信息管理与知识管理的比较研究

信息管理与知识管理的比较研究

陈晰明

(太原理工大学图书馆,太原030024)

摘　要　本文通过信息与知识、信息管理与知识管理之间概念的比较和辨析,从产生的背景、内涵和管理

方式等方面论述了信息管理与知识管理的联系,明确了它们之间的区别,对理论研究和实践具有指导意义。

关键词　信息　知识　信息管理　知识管理　比较研究

中图分类号　G 351 文献标识码　A 文章编号　100727634(2003)0420381204

The Com para tive Study on I nforma tion M anagem en t

and Knowledge M anagem en t

Chen X i m ing

(L ib rary of T aiyuan U n iversity of T echno logy ,T aiyuan 030024)

Abstract A cco rding to the comparison and analysis betw een the concep ti on of info rm ati on and know ledge ,

and info rm ati on m anagem en t and know ledge m anagem en t ,the article illu strates the relati on of info rm ati on m anagem en t and know ledge m anagem en t in the w ay of their ow n background ,conno tati on and w ay of m anaging ,then m ake their differences clear ,and have great in structi onalm ean ing on the theo ry study and the p ractice .

Keywords Info rm ati on Know lege Info rm ati on m anagem en t Know lege m anagem en t Comparative

study

收稿日期:2002-10-28

在理论研究和应用实践领域,信息管理和知识管理已为人们所熟知,有关信息管理的论述很多,而近几年来对知识管理的研究不断升温,从1998年到2001年8月,国内有关知识管理研究的论文就有350余篇。人们之所以对知识管理如此关注,正是因为知识作为社会重要的生产力要素,在社会经济发展中所起的作用日益突出,弄清楚信息管理与知识管理之间的联系与区别,有助于我们了解其基本理论、发展现状和相关技术及应用,对实践具有重要的指导意义。

1　信息与知识的比较研究

(1)信息的概念。

对于信息的概念,不同的领域有着不同的解释。在图书情报领域,近年来对信息定义研究的兴趣有增无减,美国学

者巴克兰德(M 1Buck land )认为信息可以定义为事物

(th ing )或记录(reco rd ),信息系统是围绕记录、文本、数

据等事物而运行的,只要环境条件许可,任何事物都可以是信息。巴克兰德的信息定义具有实际意义,但它未区别信息与信息载体以及信息与信息源。美国学者萨可利夫从信息服务的角度对信息进行了界定,认为信息是依赖于人类的概念化和理解能力的无形的东西,对于记录而言它所包含的有形的文字与图片是绝对的,所包含的信息对于用户来说则是相对的。信息是用户通过阅读或其他认知方法处理记录所理解的东西,它不能脱离外在的事物或用户而独立存在,它是与文本和读者以及记录和用户之间的交互行为相关的,是与读者大脑中的认知结构相对应的东西。在通信及信息科学领域,中国学者钟义信对信息进行了精彩的论述,他认为信息是事物运动的状态与方式,是物质的一种属性。信息不同于知识,知识是认知主体所表述的信息,是序化的信息,而并非所有的信息都是知识。这一定义具有普遍性,不仅能涵盖所有其他的信息定义,而且通过引入约束条件,还可以转换为其他的信息定义。尽管这一概念具有普遍性,但在不同的领域对信息及其相关概念的认识不是对等的,就是说,我们在应用不同的理论时,应该弄清有关概念并予以区别对待。

(2)知识的概念。

知识是人们通过实践对客观事物及其运动过程和规律的认识,是被人们理解和认识并经过大脑思维重新组织和序列化的那部分信息,是经验、技能的总结。知识属认知范畴,在实践和认识的过程中,人的大脑通过相关概念的判断、组合和推理,形成对事物本质的认识,存在于人脑中,即成为主观知识,或称隐性知识(T acit Know ledge )。人们把产生于人脑中的知识通过符号和编码记录在各种载体上表达出来,就成为客观知识,或称显性知识(Exp licit Know ledge ),显性知识是由隐性知识转化而形成的。使非编码化的知识编码化,把以人脑为“载体”的隐性知识转化为普通载体记录的显性知识,有利于知识的共享和使用,从而产生新的知识。

(3)信息与知识的关系。

要弄清知识与信息的关系,首先了解信息的构成要素。

第21卷第4期

2003年4月

情　报　科　学　

　V o l 121,N o 14A

p ril,2003

信息是由信息符号和编码及信息内容记录在信息载体上构成的。信息符号和编码是用以表达特定含义的符号系统及其组合,信息内容则是所要说明的问题和阐述的观点,载体则是信息赖以存在的外部形式。信息内容是以抽象的方式依托于载体和符号系统及其组合而存在,但在某种意义上也独立于信息载体与信息符号和编码。通常载体形式的变化,符号系统的转换不影响信息内容,这也是信息得以传播和保存的根本原因。

“知识是人们在改造世界的实践中所获得的认识和经验的总和,它是一种观念形态的东西,只有人们的大脑才能产

生、识别和利用它”,这是王知津教授所定义的知识。Yogesh

M alho tra 认为“知识存在于人而不是信息集合中,知识是人

对一系列相关信息所产生的反应”。这些定义揭示了知识的两个特性:一是知识的“宿主”只能是人,而不能是其他任何东西,这不同于信息载体类型的多样性和信息存在的广泛性;第二,知识是在信息的基础上形成的,就是说信息是产生和更新知识的原材料,确切地说,知识产生与发展的原材料应该是信息内容,所以信息绝不等同于知识。从信息载体、信息符号系统和编码、信息内容到知识,其物质性越来越不明显,而主观性、抽象性则不断增加。由信息载体、信息符号系统和编码所记录的信息内容,经人脑思维而形成知识,知识的传播与其形成的顺序则相反(见图1)。

图1　知识的形成与传播之间的关系

知识的产生和传播结合起来形成一个完整的交流过程,在整个过程中两次出现的信息载体、信息符号和编码及信息内容一般是不同的。通过分析,可以看出知识与信息之间既有区别又有联系。知识不等于信息,二者也不是简单的包含关系,它们具有较强的内在联系和互动性,在一定条件下可以互相转化。

2　信息管理与知识管理的比较研究

211　信息管理的概念

由于对信息的定义没有一个统一的认识,因此人们对信息管理的概念至今还存在着多种不同的解释。英国信息管理学家马丁(W 1J 1M arin )认为:信息管理就是与信息相关的计划、预算、组织、指挥、培训和控制过程,它是围绕信息

本身以及相关资源如人力、设备、资金和技术等展开的。德国学者施特勒特曼认为:信息管理是对信息资源与相关信息过程进行规划、组织和控制的理论。信息资源包括信息内容、信息系统和信息基础结构三部分;信息过程则包括信息产品的生产过程和信息服务的提供过程。国内学者王万宗教授认为:“信息管理就是为各行各业各部门搜集、整理、存储并提供信息服务的工作。作为一种理论探索则主要研究信息管理的基础理论原理、技术方法及信息管理工作的计划、实施与信息部门的组织、控制等有关问题”。卢泰宏教授认为:信息管理可以从广义和狭义两方面来理解,狭义上,信息管理就是对信息的管理,即对信息进行组织、控制、加工、规划等,并将其引向预定的目标;广义上,信息管理不单是对信息的管理,而是对涉及信息活动的各种要素(信息、人、设备、机构等)进行合理的组织和控制,以实现信息及有关资源的合理配置,从而有效地满足社会的信息需求。尽管国内外学者对信息管理的内涵、外延及发展有着不同的解释,但比较认同的含义为:信息管理是实现组织目标、满足组织要求、解决组织环境问题而对信息资源进行开发、规划、控制、集成、利用的一种战略管理。无论国内外学者如何描述信息管理的概念,信息管理从业务角度来说,主要是信息的组织、控制和利用过程,是根据规范和指令对信息加以处理。信息管理主要是一种技术问题,而信息管理的组织、控制技术已经较为成熟,其利用过程需要进一步的开发和不断完善。 212　知识管理的概念

知识通常是由显形知识和隐性知识两部分构成。因此,知识管理则包括两方面的含义。一是指对显形知识的管理。在此信息管理是知识管理的基础,知识管理是信息管理的延伸与发展。在手段和方法上,知识管理比信息管理更加先进和完善,利用先进的信息技术,使知识在信息系统中加以识

别、处理和传播,从而有效地提供给用户所利用。二是指对隐性知识的管理,也可以说是对人的管理。因为隐性知识作为认知的过程存在于信息利用者的大脑中,发掘这部分非编码化的知识是知识管理的重要任务。显形知识易于整理和计算机管理,便于用户使用,而隐性知识对于决策和创新更有效,更有价值,但存在人的大脑中难于掌握和管理,这也是为何知识管理越来越被人们所重视的原因之一。

人是知识管理中最主动的因素,知识只能通过人的能动创造性的发挥而产生,知识管理的直接目的是知识创新,这决定了知识管理的核心是人。信息技术是知识管理的工具,重视人才素质的提高和培养,是知识管理的关键所在。 213　信息管理与知识管理的区别和联系

21311　信息管理与知识管理的区别

从国内外学者对信息和知识的关系及其概念的描述来看,信息管理与知识管理在产生的背景、内涵、管理方式及所研究的对象和内容等方面都存在着较大的差异,了解这些差异是我们研究的出发点,同时可以避免在实践中出现重大

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失误,使研究工作引向深人。

(1)产生的背景不同。

信息交流的历史可以说就是信息管理的历史。信息管理是为解决社会信息现象的复杂多样性、社会信息的无序性与人类需求的特定性之间的矛盾而产生的,换句话说,信息管理的目的就是使人们能够在特定的时间获取所需要的特定信息。而知识管理是基于知识在当今社会经济发展中的特殊重要地位而提出来的,尤其是进入知识经济时代,对知识管理的研究更加深入。知识管理的产生可以归结为两方面的原因:首先,信息管理对知识经济的不适应,是知识管理产生的直接动因。知识经济的显著特征就在于知识成为生产力的关键要素,知识经济条件下的竞争是知识创新能力的竞争。而信息管理的核心能力主要体现在信息组织、检索和传递上,这难以适应知识经济发展和知识创新的要求,受到了知识经济的极大挑战,所以,知识管理就成为关注的焦点。通过对知识信息的析取、整合、集成、创新而形成的知识管理的核心能力将其融入用户的问题解决和环境分析之中,从而提高用户活动的支持层次和力度,适应经济时代发展的需要。其次,现代信息技术对信息管理的挑战,是知识管理的外部环境,随着计算机技术与信息网络技术的普及和信息资源的数字化,使信息获取变得日益方便,信息管理的作用在用户活动中越来越淡化。用户关注的是如何获得和析取解决所面临问题的知识内容,并将这些知识内容创新、集成为相应的解决方案,使这些知识固化在新的产品、服务和管理机制中,这就需要直接融入用户解决问题全过程,针对具体问题和个性化环境,直接帮助用户解决问题的知识管理。显然,以信息组织、检索和传递为核心的信息管理是难以适应的,而这一切环境和条件成为知识管理的物质技术保障。

(2)内涵的差异。

尽管信息管理的概念早已提出并被人们所接受,但在理论上的模糊性和实践应用中的多元性使信息管理的定义多种多样,人们对知识管理的概念及其内涵的理解存在更大的差别。不论国内外学者如何论述信息管理与知识管理的概念,我们认为,二者在研究对象、领域和基点等方面都有较大的差异。信息管理的直接目标是对信息的处理,一切问题都是围绕信息的组织、控制和利用展开的,其目的就是有效地满足社会的信息需求,信息管理是对信息流的控制。知识管理是一种文化、生活的方式,它的作用是连接知识拥有者和寻求者这两个节点。知识管理是知识应用的管理,其核心问题在于强调知识创新,而不是吸收和占有多少知识,由此而形成整个知识管理的思想体系。知识是一种财富,知识创新是知识管理所追求的直接目标,这是任何技术都无法实现的,也是与信息管理在内涵上的根本区别。

(3)管理方式的不同。

与信息管理相比,知识管理在管理方式和技术上发生了根本性的改变,主要表现在:

①知识管理深化了信息技术的要求,在信息向知识转化的处理上,利用了数据挖掘、人工智能等先进技术。在知识的存储与传播上,采用大型数据库技术、新型检索技术、网络技术等,保证了知识的共享特性。

②知识管理基于专业化和个人化。“专业化”就是要按照专业或课题领域来组织管理和实施服务,保证对用户问题和环境的确切把握,对用户决策过程的跟踪和服务,从而提高知识管理的水平。“个人化”就是要针对具体用户的具体问题和过程提供相应的知识服务,提高知识创新的能力。

③知识管理强调系统化的研究方法,把信息与人结合起来,有利于知识的发掘、传播和利用。信息的系统化处理可以保证知识的创造、共享和使用,从而转化为集体智慧和创新能力,以适应知识经济时代的要求。

④知识管理引入了新的组织管理模式,信息主管(Ch ief Info rm ati on O fficer简称C I O)的工作重点是在信息和技术的利用上,而知识主管(Ch ief Know ledge O fficer简称CKO)把工作重点放在推动知识创新和培育集体创造力上。

⑤知识管理引入经济学的研究方法,使知识这一稀缺资源通过利用经济学的方法得到合理配置。

21312　信息管理与知识管理的联系

就信息与知识之间的关系而言,信息管理与知识管理之间必然存在着联系。

(1)二者具有相同的作用。

虽然信息管理和知识管理所侧重的问题不同,但它们所产生的作用基本一致。信息管理是为了满足特定用户的信息需求,通过提供信息实现个人、组织乃至社会的生存和发展。而知识管理最终是要形成一种“自足”的创新机制,营造和谐的知识生态,依靠内部的不断创新去适应环境,使主体得以生存和发展。由于社会的发展,企业处于非线性变化的环境中,为了适应环境,并在竞争中取胜,就必须依靠知识不断创新,在做好信息管理的同时提出了如何实现创新的要求,这就是知识管理的问题。

(2)二者对信息和信息技术同样重视。

信息管理就是对信息的组织、控制和利用,作用的对象是信息,没有信息也就没有信息管理。信息是知识创新的原材料,知识是人们获取信息后经过大脑思维而形成的产物,而不会凭空在人的头脑中产生。所以,知识创新离不开信息,而知识创新又是知识管理追求的目标。因此,信息在知识管理中的作用同样重要。信息技术是知识管理的重要工具,信息技术在知识管理中受到重视的原因主要有三点。首先,迅速变化的环境要求不断缩短知识创新的周期,信息技术可以加快信息传递的速度,使各类信息有序化程度增高,对知识创新中的信息保障起着积极的作用;其次,信息技术的利用超越了信息交流的时空限制,为信息共享提供了便利;第三,有助于解决与知识创新相伴而存在的知识产权保护问题。信息技术不仅是信息管理研究的范畴,也是知识管理研究的内容和解决问题的方法与手段,因而在两者中都受到了高度重视。

(3)二者有相互促进的作用。

知识管理是信息管理的延伸与发展,知识管理需要以信

383

4期 信息管理与知识管理的比较研究

息管理为基础,并对信息管理提出了更高的要求,而信息管理理论研究和实践的突破,必然为知识管理的研究提供新思路、新方法,所以二者相互促进,共同发展。

3　信息管理与知识管理比较研究的意义

通过对信息管理与知识管理的比较研究,可以帮助我们进一步认识二者之间的差异,明确它们之间的关系,对其理论研究具有指导意义,在实践中也会产生积极的影响。简单的认为知识管理是信息管理的继承和发展,或者说是信息管理的高级阶段是不全面的,我们既要注重信息管理与知识管理的联系,更要重视信息管理与知识管理的区别,避免在实践中造成不必要的损失。

信息管理与知识管理的研究,不仅对企业知识管理的应用有意义,对图书馆的发展同样有着积极的影响。新技术的应用和普及,使图书馆的收藏模式发生了很大的变化,由传统的物质性资源为主要收藏对象发展为现在的使用性资源、创造性资源、综合性资源等多种形式的收藏模式,使知识管理的理论在图书馆的应用越来越重要。发展和创新文献信息管理学,掌握各类资源的使用和用户管理的技能,适应数字图书馆建设的要求,为知识科技创新服务,既要把图书馆里收藏的资源提供给用户,更重要的是使用性资源、创造性资源这些“虚拟馆藏”被用户所利用,使用户的脑力劳动、图书馆的知识资源和图书馆知识管理所产生的知识创新能力相结合,成为知识创新、科技创新取之不尽用之不竭的源泉。因此,要不断完善图书馆知识管理系统,随着信息技术的不断发展,为不断满足用户的需求而不断丰富图书馆的服务方式,为知识创新而不断变革。

总之,信息管理与知识管理存在着各种联系,但它们之间的区别也是很明显的。加强对信息管理与知识管理的研究,对理论的发展和实践都有十分重要的意义。

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(责任编辑:徐　波)

(上接第362页)

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