浅谈当前秘书工作所遇到困境和对策分析

盐城师范学院

毕业论文

浅析当前秘书工作所遇到的困境和对策

分析

学生姓名

学院文学院

专业汉语言文学(高级文秘)

班级

学号

指导教师

2016年4月1日

浅析当前秘书工作所遇到的困境和对策分析

摘要

秘书是现代社会急需的软人才之一，随着中国加入WTO，秘书工作迎来了更加广阔的发展空间。秘书工作具有服务的直接性和稳定性、知识化和专业化、年轻化和女性化等特征。但是随着社会工作越来越细分化，传统的秘书工作逐渐不能适应现代社会发展的需要，因而秘书工作从业者愈发难以适应这些改变，在日常工作中也不得不面对这些不适应带来的困境。社会分工的变化要求秘书工作也要逐步改变，主动适应。本文以当前秘书工作为背景，首先分析当前经济形势下秘书工作中存在的问题与面对的困境，引出解决方案和对策；然后再从当前的经济发展趋势，分析出未来秘书工作的前景。

【关键词】秘书；困境；方案；前景

A Research of Guiyouguang’s

Prose About Anti-ancient Japanese invaders

Abstract

Jiajing period, the whole society exception dark chaos. Mongolia and other countries invaded the north border, Japanese pirates invaded south coast,the people lived very hard.Guiyouguang lived in Kunshan,witnessed scenes of human tragedy. He racked their brains for advice to the authorities, he has wrote many articles about anti-ancient Japanese pirates. In this paper, the prose of anti-ancient Japanese pirates as the main object, by studying the characteristics and value of its narrative prose, assessment and induction of strategic thinking and other political commentary prose anti-ancient Japanese pirates claims to a deeper understanding of the deep patriotism and keen strategic vision; and from the track Guiyouguang’s life, to appreciate the genuine feelings of Mr. Confucian ideas and thinking sad; Jiajing era live by the spirit of the era to tap to Guiyouguang represented by showing a virile Scholars backbone and heavy historical responsibility.

[Key words] Guiyouguang , prose of anti-ancient Japanese pirates ,

deep patriotism , the genuine feelings of Mr. Confucian ideas

目录

引言 (1)

一、秘书的定义和工作职责 (2)

二、秘书的特征 (2)

三、秘书工作的现状分析 (5)

(一) (5)

(二) (7)

(三) (8)

四、秘书工作遇到的困境和对策分析 (10)

(一) (10)

(二) (12)

五、秘书工作的前景分析 (13)

结语 (16)

参考文献 (17)

引言

在经济全球化的当今时代，秘书工作已经成为政府、企业发展过程中不可或缺的部分。知识经济的本质在于知识、创新和管理，秘书人员作为时代大变革的重要行业参与者，做好文秘工作是服务现代化建设的需要，是实践科学发展观重要思想的需要，是领导把握大局、提高科学决策水平的需要。秘书不仅是领导的助手，同时也承担着与各部门沟通的桥梁作用。由于秘书工作的复杂性与特殊性，在紧张的工作中所遇到的困境与挫折不断增加。为了更好地完成本职工作，出色为领导服务，与同事和睦相处，提高工作效率，秘书人员必须要发现当前工作存在的困境并找到解决的办法。

一、秘书的定义和工作职责

广义秘书的概念是领导人的事务与信息助手；狭义上的秘书逐步成为一种职业，是接近领导，直接为领导从事辅助工作的助手，是一种职务名称。

秘书工作的职责主要包括11个方面：日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）；接待事务（来访接待、安排服务等）；会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）；行政事务；信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）；调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）；文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）；写作事务（各种文体的写作）；协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)；督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）；其他领导临时交办的任务。

二、秘书工作的特征

（一）高层次、复合型才能需求日益呈现

现代社会中，科学技术迅猛发展，社会生产的复杂性日趋增大，信息

高速公路的开通，全球网络的运行，使世界范围变得越来越小，人们的工作

和生活节奏越来越快。而我国自从加入WTO和互联网的飞速发展，使现代秘

书工作的宏观环境和微观环境发生了较大的变化。随着社会信息量的翻倍增长，社会的生产和管理工作愈发显得复杂，脑力劳动在社会生产的比重也随之越来越大。秘书作为社会生产管理基层中的一部分，其工作的复杂性和重要性对秘书的工作提出了更高地要求。秘书在帮助领导驾驭复杂形势中具有重要的参谋作用。现如今科技发展日新月异，领导决策者如何获得可供选择的信息或是决策选项?高水平的秘书在这个时候就显得犹为重要。这些高素

质的秘书在通过自己的强大的知识能力筛选出有用和有利的信息流，为决策者提供最需要的帮助。同时由于社会的复杂交融性，传统意义上得单一型秘书已经不适合社会的需求，复合型的秘书人才成为市场的主要需求，它满足了领导对秘书辅助工作的需求而且能够在一些棘手问题上做出准确地判断，帮助领导者规避风险，所以秘书的高水平和复合型才能将成为社会对秘书工作的最大需求。

（二）秘书工作的职业化范围愈发广阔

秘书工作作为一种为领导和他人服务和起辅助作用的职业，随着时代的

变迁，它所服务的对象和范围将愈发广泛，它的职业化趋势更加明显。一是秘书工作渗透于一切行业之中；二是秘书工作的只能正在扩大；三是秘书工作的时空领域进一步拓展。高科技与办公自动化的发展，将使秘书人员“流动办公”变为现实，即使在家里也能为公司处理事务，并且包持密切的联系。

三、秘书工作的现状分析

一般而言，“秘书”概念常被定义为：“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。”这种只从事简单的打字、收发、传真之类工作的所谓“秘书”显然已经落伍了。随着改革开放的日益加深，我国经济持续快速增长，综合国力和国际地位日渐增强，对外政治、经济、文化的交流与合作日趋频繁，秘书人才市场需求日愈放大，秘书工作的重心也发生转移，秘书职业遭遇了前所未有的新机遇与新挑战：

第一、秘书市场的需求从低级秘书转向高级秘书。所谓高级秘书指接受过正规系统教育、具有扎实的专业技能和广博的相关知识，谈吐高雅，外语优良，同时具有良好的沟通、组织、协调、决策和管理能力，是秘书行业中佼佼者。随着中国加入世界贸易组织，越来越多的外资企业进入我国，秘书们正面临着与国际秘书行业接轨的现实，高级秘书需求量大增，已成为人才市场上的新宠，高级秘书人才十分短缺。

第二、秘书市场需求从政务秘书转向商务秘书。我们过去培养的大多是党政机关的秘书，真正企业秘书或者商务秘书培养方向的几乎没有。随着市场经济的发展，各项工作的重心已转向经济建设，单纯的政务秘书显然不能满足市场的需求，可以预见，我们国家在企业和商务秘书方面孕育着巨人的需求。但是，目前商务秘书专业化程度低，用人单位在录用秘书时往往凭着感觉招聘，或者从中文专业、外语专业中选聘，这些人员对秘书工作往往只是一知半解，也没有与用人单位经济事务和商业行为相对应的专业知识，难以满足现代企业管理的需要。

第三、第三、秘书市场需求从简单事务型秘书转向复合、协作和创造性秘书。现代组织管理中，信息工作、协调工作、控制工作占据了极其重要的位置，秘书应是这些工作的主要承担者，因而现代组织包括政府和企业需求的是新型复合型的秘书，他们应具有新的工作观念与工作模式及工作技能，即不仅要具备计算机操作、外语运用、公文写作、办公室事务处理、档案管理、速记、会议组织、信息整理与传播等方面的知识和技能，还要通晓法律法规、经济管理、财务、市场营销、礼仪接待、公共关系等学科知识和技能。日本企业早在1985年就提出了“四合一”，即集科技、文学、经贸、外语于一身的人才计划，就是我们所说的复合型人才。现代社会是协作的社会，任何组织的成功运营都离不开内部机构和员工、外部客户和关联方的协作，秘书作为领导与员工、组织与社会联系的纽带，必须做好对内沟通协调、对外交流合作的桥梁，为组织搭建好良性运转的平台，这也已远非传统意义上

简单地写写材料、当当勤务等角色了；另外，新型秘书工作往往是集体智慧的体现，它要求从业人员具有极强的合作精神，同时，还应成为各项工作执行督办高效运行的中枢，而这也超越了秘书原有的职业素养范畴。所以，以传统的简单的办事、办文、办公为标准选择秘书人才已远远不能适应社会瞬息万变的发展需要，而具有创造型、复合型与协作型的秘书人才是现代政府和企业所需。总的来说，随着社会的变迁，市场的转型对秘书职业提出了更高更新更专业的要求，因此，我们要祭起变革与创新的旗帜，不断扩大秘书工作的范围，促进秘书职业转型。

四、秘书工作的困境和对策分析

一、秘书工作出现了社会化的发展趋势。政府机关、社会团体、各类企业以及社会的方方面面，都有秘书工作的普遍存在。在日本，企业中部长以上，政府中局长以上都可设秘书。在美国，大凡政治家、企业主、教授、律师、医生、名演员、名运动员等，大多聘有私人秘书。

二、秘书工作的分类越来越细，专门化程度越来越高。目前，国内外政府中有机关秘书，法律界有法律秘书，医务界有医药秘书，实业界有管理秘书，科技界有科研秘书，教育界有教务秘书。几乎每一个新的社会行业的单身，都会产生一支新的行业秘书队伍。这要求秘书人员不仅要具有秘书工作的基本知识和技能，而且要掌握所在行业的扎实的专业知识，成为这一方面的行家里手。据《美国秘书行政管理》一书介绍，美国秘书分为社会秘书、法律秘书、医药秘书、公共关系秘书、学校秘书五大类。

三、现在秘书的职能较之以前有显著的扩展和强化。正如《韦氏秘书手册》开篇中所讲到的：“很清楚，今天的秘书决不再是单纯的接待员兼打字员，因为越来越多的经理指望自己的秘书成为行政管理的助手。”“由于现代事务向全球扩展和延伸，促使经理们重新考虑秘书应起的作用以及应该委付的责任和赋予执行的权利。”秘书从处理杂务、撰写文稿、掌管文书到安排日程、提出方案、参谋咨询，确实起到了辅助或代替上司部分工作的作用，使领导者更有效地从事本职要务，提高工作效率。

四、秘书工作的效率大幅度提高。比如：秘书不必离开工作岗位，就能从计算机化的档案里获得所需的资料。应用精密尖端的通讯设备，使口头交往变得快捷而方便。特别是文字处理设备，对秘书工作的现代化、高效化影响很大。

五、秘书工作的前景分析

（一）从技能性工作向智能性工作转化

（二）新时期秘书处在一个崭新的信息时代，领导活动的日趋复杂化和科学化以及领导者的智力水平的不断提高、秘书智能的强化和扩大，客观上都要求秘书的素质有一个新的突破。从秘书的知识结构看，必须具备三个层次:一是基本知识。包括科学文化基础知识、马克思主义基本理论知识、法律法规基本知识;二是专业知识。包括秘书专业知识、行业专业知识；三是辅助知识。包括历史知识、管理知识等等。特别是在我国加入世贸组织后，大量的“三资”

企业出现，它们有着先进的管理机制和成熟的秘书工作机制，所聘用的秘书是与我国传统意义上不同的新型秘书人才。作为涉外秘书从业人员，必须构建’“外向型”的专业知识结构，不仅要具备普通秘书应具备的基础知识，并且要协助管理，参与生产、贸易等经济活动，故必须学习和掌握以下知识：一是对外贸易知识。包括租赁以及与之相关的国际汇兑、各国税利、保险、仲裁等知识。二是涉外法规知识。包括国内的涉外法规和国际法规。三是财会与商务知识。总之，现代秘书不再是以往的传统技能型秘书，而是属于“智囊型”人物，是智能性的群体。

（三）从常规内向思维向外开放思维转化

（四）我国已经确立了社会主义市场经济体制，而加入WTO后更加速了与世界一体化的进程，这种状况客观上扩大了秘书的工作范围。党政机关、企事业单位将出现跨行业、跨地区、跨国界的政治、经济、文化、科技交流。在此背景下，秘书要有强烈的立体型开放性思维，不仅关注本行业、本地区的发展，还要密切注视国内及世界的动向。就企业秘书来说，在市场经济的体制下，企业的一切工作都必须围绕加入世贸组织后的市场需求这个轴心来运转，企业秘书的思维和观念必须按照国内外市场经济的运作规律来调整自身的行为。即作为辅助领导决策的企业秘书，不仅要掌握企业内部的生产经营过程以及各个阶段的薄弱环节，更要将自身思维不断变化和拓展，把握市场动向，收集有效信息，为领导及时把握市场形势提供最优决策方案，从而发挥最好

的参谋助手作用。

（五）从事务性服务向信息化服务转化

（六）随着科学技术的迅猛发展，秘书工作的科技含量越来越高。21世纪的秘书工作，将会是一个知识、信息高度集中地领域。秘书所从事的工作已不仅仅限于办公、办事等一般性的工作，而是以信息为载体，把做好信息工作作为参谋协调、催办、督办的基础和手段，将采集到的各种信息进行分析、处理、加工，提出预案，主动为领导决策降低风险度。从某种意义上说，信息的参谋作用是领导科学决策必不可少的最经济有效的工具，秘书所提供的信息直接关系到领导决策的正误。因此，现代秘书必须具有很强的信息意识和信息的服务能力。秘书的信息服务能力主要包括五方面内容:一是信息获取的能力。秘书除了充分利用好组织建立的内部信息网络以外，还应建立并且掌握常规的信息渠道，善于开发新信息资源，并及时、准确、全面地获取所需信息。二是信息选择能力。秘书需要学会对信息进行筛选和分类，能准确无误地识别、理解所采集到的信息的含义，正确判断信息的价值和意义，全面把握所获信息对领导决策产生的影响。三是信息预测能力。这是一种较高层次的信息服务能力，主要指秘书在现有的信息的基础上，对事物发展的理性判断，它对秘书辅导领导科学决策具有重要意义。四是信息处理能力。主要是对信息的加工、开发、传输、储存、吸收等能力，具体来说就是能对信息进行综合分析排序、归类整理。

（七）从被动辅佐职能向主动配合职能转化

（八）辅佐性是与主导性相对而言的。从管理系统来看，领导始终处于主导地位，属于决策管理的中心；秘书和秘书部门处于从属地位i，其活动都是为了给领导中枢和领导者的工作创造各种方便条件，都是为了保证领导者顺利地进行工作。也就是说，秘书和秘书部门不能脱离领导而单独存在，他具有明显的辅佐性功能。

（九）秘书职业从随意转向专业，从非理性转向科学化。秘书活动涉及面广，具有

综合性、全面性和广泛性的特点，因而历来要求秘书人员成为杂家或通才，认为秘书缺乏专业，无技能，只要人机灵就能胜任，工作随意性强，无特别的规则，导致了秘书工作不规范，感性多于理性。秘书的职业化、专业化是当今世界性的潮流，它要求秘书以专业科学的工作方法服务于一个组织，尤其在组织、协调、信息收集与处理、文件处理等方面，秘书扮演着十分重要的角色，这些工作不能靠意气用事，而是有着严格的程序和科学的方法。因此，当今秘书必须具备该职业的专业知识和专业技能，有着明确的工作职责和规范的工作行为，即必须具有较合理的业务知识结构、较强的实际动手能力及分析处理日常秘书事务的基本能力，同时，还要具备组织协调能力、沟通能力、督办能力、应变能力、拓新能力、信息收集与分析能力等一系列秘书技能，它的知识结构、职业技能在传统的基础上大大拓展和创新了。为适应我国加入WTO后的国际环境，更好地培养我国市场经济发展急需的具有现代化秘书意识和技能的高级秘书人才，秘书教育要关注秘书职业不断变化的职能，注重实际工作环境所要求的各种技能和高效的沟通能力和培养与应用。

（十）秘书职能从辅助转向参与，从被动转向主动。一直以来，秘书的角色被领导的光芒所遮掩，认为秘书只是辅助的、被动的、从属的。现代秘书职能最突出的转变是从参考边缘功能转向参与战略性功能，从辅助性转向中枢管理，围绕着组织的核心业务开展工作，而不是单单只是政务和事务性的工作，也不仅仅是文件处理和保管者，现代组织更需要的是管理者。执行者和决策参谋者，是领导工作的强有力补充。另外，在市场化、全球化的大背景下，各级政府机构和各类企业有着大量的发展机遇，同时也有更大的风险性，是否快速有效地掌握大量信息，是企业决策和发展的前提。作为今天的秘书采集、整理、分析、归类、总结信息是一项更重于事务性工作的工作，应该是现代秘书工作的又一核心。因此，秘书面对如此繁杂的工作内容，要使工作卓有成效，必须积极主动参与，主动工作，如主动执行任务、协调工作、组织会议、掌管事务、主动提供有关工作信息，尤其是面临突发事件和协调关系时，不可能时时事事请示，这就要求秘书灵活主动地选择角色，使用各种专业方法、技巧和艺术，推进问题的解决和工作的展开，这样，才能提高秘书工作的质量和效率，保障组织各项职能活动正常进行与有效发挥。否则，被动工

作，只能穷于应付，而我们提倡的秘书工作面向社会、面向国际就将是一句空话，为组织提供有效信息也将不可能，秘书工作只能像一潭死水，毫无生气与活力，组织职能活动也就不能有效组织职能活动也就不能有效进行，严重的还可能导致决策失误，组织内部关系失调，会务繁冗，文牍如山等后果。

因此，积极主动参与工作应是秘书职业技能和素养之一。从这个角色上说，秘书教育不仅要培养技能，更要培养有创造力的复合人才，即具有立体的思维方式和创造精神，能不断地吸纳新知识、新观念、新技术、创造性地工作。

（十一）秘书技能从手工转向自动，从经验转向现代化。信息技术革命和发展不仅促成了网络经济的诞生，还促成了网络政府、无纸办公、电子政务等一系列新政的出现，以计算机为代表的现代办公室设备大量地进入办公室，秘书工作中所产生的规范化、模式化的文件可以通过现代办公设备进行处理，这些文字、数据、图形、声音和影像资料还可在互联网上传输，因此，自动化办公已成为一种趋势。再者，随着市场转变，企业的经营理念也在转变，从原来注重产品的生产制造转变为在抓好人力、财务的基础上，更注重利用高效、便捷的信息技术掌控市场行情，改善经营管理。因此，现代信息技术已改变了秘书的工作方式，它要求秘书人员熟练地运用与操作先进的工作平台，从手工转向自动，从经验转向现代化，依靠信息技术提高工作技能和效率，增强秘书工作的科学性和有效性，促使秘书职业真正与市场需求同求，成才为现代组织有机而重要的组成部分。

六、结语

秘书职业市场需求的巨变势必带来秘书职责的变化和秘书工作范围的扩展，使秘书职业半径得以延伸，秘书的职能逐渐增强。

一、新型的秘书工作职责已发生变化，从单纯服务于领导的辅佐性角色转变为服务于整个组织、推动组织高效运转的中枢部门，将在战略业务、信息、督促检查和协调工作方面发挥职能，为组织决策和实施决策提供服务，因此，秘书必须树立整个组织服务的意识，熟悉参与管理的全过程，为整个组织服务，为组织的核心工作服务，将自己的触角延伸组织内部各部门及员工，协调、督办工作，为组织与员工、领导与员工、员工与员工之间的合作搭建桥梁，并未组织的各项活动提供有效

的信息，保障整个组织的有效运作。

二、秘书职业从面向单位转向对接整个社会。作为秘书仅仅把目光盯着本单位还不够，更要有全局的战略思维方式和思考能力。今天的市场经济仍是以竞争为其有效运作的内在机制，在竞争中优胜劣汰，促使效率提高，资源配置优化。单位领导人为了本单位的生存、竞争、发展，不得不受市场这个无形的绳索所牵制，按照市场变化进行市场预测和市场分析，制定本单位的发展策略提高经济效益。作为秘书不仅要掌握单位内部的情况，更要将自身的思维和行动置于整个社会，随时参与对外经济活动，及时更新思维与行动方式，把握市场动向，收集有效信息，为领导及时把握市场形势提供最佳决策。所以，现代秘书职业范围将从相对封闭走向开放，活动领域扩大，内务与外事融合，单位与社会接轨，构成秘书工作的整体内容。

三、秘书职业化从立足于本土转向立足国际。新型秘书要掌握国内社会的各种信息，更要站在国际大舞台上看到世界的变化。全球经济一体化已是大势所趋，加入世界经贸组织以后，我国的商务活动会越来越多，不可避免地要与许多国家和地区打交道，因此，市场尤其需要具有国际眼光，熟悉国际游戏规则，适应国际竞争的职业秘书人才，秘书的职业半径要扩展到世界。

浅谈秘书工作发展趋势

浅谈秘书工作发展趋势 秘书工作的核心是服务协调二字,要服务领导,服务 基层,服务群众,服务相关部门,传统的秘书工作是“办文办事办会”,大到组织会议,小到端茶送水,全部都要做精细,做到位。可以说,秘书是非常辛苦的,明天领导忽然要到上级参加会议,今晚你必须加班加点写发言材料,同时 还要协调上级和本机关,安排好行程等。据调查无论是政府机关秘书还是大型企业的秘书,加班加点是经常性现象,而且其劳动成果不被人注意和认可,是隐性的。每年机关年终表彰大会上,那些基层单位和业务部门的负责人绘声绘色讲述自己的劳动成果,而秘书部门只能默默地看别人表功,明知自己付出了太多太多,却无从说起,因为总不能某某方案是我策划的,那将有贪功之嫌;也不能说我提了 几次水,陪了几次课,给领导写了几个发言稿,那太庸俗。在秘书工作节奏日渐加快,心理压力日渐增大的背景下, 迎来了新技术革命。这为秘书解压提供良好的技术环境,出现几个趋势; 1秘书工作的专业化、家庭化趋势越来越明显。 秘书可以分为文字秘书、机要信息秘书、宣传秘书、协调办事秘书、办会与接待秘书等,分工越来越精细化了;而有些分工难以明确的机关,秘书可以将文稿写作工作直

接交给社会专业机构,比如写作事务所,文秘网站等,这些机构将一批有着丰富行业经验的人组织起来,可以集体办公形式撰写文稿,也可以利用电脑互联网快速传输优势让专业人员在家庭办公,写文稿,并及时与文秘部门取得联系。目前,家庭秘书已经在全国略见雏形,未来10年将形成一定规模。公务员写作热线也就是适应秘书办公信息化、家庭化的大趋势而出现的。 2秘书工作专职化、分离化趋势越来越明显。 大家都知道,在政府机构改革前,会计师事务所的职能归属于政府财政审计部门,相当于一个科室,其通过审计活动出具的审计或者验资报告具有政府的权威性。后来,机构改革其从政府机关剥离出来,代替财政审计机关开展审计验资活动,经过政府授权,其出具的材料同样具有法律效力,如果遇到官司,可作为法庭的证明材料。同样秘书部门也有政府或企业机关分离出来的倾向,这些机关只需要安排1—2名负责协调、办理具体事务的秘书,将办文活动交给社会专业的写作事务所、秘书事务所、文字工作室等,通过签订代理合同,包括保密协定,所有文稿工作有社会文字机构全权负责完成,这样能够节省人力物力。近年来,公务员写作热线网站与几家银行签订了长期文稿代理协议,就顺应了这种秘书工作专职化趋势。当然,目前社会上一些写作机构,良莠不齐,使用没有经验和

秘书信息工作案例.doc

秘书信息工作案例 秘书信息工作与档案管理的案例分析题你知道怎么做吗?下面我给大家介绍关于秘书信息工作案例的相关资料，希望对您有所帮助。 秘书信息工作案例 1.档案的价值? 思考并讨论，在该案例中小林、老师、科长分别采用了何种信息传递方式? 2.为什么企业能在短期内完成电动客车改造任务? 什么他们会选择该种方式? 答：(1)对于企业来说，档案有两方面的价值 答：小林向某大学技术开发公司发出了函电，请求给予技术咨询，采用了电信传递方式，老师为工厂查阅了国内外有关资料和专利，并复印成册寄到该厂，采用 一、凭证价值 了文字传递的方式，生产科长在厂长办公会上，向与会者详细汇报了该产品的性能档案是历史的真凭实据。从档案的形成看，它是由形成者当时、当地、当事直和发展前景.并提供了某大学开发公司查阅的有关资料，采用的语言传递与文字传接使用的文件材料转化而来的，是未经任何改动的原件，是令人信服的历史证据。 从档案自身特点看，它记录了形成者留下的历史真迹，是

确凿无疑的原始文件和历语言传递是将信息转化为语言传递给 信息接受者，如对话、座谈、会议、提出史凭证，可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题的时具有法律效力的依据。 二、参考价值 档案反映企业管理实践活动的正反两面的教训，可为后人提供广泛的借鉴。它对于企业查考既往实践、探索事物的过程及其规律，总结吸取历史的经验教训，开拓创新，是必备的参考材料，具有广泛的情报价值。 (2)地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造的电动客车的全部档案资料，因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可靠的信息。经过3年多的努力，完成了42辆车的改造任务，每车节约资金98万元，42辆车共节约资金4116 万元。充分体现了档案的参考价值。 从信息意识的角度，谈谈何秘书为何会遇到尴尬，你怎么做? 答：1.所谓信息意识，就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映。 2.此案例中何秘书缺乏信息意识，没有从会议回执中获取到代表们关于住宿的要求信息，只是想当然的按照男女人数，确定了房间的数量，没有收集到代表们的特殊要求，所以才遇到了

浅谈对企业文秘工作的一点认识

浅谈对企业文秘工作的一点认识 文秘工作是一个古老的职业，据说起源于4000多年前的夏朝。它是随着管理组织和文字的出现，应运而生的，这就决定了其工作的基本性质，即辅助性、服务性、事务性。“天地无垠争一隅，方寸之间蕴神奇”。文秘工作是领导的参谋助手，是企业承上启下的桥梁纽带，是一项综合性很强的工作。 一、要具备四个素质 一是“思想好”。思想好是前提。作为领导工作的辅助者、上传下达的中转者、重要文件的知情者，必须讲政治，顾大局，做国家政策、上级精神、领导思路的坚决拥护者、传播者、推动者；必须注重思想道德修养，养成诚实正直、任劳任怨、恪尽职责、严守机密的品格和作风。 二是“学习好”。学习好是保障。学习是提高个人思想素质和工作能力的基础，是适应工作、完善自我、不断提升的源泉和途径。对于需要起草综合性公文材料、服务公司中心工作的文秘工作者，更是如此。 三是“作文好”。作文好是基础。公文是实施管理的一个重要工具，公司决策部署的传达贯彻、基层落实情况的反馈、整体形象的展示，都离不开公文这个载体。写好各类公文材料，发挥“以文辅政”作用，是办公室文秘人员的基本功，是看家本领，是立身之本。

四是“服务好”。服务好是宗旨。服务是办公室最基本的职能，早来一点，晚走一点，干快一点，做好一点，想全一点，看细一点，吃得了苦，熬得了夜，是办公室文秘人员必备的素质。 二、要注重学习积累 文秘工作是一个系统工程，每一个材料、每一次会议、每一项工作，往往涉及方方面面，大至国家方针政策，小至公文格式，如果没有相应的知识储备、材料积累，将无从下笔，甚至句句外行、错误百出。因此，学习积累是第一需要。 学什么？一是身在兵位，胸为帅谋。及时学习上级政策，跟进急剧变化的新形势新任务，保持清醒的政治头脑，具有较强的政治敏锐性，随时学习、理解和把握上级精神和领导思路，为材料写作提供正确导向。二是广泛涉猎，重点钻研。既要学习企业生产经营各环节的基本知识，学习企业管理基本知识，了解公司运行的基本规则、规律；又要认真研究公文写作知识，掌握各种文体的写作方法和写作技巧，不断提高公文写作水平。 怎么学？“处处留心皆学问”。看到就摘、听到就记。多看系统内文件，多读行业内报纸，多学领导讲话材料，多记领导讲话内容，尽量“掌握上情”。多参加各类会议，多浏览内部网站，多了解具体工作推进情况，尽量“吃透下情”。一些重要论述、重要举措、重要篇章、重要文件，在符合保密规定的情况下，可以“近水楼台”地去下载、复印、剪贴、留存。掌握一条捷径：学会听会。听领导讲话，听各部门汇报，从各种发言中吸取有用

浅析如何做好办公室文秘工作

浅析如何做好办公室文秘工作办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个工作带来被动或造成损失，也就是说，办公室工作开展得如何，直接制约和影响着全局各项工作的开展和各项工作任务的完成。 秘书是办公室的重要组成人员，办公室工作的好坏，秘书人员起着关键的作用。因此，要做好办公室工作，个人认为秘书人员必须做到以下几方面： 一、秘书工作人员必须具备的素质和修养 ，良好的政治素养。秘书工作有很强的政治性，秘书是领导的近身工作人员，有时代表领导机关或领导人撰文，谈话、处理问题，因而要求有良好的政治素质和思想修养。 第二，良好的个人品行。“忠诚老实，事实求是”这八个字，应该是一切秘书的座右铭。作为秘书，对领导、对组织、对上级、对同志必须忠诚，不怀二心。鉴于秘书是领导的近身工作人员，“求实”二字尤为重要，有须强调。因为

秘书言行的真假虚实，不仅是秘书个人问题，而且会影响领导的行为，关系至大。 第三，良好的工作态度。首先要有敬业、乐业的精神。做事要专心致志，聚精会神，不三心二意，心不在焉。要有事业心，责任感，忠于职守，尽职尽言，勇于承担任务，不推诿困难，不回避矛盾，勤敏踏实，既要有雷厉风行、讲究效率的干练作风，又要有任劳任怨、埋头苦干的精神；要有严格的组织纪律性，既不专擅，又不推诿，既尊重领导，又不盲从。 第四，良好的文化知识素养。要有专门业务知识，干一行，懂一行。要有多种辅助知识，如社会知识、自然知识、科技知识、国际常识等。 二、要熟悉机关和机关工作的基本情况 机关和机关的工作基本情况，包括党政各级机关的职能范围、专门业务和工作规律，本机关的结构、状况、工作安排等。只有熟悉基本情况，了解环境、了解人物、了解制度后，才能有的放矢地开展各项工作，促进办公室工作高效率、快节奏的运转。 三、做好文字起草和信息收集工作 文秘写作重在实用，只求格式、文种规范，内容表述简明性，行文要少而精，注重效用。切忌弄虚作假，华而不实，或主观主义想当然，情况不明决心大，心中无数点子多。在

秘书信息工作的重要性

竭诚为您提供优质文档/双击可除秘书信息工作的重要性 篇一：秘书工作作用 一.秘书的作用 秘书是协助领导处理日常事务工作，掌管文书的人员，他们以辅助领导决策，综合协调各部门或各人员的工作，沟通收集处理信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。做好日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）工作，做好接待事务（来访接待、安排服务等）工作，做好会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）工作，做好信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）工作，做好调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）工作，做好文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）工作，做好协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)工作，做好督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）工作，做好领导临时交办的任务以及行政事务。

对秘书工作作用的认识有哪些? 20XX-05-3014:31 工作描述： 秘书是传统的职业之一，就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐，大致有以下几项： ?接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话； 收发与回复日常邮件；? 撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；? ?会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作； 将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；? 接待访客；? ?采购、分发和控制办公用品等等。 秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。 核心竞争力： 知识要求：一般情况下，企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历，有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识，并有一定的外语基础。 技能要求：文字功底深厚，具备较强的沟通协调能力和

浅谈如何做好秘书工作

浅谈如何做好秘书工作 一、“秘书”概说 什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处; 一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处; 许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。 然而，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。 秘书一词的来源 1、一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。 2、一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。 3、外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。 4、宫廷里的藏书，尤指***。 5、宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。 秘书的类别 1、从服务的对象上分：

浅谈如何做好办公室文秘工作_秘书基础

浅谈如何做好办公室文秘工作_秘书基础 一、办公室文秘必须养成主动学习的良好习惯 作为办公室文秘人员，学习好基本理论知识是写作的根基，领悟好文字实质内涵是下笔的前提。没有对文字的敏感性与熟练应用，就不容易做好基础文秘写作工作。因此，在日常工作、生活中，文秘一定要养成自觉学习、敏锐捕捉、善于思考借鉴、勇于创新的良好习惯。狭义的理解，学习的内容只是帮助自身更好的开展工作的工具。因此，学习不可死板、拘于形式，急功近利。学习是让我们博闻而多识，通过多听、多看、多思、多悟达到一种综合能力的提升。同时，要多与他人沟通与交流，开阔耳闻与眼界的同时，锻炼自身的综合分析、调查研究、语言表达和组织协调能力，切实达到开口会讲、提笔能写、遇事巧。 二、办公室文秘要加快工作节奏、提高办事效率、提升办文质量 办公室工作看似无大事，实则千头万绪、细致繁琐。要求时效性、细致度比较高。这就要求办公室文秘必须树立效率意识，提高快速反应能力，对领导交办的事项要第一时间即交即办，切勿等、靠、盼，达到积极主动、又好又快的做好本职工作。 1.提高办理公文的质量和效率。公文处理是公司的一项基础性工作，是系统内部方针政策、指示要求等传达的途径之一，综合反映企业的工作水平，必须严格程序，规范及时行事。作为文秘人员，要熟知公文处理的规程、正确使用文种，严格审核把关，要在发文校核、格式校核、内容校核上下功夫，克服公文文字粗糙、格式不规范等问题，确实提高公文处理质量。同时，对于需要紧急处理的公文，要在第一时间内处理完毕，并适时地提醒相关领导及时办理，提高公文办理的效率。

2.强化文字撰写的能力。文字起草是办公室文秘最基本也是最重要的工作之一。公务文书的撰写，要表达上级的意志，体现上级的想法，要站在领导的高度和全局的层面上审视问题，切不可以个人的想法为准;其二，文秘人员要熟悉本系统工作各个环节大致内容，没有业务工作的实践，就不容易写出准确反映业务的文章;其三，俗话说读书破万卷，下笔如有神，文秘人员只有大量的阅读与练习，才能不断提升文字撰写能力。 3.坚持大事报告、小事提醒。作为文秘人员，首当其冲要做好各类事项的报告、请示工作。凡在自身职责内应当请示的事项，应积极与办公室主任汇报。如遇重大紧急或突发事件，要及时向领导报告，使各种信息及时传递给上级。同时，有些小事往往容易被忽视，具体的细节等容易出现偏差，这就要求文秘人员尽可能的做到适时提醒与建议，在此过程中也可学到许多处理问题的方法，提升处理事务的能力。 4.不断要求自己做到手勤、嘴勤、腿勤。办公室的工作都是具体的、实在的，哪项工作都不能拖、不能等、不能推;漏了、省了、虚了哪个环节都不行，要做到严谨细致，就要求我们要多动笔杆子、少说空话，多请示汇报、少邀功请赏，多干实事、少空穴来风。认认真真地把每一件事情都做细致，不拖泥带水，糊涂度日。 三、办公室文秘工作要围绕中心工作、服务大局、努力创新 办公室工作，追根究底是服务一线，服务业务。我们不可因自身处于文秘宣传科室，就不闻不管业务一线。要坚持站到全局的高度，紧业务一线，围绕各渠道、各部门，有计划、有重点地开展工作，切实扮演好参谋和助手的角色。 办公室是搞服务工作的，必须积极主动地为各部门做好各项服务工作。除了

秘书信息工作注意事项

秘书信息工作注意事项 秘书工作是一门艺术,要做好秘书工作必须注意信息等方面的事项，下面WTT小编给大家介绍关秘书信息工作注意事项于的相关资料，希望对您有所帮助。 秘书信息工作注意事项 一、要在领导的视线范围内，不要让领导在需要时看不到秘书， 当好秘书的注意事项 。注意观察领导的眼神、手势地，在大场合要反应灵敏，行动迅捷。 二、落落大方，不卑不亢，可以点头，不要哈腰。做到热情有度，稳健为本。太过于热情，有时会损害领导形象。 三、要掌握分寸。如领导上主席台不需要搀扶，否则别人以为领导身体不好或者太年迈、给本校领导特别是自己人开车门不需要用手遮挡，递茶送水经先宾后主。 四、要做到心中有数。比如跟谁做什么事情，对象是什么，程序是什么，内容是什么，不能一问三不知，适当的地方要给领导提个醒。比如领导的发言稿件等有关材料要随时准备一份，对领导活动情况。 五、要注重仪表，大方得体。 不好的秘书的表现：

一、喧宾夺主，爱插话; 二、勉强安排领导：比如抢着帮助领导拎包;安排座位; 三、热情过度;爱跟领导争论，以显学识; 四、爱自作主张; 五、不了解情况，不积极主动，被动应付; 六、领导交待事情忘了，办完的事情不反馈，没交待的事情反而自作主张给办了; 七、报喜不报忧; 八、评论领导; 九、口风不严; 十、窥视心理强; 十一、有太强烈的优越感和神秘感。 见面与问侯礼仪中注意事项 1、请勿直呼其名 2、介绍时提供的信息应适当 3、介绍出现失误时仍应沉着应付 4、自我介绍 名片设计与名片接递方法 1、名片是让新结识的朋友记住你的姓名、地址和电话号码等的一种有效办法。 2、一张形象、效果俱佳的名片通常包括以下几项内容：

文秘工作与档案管理

浅谈文秘工作与档案管理 ［摘要］文秘工作和档案管理是密切相关、相辅相成的，如何让文秘工作与档案管理工作相互间更好地衔接，是现代文秘工作中不能回避的问题。 ［关键词］文秘工作；档案管理；文档一体化 文秘工作与档案管理有着密切的联系，文秘工作是档案管理的前期工作，可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的。如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能 回避的问题。公文是档案的前身，当其处在传递、承办和执行过程中，具有现行效用，但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此，公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。 环境卫生管理处是基层事业单位，由于受人员、编制的限制，文秘人员即是办公室人员，同时还兼任档案管理人员，在基层事业单位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促进档案管理工作进行探讨和分析。 １文秘工作与档案管理工作的联系 文秘工作与档案管理工作两者是密不可分的有机整体，公文是档案的前身，档案是公文的延续，两者有着同一性，又有着特殊性。 ①两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。公文记录的是

现实的活动，档案保存的是历史活动记录，且有着基本相同的物质载体。②两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源公文材料，公文是分散的“档案”，档案是集中保存的“公文”。③两者互为因果。公文是档案的前身，档案是公文的归结，有了公文才有了档案，没有公文就没有档案。 文秘人员是党政机关和企事业单位必设的工作人员。文秘工作不仅仅是抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用。同时，就一般情况而言，中小机关、基层企事业单位的文秘人员又是档案管理人员。文书档案的价值，关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于文秘人员和文档管理工作人员的自身素质。高质量的文书档案是建立在规范处理公文的基础之上的，它们既有联系，又各自独立。 ２文秘人员的素质，是提高档案质量的关键 （１）文秘人员必须要有较高的政治思想理论素质。贯彻执行党和国家的各项方针政策，遵守各项法律法规，讲道德，守纪律，具有奉献精神。由于文书档案工作具有较强的机密性，因此文秘档案人员还应具备严守国家机密的思想素质，文书档案服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务精神和主人翁意识。 （２）科学文化知识素养是文秘人员必须具备的基本素养。对于不同单位的文书工作，文秘人员必须具备相应的文化水平，掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识，如领导

关于如何做好新时代文秘工作的调研报告

关于如何做好新时代 文秘工作的调研报告 随着社会的变革和市场经济的发展，办公室文秘工作的地位和作用日显重要，任务日益加重，要求越来越高。一个合格的文秘人员不仅要善于学习，而且要更加善于工作；不仅要加强理论学习，而且更要重视社会实践。通过总结几年的文秘实践经验和深入的调查研究，下面就如何做好文秘工作谈一点自己的粗浅认识。 要做好文秘工作，就要注重学习，只有学习，才能真正提高自身素质。学习与工作是相辅相成的，是互相促进的；在不同的时间、地点和环境，侧重点也是不同的。如何将学习与工作结合起来，答案也不是唯一的，因人因事而异。每个文秘工作者要根据自己的实际情况来处理工作与学习的关系，将学习工作结合起来，促进学习与工作的双丰收，实现学习与工作的双赢。作为一名合格的文秘工作人员，要具备两个最基本的素质： 一、做好公文的审核工作 公文的审核，是文件送交领导审签前，对文件内容、格式、文字以及是否符合国家法律法规、本单位政策等进行全面审核、检查和把关的一项集政策性、规范性和严密性于一体的工作。行政公文是机关单位行使管理的重要手段之一，它的质量直接体现

部门管理水平的高低。而审核是公文处理的关键环节之一，对提高公文质量有重要的作用，因此，认真做好公文审核工作至关重要，公文审核要严把四个关口，以确保公文优质、高效、规范运行。 （一）严把行文关 严把行文关就是审核文件是否确需行文，这是前提。这方面要坚持从紧、从严和适度的原则，凡可发可不发的文件坚决不发；凡通过汇报、请示等口头形式可以协商达成共识、能够解决问题的，一般不予行文；凡在会议上安排部署过的事项，不另外行文；一般知照性的通知和文件尽量电话通知，不另行文。 （二）严把政策关 把好法律政策关，是公文核校的重点。在几年的文秘工作实践中，我清醒认识到，作为一名文秘工作人员，一方面要积极学习相关知识，提高公文处理水平；另一方面，要通过正常的行文程序，博采众长，采用会签协商等方式解决有关问题。主要是对文稿的内容进行认真校核，看其是否符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规及上级有关精神。是否同现行有关规定相衔接，所提的措施和办法是否切实可行，是否完整、准确地体现公文意图等，要始终维护公文的严肃性和权威性。 （三）严把文字关

浅谈新时期的秘书工作

浅谈新时期的秘书工作 1 新时期秘书工作的主要特点 随着社会主义市场经济体制的建立．社会的运行机制正在转向以经济建设为中心的轨道．当市场经济成为我国目前社会，经济发展的主旋律时．秘书工作出现了新的特点． 1) 秘书工作的地位和作用 改革是一项巨大的复杂的系统工程，又是一项没有现成方案可供采用的伟大事业．同时．在改革时期，情况复杂而多变．这种情况．意味着决策的难度比过去大．各级领导作为不同层次的决策者．单凭个人的经验．才智．或者单凭抽象的理论条文．其决策的成功率是不可能高的．这就提出了一个决策科学化的任务要使决策科学化，就得充分发挥参谋部门的作用，依靠大家的力量和智慧．秘书部门处在领导机关的中抠部位．一方面．秘书人员要准确而迅速地协助领导处理大量的日常事务．使领导能够集中精力于决策工作；另一方面．秘书人员又要利甩自己了解上下左右情况的有利条件，协助领导进行决策．包括提供有关的信息．开展专题调研．协调各方面的不同意见．提出解决问题的方案．改革愈是深入．社会愈是发展，秘书部门的地位和作用就愈是重要．领导就愈需要秘书人员成为得力的参谋助手．

2) 秘书部门遇到的矛盾更多．协调任务就更重 改革时期，实际生活中的矛盾错综复杂．暴露得相当充分部门之间的矛盾，地方之间的矛 盾，部门与地方之间的矛盾，通过各种渠道纷纷反映到领导机关来．这些矛盾往往都是一些难 题．从本质上看·有些是属于新旧体制的矛盾．有些是属于权利方面的矛盾．有些是属于认识上 的矛盾．有些是属于主观疆望与现实条件之间的矛盾．这些矛盾反映到领导机关．秘书部门不 能简单地把它们交给领导，而必须弄清楚矛盾的来龙去脉，把有关部门找来进行协调，寻找矛 盾各方的共同点．集中各方意见的合理成份，然后从全局利益出发向领导提出解决矛盾的建 议．可以说．秘书部门现在是天天处于各种矛盾的漩祸之中，心调的任务空前繁重． 3) 秘书部门需要处理的信息量更大 对决策机关来说，信息是程重要、很宝贵的．特别是在改革时期．在发展商品经济的条件 下．更是这样如果没有正确的指导思想，当然不会有正确的决策，而如果没有足够的、准确的 信息。同样不可能有正确的决策．改革本身的需要、科学技术的进步、政治生活的民主化，使得

秘书接待工作模拟实训方案

客人为A,秘书为B 情景一 有一个外地公司的客户,慕名来到滨江公司,但因为事先无约,显得有些不好意思,请演示秘书接待的情景。 A到达秘书办公室敲门,B起身,A走向前 B:您好,我就是总经理秘书,我叫XX A:您好,我就是XX省XX公司的员工(经理),我叫XX B:请这边坐 B倒茶 B:请用茶 A:谢谢,突然来到贵公司,没有事先预约,真就是不好意思 B:不碍事的,您远道而来就是为了。。。。。。。？ A:哦,就是这样的,我们公司欲与贵公司合作,我就是想跟贵公司的经理洽谈合作事项的。B:哦,就是这样啊,可惜经理现在在处理一些事,可能抽不出时间来 A:那怎么办啊,我过两天就要回去了 B:这样吧,我帮您先预约,您先留个电话给我,等经理处理玩这些事后,我安排一个时间让您跟经理见面,到时我打电话通知您,这段时间,您可以在我市游览,瞧瞧我市的风景,您瞧这样的安排可不可以？ A:嗯。。。。。。也行,不过您要尽快安排啊。 B:好的 A:嗯,这就是我的名片 A双手递过来,B双手接,B也拿出自己的名片 B:这就是我的名片 A:嗯,好,那我先走了,不好意思,打扰了 B:不碍事的,欢迎下次再来 A:再见 B:您慢走,再见 B送A到门口 情景二 吴总经理与洪达公司王经理就是大学的同窗好友,有着十几年的友情,关系非常亲密,经常在一起打球,在生意上也有合作的时候。王经理经常到滨江公司来找吴经理聊天,吴经理也经常到洪达公司瞧望王经理。今天,王经理又来找吴经理,正好吴经理不在公司,她陪同台商汪先生打保龄球去了,这时秘书应如何接待,请演示。 A敲门,B引导A来到会议室。 A:小X,您的头儿呢？ B起身:哦,就是王经理啊,快请进,请坐,请稍等,我给您倒杯茶。 B倒茶:王经理,请用茶 A:好好好,小X,您的头儿呢？ B:王经理,吴经理现在在外面处理事务,您有急事找吴经理不？ A:急事就是没有的,我就是来找您们的头儿聊聊天来着的,她什么时候回来啊？ B:王经理,真就是不好意思,今天吴经理要处理的事比较多,可能一时还不能回来。 A:哦,这样啊,如果您头儿回来,您能不能叫她回个电话给我？ B:王经理请放心,我会转告给吴经理的。 A:那我先走了,您继续工作吧。

秘书如何能做好信息工作

秘书如何做好信息工作 在当今信息时代，信息的资源价值日益突出，信息业倍受社会重视，在信息领域也出现了许多素质高和能力强的秘书信息工作人员，怎样才是一个合格的秘书呢？怎样才能做好秘书信息工作呢？这是我们所面临的问题。接下来，我将从5个方面来阐述与之有关的问题 一、信息 要想做好信息工作，首先，我们就必须知道，什么是信息，信息的特点与分类，只有这样，我们才能做接下来的工作 ㈠信息有许多种不同的定义: 美国科学家维纳《控制论—动物和机器中的通讯与控制问题》解释：“信息就是信息，不是物质，也不是能量”而后，他又提出“信息是人和世界相互作用的过程中互相交换的容的名称”① 《牛津字典》解释：信息就是谈论的事情、新闻和知识；② 《韦氏字典》解释：信息就是在观察或研究的过程中取得的数据、新闻和知识② 《辞海》解释：信息是音讯和消息；通信系统传输和处理的对象，泛指消息或是信号的具体容和意义；① 信息管理专家霍顿认为：信息是按照最终用户决策的需要，经过处理和格式化的数据，处理可以是自动化的或是手工的，有数据转为信息是由信息处理者完成的① 信息论中的信息是：用符号传递的报道，报道的容是接收符号者预先不知道的 简单地说：信息就是对客观事物的特征和变化的直接后好似间接的表述 总体来说：信息是对客观事物发展变化的规律和对事物运动状态的客观反映② ㈡分类 依据不同的角度和标准,信息可以有多种分类方法: ⑴按信息的运行方向划分,按照这种分类方法,信息可以分为上行信息、平行信息和下行信息。 织中的信息一般有三个流动方向，即为上行信息，是在组织中按照组织管理关系，下级向上级传递的信息，它可以描述出组织的当前状态；向下流动的信息即为下行信息，是上级向下级传递的各种信息，主要包括最高层制定的战略、目标以及各管理阶层发出的指令；水平流动的信息为平行信息，是在职能业务部门和工作小组以及个人之间进行沟通联络时传递的信息。 ⑵信息的来源划分，按照这种分类方法，信息可以分为部信息和外部信息。部信息是组织部各项活动所产生的各种信息，如决策管理信息、人力资源信息、财务信息、生产信息、销售信息、物资采购供应、术开发信息；外部信息是指来自组织以外、对组织活动产生影响的信息，如政策法令信息、国外政治经济形势信息、社会文化环境信息、外部群众情绪意见信息、自然环境信息、科技信息、竞争对手信息、消费需求信息、市场销售信息、金融信息、生产资源分布与生产信息等。对组织而言，部信息主要描述了组织中特定业务的容和情况，

【秘书基础】浅谈如何做好办公室文秘工作

浅谈如何做好办公室文秘工作 办公室在行政部门中处于承上启下、联系左右、协调各方的重要位置。如何做好办公室文秘工作，成为新形势下办公室文秘工作人员必须深入思考的问题。本人结合自身工作感悟，从文秘的角度浅谈自己的工作经验。 一、办公室文秘必须养成主动学习的良好习惯 作为办公室文秘人员，学习好基本理论知识是写作的根基，领悟好文字实质内涵是下笔的前提。没有对文字的敏感性与熟练应用，就不容易做好基础文秘写作工作。因此，在日常工作、生活中，文秘一定要养成自觉学习、敏锐捕捉、善于思考借鉴、勇于创新的良好习惯。狭义的理解，学习的内容只是帮助自身更好的开展工作的工具。因此，学习不可死板、拘于形式，急功近利。学习是让我们“博闻而多识”，通过“多听、多看、多思、多悟”达到一种综合能力的提升。同时，要多与他人沟通与交流，开阔耳闻与眼界的同时，锻炼自身的综合分析、调查研究、语言表达和组织协调能力，切实达到开口会讲、提笔能写、遇事巧。 二、办公室文秘要加快工作节奏、提高办事效率、提升办文质量 办公室工作看似无大事，实则千头万绪、细致繁琐。要求时效性、细致度比较高。这就要求办公室文秘必须树立效率意识，提高快速反应能力，对领导交办的事项要第一时间即交即办，切勿等、靠、盼，达到积极主动、又好又快的做好本职工作。 1.提高办理公文的质量和效率。公文处理是公司的一项基础性工作，是系统内部方针政策、指示要求等传达的途径之一，综合反映企业的工作水平，必须严格程序，规范及时行事。作为文秘人员，要熟知公文处理的规程、正确使用文种，严格审核把关，要在发文校核、格式校核、内容校核上下功夫，克服公

文文字粗糙、格式不规范等问题，确实提高公文处理质量。同时，对于需要紧急处理的公文，要在第一时间内处理完毕，并适时地提醒相关领导及时办理，提高公文办理的效率。 2.强化文字撰写的能力。文字起草是办公室文秘最基本也是最重要的工作之一。公务文书的撰写，要表达上级的意志，体现上级的想法，要站在领导的高度和全局的层面上审视问题，切不可以个人的想法为准;其二，文秘人员要熟悉本系统工作各个环节大致内容，没有业务工作的实践，就不容易写出准确反映业务的文章;其三，俗话说“读书破万卷，下笔如有神”，文秘人员只有大量的阅读与练习，才能不断提升文字撰写能力。 3.坚持大事报告、小事提醒。作为文秘人员，首当其冲要做好各类事项的报告、请示工作。凡在自身职责内应当请示的事项，应积极与办公室主任汇报。如遇重大紧急或突发事件，要及时向领导报告，使各种信息及时传递给上级。同时，有些小事往往容易被忽视，具体的细节等容易出现偏差，这就要求文秘人员尽可能的做到适时提醒与建议，在此过程中也可学到许多处理问题的方法，提升处理事务的能力。 4.不断要求自己做到手勤、嘴勤、腿勤。办公室的工作都是具体的、实在的，哪项工作都不能拖、不能等、不能推;漏了、省了、虚了哪个环节都不行，要做到严谨细致，就要求我们要多动笔杆子、少说空话，多请示汇报、少邀功请赏，多干实事、少空穴来风。认认真真地把每一件事情都做细致，不拖泥带水，糊涂度日。 三、办公室文秘工作要围绕中心工作、服务大局、努力创新 办公室工作，追根究底是服务一线，服务业务。我们不可因自身处于文秘宣传科室，就不闻不管业务一线。要坚持站到全局的高度，紧业务一线，围绕

做好秘书的接待工作技巧

做好秘书的接待工作技巧 一、言辞得体。“一句话可令人发笑，一句话也可使人暴跳。”接待中秘书工作人员的言辞表达，举足轻重。 有这样一个例子：某镇一蔡姓女子因家中建房花光积蓄，还借了债，欠下部分上交款实难交清，秋征时被组干部打伤。蔡某求助于村书记要求公正处理。村书记在接谈时说：“养儿当差，种田完粮，这是天经地义的事情，要是每个村民都像你一样扯客观理由，那上级下达的任务怎么完成？你先把提留交清再来找我。”一席冷冰冰的训斥话说得蔡某火冒三丈。即之蔡某又找市委书记上访，我把她叫到主任办公室，用商量的口吻答复说：“小蔡同志，你的心情我很理解。村组干部打人的事，我们一定责成有关单位查个水落石出，严肃处理。要是你对处理结果不满意，还可以用法律保护自己，去做个法医鉴定，通过法律渠道解决。但完粮是每个公民应尽的义务，欠交部分还是要尽量想办法交清。你眼前实在有困难，我可以先跟村里打个招呼，看能否同村签个合同缓交，这样处理，你看行不行？”这个答复，既没有一味迁就上访者丧失原则，又动之以情，关切之情溢于言表。蔡某听后很感动，回村后立即向亲戚借钱交清了欠款。 这个例子留给我们的启示是：运用不同的接谈语言，产生不同的接谈效果。对于秘书工作者来说，得体的言辞则是打开上访者心扉和信访僵局的金钥匙。 要使接谈的言辞得体，除了要讲究语言体式自身的完美与统一外，更要注意语言表达对象——上访者有关的各种客观因素。具体来说就是要做到：一要表意准确，逻辑性强，富有感染力。二要认清对象，到什么山头唱什么歌，见什么人说什么话，腔调不能千篇一律。三要讲究分寸。判断要有根据，定论要下准确，说话要留余地；既不夸大，也不缩小；既要合情，又要合理，起到疏导、劝解、宣传、教育的作用。 二、因人制宜。不同的上访者具有不同的气质。心理学把气质分为胆汗质、多血质、粘液质、抑郁质四种类型。对于不同类型气质的上访者，首先要察颜观色，具体分析，区别归类，对号入座，然后揣摩其心理，对症下药，采取不同的接谈方法。一般来说，胆汗质的信访者，情绪兴奋性高，行为发生快。对这类信访者，一般头脑灵活，情绪易变，接待者的解释不合他们的心情和口味时，就会不高兴，甚至痛哭流涕，但稍加安慰，即可破涕为笑。对这类信访者，要坚持用党的政策和国家法律循循善诱，耐心劝说，真诚开导，引导他们一分为二地看问题，使他们克服片面性和盲目性，心情舒畅，意念回转，雨过天晴。粘液质的信访者一般就不要以冷对冷求或求之过急，要允许他们有考虑问题和作出反应的充分时间，以热情、诚恳的态度接待他们，以求得好的效果。抑郁质的信访者一般是多愁善感，情绪表现持久而深刻，能注意到别人容易疏忽的细节。对这类信访者，要认真听取他们的申诉，对他们提出的问题要心平气和，好言相劝，做出符合情理的解答，使其气消恨平，切忌火上添油，公开责备，出现顶牛情绪。 三、动之以情。情，是接谈工作的桥梁和催化剂。动之以情，就要求接谈工作者对群众有深厚的感情，真正做到急群众之所急、忧群众之所忧、想群众之所想，使群众感到亲切、愉快和温暖，取得群众的好感，依赖和信任，与信访接待人员在感情上产生共鸣，得到沟通和融洽，顺畅地接受宣传、解释和教育，起到春风化雨、启迪心灵的作用。以情感人的基本途径是：文明接待，平等待人，说好“三话”： 一是接谈开始时，要说好“欢迎话”。上访者带着呼声、愿望和要求从基层而来，他们来时或气或怨、或怒或恨，或哭或闹，或胆怯或犹豫，或不平或满腹牢骚。不论对哪种情绪的上访者，接访者都要文明、平等对待，设身处地地为他们想一想，将心比心，改变“门难进、脸难看、事难办”的衙门作风，真心实意地奉出我们的“见面礼”——“你好！”、“请座！”、“请喝水！”，主动创造热情、和谐、亲切的接谈氛围，消除上访者的恐惧、拘谨、不安情绪，冲淡怨气和怒气，铺好通向上访者心扉的桥梁。对于重访者，因为彼此较熟悉，为缓和气氛，一开始也可聊聊家常：“最近身体怎么样？”有的还可以开一两句玩笑话，但一定要注意分寸，不能由此产生不好的效果。

浅谈秘书职业意识

浅谈秘书职业意识 XX系XX级XXX班 XXX 摘要：秘书职业意识就是指秘书人员在实践活动中应具备地关于该职业的正确的自觉意识。秘书的职业意识主要有道德意识、沟通意识、参谋意识、服务意识、学习意识等。作为秘书人员应树立秘书工作的多种职业意识，并能不自觉表现和运用，形成特有的秘书思维方式，以适应时代需要。 关键词：秘书职业意识培养途径 一、秘书职业意识的含义与重要性 (2) 二、秘书应具备的职业意识类型 (2) （一）道德意识 (3) 1．忠于职守，敬业、爱业，自觉履行职责 (3) 2．树立正确的职业观，坚持原则 (3) 3．恪守信用，严守机密 (3) （二）沟通意识 (4) 1．文明礼貌，热情大方 (4) 2．公正处事，不以势压人 (4) 3．讲究语言艺术，灵活应变 (4) （三）参谋意识 (4) 1．谋而有度 (5) 2．谋而有理 (5) （四）服务意识 (5) 1．基本服务意识 (5) 2．服务“潜意识” (6) （五）学习意识 (6) 三、秘书职业意识的培养途径 (6) （一）课程学习 (6) （二）积累经验 (7)

每一个社会人要想在社会中施展才华、发挥潜能，就必须承担一定的社会责任，扮演相应的社会角色，成为职场中有机的一部分。只有拥有清晰正确的职业意识，才能更加完美地扮演好自己的角色。 文秘人员作为领导的辅助者，一直以来在社会工作中扮演着不可替代的角色。而秘书人员能否形成鲜明强烈的职业意识，是其能否干好工作并发挥主观能动性的基础。所以培养良好文秘职业意识对文秘人员避免角色冲突，塑造良好的角色形象具有重要意义。在秘书职业化的进程中，文秘人员的职业意识也逐渐丰富起来。但在这个过程中，由于各种主客观原因，秘书职业意识有些许变化。在这里，针对近几年出现在秘书群体中较为重要的职业意识作简要剖析。 一、秘书职业意识的含义与重要性 秘书职业意识是人在秘书这一职业领域中实现自我的自我意识表现。是秘书人员在从事秘书工作时应具备的首要条件。 秘书职业意识是支配和调控秘书职业行为和职业活动的调节器；是约定俗成、师承父传的；是每一个人从事秘书工作岗位的最基本，也是必须牢记和自我约束的条件。 建立良好的秘书职业意识可以反作用于经济基础，对于提高服务质量，建立人与人之间的和谐关系，落实为人民服务的宗旨，纠正行业的不正之风都具有其他手段不可替代的作用。在现实社会中，无论是何企业的秘书人员，都无高低贵贱之分，是作为社会中的一分子进行活动的，都具有社会意义，同样具有社会责任感、使命感和光荣感。 二、秘书应具备的职业意识类型 作为秘书人员应具备的职业意识有很多，如创新意识、形象意识、团队意识、宣传意识、时间意识等，本文将介绍几个主要的秘书职业意识。

谈如何做好企业的文秘工作

谈如何做好企业的文秘工作 企业的发展，需要得到多方面工作的支持。企业的文秘人员，是企业领导与企业职工进行有效沟通的重要纽带。企业的文秘人员做好自己的本职工作，对于企业内部的和谐以及企业各项发展工作的落实，都有着重要的作用。在社会快速发展的今天，传统意义上的秘书已经不能满足企业现代化发展的需求，更多的工作内容与职责被赋予到秘书身上。当代企业的文秘人员需要进行层次的提升，将自己发展成为综合性的人才，才能满足企业发展的需求。本文以谈如何做好企业的文秘工作为题，对企业文秘人员应当具有的能力以及工作方法进行分析。 标签：企业文秘工作能力方法提升 前言 文秘人员在企业的发展过程中起着承上启下、协调多方与联系左右的重要作用。一个企业的文秘人员素质不足，会大很大程度上影响企业的发展动力。在企业发展的新形势下，越来越多的企业管理者认识到了文秘工作的重要性，并致力于培养新一代的文秘人员。现代化企业的合格文秘人员需要具备多种专业素质与多项工作能力，只有具有综合能力的文秘人员才能成为企业发展的促进者。 一、当代企业文秘人员应当具有的能力与素质 企业的文秘工作，是服务于企业领导，服务于企业工作人员的工作。企业的文秘人员不仅要做好自己的本职工作，更要加强企业良好形象的树立，从而促进企业与外界保持良好的关系。下面，我们就来对当代企业文秘人员应当具有的能力与素质进行几点分析。 1.较高的思想政治水平 企业的文秘人员需要具有良好的思想政治意识，受到工作性质的影响，文秘工作人员经常会接触到一些单位的核心文件或者机密性文件。只有文秘人员具有强烈的思想政治意识，才能保持自己对于企业的忠诚心与责任心，做好企业机密的保密工作，不在思想方面出现问题。思想意识的坚定性，就是要与我党、与企业保持同样的发展理念，掌握党与企业的发展方向，特别是在大是大非面前，要具有坚定的选择。能够利用政治观点去看待与分析问题，是文秘人员应当具有的专业素质。 2.强大的学习能力 文秘人员是企业内部的文字处理工作者，要成为一名优秀的文字处理人员，文秘必须要具有深厚的文化基础。企业中的文秘工作者，需要在实践中积极进行知识的积累，更要利用已有知识去开发新的知识。首先，文秘工作者要深入了解国家的法律法规，特别是与企业发展相关的法律法规与文件，通过自己的工作提

浅谈秘书应具备的素质和修养

浅谈秘书应具备的素质和修养 论文摘要：秘书是领导人的智囊和助手。他辅助领导人从事各项管理工作，负有参政设谋、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查等重大责任。秘书素质与修养的强弱直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。本文从秘书应具备的品德、知识、能力、心理、政治和作风素养等方面予以阐述，并就提高素养的方法和途经进行了探讨。 关键词：素质与修养参谋协调服务 今天人们谈到秘书，往往与文牍、领导的助手、智囊、参谋等联系在一起，有的联系得更广泛一些。因此，秘书素质的强弱直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。因此，秘书人员必须具备较高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素质。但仅有其基本素质显然是不行的，欲达到完成秘书使命的优化标准，还应有自己特殊的知识素养、品德素养、作风素养方面的要求。知识素养、能力素养、心理素养好不好，是一个秘书称职不称职的问题；品德修养、政治修养、作风修养好不好，是一个秘书合格不合格的问题。因此，秘书要自觉地、全面地加强这六个方面的素养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员。 一、品德素养

“德才兼备,以德为重”。一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”,也不能算是一个合格的秘书。秘书工作处于领导机关的纽带的地位，秘书人员的言行举止，往往直接影响领导机关的形象和威信，影响领导工作的正常运转。秘书要不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄,没有一个全心全意为人民服务的心是不行的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”,“宁公而贫,不私而富”,“君子修道重德,不为困而改节”的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。秘书应注重养成良好的品德素养。一是正气。保持正气，就是善与恶、正与邪、美与丑等对立的道德观念之间的尖锐斗争。秘书是为领导服务，要尊重领导，只可以向领导献策，不要妄想改变领导意图。但是，服从不等于盲从，要有原则地协助、服务领导。领导出现错误，在适当场合时，要直言敢谏，阐明自己的观点，为领导拾遗补漏。另外，秘书总是围绕着领导工作，在领导面前，对一个人的评价，一言一行都会影响其地位的升降，甚至前途命运，因此，秘书的嘴巴必须谨慎，不能因为对某人偏见而“公报私仇”。二是朴实。秘书工作的性质需要秘书必备的一种修养。实践表明，交际轻浮，夸夸其谈，是秘书修养的大忌。秘书工作繁琐，需要秘书沉着稳重、踏踏实实、认真负责，才能出色地完成任务。另外，秘书为领导服务，也是为人民服务的公仆，因此，秘书的工作对象一方面是领导，另一方面是群众，在尊重领导的同时，还必须尊重群