部门不能跨顶节点迁移！

4、如果需要迁移前检查到数据部门数据不符合规定，则给出提示，迁移工

作暂停.

5、迁移确认后重新刷新地址树以确定迁移效果是否正确！

6、解释一下图3－8的鼠标左键弹出菜单：

?插入..之前：是指迁移到目标参照部门的位置“之前”；

?插入..之后：是指迁移到目标参照部门的位置“之后”；

?插入子部门：是指迁移到目标参照部门下，成为其第一个子部门；

?追加子部门：是指迁移到目标参照部门下，成为其最后一个子部门；

7、根部门（在图3-9中是慧点科技）的迁移需使用“部门更名工具”。

3.2.1.7 删除部门信息

在部门信息列表中选中要删除的部门，点击【直接删除】按钮，确认后即可删除部门。

注意以下几种情况部门不能删除：

1、部门下有用户或群组或子部门，则部门不能被删除；

2、是用户管理节点/应用管理节点的部门不能删除；

对于不能删除的情况，系统会给出相应的提示！如图3－10所示：

图3－10

3.2.2 用户信息的设置

当部门新建完后，管理员就可以添加用户了，在添加用户时必须选择该用户所隶属的部门。当用户被注册成功后就可以用该用户ID登陆办公系统了。不过，新注册的用户只能看到一些默认的系统模块，为用户的导航定制模块将在手册中管理引擎的说明部分描述。

3.2.2.1 注册用户

系统管理员进入用户管理的用户列表下的任何一个视图，点击【新建】按钮进入新建待注册用户页面，如图3－11：

图3－11

依次填写好注册的各项内容(注：其中所属部门选项列出的就是上一步中新

建的部门名称信息)，在填写用户信息时要注意各个表单项后面的提示，例如在填写中文姓名不能只输入数字或者用户ID不能输入汉字等等。完成以后点击【保存】按钮，如果当前应用在主服务器上则可以立即注册用户，无需等待；反之则需要等待系统进行单点验证，以保证用户名的唯一性。

注册用户时有两种情况需要注意：

1、如果用户id在本服务器检测重复，系统给出提示，中断注册；

2、当用户系统名检测重复，注册会成功，但是系统把在服务器上同名用户的重复次数在作为后缀加到用户名后作为新用户名；这样的用户名显示在系统中时会被处理再显示，去掉01、02等后缀数字，在显示用户名的地方鼠标悬停会显示全称。（注：为了避免注册时用户ID重复，可以输入用户ID后点击页面上的“检测ID与系统名”按钮，对要新建的用户ID和系统名在系统中进行检查，如果有重复管理员可以更改用户ID或系统名。）

为了使得用户注册时，尽量少的占用服务器资源，在4.3的用户管理中，采用了分步注册用户的方法。

首先，在配置中心有个配置项，可以设置在创建用户时是立即注册用户还是进入缓存视图，由定时代理注册。如下图3-12所示：

图3-12

用户管理新建用户后，点击保存，提示如下图3-13：

图3-13

在【注册中用户】视图，可以看到该用户文档。点击右上角“注册所有用户”可注册所有的用户；选择要注册的用户后，点击下方“注册用户”按钮，可提前注册所选的用户。

图3-14

注册成功后的用户会在已注册用户列表中显示，管理员打开注册成功的用户信息，可以查看和编辑，如图3－15所示

图3－15

3.2.2.2 编辑已注册用户信息

正在注册和注册未成功的用户信息都不再允许修改了。管理员打开注册成功的用户信息可以再进行编辑，如上图3－12所示。

如果修改了所属部门，如果修改后的部门与原部门在同一个应用中则直接

保存，保存后用户将出现在新部门的用户列表中了；如果不在同一应用中，则进行用户迁移。具体参看后面说明。

3.2.2.3 导入notes用户

注意：这个功能只能在主服务器上使用！

在“部门管理”前的下拉列表框中选择“待导入用户（按应用）”

“待导入用户”状态下，会多出三个按钮：“导入用户”，“批导入用户”和“用户同步”。如下图3－16所示：

图3－16

当想将notes客房端注册的用户导入到oa系统中时，就可以通过“导入用户”按钮或者是“批导入用户”按钮来完成。具体的操作过程如下：

1、点击“用户同步”按钮，将notes客房端注册的用户信息读到OA系统里面来。

2、从客户端导入的用户，如果有多个用户会被安排到同一个部门时，就可以通

过“批导入用户”按钮，批量完成导入工作。点击“批导入用户”按钮会出现如图3－17所示画面：

图3－17

从“请选择导入用户”的“查找”按钮选择将要被安排到同一个部门的用户，再从“请选择用户部门”的“查找”按钮选择一个部门，最后再点击“批导入用户”按钮，这些用户就会被导入到OA系统相应的部门中。

从客户端导入的用户，如果这些用户将会被安排到不同的部门时，就需要单独选择部门后，再通过“导入用户”按钮导到部门里。具体操作如下：打开“待导入用户”状态下的某个用户文档，为其选择“所属部门”后，保存退出，然后选中该条文档前的复选框，再点击“导入用户”按钮，这样该用户就会被导到OA系统所选择的部门中去。

（注：在执行“导入用户”或“批导入用户”操作后，为保证能在地址树中及时看到这些用户，最好再点击下“刷新”按钮，手工刷新地址树。）3.2.2.4 用户迁移

注册成功的用户想要调换部门时需要用到此功能。

具体操作流程如下：

1、管理员打开用户信息文档，为用户重新指定所属部门，如果新部门与

原部门相比跨了应用节点，则会显示确认用户迁移页面，如图3－18

所示：

图3－18

在用户迁移确认页面上还可以更改迁移的目标部门。点击确认后用户进入等待目标部门管理员迁移确认状态。同时文档转入【待处理用户列表】。

打开后如图3－19

图3－19

2、用户迁移的接收方如果与申请方在同一服务器上，则可以立即看到迁

移申请，如果不在同一服务器，则需要等待几分钟以后才可以看到。

如图3－20

图3－20

3、接收部门的管理员打开用户信息文档，指定新的验证字，决定“确认

接收”，还是“拒绝接收”。如图3－21：

图3－21

点击【确认迁入】，表明确认接收此用户。

点击【拒绝迁入】，表明拒绝此用户的迁入。

接下来的工作无需管理员参与，只需等待系统处理：系统需要根据实际情况处理用户信息，如果是确认迁入，则处理包括备份邮箱，迁移邮箱，迁移成功后删除原邮箱等；如果是拒绝迁入，则处理包括删除原备份信息，恢复迁移前用户状态。不过管理员可以通过查看用户信息文档的状态得知其进行的进度。

3.2.2.5 用户信息的删除

在用户信息列表中选中要删除的用户，点击【直接删除】按钮，确认后即可删除用户。

需要注意的是：

1、已注册用户确认删除操作后，从已注册用户列表中消失。但由于此用

户的相关信息仍在删除过程中，此时请不要立即重新注册同名用户。

至少等待大约5～10分钟后再注册。

2、正在注册用户、注册失败用户中的用户文档经确认删除操作后在【待

处理列表】中标记“等待删除”，请至少等待此文档消失后再注册同

名用户。

3、待导入用户文档经确认删除操作后可立即删除。正在迁移中的用户记

录请不要轻易删除，否则会导致用户信息不能恢复。

4、成功注册和删除用户后，请点击右上角的“刷新”按钮，就可以在地

址簿中看到最新的用户列表了。

3.2.3 验证字信息

用户在注册时必须选择验证字信息，因此创建验证字信息文档是用户注册前必须的准备工作。

3.2.3.1 新建验证信息

选择【验证信息列表】，点击【新建】，填写验证字名称（此文档的标识），

以及验证字文件（只需填验证字文件名，默认路径为\Domino\Data），验证字层次（如：/smartdot），验证字密码以及用户注册时的缺省密码。如图3－22

如图3－22

3.2.3.2 修改验证信息

验证字信息一旦创建，除验证字名外其他信息可以由管理员进行修改。

因为验证字信息是用户注册时的重要依据，所以请不要随便修改！如图3－23

如图3－23

3.2.3.3 删除验证信息

验证信息一旦创建，就有可能被注册用户选用，删除前请确定没有正在注册的用户选用此验证字！否则删除验证字会导致用户注册失败！

3.2.4 等级信息.

等级信息可以用来给用户分配权重，不同的等级通过选择不同的等级级别与权重关联。

需要注意的是：为保证唯一性，等级信息只有根节点的管理员才可以创建，其他用户只能以只读方式打开等级信息。

3.2.

4.1 新建等级信息

根节点管理员可以创建等级信息，选择【等级管理】，点击【新建】，填写等级名称，选择等级级别及描述信息。如图3－24所示：

图3－24

首次使用等级级别中没有选项，要配置等级级别，点击下方的【级别配置】，进入等级级别配置表单，如图3－25所示：

图3－25

会有一些缺省值，如果觉得没有必要修改则点击【保存】。

3.2.

4.2 修改/删除等级信息

与创建一样，等级信息只有根节点的管理员有权修改/删除。修改/删除后的等级信息只能影响在其后创建的用户信息的权重！

3.2.5 群组管理

3.2.5.1 新建群组信息

选择【群组管理】，点击【新建】，群组的所属部门域是根据进入的部门

自动填写的。填写群组名称，选择群组成员，如果需要填写备注信息，点击【保存】。如图3－26所示：

图3－26

保存后返回群组列表，列表显示的信息与用户和部门列表不同，不是当前选择部门下的信息，而是当前应用下的所有群组。保存后的群组名称将变成“填写的群组名+＃+群组所属部门的层次名”，用来区别部门群组。

部门群组除了可以手动创建之外，还可以自动生成。在创建部门时，选中“创建群组”一项，提交后，就会在该目录下自动生成部门部门群组。

该群组与手动创建的部门群组不同的地方在于：自动生成的群组成员信息是由系统自动维护的，即系统会自动检索部门下的用户信息，并通过定时代理更新到部门群组里；而手动创建的部门群组是没有这项功能的。

3.2.5.2 修改群组信息

群组一旦创建不能更名，因为群组名与其所属的部门名紧密相连，所以如果所属的部门简名修改了，再重新打开这个群组，不需更改任何信息，保存后群组名会自动更新与更改后的所属部门简名一致。如图3－27所示：

图3－27

3.2.5.3 删除群组信息

在群组列表中选中要删除的群组，点击【直接删除】按钮，确认后信息被删除。

3.2.6 应用信息配置

根节点的管理员可以看到【应用配置】链接，点击弹出新窗口，可以编辑现有的应用配置信息：邮件服务器、应用端口、DNS域名。如图3－28所示：

图3－28

3.2.6.1 邮箱限额

系统管理员可以为每个用户分配定额的邮箱，也可以更改。点击“邮箱限额”模块，点击“新建”按钮。如图3－29所示：

图3－29

点击用户名后的“查找”按钮，在地址簿中选择要设置邮箱大小的用户，并为其指定邮件库的大小，然后点击“保存退出”。对已经设置邮箱大小的用户也可以修改邮件库的大小，在“邮箱限额”模块下打开要作改动

的用户，如下图3－30所示：

图3－30

更改“指定邮件库大小”后，点击“保存退出”按钮，更改就会生效。

3.2.6.2 系统角色

为了不重复定义角色群组，在用户管理中增加‘系统角色’，把它作为群组存储到Domino目录。系统角色与群组命名规则类似，但会用一个不同的类别来区分，其他属性一样，有所属部门等。系统角色的成员由部门节点管理员来人工维护，成员中不可以嵌套群组。

新建系统角色的界面如下图3-31所示：

图3-31

■所属部门：系统默认左侧地址树所选的部门。

■角色名称：填写要新建的角色的名称。

■角色全名：系统默认为带部门名称的角色全名。

■成员:点击“查找”按钮选择角色中的人员。

■管理员：该系统角色的管理员，可以编辑该条系统角色信息。

流程定义库中，默认处理人、选择范围都给出地址簿选择用户管理中定义的‘系统角色’。