对信息化建设项目中档案管理系统建设的思考

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对信息化建设项目中档案管理系统建设的思考

作者：洪源清

来源：《卷宗》2017年第26期

2002年8月，中共中央办公厅和国务院办公厅联合转发了《国家信息化领导小组关于我

国电子政务建设指导意见》，提出“业务分开、过程受控、全程在案、永久追溯”。电子政务建设作为今后一个时期我国信息化工作的重点，政府先行先试，带动国民经济和社会发展信息化。从中央到地方各部门各单位都在推进信息化建设项目，要通过信息化手段，重构或升级包括档案管理系统在内的信息系统，加强本部门行政工作的管理水平和工作效率。如何在本单位信息化建设项目中做好档案管理系统的建设工作，是各单位档案工作人员都要直接面对的问题。

1 信息化建设项目中档案管理系统建设存在的问题

现在单位要进行信息化项目建设，作为单位信息化建设项目中一个组织部分，档案管理系统应当与其他系统同步重构或升级，才能保证各系统形成的电子文件材料符合归档要求。重构或升级的理由是因为很多单位原来使用的档案管理系统都是基于C/S结构（客户/服务器模

式）设计研发的，无法适应电子档案管理网络化的要求，与单位其他新系统无法实现电子文档在系统间的链接传输和有效控制管理，新的档案管理系统将采用B/S结构（浏览器/服务器模式）。新系统与旧系统相比，增加了电子文档保存格式自动转换、元数据自动采集、电子文件封装、跨库查询检索以及全文检索等功能。

由于信息化建设项目是个系统大工程，按照国家规定要进行招投标来确定承建单位的。这样一来，就会产生这样的情况：1、来参加招投标的档案软件公司因为规模太小或技术力量不够强，不具备对信息化建设项目整体工程的规划设计与研发能力（除了档案管理系统部分）而无法中标，所以，最终中标的往往是信息技术力量较强、规模较大的上市公司。2、中标公司信息技术力量是强，但对档案管理系统的规划设计并不是专业性的，再加上中标公司具体负责档案管理系统研发的技术人员对要建设研发的新档案管理系统必须遵循的国家档案技术标准、规定又不熟悉，在重新研制新档案管理系统时就会是件很麻烦的事情。

2 对规划设计完善档案管理系统的思考

笔者参与省科技厅2015年初开始信息化建设项目总体规划，进行新的省科技厅档案管理系统的重新研发，目前该系统已进入试使用阶段。在这个过程中个人认为要使新的档案管理系统规划设计进行得较为全面完善，可以从以下三个层面来逐步推进。