高等院校基建档案管理实施细则

高等院校基建档案管理实施细则

高等院校基建档案管理实施细则
　
第一条
为了进一步加强基本建设档案资料的管理工作，充分发挥基建档案资料在工程建设、规划、勘测、设计、施工、管理、科研、抗灾、战备、改建、扩建和维修等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》国家档案局、国家计委1988年联合颁发的对《基本建设档案资料管理的暂行规定》，结合我校基建工作和基建档案管理工作的实际情况，使基建档案完整、准确、安全保管并有效利用，特制定基建档案管理实施细则。

第二条
基建档案是基建工作的真实记录，是基建项目工程从提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。它是学校基本建设工作的重要依据。

第三条
基建档案归档范围包括基建文件、施工技术文件和竣工图三部分。完整、准确、系统地编制竣工图和整理出有关技术文件材料是各工程管理部门、建设单位、施工单位和设计单位的共同职责。基建档案工作要做到两个同步，即：档案工作一开始就与工程建设同步进行；竣工材料的积累、整编、审定工作与施工的进展同步进行。工程竣工验收时，要提交一整套合格的工程竣工档案资料，并作为竣工验收的必备条件之一。

第四条 归档要求

1、基建档案必须实行集中统一管理的原则，全校的基建档案由档案馆集中统一管理。工程竣工档案，必须真实地反映工程竣工后的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统，需签章的责任者的签章手续必须齐全。所归档的文件资料应为原始件，存复印件的需注明原始件的去向。今后编研、维修、改建、扩建、凭证利用，不论是否原件，均应具有法律效用。
2、基建部门要由一名主管领导分管基建档案工作，并配备一名兼职档案员负责基建文件的收集、整理、立卷、归档工作。

3、编制工程竣工档案，必须采用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、兰黑绘图、书写墨水，不得使用红色墨水、复写纸和一般圆珠笔等。竣工图要在新施工图纸上修改，必须图面整洁，反差明显，文字材料字迹要工整、清楚。凡是归档的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明准确。
4、基建部门在每次工程概算总投资额中预留2%档案保证金（最高限额为伍万元

），待施工单位将应归档文字材料归齐后予以拨付。

第五条 归档时间
1、各项工程验收时，竣工档案不完整、不准确、不符合要求的，不予验收。竣工档案在工程验收合格后两个月内向档案馆报送。
2、按项目的工作阶段或子项目结束归档，停、缓建工程技术档案应在工程停、缓建后立即归档。
3、归档的竣工资料，一式二份（一份交城建档案馆，一份学校档案馆保存）。

第六条 归档手续
1、基建档案归档时要简要说明归档情况，填写归档文件移交清单，一式二份，要核查清楚，双方签字各一份。
2、 移交手续需双方主管同志签字。

第七条 组卷要求
1、组卷原则

竣工档案要遵循工程竣工文件的自然形成规律，并保持案卷内基建文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，符合其专业特点，便于保管和利用。
一般要求：建设项目按单项工程组卷；单项工程按先文字、后图纸组卷；文字材料和图纸均按专业分类。
2、质量要求

组卷前要详细检查基建文件、施工技术文件和竣工图是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项不漏项，图实相符。文字材料的抄写件要字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，能适宜长期保存。编绘的竣工图应是新兰图，图面整洁、线条字迹清楚，修改符合技术要求，图纸反差良好。竣工图逐张加盖竣工图章。
3、卷内文件材料排列顺序要依据卷内的材料构成而定。一般顺序为：封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。组成的案卷力求美观、整齐。

4、图纸折叠采用图面折向里方“手风琴风箱式”，标题、栏、竣工图章应露在外面，图纸折叠以后大小应以4#图基本幅面的尺寸（297*210毫米）为准。小于5#图纸的文件材料要用4#白纸衬托。

5、编写页号以独立卷为单位。有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在文字材料的左下角，双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角，背面在左下角。图纸折叠后无论何种形式，一律编写在右下角。

第八条 基建档案借阅制度

借阅的基建档案、资料需摘抄、拍照、复制时，须经管理人员允许；底图档案只供复制，不能借出。借阅人员要爱护档案、资料，不得毁坏，描画，保护档案原存排列次序。

第九条 对超过保管期限的基建项目档案定期进行鉴定，对已失去保存价值的档案经过有关领

导审批，登记造册后进行销毁。

第十条 本细则由档案馆负责解释。

第十一条 本细则自公布之日起执行。