《中铁二十局集团有限公司公文处理办法》

集团公司办…2008?214号

集团公司集团公司党委关于印发《中铁

二十局集团有限公司公文处理办法》的通知

集团所属各单位并党委：

现将?中铁二十局集团有限公司公文处理办法?印发给你们，自印发之日起施行。?二十局二十局党委关于印发?中铁第二十工程局公文处理办法?的通知?（局办…2001?230号）同时废止。

附件：1、公文格式细则

2、公文格式式样1-10

3、公文主题词表

二○○八年九月二十二日

（附件1、2只发主送单位）

中铁二十局集团有限公司公文处理办法

第一章总则

第一条为提高全集团公司公文处理的质量和效率，实现公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据?国务院关于发布?国家行政机关公文处理办法?的通知?（国发…2000?23号）、?中共中央办公厅关于印发?中国共产党机关公文处理条例?的通知?（中办发…1996?14号）、?国务院国有资产监督委员会公文处理暂行办法?（国资发…2006?171号）、?总公司总公司党委关于印发?中国铁道建筑总公司公文处理办法?的通知?（中铁建办…2001?71号），制定本办法。

第二条集团公司的公文，是企业在实施管理和领导过程中形成具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达和贯彻党和国家的路线、方针、政策、指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。

第三条公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条各单位领导应当高度重视公文处理工作，模范遵守

本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

第七条各级办公室是公文处理的管理机构，主管本单位并负责指导下级单位的公文处理工作。

第八条各级办公室要分工一名领导分管公文处理工作，并应配备专职人员负责公文处理工作。各业务部门也要有兼职人员负责公文处理工作。专兼职人员应当相对稳定。

第二章公文种类

第九条公文种类主要有：

一、决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

二、决议

适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

三、指示

适用于对下级机关布臵工作，提出开展工作的原则和要求。

四、通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

五、通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

六、通报

适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。

七、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

八、请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

九、批复

适用于答复下级机关的请示事项。

十、意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

十一、函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审批事项。

十二、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

一、涉及国家秘密的公文应当标明密级及保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。

二、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“平急”。

三、发文机关标识应当使用全称或规范化简称；联合行文，只标识主办机关。

四、发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。会议纪要编号自定。

五、上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

六、公文标题，一般应当标明发文机关，准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

七、主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

八、公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。

九、公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。两个单位联合行文，可不署发文单位名称。三个以上单位（含三个单位）联合行文，要署发文机关名称。

十、成文日期以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发时间为准。电报以发出日期为准。会议纪要署会议通过日期。

十一、公文如有附注（需要说明的其他事项），应当在成文日期之下加括号标注。

十二、公文应当标注主题词。主题词一般为2—5个，第一个为类别词，最末一个为文种词，中间为类属词。主题词一般从公文主题词表（附件3）中选用。

十三、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。同一栏目的排列顺序，原则上按上级机关在前、下级机关在后；大单位在前、小单位在后；外部和地方单位在前、内部单位在后；同级单位按编制序列的顺序排列。

十四、文字从左至右横写、横排。

第十一条公文中各组成部分的标识规则，参照?国家行政机关公文格式?国家标准执行。上报文件，按上级机关要求执行。

第十二条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左则装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十三条行文应当确有必要，注重效用。

第十四条集团公司所属各单位应根据各自隶属关系和职权

范围确定行文关系。一般不得越级请示和报告。集团公司行政、党委、纪委、工会、共青团可以以各自名义单独行文，集团公司办公室、党委办公室及公安、审计、监察部门也可以以各自名义单独行文。集团公司机关其他部门不得正式行文。

第十五条用集团公司名义行文的种类及内容划分如下：

一、《中铁二十局集团有限公司文件》

1、向中国铁建及其他上级机关请示、报告工作。

2、转发中国铁建及上级机关的重要文件。

3、部署全集团公司的工作和任务，下达、调整计划。

4、发布重要规章制度。

5、重要的机构变动、人员调整、奖惩事项。

6、其他需要以集团公司名义行文的重要事项。

二、《中铁二十局集团有限公司》（函）

1、集团公司不相隶属机关联系工作、商洽问题。

2、向所属各单位布臵单项工作和临时任务，下达、调整单项任务计划。

3、答复所属单位的请示事项。

4、其他需要以集团公司名义行文的事项。

三、《中铁二十局集团有限公司董事长（总经理）办公会议纪要》

记载、传达董事长（总经理、）办公会议情况和议定事项。

第十六条用集团公司党委、纪委、工会、团委名义行文的

种类及内容划分如下：

一、《中国共产党中铁二十局集团有限公司委员会文件》

1、传达贯彻党的路线、方针、政策和中国铁建的决定、决议、指示。

2、向中国铁建报告、请示工作。

3、向所属党组织部署工作、答复问题。

4、发布党委有关重要问题的决定、决议、指示、通知、通报等事项。

5、党群组织变动、人员任免。

6、通知、表彰、奖惩事项。

7、其他需要以集团公司党委名义行文的重要事项。

二、《中国共产党中铁二十局集团有限公司纪律检查委员会文件》

1、传达贯彻中纪委、中国铁建纪委的决定、决议、指示。

2、向中国铁建纪委报告、请示工作。

3、向所属各单位纪委部署工作、答复问题。

4、党风廉政教育、查办案件、执法监察工作情况通报、总结。

5、处分决定、批复、处理意见。

6、其他需要以集团公司名义行文的事项。

三、《中国铁路工会中铁二十局集团有限公司委员会文件》

1、传达贯彻党和国家的方针、政策，转发上级文件，部署重要工作。

2、向集团公司党委或上级工会请示、报告工作。

3、答复下级工会的请示事项。

4、其他需要以集团公司工会名义行文的事项。

四、《中国共产主义青年团中铁二十局集团有限公司委员会文件》

1、传达贯彻中国铁建团工委、集团公司党委关于共青团和青年工作的指示精神。

2、向集团公司党委和中国铁建团工委报告、请示工作。

3、向所属团组织部署工作、开展活动、答复问题。

4、发布团委有关重要问题的决定、决议、通知等事项。

5、通报、表彰、奖惩事项。

6、其他需要以团委名义行文的事项。

五、《中铁二十局集团有限公司党委常委会议纪要》

用于记载会议主要精神和议定事项。

第十七条集团公司及所属单位的行政、党委可以联合行文，其他一般不搞联合行文。联合行文应当明确主办部门。

第十八条公文内容涉及到几个部门的，应当先协商一致并会签。未取得一致意见，不得擅自行文。

第十九条向下级机关和本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第二十条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机

关。“报告”不得夹带请示事项。

第二十一条除上级机关领导人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关领导人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十二条受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第五章发文办理

第二十三条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。

第二十四条草拟公文应当做到：

一、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行加以说明。

二、情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确。一般文件字数控制在2000字以内，综合性文件字数控制在3000字以内，篇幅力求简短。

三、公文的文件应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

四、拟制紧急公文，应当体现紧急的原则，并根据实际需要确定紧急程度。

五、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

六、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

七、应当使用国家法定计量单位。

八、公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写方式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

九、公文中的数字，除部分结构层次序数和连词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十五条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的领导应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可列明各方理据，提出建议性意见，并与有关部门会签后报请单位领导人协调或裁定。

第二十六条公文送负责人签发前，应当认真做好审核工作。集团公司公文由行政办公室核稿；集团公司党委公文由党委办公室核稿；纪委、工会、共青团分别由其办公部门核稿。有单独行文权的部门，由该部门领导审核。集团公司所属单位也应指定相应的部门和人员负责公文审核工作。

公文审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

未经审核的公文，不得送领导签发。

第二十七条以本机关名义制发的上行文，由主要领导或者主持工作的领导人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要领导或者其他领导人签发。经领导人签发的公文，不得擅自改动，如必须改动，应按公文制发程序重新审核并报签发人同意。

第二十八条公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第六章收文办理

第二十九条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十条收到下级机关上报的需办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门的事项是否已经协商、会签；文件使用、公文格式是否规范。

第三十一条经审核，对符合本办法的公文，文秘人员应当及时办理。一般性文件可交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。重要公文由办公部门领导提出拟办意见后，再送有关部门办理和领导人批示。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公部门领导批准后，可退回呈报单位并说明理由。

第三十二条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

第三十三条收到上级机关下发或交办的公文，文秘部门应当及时交有关部门办理，重要公文送领导批示后办理。

第三十四条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门领导要出面协调，如仍不能取得一致，可以报上级领导协调或裁定。

第三十五条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十六条送领导批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章公文归档

第三十七条公文办理完毕后，应当根据?中华人民共和国档案法?和集团公司档案管理的有关规定，及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十八条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十九条联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十条每年一季度将上年应当归档的文件收集齐全，按文书立卷要求进行整理、编目、立卷。归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十一条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章公文管理

第四十二条公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十三条各级文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

第四十四条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的

以外，下一级机关经领导人或者办公部门领导批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第四十五条公开发布的公文，必须经发文机关批准、经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第四十六条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第四十七条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。已归档的废止文件要进行标识。

第四十八条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公部门领导批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

第四十九条机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。

第五十条密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第九章附则

第五十一条本办法自发布之日起施行。

第五十二条本办法由中铁二十局集团有限公司办公室、党委办公室负责解释。

附件1：

中铁二十局集团有限公司公文格式细则

1.依据

根据国务院新修订的?国家行政机关公文处理办法?（国发…2000?23号）的规定，参照?国家行政机关公文格式?国家标准（GB/T9704—1999），制定本格式。

2.范围

集团公司的公文适用于本格式。

3.定义

本格式采用下列定义。

3.1 字

标识公文横向距离的长度单位，以3号字为基准字。

3.2 行

标识公文纵向距离的长度单位，以3号字为基准字，行距为3号字的7/8，每行约占10mm。

3.3 字号

不注明字号的均为3号字。

3.4 字体

不注明字体的均为仿宋体。

3.5 颜色

不注明颜色的均为黑色。

3.6 页、面

页：指公文的纸页。

面：指公文纸页的一面。

4.公文用纸主要技术指标

公文用纸一般采用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5～9.5。

5.公文用纸幅面及版面尺寸

5.1 公文用纸一般采用国际标准A4型，成品幅面尺寸为210mm ×297mm。

5.2 公文页边和版心尺寸

上白边（天头）：37mm±1mm

下白边（地脚）：35mm±1mm

左白边（订口）：28mm±1mm

右白边（切口）：26mm±1mm

版心：156mm×225mm（不含页码）

6.排版印刷装订要求

6.1 排版规格

每面22行，每行28个字。

6.2 制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，

误差不超过1 mm。

6.3 印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨达到色谱所标BL100%，红色油墨达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

6.4 装订要求

左侧装订，不掉页。包括公文的封面与书芯不脱落，后背平整。不空。两页页码之间的误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订订锯与书脊间的距离3mm～5mm。无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成900，无毛茬或缺损。

7.公文各组成部分标识规则

本格式将公文划分为眉首、主体、版记三大组成部分。公文首面红色反线（含）以上部分统称眉首；红色反线以下至主题词（不含）的部分统称主体；主题词以下部分统称版记。

7.1 眉首

眉首由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等部分组成。

7.1.1 秘密等级和保密期限

用黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，党群系统的公文，秘密等级顶格标识在版心左上角第1行，后标“★”号，不标保

密期限视为长期；标保密期限，以“年”、“月”为单位标识在“★”号之后，“年”、“月”数用阿拉伯数码。

7.1.2 紧急程度

用黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。党群系统的公文，紧急程度顶格标识在版心左上角第1行。如需同时标识秘密等级，紧急程度移至第2行。

7.1.3 发文机关标识

用红色小标宋体或黑体字居中排布，以庄重美观为原则；字号不大于22mm×15mm；后加“文件”2字；联合发文主办机关排列在前，“文件”2字臵发文机关名称右侧，上下居中排布。

发文机关标识上边缘距版心上边缘20mm；上行文的发文机关标识上边缘距版心上边缘80mm，即增加60mm的空白供领导批示用。

7.1.4 发文字号

在发文机关标识之下放一条红色反线，与版心同宽（156mm），与发文机关标识下边缘之间的距离为30mm（3行）。发文字号标识在第3行，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码；年份用全称，用六角括号（…?）括起；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

7.1.5 签发人

上行文应注明签发人，此时，发文字号居左空1字标识；签发人居右空1字标识，“签发人”3字后标全符冒号，签发人姓名