企业档案工作规范DAT422009.
企业档案工作规范
DA/T42-2009
2009年11月2日印发
2010年01月01日实施
1 范围
本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。
本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的
条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新
版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705 文书档案案卷格式
GB/T 11821 照片档案管理规范
GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T 17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范
DA/T 1 档案工作基本术语
DA/T 12 全宗卷规范
DA/T 13 档号编制规则
DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范
DA/T 22 归档文件整理规则
DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
DA/T 31 纸质档案数字化技术规范
DA/T 32 公务电子邮件归档与管理规则
DA/T 43 缩微胶片档案数字化技术规范
JGJ 25 档案馆建筑设计规范
ISO 15489.1 信息与文献——文件管理：通则
ISO 15489.2 信息与文献——文件管理：指南
3 术语和定义
DA/T 1—2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3.1
企业档案business records
企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。
3.2
企业档案工作business records management
企业履行档案管理职责的行为和活动。
3.3
电子档案electronic records
具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。
3.4
档案信息化archival informationization
运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。
4 档案工作总则
4.1企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。
4.2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。
4.3企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。
4.4企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。
5 档案工作组织
5.1 组织系统建设
5.1.1档案工作领导
企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。5.1.2 档案机构设置
企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。
5.1.3档案人员配备
企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。
5.1.4档案工作体系
企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。
5.2 企业管理职责
5.2.1企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。
5.2.2企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。
5.2.3企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。
5.2.4企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发字〔1998〕6号文件的要求进行，其他企业可参照。
5.2.5企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。
5.3 企业部门职责
5.3.1企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。
5.3.2企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。
5.3.3专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。
5.3.4企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和档发〔2002〕5号文件要求。
5.4 档案部门职责
5.4.1统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。
5.4.2负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
5.4.3指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。
5.4.4监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构和投资的全资、控股企业）的档案工作。
5.4.5依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。
5.5 档案人员要求
5.5.1档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。
5.5.2档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。
5.5.3档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。
5.5.4档案人员应定期接受档案业务培训。
6 档案工作制度
6.1 工作规章
6.1.1明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。
6.1.2制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。
6.1.3建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。
6.1.4制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。
6.2 管理制度
6.2.1文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。6.2.2档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员职责。
6.2.3档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。
6.2.4档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。
6.2.5档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求。
6.2.6档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。
6.2.7电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。
6.2.8档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。
6.3 业务规范
6.3.1文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。
6.3.2档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。
6.3.3文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。
6.3.4特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。
7 档案业务工作
7.1 企业档案工作与业务活动
7.1.1企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。
7.1.2企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。
7.1.3企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。
7.2 文件的形成、积累
7.2.1文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。
7.2.2文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。
7.3 文件整理与归档
7.3.1文件整理
文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB 9705、DA/T 22，GB/T 11822，财会字〔1998〕32号，劳力字〔1992〕33号等标准及文件的要求；音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GB/T 1182l，DA/T 15，GB/T 18894、DA/T 32等标准的要求。
7.3.2文件归档范围
7.3.2.1企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发〔2004〕4号文件要求。
7.3.2.2归档文件的主要来源有：
——本企业形成的文件；
——本企业引进项目、外购设备等接收的文件；
——所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；
——本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；
——本企业执行、办理的外来文件。
7.3.2.3企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限表。确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录A。项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见DA/T 28；服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制。
7.3.3文件归档时间
7.3.3.1经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。
7.3.3.2科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。
7.3.3.3产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。
7.3.3.4会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
7.3.3.5电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。
7.3.3.6磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。
7.3.3.7更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。
7.3.4文件归档要求
7.3.4.1企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归挡责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。
7.3.4.2归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。
7.3.4.3归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。
7.3.4.4非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。
7.3.4.5归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
7.3.4.6两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。
7.3.4.7文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》（见附录B表B.1）。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。
7.4 档案收集工作
7.4.1文件归档的交接
7.4.1.1文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。
7.4.1.2档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。
7.4.2档案与资料的收集
7.4.2.1企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。
7.4.2.2企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。
7.4.2.3企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。
7.4.2.4企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。
7.4.2.5企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。
7.5 档案整理工作
7.5.1档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。
7.5.2分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。
7.5.3类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。
7.5.4全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。
7.5.5根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有难—性。档号编制方法见DA/T 13。
7.5.6档号可采用“[全宗号——]分类号（或项目代号或目录号）——案卷号（或件号或盘、盒、张号）”（[ ]表示可选）结构。
全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需
要和企业产权变更情况自行设定。
7.5.7纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。
互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。
7.5.8按全宗、类别、保管期限编制档案目录。
7.5.9档案部门应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。全宗卷的主要内容和编制方法见DA/T 12。
7.6 档案保管工作
7.6.1档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。7.6.2档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。
7.6.3库房管理
7.6.3.1库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能（见JGJ 25）。
7.6.3.2库房温、湿度应符合JGJ 25、GB/T 18894和DA/T 15对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记（登记表参见附录B表B.2）。
7.6.3.3库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。
7.6.3.4库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明。
7.7 档案鉴定工作
7.7.1企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。
7.7.2档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。
7.7.3档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。
7.7.4永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。
7.7.5定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。
7.7.6企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册（参见附录B表B.3），经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。
7.8 档案统计工作
7.8.1档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。
7.8.2建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案馆（室）藏情况；年度入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。
7.8.3档案统计工作应保持连续性。
7.9 档案利用工作
7.9.1档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。
7.9.2企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。
7.9.3利用档案应按规定进行登记（借阅登记表参见附录B 表B.4）。利用效果突出的宜进行登记（利用效果登记表参见附录B表B.5）。
7.9.4可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。
7.9.5 企业宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编等。
7.9.6企业宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。
7.9.7企业宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。
7.9.8企业可利用档案举办档案陈列或展览。
8 档案信息化建设
8.1 档案信息化目标与原则
8.1.1企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。
8.1.2企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。
8.1.3企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。
8.2 电子文件的归档
8.2.1电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定
和需要确定。
8.2.2企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。
8.2.3归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件通用格式见GB/T 18894第6章。
8.2.4电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GB/T 17678.1和GB/T 18894。
8.2.5加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。
8.2.6文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。
8.3 传统载体档案数字化
8.3.1企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。
8.3.2纸质档案数字化应符合DA/T 31的要求，缩微胶片数字化应符合DA/T 43的要求。
8.3.3照片档案和声像档案数字化文件格式见DA/T 32的附录B。
数字化生成的档案副本档号应与原档案对应。
8.4 电子档案的保管
8.4.1电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理。
8.4.2电子档案应存储到脱机载体上。其存储载体见DA/T 32的附录C，保管要求见GB/T 18894的9.4。
8.4.3脱机存储电子档案的载体或装具上应贴背注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。
8.4.4存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
8.4.5超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行，其删除和销毁应符合GB/T 18894中9.8的相关规定。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。
8.5 档案网络化服务
8.5.1企业应建立馆（室）藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索。
8.5.2对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。
8.5.3涉密档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离。
8.5.4档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。
8.5.5档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。8.5.6各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。
8.6 档案管理系统软件
8.6.1档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际工作需要，并适应本企业信息化建设发展需要。
8.6.2档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。
8.6.3档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。档案管理系统设计与实施参见ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。
9 档案工作设施设备
9.1 档案库房
9.1.1档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。
9.1.2档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。
9.1.3档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。
设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合JGJ 25的要求，库房一般应满足日后20年档案存储需要。
9.2 业务技术用房
9.2.1业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。
9.2.2企业可根据工作需要设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。
9.3 阅览及陈列室
阅览室应邻近办公室和档案库房，环境安静。
陈列室（展览室）宜设置在适于观览的场所。
9.4 档案装具
9.4.1档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架。
9.4.2各类档案盒规格、式样和质量应符合GB/T 9705、GB/T 11822、DA/T 22和GB/T 11821的要求。
9.5 保护设备
关于档案管理办法及实施细则{新版}
关于档案管理办法及实施细则【2019年第一版】为进一步完善公司的管理体系，完加强全公司档案的收集、整理、归档的效率与措施，确保档案的完整性、准确性和系统性，促进公司的持续健康发展，结合实际，制定本办法。 一、总则 1.1为加强公司档案管理工作，有效地保护和使用档案，特制订本办法。 1.2本办法所称的档案是指过去和现在的公司各部门、各项目及员工从事作业、经营、管理、宣传及行政类文件、人事类文件、各类合同、财务管理等，直接形成的对公司有保存价值的各类文字、图表、帐册、凭证、报表、技术资料、电子文件、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 1.3档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.4档案管理工作采用“双部门管控，共同管理”原则，由综合管理部统一管理。 1.5档案管理指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、登记、归档、装订、封存、销档等活动。 1.6档案材料收集整理归档工作应遵循真实、全面、及时、规范、系统的原则。 二、归档范围 2.1公司资料：公司章程、注册资料、验资报告、资质证书（原件、申办资料、变更记录、年检记录）、机构变革记录、公司大事记、公司年报/推文、各类固定资产资料（包括车辆）、企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、视频、照片、录音等形式的历史记录。 2.2行政类档案：流程制度类文件、行政法规性文件、会议记录、各类公文、公司重大事件记录、政府职能部门颁发需要公司执行的各种行业标准、公司对外的正式发文与相关机构来往的函件、物资采购（物资采购、库存、保管、调派等）管理中形成的各种文件材料。 2.3人事档案：员工履历、学历及技能证书、考评、晋升、薪酬调降记录、奖惩
档案工作规范化管理工作报告
档案工作规范化管理工作报告 近几年来，始终坚持以科学发展观为指导，深入贯彻党的十大精神，认真贯彻执行国家档案法律、法规，切实加强组织领导，不断深化对档案工作重要性的认识，加强队伍建设、提升业务素质、完善基础设施建设，使档案管理工作向标准化、规范化、制度化和现代化建设的方向发展，档案工作管理水平明显提高。 一、全宗档案情况 自年成立以后，便产生了文件材料，按有关规定与要求整理归档，形成了档案。全部档案为一全宗，到年底止，共有各门类档案：文书档案件，会计档案册，人事档案册，声像档案册盘，实物档案件，科技档案件。 （一）文书档案 文书档案主要是在形成的文件材料、发文、纪要，其次是上级党政机关颁发的法律、法规，方针政策性文件和直接对本办机构设置、人员编制，人事任免、各类统计年报以及其他需要贯彻执行的文件材料，本办业务内文件、材料等。分为类。 1.类 该类的文件材料较多，包括召工作会议的文件，办公会议、中心组学习、室务会议、党员会议，办公室会议记录、会议纪要；本办发文、工作计划、总结、报告、大事记、工作资讯；本办制订的规章制度、工作目标、岗位责任制；普法工作、开展主题性教育活动、社会综合治理工
作、文明创建等形成材料；成立机构、机构设置、人员编制、名称更改、印章启用、换届选举的请示批复、结果等文件。 2.类 该类的主要文件材料有：本办会议记录、会议纪要、发文；领导批示；国家机关、省级机关、市级机关制发的有关的文件材料并要执行的重要文件等；印发工作要点、“争先创先”考评方案、调研报告、会议纪要、总结讲话、通报；组织本系统业务会议、省领导发表重要讲话、发言材料、交流材料等。 3.类 该类主要形成管理制度，国家机关、省级机关、市级机关制发有关遵守财经纪律、享有的政策福利等重要文件；主要领导责任审计资料、国有资产管理登记文件材料、本办与有关单位签订的协议；可行性研究报告批复、中标通告、抄告单、招标文件、概算书、零星工程决算确认单、资料移交表；工程项目部发文、请示、汇报、报告。 （二）会计档案 会计档案是在财务管理中形成的记述和反映了的财务经济情况，有收支凭证，月报表、年报表，往来帐簿。 （三）人事档案
最新公司档案管理办法及实施细则
企业档案管理办法及实施细则 为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《武汉市档案管理条例》，结合公司实际，特制定本办法。 一、档案管理 1、具体内容 1.1 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。 1.2 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.3 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 2、文件的收集与归档 2.1 各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。2.2 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。会议文件由办公室收集。 2.3 档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。 2.4 档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。
2.5定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。 2.6 收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。 3、公司文件材料归档的基本具体要求 3.1 归档的文件材料必须完整。 3.2 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3.3 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 4、公司文件材料的归档范围 4.1 保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。 4.2 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。 4.3 人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。 4.4 会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表。 4.5 经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。 4.6工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸
公司档案管理办法
公司档案管理办法 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】
公司档案管理办法一、总则 （一）为规范公司的档案管理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，特制订本办法。 （二）本办法是依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《企业档案管理规定》（档发〔2002〕5号）和《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号）有关规定，并结合公司实际工作制定。（三）办法所称档案指我公司成立以来在项目建设、项目管理、物资采购、人事劳资、财务审计、培训教育及工会、党政团工作等活动中形成的对公司有保存价值的文字材料、图表、图片、声像资料等不同形式的历史记录。 （四）公司档案的形成、积累、整理和归档工作要列入各类经营管理程序中，列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制中。对于公司其他管理制度中有对某类档案规定执行细则的，遵照细则办理。 （五）公司档案工作实行分级负责、分类管理的原则。各部门配备专职的档案管理工作人员，明确岗位责任，实行岗位责任制，并保持档案管理人员的相对稳定。档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备相应的专业知识和业务能力。 二、档案分类 （一）归档文件材料的来源 1、公司及公司各下属机构或职能部门形成的文件材料； 2、外来的（包括上级、下级和同级）对本单位有一定保存价值的文件；
3、以公司资质中标项目的竣工验收资料； 4、参与的合作项目中合作单位应提供的文件材料。 （二）公司档案分类 公司档案按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等；按照记述内容的不同可划分为六类，分别是：企业管理档案、党群工作档案、行政办公档案、人力资源档案、财务会计档案和项目管理档案。 1、企业管理档案： （1）公司章程及企业批准设立文件等； （2）公司营业执照、税务登记、资质证书、代码证等； （3）公司董事（股东）会会议文件、指示、通知、决定等； （4）国家相关单位或上级单位发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等；（5）公司合同及其他法律事务资料； （6）公司发展规划、工作计划、统计报表，年度总结等； （7）公司安全管理资料； （8）公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等； （9）公司简介、大事记、宣传册、内部刊物、照片、录音、录像等； （10）图书、杂志、报纸、情报资料等。 2、党群工作档案： （1）国家相关单位或上级党委、纪检监察部门、团委、工会发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等； （2）公司党支部、团支部、工会的会议文件、指示、通知、决定等；
集团企业文化建设管理办法
神威集团企业文化建设管理办法 目的：规范公司企业文化建设管理工作，塑造良好的企业文化建设氛围，促进公司企业文化建设管理工作健康有序推进，快速建立优秀的企业文化 适用范围：集团总部及下属子分公司的企业文化建设工作 制度拥有者：集团总经办 内容： 第一章总则 第一条宗旨 全员参与，共同建设，紧密结合工作实际。 公司文化建设是全体员工共有的责任，全体员工应义不容辞积极参与；同时企业文化建设又是一个系统工程，不是某个部门的专业职能管理工作，需要各部门共同推进，紧密配合；企业文化要真正落到实处，需要依靠全体员工将企业文化渗透到经营管理活动中，有机地和本部门、本单位、本岗位的具体职责和工作结合起来。 第二条建设目标
总体目标：通过对公司文化的系统宣传和持续推广，统一集团及下属各子、分公司的文化理念，统一各级管理人员和员工的价值标准、行为规范，增强企业凝聚力，协调企业内外部关系，提升管理水平，为百年神威奠定坚实基础。 近期目标：（一两个月内） 通过高强度的文化宣贯，消除企业文化的认知滞后，消除企业文化惯性，形成良好的企业文化学习氛围； 通过培训和考试，提高员工对企业文化的概念、作用、意义的认识，建立公司文化核心理念的结构体系，能熟知、熟记相关内容； 公司文化对公司形象的宣传、维护及知名度的提高初步显现作用。 中期目标：（2004年，企业文化年） 公司文化价值体系占领上风，在培养凝聚力、提高员工基本素质等方面初见成效； 员工能把自觉把自己的工作和经营理念联系起来，能运用公司的经营理念指导自身的工作； 公司文化对公司形象的宣传、维护及知名度的提高已有明显作用。 长期目标：（2005年以后） 员工的价值取向与公司的价值观高度一致。在可见的未来，公司成为同行业中职业人士最愿意为之服务的企业，并在此基础上实现经济和社会效益的最大化； 公司文化为企业超常规发展、规范化管理与技术创新起到明显的支撑和推动作用； 以文化拉动营销，以营销彰显文化。
如何加强档案管理工作
如何加强档案管理工作 发布时间: 2012-04-23 点击:397 次 浙江暨阳建设集团有限公司陈雪艳 摘要：随着自动化的管理模式的深入发展，档案在企业的生产和发展过程中起着越来越重要的作用。企业的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中和档案管理中由单纯的存放走向应用、分析的道路，使之更好地为生产服务，还有很多需要研究和解决的实质性问题。 关键词：档案管理科学规范自动化服务 在对档案管理工作的认识上，本公司很多人存在一个误区，那就是档案管理工作是可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我公司在建筑行业的发展起着至关重要的作用。我们本着吸收和借鉴优秀的档案管理工作成果，争取以积极的心态适应档案管理工作的新形势，培养强大的责任感，提升工作热情为目的。根据上次对八达公司的现场观摩，让我们进一步地认识到自身的不足。经过局领导、公司领导，结合自身的管理方式出发，进行了一次全面、细致的分析，得出如下结论：只有科学规范的档案管理，才能适应新形势的需要。做好档案的收集和利用，不但可以为公司的经济发展做出应有的贡献，还可以实现自身价值。当前企业档案管理不规范在以下几个方面： 一、档案管理工作缺乏制度化的管理 1、档案收集不规范。在收集过程中，公司制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确，给工作带来很大困挠;有部分上交的资料也存在很多问题：工程资料不全;材料不符合要求，用复印件占的比例较多;各种签字、签章手续不完备。 2、档案整理不规范。企业近几年人员调动频烦，没有专职的档案管理人员，造成资料整理不及时，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，不符合事毕立卷要求，不利于规范管理; 3、档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些分公司自设资料库，认为存那里都一样，给总公司的档案的综合管理也造成困难。
(完整word版)机关档案管理办法
档案管理实施细则（试行） 第一章总则 第一条为加强档案工作管理，妥善保管、利用好档案，为机关各项工作做好服务，根据《中华人民共和国档案法》、《天津市档案管理条例》及《天津市药品监督管理局档案管理实施细则》的有关规定，结合我局实际情况，制定本细则。 第二条凡机关各科室在工作中形成的具有查考利用价值的各种文件材料，须按规定，统一管理，任何科室和个人不得将其据为己有。凡调离机关的工作人员必须在交结清档案文件资料后调离。 第二章档案工作的组织管理 第三条局机关对档案工作实行统一集中管理，档案室暂设在办公室，配置专门人员负责。各科室须配备兼职人员负责本科室文件材料管理、归档整理及上缴工作。 第四条本机关档案受上级主管部门领导及同级档案行政管理部门的监督与指导。 第三章文件材料归档范围 第五条凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档材料范围，包括机关在工作活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书稿、照片、录音、录像、盘片、实物等各种门类和各种载体。具体有以下四个方面：
(一)上级机关的文件材料： 1、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。 2、上级机关召开的执行的会议主要文件材料。 3、上级机关领导视察、检查本系统、本机关工作时的重要批示、讲话、题词、照片、留言和具有重要保存价值的录音、录像等材料。 4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。 5、上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。（二）本机关政务活动中形成的文件材料： 1、以局名义召开的工作会议、专业会议的整套文件材料（包括会议安排、通知、议程主席团名单、开幕词、工作报告、讲话材料、经验材料、技术材料、会议总结、会议纪录、会议简报、决定、纪要以及先进集体、个人名单和先进事迹等以及照片、录音、录像材料等）。 2、本局党组会议、局长办公会议和局务会议形成的文件材料（包括会议记录、纪要、决议、决定等文件材料）。 3、本机关制定的工作条例、章程、制度、规定、办法、细则等文件材料。 4、局印发的（包括转发及其它机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿。
企业文件材料归档范围和档案保管期限规定(国家档案局令10号)
企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 国家档案局令第10号 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》已经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2013年2月1日起施行。 局长杨冬权 2012年12月17日 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 第一条为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。 第二条本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。 第三条各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。 第四条企业文件材料归档范围是：
（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料； （三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料； （四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。 第五条企业下列文件材料可不归档： （一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件
档案管理规定
档案管理规定 一、总则 1、为加强公司档案管理工作，有效地保护和使用档案，特制订本规定。 2、本规定所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3、重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由行政部统一管理。 二、归档范围 1、行政类：行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、会议记录、规章规定、管理流程等；各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等；所有加盖公章的文件复印件；在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、视频、光盘、录音等形式的历史记录。 2、工程类：设计文件、图纸、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料、质量标准、检验方法等。 3、合同类：订货合同、销售合同、工程合同、租赁合同、装修合同、广告合同、财产保险合同、贷款（银行承兑）合同、担保（抵押）合同、合作（加盟）协议、投资协议和其他合同（协议）等 4、财务类：申请单、报账单、票据、文件、原始凭证、计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、统计报表、基础资料等有参考价值的原始资料和电子文档。 5、人事类：员工基础资料、照片、岗位证书、考评、晋升、奖惩记录、员工培训、工作总结、考勤资料、保险资料、住房公积金、人事任命、劳动纠
文秘档案工作管理办法
文秘档案工作管理 办法
驻马店市烟草商业公文处理实施办法 （征求意见稿） 第一章总则 第一条为促进全市烟草商业公文处理的制度化、规范化、科学化，加强公文处理工作的管理，依据《国家行政机关公文处理办法》和《河南省烟草行业公文处理实施办法》，特制订本管理办法。 第二条公文处理包括公文起草、签发、编号、印发和外来公文的收受、传阅、处理等工作。 第三条本办法适用于驻马店市局（公司）机关和各直属单位。 第二章公文种类 第四条全市烟草行业常见的公文种类主要有： （一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 （二）通告适用于在一定范围内公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。 （三）通知适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任
免人员。 （四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （五）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （六）请示适用于向上级机关请求指示、批准。 （七）批复适用于答复下级单位的请示事项。 （八）意见适用于对重要问题提出看法和处理办法。可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级单位报送的意见作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级单位应遵照执行；无明确要求的，下级单位可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。 （九）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函与其它主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。 （十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位和有关部门共同遵守和执行。
企业档案工作规范
企业档案工作规范 1范围 本标准规定了企业开展档案工作的体制和制度的要求，提出了档案工作业务、档案管理信息化、档案工作设施设备配置等方面的规范。 本标准适用于企业和企业化管理的事业单位。 2 引用标准 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 ISO 15489 《信息与文献、文件管理》 GB／T 17678．1—1999 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T 11822—2000 《科学技术档案案卷构成的一般要求》 GB/T 11821—2002 《照片档案管理规范》 GB/T 18894—2002 《电子文件归档与管理规范》 DA/T 12—94 《全宗卷规范》 DA/T 13—94 《档号编制规则》 DA/T 15—95 《磁性载体档案管理与保护规范》 DA/T 18—1999 《档案著录规则》
DA/T 1 —2000 《档案工作基本术语》 DA/T 22—2000 《归档文件整理规则》 DA/T 28—2002 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 DA/T 31—2005 《纸质档案数字化技术规范》 DA/T 32—2005 《公务电子邮件归档与管理规则》 JGJ 25—2000 《档案馆建筑设计规范》 3 术语与定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 企业档案 business archives 企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。 3.2 企业档案工作 business archives work 企业在履行档案管理职责过程中的活动。 3.3 三纳入 three incorporation 将档案工作纳入企业领导工作议事日程；纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。
企业文化管理制度
企业文化管理制度 第一条为加强公司文化管理，塑造推动公司发展的企业文化，规范企业文化建设管理工作，培育良好的企业文化氛围，促进企业文化建设工作健康有序发展，鼓舞和激励公司员工，特制定本制度。 第二条本制度适用于对公司企业文化的执行管理。 本制度对公司企业文化管理的内容与实施做出规定，是公司开展企业文化工作的依据。 第三条企业文化主要分为三个层面上的文化: (一)精神文化层面。其是企业的思想，是员工心的认识，是企业的信仰、追求，对内起到聚合员工之心，对外起到聚合客户之心的作用。它是以企业发展之根本为出发点的文化设计:具体指企业宗旨、企业目标、以企业怎样才能求生存为出发点的文化设计;具体指企业精神、企业价值观、企业作风、企业经营理念、企业生存理念和企业竞争理念。 (二)制度文化层面。其是企业员工在具体工作中应用的文化，是员工心智的思考模式，是企业制度内涵真正被员工心理接受，并自觉遵守的结果，它对企业员工起到规范的作用。它表现在公司员工在做事中的文化设计:管理理念、营销理念、服务理念、品牌理念、投资理念、质量理念、成本理念、人才理念和培训理念;顾客行为的文化:领导行为规范和员工行为规范。 (三)物质文化层面。其是企业工作环境中融入的文化，是文化由外而内的促进方式，同时也是企业精神文化、制度文化，以及自己独 特个性的体现。它主要表现在:便签、表格、纸张、制服、广告设计、赠品等方面。 第四条公司所有员工负责本公司企业文化的维护和贯彻执行。
第五条各部门主管负责本制度的确认执行，总经办负责本制度的编制、审核、监督执行。 第六条公司各种规章制度是企业文化执行的基础，是企业文化得以贯彻实施的基本保障，公司员工应该严格遵照执行，若有违反，按相关规定予以处罚。 第七条要树立人力资源理念。人力资源管理的基本准则是公平、公正和公开。人力资源是公司成长的最基本的要素，公司要发展的首要目标是提高员工素质，开拓员工职业发展空间，提高员工工作积极性。 提高员工素质要从员工的招聘管理开始，具体操作见《员工招聘作业管理制度》及《员工培训作业管理制度》。 加强员工工作积极性就必然要从员工激励及员工的自我职业生涯发展做起，让员工充分发挥其价值，同时一也得到合理评价并获得科学的回报。具体操作见《员工职业生涯发展管理制度》及《员工绩效考核管理制度》。 第八条规范员工文明礼仪规范管理。具体地: (一)员工之间每天早上应相互间好，且应面带微笑。我们的微笑并不只是做给客户看的，它应该是发自内心的。 (二)办公室电话接听应面待微笑，并使用礼貌用语如“您好～x x 公司”(外部电话)，“您好!XX部门”,“您好～xxx”。电话另一端的人是可以从你的语气或语速中感受到你心情的。 (三)电话接听人不在时，应问明对方的姓名、单位、电话号码或事由，然后转告相关人员，或通知相关人员给对方回电话。 (四)平时工作当中，需要同事帮助时，应当用“请”、“谢谢”、“辛苦了”等礼貌用语以示对同事提供帮助的感谢，这样可以为我们的工作营造一个宽松而又温暖的环境。
关于档案管理工作的建议
关于档案管理工作的建议 关于档案管理工作的建议2007-02-10 16:47:13 为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存，加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展，特提出如下建议： 一、档案管理机构及职责 1、档案工作由公司总裁统一领导，办公室负责接收、下发、整理、归档、汇总，由指定的办公室人员负责档案的保管和提供其利用的工作，并监督公司各部门及其员工对档案的使用过程。 2、办公室应逐步完善档案管理制度，确保档案安全和方便利用，并且及时纠正档案管理中的疏漏。 二、档案的保存
1、保存地点：办公室档案柜 2、保存内容：包括过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3、保存方法： 分类 汇总 （1）办公室资料：根据文件的编号或日期汇编成册，分为两大部分：接收文件和下发文件（分别记录），形式如下：接收文件下发文件 日期:××年*月*日（编号：××*）日期:××年*月*日（编号：××*） 接收自：××*下发至：××* 主题：××*主题：××* 公司人事资料汇总形式如下： 姓名：××（个人基本资料）学历：××所属部门及职位：××
客户资料汇总形式如下： 国家：××客户名称：××主要业务：××联系人及方式：×× 工厂资料汇总形式如下： 类别：××工厂名称：××（地址）联系人及方式：×× （2）技术性资料汇总形式如下： 日期：××年*月*日 产品名称（类别）：×××× 最终报价：××××*（工厂：××××*） （3）财务资料：根据时间（月、季度、年）汇总，在月末、季度末、年末收集、整理各种财务资料，按照编号登记入册。 （4）国际业务资料 以合同为线索整理，按照合同号登记成册，形式如下： 合同号日期客户名称业务内容其他单据是否齐全 ××××××××××××××××××××××××××××××××××
档案管理工作实施细则模板
档案管理工作实施 细则
档案管理工作实施细则 第一章档案管理办法 第一条建业住宅集团( 中国) 有限公司( 以下简称”集团”) 档案工作实行统一领导、分级管理的原则, 维护档案完整与安全, 便于集团各中心、子公司和社会各方面的依法利用。业务上由集团信息文档部指导、监督考核, 制定具体实施办法。 第二条除集团、子公司设部门或专人( 或兼职) 负责档案工作外, 所属各中心、部门应指定人员负责本单位的档案收集整理和保管工作。 第三条档案的保管范围: 工程技术、规划设计、计划统计、经营销售、财务管理、工程施工、人力资源、行政管理等工作形成的对集团和社会有保存价值的各种形式的档案。 第四条档案的保管办法: 按照档案的最大可能利用范围和文档的最终承办责任单位( 或承办人所在单位) , 分集团、子公司两级管理。财务档案、人事档案由财务和人力资源管理部门负责管理; 销售合同由销售部门负责管理。 第五条档案的收集整理与移交: 每月各部门指定的人员应将本部门所有岗位需存档的文件资料加以整理造册, 每季度最后一月移交到集团或子公司的档案管理部门, 办理移交手续; 时间定为每月二十五日至三十日期间, 这项工作加以制度化。 专业技术档案原则上由技术负责部门管理, 指定档案管理责任
人, 档案编目需要上报备案。 第六条档案管理部门应将档案分类编码登记, 妥善保管。按季度将本单位新增档案编目上报集团信息文档部备案。 第七条集团信息文档部建立集团档案统一编目, 方便档案资料的查询和利用。 第二章档案的分类 第八条公文档案: 所有的集团( 含子公司) 编号发文( 红头文件) , 政府、行业主管或协会的外来正式公文, 集团内部公司间正式行文等; 第九条专业档案: 项目规划设计图件, 工程设计图件, 各种效果图, 工程项目决算, 大型设备档案, 小区管网图等等; 第十条合同档案: 合同, 契约, 协议书等; 第十一条纪要: 重要会议、会谈纪要, 重大活动、事件的过程纪要, 以及相关图片、录象录音磁带和光盘。 第十二条行政、办公事务档案: 各种批办完毕的行政、办公重要文档、备忘录, 重要来往函件等等; 第十三条经营管理类: 重要的经营、管理、生产计划和统计报表。 第十四条其它。 第三章档案索引编码
档案管理暂行规定
档案管理暂行规定 第一章总则 第一条为加强企业档案管理工作，确保企业档案的完整、准确、系统和安全，促进档案工作为企业发展服务。根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》及烟草行业档案管理制度等相关文件精神，结合本企业实际情况，特制定本规定。 第二条档案管理的基本原则 坚持统一领导、分级管理的原则，以维护档案的齐全、完整与安全。 第三条定义 1．企业档案：企业在生产经营和管理过程中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式的文件材料，包括实物、照片、缩微片（带）、声像带（盘）、磁盘、光盘等。 2．文书档案：是企业党政工团等机构在政治、经济活动中形成的，记述和反映有关职能活动的历史记录，及企业在生产、技术、经营等管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括计划、生产、技术、物资、财会、质量、销售等管理，以及企业获得的奖状、证书等荣誉实物，照片、声像带（盘）、磁盘、光盘。 —1—
3．科技档案：是企业在产品生产、基本建设、设备仪器、科学技术研究活动等方面形成的，具有保存价值的文字材料、图表、数据、声像带（盘）、磁盘、光盘等各种形式载体的历史记录。 3．1 产品类档案：是企业在产品开发、立项、设计、试制，生产、检验、包装过程中形成的，具有凭证、查考作用和利用价值的文字材料、图纸、图表、及产品获得的奖状、证书等。 3．2 基本建设类档案：是企业在基本建设项目的提出、批准、设计、监理、施工、竣工、验收、维修使用等全过程中形成的具有保存价值的文字材料、图纸、图表、照片、声像带（盘）、磁盘、光盘等。 3．3 设备仪器类档案：是企业自制、购买、安装调试、验收、使用、维修设备仪器仪表过程中形成的具有保存价值的文字材料、图纸、照片、声像带（盘）、磁盘、光盘等。 3．4 科学技术研究类档案：是企业在科学技术研究活动中形成的、具有保存价值的文字材料、图表、数据、声像等各种形式载体的历史记录。 4．会计档案：是企业记录和反映经济活动，具有保存价值的各种凭证、帐簿和报表等会计核算专业材料。 5．干部职工档案：是企业在培养、选拔和任用过程中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。 —2—
企业文化内宣资料管理制度(文字)
学而思企业文化内宣资料管理制度 为了加强公司企业文化内宣工作的资料管理，保证历史资料的完整性，做好收集、立卷、保管等工作，维护文件档案的条理清晰，便于日后的查找利用，现结合目前的工作情况，制定本制度。 本制度保存的资料范围包括：电子文档、印刷品、视频、录音、图片。 资料管理办法 一、品牌管理部设置企业文化内宣资料文件管理员，由企业文化小组成员兼任。 二、各部门、事业部每两周报送一次内宣素材，每月召集一次碰头会。记录学而思微观 历史，总结公司大事记，增进部门间的互动和交流。 三、企业文化小组出品及收集的所有内宣或外宣资料（包括：电子文档、印刷品、视频、 录音、图片），需全部在管理员处建立编号并备份。 四、每周一对上周输出内容进行收集、分类、整理、归档，每月5日之前对上月资料进 行盘点，查缺补漏，电子文件统一拷贝至硬盘存档。每季度进行一次整体排查，由 主要负责人发起，小组成员配合。 五、建档分类办法，以文字资料为例： 1、电子文档按项目和时间分类（××××年××月+×××项目），下设“策划文 档<送审及定稿>”、“素材资料<图片文字等原始素材>”、“送审及成品”三 个文件夹。每个文件需在文件名中标出最后修改的成稿日期，以供日后查阅。 2、印刷品按成品完成日期及项目名称编号，与电子文档同名，至少保留5份。素 材及最终印刷文件刻录光盘，与成品同时归档，建立卷宗。 3、单独建立企业理念识别系统变更档案,考证学而思历年理念识别系统的变更版本。 4、单独建立CEO和高管讲话、培训的原始资料(视频、录音、发言稿、邮件等)， 作为史料留存。 5、 2012年以前的资料，遵循原有分类方法，按时间顺序建档，并附建档说明。2012 年之后的资料严格按照本制度规定的分类办法执行。 六、直接责任人负责资料的管理和安全，成品外借需登记在册，并及时追索。电子文档 如需查阅，责任人将给出搜索路径，由需求者在建档硬盘中自行查阅。 七、本制度自出台之日起，立即生效，所有企业文化内宣资料管理统一按照本制度执行。 二〇一二年二月二〇日
如何推进档案工作规范化标准化管理
如何推进档案工作规范化标准化管理 发表时间：2009-04-08T10:51:29.590Z 来源：《科海故事博览•科教创新》2009年第3期供稿作者：王桂琴 [导读] 在搞好硬件建设的同时要强化系统思维意。 摘要：档案是党和国家的宝贵财富,做好档案保管工作,防止档案的损毁,延长档案的使用寿命,维护档案的完整与安全,是档案管理的工作重点。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节,因此,在搞好硬件建设的同时要强化系统思维意。 关键词：档案规范化标准化 档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节, 在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。其中,公文制发是档案工作达到规范化、标准化的前提条件，坚持“以本单位形成文件为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节；提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证；利用计算机管理档案,是使档案工作达到规范化,标准化的有效途径。 随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。 档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。 一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提 公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。 二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节 相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。 三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证 不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
公司档案管理办法及实施细则11073
档案管理办法及实施细则为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《武汉市档案管理条例》，结合公司实际，特制定本办法。 一、档案管理 1、主要内容 1.1 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。 1.2 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.3 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 2、文件的收集与归档 2.1 各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。2.2 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。会议文件由办公室收集。 2.3 档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。 2.4 档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。
2.5定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。 2.6 收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。 3、公司文件材料归档的基本要求 3.1 归档的文件材料必须完整。 3.2 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3.3 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 4、公司文件材料的归档范围 4.1 保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。 4.2 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。 4.3 人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。 4.4 会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表。 4.5 经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。 4.6工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸