如何帮助政协委员做好企业文化档案工作的探讨
如何帮助政协委员做好企业文化档案工作的探讨
摘要：随着社会经济的不断发展，企业文化档案的相关工作显得尤为重要，特别是对企业具有重大保存价值的各种档案资料，应引起相关部门的重视。帮助政协委员做好企业文化档案工作也关系到社会主义市场经济的良性发展，且意义重大，但相关研究仍然较少。本文即从企业文化档案的归档范围、归档要求、档案保管期限、档案的保管工作与档案利用等几方面探讨如何帮助政协委员做好企业文化档
案工作，希望为相关工作提供科学的经验借鉴。
关键词：政协委员；企业文化档案
一、问题引入
“管理好一个企业，务必抓好三件事：企业政治、企业经济、企业文化，这是搞好企业的三个支撑点。作为培植积极向上意识和风尚的企业文化，在企业科学管理中，它的现实意义愈来愈显得重要。”①企业文化是企业在长期发展过程中形成的精神财富，是企业员工智慧的结晶。现代企业数量众多，市场竞争激烈，企业文化更是对于企业特色品牌宣传、企业凝聚力巩固、企业价值提升具有重要意义。国外一些长盛不衰的企业，都极为重视企业文化对于企业特色品牌宣传、企业凝聚力巩固、企业价值提升的重要意义。我国市
场经济虽然起步较晚，但在现代企业数量众多，市场竞争激烈的市场环境下，企业文化建设更应得到重视。然而企业文化并不是凭空存在的，必须有所依托。企业文化档案就是在企业长期发展过程中所积累的，有关企业文化的，对企业具有重大保存价值的各种档案资料，其中包括实物资料、图像、音视频资源、文字资源。企业文化档案是企业文化的外在化体现，也是企业文化延续的重要保证；企业文化档案的保存和管理是不仅仅是企业档案管理的一部分，更是企业文化建设的重要环节。政协委员做好企业文化档案工作对于我国企业形象的确立以及社会主义市场经济的良性发展意义重大，近年来所受重视程度也不断提升，但相关研究仍然较少。本文即从企业文化档案的归档范围、归档要求、档案保管期限、档案的保管工作与档案利用等几方面探讨如何帮助政协委
员做好企业文化档案工作，希望为相关工作提供科学的经验借鉴。
二、帮助政协委员做好企业文化档案工作的具体措施
帮助政协委员做好企业文化工作涉及到两个层次，首先，企业必须做好企业文化档案建设管理工作，这也是一切相关工作展开的基础；其次必须针对政协委员的工作性质提供必须协助。下面就将针对以上两点进行具体说明。
（一）明确企业文化档案的归档范围及部门职责
一般来讲，涉及企业文化的档案资料包括以下几类：1.
企业的各种标识包括企业的标志以及企业下各子产品品牌
的标志；2.企业精神的外化物，例如企业歌曲、箴言训条等；
3.企业的各种荣誉象征，包括荣誉证书、奖杯、锦旗等；
4.涉及企业文化的实物，例如公司历来使用的各种标牌、具有典型意义的公司用品；
5.公司重要文案资料包括企业制度程序、企业要事记录、企业重要人物会议发言总结、企业各类活动记录、企业参加社会公益的情况记录、企业宣传广告资料以及企业杰出人员履历等。
企业文化档案的管理离不开企业各部门明确职责分工，例如，在企业人力资源部门应该及时提供正在开展活动或办理重要业务的部门及人员信息；档案管理部门应在活动或业务结束后及时收集分类涉及企业文化的重要信息、资料，并进行合理分类，具体来讲凡是有关企业文化的，对企业具有重大保存价值的各种档案资料，其中包括实物资料、图像、音视频资源、文字资源都应成为收集保存对象；同时企业总部和各地分部应就工作做好协调，设置专门人员、调配专用资金进行相关工作，企业总部应将分部的文化档案工作列入工作考核项目之一。
（二）遵循企业文化档案的归档要求
总的来讲，企业文化档案归档要注意以下几点：首先必须明确不同来行档案资料的特点及价值，既要使各种档案资料围绕企业文化这一主题有机联系，又要明确不同类型资料
的特点及价值，广泛收集与重点保存并重，资料保护与方便利用并重。
参照档案管理工作的先进经验，具体可以采取以下措施：1.归档的企业文化资料必须做到档案种类齐全、资料数量完整、质量可靠，例如文件资料的印刷效果、音视频资料的录制效果；2.归档材料的整理必须细致认真，既要保存资料主
要内容也要同时保存重要附件，例如手稿与最终文件、文件答复及处理情况、文件原件与后期复制资料、各种文字的刊印发行版本，不能有所遗漏；3.文件包含材料较多的应注意
保存的逻辑顺序，保持文件保存的已执行与逻辑连贯性，一般来讲要遵循先批复文件后请示文件、先正件后附件、先初稿后定稿的顺序；4.文件整理应注意序号化和层次化，做到
文件序号明确、页码明确。若是需要进行装订的文件，要在文件有文字面统一位置编写页码，一般是在材料正面右上角与背面左上角；如文件不需要装订，也应注意文件右上方进行明确编号，其他类型的企业文化资料，例如音视频资料也应有单独的种类号与资料号；5.企业文化资料分类必须做到
精细化，具体来讲，不同保存期限、保存价值、保密程度的文化资料应做到分级管理，同时做好目录登记。整理分类过程中，不可随意更改资料内容，不可随意简化、增删资料目录信息；对于目录信息缺失的要在认真调研基础上重新拟写，并将考证过程详细记录随之收录；6.音视频资料也应配以必
要的文字说明，例如主题，主要内容，录制地点、时间、人员等等。
（三）对文化档案信息分类设立档案管理期限与保密级别
企业文化档案分类管理的最重要两个方面便是档案重
要程度与档案保密程度。
企业文化档案重要程度直接决定档案保存期限，企业文化档案可以分为永久保存类、长期保存类、短期保存类三种。根据档案管理的一般经验，保存时间15至50年的为长期保存类，短期保存类则是保存时间3至15年的档案资料。一般来讲，永久保存的企业文化档案是指涉及企业文化主体和企业基本历史沿革、对企业未来发展具有重大价值的档案资料。长期保管类档案材料则是指企业的一般性业务及活动，对企业较长时间发展有一定参考借鉴意义的企业文化档案
材料。其余的有一定文化价值意义的资料则是短期类企业文化档案资料。
其次还应区分企业文化档案资料的保密程度。根据档案的保密程度，可将企业文化档案分为一般档案与密级档案。一般来讲，密级的企业文化档案分为机密和绝密两类。企业文化档案密级设定必须遵照严格程序，一般首先是档案提交者提出密级参考意见，企业的总部相关机构负责最终决策。不管是机密档案和绝密档案都必须在规定场合进行调阅，不
得私自带离；且必须在相关部门同意的基础上才能进行档案复制；且调阅人身份职位等必须达到调阅要求才可以。密集档案经相关部门审核后可以进行解密，作为一般档案保存。
（四）严谨的企业文化档案管理与高效的企业文化档案利用并重
企业文化档案管理的最终目的在于企业文化档案的合
理高效利用，帮助政协委员做好企业文化档案工作的基础是实现企业文化档案的良好管理，但同时应注意方便政协委员对企业文化档案的利用。政协委员对企业文化档案的调阅可以给予一定方便，但也必须在企业上级有关部门，一般是人力资源管理部门的批准下进行。企业必须为政协委员提供高效便捷的企业文化档案借阅手续办理，为政协委员提供详实、充足的企业文化档案供其研究，同时如果企业条件允许可以派熟悉企业文化档案的人员协助政协委员开展相关工作。
参考文献：
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[2]王芳.浅谈企业档案文化在企业文化建设中的作用[J].
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[3]李妍.加强企业档案工作促进企业文化建设[J].北京
档案，2011（06）.