当前位置：文档库 › 采购档案管理

采购档案管理

一、目的：保证采购档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

二、适用范围：对企业采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图纸、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的历史记录进行收集、查阅、发放。

三、归档范围：企业采购档案的归档范围包括：

（一）企业采购计划执行文件

1.采购年度计划与月度计划（直接材料、间接材料、辅材等）

2.采购计划执行文件（经审批的订单，月度零星购买合同与请购单一起归档)

3.到货的检验记录副本。（检验报告、验收报告）

4.每月到货情况统计分析表（到货达成率）

（二）企业采购前期准备文件

1.采购框架合同、协议书与供应商的技术协议、质量协议、保密协议，合同评审表；

2.评审前期情况汇总报告或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、定点候选供应商名单，报价商谈情况

3.采购方式变更申请批复（供应商切换、供应商的工程变便），合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录（包含附件变便记录）。；

4.采购文件及采购人确认记录，包括供方评审、评审细则、评审整改记录等有关文件、资料。供方提交的PPAP文件等。

5..采购发供方公函、通知及其变更事项、修改说明，；

6..购买采购物资、服务相应的合格供应商名单（经公司领导批准）；

7.供应商资格审查情况报告；评审记录

（三）企业采购招标（含发起的申请、谈判、询价、定点）文件

1.采购招标文件正本，包括有关文件、资料等；

2.在采购招标截止时间前，供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；

3.接受供应商投标（谈判、报价）的记录；

4.开标一览表；

5.中标合同及其相应的技术、质量协议标准，项目评审记录。

5.开标（谈判、询价）过程有关记录，包括采购项目样品送达记录；

6.开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。

(四）其他文件

1.供应商质疑质量、材料与处理过程记录及答复；

2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；

3.采购过程中的音像录音资料;

4.其他需要存档的资料。

四、收集管理：各采购部指定采购助理负责采购档案的管理，并建立岗位责任制度。采购合同签订后一个月内由经办人员或责任人将该采购项目的全套文件材料进行收集整理后交档案管理人员归档。

采购框架合同，由经办人员或责任人次月10号前把上月与供方合作情况的相应资料收集整理后交档案管理人员归档。

五、归档要求：

（一）采购档案内容齐全完整；

（二）采购档案规格统一，文件、资料用纸规格一律采用国际标准A4纸（工程图纸可根据具体情况确定）

（三）采购档案原则上使用原始件，不可用复印件替代（复印件需经部门主管签字备注原件用途）；

（四）采购档案中的签名、印鉴手续齐全，首页应有“采购档案目录”字样；便于保管和利用。

（五）档案管理人员应加强归档档案的管理，按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，并保证采购档案的标识清晰有效，确保采购档案安全保管、存放有序、查阅方便；光盘、磁盘等无法装订成册的应在档案中统一编号索引，单独保存。

（六）计划性物资按种类、时间顺序进行编号归档，档内档案材料按照采购工作流程排列依次为计划、计划执行文件、到货检验记录、每月到货情况统计分析表。

（七）招标采购档案按照时间顺序进行编号归档，卷内档案材料按照采购工作流程排列，依次为项目发起执行文件、项目采购准备文件、项目开标（谈判、询价）文件、项目评审文件、项目采购合同文件、项目验收文件及其它文件资料。

（八）供应商档案按合格供应商名录编号进行归档，档内档案

材料按供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、设备清单，供货产品商务协议、技术协议、质量协议，供货产品清单、图纸、PPAP 资料。供应商供货绩效按月归档。

（九）采购档案（中标相关档案）的保存期限应从采购结束之日起不少于十年。

非中标（成交）供应商的采购相应文件保管期限应从采购结束之日起不少于五年；采购过程中录制的录音、录像资料保管期限从采购结束之日起不少于五年。磁介质，电子介质交由公司统一保管；采购过程中由供应商制作的项目样品，应从采购结束之日的十五个工作内由采购单位相关负责人通知相关供应商自行领取或退回。

六、档案使用：

（一）采购档案未经档案管理人员登记并经采购部负责人批准，不得擅自查阅、复印或出借采购档案。（总经理以上职位可以直接找助理登记调阅。各部门部长经采购部负责人同意后可以查阅。采购部人员可查阅自己工作范围内的相关资料，经采购部负责人同意后可查阅其它资料）

（二）档案使用部门应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

（三）采购项目档案管理人员工作变动，应按规定办理档案移交手续，并经采购部负责人签字确认。

七、档案销毁：保管期满的企业采购档案，应按以下程序销毁：

（一）档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；

（二）销毁意见报单位负责人审核报公司总经办备案；

（三）销毁采购档案时，应邀请公司涉及到相应档案的同级部门人员参加现场监销；

（四）销毁采购档案前，档案保管人员和现场监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。

电子文件归档与电子档案管理

电子文件归档与电子档案管理电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，2001年1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖，电子文件归档与电子档案管理。该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，资料共享平台《电子文件归档与电子档案管理》(https://unjs)。项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的组织、管理具有改革创新意义。该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配

套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。该项目所建立的档案馆、室档案计算机管理系统功能齐全、集成性好、自动化程度高，基本覆盖了档案管理的各项工作，其中包括了档案室与国家档案馆之间交、接电子档案的数据通道、工作平台及进馆档案验收鉴定技术;项目所建立的开放式档案利用局域网为用户提供了方便、快捷的检索手段及利用方式;项目还针对电子档案管理特征建立了一系列的管理制度，以保证所建‘保障体系’的有效运行。

浅谈档案管理中的信息化建设

浅谈档案管理中的信息化建设摘要：随着现代信息技术的不断发展，档案信息化和档案管理数字化的建设也逐渐变成了可能，本文首先对档案相关概念、信息管理重要性做了必要的说明，其次针对目前分公司在档案建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。关键词：浅谈档案管理信息化建设一、档案信息化概念及开展信息管理的重要性（一）档案信息化概念。档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为公司提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。就中国石油湖北**销售分公司来讲，档案馆的建立和完善对传承石油文化，承载公司自建立以来的发展历程，对公司的长远发展和科技创新方面，起着越来越不可替代的作用。（二）开展信息管理的重要性。随着信息时代的到来，现代科学技术在公司经营管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子公文、各类管理系统、应用程序的数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信

息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。分公司档案的建设及管理的信息化程度将影响着档案利用的好坏和保管时间的长短，对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步，是档案工作的发展趋势。档案管理的信息化是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。二、分公司档案建设管理中存在的问题（一）观念问题 1.各部门档案管理的意识薄弱，对重要文件、资料和凭证的归档还没有引起足够的重视。一些部门主任对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理，而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。一些部门的档案管理人员对档案的分类存放和档案归档的及时性上认识不足，没有认识到这是一个循序渐进的工作，而是通常性的进行集中办理。 2.虽然在各部门建立了兼职的档案管理员制度，也对相关建档、录入标准进行了讲解和培训，但落实到具体部门和岗位人员上，却是贯彻不力，归档意识淡薄。通过档案信息化建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为分公司档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。（二）技术层面的问题 1.档案系统的传输速度较慢，网络安全也是关系着档案系统

政府采购评审专家管理办法

政府采购评审专家管理办法（征求意见稿）第一章总则第一条【立法目的及依据】为加强对政府采购评审活动的管理，规范政府采购评审专家（以下简称评审专家）评审行为，提高政府采购工作质量，依照《中华人民共和国政府采购法实施条例》（以下简称政府采购法实施条例）规定，制定本办法。第二条【适用范围】本办法所称评审专家，是指被省级以上人民政府财政部门选聘并纳入政府采购评审专家库(以下简称评审专家库)管理，以独立身份参加政府采购评审工作（以下简称评审工作）的人员。评审专家的选聘、解聘、抽取、使用、监督管理等工作，适用本办法。第三条【管理原则】评审专家库实行“统一建设，分级管理，资源共享，管用分离，随机抽取”的管理原则。第四条【专家库建设管理】省级以上人民政府财政部门对评审专家库实行动态管理,推动实现全国评审专家库互联互通和专家资源共享。各级人民政府财政部门应当通过多种形式加强对评审专家的政府采购业务培训。第五条【专家资源扩充】省级以上人民政府财政部门应当广开渠道，通过向社会公开选聘或者向有关行业协会、企事业单位定向选聘等方式，充实评审专家资源，满足评审工作需要。

第二章评审专家选聘与解聘第六条【选聘条件】评审专家一般应具备以下条件：（一）具有良好的职业道德，承诺在政府采购评审中做到客观公正、廉洁自律、遵纪守法；（二）精通专业业务，熟悉行业情况，具有中级以上专业技术职称或者同等专业水平，其中具有中级专业技术职称的应当从事相关领域工作满８年；（三）熟悉政府采购相关政策法规；（四）自愿以独立身份参加评审工作；（五）没有严重违法失信记录或不良信用记录；（六）不满65周岁的中国公民；（七）省级以上人民政府财政部门规定的其他条件。对评审专家数量较少的品目，前款第（二）项、第（六）项、第（七）项所列条件可以适当放宽。第七条【申请材料】符合本办法第六条所列条件，自愿申请成为评审专家的人员（以下简称申请人），应当提供以下材料：（一）个人简历、本人签署的申请书和承诺书；（二）学历学位、专业资格、专业技术职称的证书，或者具有同等专业水平的证明材料；（三）证明本人身份的有效证件；（四）本人认为需要申请回避的信息；（五）省级以上人民政府财政部门规定的其他材料。

政府采购档案管理规定

政府采购档案管理规定 Document serial number【LGGKGB-LGG98YT-LGGT8CB-LGUT-

政府采购档案管理制度一、目的为规范政府采购代理资料的分类组卷及归档内容，严格政府采购代理资料的管理，制定本规定。二、适用范围本规定适用于公司所有政府采购代理资料的归档管理。三、组卷及归档要求 1、以项目工程组卷归档 2、卷内文件按相应的时间或序号依次归档 3、文件纸张大小为A4。字迹使用不易褪色的笔书写。 4、首卷应列入总目录、各分卷分册的目录，各分卷分册另加本卷、册的目录。 5、封面、封底纸张由办公室统一提供。 6、按国家档案管理规定要求分册装册。四、政府采购档案具体包括：（一）政府采购预算执行文件 1．政府采购预算表； 2．政府采购计划申报表和审核表； 3．有关政府采购预算和计划的其他资料。（二）政府采购前期准备文件 1．委托代理采购协议书；

2．核准采购进口产品的相关审批资料； 3．自行组织采购的申请及批复资料； 4．采购方式变更申请及批复； 5．采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料； 6．采购公告、资格预审公告及其变更事项； 7．获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表； 8．专家咨询论证会记录； 9．已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录； 10．供应商资格审查情况报告； 11．评审专家名单及抽取记录； 12．库外专家使用备案审核表。（三）政府采购开标（含谈判、询价）文件 1．采购响应文件及有关资料等； 2．在递交采购响应文件截止时间前供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录； 3．采购项目样品送达记录； 4．接受供应商投标或谈判的记录； 5．开标一览表； 6．开标（谈判、询价）过程有关记录；

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法 (国家档案局令第5号 1999年6月7日颁布) 1．总则 1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。 1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 2．电子文件的收集与积累 2．1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 2．2 收集积累要求 2．2．1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 2．2．3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储

行政档案管理制度

行政档案管理制度一、文件档案工作用办公室总负责,各部门协助管理。二、文件档案的处理 (一)各类公文材料收文由办公室统一处理。办公室由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、付阅、分办、催办、收集、立卷等工作。 (二)各类文件档案得整理、利用、统计、保护工作由办公室统一负责,以确保档案的完整及价值的发挥。 (三)政府部门下发的盖红章的文件正本必须交办公室存档。 (四)各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等编号、分类登记造册,交办公室统一保管。 (五)各部门的各类专业档案,如工程技术档案、财务档案、人事档案等由各部门自行管理。各部门应在立档后,将总目录及卷内目录交办公室一份,以便查阅、利用。 (六)各类文件档案要妥善保管,任何人不得擅自携带机要文件回家或去公共场所,避免泄露、丢失等不安全事故发生。三、各部门上报的行文,要按照公司统一规定的格式执行,具体详见《关于行文程序的管理规定》。四、各类公文办理程序 (一)一般下级报上级部门的请示类文件,应在三天之内回复,紧急文件应当天回复。 (二)上级对下级的指示类文件,应按指示精神在规定的期限内办理,处理结果及时向有关领导汇报。工程技术档案管理制度一、工程技术档案管理由工程档案管理小组负责实施。二、管理机构及职能 (一)组织机构: 1、北京DL温泉房地产开发有限公司成立以总工程师为首的工程档案管理小组,该管理小组由下列人员组成: 组长:总工程师组员:开发部、经管部、工程部、材料设备部的经理及各部门指定的档案员。并建立相应的档案机构和管理制度,配备能胜任的档案工作人员,以保证高质量地管理好本项工程的档案材料。 (二)职能 1、总工程师负责整个工程的档案管理工作,组织制定本项工程的归档范围、管理制度、收集整理工程前期文件,组织审查、接收各单位编制的档案文件。在检查汇总后由有关部门向城建档案馆移交。 2、勘测设计单位应做好工程项目的勘测、设计文件的收集整理工作,并按要求向建设单位工程部移交档案。 3、各施工单位负责收集、整理自己承包范围内的施工技术文件和竣工图,汇总后经监理单位审核合格后移交建设单位工程部。 4、监理单位负责工程监理文件的收集整理。在建立工作完成后移交给建设单位工程部,并负责审核施工单位的竣工文件。三、管理内容与要求 (一)归档办法:

政府采购评审专家管理办法》(财库〔2016〕198号

《政府采购评审专家管理办法》（财库〔2016〕198号第一章总则第一条为加强政府采购评审活动管理,规范政府采购评审专家(以下简称评审专家)评审行为,根据《中华人民共和国政府采购法》(以下简称《政府采购法》)、《中华人民共和国政府采购法实施条例》(以下简称《政府采购法实施条例》)等法律法规及有关规定,制定本办法。第二条本办法所称评审专家,是指经省级以上人民政府财政部门选聘,以独立身份参加政府采购评审,纳入评审专家库管理的人员。评审专家选聘、解聘、抽取、使用、监督管理适用本办法。第三条评审专家实行统一标准、管用分离、随机抽取的管理原则。第四条财政部负责制定全国统一的评审专家专业分类标准和评审专家库建设标准,建设管理国家评审专家库。省级人民政府财政部门负责建设本地区评审专家库并实行动态管理,与国家评审专家库互联互通、资源共享。各级人民政府财政部门依法履行对评审专家的监督管理职责。第二章评审专家选聘与解聘第五条省级以上人民政府财政部门通过公开征集、单位推荐和自我推荐相结合的方式选聘评审专家。第六条评审专家应当具备以下条件: (一)具有良好的职业道德,廉洁自律,遵纪守法,无行贿、受贿、欺诈等不良信用记录;

(二)具有中级专业技术职称或同等专业水平且从事相关领域工作满8年,或者具有高级专业技术职称或同等专业水平; (三)熟悉政府采购相关政策法规; (四)承诺以独立身份参加评审工作,依法履行评审专家工作职责并承担相应法律责任的中国公民; (五)不满70周岁,身体健康,能够承担评审工作; (六)申请成为评审专家前三年内,无本办法第二十九条规定的不良行为记录。对评审专家数量较少的专业,前款第(二)项、第(五)项所列条件可以适当放宽。第七条符合本办法第六条规定条件,自愿申请成为评审专家的人员(以下简称申请人),应当提供以下申请材料: (一)个人简历、本人签署的申请书和承诺书; (二)学历学位证书、专业技术职称证书或者具有同等专业水平的证明材料; (三)证明本人身份的有效证件; (四)本人认为需要申请回避的信息; (五)省级以上人民政府财政部门规定的其他材料。第八条申请人应当根据本人专业或专长申报评审专业。第九条省级以上人民政府财政部门对申请人提交的申请材料、申报的评审专业和信用信息进行审核,符合条件的选聘为评审专家, 纳入评审专家库管理。

政府采购档案管理办法

青岛市财政局文件青财采〔2010〕10号青岛市财政局关于印发《青岛市政府采购项目档案管理办法》的通知市直各单位、各区市财政局、各政府采购代理机构：现将《青岛市政府采购项目档案管理办法》印发给你们，望认真遵照执行。二○一○年八月十日 1

青岛市政府采购项目档案管理办法第一章总则第一条为加强政府采购项目档案管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《青岛市档案管理条例》和《青岛市政府采购工作流程管理暂行规定》等有关规定，结合实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于青岛市政府采购项目档案的收集、整理、移交和管理等。第三条政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。第四条各级政府采购监督管理部门负责指导、监督和检查本级政府采购项目档案管理工作。第二章政府采购项目档案的收集、整理与归档第五条政府采购项目档案资料具体包括：（一）项目开标前文件材料 1.政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料； 2.采购方式审批、采购文件论证或预审等材料； 3.政府采购项目的采购委托代理协议书； 2

4.采购公告（包括招标采购信息预告、变更公告以及邀请招标资格预审公告等）； 5.招标文件（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购方式，下同）及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明； 6.供应商领取招标文件的记录（包括潜在投标人不足三家的情况记录）； 7.对投标或被邀请供应商资格预审的审查情况。 8.其他报批手续材料。（二）项目开标文件材料 1. 投标文件（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价五种方式，下同）及其补充、修改或撤回的记录； 2. 投标文件递交记录； 3.参加开标的招标人、专家、供应商及监督人员签到名单； 4.开标一览表； 5.文件密封情况、开标现场过程及开标结果的公证文书；（三）项目评审文件资料 1.评审专家抽取记录及名单； 2.评审委员会工作文件和有关资料，包括评审委员会主任或评审小组组长的推选结果、评审办法、评审细则、评审纪律等； 3.评委的评审记录、评分表、评分汇总表； 4.评审报告、中标（成交）候选供应商排序表； 5.项目废标报告或开标现场采购方式变更申请、审批材料； 3

建设电子文件与电子档案管理规范标准

建设电子文件与电子档案管理规范（2009-8-22） 1总则 1.0.1 为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规范。 1.0.2 本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。 1.0.3 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。 2 术语 2.0.1 建设电子文件electronic construction records 在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。 2.0.2 建设系统业务管理电子文件electronic records of construction professional administration 建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。 2.0.3 建设工程电子文件electronic records of construction engineering 在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。建设工程电子文件可简称为工程电子文件。 2.0.4 建设电子档案electronic construction archives 具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。 2.0.5 真实性 authenticity 电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。 2.0.6 完整性 integrity 电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。 2.0.7 有效性 utility 电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 2.0.8 元数据metadata 描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。 2.0.9 在线式归档on-line filing 通过计算机网络，将电子文件及相关数据向档案部门移交的过程。 2.0.10 离线式归档off-line filing

档案信息化管理制度

档案信息化管理制度第一章电子文件归档与管理制度第一条为适应本单位信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位责职。第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。第六条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。第十一条各科室在每年6月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。第十二条移交档案室的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。第十三条归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应采用专门的保护设备和保护技术手段，其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17-20℃；相对湿度控制在35-45%。第十四条接收入库的电子档案，应定期进行检验、转存，发现问题要及时采取恢复措施。第十五条归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。第十六条利用归档的电子文件，应使用复制件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络

行政档案管理规定

行政档案管理规定 Jenny was compiled in January 2021

******有限公司行政档案管理制度第一章总则 1、为加强公司行政档案管理，充分利用行政资源，发挥行政档案为各职能部门工作服务的作用，使公司对行政档案管理更加标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》的规定，并结合****公司的实际情况，特制定本行政档案管理制度。第二章行政档案的范围 2、本制度适用于******有限公司。

3、本制度规定了公司行政档案的保管、借阅、移交、保管年限及销毁等管理要求。本公司的具体行政档案包括，财务资料、人事行政档案、技术文件、质量体系文件、专利资料、认证资料、供销合同、学习培训资料、标准化文件、基建图纸、公司日常会议、收文发文等行政资料、设备说明书、图书、音像资料、照片、荣誉证书等相关档案资料。第三章行政档案管理的职责 4、由行政档案管理员负责公司行政档案的保管、定期检查和管理工作，并负责借阅档案的审批，保证公司行政档案的准确、安全、完整。 5、档案管理人员按照公司行政档案的整理要求，负责定期整理各种档案资料，装订成册,统一编号，并移送档案室统一保管。 6、档案管理人员应对一些常用文件进行扫描，做为电子档保存。 7、档案管理人员要严格遵守档案保密制度，对档案的安全、完整负责。 8、综合办负责对公司行政档案的管理进行不定期的检查。 9、总经办负责对本制度的执行监督，并负责到期档案销毁的审查。 10、公司行政档案的存放应做到：防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光。不允许随便堆放，保证公司行政档案完整无损。第四章行政档案的归档 11、归档范围：凡是本公司在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同

政府采购验收管理办法

政府采购合同履约验收管理办法为进一步加强政府采购合同履约验收的管理，保障政府采购项目实施质量，维护合同双方的合法权益，根据《区监察局、财政局、审计局关于进一步规范政府采购合同履约验收工作有关问题的通知》文件精神，结合实际，特制定本办法。一、成立验收工作小组成立验收工作小组。其中：办公物资类验收小组成员为分管机关负责人（组长）、监察人员、财务人员、部门负责人、申购者、采购者。工程材料设备类验收小组成员为分管工程负责人（组长）、监察人员、财务人员、部门负责人、工程管理员组成。必要时邀请专家或委托国家认可的质量检测机构对项目进行审查验收。二、验收程序与要求 1、在供应商履行完合同义务起10个工作日内，由采购经办人提出，组长牵头组织。 2、合同金额超过200万元或国家有强制性检验标准的项目，建设单位须委托国家认可的质量检测机构，对项目进行审查验收并出具书面报告；服务项目须请专家或专业测评机构参与验收；与工程相关的材料设备必须在安装时进行现场检测试验。 3、以政府采购合同、招投标（采购）及补充文件、国家或行业标准、封存样品为验收的主要依据。 4、验收小组应到合同标的交付现场进行审查验收。根据标

的清单逐一进行检查，核对品牌型号、数量、技术参数及备品备件，查验产品合格证明、检测报告、进口产品报关单，对标的进行检测试验或演试，检查安装调试运行情况以及了解人员培训情况。验收的情况应在验收报告单上进行记录，有偏差的须提出处理意见。验收小组要对验收结果作出结论性的意见，并对验收报告内容负责。验收不允许采取抽查形式。 5、验收报告单与合同、发票为支付合同款项的必备依据。 6、发现问题应通知供应商严格按合同履约，不能及时纠正应向财政部门报告。三、资料备案与归档各经办处室将采购合同、验收原始记录、验收报告单等资料成套及时归档，并在2个工作日内将验收原始记录、验收报告单报政府采购监督管理办公室备案。采购档案为从采购验收结束之日起至少保存15年。四、监督与责任追究 1、主动接受区监察局、财政局、审计局等部门的监督检查。 2、建设单位为验收的责任主体，委托第三方验收的，建设单位不能免除自身主体责任。 3、建设单位及工作人员在验收工作中，有下列情形之一的，将追究单位或工作人员的相关责任: （1）采购人故意推迟项目验收时间的；（2）与供应商串通或要求供应商通过减少货物数量、调换物品、更改配臵、降低服务标准或虚开发票等手段套取财政资金

公司电子文件归档与电子档案管理办法

公司电子文件归档与电子档案管理办法 Company's electronic file filing and management measures

公司电子文件归档与电子档案管理办法前言：合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。本文档根据合同内容要求和特点展开说明，具有实践指导意义，便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。第二条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集 1．收集方法（1）及时按照要求制作备份。（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。（4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

档案管理信息化

档案管理信息化第一、档案信息的数字化，它是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。目前我国面临的主要困难是：技术还不成熟且不经济；数字化的对象问题；合作问题。第二、档案网站建设，它是指档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。档案网站的功能有：服务功能、宣传功能、交流功能。档案网站的主要内容：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。第三、数字档案馆建设，它是指利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案馆的主要特点：A存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；B运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；C功能定位上的特点，以存取为中心。数字档案馆与现行实体档案馆的关系：A现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础；

B数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求；C数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。两者不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。目前档案信息化面临的主要问题是： 1、规划和设计滞后主要原因是，档案信息的生成和管理是按时间和空间分割的，受权限、资金、规范的制约，全国统一制定规划很难，以地方为主做起，较为可行。另外的原因还有，与档案信息化连接的前期对象处于变化之中，使档案信息化本身也不得不跟着变化。如产生电子文件和电子档案的部门的信息化建设正在进行，本身处在变化中，造成档案信息化管理系统的不确定性。或者由于档案部门的参与指导不到位，使电子文件和电子档案的采集与归档方法带有缺陷，难以保证电子文件的真实和完整。中国的电子政务信息化的变化与体制改革相关联。目前多数行政职能部门正处于从管理向服务的转变之中。由此造成信息系统运转中较强调权利的分割、流程控制和手续的严密，办理一件事的过程中，多数部门处于等待状态，效率较低。各个职能部门只掌握自己的数据，部门之间存在较严重的数据共享壁垒。由于体制限制，不少单位为解决此问题多次下文，企图实现信息共享，但很难奏效。如北京某科技园区管理中遇到工商、税务、公安部、财政等多个职能部门的信息壁垒问题，使对用户办事期限的时间承诺难以兑现。 2、档案信息化的服务观念和方式滞后档案信息化的服务对象扩展

政府采购评审专家管理办法

政府采购评审专家管理办法第一章总则第一条为加强政府采购评审活动管理，规范政府采购评审专家（以下简称评审专家）评审行为，根据《中华人民共和国政府采购法》（以下简称《政府采购法》）、《中华人民共和国政府采购法实施条例》（以下简称《政府采购法实施条例》）等法律法规及有关规定，制定本办法。第二条本办法所称评审专家，是指经省级以上人民政府财政部门选聘，以独立身份参加政府采购评审，纳入评审专家库管理的人员。评审专家选聘、解聘、抽取、使用、监督管理适用本办法。第三条评审专家实行统一标准、管用分离、随机抽取的管理原则。第四条财政部负责制定全国统一的评审专家专业分类标准和评审专家库建设标准，建设管理国家评审专家库。省级人民政府财政部门负责建设本地区评审专家库并实行动态管理，与国家评审专家库互联互通、资源共享。各级人民政府财政部门依法履行对评审专家的监督管理职责。第二章评审专家选聘与解聘第五条省级以上人民政府财政部门通过公开征集、单位推荐和自我推荐相结合的方式选聘评审专家。第六条评审专家应当具备以下条件：

（一）具有良好的职业道德，廉洁自律，遵纪守法，无行贿、受贿、欺诈等不良信用记录；（二）具有中级专业技术职称或同等专业水平且从事相关领域工作满８年，或者具有高级专业技术职称或同等专业水平；（三）熟悉政府采购相关政策法规；（四）承诺以独立身份参加评审工作，依法履行评审专家工作职责并承担相应法律责任的中国公民；（五）不满７０周岁，身体健康，能够承担评审工作；（六）申请成为评审专家前三年内，无本办法第二十九条规定的不良行为记录。对评审专家数量较少的专业，前款第（二）项、第（五）项所列条件可以适当放宽。第七条符合本办法第六条规定条件，自愿申请成为评审专家的人员（以下简称申请人），应当提供以下申请材料：（一）个人简历、本人签署的申请书和承诺书；（二）学历学位证书、专业技术职称证书或者具有同等专业水平的证明材料；（三）证明本人身份的有效证件；（四）本人认为需要申请回避的信息；（五）省级以上人民政府财政部门规定的其他材料。

档案信息化管理制度

档案信息化管理制度 1、总则本标准规定了XXX有限公司技术档案的管理职能、管理内容与要求、检查与考核。本标准适用于XXX有限公司技术档案管理工作。 2、引用标准 2.1《中华人民共和国档案法》； 2.2国务院颁发《科学技术档案工作条例》； 2.3国家档案局《国营企业档案管理暂行规定》； 2.4《电力工业系统科学技术档案工作细则》； 2.5《江西省档案管理条例》。 3、管理职能 3.1技术档案是本公司在生产、经营、技术、科研管理活动中形成具有保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音等技术文件材料，由公司档案室集中统一管理。 3.2技术档案管理由受主管经理和上级档案主管部门的指导和监督。 3.3技术档案基本内容包括接收、整理、保管、鉴定、统计、利用、编研等工作，做到完整准确、系统安全和有效利用，

为电力建设和科研服务。 3.4公司各有关生产技术、基建、计划、设计、供用电、技术、物资供应等部室及生产单位等，对本单位产生的各种技术文件材料的形成负责，做好收集、整理、鉴定、分类，并达到系统、完整、准确的要求，及时向档案室移交归档。 3.5技术档案管理基本任务 3.5.1制定技术档案管理有关规章制度。 3.5.2做好技术档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用工作。定期查看技术档案的保管状况，发现问题及时提出整改措施。 3.5.3指导监督技术档案管理网络的工作。 3.5.4编制本公司技术档案保管期限表，按技术档案实用价值划分为永久、长期、短期三种。 3.5.5技术档案复制，要经公司分管生产领导的批准方可进行复制。 3.5.6凡借出的技术档案，严禁在技术档案上涂改、勾画、随意拆卷等不良行为。 4、管理内容与要求 4.1归档范围和保管期限 4.1.1根据《国有企业档案管理暂行规定》精神，结合公司生产、基建、科研活动中形成的技术文件材料的种类，制定本公司技术档案归档范围和保管期限表。

行政档案管理规定

行政档案管理规定文件管理序列号：[K8UY-K9IO69-O6M243-OL889-F88688]

政府采购评审专家管理办法(财库〔2016〕198号)

财库〔2016〕198号党中央有关部门,国务院各部委、各直属机构,全国人大常委会办公厅,全国政协办公厅,高法院,高检院,有关人民团体,各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅(局),中共中央直属机关采购中心、中央国家机关政府采购中心、全国人大机关采购中心、国家税务总局集中采购中心、海关总署物资装备采购中心、中国人民银行集中采购中心、公安部警用装备采购中心: 现将财政部制定的《政府采购评审专家管理办法》印发给你们,请遵照执行。附件:政府采购评审专家管理办法财政部 2016年11月18日附件政府采购评审专家管理办法第一章总则第一条为加强政府采购评审活动管理,规范政府采购评审专家(以下简称评审专家)评审行为,根据《中华人民共和国政府采购法》(以下简称《政府采购法》)、《中华人民共和国政府采购法实施条例》

(以下简称《政府采购法实施条例》)等法律法规及有关规定,制定本办法。第二条本办法所称评审专家,是指经省级以上人民政府财政部门选聘,以独立身份参加政府采购评审,纳入评审专家库管理的人员。评审专家选聘、解聘、抽取、使用、监督管理适用本办法。第三条评审专家实行统一标准、管用分离、随机抽取的管理原则。第四条财政部负责制定全国统一的评审专家专业分类标准和评审专家库建设标准,建设管理国家评审专家库。省级人民政府财政部门负责建设本地区评审专家库并实行动态管理,与国家评审专家库互联互通、资源共享。各级人民政府财政部门依法履行对评审专家的监督管理职责。第二章评审专家选聘与解聘第五条省级以上人民政府财政部门通过公开征集、单位推荐和自我推荐相结合的方式选聘评审专家。第六条评审专家应当具备以下条件: (一)具有良好的职业道德,廉洁自律,遵纪守法,无行贿、受贿、欺诈等不良信用记录;

采购档案管理制度

采购档案管理制度篇3 第一章总则第一条为加强政府采购项目档案管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《青岛市档案管理条例》和《青岛市政府采购工作流程管理暂行规定》等有关规定，结合实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于青岛市政府采购项目档案的收集、整理、移交和管理等。第三条政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。第四条各级政府采购监督管理部门负责指导、监督和检查本级政府采购项目档案管理工作。第二章政府采购项目档案的收集、整理与归档第五条政府采购项目档案资料具体包括： (一)项目开标前文件材料 1.政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料; 2.采购方式审批、采购文件论证或预审等材料; 3.政府采购项目的采购委托代理协议书; 4.采购公告(包括招标采购信息预告、变更公告以及邀请招标资格预审公告等);

5.招标文件(含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购方式，下同)及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明; 6.供应商领取招标文件的记录(包括潜在投标人不足三家的情况记录); 7.对投标或被邀请供应商资格预审的审查情况。 8.其他报批手续材料。 (二)项目开标文件材料 1.投标文件(含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价五种方式，下同)及其补充、修改或撤回的记录; 2.投标文件递交记录; 3.参加开标的招标人、专家、供应商及监督人员签到名单; 4.开标一览表; 5.文件密封情况、开标现场过程及开标结果的公证文书; (三)项目评审文件资料 1.评审专家抽取记录及名单; 2.评审委员会工作文件和有关资料，包括评审委员会主任或评审小组组长的推选结果、评审办法、评审细则、评审纪律等; 3.评委的评审记录、评分表、评分汇总表; 4.评审报告、中标(成交)候选供应商排序表; 5.项目废标报告或开标现场采购方式变更申请、审批材料; (四)项目中标(成交)和履约文件资料

档案信息化基础理论与实践-测试答案

试卷提交时间:2017-06-08 21:27:17.5 试卷得分：96.0 1、题型：判断题分值：2 照片档案的数字化可以采取用扫描仪扫描输入和用高档数码相机对其进行翻拍录入两种模式。正确答案正确 2、题型：判断题分值：2 上网档案信息鉴定方式一般有两种：一是直接鉴定法；二是间接鉴定法正确答案正确 3、题型：判断题分值：2 在公众网上发布的数字档案资源，不需要办理审批手续。错误答案正确 4、题型：判断题分值：2 档案数字资源的鉴定主要包括价值鉴定、开放鉴定和发布鉴定。正确答案正确

5、题型：判断题分值：2 数字档案馆拥有局域网、政务网、公众网甚至保密网等众多网络利用平台。不同的网络平台存储和管理着不同的资源，面向不同的用户群体，即便同一网络也要面向具有不同权限的用户群体。正确答案正确 6、题型：判断题分值：2 信息安全是指信息网络的硬件、软件及其系统中的数据受到保护，不受偶然的或者恶意的破坏、更改、泄露，系统连续可靠正常地运行，信息服务不中断等。正确答案正确 7、题型：判断题分值：2 数字档案馆的档案信息资源共享与利用的途径主要是数字档案的提供利用、电子政务网中的数字档案共享和互联网上数字档案的发布等。正确答案正确 8、题型：判断题分值：2 如果把数字档案（电子文件）作为数据，档案元数据就是描述或反映档案文件背景、内容、结构及其管理过程的数据。正确

答案正确 9、题型：判断题分值：2 内容数据库是指数字档案的原文数据集，其信息类型多种多样，如文本、图片、表格、音频、视频等，它们是数字档案资源建设的主体。正确答案正确 10、题型：判断题分值：2 广义的档案信息系统是指档案信息管理应用系统。错误答案正确 11、题型：判断题分值：2 上网档案信息鉴定工作方法主要包括上网档案信息鉴定的组织、原则、方式、程序等。正确答案正确 12、题型：判断题分值：2 误操作是安全威胁因素中的头号触发因素。正确答案正确