广东省林业局机关公文处理实施细则
广东省林业局机关公文处理实施细则
（2008年六月十三日修订）
目录
第一章总则
第二章公文分类及适用范围
第三章公文格式
第四章行文规则
第五章公文办理
第六章公文印制与传送
第七章公文办理时限
第八章公文督办
第九章公文公开、归档和销毁
第十章附则
第一章总则
第一条为规范省林业局机关公文处理工作，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》和省政府的有关规定，结合我局实际，制定本实施细则。
第二条省林业局机关公文是省林业局在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条局办公室是局机关公文处理的管理机构，主管局机关并指导下级林业行政主管部门的公文处理工作。各处室应当指定专人负责本处室的公文处理工作。
第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条公文处理实行局机关各处室和局属单位领导负责制，各单位负责人要严格把关，确保公文处理质量。
第二章公文分类及适用范围
第六条局机关公文主要种类：
（一）广东省林业局文件
包括发文编号为“粤林”和“粤林财”的公文。其中，发文编号为“粤林”的公文适用于转发国家林业局和省委、省政府的指示、决定、意见和通知；颁布行业政策、规范性文件；下达全局性的长期规划、年度计划、重要工作部署、通知和通报；与同级机关联合发文；向国家林业局和省委、省政府的请示、报告等。发文编号为“粤林财”的公文适用于有关计划财务的上行请示、报告及（转）下达经费等。
（二）广东省林业局函件
包括发文编号为“粤林函”和“粤林复”的公文。其中，发文编号为“粤林函”的公文适用于下达一般性工作通知、意见；向国家林业局、省委、省政府办公厅报送一般性工作总结、统计材料等；报送法规、规章和规范性文件草案；转报市政府及其林业行政主管部门的请示、报告；与市、县政府，省直有关部门，兄弟省林业部门联系工作等。发文编号为“粤林复”的公文适用于对各市及其林业主管部门、局属单位重要请示和工程项目的批复；对省人大建议、省政协提案的答复和会办意见；答复有关部门的意见。
（三）广东省林业局办公室文件
发文编号为“粤林办”的公文。适用于根据省林业局既定的政策、工作部署，对有关具体事项向全省林业行政主管部门下发通知；转发
国家林业局办公室、省委办公厅、省政府办公厅、省直有关部门的文件等；根据局领导意见转发有关的报告、通知等。
（四）广东省林业局办公室函件
发文编号为“粤林办函”的公文。适用于转达局领导对一般工作事项的批示意见，根据局意见对各市政府及其林业行政主管部门一般请示事项答复或有关具体事项的通知；与有关部门、单位商洽具体事宜等。
（五）广东省林业局明传电报
发文编号为“粤林明电”的公文。适用于紧急事项的通知。
（六）广东省林业局及局办公室便函
适用于无需编发文字号、无需长期存档的一般业务或事务的函复和商洽，以及对局机关内部的一般事项的通知。
第七条公文种类的使用，由局办公室根据本细则第六条的规定确定，有特别需要的由局办公室请示主管领导确定。
第三章公文格式
第八条公文一般由秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中，电报需要24小时内办结的属紧急重要，应当标明“特提”；3天内办结的属紧急，应当标明“特急”；5天内办结的属较急，应当标明“加急”；10天内办结的，应当标明“平急”。
（三）发文字号，包括机关代字、年份、序号。省林业局为主办机关的联合行文，省林业局应当排列在前，只标明省林业局发文字号。（四）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处（成文日期后面，主题词前面）注明联系人的姓名和电话。（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。报省委的公文，同时需省政府知道的，主送单位应当写为“省委、省政府”；报省政府的文件，同时需省委知道的，主送
单位应当写为“省政府并报省委”。请示性公文，一般不能同时主送两个单位，不宜“并报”。
（七）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。
（八）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（九）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
（十）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十一）以局名义发出的公文，应当标注主题词。
（十二）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
1.向全省的重要行文，需抄送上级机关的，其排列顺序为：国家林业局，省委，省政府，省直有关单位。
2.主送国家林业局的请示性公文，可抄送省委、省政府和省直有关单位；主送省委、省政府的请示性公文，可抄送国家林业局和省直有关单位，但不得抄送下级单位。
（十三）局机关下发的公文，应当规范使用下列主送（抄送）单位：各地级以上市林业局、深圳市农林渔业局、各县（市、区）林业局、局机关各处（室）、省森林公安局、省林业工会、局所属事业单位、局直属国有林场、各国家级自然保护区管理局、各省级自然保护区管理处。
局机关对外发文时，局机关各处（室）不得作为主送单位；确需各处（室）执行或知晓的，可发送局机关各处（室）。
第九条局机关公文用纸一般采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章行文规则
第十条我局在职权范围内，可以向国家林业局、省委、省政府和省政府组成部门、直属机构行文，可以向下一级林业部门行文，也可以根据省政府授权，冠以“经省人民政府同意”向市、县政府行文。除以函件形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
第十一条局机关各处室除办公室外不得对外正式行文，必要时可以采用便函形式。
向省政府或省府办公厅报送公文，要严格按照隶属关系和职权范围进行。应当报省政府审批的事项，不得报送省府办公厅；局属单位、行业协会等不得直接向省政府或省府办公厅报送公文。
第十二条我局可以与省直单位、地级市政府联合发文，也可以与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。
第十三条局机关各处室和局属单位向局党组、局和局领导请求批准事项的，应当以内部请示形式行文，并送局办公室，由局办公室综合协调并登记后，统一呈批。人事、监察等另有规定的从其规定办理。第十四条我局收到下级单位和基层组织的越级请示、报告，以及不符合公文处理有关规定的，除特殊情况外，原则上退回原单位。
第十五条请示与报告应当分开行文。请示应当做到一文一事，报告不得夹带请示事项。
第五章公文办理
第十六条公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序；发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十七条凡收到送给省林业局、局办公室的公文，由局办公室登记后，对需呈局领导的重要公文，由办公室提出拟办意见，及时送领导批示，再按领导批示分送有关处室和单位办理；其他公文由办公室直接分送有关处室和单位办理。
第十八条局机关各处室和局属单位收到交办公文后，应当由专人登记、分发、督办，不得漏办、压误。对不属于本处室和单位职权范围办理或需先呈局领导阅示的公文，处室和单位领导提出退文意见后及时交回局办公室统一协调办理。
局领导直接交办的公文，如不属于本处室和单位业务的，应当向交办领导说明理由，征得领导同意后，转交主办处室或单位按程序办理。第十九条两个以上处室和单位共同办理的公文，主办处室和单位应当会有关处室和单位。协办处室和单位应当按要求及时提出意见，经与主办处室和单位协商一致后送局办公室，如经协商不能取得一致意见，应当把不同意见以书面形式送局办公室，由局办公室审核后呈批。
第二十条对需要转发的上级机关公文，没有提出具体贯彻意见的，一律采用原件翻印，并在文尾加注翻印单位、日期。
第二十一条草拟公文稿应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，应当切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
（五）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（六）应当使用国家法定的计量单位。
（七）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（九）根据来文要求或领导批示办理的文稿，必须将来文或领导批示件附在其后。
（十）向省政府或省府办公厅报送公文，涉及到省直有关部门、单位职能的事项，要先征求相关部门、单位的意见，并将意见采纳情况说明作为附件一并报送。
（十一）公文拟稿人填写发文稿纸时，涉密文件应当在“密级”一栏中选填“绝密”、“机密”、“秘密”；一些不涉密，但不便公开的敏感信息或内部信息，在“密级”一栏选填“其他秘密”。非涉密文件通过局办公自动化系统办理，并应当在“公开范围”一栏中选填“社会公开”或“内部公开”。
第二十二条公文拟稿人是机关公文质量的直接责任人，各处室和单位负责人是公文审核的第一责任人。各处室和单位负责人应当对起草的文稿认真审核，严格把好第一道关。
第二十三条局办公室是公文审核的直接责任人。局机关各处室和单位所拟文稿经处室领导审核后，送局办公室统一审核呈批。
局办公室收到各处室和单位的文稿，如不符合本细则第二十一条要求的，应当及时退回拟稿处室和单位进行修改。
局办公室应当与拟稿处室和单位协商审核好文稿，统一发文口径，协调内外关系，核定缓急程度、秘密等级和公开范围，并按管理权限呈批。
第二十四条公文审核的主要内容：是否确需行文，文种使用、行文方式是否妥当，是否与有关处室和单位协商、会签，是否符合行文规则和第二十一条对拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《国家行政机关公文格式》和本细则的规定等。
第二十五条以省林业局名义发出的公文，属于向国家林业局和省委、省政府的请示、报告和其他重要行文，经分管局领导审核后，送局长审批。局长外出时，由主持工作的副局长审批。属于分管副局长职责范围内日常工作的公文，由分管副局长审批；涉及其他副局长分管工作的，应当会有关副局长共同审批。全局性的工作部署、干部任免和规范性的公文，经局党组讨论，分管局领导审核后，送局长审批。
以省林业局办公室名义发出的公文，由局办公室领导审批，涉及重要事项的，送分管局领导审批。
第二十六条公文一经签发，原则上不得改动，如确需改动，必须经签发人同意。
第二十七条公文的批阅、会签审核、签发者，应当认真负责，签署明确的意见、自己的姓名和具体的时间。对没有明确签署意见，或圈阅的，签名后视为同意。
第二十八条公文的核稿、会签和签发不得使用铅笔、褪色圆珠笔和红色墨水笔。
第二十九条规定、办法、规则、实施细则等局规范性文件的制定、审查和发布，按《广东省林业规范性文件管理办法》办理；报省人大、省政府审批的法规、规章草案按《广东省林业局法规管理工作规定》办理。
局制定的规范性文件，主办处室和单位应当在发布之日起20天内，将正式文件10份，起草说明和备案报告各一式3份，交局政策法规处送省政府法制办和国家林业行政主管部门法制机构备案。局政策法规处于每年1月底前向省政府法制办，报送上年度局制定的规范性文件目录。
第三十条局领导在各种会议上的讲话，由会议直接印发，原则上不另行发文。确需印发的，经复核、审定后，在《林业情况通报》上刊发；印有会议材料的，会后一般不再行文发“会议纪要”，但会议讲话中提出的新政策和新规定，应当正式发文下达执行。
第六章公文印制与传送
第三十一条局机关公文由局办公室统一排版、印制，主办处室和单位负责核对、装订。
凡未经领导签发的公文和未经领导签名同意打印的会议材料，以及个人材料、论文等，局打字室不得受理。
未经局领导批准同意编印的简报和内部交流材料，以及出差、开会和培训学习汇报等材料，由各处室和单位自行安排打印。
第三十二条凡需局打字室打印的公文、会议材料，统一由局办公室根据其缓急程度，本着“先急后平，先上报后下发，先公文后材料”的原则进行安排；对特急件应当立即打印，限时件及急件应当按时打印；非局打字室工作人员进入打字室，应当遵守有关保密规定，不得随意翻动稿件；未经许可，不得自行复印文件材料；领取纸张应当登记。
第三十三条公文打印应当严格遵守公文格式。未按规定格式排版的公文，打字室不得印制，局办公室不得盖章。
第三十四条秘密件或有特殊要求的公文应当指定专人打、校、印，并及时销毁校对稿纸。
第三十五条印制和复制秘密级以上的公文应当严格按《省林业局机关保密工作制度》办理。
第三十六条局办公室负责局机关文电、信函的收发，不受理私人信件、汇款和邮件。
第三十七条通过交换发出的文电、信函，每天上午8：45前送交局办公室机要通信员的，当天上午发出；8：45后送到的，第二天上午发出。通过邮局发出的公文、信函，每天上午下班前放入指定箱柜的，当天下午发出；下午上班后放入的，第二天下午发出。
第三十八条交换发出的公文、信函，属密件、急件、重要件的，由经办人员编号、登记，交机要通信员签收、登记后发出。交换回来有密级、有编号的，由通信员登记后交收文单位指定人员签收。
第三十九条经局通信员交换的信函、公文，信封上收文单位的名称要准确；邮寄的信件、公文，使用本局有邮政编码的信封，写清楚收文单位的详细地址和邮政编码，注明办理处室，并放入指定信箱，否则，由通信员拆封后清退。
第四十条传递秘密公文，必须按有关的保密规定办理，或送省委机要局传输。
第七章公文办理时限
第四十一条局办公室收到经领导批阅的各类公文，应当在1个工作日内通知有关处室和单位领取。
第四十二条局办公室在收到各处室和单位代拟的发文文稿，应当在3个工作日内审核呈批；急件应当在1个工作日内审核呈批；特急件应当立即办理。
第四十三条局机关各处室和单位办理公文的时限要求：
（一）各处室和单位收到由省委、省政府办公厅转来或经省委、省政府领导批示交办的和其它上级机关的来文，以及下级机关单位报来的请示、报告和其它函件等，凡能直接送局领导审批的，应当在1个工作日内呈批；需讨论研究后送局领导审批的，应当在2个工作日内综合呈批；需征求有关处室和单位意见的应当在1个工作日内转出并限时收回，收齐后，应当在3个工作日内将征求意见综合并呈批。（二）局领导作了批示的，各承办处室和单位应当立即办理，凡属局职责范围内的问题，可即复来文单位；需以省委省政府名义复文的，应当立即代拟文稿，并在3个工作日内呈批。
（三）工作会议和局长办公会议、局务会议，需整理会议纪要和领导讲话的，经办人应当在5个工作日内整理好呈批。
（四）凡有办文时限的，各处室和单位应当在办文时限前3个工作日将文稿送局办公室审核呈批。收文与办文时限不足3个工作日的公文，按第四十四条对急件的规定办理。
第四十四条急件应当即到即办，一般应当在2个工作日内办完呈批，如有时间要求的，应当在规定的时间内办完呈批；难以按时办完的，应当向分管局领导报告，说明原因。
第四十五条呈局领导审批的公文，有时限要求的，应当在公文左上方附纸作出说明。紧急公文的呈批，如遇分管局领导不在，应当改送其他局领导审批。
第四十六条局打字室收到付印的文稿后，应当在2个工作日内印出；会议材料一般在5个工作日内印出；限时印制的公文、会议材料，应当在限定时间内完成；特急件，应当立即安排印制；急件则在1个工作日内完成。文稿印出后，应当及时告知主办处室的经办人。
第四十七条已印制的公文，拟稿处室应当在2个工作日内发出。
第八章公文督办
第四十八条督办内容包括省委、省政府的重大决策、重要会议决定事项的贯彻执行情况，上级有关部门对林业工作的重要工作部署的落实情况，上级领导机关和领导同志批示交办的事项，局党组会议、局长办公会议、局务会议、工作会议决定的事项，局领导批示交办的事项，以及我局承办的文件、转办的重要群众来信等事项。
第四十九条局办公室对有时限要求的来文和批件，应当登记，立项，并指定专人负责做好催办、督办工作。局机关各处室和单位应当按时限要求抓紧公文的办理呈批，不得拖延、推诿。因特殊情况，不能按时办理的，应当及时报告，说明原因，并提出拟办意见。局办公室应当定期总结，经局领导同意后定期或不定期公布各处室和单位公文处理情况。
第九章公文公开、归档和销毁
第五十条涉及下列政府信息的公文应当主动向社会公开：
（一）规章制度、规范性文件和技术标准；
（二）经国家有关部门和省政府及有关部门批复的林业发展总体规划、专项规划、区域规划及相关文件，我局阶段性工作计划、工作重点安排等；
（三）林业综合统计信息；
（四）林业行政许可的事项、依据、条件、数量、程序、期限、申请行政许可需要提交的全部材料目录及办理情况；
（五）行政事业性收费的项目、依据、标准；
（六）机构设置、职责范围、内设机构分工、管理职能及调整变动情况；
（七）林业重大建设、科研项目的申请程序、审批和实施情况；
（八）林业生态建设、产业发展、科技、教育、扶贫等方面的政策措施及其实施情况；
（九）森林火灾、野生动物疫源疫病、林业有害生物等突发重大公共事件的应急预案、预警信息及应对情况；
（十）生态建设、公共卫生、安全生产、产品质量的监督检查情况；
（十一）其他需公开的事项。
属于主动公开范围的政府信息，应当自该政府信息形成或者变更之日起20个工作日内，通过网站、新闻发布会以及报刊、广播、电视等便于公众知晓的方式予以公开。
在公开政府信息前，应当依照《中华人民共和国保守国家秘密法》以及其他法律、法规和国家有关规定对拟公开的政府信息进行审查。第五十一条凡办理完毕、具有查考利用价值的公文，根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，应当及时将公文的定稿、正本和有关材料整理，与相应的电子文件一并归档。密级文件解密后归到公文形成年份的档案中。
第五十二条归档文件按照有关规定确定保管期限交局档案室归档。任何个人不得保存应当归档的公文。
正式公布的规范性文件经审查后，应当于实施30天内移送同级综合档案馆供公开利用。
第五十三条没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和局办公室领导核准，可以定期销毁。
第十章附则
第五十四条省绿化委员会办公室、省森林防火指挥部办公室、省森林公安局公文处理参照本实施细则办理。
第五十五条电子公文的处理适用本实施细则。
第五十六条本实施细则由局办公室负责解释。