电子文件资料归档与整理

电子文件归档与整理

?第一讲概念和种类

?一、什么叫电子文件

?电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。?电子文件的基本特征：

?第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做一个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。

?第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

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二、电子文件的种类

?电子文件的种类有不同的划分标准，目前主要有以下几种划分方法：

?（一）按电子文件的信息存在形式分类

? 1、文本文件（Text），或称为字(表)处理文件：指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。

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? 2、数据文件(Data)，亦称为数据库电子文件：指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库对象，或者以数据库形式存在具有文件属性的记录。

? 3、图形文件(Graphic)：指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。

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? 4、图像文件(lmage）：指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。

? 5、影像文件(Video)：指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。

? 6、声音文件(Audio）：指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。

? 7、命令文件，亦称计算机程序（Program)：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。

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?（二）按文件的功能分类

?分为主文件和支持文件、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文

件。支持文件主要指生成和运行文件的软件，辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。

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? 7、命令文件，亦称计算机程序（Program)：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。

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?（二）按文件的功能分类

?分为主文件和支持文件、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。支持文件主要指生成和运行文件的软件，辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。

?

?主文件和支持性、辅助性、工具性文件是相互作用，相辅相成的。没有主文件，支持性、辅助性、工具性文件不能独立地行使文件的职能，没有支持性、辅助性、工具性文件，主文件可能无法正常运行和查找。

?（三）按文件的生成方式分类

?分成计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。

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?第二讲电子文件的特点

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?一、电子文件的数字化信息形态

?电子文件是在电子计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。在电子计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均以数字编码的形式存在。?二、电子文件对设备及标准的依赖性

?电子文件对设备依赖性，从以下几个方面体现：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。

?三、电子文件载体的非直读性

?电子文件的非直读性体现在很多方面：一是数字编码记录于载体上；人的眼睛无法分辨，何况磁性载体上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质，根本不可能看到；二是载体上的信息记录密度极大；三是载体上的数字信息往往进行过压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压或解密也不能读取其内容。

?四、电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对元数据的依赖性?电子文件的物理结构是指其存储在载体上的位置及分布情况。信息的逻辑结构是指其自身的结构。电子文件物理结构和逻辑结构往往是不一致的。同一个电子文件的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以存放在不同的载体上，而不影响其正常的显示输出。

?元数据则是电子档案的技术数据，电子文件的元数据必须特意附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌。电子文件的动作往往是在网络上进行的，操作者互不见面，体现行政背景的元数据就不那么完整、详细。如果不特意提供或补充这种元数据，就可能给电子文件的动作和归档带来问题，这就是电子文件对元数据的依赖性。

?五、电子文件信息与载体相分离性

?电子文件内容存放的位置不是固定的，而是可以变化，甚至可以从一个载体转换到另一个载体，其内容却不发生任何变化。还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者，在这些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件的内容分解后分别通过不同的路径传递，存放在不同地点不同设备的处理方式，只是在需要时才临时把文件的内容装配起来。

?六、电子文件的信息共享性及不安全性

?电子文件可以做到用网络上的任何终端设备去读取存储在某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，就像发布文告一样。电子文件由于不受物理载体传递的限制，所以对信息获得者来说，可以产生一种共享的感觉，从而摆脱了时间和空间的制约。

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?随着网络化的发展，网络安全问题已日益突出。

?七、电子文件信息的易更改性

?电子文件在起草阶段或做其他处理时的突出优点就是增、删、改很方便，改后又不留痕迹。

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?第三讲电子文件的收集与积累

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?一、电子文件的管理现状

?电子文件的完整保留、妥善保护等方面有以下一些问题：

?第一，草稿性电子文件的“自生自灭”状态。

?第二，辅助性电子文件的无人管理的状态。

?第三，正式电子文件往往只进行了逻辑归档。

?第四，有些电子文件的存贮载体不安全。

?第五，电子文件生成的设备环境数据，缺少登记，一些相关软件参数也缺少妥善的保护措施。

?二、电子文件的收集

?电子文件收集的内容：

? 1、归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

? 2、背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

? 3、元数据：指描述电子文件数据属性，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

?三、电子文件的积累工作

? 1、电子文件的积累过程和方法

?电子文件的积累，可分为两种类型：一种是在电子计算机网络系统上，系统应设计自动记录的功能，可以记载电子文件的产生、修改、删除、责任者、入数据库时间等。在进入数据库之前，通过对记有档案标识的内容进行鉴定、归档。另一种是用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，

防止出现差错。

?2、电子文件的积累范围

?电子文件的收集、积累应包括以下两方面的内容：

?（1）按归档要求应接收归档的电子文件。

?（2）对未列入应接收归档的电子文件，有的也要收集，因为有时需要对一些项目做补充归档或扩大归档。

?第四讲电子文件的归档工作

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?一、归档范围

?（一）电子文件的归档范围应遵循的原则

?一是按现行公文、科技等文件的有关归档范围执行；二要考虑电子文件的特殊性，根据电子文件的形成规律，尽量具体列出阶段的、系统的、权威的电子文件组合，保证电子文件的完整性；三是电子计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的

?基本格式及有关元数据等也必须列入归档范围。

?收集材料包括：

?第一，归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式及有关坏分子数据。

?第二，纸质文件、缩微胶片。

?第三，电子文件管理的许多环节的成果和文件信息。

?（二）电子文件的归档范围主要包括

? 1、在行使本机构职能以及行政管理、业务管理活动中形成的各种文本文件；

对需要保存草稿的文件，修改应在拷贝件上进行，加版本号积累，并将草稿、定稿一起归档。

? 2、利用计算机辅助设计、辅助制造、检测、仿真实验等技术形成的具有查考利用价值的数据文件、图形文件、模型文件等。

? 3、本机构制作的各种数据文件，如数据库、图形库、方法库等。

? 4、对于软件生产商而言，在其研究开发活动中形成的程序文件。

? 5、为保证电子文件的长期可读性而收集的各种支持软件，包括操作系统、应用软件，以及相关的数据、配套的文档资料。

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?二、不归档范围

?不归档的电子文件包括：

?（一）上级机关单位无保存价值不归档的电子文件

?（二）本机关单位无保存价值不归档的电子文件

?（三）同级机关单位和非隶属机关单位无保存价值不归档的电子文件

?（四）下级机关单位发来无保存价值不归档的电子文件

?三、双套归档制原则

?我国规定在电子文件归档的同时，应归档相同的纸质文件，这就是“双套归档制”。

?在条件许可下，可以单独归档电子文件而不予或无法归档纸质文件的有：

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?通过局域网传递的上级来文；

?在纸质条件下不予归档的微观文件；

?已实现计算机辅助生产的CAD文件；

?某些数据量大保存年限短的数据文件；

?多媒体文件；

?超文本文件。

?四、归档方式

?电子文件的归档方式有两种：逻辑归档和物理归档。

?(一)逻辑归档

?逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

?逻辑归档的电子文件控制方法：第一，把这些电子文件纳入机构的数据备份方案，永久保存的电子文件应有脱机保存的备份；第二，定期将有用的文件信息从网络上下载，进行物理归档，以减少网络的荷载，提高网络速度。

?（二）物理归档

?物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档的方式又可分为以网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。网络归档是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程，也称在线式归档。介质归档是指将电子文件存储在一定介质上移交给档案部门，也称卸载式归档。

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?电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。实时归档指电子文件形成后即刻归档；定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间之后再向档案部门移交。双套归档的电子文件和纸质文件，归档时间应统一。

?电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档（称为阶段归档），一般以不超过2—3个月为宜。

?六、归档要求

? 1、“前端控制”的思想在归档阶段应得到充分体现

?归档是档案部门正式接管电子文件管理工作的起点，但是档案部门对于电子文件管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。防止失误，控制差错的最佳时机应放在所有可能出现失误和差错的环节之前，把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程中，可以有效地防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏。

?2、电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作同步

?归档电子文件的检测工作分两次进行，第一次是归档前的技术鉴定工作，由电子文件形成部门负责，鉴定结果填入《归档电子文件移交检验表》；第二次是在归档时的检查验收，主要内容除了检测技术状况外，还包括支持软件、配套纸质文件、电子文件登记表等相关材料是否齐全，检验结果填入《电子文件接收检验登记表》。

?七、归档方法

?电子文件归档一般采用以下方法：

? 1、将应归档的电子文件最终版本存入磁、光记录介质上。

? 2、压缩归档。采用数据压缩工具，对电子计算机网络上应归档的电子文件，经过一段时间积累后进行压缩操作，录入到磁、光记录介质上。

? 3、备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上。

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?八、归档程序

?电子文件归档的程序是：

? 1、确定电子文件是经过审批的最终“版本”；

? 2、积累和积累整理；

? 3、编制目录；

? 4、整理归档的电子文件；

? 5、鉴定归档的电子文件；

?6、检测归档的电子文件；

? 7、编制归档说明；

? 8、存入磁、光记录介质；

? 9、复制备份，确定保存方法和地址；

? 10、确定载体标识。

?九、归档手续

?采用逻辑归档方式的电子文件，由形成部门赋予文件以归档标识，然后系统自动将归档信息提示给档案部门，档案部门给归档文件加上相应的档案管理信息，归档文件及相关信息进入数据库，文件便进入档案管理状态。采用网络归档方式的电子文件，其归档手续与此类似。在这两种情况下，都可由系统自动生成一份《归档电子文件登记表》，打印后双方签字作为归档凭证保存。

?采用介质归档方式的电子文件，移交双方按照《归档电子文件登记表》清点归档材料，对归档文件进行全面的检查验收，在确认归档文件的技术状况合格、相关材料齐全后，双方在一式两份的《归档电子文件登记表》、《归档电子文件移交检验表》、《电子档案接收检验登记表》上签字盖章，各留一份，保存备查。

?对于与电子文件同时归档的配套纸质文件，以及双套归档的纸质拷贝，应履行纸质文件的归档手续，即填制一式两份的移交清单，交接双方按清单清点后签字，各留一份，以备查考。

?十、电子文件归档载体的选择

?目前，数字信息记录载体有磁性的、光学性的和磁光性的等几种类型。?（一）磁带

?（二）硬磁盘

?（三）软磁盘

?（四）光盘

?第五讲电子文件整理方法和步骤

?一、电子文件整理的前期准备工作

? 1、学习和掌握以《规则》为核心的电子文件整理方法，在真正掌握电子文件整理方法之后，才能开展整理工作。

? 2、学习并掌握《广西壮族自治区电子文件整理质量标准》，确保和提高电子文件整理质量。

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?3、配备配齐归档电子文件整理工作必需的软硬件设施。电子文件整理在计算机和网络环境下进行，计算机设备和网络设备等相关配件配齐之后，才能开展电子文件整理工作。

? 4、安装并使用专门用于电子文件的整理工作的由自治区档案局研制开发的计算机应用系统《广西壮族自治区电子档案管理系统》。

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?二、电子文件整理原则

? 1、归档电子文件整理总的指导思想：简化整理、深化检索

?在电子文件整理和电子文件检索两项工作中，两者的关系很明确，整理是档案工作的基础，检索是档案工作的目的。前者要服务于后者，后者工作的质量取决于前者的工作质量。整理的整个工作重心要紧

?紧地围绕检索的需要开展工作。整理是使档案工作有序化的过程，检索则是档案工作的出发点和工作目的，只有在整理的基础上，检索的查准率、查全率才能达到100%，并实现便捷、快速检索，消灭“死档案现象”，只有如此，档案工作的价值和作用才得以实现。

?因此，整理是第二位，检索是第一位。整理的目的是为了更好地检索，而是否有利于检索则是检验整理工作的标准。毋庸置疑，检索决定整理，整理要随着检索的需要而改变、改革。在电子文件、电子档案时代，检索是计算机的自动智能检索，是“点”对“点”一步到位的全文检索而不是传统的全宗――类目――文件――全文层层检

?索，因此，传统意义上的整理是不能适应现代化的检索需要的，所以，只有现代化的整理方法才能适应现代化的检索需要，“简化整理、深化检索”应运而生。简化整理，就是要简化传统整理工作中不适应现代化检索要求的方法，其体现在整

理的各个工作流程中就是要减少、弱化，甚至消灭繁锁、复杂的人工方式方法，逐步以简化、实用的现代化的方式方法取而代之。

?如电子文件收集，我们通过计算机以及电子文件管理系统就能即时采集到齐全而完整的电子文件；电子文件的归档与不归档工作流程，我们只需要使用计算机、应用电子文件管理系统，以“确定”和“取消”的方式进行，就能确定电子文件的归档与不归档，便捷、快速、准确；电子文件年度的划分，绝无差错；电子文件的分类，只需

?要在类目――年度――期限下进行，就已经很便于计算机和电子文件管理系统“点”到“点”的直接检索，而检索相比较人工的类目――年度――期限――机构或问题的层层分类要简化、准确、快捷；著录工作，计算机和电子文件管理系统能实现除了期限的划分以外的全部项目的自动录入工作而无需人工的逐个著录，省时、省力、省心；机读目录的制作，计算机通过电子文件管理系统就能自动生成。

?整理工作的简化是不言而喻的发展趋势，而“深化检索”则是电子文件现代化管理的必须，为了符合计算机电子文件管理系统检索功能的需要，所有电子文件著录要素项目必须全面、完整、准确。因此，著录工作要深化，这是检索工作的基础。

2、全宗内，各门类电子文件、电子档案进行统一整理

全宗内按门类进行档案整理是档案整理的基本原则。电子文件作为一种新型载体档案也应遵循这一基本原则。电子文件是在数字设备和网络环境中产生的文件，归档电子文件立档单位在职能活动中产生的，且有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。其文件类型有文本文件、数据文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件等等，这些类

型的电子文件按档案的分类方法，同样应该分为电子的文书档案、专门档案、会计档案、科技档案、生产经营档案、录音档案、录像档案、照片档案等等电子档案门类，按照，《规则》5.1条“同一单位的电子文件应在其全宗内按：

?（1）档案类别――年度――保管期限

?（2）档案类别――保管期限――年度

?（3）档案类别――年度――保管期限――机构（问题）

?（4）档案类别――保管期限――年度――机构（问题）

?等分类方案中的一种进行分类。”同一全宗内应保持分类方案的稳定。《规则》是各门类电子文件、电子档案整理的总的整理规则，各机关、团体、企业、事业单位和社会组织职能活动中产生的各门类电子文件、电子档案的整理均应按照《规则》的规定进行。必然地，《规则》规定的整理不只局限于全宗内电子公文、电子邮件公文等文书档案，同时还包括了会计、科技、生产经营、音像、专门等档案。

?3、电子文件的归档整理要做到“随到随归档”或“随办结随归档”进行整理?电子文件的归档整理主要是通过网络、电子计算机和电子文件管理系统来实现的。电子文件归档方式包括逻辑归档和物理归档。逻辑归档是在计算机网络上进行不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程，需要进行“随到随归档”，亦即实时归档。逻辑归档的电子文件不需要进行整?理。物理归档是把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的

过程。物理归档是电子文件“办结后归档”。物理归档的电子文件要按照《规则》的规定和要求进行整理。

? 4、正确理解和把握电子文件归档与管理工作中“件”的概念

?“件”是档案整理的基本单位。电子文件和纸质文件都采用同一概念，但应用在整理工作中，电子文件的“件”与纸质档案的“件”有很大区别。根本区别就在于有无人为

?因素的判断。《广西壮族自治区电子文件整理规则》2.4条:“‘件’是归档电子文件的整理单位。每份归档电子文件为一件”《广西壮族自治区归档文件整理实施细则》2.3条:“‘件’是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各

?为一件。”相比较两者的表述，电子文件的“件”是独立的，“每份归档电子文件为一件，纸质文件的”件“是关联的，有因果关系的文件是一件，亦即两份或两份以上的文件，只要有关联都可以组成一件。电子文件的“件”因为是独立的，对其的判定已无人为因素，纸质文件的“件”因为关联文件为“件”，仍需要人去“组”，人为因素仍在起“组件”的作用。因此，在进行电子文件整理

?时，首要也最重要的是要克服传统意义上组“件”的人为观念，树立电子文件独立而完全意义上的单“件”的观念，亦即“份”即“件”的概念。

?三、电子文件的整理方法

?《规则》规定了逻辑归档的电子文件一般不要求进行整理，而物理归档的电子文件必须进行整理。电子文件的整理以单份文件为单位进行，最大限度地保持历史原貌，便于计算机和电子文件管理系统的管

?理和应用，并与办公自动化相适应，基本实现了与文档一体化相适应的新型整理方法。《规则》规定的整理方法主要包括：

? 1、收集归档电子文件

?收集本单位在职能活动中产生的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。包括文件内容、背景信息和元数据。

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? 2、电子文件进行分类

?电子文件的分类，《规则》提供分类方式包括：(1)档案类别――年度――保管期限；（2）档案类别――保管期限――年度；（3）档案类别――年度――保管期限――机构（问题）；（4）档案类别――保管期限――年度――机构（问题）四种方式。并规定同一单位的电子文件应在其全宗内按分类方案中的一种进行分类，同一全宗应保持分类方案的稳定。

?电子文件的分类包括区分档案类目、区分年度、划分保管期限、区分机构（问题）四个方面的内容。

?（1）区分档案类别

?传统纸质载体档案的类别大致可分为文书档案、科技档案、会计档案、专门档案、生产经营档案、音像档案、实物档案等。

?（2）区分年度

?按电子文件的成文时间直接划分年度，不存在文件的针对年度和生效年度。?（3）划分保管期限

?按现行国家、行业、部门或本单位制定的文件材料的保管期限的规定执行。?（4）区分机构（问题）

?电子文件按其形成或承办机构（问题）分类。

?（5）自治区各级党委、政府、人大、政协办公厅（室）可按自治区档案局制定的分类方案进行分类。（详见文书档案分类方案）

?（6）有档案工作行业标准的单位可按行业标准执行。

? 3、排列编号

?电子文件的排列，在分类方案最低一级类目内，按其成文时间先后顺序排列。

? 4、著录标引

?电子文件使用《广西壮族自治区电子档案管理系统》按照《档案著录规则》著录标引，著录项目依照《广西壮族自治区电子档案管理系统》设置项目进行。? 5、建立目录

?归档电子文件应依据分类方案和件号顺序建立归档电子文件机读目录。电子文件编目应逐件进行，并在《广西壮族自治区电子档案管理系统》中完成。电子文件机读目录包括目录封面和内容两部分。

?四、归档电子文件的质量标准

?归档电子文件在遵循电子文件的自然形成规律，保持电子文件之间的有机联系，区分不同年度和价值，便于保管和利用的整理原则的基础上，整理时要达到以下质量标准：

? 1、归档电子文件齐全完整

?立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕，应作为电子档案保存的电子文件的齐全完整，特别是相关电子文件的支持软件和管理数据的齐全完整。

? 2、归档电子文件真实有效

?归档的电子文件应真实有效，归档电子文件的文本文件应是最后定稿，图形文件应包括形成记录和最新版本，各种文件的草稿、定稿依据需要归档。有条件的单位应采用电子文件签章技术或认证体系等以确认电子文件的有效性。

? 3、归档电子文件格式规范

?归档的电子文件应采用国家规定的规范格式，以保证电子文件的长期可读性。? 4、电子文件归档范围准确

?按照国家和自治区有关档案的归档范围的规定，应归档的电子文件都要进行归档，不应归档的电子文件不能归档。

? 5、电子文件分类合理

?（1）电子文件按其形成的年度分类

?（2）立档单位要制定电子文件分类方案，并按照分类方案分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案稳定。

?（3）保管期限按其规定进行划分，划分务必准确。

? 6、电子文件排列有序

?归档电子文件应在其分类方案的最低一级类目内，按时间先后顺序排列。

? 7、电子文件编号科学

?归档电子文件依分类方案和排列顺序逐件进行流水编号。

? 8、电子文件著录项目完整准确

?归档电子文件使用《广西电子档案管理系统》，按照《档案著录规则》著录标引，著录项目依照《广西电子档案管理系统》设置项目进行。

? 9、建立电子文件机读目录

?归档电子文件依据分类方案和排列编号，建立机读目录。?

电子文件归档与管理规范GBT18894-2002

电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002） 作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata

指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法 (国家档案局令第5号 1999年6月7日颁布) 1．总 则 1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。 1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 2．电子文件的收集与积累 2．1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 2．2 收集积累要求 2．2．1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 2．2．3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储

电子文件归档与电子档案管理

电子文件归档与电子档案管理 电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，2001年1月通过技术鉴定，同年 获国家档案局优秀科技成果一等奖，电子文件归档与电子档案管理。 该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，资料共享平台《电子文件归档与电子档案管理》(https://unjs)。项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。 该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的组织、管理具有改革创新意义。 该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配

套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。 该项目所建立的档案馆、室档案计算机管理系统功能齐全、集成性好、自动化程度高，基本覆盖了档案管理的各项工作，其中包括了档案室与国家档案馆之间交、接电子档案的数据通道、工作平台及进馆档案验收鉴定技术;项目所建立的开放式档案利用局域网为用户提供了方便、快捷的检索手段及利用方式;项目还针对电子档案管理特征建立了一系列的管理制度，以保证所建‘保障体系’的有效运行。

电子档案管理办法

ＸＸＸＸ有限公司电子档案管理办法（暂行）　 第一章　总　则　 第一条　为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子 文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共 有限公司档案管理办法（暂行）》有关 和国档案法》、《ＸＸＸＸ 规定制定本规定。　 第二条　本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营 业部（以下简称各单位）。　 第三条　基本术语解释　 （一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形 态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文 件，用数字（比特）形态表现出来，通过编码和解码来输入和 输出，也称数字式文件。　 （二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具 有保存和利用价值的归档电子文件。　 （三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文 件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。　 （四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存

放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。 第二章　管理体制和职责 第四条　根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。　 第五条　各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。　 第六条　在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。　 第七条　归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文

公司电子文件归档与电子档案管理办法

编号：_______________ 本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载 公司电子文件归档与电子档案管理办法 甲方：___________________ 乙方：___________________ 日期：___________________

第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。 （3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。 （4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。 （5）用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 （6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。 二、电子文件的归档 1．电子文件的整理 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中；应制成相应电子文件目录；归档电子文件应填写登记表。 2．电子文件的归档 （1）归档时间 逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。 （2）归档检测与鉴定 在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件的有效性、软件的有效性及其信息记录格式等。并进行有效性和完整性的鉴定。 （3）归档过程 A把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。 B存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

(完整版)电子档案管理办法

电子档案管理办法 为了加强我公司电子档案管理,做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作,更好地为公司的经营服务,结合我公司档案工作实际,特制定本办法。 一、电子档案的管理原则 1、我单位电子档案实行集中统一管理。 2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。 3、各科室形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。 4、档案室负责对各各科电子档案的收集、归档进行指导,并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。 二、电子档案归档范围 1、各科室办公自动化系统中（OA）形成的各类电子公文和网站各类信息资料（针对我公司）的备份。 2、在经营中形成的各种电子档案。 3、各科室购置的各类操作系统及其应用软件的复制件。 三、电子档案归档要求 1、加强电子档案鉴定工作。电子档案归档前,档案室会同信息管理员对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核,并由负责人签署意见。 2、电子档案在收集归档时,应附带说明对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。 3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档,归档的电子文件必须是最终数据信息。 4、需要永久、长期保存的电子档案,应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。

5、电子档案归档后,其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留一年时间。 四、电子档案管理要求 1、归档电子文件移交到档案室之后,档案室要制作三套,一套封存保管,一套异地保管，一套查阅利用。 2、接收入库的电子档案,每两年要抽检一次,抽检率不低于10%,发现问题要及时采取恢复措施。 3、保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17℃—20℃;相对湿度控制在35%—45%, 距离强磁场10米以上。 五、电子档案的利用 1、电子档案的利用范围与纸质类档案的利用范围相同。 2、电子档案查阅和借用,按照我公司《档案查阅制度》的有关规定执行。 3、电子档案的载体不得外借。 六、电子档案归档时间 电子档案归档时间,按照《档案管理办法》《档案归档范围及保管期表》中有关归档时间要求执行。 七、电子档案保管期限 电子档案保管期限,按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审批表》中的有关规定执行。 八、电子档案的销毁 电子档案销毁,按照《档案鉴定销毁制度》中的有关条款执行。

GBT 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理

CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 （GB／T17678.1—1999） 发布时间：2008-09-08 信息来源：深圳市档案局【内容纠错】 第一部分：电子文件归档与档案管理 1 范围 本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。 本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB ／T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqvISO 8601 ：1988 ） GB ／T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程 GB ／T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南 GB ／T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南 GB ／T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范 GB ／T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构 GB ／T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试 GB ／T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则 GB ／T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式 GB ／T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则

GB ／T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则 GB ／T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序 GB ／T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则 GB ／T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则 GB ／T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查 GB ／T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性 GB ／T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护 3 定义 本标准采用下列定义： 3.1 电子文件electronic records 能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。 3.2 CAD 电子文件CAD electronic records 由CAD 系统产生的电子文件。 3.3 电子档案electronic archives 具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 4 总则 4.1 CAD 电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD 技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。 4.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。 4.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。 4.4 CAD 电子文件的归档应包括为生成CAD 电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。

公司电子文件归档与电子档案管理办法

公司电子文件归档与电子档案管理办法 Company's electronic file filing and management measures

公司电子文件归档与电子档案管理办法 前言：合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。本文档根据合同内容要求和特点展开说明，具有实践指导意义， 便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件 的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理 工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指 定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

电子文件归档与电子档案管理细则

电子文件归档与电子档案管理细则 第一章总则 第一条为了扎实开展电子文件归档与管理工作，根据《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》及有关规定，结合本市实际，制定本细则。 第二条本细则适用于本市各级党政机关、人民团体（以下统称各立档单位），国有企事业单位可参照执行。 第三条本细则所适用下列概念具有特定含义。 （一）电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 （二）电子档案，是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档的电子文件。 （三）元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。 （四）逻辑归档，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 （五）物理归档，是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。脱机保存载体按优先顺序依次为：一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。推荐使用档案级可记录光盘（DVD—R）。 （六）迁移，是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

（七）真实性，是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 （八）完整性，是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 （九）有效性，是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 （十）档案信息代码，是指描述档案属性的代码，用二位英文大写字母表示。二位英文大写字母分别为档案属性头两个字汉语拼音的第一个字母。具体表示方法如下：文书档案WS；科技档案KJ；财会档案CK；照片档案ZP；录音档案LY；录像档案LX等等。 第四条各立档单位电子文件形成机构负责电子文件的收集、登记与向档案室的移交工作，档案室负责电子文件的接收归档、电子档案的保管与向档案馆的移交工作。 第五条市、区县国家综合档案馆负责接收和保管接收范围内各单位保管期限为永久和长期（30年）的电子档案，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本级电子文件（档案）备份中心或者异地备份库。 第二章电子文件的收集登记与移交 第六条按照《陕西省电子文件归档与管理规范》收集积累电子文件。电子文件的收集积累应符合下列要求。 （一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均应收集。收集的电子文件应采用或转化为通用存储格式；收集采用非通用存储格式文件时，应将查看等相关软件及其说明文件一并收集。

电子文件归档与整理

电子文件归档与整理 ?第一讲概念和种类 ?一、什么叫电子文件 电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。 电子文件的基本特征： 第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做一个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。 第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 二、电子文件的种类 电子文件的种类有不同的划分标准，目前主要有以下几种划分方法： （一）按电子文件的信息存在形式分类 1、文本文件（Text），或称为字(表)处理文件：指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。 2、数据文件(Data)，亦称为数据库电子文件：指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库对象，或者以数据库形式存在具有文件属性的记录。 3、图形文件(Graphic)：指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。 4、图像文件(lmage）：指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 5、影像文件(Video)：指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。 6、声音文件(Audio）：指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。 7、命令文件，亦称计算机程序（Program)：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。 （二）按文件的功能分类 分为主文件和支持文件、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。支持文件主要指生成和运行文件的软件，辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工

电子文件管理考题

电子文件管理 一、单选题 1.电子文件中，一般用于描述图像文件的分辨率的是（ C ）P52 A.DPI B.DBF C.PPI 2.电子文件归档移交前其真实性、完整性、安全性及可识别性，由（B）部门负责，归档移交后由（A）负责。P101 A.档案 B.形成 C.系统软件 3.电子文件归档“双轨制”是指（C）P102 A.制定电子文件归档制度，并认真实施。 B.将归档的纸质文件扫描成图片归档。 C.将生成的电子文件同时打印一份纸质文件，与其一并归档。 4.在销毁电子文件时，对属于涉密的归档电子文件，（B） A.可以用逻辑删除的方法 B.必须连同存储载体一起销毁 P111 C.送纸厂销毁 5.《电子文件管理条例》归档电子文件的形成部门和档案保管部门应当对归档电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式（C）套，其中一套异地保管。P109-110 A.一 B.二 C.三

6.草稿性电子文件的归档时，应该（A） A.保留其修改痕迹 B.不用留其修改痕迹 C.无所谓 7.归档电子文件刻录光盘后，其光盘标签按要求应（B） A.写上光盘档号 B.用黑色油性软笔在归档光盘的标签面上写上光盘档号 C.在归档光盘的标签面上贴上标签 二．多选题 1.在电子文件管理中，下列关于TIFF与JPEG说法正确的是（ABCD）P54-56 A.TIFF格式图片质量高，文件体积大，用于保存高质量的图片。 B.JPEG格式压缩比例较高，图片质量不及TIFF格式，文件体积较小，适合保存图像要求质量不高的图片，或用于普通网页浏览使用。 C.TIFF支持多页模式，JPEG不支持多页模式。 D.JPEG2000颠覆了JPEG只能是有损压缩的传统。 2.在电子文件管理中，下列格式中属于电子公文存储通用格式的是（ABD）P96

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法 第一章总则 第一条为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。 第二条对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 第四条电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 第五条明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。 第六条为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 第七条归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 第八条具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并

归档。 第九条基本术语解释 （一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 （三）电子文件的归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 （四）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。 （五）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 （六）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。 （七）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。 （八）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。 第二章电子文件的收集与积累

电子文件归档管理规定

电子文件归档管理规定 第一条为适应办公及档案信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。 第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。 第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本处室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。 第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。 第六条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。 第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。 第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。 逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。 物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。 第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。 第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。 第十一条各科室在每年3月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。 第十二条移交档案室的电子文件数字档案应至少制作四套备份（一套硬盘，三套光盘），备份介质分开保管，一套提供利用、一套封存、一套异地保存、一套

公司电子文件归档与电子档案管理办法

公司电子文件归档与电子档案管理办法 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。 （3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存， 并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。 （4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。 （5）用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 （6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。 二、电子文件的归档 1．电子文件的整理

电子档案的形成及归档

电子档案的形成及归档 1. 电子档案的产生 2. 电子文件的特性 3. 电子文件归档的组织管理 4. 电子文件的收集与积累 5. 电子文件的整理与归档 6. 电子文件的鉴定工作 7. 电子文件使用的载体与归档载体的推荐 8. 电子档案的保存与维护 9. 电子档案的利用与管理 10. 保证电子文件信息安全的技术措施 11. 保证电子文件信息安全的管理措施 12. 管理电子档案的设备配臵 1. 电子档案的形成 1.1 电子计算机的诞生及发展为电子档案的形成创造了先决的技术条件。 1.2 电子计算机的广泛应用，办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业的飞速发展，是形成电子档案的源动力。 2. 电子文件的特性 2.1 电子文件是数字化信息技术的产物。 2.2 电子文件对设备的依赖性。 2.3 电子文件载体的非直读性。 2.4 电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性。2.5 电子文件信息与载体的相分离性。 2.1 电子文件是数字化信息技术的产物 电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕上看到由文字、图形等构成的电子文件形态只不过是电子文件的某种输出形式而已。而在计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。 2.2 电子文件对设备的依赖性 电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。其对设备依赖性主要体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。例如电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理。不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。 2.3 电子文件载体的非直读性 电子文件的非直读性体现在很多方面。一是数字编码记录于载体上肉眼无法分辨，何况磁载体上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质，根本不可能看到。此外载体上的信息记录密度极大，例如一张容量可达600MB一4000MB的光盘，刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米，可存35万张打印纸上的文字信息，或10万页图形信息。即使在高倍显微镜下可以看见光盘上的记录痕迹，也不可能读懂那些小点表示什么。另外，载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密

gbt18894电子文件归档与管理规范

国家标准：电子文件归档与治理规范 GB／T 18894—2002 1 范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积存、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与治理，其他社会组织的电子文件治理可参照本标准。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓舞依照本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA／T 18档案著录规则 DA／T 22归档文件整理规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3．1 电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3．2 归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。 3．3

背景信息 context 指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生阻碍的历史环境等信息。 3．4 元数据 metadata 指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3．5 逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的治理权限向档案部门移交的过程。 3．6 物理归档 physical filing 指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3．7 真实性authenticity 指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3．8 完整性integrity 指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。 3．9 有效性utility

电子文件归档与管理规范资料

电子文件归档与管理规范资料

电子文件归档与管理规范（GB/T18894- ） 作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间： -12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其它社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款经过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

3.4元数据metadata 指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

电子文件、纸质文件归档与管理规范

电子文件、纸质文件归档与管理规范为加强建设电子文件、纸质文件的归档整理工作，建立系统、完整、准确的电子文件、纸质文件档案，制定本规范。 一、电脑硬盘的使用 C盘为系统盘、D盘为工具盘、E、F盘为项目盘，项目盘以年度建立文件夹 二、合同编号的编写 为统一日后工作文件名称，设计师或设计助理向项目负责人或档案管理员拿取合同编号 根据工程项目名称编写合同编号，前两位为工程项目名称拼音简写-日期（年月六位）-工程项目全称 三、工程项目电子文档管理（设计师） 工程项目电子文档由基础资料、商务文件、过程设计文件和成果文件构成桌面不能放过程设计文件的电子文档，但可创建快捷方式 过程设计文件名称由两位工程项目名称拼音简写-日期（月、日四位）-工程项目全称 四、电子文件档案归档

电子文件由基础资料、商务文件和成果归档构成。 1、基础资料组成 （1）上一层次规划文件（甲方提供） （2）地形图（甲方提供） （3）工程现场图片（设计师提供） 项目负责人或项目助理收到以上资料后交档案管理员备份 2、商务文件组成 合同协议书、会议通知、会议反馈意见、传真件电子扫描版、确认函、设计阶级成果书等。 项目负责人或项目助理收到以上资料后交档案管理员备份 3、成果归档 由项目负责人或项目助理将打印文本、总图、CAD图、PSD、项目简介、项目人员工作量统计表等汇总后交档案管理员备份 五、纸质文件归档 电子文件由基础资料、商务文件和成果归档构成。 1、基础资料组成 有关项目资料（甲方提供） （1）资料清单 项目负责人或项目助理收到以上资料后交档案管理员备份 2、商务文件组成 合同协议书、会议通知、会议会馈意见、传真件电子扫描版、确认函、设计阶级成果书等 项目负责人或项目助理收到以上资料后交档案管理员备份 3、成果归档 由项目负责人或项目助理将打印文本、总图、CAD图、PSD、项目简介、项目人员工作量统计表等汇总后交档案管理员备份

建设电子文件与电子档案管理规范

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建设电子文件与电子档案管理规范 （2009-8-22） 1总则 为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规范。 本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。2术语 建设电子文件electronic construction records 在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。 建设系统业务管理电子文件electronic records of construction professional administration 建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式

存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。 建设工程电子文件electronic records of construction engineering 在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。建设工程电子文件可简称为工程电子文件。 建设电子档案electronic construction archives 具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。 真实性 authenticity 电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。 完整性 integrity 电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。 有效性 utility 电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 元数据metadata