档案编制要求及管理办法

档案资料编制要求及管理办法

为了加强项目档案资料管理工作，规范项目资料、文件保管程序，保证各类档案资料的完整性，避免后期竣工资料的返工，结合《贵阳市城市轨道交通工程竣工档案验收移交细则》及《贵阳市城市轨道交通有限公司声像档案管理细则》的相关规定，特制定资料编制要求及管理办法。

一、纸质文件归档要求

（一）归档文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘测、设计、监理、施工等方面技术标准的规定。

（二）归档文件应为原件，应真实、准确、完整，与轨道交通工程实际相符合。

（三）归档文件字迹清楚，图样清晰，图表整洁，盖章规范，图章完整清晰，负有责任的各方签署手续完备（签名、盖章）。

1.签字人：技术负责人、质检员签字一栏必须是投标技术负责人及持证质检员签字，若有人员变更，则以变更通知下发之日起的相关文件由变更确认的人员签字。

2.盖章：必须是中标单位公章。

（四）归档文件中文字书写应符合国家用字规范，采用国家颁布实施的简化汉字，图表的绘制应符合国家制图标准的规定。

（五）归档文件中文字材料幅面尺寸宜为A4 幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。

（六）竣工文件材料使用的纸张、照片、光盘等记录材料和载体材料

必须质量优良，耐久性强。

（七）归档的竣工图必须为新蓝图。

（八）对破损的文件、图纸应进行托裱，使用无粮浆糊，不得使用胶纸带粘贴。

（九）工程文件应采用能够长期保存耐久性强的书写材料，如碳素中性笔,不得使用易褪色的书写材料,如圆珠笔、铅笔、复写纸等。

二、归档文件字体与页边距要求

（一）归档文件字体、字号要求

（二）表格页边距要求

纵向左边距、横向上边距必须保证2.5cm的装订线，其它三边尽量满足要求。（表格页边距已经调整好）

（三）签名

必须由本人签名，签名字迹必须工整、清晰，不可艺术话。

三、工程变更依据性文件质量要求

（一）施工单位施工过程中发现设计文件和图纸有差错的应当及时提

出意见和建议，所有设计变更文件必须经勘测(设计)单位、监理单位和建设单位签字认可。

（二）设计变更通知单、技术核定单、工程会议纪要等设计变更依据性文件应注明其原始编号或日期。

（三）在设计变更依据性文件中，应包含被修改图的图号等内容。

（四）对工程设计变更依据性文件进行汇总，汇总表应有施工单位盖章和技术负责人签字、监理单位盖章和总监理工程师签字确认。

四、竣工图编制要求

（一）竣工图绘制应符合专业制图标准，图面整洁、图形清晰、字迹工整、标示准确，不得有破损。项目竣工图应由施工单位负责编制、签字（手签）确认、监理单位负责逐张予以审核签字（手签）确认。

（二）所有竣工图必须加盖竣工图章。盖章必须盖在竣工图图标上方空白位置，字迹清晰、外框完整。如图标上方确无空白位置，应盖在图纸的其它空白位置。

（三）施工图有变更的

1. 设计单位重新绘制变更部分的施工图纸，由施工单位在重新绘制的图纸上加盖竣工图章后作为竣工图。

2. 由施工单位依据经确认的变更文件及实际施工情况，在原施工图上进行修改补充，并在修改部分附近注明变更依据，加盖竣工图章后作为竣工图。

（四）在原施工图上进行修改补充后作为竣工图的，注记说明和绘制图形等应统一使用黑色耐久性书写材料。

（五）对结构形式、平面、工艺布置等有重大改变，或图纸变更面积超过1/3，或不宜在原施工图上修改、补充的，应重新绘制改变后的图纸，加盖竣工图章后作为竣工图。

（六）如虽有设计变更的图纸，但原图没有作废的，应一并归档，在卷内紧跟排列，原图排前，变更图纸排后。

（七）施工图因故被取消或现场未予以施工的，不需要编制竣工图。但应在原图纸目录对应的备注栏中注明“取消”或“未施工”，并标注取消依据或未施工原因。

（八）竣工图图纸目录应与竣工图一致。施工单位在编制竣工图时，必须把原图封面和目录一并归档（整册图纸作废的除外）。

（九）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。

（十）图纸折叠成A4幅面，横向按手风琴式折叠,竖向按顺时针方向折叠,折叠后图标露在右下角。（贵阳市城市轨道交通有限公司62号文后附有图纸折叠方法）

（十一）施工单位、监理单位必须对竣工图的完整、准确、清晰、规范、修改到位、真实反映项目竣工验收时的实际情况负责。若竣工图不完整，施工单位、监理单位把关不严，审核签名不负责的，将视情节作经济处罚。

四、声像档案要求

归档的声像档案应为原件，内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。照片图像应清晰，同一拍摄对象应提供不同角度、景别、阶段

的照片。数码图像的分辨率不小于3000×2000像素，宜使用RAW格式拍摄。视频文件格式要求MPEG2、WMV格式，音频文件格式要求为WAV、MP3格式。轨道工程专题录像片应当结构完整，片长一般为15-30分钟，解说词长度不少于3000字。

一、声像档案的报送要求（照片的数量要求60号文里有）

（一）、开工前原址、原貌

1、重要建筑物、街区等照片、录像。

2、反映拆迁情况的照片、录像。

3、重要的纪念物：纪念碑、塔、亭等文物及古建筑的照片、录像。

（二）基础工程

建筑物基础类型及施工过程，主要拍摄±0.00以下的隐蔽工程每一步骤的具体施工情况。（桩基、基础钢筋、防水、砼用料等）

（三）、主体工程

1、主体全景、近景及主要部位的特写。

2、主体结构布局、大型构件安装等现场照片、录像。

3、主要隐蔽工程(包括梁、板、柱、顶板砼浇注等）的照片、录像。

4、钢筋制作、布局情况的照片、录像。

5、砌体工程的拉结筋布局、砼灌注的照片、录像。

6、防水、保温、防腐工程工艺现场照片、录像。

7、采用新材料、新技术、新工艺的照片、录像。

8、质量事故及处理情况的照片、录像。

（四）、其它方面

1、开工仪式及施工中重要活动、重大事件照片、录像。

2、施工过程中工程质量检查情况的照片、录像。

3、正式竣工验收情况的照片、录像。

五、档案资料管理办法

（一）、由于轨道公司下发了统一的资料编制表格，所以根据施工工法及施工工序把表格按每个分项进行了分类并建立了文件夹，各分项所需要的表格均在该文件夹内。归档的文件资料由资料员负责核查，对于不符合要求的资料要返工重新整改，本着谁做的资料谁整改的原则。如果前期分部分项表格严格按轨道公司要求填写均合格并通过每个分部分项验收后，就可直接装盒作为竣工资料来用，这样就避免了工程竣工资料返工的情况，因此务必请做资料的相关人员认真、负责。

（二）、原材料进场、施工试验等见证记录表格，轨道公司要求按照单位工程来做，原材料进场等资料应按照分部分项划分清楚，尤其材料的使用部位要填写清楚，并跟施工资料相对应。材料及设备等出厂合格证小于A4幅面的，应用无粮浆糊（轨道公司指定浆糊），不重叠地粘贴在A4纸上，托裱时文件材料左边距留2.5cm装订线。双面有文字又需要托裱的，可只粘贴好左边或者上边，在一张A4白纸上可裱一张或几张小幅面的文字材料。如合格证等，要求排列整齐，注意装订时不可进行切割，损坏纸张。竖向文字头向上，横向文字头向左。施工材料相关的资料可由试验室、物资部自行收集归档，最后汇总到资料员处。

（三）、施工监控量测及施工测量的相关资料参见《贵阳市城市轨道交通有限公司管理制度》（土建工程部）第8项及第12项，施工测量资料

的编制也应按照分部分项工程划分的填写编制。

（四）、资料收集时间

施工资料每周五周例会开会的时候，各工点技术员应把本周所有资料打印并签字（技术负责人、专业监理工程师由资料员整理后统一签署）归到资料员处，资料员按分部分项整理报监理后归档。声像资料以及电子版资料，每周五开会前传至资料员处，由资料员统一整理归类并建立台账目录，以备检查。

以上根据轨道公司下发的相关文件及现场实际情况对档案资料做出的相关要求，有需要补充的地方还希望大家多提意见。

第三讲档案馆工作基础-测试

第三讲档案馆工作基础-测 试 -标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII

1、题型：判断题分值：3 全宗是指一个立档单位形成的，内部有机构成的全部档案，是档案的一个保管单位。 正确 错误 答案错误 2、题型：判断题分值：3 维护党和国家历史真实面貌是档案馆工作的出发点 正确 错误 答案正确 3、题型：判断题分值：3 档案装具是指存放和防护档案的用具。包括密集架、五节套箱、柜橱等。目前，一般应使用金属柜架保存档案。 正确 错误 答案正确 4、题型：判断题分值：3

立档单位基本职能变化后，确定全宗起止日期的界限和全宗文件的实际划分应以有关文件的年度为准。 正确 错误 答案正确 5、题型：判断题分值：3 档案的制成材料是指构成档案的物质材料。包括档案的载体材料和档案的字迹材料两个部分。 正确 错误 答案正确 6、题型：判断题分值：3 立档单位的一般职能与工作范围的扩大或缩小，内部组织机构的调整，工作地点的变更，名称的更改，领导隶属关系的改变，或者在一段时间内停止过工作等，都属于基本职能的变化，应重新划分全宗。 正确 错误 答案正确

7、题型：判断题分值：3 档案馆是专门收集、保管和利用档案史料的文化事业机构。 正确 错误 答案正确 8、题型：判断题分值：3 档案馆工作是指档案馆各项业务工作。 正确 错误 答案错误 9、题型：判断题分值：3 原来是一个独立的单位，撤销后在其基础上建立了两个新的独立单位，新成立的单位构成新的全宗。 正确 错误 答案正确 10、题型：判断题分值：3

档案鉴定工作是指档案馆（室）及档案管理人员按照一定的原则、规定和方法，判定档案的价值，审定档案的保管期限的一项具体业务工作。 正确 错误 答案正确 11、题型：多选题分值：4 档案馆接收档案的步骤主要包括。 选项1: 编制档案馆档案被接收单位名册 选项2: 制定档案馆档案接收计划 选项3: 档案实体移交的准备工作 选项4: 档案馆档案实体的接收 选项5: 办理档案交接手续 答案错误 12、题型：多选题分值：4 档案保管工作的基本任务主要有、延长档案的寿命、维护档案的系统性和完整性、保证档案的安全。

档案 编制要求及管理办法

档案资料编制要求及管理办法 为了加强项目档案资料管理工作，规范项目资料、文件保管程序，保证各类档案资料的完整性，避免后期竣工资料的返工，结合《贵阳市城市轨道交通工程竣工档案验收移交细则》及《贵阳市城市轨道交通有限公司声像档案管理细则》的相关规定，特制定资料编制要求及管理办法。 一、纸质文件归档要求 （一）归档文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘测、设计、监理、施工等方面技术标准的规定。 （二）归档文件应为原件，应真实、准确、完整，与轨道交通工程实际相符合。 （三）归档文件字迹清楚，图样清晰，图表整洁，盖章规范，图章完整清晰，负有责任的各方签署手续完备（签名、盖章）。 1.签字人：技术负责人、质检员签字一栏必须是投标技术负责人及持证质检员签字，若有人员变更，则以变更通知下发之日起的相关文件由变更确认的人员签字。 2.盖章：必须是中标单位公章。 （四）归档文件中文字书写应符合国家用字规范，采用国家颁布实施的简化汉字，图表的绘制应符合国家制图标准的规定。 （五）归档文件中文字材料幅面尺寸宜为A4 幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 （六）竣工文件材料使用的纸张、照片、光盘等记录材料和载体材料必须质量优良，耐久性强。

（七）归档的竣工图必须为新蓝图。 （八）对破损的文件、图纸应进行托裱，使用无粮浆糊，不得使用胶纸带粘贴。 （九）工程文件应采用能够长期保存耐久性强的书写材料，如碳素中性笔,不得使用易褪色的书写材料,如圆珠笔、铅笔、复写纸等。 二、归档文件字体与页边距要求 （一）归档文件字体、字号要求 （二）表格页边距要求 纵向左边距、横向上边距必须保证2.5cm的装订线，其它三边尽量满足要求。（表格页边距已经调整好） （三）签名 必须由本人签名，签名字迹必须工整、清晰，不可艺术话。 三、工程变更依据性文件质量要求 （一）施工单位施工过程中发现设计文件和图纸有差错的应当及时提出意见和建议，所有设计变更文件必须经勘测(设计)单位、监理单位和建设单位签字认可。

档案管理方案

一、设计说明 《档案管理学》是我大学文秘专业的必修专业课之一，通过学习，我对档案管理的理论知识有了充分的理解，大二下学期在开封市档案二科一周的实习过程中，我设身处地的参与了档案管理部门的档案管理工作。在理论和实际都有一定的储备之后，我选择“档案管理工作”为自己毕业设计方案的设计方向，目的是通过方案的制定使自己学会运用理论联系实际的工作方法，通过这种方式使自己对档案管理工作的认识达到一个新的高度，并“举一反三”帮助我在生活中、工作中不断进步。 毕业设计方案主要针对的是档案管实体理工作中的“整理、保管”两个环节，在自己到档案馆二科收集详实资料的基础上，以开封市档案馆二科的档案管理工作为现实依据，以《档案管理学》中的相关内容为理论依据，最后以网络资料作为资料补充，最终形成了本方案。 二、引论部分 （一）开封市档案馆二科是开封市重要的档案管理机构，馆藏的是开封市1948年—1983年撤销开封地区前开封的机关单位档案，具有重要的历史价值。因此，为了加强档案馆的业务建设，推进档案馆工作的规范化、标准化为，保证档案管理和利用工作的顺利开展，使档案管理事业更好地服务于人民，服务于社会，特制定了以下档案管理方案。 （二）本实施方案依据《中华人民共和国档案法》和国家档案局的有关规定、规范、标准，及省档案局制定的《河南省各级国家档案馆档案管理规范》，结合本馆工作实际制定。 （三）本实施方案所指的“档案管理”，包括全宗设立、档案分类、档号编制、档案存放、检索工具、档案装具等内容。 开封市档案馆二科档案管理方案 一、档案二科馆藏档案的全宗设立 一个立档单位在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。 （一）革命历史档案 1.中原支前司令部档案 2.豫皖苏行公署汇集全宗 （二）建国后档案 1．中国共产党陈留地方委员会 2.陈留专员公署 3.中共开封地区委员会 4.河南开封地区行政公署 5.党群系统档案 6.计划、统计、物资、劳动系统。

档案管理制度基本内容(样本)

档案管理制度基本内容档案管理人员工作职责 一、认真学习贯彻《档案法》和《上海市档案条例》等档案工作法律、法规，制定本单位档案工作制度。二、热爱本职工作，维护档案的完整、准确、系统、安全，保守国家机密。 三、积极参加档案部门举办的各类档案业务技能培训，按时上报有关数据和材料。 四、负责建立健全档案工作网络，组织档案工作人员学习业务、交流工作经验，提高档案业务管理水平。五、监督和指导单位各科室兼职档案人员根据归档范围的要求对文件材料进行收集整理，保证按期完成归档工作。六、熟练地掌握档案业务知识，定期检查、督促、指导各科室做好预立卷工作，按照分类标准组卷，减少质量差错。七、接收、整理、保管和利用本单位形成的各种门类和载体的档案，实行集中统一管理。 八、负责开发、编研档案专题汇编，要求文字准确、条理清楚、内容真实，具有一定的参考性。九、根据需要编制检索工具和参考资料，更好地为单位的中心工作服务。十、负责档案的借阅和利用，严格查阅、借阅档案的登记手续，热情接待利用者查阅档案，注重档案利用信息反馈，对超期借阅未归的档案及时催还。 十一、参加档案鉴定、销毁工作，并对销毁的材料进行监销。 十二、遵守库房管理制度，保持库房整洁，按照“八防”要求定期整理、清扫、检查，并做好温湿监控记录。文书档案管理制度 为了完整、系统地保存单位在各项工作中形成的文书材料，提高文书档案的归档质量，适应单位各项工作的需要，特制定文书档案的管理制度。一、归档范围文书档案归档范围包括：计划、总结、报告、重要的协议、请示、批复、重要简报、会议纪要、记录、函、通知、会议材料、组织沿革、大事记、年鉴、、管路敷设技术通过管线敷设技术不仅可以解决吊顶层配置不规范高中资料试卷问题，而且可保障各类管路习题到位。在管路敷设过程中，要加强看护关于管路高中资料试卷连接管口处理高中资料试卷弯扁度固定盒位置保护层防腐跨接地线弯曲半径标高等，要求技术交底。管线敷设技术中包含线槽、管架等多项方式，为解决高中语文电气课件中管壁薄、接口不严等问题，合理利用管线敷设技术。线缆敷设原则：在分线盒处，当不同电压回路交叉时，应采用金属隔板进行隔开处理；同一线槽内，强电回路须同时切断习题电源，线缆敷设完毕，要进行检查和检测处理。、电气课件中调试对全部高中资料试卷电气设备，在安装过程中以及安装结束后进行高中资料试卷调整试验；通电检查所有设备高中资料试卷相互作用与相互关系，根据生产工艺高中资料试卷要求，对电气设备进行空载与带负荷下高中资料试卷调控试验；对设备进行调整使其在正常工况下与过度工作下都可以正常工作；对于继电保护进行整核对定值，审核与校对图纸，编写复杂设备与装置高中资料试卷调试方案，编写重要设备高中资料试卷试验方案以及系统启动方案；对整套启动过程中高中资料试卷电气设备进行调试工作并且进行过关运行高中资料试卷技术指导。对于调试过程中高中资料试卷技术问题，作为调试人员，需要在事前掌握图纸资料、设备制造厂家出具高中资料试卷试验报告与相关技术资料，并且了解现场设备高中资料试卷布置情况与有关高中资料试卷电气系统接线等情况，然后根据规范与规程规定，制定设备调试高中资料试卷方案。、电气设备调试高中资料试卷技术电力保护装置调试技术，电力保护高中资料试卷配置技术是指机组在进行继电保护高中资料试卷总体配置时，需要在最大限度内来确保机组高中资料试卷安全，并且尽可能地缩小故障高中资料试卷破坏范围，或者对某些异常高中资料试卷工况进行自动处理，尤其要避免错误高中资料试卷保护装置动作，并且拒绝动作，来避免不必要高中资料试卷突然停机。因此，电力高中资料试卷保护装置调试技术，要求电力保护装置做到准确灵活。对于差动保护装置高中资料试卷调试技术是指发电机一变压器组在发生内部故障时，需要进行外部电源高中资料试卷切除从而采用高中资料试卷主要保护装置。

综合档案室建设标准及要求

综合档案室建设标准及要求 一、组织领导和制度建设 1.档案组织管理 （1）建立档案工作，设立档案工作机构，建立健全科学有效的档案工作管理体制和管理网络。 （2）机关各级分管领导职责明确，履职到位。 （3）制定本机关、本系统档案工作中长期规划或在机关工作中长期规划中有档案工作内容。 （4）机关档案工作接受同级档案行政管理部门和上级业务主管部门监督、 指导，按规定时限完成重大活动档案移交，档案统计年报、政府公开信息报送， 档案进馆及其他档案业务工作。 2.档案工作人员 11/ $ / / 11 匚二\ （1）配备符合档案业务管理要求的专职档案工作人员并保持稳定。 I I || 11 （2）档案工作人员应持证上岗，并积极参加档案业务知识和技能培训。 3.档案工作保障制度 （1）档案工作列入各项具体业务工作程序，与其他工作制度有机衔接，为 \\ 弋\ ） t ll 档案工作顺利开展提供保障。建立档案工作奖励和责任追究制度。 'l I 'l j \\ \ __ （2）建立完善的档案工作制度，联系单位实际，可操作性强，并根据需要 进行修改完善。包括机关档案工作岗位责任制、文件材料归档、档案整理、保 管、保密、鉴定、销毁、统计、利用、库房管理、文件交接、离岗交接清点、设施设备维护使用制度、数字化信息安全管理以及重大活动（重点建设项目、重大科研项目）档案管理办法等。 （3）按照实际情况制定或者转发机关专业档案管理办法并报同级档案行政管理部门备案。 二、档案资源建设

--- 来源网络，仅供参考 1. 档案集中统一管理，门类齐全，材料完整 （1）机关综合档案室集中统一管理本机关全部档案。 （2）建立健全机关档案门类，包括文书、科技、专门（会计、人物、专业）、照片、声像、实物、重大活动档案以及政府公开信息、资料等，门类齐全。 （3）各门类档案材料收集规范、真实有效、齐全完整、应归尽归。 2. 其他介质文件归档齐全 （1）收集除纸质档案之外的光介质、磁介质、银盐感光介质等其他载体形态的档案材料。 （2）按照数据标准，收集各门类档案的电子文件和数字副本文件，包括机关网页信息、公务电子邮件及机关公务社交媒体产生的数字信息等。 三、档案信息化建设 1. 信息化规划设施 （1）统筹协调数字档案室与单位电子文件形成部门、国家综合档案馆的关系，实现文档一体化、馆室一体化管理。 （2）机关档案信息化建设纳入单位信息化建设总体规划，统一规划、设计和配备档案信息化基础设施设备。 2. 数字资源按照有关标准收集、整理机关数字信息，建立各种门类电子档案的目录数据库、全文数据库、多媒体数据库及专题数据库等。 3. 应用系统机关档案管理系统符合国家对电子文件管理系统通用功能的要求，并与同级综合档案馆信息接收平台对接，按照要求移交电子档案及电子目录等。 4. 信息安全 （1）定期检查非纸质载体的可读性，确保其数据长期有效性；及时备份档案数字信息，建立数据恢复机制，保障数字信息安全；开展重要档案异质异地备份。 （2）开展纸质档案数字化过程中，采取严格信息安全保障措施。对涉密档案严禁开展外包数字化。

建设工程资料管理与编制指南

建设工程资料管理与编制指南 （信阳地区） 主编：谈国顺 编制日期：2011年5月1日

信阳建设工程资料整理与编制指导教材 前言： 近年来，随着建筑业工程管理水平的不断提高，工程管理资料日益受到重视，工程建设者和管理者从不同角度深刻认识到工程的质量控制、竣工验收、使用维护以及鉴定加固、扩建改造等方面的重要作用。 工程管理资料应是工程实体质量的真实写照，它记录了工程从开工到竣工的全部过程，反映了工程质量，特别是工程的安全性、耐久性和主要使用功能是否符合设计标准的要求，此外，工程资料还是工程质量责任追查的重要依据，但是，由于工程资料具有各类繁多、内容复杂、数目太多、来源广泛，以及部分资料由多方形成，每个地方资料表格不统一等特点，使工程管理人员在资料收集、管理、编制方面有很大困难。 近年来，随着工程建设规模的扩大和企业流动性增加，许多跨省、跨地区工程和施工单位对统一工程资料提出了迫切的要求，虽然部分省市制订了工程资料管理规定，但是各地多以当地习惯为主，分类、格式、编制、管理等各项要求不一致，给施工、监理单位和城建档案馆管理带来不少困难，已使一部分资料员觉的无从下手，为此特别编写本教材，以适合信阳地区建筑工程和资料员培训学习使用。

编制人：谈国顺 第一章：工程资料简介 1.1、建筑工程资料主要分为技术资料和安全资料，技术资料由施工资料和实验资料、竣工图及竣工文件组成，安全资料主要由安全管理十六盒、安全备案、文明工地审报资料组成。 1.2、工程资料管理的意义 建设工程资料的填写、编制、审核、审批、收集、整理、组卷、移交、及归档工作，统称为工程资料管理。 工程资料管理贯穿工程建设全过程，具有综合性、系统化、多元化的特征。它需要相关单位或各部门通力协作和彼此约束，它体现项目管理模式和综合管理水平。 1.3、工程资料管理的作用 随着建筑行业发展的日瑧完善成熟，工程资料管理以其鲜明的特点和重要性，发挥着不可替代的作用，主要体现在： 1、工程资料是工程实体质量的真实写照，保证工程资料的真实性和及时形成是工程资料管理的基本作用。 2、工程资料是工程验收和工程评优的必备条件，工程资料以于工程质量具有否决权。 3、体现了项目对于法律、法规、标准、尤其是强制性标准的执

全宗指南简介及编制规范

全宗指南简介及编制规范 全宗指南亦称全宗介绍、全宗说明，是以文字叙述的形式，较全面地介绍和揭示某一全宗档案内容、成份及其利用价值的一种引导性检索工具。 一、简要介绍 全宗指南是以文章叙述的形式，介绍和揭示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料。全宗指南作用：可使有关的机关、团体和个人了解某一立档单位的历史，全宗的历史，全宗内档案材料的主要内容和成分，为科学研究和工作查考提供所需档案的线索。也能够帮助档案人员熟悉档案内容，更好地开展档案的整理、鉴定、检索、提供利用、编研、对外宣传报导等工作，提高科学管理水平。 海关总署全宗指南

1、类型 全宗指南主要有三类：一是机关、团体、企事业单位全宗指南；二是联合全宗指南与档案汇集介绍；三是人物全宗指南。 全宗指南通常由全宗构成者沿革简介、全宗档案的内容与成份及有关辅助材料三部分组成。[2] 2、内容 档案馆指南是全面介绍和报道档案馆及馆藏情况的工具书，又称为档案馆介绍。其纲目内容主要包括：[3] （一）说明或序言 一般置于正文之前，主要是指明编写指南的目的和意义、体系结构、材料的排列顺序、指南的使用方法，以及编著的简要过程等。同时还应概要地指出本馆保存档案材料的科研及历史研究价值。为了节省篇幅。有的指南也可将档案馆概况，馆藏档案情况放在这部分简明介绍。 （二）目录 即把指南的各个组成部分或章节的名目按一定次序排列起来，并指明其在指南中的页次。 （三）档案馆概况 主要内容是：档案馆的历史沿革、隶属关系、性质和职能、内部机构设置、历任馆长姓名、馆舍情况、馆址及联系电话、对外开放时

间、利用馆藏档案的条件和手续，利用档案的有关原则和制度，来馆查阅档案的程度和方法，阅览室，目录室的设备和检索工具种类，以及本馆所能提供的服务设施和项目。 （四）馆藏档案概况 主要包括馆藏档案的特点、种类、范围、数量、起止年度、产生档案的历史背景、馆藏档案的来源及其变化情况，档案的管理状况、完整程度以及所缺档案的现藏地点等。 （五）馆藏档案情况介绍 这是指南的主体和核心部分。指南的社会效果在很大程度上取决于这部分的编写质量。一般是以全宗为单位按下述项目介绍：全宗的名称、简称、全宗号、本全宗的档案数量和起止时问、立档单位的历史与全宗的历史简况、档案内容与成份简介以及检索工具名称等。 （六）全宗介绍的分类排列 综合性档案馆保存有革命历史档案、旧政权档案、中华人民共和国时期的档案，应作为不同大类分开排列，在排列各类全宗介绍时，可根据历史时期、全宗性质、机关隶属关系、档案的重要程度等特点，采取不同的排列方法。 （七）馆藏资料情况概况 即对馆藏的各种公开和内部的资料、文件汇集、本馆编写的各种参考资料和史料汇编、报纸、期刊、图书等分门别类地作概要介绍。 （八）索引和附录

档案管理制度基本内容(样本)

档案管理制度基本内容 档案管理人员工作职责 一、认真学习贯彻《档案法》和《上海市档案条例》等档案工作法律、法规，制定本单位档案工作制度。 二、热爱本职工作，维护档案的完整、准确、系统、安全，保守国家机密。 三、积极参加档案部门举办的各类档案业务技能培训，按时上报有关数据和材料。 四、负责建立健全档案工作网络，组织档案工作人员学习业务、交流工作经验，提高档案业务管理水平。 五、监督和指导单位各科室兼职档案人员根据归档范围的要求对文件材料进行收集整理，保证按期完成归档工作。 六、熟练地掌握档案业务知识，定期检查、督促、指导各科室做好预立卷工作，按照分类标准组卷，减少质量差错。 七、接收、整理、保管和利用本单位形成的各种门类和载体的档案，实行集中统一管理。 八、负责开发、编研档案专题汇编，要求文字准确、条理清楚、内容真实，具有一定的参考性。 九、根据需要编制检索工具和参考资料，更好地为单位的中心工作服务。 十、负责档案的借阅和利用，严格查阅、借阅档案的登记手续，热情接待利用者查阅档案，注重档案利用信息反馈，对超期借阅未归的档案及时催还。 十一、参加档案鉴定、销毁工作，并对销毁的材料进行监销。 十二、遵守库房管理制度，保持库房整洁，按照“八防”要求定期整理、清扫、检查，并做好温湿监控记录。 文书档案管理制度 为了完整、系统地保存单位在各项工作中形成的文书材料，提高文书档案的归档质量，适应单位各项工作的需要，特制定文书档案的管理制度。 一、归档范围 文书档案归档范围包括：计划、总结、报告、重要的协议、请示、批复、重要简报、会议纪要、记录、函、通知、会议材料、组织沿革、大事记、年鉴、重要的人民来信来访处理材料，月、季、年度报表，专题材料等有查考价值资料。

档案管理学基础(人大版)讲义：第七章 档案检索工作.doc

第七章档案检索工作 第一节档案检索工作的地位 一、检索工作在整个档案工作中的地位 1．检索是提供利用的先期工作 档案馆（室）为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。 2．检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段 3．检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节 二、编制档案检索工具的基本要求是 1．全，指信息存储丰富。 2．准，指检索准确。 3．快，指迅速。 4．便，指检索要方便。 三、应当注意的问题 要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。 1．一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。 2．强调检索工具按照一定的方法排列起来以供查找咨询。 四、排检方法 （一）分类法 以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。 优点：同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。 （二）按作者排检法 现又称责任者，把同一个作者形成的文件线索集中在一起。此法一般在机关档案室用得较多。 （三）按文号排检法 即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。在机关档案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。 （四）按字序排检法 编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。 1．部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。 2．笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。

3．四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。但此法的普及面不广。 4．音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。此法较简便，但对于年纪较大的人却有不便之处。 （五）按地序排检法 按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。 （六）主题法 按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。严格来说，此法与第（四）种方法是一致的，是按主题词的字序进行排检。对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。 目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。 第三节中国档案分类法 1987年出版《中国档案分类法》第一版。 1996年出版《中国档案分类法》第二版。 《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。 中华人民共和国档案分类表，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等）组成。 《中国档案分类法》虽然设有检索方法，但手工翻阅，检索速度不快。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案分类法》。 第四节中国档案主题词表 1989年8月出版了《中国档案主题词表》试行本。 1995年11月出版《中国档案主题词表》正式版本。 《中国档案主题词表》主要由主表及词族索引、范畴索引、首笔画检字表和附表组成。主表主题词款目如下例： Renmindaibiaodahui……………款目主题词及汉语拼音 人民代表大会…………[BB]……范畴号 D 人代大会……………………代项 F 地方各级人民代表大会……分项 全国人民代表大会 S 国家权力机关………………属项 会议* Z 国家机构*……………………族项 C 人民代表大会制………………参项 《中国档案主题词表》词间关系表 词间关系含义简称符号 等同关系正式主题词用项Y 非正式主题词代项 D 属分关系下位词分项 F 上位词属项S

档案馆库建设标准

档案馆建设标准 主编部门：中华人民共和国国家档案局 批准部门：中华人民共和国建设部 中华人民共和国发展和改革委员会施行日期：2007年月日

前言 为了贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，促进国家档案馆建设，提高国家档案馆建设决策科学化与管理规范化水平，依据建设部《关于印发<二ＯＯ四年工程项目建设标准、投资估算标准、建设项目评价办法与参数编制项目计划>》(建标[2005]19号)要求，编制《档案馆建设标准》。 《档案馆建设标准》编制的指导思想是，严格遵循国家法律法规和相关方针政策，以坚持更好地为公众服务，充分发挥档案事业在建设和谐社会中的作用为宗旨，从我国国情出发，因地制宜，合理确定建设规模和水平，做到功能齐全，设施完善，经济实用，满足档案收集、整理、保管、利用等工作需要。 《档案馆建设标准》明确了国家档案馆建设规模和项目构成，确定了房屋建筑及用地面积指标，提出了选址与规划布局、档案建筑设计的基本要求。 本建设标准对政府投资的档案馆建设应必须严格执行，对企业投资的可参考适用。 本建设标准系初次编制，在施行过程中请各单位注意总结经验，积累资料。如发现需要修改和补充之处，请将需要修改和补充的意见及时反馈。有关意见及资料请寄中华人民共和国国家档案局(地址：北京市西城区丰盛胡同21号，邮编100032)，以便今后修改时考虑。 本标准编制组成员： 主编：郭嗣平、张永慧、赵中新、王雁宾 编委：李伯富、刘芸、杨战捷、姜莉、冯朝晖、宋扬、丁德胜、杜山 主要起草人：(按姓氏笔画排序) 丁德胜、刘芸、杨战捷、姜莉、郭嗣平

目录 第一章总则 (4) 第二章建设规模和项目构成 (5) 第三章房屋建筑面积指标 (6) 第四章选址与规划布局 (8) 第五章建筑设计 (9) 附录一省级档案馆各类用房指标分类表 (10) 附录二市级档案馆各类用房指标分类表 (13) 附录三县级档案馆各类用房指标分类表 (16)

工程资料的编制及归档

工程资料的编制、整理及归档 工程技术资料的编制、收集、整理，是建筑施工过程管理中的一项重要内容。齐全的工程技术资料，是建设工程竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据。工程技术资料的编制、收集、整理和验收归档管理工作，贯穿整个工程项目的施工建设过程，牵涉到参建的方方面面，是一项繁杂的系统工程，也是项目精细化管理的一项重要内容，因此我们企业应该认真做好这项工作。 工程技术资料按照国家《建筑工程施工质量验收统一标准》和城建档案竣工资料归档内容、标准的要求，可以将其划分为以下十大类： 一、工程管理资料 二、工程技术资料 三、工程测量记录 四、工程施工记录 五、工程试验检验记录 六、工程物资资料 七、工程质量验收资料 八、工程竣工图 九、工程竣工验收文件资料 十、工程管理声像资料 一、工程技术资料收集、整理的基本要求 1、责任主体：建设项目实行总承包的，由总包单位负责组织收集、汇总各分包单位形成的工程技术资料，统一整理后及时向建设单位移交；总包单位应组织和要求各分包单位将本单位形成的工程技术资料认真整理、立卷后及时移交总包单位。建

设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。 2、基本质量要求： （１）、归档的工程技术资料应为原件，在工程开工时就应同建设单位约定归档文件整理的份数。 （２）、工程文件内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 （３）、工程文件内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 （４）、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素、兰黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 （５）、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 （６）、工程文件中文件材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜）。图纸宜采用国家标准图幅。 3、项目关键内容要统一：每个项目的工程名称、结构类型、建筑面积、层数等关键内容一定要统一。上述内容应在工程开工时根据建设单位的报建资料，确定好统一正确的内容，并在第一次监理例会中由资料整理单位提出来以会议纪要的形式加以明确，并要求各资料编制、整理单位按确定的内容填写工程资料。 4、表达部位要统一、准确：对于工程资料的表达部位填写要统一，不要有的写标高，有的写层数，有的分区，有的分轴线，最好既注明层数，又注明标高轴线及构件名称，而且要具体到构件，不要写主体或地下室等大部位，文件和表格记录中表达的部位必须和图纸部位一致。 5、有多个单位工程时工程资料整理的要求：对于有多个单位工程的工程资料，应按单位工程划分，分开整理，特别是隐蔽工程检查记录、试水记录，验收资料绝对

档案管理复习题

一、填空： 1．档号是档案馆（室）在（整理）和（管理）档案过程中以字符形式赋予档案的一组代码。P105 2．省级以上机关永久保存档案为（20）年。 P58 3．档案检索工具有（存储）（查验）基本职能。 P170 4．档案编研工作是档案馆（室）根据社会利用需要，对档案内容进行（研究）和（编纂）的工作。 P255 5．件号是归档文件为单位给予代码，件号分为（室编）和（馆编）。 P99 6．档案鉴定是判定档案（真伪）和（价值）的过程。P109 7．档案保管期限表是档案部门对档案（鉴定价值）和（确定保管期限）的依据和标准。 P116 8．档案价值鉴定工作的原则是全面、历史（发展）和（效益）。P110 9．归档文件整理规则，作为全国统一标准，于（2000年12月6日）由国家档案局发布，并从（2001年1月1日）起正式实施。P93 10．档案室是各机关团体企事业单位统一（保管）和（利用）本机关档案的内部组织机构。 P31 二、单选： 1．档案产生社会历史条件之一是A国家。 P1

2．《归档文件整理规则》规定归档文件整理以 D件为单位。 3．档案工作的服务性、管理性、政治性是档案工作的C性质。P24 4．做好档案接收和征集工作是档案馆的D首要任务。P17 5．归国家所有的，由国家统一管理的档案总称是C国家档案全宗。P17 6．按年度、组织机构和问题分类是档案C常用分类方法。P81 7．档案工作组织原则是 D统一领导。P28 8．原始记录性是档案的 C本质属性。 9．档案室是各机关团体企事业单位统一保管和利用本机关档案的A内部组织机构。 10．机关文书处理部门或业务部门做好文书立卷归档工作的重要依据是建立健全B归档制度。P50 11．档案整理工作是按一定原则对档案B实体进行有序化管理。P70 12．公元404年东晋末年国家文书正式书写材料为 D纸张。 13．说明历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷是A全宗卷。P147 14．档案馆（室）对档案内容和外形特征进行分析、选择和记录过程是B档案着录。P186 15．《中华人民共和国档案分类表》主要适用于 C现行档案。P212

档案馆整改情况汇报

××县档案馆整改工作情况汇报 ××县人民政府 2003年12月9日，省档案局副局长等领导一行到我县档案馆检查工作，发现我县档案馆工作中存在的问题，并作出了取消××县档案馆省二级馆的决定。听取县府办和县档案局负责人的汇报后，我县政府主要领导和分管领导高度重视，召集县府办、档案、财政等有关部门负责人研究档案馆工作整改问题，要求各有关部门采取切实有效措施，确保整改工作落到实处。现将有关情况汇报如下： 一、提高认识，加强领导。 一是组织有关部门负责人和档案局全体干部职工认真学习省档案局关于取消××县档案馆二级馆的通报，吸取教训，进一步统一思想，提高对档案馆整改工作的认识。二是在县档案局成立了档案馆整改工作领导小组，组织领导档案馆的整改工作。 二、加大投入，提供保障。 一是县财政增加投入。2004年，县财政拨出了档案馆整改工作专项资金3万元，并将县档案局预算经费从原来的2万元增至4万多元。二是积极主动向省、市档案部门汇报工作，争取了省市部分专项资金。这为县档案馆实施整改工作打下了较好的经济基础。 三、制定措施，逐项整改。

根据我县档案馆存在的问题，县档案馆整改工作领导小组制定了切实可行的整改方案并报县政府批准后组织实施。整改过程中，县政府主要领导和分管领导经常听取整改工作情况汇报，及时提出指导性意见，确保整改工作的顺利进行。 （一）改善档案馆保管条件。一是利用省拨专项资金，封闭了库房西部外墙上的窗户，购臵了铁皮档案柜10栋、目录柜7柜，此措施加强了档案馆的防强烈阳光照射及防潮、防火、防盗工作；二是要求档案局、馆人员每周搞一次档案库房内外环境卫生，保持档案馆内外清洁；三是在档案柜内定期施放杀虫防霉药物，更换了库房内的温湿度计，积极做好对档案库房的“八防”落实工作。 （二）整理馆藏不规范案卷。整理不规范档案是档案馆整改中一项重中之重的工作。为了按时按质完成这项任务，我们通过组织档案局、馆人员采取包干负责及聘请人员等方式，加快了档案整理进度。同时，组织有关人员到韶关、乳源、南雄等工作做得较好的档案馆参观，学习兄弟县市的先进经验。到去年底，县档案馆已整理不规范案卷4200多卷（其中更换白皮卷3000多卷），理顺了30多个全宗的档号，基本完成了不规范档案的整理工作。同时，还整理了历年各单位上交的档案目录100多本。 （三）做好档案接收工作。在去年4月，我县下发了《关于做好档案移交工作的通知》（始府办[2004]15号），要求各乡镇、单位依法将1994年以前属永久、长期保管的合格档案移交县档案馆。县档案局制作了《××县各单位1994年以前未移交档案统计表》发放到各单位，做好未进馆档案的调查模底工作；之后，

(完整版)档案馆建筑设计规范JGJ25-2010

档案馆建筑设计规范JGJ 25-2010 -------------------------------------------------------------------------------- 发布日期：2017-05-12 访问次数:12396 字号：[ 大中小] -------------------------------------------------------------------------------- 档案馆建筑设计规范 (2010年8月3日批准，2011年2月1日起施行) Code for design of archives buildings JGJ 25-2010 批准部门：中华人民共和国住房和城乡建设部 中华人民共和国国家档案局 施行日期：2 0 1 1 年2 月 1 日 中华人民共和国住房和城乡建设部 公告 第723号 关于发布行业标准《档案馆建筑设计规范》的公告 现批准《档案馆建筑设计规范》为行业标准，编号为JGJ25—2010，自2011年2月1日起实施。其中第6．0．5、7．3．2条为强制性条文，必须严格执行。原《档案馆建筑设计规范》JGJ25—2000同时废止。 本规范由我部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版发行。 中华人民共和国住房和城乡建设部 2010年8月3日 前言

根据住房和城乡建设部《关于印发<2008年工程建设标准规范制订、修订计划(第一批)>的通知》(建标[2008]102号)的要求，规范编制组经广泛调查研究，认真总结实践经验，参考有关国际标准和国外先进标准，并在广泛征求意见的基础上，修订本规范。 本规范的主要技术内容是：1．总则；2．术语；3．基地和总平面；4．建筑设计；5．档案防护；6．防火设计；7．建筑设备。本规范修订的主要技术内容是：1．补充电子档案阅览、政府公开信息查阅、信息化技术等功能用房。2．增加建筑节能、综合布线、供电等级、防水等级、安全防范、重要电子档案电磁安全屏蔽要求等技术内容。3．调整术语、建筑设计、档案防护、防火设计、建筑设备中的部分条文。 本规范中以黑体字标志的条文为强制性条文，必须严格执行。 本规范由住房和城乡建设部负责管理和对强制性条文的解释，由国家档案局档案科学技术研究所负责具体技术内容的解释。执行过程中如有意见或建议，请寄送国家档案局档案科学技术研究所(地址：北京市宣武区永安路106号，邮编：100050)。 本规范主编单位：国家档案局档案科学技术研究所 本规范参编单位：中国建筑科学研究院中国航空规划建设发展有限公司住房和城乡建设部档案办公室 本规范主要起草人员：冯丽伟杨战捷韩光宗常钟隽王建库姜莉姜中桥周萌刘晓光张振强 本规范主要审查人员：何玉如郭嗣平吴英凡王良城顾均祝敬国孙兰李伯富卢求 1 总则 1．0．1 为适应档案馆建设的需要，使档案馆建筑设计满足功能、安全、节能环保等方面的基本要求，制定本规范。 1．0．2 本规范适用于新建、改建、扩建的档案馆建筑设计。 1．0．3 档案馆可分特级、甲级、乙级三个等级。不同等级档案馆的适用范围及耐火等级要求应符合表1．0．3的规定。 1．0．4 特级、甲级档案馆的抗震设计应符合现行国家标准《建筑工程抗震设防分类标准》GB 50223的规定。位于地震基本烈度七度及以上地区的乙级档案馆应按基本烈度设防，地震基本烈度六度地区重要城市的乙级档案馆宜按七度设防。 1．0．5 档案馆建筑的节能设计应符合现行国家标准《公共建筑节能设计标准》GB 50189的规定。

工程资料编制与归档管理

一、工程资料编制用表格及程序 1、开工前资料 1）、施工组织设计（方案）报审表 进入施工现场，首先，熟悉施工合同、施工图、施工现场、业主、设计、监理、总包管理及各专业单位。 上报项目部管理人员职务及联系方式，接着，编制施工组织设计（方案）封面、目录； 熟悉施工合同、施工图后编制施工方案工程概况，拟采用的国家现行标准图集及规范，据以往类似工程结合本项目施工特点、难点编制施工方案。 施工方案附件：施工进度计划横道图、特殊工种人员操作证 方案经工程师编制完成后须由项目技术负责人审核，项目经理批准后复印盖章报监理工程师审批。 2）、技术交底 开工前，由技术负责人对施工班组、工人进行技术交底，技术交底人、班组长、工人须在交底记录上签字。存档。 3）、开工报审 在公司行政部复印中标通知书或向业主资料员索取开工通知书，填写工程开工报审表。报监理审批。 工程开工报审表附件： 经监理工程师审批同意的施工方案报审表 劳动力计划表 机械设备表 工程项目部管理人员名册 质量管理、技术管理措施 3）、分包单位资格报审表 填写分包单位资格报审表报总包、监理审批。 附件：公司资质营业执照，建筑业企业资质证书等 企业简介 法人简历 项目经理简历 历年承包主要工程介绍 4）、图纸会审记录 由业主组织，管理公司、设计、监理、总包、各分包单位参加，提出对图纸的疑问，做好记录经各单位签字盖章。归档保存。 5）、消防分包材料/样品/技术资料审批表 根据施工合同参考品牌（三家）联系生产厂家或供货商，表达欲购买产品签订购货合同的意思索取厂家资质、检验报告、3C认证、彩页画册、产品报价表等，收集到资料后，经项目经理同意报送品牌，整理资料报审。 2、材料、产品、构配件等合格证资料 1）、建筑材料报审表 材料设备进场后，首先自检，不满足国家规范、业主及本公司要求，不予接收并退货。合格后填写自检表。 通知监理工程师、业主、总包对材料设备进行检查验收。对验收过程进行拍照记录。验收合格后，收集随货资料（检验报告、合格证、送货单）填写建筑材

DA T 14-2012 全宗指南编制规范

DA/T 14-2012 全宗指南编制规范 1范围 本标准规定了全宗指南的编制细则。 本标准适用于全宗管理机构，包括档案馆和有全宗管理职能的档案室。编制介绍非全宗形式档案的指南，参照本编制规范。 2规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 DA/T 1—2000 档案工作基本术语 DA/T 3—92 档案馆指南编制规范 DA/T 14—94 档号编制规则 3术语和定义 3.1 全宗fonds 一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 3.2 全宗号fonds number 管理全宗的代码，由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时间顺序流水编制。 3.3 全宗管理机构fonds manager 具备全宗管理权限的档案馆或档案室。 3.4

全宗构成者fonds constituting unit 形成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。也称作立档单位。 3.5 检索工具finding aid 用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。 4全宗指南的结构 为段落式条目信息，由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意事项四部分组成。 5全宗指南名称 全宗指南名称由全宗号、全宗构成者的名称(全称或通用简称)、“全宗指南”、起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。 例： a）J211 北京市计划委员会全宗指南1949～1990年 b）R322 钟南山全宗指南1936～2000年 5.1全宗号 照录档号四位全宗代码。第一位用汉语拼音字母，后三位用阿拉伯数字。 5.2全宗构成者的名称 全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。 例： 中共中央纪律检查委员会(中纪委) 联合全宗和汇集全宗的全宗构成者名称从其联合或汇集的全宗构成者实有 名称。 例： 中国共产党广东省高等院校党委广东省高等教育局 5.2.1 中华人民共和国成立前形成的档案全宗，全宗构成者的名称后应加圆括号注明的政权名称限定词。

档案管理专业基础知识

档案管理专业基础知识 档案管理专业基础知识一: 一、立档单位 形成全宗的单位，称为立档单位，又称“全宗构成者”。构成立档单位的主要条件有： 1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文; 2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划; 3、设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 二、国家档案全宗的含义 国家档案全宗是指归档国家所有的，由国家统一管理的一切档案财富的总和。国家档案全宗(国家全部档案)这个概念，主要包括两个问题：一是它的实质，二是它的构成。 国家档案全宗的实质，是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。国家档案全宗的构成有以下三部分： 1、中华人民共和国时期的档案 2、革命历史档案 3、旧政权时期的档案 中华人民共和国时期的档案，包括建国以来党和国家的各个机关、部门、团体、企事业单位的档案，以及由国家征集或个人捐赠的某些著名人物形成的档案。革命历史档案，主要是从1919

年五四运动到1949年中华人民共和国成立以前，整个新民主主义革命时期内，中国共产党及其领导下的人民政权、军队、企事业单位、社会组织、革命活动家所形成的档案。旧政权时期的档案，包括历代王朝、中华民国、北洋军伐和日伪时期所有机关、部门、企业、事业单位、反动党、团、会道门的档案，以及社会组织、私营企业、私立学校、官僚资本企业和国家所接收的外国在华的侵略性机关、团体、企业单位的档案。 三、档案工作的内容 档案工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。它的基本内容包括：档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。这是关于档案工作的传统的划分法，通常称为档案工作“七个环节”。档案业务六项工作解释： 1、档案收集工作，就是把分散在各机关内部职能部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。 2、档案整理工作，是为了解决档案的零乱状态与系统查找的矛盾。就是把收集来的零散的不系统的文件材料进行分类、组合、排列和编目，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。 3、档案鉴定工作，是为了解决档案庞杂和只需要保存有价值的档案的矛盾。就是根据档案对今后各方面可能起的作用，通过