英语商务信函的文体和语言特点_
英语商务信函的文体和语言特点
一、商务信函的概念和特点商务信函(以下简称商函)是企业用于联
系业务、商洽交易事项的信函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。从商函往来企业之间
没有隶属关系，其性质是相互商洽相互询问和答复这两个方面看，
商函和函有一致性。但商函和函的使用主题不同。商函的使用主体
是企业或企业的代表人;函的使用主体是国家机关、社会团体、企事
业单位。从制作上讲，函要执行国家技术监督局发布的《国家行政
机关公文格式》(GB/T9704-1999)和《发文稿纸格式》(GB8026-1989)的规定;商函没有严格的规定，按照惯例来制作。从文书内容上讲，
函比较宽泛，商函则仅限于交易磋商。商函与私人信函的区别非常
明显。私人信函是个人使用，内容是私人事务。商函和公关文书中
的感谢信、慰问信等专用书信也不同。企业也使用这些书信，但所
针对的事项和所要达到的目的都和商函不一样。商函和国家机关、
企事业单位、社会团体使用的便函也不同。企业也使用便函。便函
也和商函一样没有固定的体式，但便函的内容和函一样比较宽泛。
商函有这样几个较为明显的特点:1、内容单一。商函以商品交易为
目的，以交易磋商为内容。这不适用与商品交易无关的事情。同时，
商函内容单一还体现了在一文一事上，即一份商函只涉及某一项交易，而不同时涉及几项交易。2、结构简单。商函因内容单一，段落
较少，篇幅也较短，整体结构比较简单，所以看上去一目了然。这
种简单明了的结构，体现了商函完全服务于交易的实用功能，便于
对方阅读和把握。3、语言简练。商函以说明为主，或介绍业务范围，或报知商品品种与价格，或提出购买品种与数量，或要求支付货款，或通知货物发运和到达的日期，直截了当，言简意明。二、英语商
函的种类及范例英语商函基本上可以分为交易磋商函和争议索赔函
两大类。交易磋商是交易双方就买卖某种商品及交易条件如品质、
规格、数量、包装、价格、支付方式、交货、提货等进行协商，若
协商一致则达成协议的过程。交易磋商有口头磋商和书面磋商两种。书面磋商包括通过信函磋商和通过电报、电传磋商等方式。交易磋
商过程中形成的信函即交易磋商函(范例1及范例2)。当然，随着
科技的发展，通讯技术日益发达，电报、电传等传统方式已淡出人
们的视野。传真、电子邮件的应用变得十分普遍。本文中的信函概念，便排除了电报、电传这两种传统的交流方式。在履行合同过程中，只要买卖双方中的任何一方认为另一方没有履行或没有全部履
行合同所规定的义务，如拖延交货，交货数量、品质、包装与规定
不符，不按规定支付货款，无理拒收货物等，均会引起交易纠纷，
发生争议。争议发生后，受损方可向违约方提出索赔要求，而违约方则需要就受损方的索赔要求做出答复或受理受损方的索赔要求。争议发生过程中或争议发生后索赔理赔过程中使用的函即争议索赔函(范例3)范例1:Dear Sirs， In reply to your esteemd
letters of Feb.13，we are nowsending you our latest price list，together with our illustratedcatalogue.In the above-mentioned list，you can see we have bidyou the lowest prices and offered our best goods.We believethat will make you give us your valued orders.We are waitingfor your immediate reply.Yours faithfully范例2:Dear Mr.Johnson，We are reallygrateful on receivingyour letter ofNov.3 inwhich you showed great interest in our products.Actually，we have an agncy in Shanghai，China，throughwhich we sell our products in China.Therefore，we have passedyour letter on to them，adking them to consider it soon.You willsurelyreceive their letter.Thank you very much for your interest in our products.Hope that can satisfyyou.Yours sincerely范例3:Dear Mr Douglass，We refer toyour previous letter sent on Feb.28，2000 inwhich you were asked to clear
the balance of$600 000 whichhad been outstanding since January.As you have not replied tothe letter，you leave
little choice for us but to place the matter inthe hands of solicitors，However，we are reluctant to do this andare offeringyou further month tosettle the account.Yours sincerely三、英语商务信函的文体特征英语商务信函有其独特的
文体(style)和格式(for-mat).一般来说，英语商务信函应做到:(一)清晰(clarity)清晰就是指写信者将所需传递的信息表达清楚，以免
对方产生误解。下面一例就句义含糊，容易使人产生误解:Mr.S
mith wrote to Mr.wang that he had received his order.商函的
这一文体特点要求我们要特别注意:1.缩写:除了少数国际商业界确
认的缩写，如:CIF(到岸价)，FOB(离岸价)外，应尽量避免使用缩写，尤其是机构或组织名称，量好写出它的全部字母。2.数字:不同的国
家的人对某些数字的表达方式也不一样，例如:英国人和美国人对“billion”和“million”的理解就不一样。又如4.255，法国人
喜欢写成4 255(英国人会以为是四千二百五十五)，所以最安全的
办法是数字和文字同时使用。例如:￡10 575.90(ten thousand
five hundredand seventy-five pounds，ninetypence)3.介词:数
字如果要用介词则须十分小心。下列三个例句中，因为介词不同，
句子表达的意思不同。The price had increased to＄20.价格提高
到20美元。The price had increased by＄20.价格提高了20美元。The price had increased from＄20.价格从20美元提高。(二)简
洁(conciseness)商函要尽可能简洁明了，采用通俗易懂的语言和简
明扼要的格式，避免使用陈旧的套话(cilcheˊ)和没什么实际意义
的词语。简而短的词通常是最好的词，赘言繁语打印阅读起来，既
费时又费力，不符合商函明确直接的特点，也不受现代人欢迎。同
时还要注意句子的长度(length ofsentences).据统计(Leech and Short，1981)，英语句子的平均长度为17.8个词，也就是说每个句
子平均由17.8个词构成。而上文的三个范例中，句子的平均长度仅
为16.3个词(表1)。Tab.1 The average sentence length in the above 3 specimen letters在所有13个句子中，有7个句子平均
用词低于16个。可以看出，英语商函应行文流畅，言简意赅，避免
冗长，用尽可能少的文字表达其必须传递的信息。正确的分段也是
商函简洁的一种途径。一事一段这一规则能够使信函更清晰，阅读
更方便，看起来也较简洁、整齐。(三)礼貌(corrtesy)收信交往，
需以礼待人。虽然商函要求简洁明了，开门见山，但也要保持礼节。不论写何种信函都要写得客气而有分寸。复信要及时要体贴，设身
处地想到对方，尊重对方的风俗习惯。当然，这些并不意味着低三
下四。要做到不卑不亢。例如:1)Thank you for your letter of March 3，2005.2)Please feel free tolet us knowifyou need more information.(四)准确(Accuracy)一封信能反映出公司的面貌。所以在写商务信函时，除了内容要明白无误外，还要注意准确性。1.注意正确书写收信人的职称、姓名和地址(title，name and address)。地址写错，信件不能及时到达收信人手里，会给双方都
带来很大不便，而且还给对方造成你工作疏忽大意的印象。同样将
收信人的职称或姓名写错也是很不礼貌的，也会给对方留下不良印象，所以要格外小心。你不知道对方的性别，最好写:Dear Sir or Madam.如果你知道对方的性别和姓名，则最好写Dear Mr.XX或DearMrs.XX.如果是给对方回信，最好写清楚你指的是哪一天的来信。例如:With reference toyour letter ofApril 6，2000.2.注明随
信附件(Enclosure)。如果你随信寄去附件的话，一般宜在信中说明。例如:Enclosed please find…这时Letter 1 2 3 Average ofthe lettersAvera gesentence length 15.3 12 21.7 16.3千万别忘了
附寄你信中提及的附件，而且注意不要搞错。四、英语商务信函的
语言特征(一)词汇特点1.常用词语。英语商函可能因商品、标题而异，但作为一种文体，在用词方面逐渐形成了固定的格局和常用的
词汇。一些普通的英语单词，在外贸中可能被赋予了一些完全不同
的意思。Confidence(信心)，在状况咨询信函(sta-tus enquiries)
中就可能是“绝密”的意思，相应的我们就有了
confidentially(绝密地)一词。Average(平均数;普通的)在保险中
则为“海损”的意思。其他的词，比如表示度量衡的词metric
ton(公吨)long ton(长吨);表示包装容器的carton(箱)，wooden case(木箱)container(集装箱)等，都是外贸业务中常见的词汇。它
们的特殊意义会给初学者造成理解、记忆上的困难，尤其是一些外
贸术语，像accepting bank(承兑行)，confirming band(保兑行)，insurance policy(保险单)，billoflading(提单)等，更需要学习
者勤于思考，不断积累。2.大词固定性及动词的简单化趋势。英语
词汇主要包括两类:拉丁语系词(latinate words)和安格鲁萨克逊词(Anglo-Saxon words)。拉丁词源词汇源于拉丁美洲，希腊，法国，
包括拉丁语，希腊语，法语的一些词汇。它们经常应用于科教，宗教，官方语言，也就是说它们频繁地出现在正式文体中。拉丁词源
的词汇能达到一种冷静庄重的效果。相反，安格鲁萨克逊词是英语
国家人们的基本词汇。由于他们从小就耳濡目染，这些词经常出现
在非正式文体中。据统计，大约是70%-90%的安格鲁萨克逊词在正
式文体中常被拉丁语系词所取代，如replace代替put back，sur-render代替give up，所以在一定程度上拉丁语系词出现的百分比
成为该文(text)正式性程度的标志。但是，由于很多的拉丁语系词
已成为英语国家人们的基本词汇，如school，pen，money等，它们
已经不能成为正式文体的标志了。所以，更为可靠的是看多音节的
拉丁语系词在文中出现的频率。这些多音节词通常为有三个或三个
以上音节的词，即所谓的“大词”。由于这种词所具有的冷静客观
逻辑性强的色彩，使其运用有益作者可靠性的树立。通过这种词，
作者对所谈话题和对收信人的认真程度也能很容易地体现出来。在
建立贸易往来的信函中经常使用opportunity，establishment，advantage，aappreciate，cata-logue materialize等大词:询盘、报盘时使用competitive，confidence。Satisfactory，available，immediately等，也都是商函中常用的大词。另外，英语商函的另
一个词汇特色也值得探讨，即动词的简单化趋势，尤其是限定动词。在英语句子中，最普遍的句法顺序是S(subject，主语) V(verb，
动词) X(ob-ject，complement and/or adverbial宾语，补足语，
状语)。在英语商函中，简洁的限定动词，如be，have，think，make，ask，believe，trust等，能够淡化读者对主语(S)和动词(V)所包含信息的注意力，从而将注意力集中到X部分，因为句子所要
表达的新的和重要的信息通常放在X部分。例如;(1)We find both quality and prices satisfactory.(2)We trustyou will
understand that it is impossible for us to meet yourwishes
in this case.短语常见于口语表达中，在英语商函中也呈简单化趋势。无论是短语动词、介词短语、名词短语，在英语商函中都应以
简单易懂为准则。交易不能接受:The deal is notacceptable.如用The deal isn't on.则生涩难懂。I don，t un-derstand you.与I，m not with you.比较，后者显得漫不经心，太口语化。我们也不能
把有财政困难的公司描述成be onthe rocks。以简易为准则，短语
表达从数量上看呈下降趋势，抑或是已简单化了。请参看下面几
例:(二)语法特点(1)with regard to about关于(2)in order to
to为了(3)prior to before在…之前(4)the month ofMarch for March三月1.多用简单短句。商函文体特点要求信件必须用尽可能
少的语言有效地传达信息。实现这样目的，它的语言必须简练，因
此简单句出现的较多。尤其是范例2.总共6句72个词，平均句长
仅为12个词，大大低于通常的书面语。当然，简单句不一定必须要“简”。如果它的大多数的短语成分都很复杂的话，它也相应地复
杂起来。比如，在范例3中，We refer to your previous letter sent on Feb.28，2000in which you were asked toclear the balance of$600 000 whichhad been outstandingsince January.
此句为复杂的简单句，定语从句成分复杂。但也不难看出，在使用
了较长的句子进行说理或表事之后，后面的句子句长往往会下降，甚至是骤降。因为短句节奏急促跳跃，更容易被人记住和激发读者的情绪。例2告诉对方能向订货商所在国的代理商订购，不可以直接向总公司订货，例3中要求付款这些最重要的信息都放在短句之中。2.代词模式。英语商函的另一个特点就是“个人参与”(personal participation)，也就是说有意要说一些“你们如何如何”“我们如何如何”之类的话。所以要有个参与，是为了使人感到一种亲切感，不至于显得冷冰冰地无视读者。我们在英语商函写作中，通常会采取所谓的“You-attitude”(对方态度)。主语的选择通常为you，几乎不使用“I-attitude”(我方态度)。使用我方态度时也应用we-attitude，即“I”的复数形式。本文的三个范例较好地显示出了这一特点。除了人称代词，物主代词的使用也较为频繁。参看例句:(1)Your letter ofJuly23，2000 arrived this morning. (2)Thank you for our immediate reply.3.前置修饰加重。在有限的篇幅中，浓缩较大的信息量的方法之一是加重名词修饰语的分量。这是英语商函的另一个鲜明的句法特点。尤其是在货物描述、包装、保险和付款方式方面，商函语言给人以这样一种印象，仿佛每遇名词出现必然带有前置修饰语。例如:Out usual terms ofpayment are by confirmed and irrevocable letter
ofcredit.类似的例子还有:Our petal-drop is a special blend of mild soapless oils，delicately perfumed herbal essences and the gentlestof toning agents-all combined with loving care to give thatoh-so-good-to-be-alive feeling.前置修饰语的浓缩和引长是当代英语变化的一个倾向，尤见与报纸期刊。运用于英语商函中，它能够扩大语句的信息容量。同时，前置修饰语的选择和提炼也是商函语言的追求实效和流畅的一个重要体现。(4)现在时最普通。从时态说，英语商函通常使用现在时，过去的时态用得很少。本文中的三个范例中，所有主句都没有使用过去时态。有四处使用现在完成时，所强调的也是目前的状态。现在进行时的使用有两处，其余大多为一般现在时。一般现在时的广泛应用使信函内容带上了客观、有力的意味，这也正是我们写信人所要追求的效果。请现观察下例:We appreciate your cooperation and trust that the ship-ment will turn out toyour entire satisfaction 情态动词的过去时在英语商函中使用只是其原形的婉转礼貌用法，并不表示过去时间:We would like to draw your attention to the fact that thestipuations in the relative credit should strictly conform to theterms in our sales confirmation.(5)其他常用结构①介词词组。介词词组出现频率高也是英语商函的一
个句法特点。其作用在于准确而简练地反映各事物之间的时间、空间、隶属、依附、因果等逻辑关系。After examination，We find the shipment of high standardand are satisfied with the qualitysupplied byyou.Our offer is firm for 5 days and we expect to hear from youbythe end ofthis month.We have pleasure in sending you sales contract No.123 induplicate for 400，000 metric tons of soybean，one copy of whichplease sign and return tous for our file.以上三例使用了大量的介词短语。记住其搭配，理清介词短语之间的关系，这是我们学习英语商函写作的一个要点。②被动式。有时为了避免使用过多的人称代词做主语，也为了做出客观的表述，英语商函也会使用被动语态。被动语态比主动结构更加经济、紧凑。Payment is to bemade against sight draft drawn under a confirmed，irrevocableletter ofcredit.③非谓语动词。在英语商函中，定语从句和状语从句使用尤多。但是为了达到表达精练、结构紧凑的目的，英语商函英语在可能的情况下总是将定语从句压缩成由分词短语或不定式短语构成的后置定语，将状语从句压缩成有从属连词短误或形容词短语构成的状语。We have received your order，asking us for 3，000 metrictons ofgroundnuts.For the goods
ordered we require payment to be made byletter of credit.As soon as we receive your reply in the affirma-tive，we shall confirmsupplyofthe prints at the prices stated inyour
letter.Further details，if required，will be gladly fur-nished.五、小结商函作为一种体裁，具有某些固定文体特征和语言
特证。在文体风格方面，商函首先必须简洁、明了、礼貌、准确。
在此基础上，运用自己的词汇和语法手段使得表达生动有力，在有
限的篇幅内达到言简意赅的效果。商函作为信息的使者、感情的纽带、友谊的桥梁，在对外贸易中有着不可忽视的作用。一封得体的
商函，不仅可以传递信息，有助于贸易双方的交流，增进了解和加
深友谊，还有助于人们开展社会交际、节省时间，减少麻烦与不便。随着我国对外贸易的进一步发展与扩大，商函的适用范围越来越广，这不光要求我们掌握商函的文体、语言特征、格式和行文准则，还
要求我们勇于实践并根据具体情况灵活运用。
参考文献
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商务英语信函写作中的语言特点与写作技巧_全英文
1 Introduction Business English can be regarded as an application of English language in commercial occasions, aiming at enabling speakers to communicate and interact effectively using the most correct and clearest business language. Business English Correspondence is an important carrier of international commercial activities which is used to deli ever information, address commercial issues and as a way of communication. Lexicon is an important factor of a passage. In the writing of business English correspondence, we should pay particular attention to the selection of lexicon. Different words may carry different meaning and even the mood of them can be very distinct. Therefore, it is of great necessity to do research of the features of lexicon in the writing of business English correspondence. This thesis attempts to do some researches on the following subjects: To have a good knowledge of characteristics of lexicon in business English correspondence. To make sense of the reason why the business English correspondence have such requirements of lexicon. To provide some suggestions that learners can improve their writing skills. 2 Description of Business English correspondence 2.1 Definition of business English correspondence Nowadays more and more people choose to work in companies and do commercial work. As China joined the WTO, enterprises are all choosing to open their markets and expand them into the international world, thus making English inevitably become the most used language in the world. And in this way a new subject appeared that we call it “business English”. In terms of business English, we refer to the language used in order to adapt to the job market whose contents include a lot of aspects (Kansi, 1983; 134). Unlike the general English learners, people who learn business English are more
商务信函格式0001
作者：ZHANGJIAN 仅供个人学习，勿做商业用途 您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。 商务信函写作前言 作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。文档收集自网络，仅用于个人学习 商务信函的重要性 也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？是的，答案是肯定的。 让我们一起来看看以下的调查结果。 当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢？文档 收集自网络，仅用于个人学习 ［参考全美最畅销的贸易书籍“ Building an
Import- Export Business ” 以］下5 个方面是买家最关心的： 供应商如何回复买家的邮件？文档收集自网络，仅用于个人学习 供应商网上的简介和/ 或目录是否做得专业？当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？ 供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码？ 供应商如何答复买家提出的要求？ 供应商多久做出答复？供应商是否愿意对产品进行修改？买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题？文档收集自网络，仅用于个人学习 供应商的信用如何？ 供应商的银行信用记录如何？供应商银行帐户开立的年数？大致的通常收支情况？银行给供应商的贷款额度？ 银行对供应商的帐户情况是否满意？文档收集自网络，仅用于个人学习 供应商贸易往来的信用如何？ 合作者与该供应商的合作年数？供应商可承受多大的定单？交货是否及时？是否能准确地完成定单？文档收集自网络，仅用于个人学习供应商是否使用了规范质量经管认证体系？ 比如ISO 9000 、ISO 14,000（环境）、Hazard Analysis at Critical Points （适用于出口美国的海产品）文档收集自网络，仅用于个人学习
商务英语信函地址
竭诚为您提供优质文档/双击可除 商务英语信函地址 篇一：英语商务信函 商务信函businessletter 英文信头写法heading 信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。 很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。 对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。 如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。 英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循
从小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。 英文信函编号写法Referencenumber 如果信函上有编号，收件人和发件人都能快速了解所指的是哪一封信。这样既便于文件存档，又便于日后查阅。 信函编号常见的书写形式有两种： 一种比较简单的形式“Re:xxx”，例如,Re:Invoice12345或Re:YourletterdatedJanuary20,20XX。 一种比较常用的形式“Yourref:xxx,ourref:xxx”，提供一组缩写信息，包括：文件编号、起草人、录入人的姓名缩写和部门 代号等。例如一封由我方Juttabrawn起草，由hughJohnDavies录入的信函编号为“ourref:Jb/hJD” 英文日期写法Date 商务信函必须写日期，它对于文件存档及信息查考都有重要意义。 书写日期应注意以下几点： 1.“年”应完全写出，如20XX，不能简写成06； 2.在正式信函中“月”最好不用缩写，而是完整地写出
商务英语信函的特点
摘要: 英国论文随着时代的发展, 使用简洁通俗的语言已成为现代商务英语, 尤其是商务英语信函的突出特点。本文从这一特点形成的根源简易英语运动出发, 分析了简易英语的定义, 遵循的原则, 最后在此基础上通过大量例证的对照比较, 总结了简易英语趋势在现代商务交际中的体现。 商务英语和法律英语一样, 通常被认为是充斥着技术性术语和诘屈聱牙语句的典型书面语。不可否认, 很长时间以来, 商务文书给人的印象确实如此。然而随着时代的发展, 这种情况已得到极大的改观, 商务交际用语渐趋简明易懂。使用简洁通俗的语言已成为现代商务英语的突出特点。我们可以比较一下下面的两句商务信函中的用语: 1. We beg respectfully to state that we are in receipt ofyour L/C in the amount of USD×××for which we thankyou. 2. We inform you that we have received your L/C forUSD×××. 可以看出, 这两句表达的意思完全相同, 但是第一句使用了beg respectfully to state, in receipt of, inthe amount of, 以及包括定语从句for which we thank you等表达极为繁杂的用语, 而第二句用语简洁明快, 但是它所包含的信息量较第一句而言没有丝毫的减少。现代商务英语正是提倡使用简单词语( plain words) , 而不用复杂的语句( complicated words) , 尤其是那些繁复老套的用语, 即我们所说的陈词滥调( cliché)。现代商务英语的这一显著特点, 其实与这些年来在英美等国出现的英语简化趋势, 尤其是在美国大张旗鼓推行的简易英语运动( Plain English Movement)有直接的联系。这一运动要求革除商业契约上的繁文缛节, 简化法律用语, 从而起到方便民众, 减少因繁复用语而引起不必要争端的作用。1978 年 3 月24 日, 当时的美国总统卡特更是签署了第12044 号行政命令, 要求联邦政府各部切实保证颁布的每项法令必须以简单易懂的英语撰写, 以便须依照有关法令办事的人都能看懂。这一法令理所当然受到普通老百姓的欢迎, 而简易英语运动在这一法令的推动之下也得到了更为蓬勃的开展[1]。 一、什么是“简易英语” 所谓简易英语( Plain English) , 美国学者考特兰?博维(Courtland Bovèe)和约翰?席尔( John Thill)认为简易英语是用简易的文字和结构写成的语句, 读者都能看懂, 很接近于我们的口语[2]。可见, “简易英语”是指书面表达中使用清晰正确的英语简明扼要而有效地传递信息。“简易英语”并不幼稚, 也并非过分简单化的英语。“简易英语”重视信息的传递。它并不堆积词藻, 而且不会不必要地使用行话、术语等难懂的表达。换句话说,“简易英语”彻底抛弃了繁文赘语和让人无所适从的表达。用“简易英语”书写的文件是为了让人们读懂, 因此所用的词语都是读者能够理解的。只要读者能够理解, “简易英语”用到技术性较强的专业术语也并非不可。比如,一篇医学学报上的论文面向的是医学专家, 使用专业术语是可以的, 因为这些读者能够理解。只要表达恰当, 这篇论文的语言仍然可被称为“简易英语”。当然, 如果这篇文章是出现在面向公众的通俗杂志上, 那么再包含很多专业术语就很可能出现普通读者无法理解的状况。这个时候, 只有使用普通大众能够理解的字眼那它才是“简易英语”。我们应该看到非常复杂的概念也是可以用“简易英语”加以解释的。许多法律文书, 比如合同和法令, 用“简易英语”改写后仍然能做到表达精确无误。 二、“简易英语”所遵循的原则 “简易英语”最重要的原则就是读者为先。即为读者着想, 考虑读者的需求。要“简易”, 就得好好考虑如下的问题:读者需要知道些什么? 他们对这个问题的理解程度如何? 怎样才能更好地把意思组织起来以便读者更好地理解? 要想有效传递你的信息, 首要的是要清楚什么样的人会阅读你写的东西。具体来讲, “简易英语”遵循如下的原则: (一)写作前做好规划起草文书之前, 首先得明确自己的写作目的。读者是谁? 他们对于所涉及的话题是非常了解, 了解一点还是一无所知? 他们想知道些什么? 找到这些问题的答案, 做到心中有数。一旦知道了读者是谁, 就应该尽可能从他们的角度来看问题, 来表达
商务信函公文函的区别
竭诚为您提供优质文档/双击可除商务信函公文函的区别 篇一：函、通知、请示的区别及例文 函 函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函是应用写作实践中的一种常用文体。1简介 函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。 2特点
（一）沟通性 函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。 （二）灵活性 表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便， 也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。 （三）单一性 函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。 3作用 “函”有下列三方面的作用： (一)相互商洽工作。如调动干部，联系参观、学习，联系业务，邀请参观指导??。 (二)询问和答复问题。如天津市民政局向民政部门询问的“关于机关离休干部病故抚恤问题”的问题以及民政部对此问题的答复，都是用“函”的形式。
商务函电范文大全
商务函电范文大全 篇一：12种经典商务信函范文-中英对照 12种经典商务信函范文-中英对照 第一种、介绍信Letters of Introduction 实例之一： Dear Mr. / Ms., This is to introduce Mr. Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business. We shall appreciate any help you can give Mr. Jones and will always be happy to reciprocate. Yours faithfully 尊敬的先生/小姐， 现向您推荐我们的市场专家弗兰克·琼斯先生。他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。 我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。 您诚挚的 实例之二： Dear Mr. / Ms, We are pleased to introduce Mr. Wang You, our import manager of
Textiles Department. Mr. Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season. We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need. Yours faithfully 尊敬的先生/小姐， 我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。 如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。您诚挚的 实例之一： Dear Mr./Ms, Mr. John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m. about the opening of a sample room there. Please let us know if the time is convenient for you. If not, what time you would suggest? Yours faithfully, 尊敬的先生/小姐 我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：00点拜访您。
商务信函格式
Practical English Writings 实用应用文写作 Jessie Peng 6) 体谅原则 一封有效的书信能给收信人以深刻印象和影响，要想达到此目的，就应当设身处地为收件人着想，考虑他的要求、希望和利益等。周密的思考有助于你更理解你的收件人，因此，你的要求将会更加实际和可以理解。 写作时要注意以下问题： (1)采取收信人的态度，即“You”attitude,避免采取写信人的态度，即“We” attitude。比较下列句子： “We attitude” We allow a 5% discount for cash payments. “You attitude” You earn a 5% discount when you pay cash. “We attitude” We are pleased to announce that… “You attitude” You will be pleased to know that… 下面两封信是这两种态度的典范。第一封信是以“We” attitude 的方式写的，而第二封信是以“You” attitude 的方式写的。
试对它们进行比较，看看它们给你的印象有什么不同。 (a)May I express my thanks for the account you recently opened with our store. We are pleased to furnish a wide variety of products for the home or individual. We trust you will take full advantage of our store services, for we have the largest stock in the city. Also we make deliveries of our customers’purchases free of charge within thirty miles of our store. We welcome you to Johnson’s. If we can be of additional service in any manner, please call on us. Translation: 让我对你最近在我公司开户一事表示感谢。我们乐意提供家庭和个人使用的各种产品。 我们相信你会充分利用我们的服务的，因为我公司所备货物时本地最充足的。同时，我们的顾客所购货物，在距离公司30英里范围内，可以免费送货。 我们欢迎你光临本公司。如果我们能在其他方面为你服务，请打电话给我们。 Thank you for the account you recently opened at Johnson’s. Serving you with your needs for clothing and home furnishings is a pleasure. You will find 34 departments at Johnson’s stocked with a variety of quality items. And courteous sales clerks are here to assist
商务英语信函特点及翻译
全日制英语学习，选择尚语国际语言村https://www.wendangku.net/doc/3d15644665.html, 随着全球商务活动日益频繁，互联网迅猛发展，商务信函成为国际贸易中客户沟通的主要方式，广泛运用于外贸、海外资本运营、国际货运等商务活动。它涵盖询问、洽谈、答复，涉及到询盘、报盘、发盘、还盘、交易达成、支付方式、装运等业务细节，是商务活动中不可或缺的沟通媒介，高质量的商务英语信函翻译对国际商务活动的重要性不言而喻。 一、商务信函的语言特点 与其他文体相比，商务信函具有商务文体正式、简洁、专业、礼貌等特点。 (一)正式。商务信函是公文性质函件，用词布局上比普通信函讲究，较多使用书面语。如请您给我发送一份申请表格，在此表示感谢。一般使用We would be grateful if you could send me an application form。而不使用Could you send me an application form? Thank you!。文体布局上商务信函也比一般信函严谨规范，有其特定布局结构。如道歉信通常开头致歉(We must apologize for …/We apologize for…)，接下来解释事情发生的原因，寻求对方谅解(this is owing to…)，在结尾处再次致歉(We hope that this has not caused you any inconvenience./With apologies once again.)一般道歉信都会遵循这样层层递进的规范布局，翻译时也要注意符合其布局。 (二)简洁。商务人士求实重效率。商务信函必须言简意赅，目的突出，层次分明。一般信件开头就说明来意，如：We are writing to enquire about the prices of your cabinets/ we are writing in connection with the advertisement in the newspaper yesterday. 如果开头东拉西扯，会使繁忙的商务人士无暇向下，不明所以。此外信件中措辞也较少使用冗繁的词语句式。例：Please contact us whenever we can be helpful. (如需帮助请告知)而一般不会使用Whenever there is anything we can be of assistance, please do not hesitate to contact us。 (三)专业。商务信函用于业内往来，广泛使用商业术语和缩略语，包括外贸业务术语、公司名称及单证等，规范程度很高。常见如外贸术语CIF(Cost, Insurance and Freight) 成本、运费加保险价，FCA(Free carrier)货交承运人，B/L(Bill of Loading)运输单等在信函中都大量使用。此外商务信函也常使用here，where, there 与in, by, with, after 等构成复合词如hereafter(after this),wherein (in which) therefrom (from that)。如：Seller is bound to reimburse Buyer for any loss sustained therefrom. 长期的商务书信交流中逐步形成了商务英语信函句式的套语和行话。如：收到对方询盘的套话：Thank you for your letter of 23 July, asking if we sell photocopiers.希望得到对方回函、订单时的套话：Looking forward to your favorable /early reply. (四)礼貌。西方人交往中非常重视态度，商务信函应礼貌友好，礼貌可以使对方阅读后心生好感，从而保持友好贸易关系。在信函中采用“You attitude”，从对方角度考虑问题，较多使用第二人称，较少使用
商务信函格式样本
您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。 商务信函写作前言 作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规却没有十足的把握。在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。 商务信函的重要性 也许你会问“商务信函真的这么重要 吗”？是的，答案是肯定的。 让我们一起来看看以下的调查结果。 当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢？
[参考全美最畅销的贸易书籍“Building an Import-Export Business”] 以下5个方面是买家最关心的： 供应商如何回复买家的？ 供应商网上的简介和/或目录是否做得专 业？当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？ 供应商的信头是否写明了公司地址和传真？ 供应商如何答复买家提出的要求？ 供应商多久做出答复？供应商是否愿意对产品进行修改？买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题？ 供应商的信用如何？ 供应商的银行信用记录如何？供应商银行开立的年数？大致的通常收支情况？银行给供应商的贷款额度？ 银行对供应商的情况是否满意？ 供应商贸易往来的信用如何？ 合作者与该供应商的合作年数？供应商可
商务信函的格式
竭诚为您提供优质文档/双击可除 商务信函的格式 篇一：商务信函的格式和范文 商务信函的格式和范文 商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。 文种特性 〔一）语气口语性 每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业 领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完
全可以通过信函中的语气、语调来表现。 （二）内容直接性 企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。 （三）态度真诚性 商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。 （四）主旨单一性 商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。 （五）格式规范性 商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符
商务英语信函写作
1.Utilize common and reasonable international practices in a flexible way. 灵活运用通行的合理的国际惯例 2.Be enclosed for your reference.随函附上，供参考 3.Enclose our illustrated catalog and price list giving the details you ask for. 随函附上目录和价格明细单 4.Excellent in quality and reasonable in price. 5.On regular purchase in quantities of not less than five gross of individual items we would allow you a discount of 2%. 若每项货品不少于五箩的话，我们可以给2%的回扣。 6.Payment is to be made by irrecoverable L/C at sight.付款是凭不可撤销的即期信用证支付。 7.But if you place your order not later than the end of this month, we would ensure prompt shipment.但是，若你方订货不迟于本月底，我方保证即期装运。 8.We look forward to your early reply.早复为盼。 9.We are in receipt of your order of the 21st March, which has been immediately booked for delivery at the time you stated.你方3月21日订单收到并立即定妥，将按规定的日期交货。10.Enclosed is a sample of a similar cloth, of exactly the same color, which we have in stock.随函附寄同类布料的剪样，颜色完全相同，并备有现货。 11.You have not instructed us as to the shipping of these goods, nor as to how you wish them packed.你方尚未通告我方货物的发运和包装事宜。 12.If you prefer to leave this to us we will act to best of your interest, but if you have any special preference in this matter we should be glad if you would inform us as early as possible.倘若你方愿意由我方决定，我方将尽全力考虑你方的利益。但若你方对此有特殊要求，望你方尽早通知。 13.Although our usual price is two cents per yard more than that for M3, we are prepared to quota it at the same price. Please state by return whether we may substitute this cloth for M3.虽然我们的价格比M3每码高出2美分，但是我方愿报与之相同的价格。请速说明我方是否可用此料代替M3。 14.We sincerely hope to establish business relations with your company so as to promote trade between our two countries.我们切盼与贵公司建立贸易关系，发展我们两国之间的贸易。15.While quoting, please state the earliest shipment and quantity available.报价时请说明最早交货期和可供数量。 16.Quotation: mainly consisted by unit price, period of shipment. It is a kind of reference price, changeable, non-binding. 主要包括单价、装期，是一种参考价格，可变动，无约束力。 Offer: it concludes price, quantity, period of shipment, terms of payment and validity date of quotation. 除了价格之外还包括数量、装期、付款方式和报价的有效期。一般firm order（不可撤销的发价或实盘）在卖方接受后，卖方不能变动。 17.Re: Claim on Machine Tools 事由：机床索赔 18.Re: Catalog and Price List 事由：目录和价格明细单 19.Documents against acceptance 承兑交单Documents against payment 付款交单 1. Your firm has been recommended to us by the Chamber of Commerce in Seoul, Korea, which told us that you export Chinese textiles and cotton goods. Our company is specialized in handling the import business of textiles and we wish to establish business relations with you.韩国汉城商会将贵公司推荐给我们，并告知你们出口中国纺织品和棉织品。我公司专营纺织品的进口业务，希望与贵方建立商业往来。 2. We are enclosing herewith a booklet of our products. As soon as we have received your inquiry,
商务英语函电课程标准
《商务英语函电》课程标准 一、基本信息 二、课程定位及目标设计 （一）课程整体目标描述 《商务英语函电》是报关与国际货运专业的一门职业技术必修课，是融国际贸易实务与英语商务信函写作为一体的专业英语课程。本课程的目标是培养学生具备阅读、翻译和写作英语商务信函的能力，培养学生掌握函电撰写的基本技巧、熟练应用英语函电套用语和行文结构。使学生能在英语环境下运用英语函电办理进出口业务等事宜，在外贸工作环境中具备解决实际商务问题的书面沟通能力。外贸函电英语是开展对外经济贸易业务和有关商务活动的重要工具，正确地掌握外贸函电英语的专业知识，并能熟练地加以运用，是外贸工作人员必须具备的专业技能。 （二）课程具体目标描述 1．能力目标 （1）能够独立阅读、翻译、撰写商务英语信函； （2）能够根据特定贸易背景，熟练运用商务信函特点和专业知识正确处理各个交易环节的往来外贸信函； （3）能根据具体的业务磋商信函，规范填制单据中相关的商务英语内容；
（4）能够熟练掌握完整的业务流程，独立完成完整的业务磋商信函撰写。 2．知识目标 （1）掌握商务信函常用撰写格式及组成部分； （2）掌握商务英语信函撰写的特点及专业英语表达方式； （3）掌握各种外贸文件的翻译特点及相关外贸专业知识。 3．素质目标 （1）具备正确理解和掌握国家外交、外贸方针政策的能力； （2）持续学习，不断更新知识的意识； （3）具有从事商务活动的良好职业道德素质及行为规范； （4）具备国际商务礼仪知识，注重对外贸易交往的礼节； （5）踏实的工作作风和严谨的工作态度。 三、课程教学内容设计 （一）学习情境设计 《商务英语函电》课程选择“业务流程”为载体，共设置三个学习情境，各学习情境名称及学时分配情况如表所示：
商务函的格式及范文
商务函的格式及范文 商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销;询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。 文种特性 〔一)语气口语性 每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。 (二)内容直接性 企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。 (三)态度真诚性 商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚
意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。 (四)主旨单一性 商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。 (五)格式规范性 商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。 (六)地位平等性 商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。 (七)要求时限性 商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。 商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。 (一)信头 信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、
英语商务信函格式范文
英语商务信函格式范文 篇一：英语商务信函范文 建立办事处Establishment of new branch Dear Mr. / Ms, Owing to the large increase in the volume of our trade with this country we have decided to open a branch here, with Mr. Wang Lo as manager. The new branch will open on 1st March and from that date all orders and inquiries should be sent to Mr. Wang Lo at the above address, instead of to our London office. We take this opportunity to express our thanks for your cooperation in the past. We hope the new arrangements will lead to even better results. Yours faithfully 歇业Discontinuation of business
Dear Mr/Ms, With the demolition of our premises at the above address under a redevelopment scheme, the part of our business carried on there will be discontinued after the end of October. On Monday, 1st October, we are holding a closing-out sale. Stock on hand will be cleared regardless of cost. There will be substantial reductions in all departments and in some cases, prices will be marked down by as much as one half. Stock to be cleared is uivaled in both variety and quality. As the sale is likely to be well attended, we hope you make a point of visiting the store as early as possible during the opening days. Yours faithfully 更改名称和地址Change of name and address Dear Mr. / Ms,
商务信函的写作原则及写作特点(准确)
一前言 二写作原则 三写作特点比如商务信函有格式化的特点，许多套语等等 四商务信函写作时应注意的问题（加上你本来的内容，融合你的写作技巧）五结论与体会 商务公文文体和公文语言的这些特点以及商务活动 本身的特点决定了商务信函的以下特点。 1．正确性（correctness） 毫无疑问，这是商务信函最为重要的特点，且是其 它特点的基础。舍此而谈其它特点没有任何意义。 这一点很容易理解。只有正确了，才可能去谈完整 性（completeness ），清晰性（clarity ），简明性（conciseness），具体（concreteness），礼貌（courtesy） 等特点。 这里的正确性不仅指使用的语言无拼写、标点、语 法等方面的错误，传递的信息（如时间、地点、价格、 货号、数量、信用证号码等）准确无误，而且指要使用 正确的格式等等。 更有研究者（张彦，李师君2005：171）指出，商 务信函的正确还应包括在翻译时译者必须对汉英的不同 表达习惯与方式都要有精确的把握。 2．完整性（completeness）商务信函的完整性指的是其必须包含所有必需的事项和信息。 例如，报盘信就必须包括产品名称、数量、质量、 价格、装运方式、付款方式等必要的信息。如果有所欠 缺，对方就很难还盘，使商务活动继续下去。 又如，如果写一封投诉信，则必须说明问题所在、 为什么要写这封投诉信、给你带来了哪些不便以及你希 望见到的结果等，这样对方才能采取相应措施以解决问 题。 3．清晰性（clarity） 商务信函的清晰指的是所写信函必须清楚明了，让 对方很快了解信函所要传递的信息，不会产生歧义。 王晓英，杨靖（2005）指出，为达到这一目的，可 以采取以下措施：（1）使用简单的单词和简单的句子结 构；（2）避免使用有不同意义的单词；（3）把关系密切 的单词放在一起；（4）使用主动语态。 例如，A letter was delivered to the company 和They delivered a letter to the company 相比较而言，后者就更清 晰明了，不会引起误解。