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项目管理沟通案例分析

项目管理沟通案例分析
项目管理沟通案例分析

***项目管理沟通案例分析

1.案例实景:

1.1.项目的组织结构

××市***超高层商务写字楼,由政府投资兴建。参与建设的主要机构有:政府主管部门成立的基建办公室;驻现场的监理工程师机构;不同专业的若干个承包商项目管理部。本人只是土建项目部的一个管理人员。

甲方

监理工程师

土建项目部

装饰项目部

水电项目部

1.2.项目的沟通渠道

正式的沟通渠道为:建设单位(甲方)为项目的最高决策机构,监理工程师协助甲方进行项目管理。工程指令,有时从甲方直接下达,有时甲方指示监理工程师下达。项目部的所有报告请示同时送达甲方和监理工程师。项目部之间的协调主要由监理工程师负责。项目的每周工作例会也由监理工程师主持。

非正式沟通渠道为:在非工作时间和地点,在餐饮、娱乐、体育等场合,进行的非正式意见的交流。为整个项目的管理工作人员提供一些力所能及的,及时的,体贴的帮助;建立工作关系之外的私人友谊。

1.3.项目的沟通方式

会议沟通的方式主要有:每周的工作例会;针对问题的专题会;针对秩序混乱的协调会。

文件的沟通方式主要有:项目部的施工组织设计;建立工程师的监理规划;建设单位的建设目标纲要;各自的合同和补充协议;项目部的工程周报;监理工程师

的监理月报;建设单位的工程月报;建设单位和监理工程师对项目部下达的指令、通知、文件等;项目部向建设单位和监理工程师送达的报告、请示、回复、申请单、备忘录、工作联系单、检验结果、验收结果等。

口头沟通的主要方式有:汇报、谈话、展示、模拟、说明等。

1.4.项目的沟通程序

对于重大事件的沟通,我们采取先向关键人物吹风,引起对方的关注;然后非正式的交流,引起对方的重视;然后高层进行非正式交流,在原则上基本统一意见;最后进行正式交流,在细节上达成一致,并形成文件。

1.5.项目沟通的实例

本工程采用了多项新工艺,现场的管理人员和工程技术人员以前都没遇见过,更不用说做过。因此,施工过程中的困难和矛盾比较多。

劲性钢筋混凝土柱,在理论上具备操作性,实际上根本不可行,工人师傅们一致反映不能保证混凝土的质量。

我们将这一情况及时与基建处主任和总监理工程师反映,引起了他们的极大关注。三方的高层领导与工人师傅们面对面的交流了两个小时,工人师傅们大量举证说明如何不能保证混凝土质量,主要问题是什么。听取了一线工人的意见后,三方的领导迅速达成一个一致意见,必须在一周内确定是否能解决这个问题;如不能,必须更改设计;在时间上不能拖工程进度的后腿。会后我方提出用实验的方法确定是否能解决问题,获得甲方和监理工程师的同意。这时,新问题出现了:几万元的实验费谁出?谁都没有这笔预算。在双方高层的非正式沟通中,甲方要我们出,理由是:这是保证质量的施工措施费。我们提出,应该由建设单位出,理由是:这时新工艺导致的不确定因素,并非一个成熟的承包商能预计得了的。由于是非正式交流,监理工程师并不知道费用一事。

我们一方面做实验的准备,以表示我们的诚意,为谈判争取一个好的开局;一方面继续与建设单位非正式沟通,强调本次设计的复杂性,同时暗示建设单位的预算中有不可预见费与特殊准备金,可以从中列支。在与建设单位沟通的同时,积极争取建立工程师的支持,再次强调本次设计的复杂性和质量保证的难度,并请他们指导试验的全过程。在正式会议沟通前,我们达成了这样一个势态:我们积极争取这笔费用,监理工程师不反对并倾向于支持我们,建设单位为难不表态。最后一次非正式沟通,在此基础上,给了建设单位一个体面的理由,使其有一个较好的交代。

在正式会议上,我方态度积极;建设单位支支吾吾模棱两可;监理工程师这时当骑墙派。经过一段时间的争执,火候恰到好处时,我们提出了早已准备好的第二方案。监理工程师表示支持;建设单位顺势同意,并做了试验要认真,要保证成功的指示等等。至此,本次沟通圆满结束。

2.沟通案例分析

2.1.整个项目管理的沟通组织背景

当时由于项目管理知识的引入并不成系统,对项目沟通管理也不很重视,因此并没有制定《项目沟通管理规划》,致使在整个项目的建设过程中,所有的重要沟通都处于临时的个案沟通状态,几乎无系统性可谈。

由于当时的项目管理模式,采用的是个人经济承包模式。这种模式有大量的弊端。表现在沟通方面为:项目经理独裁管理,缺乏最起码的组织和道德约束,在肢体语言上,在语态语气上多不为人接受;参与项目管理的人员都是临时人员,他们各自的目的、动机、情感、态度、思想、观点、知识、职业、价值观、经历各不相同,基本不相容和互补,并没有形成一支有战斗力的团队;内部沟通极为不畅。再加上语义上的障碍,知识经验水平的限制,知觉的选择性差异,不同时期心理因素的影响,僵硬的项目组织结构,项目经理的任人唯亲,项目经理对项目员工潜在的不信任性,真真假假的信息量过大,使项目沟通处于混乱状态。

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