公司人事档案管理规定
文档序号：XXGS-YXFA-001
版本编号：YXFA -20XX-001
XXX（单位）公司
人事档案管理规定
编制部门：知丁
日期：年月日
人事档案管理规定
1.目的
加强公司人事档案管理，进一步提高档案管理水平，使人事档案工作制度化、规范化，更好地为人力资源管理工作服务。
2.适用范围
适用于深圳市比克电池有限公司全体员工的人事档案管理工作。
3. 定义
人事档案指员工入职材料及员工入职后在工作中形成的记载个人工作业绩、岗位变动、奖惩等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人在公司成长历史的凭证和依据。
4.职责与权限
4.1 人力资源部招聘组负责管理人员入职档案材料的提报。各部门文员负责职员及作业员入职档案材料的提报。
4.2人力资源部负责人事档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等。
5.内容
5.1员工入职材料的归档范围（带“★”为存入档案的必要件）
5.1.1作业员
5.1.1.1身份证复印件（★）
5.1.1.2学历证复印件（初中以上）（★）
5.1.1.3 劳动合同（★）
5.1.1.4公司入职登记表（★）
5.1.1.5公司试工单（★）
5.1.1.6其他有关证件
5.1.2职员
5.1.2.1身份证复印件（★）
5.1.2.2学历证复印件（初中以上）（★）
5.1.2.3公司入职登记表（★）
5.1.2.4公司试工单（★）
5.1.2.5劳动合同（★）
5.1.2.6担保证明（针对司机等因工作性质需要提供提保的岗位）（★）
5.1.2.7特种作业操作证或职业资格证（只针对特种作业操作人员，如电工、锅炉工、司机等）（★）
5.1.2.8其他有关证件
5.1.3管理人员
5.1.3.1身份证复印件（★）
5.1.3.2学历、学位证复印件（★）
5.1.3.3健康证明
5.1.3.4个人简历
5.1.3.5公司入职登记表（★）
5.1.3.6公司入职审批单（★）
5.1.3.7公司面谈测评表（★）
5.1.3.8公司求职申请表（自20xx年8月1日起用）（★）
5.1.3.9公司人力需求申请表（★）
5.1.3.10英语等级证书（视职位需求而定）
5.1.3.11担保证明（针对财务、销售人员）（★）
5.1.3.12职业资格证书（视职位需求而定）
5.1.3.13劳动合同与保密协议书（★）
5.1.3.14其他有关证件
5.1.4应届毕业生入职材料
5.1.4.1身份证复印件（★）
5.1.4.2学历、学位证书复印件（★）
5.1.4.3英语等级证书复印件（★）
5.1.4.4毕业生推荐表（★）
5.1.4.5获奖证明
5.1.4.6毕业生就业协议书及劳动合同（★）
5.1.4.7其他有关证件
5.2 员工入职后形成的如下材料，应归入本人档案：
5.2.1转正鉴定材料
5.2.2绩效考核材料
5.2.3奖励、处分材料
5.2.4调动、任免、工资、离（退）等材料
5.2.5其他可供参考的材料
5.3归档要求
5.3.1归档材料必须是办理完毕的正式文件材料；
5.3.2材料必须完整、齐全、真实；文字清楚；对象明确；复印件清晰，无涂改；
5.3.3手续必须完备，凡规定需签字、盖章的，须有签字、盖章；规定要见面的（深户担保人）材料，应有见面人的签字材料；
5.3.4凡不符合归档要求、手续不完备的档案材料，须补交材料或补办完手续后归档。
5.4归档材料提报时间要求及责任人：
5.4.1管理人员入职材料须在入职两日内归档；由招聘人员负责提报新入职材料。
5.4.2职员入职材料须在试工期合格后，由部门文员在三天内提报至人力资源部归档；
5.4.3作业员入职材料须在试工期合格后，由部门人事文员在一个星期内提报至人力资源部归档；
5.4.4员工日常形成的需归档材料，自材料生效之日起一月内归档。
5.5档案管理
5.5.1公司所有员工自入职材料归档之日起均独立建档；
5.5.2全体在职员工档案资料以部门为大分类，部门内管理人员以员工姓名开头字母（三个）排序检索；职员和作业员以工号排序检索；
5.5.3建立离职人员档案库，所有离职员工档案均以工号排序检索；
5.5.4建立档案管理统计工作，依据人事档案电子数据，做好各项档案原始材料的登记。包括：档案目录、归档项目、档案收进、移出记录等；
5.5.5每月底对档案库进行检查与核对，更新各部人员配置，检查档案存放情况，保证人事档案完整、安全。
5.6档案利用及借阅
5.6.1部门或个人因工作需要需查阅时，须经查阅人部门经理（厂长）和人力资源部经理同意，一般仅限于室内阅览；
5.6.2人事档案一般不外借。如必须借出使用，借阅人需填写《人事档案借阅申请表》，说明理由，办理相应登记手续；
5.6.3借出期限一般为七天，不能按期归还的，要提出续借理由，并办理续借手续；
5.6.4查（借）阅档案要妥善保管，严格遵守保密制度，不得擅自转借他人；严禁涂改、圈画、抽取、撤换、污损档
案材料；
5.6.5应仔细检查借出或归还的档案，办理清点手续，档案管理人员与借阅者当面核对清楚，如有丢失，损坏或泄密，立即追究当事人责任；
5.6.6查（借）阅档案的部门或个人，不得擅自复印、抄录档案内容。因工作需要从档案中取证的必须请示人力资源部门审查批准后方可；
5.6.7查（借）阅档案，均在档案查阅登记簿上进行登记，对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。
5.7 与档案管理相关的惩处规定：
5.7.1 对违反本制度第5.4条之规定,未在规定的时间将档案材料提报到人力资源部归档的责任人,每发现一次,给予警告处分,并罚款50元.
5.7.2查（借）阅档案时,如有丢失，损坏或泄密等行为时, 给予当事人记小过处分,并罚款100元.
5.8档案销毁
5.8.1人事档案的保管期限
5.8.1.1作业员、职员的人事档案自离职之日起保管6个月；
5.8.1.2基层管理人员的人事档案自离职之日起保管1年；
5.8.1.3中层管理人员的人事档案自离职之日起保管2
年；
5.8.1.4高层管理人员的人事档案自离职之日起保管3年。
5.8.2销毁程序
5.8.2.1档案库保管的档案，经认真鉴定后，确认没有保存价值或保管期满的档案应进行销毁。
5.8.2.2人力资源部对拟销毁档案提出审核意见，并对拟销毁档案按类别造册登记.
5.8.2.3一般用碎纸机进行销毁；销毁时须进行监销；
5.8.2.4经审查不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明。
6.记录表单
6.1《档案借阅申请单》
6.2《人事档案借阅登记表》
6.3《人事档案销毁记录表》
知丁