办公室管理作业1

办公室管理作业1

1、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。

办公室实务工作一览表

2、办公用易耗品主要包括哪些？

答：（1）信封、纸张

（2）软盘、光盘

（3）铅笔

（4）圆珠笔

（5）签字笔或钢笔

（6）修正液

（7）印盒

（8）各种小型机器

（9）小刀

（10）日历等

（11）其他

3、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

答：三个步骤是先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕着“计划—实施—检查”这样一个滚动的过程。

相互关系并不是分开独立的，而是互相联系形成一个循环：

计划的步骤在文员的工作中，有不少是已经预先决定顺序的定型业务，但有时为了要有效率地处理非定型业务的工作，需要先作具体计划，以便顺利达成目标或目的。

实施的步骤：这个步骤是按照计划从事工作的阶段，这个阶段在时间上来说是最长的，因此在实施中最重要的是，使手段与目的能互相配合。

检查的步骤：检查就是评估研究工作是否按照当初的计划进行，有没有达到预期的效果，并在下一次的计划中能体现出这一次检查的结果，以此作为提高工作质量的手段，因而，检查是不可缺的重要步骤。

4、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。

5、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方

法的认识。

（1）请示方法和报告方法；

（2）计划方法和总结方法；

（3）受意方法；

（4）传达方法；

（5）进言方法；

（6）变通方法和挡驾方法；

（7）分工方法与合作方法。

答：进言是指文员主动对上司提出意见，建议、批评或规劝。

方法和要求如下：

a、适事：紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；发生了错误、疏漏需

要纠正，补救的事；反复思考确实认为是合理的事。

b、适时：考虑时机重大的、紧急的事应立即进言，一般的事要看上司空闲、

心情好时进言；

c、适地：看场合，工作上的建议，可在公众场合或会议上提出；对上司的

提醒，则应在个别场合悄然提出，对上司的批评、劝谏，则经过深思熟虑

之后，预先约定场合进行。

d、适度：要注意掌握分寸，显而易见的事，点到为止；上司一时接受不了

的事，可过一段时间在提，要让上司有个思考过程，而不是一味纠缠不休。

尤其重要的是，文员不应自以为是，进言不是单向的，而是双向的交流，文员随时准备自己的意见被否定，乐于在与上司交流，切磋中接受正确的意见，服从真理。

受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。受意方法要注意：

（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；

（2）备好记录本，记录下指示要点；

（3）注意倾听，用心判断指示的用意；

（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；

（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。

才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录

本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。

从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

办公室管理作业2

1、从文员工作的角度对比说明打电话和接电话的异同。

答：相同点：

（1）都应先问好，再传达自己的信息；

（2）都应保持耐性、热情的态度；

（3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；

（4）都应简明扼要表达自己的意思；

不同点：

（1）打电话首先查清楚对方的电话号码，接电话应等电话铃响2—4声就接听；

（2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍，接电话则没有这一步。

2、怎样做好为领导筛选电话的工作，主做法有哪些？

答：（1）文秘人员在说了迎接词，要迅速辨认出对方的声音，从而辨认出是哪一类客户，判断是否需要把电话接给上司。

（2）文秘人员要辨识名字，要认清楚同行业内的知名人士、公司业务上有密切来往的人物和上司的密友。

（3）要弄清楚来电者的身份和来电目的，在通报上司，如果上司不愿意接听，要找个理由搪塞过去，如果不能马上接听，要告知对方，如果上司不在办公室，请对方留言并做好记录。

（4）若上司过于繁忙，应编制“美丽的谎言”，以应付上司不想接待的客人，或者请对方留言，待上司做选择性回复。

（5）认清来电业务所属的业务范围，以便转接业务。

（6）接听推销电话要有礼貌，应正确告诉对方：“你的产品也许很不错，我们也谈得很融洽，但我们目前不需要任何中介服务的产品，我们虽然现在帮不上忙，但仍祝你事业成功”。

（7）文秘人员要礼貌对待投诉电话。部门对应应先安抚并做记录。如不是对应部门，应正确告知该转接的电话，让他能顺利进行业务投诉。

（8）如果找上司的认识其朋友或者有业务来往的人，文秘人员不应妄攀交情，抓着电话畅谈。

3、简要回答邮件分检的一般标准。

答：（1）按照收件人的姓名分拣；

（2）按照收件部门的名称分拣；

（3）按照邮件的重要性分拣。

4、怎样处理上司不在时的邮件？

答：（1）文秘人员把需要上司亲自处理信件保存下来，并通知发信人已经及时收到，告诉对方何时可能得到答复；

（2）上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理，文秘

人员应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间；

（3）上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件；

（4）如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表；

（5）如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样文秘人员就可以随时向上司汇报；

（6）如果上司在临走时留下通讯地址和电话，文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情，应及时向上司请示；

（7）把寄给上司邮包连续编号，这样就会知道所寄的邮包是否全部到齐；

（8）文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋，标上需要签字的信件，需要您处理的信件，需要读的信件、报告，一般阅读材料。

5、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？

答：应尽可能向对方表达上司不能接见的理由以免来访者发生误会，并诚恳地看着对方的眼睛致歉。

a、上司正在开会时—“让您久等，抱歉，他正在紧急会议中，无法离开，

可不可以让代理人与你先谈？

b、上司繁忙时—真对不起，某某现在正忙，放不下手边的事，您看这样

好不好，改日再与您联系，实在麻烦您，很抱歉；

c、上司即将外出—对不起，某某先生已经安排好有事外出，现在正忙着，

没法与您见面，我们上司说：让您白跑一趟，真是不好意思，能否由我转达留言。

d、远道来访或有重要事情的来访—先告诉来访者他即将外出，再去通报

上司。