浅谈文书档案信息化管理

龙源期刊网 https://www.wendangku.net/doc/0b15844417.html,

浅谈文书档案信息化管理

作者：王晶

来源：《办公室业务》2016年第12期

【摘要】文书档案管理是高等院校档案管理的重要组成部分，随着社会的发展，文书档案的管理方式正逐步从传统的人工管理模式向现代化、信息化、规范化的方向转变和发展。文书档案的信息化管理可以实现档案的长期保存、快速利用和高效管理。本文分析了文书档案管理信息化的优势，对如何加强文书档案的信息化管理提出了几点工作思路。

【关键词】文书档案；信息化；管理

文书档案是高校档案管理体系中重要的组成部分，记载着学校发展的历史过程，客观反映学校各类问题的处理、领导的决策、科研开发等工作的过程和成绩。随着信息化在学校的全面开展，各个高校都在建立自己的数字化校园，传统的文书档案管理已经越来越不适应高校现代化发展需要，对文书档案进行信息化改革已经迫在眉睫。

一、文书档案信息化管理的优势

（一）提高档案归档人员工作效率。文书档案进行信息化管理不但会使文书档案管理的流程运转更加迅速，而且改变了传统的档案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。文书档案采用计算机管理可以按照按件即时整理的归档方式，减轻了归档人员的工作量，提高了文件管理效率。文件资料的收集、存放、分类、统计等文件归档环节变得十分方便、有序，无论是前期的文件起草还是后期的文件的传递，都变得简单易行。

（二）提高档案的查阅速度。文书档案实施信息化管理，可以大大提高文件的查阅速度，加上计算机网络技术的应用，查阅人员不用来档案室，文书档案资源可以随时检索，只需在档案管理系统中输入文件的关键字或者文号就可以查到所需的资料，大大提高了档案利用工作的质量和效率，也为档案部门借阅减少了人力和物力资源。

（三）提高文件的传递速度和文件的安全性。高校档案室每年的归档文件都是上一年度的文件资料，归档部门的兼职档案员在日常公文办理过程中，文件在传递过程中丢失的情况时有发生，不能及时归档，应用计算机网络技术，可以通过网络进行文件的传递和流转，提高文件的传递速度和文件的安全性，同时可以通过档案管理系统确定档案的密级，也可以通过权限设置对查档人员进行操作的权限设置，确保文件的安全性。采用信息化管理文档，省去了借阅登记、人力查找以及借阅归档手续，大大减轻了档案工作人员的工作强度，同时也减少了对纸质文档材料的翻阅，提高了档案管理利用的质量以及文档管理工作的效率。

二、如何加强文书档案的信息化管理