信息化时代的档案安全问题

信息化时代的档案安全问题

摘要：档案的信息化是档案工作今后的发展方向，以数字档案信息为主的档案建设和管理模式也已经成为档案工作者关注的焦点。但在信息化背景下，档案工作又面临着巨大风险，构筑安全的防护体系成为档案工作的当务之急。这包括从技术、伦理以及更重要的法治角度入手，多方面解决档案的安全防护问题。

标签：信息化；数字化档案；安全

近年，在我国政府全面实施信息化强国发展战略的背景下，档案信息化建设如火如荼。然而在这场信息化建设的大潮中，信息化建设的风险问题也逐渐显露。数字档案信息是指以数字符号的形式出现的可管理和可利用的档案信息，它既可以是数字形式的档案信息，如电子文件、CAD工程图纸、集文字声音图像等为一体的多媒体信息，也可以是对馆藏的纸质档案进行数字化加工后形成的音频、视频、图像等数字信息，同时“又可能是档案管理部门在工作过程中形成的方便检索、方便查询、方便统计的档案目录信息”。而信息化项目是一项高风险的系统工程，要确保档案信息化建设的成功，就必须强化档案信息化建设的风险管理与安全防范。

一、档案信息化建设的风险识别

档案信息化在给人们带来方便快捷的同时，也给人们带来了不少担忧：(1)信息安全问题，(2)知识产权问题。这些问题的产生，在一定程度上阻碍了档案信息化工作的顺利进展。目前，用于解决上述问题的对策除了技术以外，也有很多学者呼吁应尽快出台关于档案信息化的法规、政策和标准。但问题是，技术本身就是一把双刃剑。问题主要不在于技术，而在于人性。我们看到，复制技术既可用于信息共享，也可用于侵犯他人知识产权；过滤技术既可用于自律，也可用于搜集他人的隐私信息；加密技术既可用于信息安全防范，也可被恐怖分子和极端民族主义分子用于秘密通信，从事破坏和颠覆国家政权的犯罪活动。

(一)数字档案信息对计算机设备的依赖性

数字档案信息从传输、存储到显示都是通过计算机实现的，计算机是生成数字档案信息的前提和基础，离开了计算机的软硬件条件，人工不可能将数字档案信息存储到存储介质上，也不可能识别存储在存储介质上的数字档案信息。因此数字档案信息对计算机及其相关设备具有绝对的依赖性。

(二)数字档案信息的不安全性

除了数字档案信息对计算机设备的极强依赖性之外，处在系统网络中的数字档案信息表现出的不安全性十分明显。网络安全的薄弱性是不可忽视的。计算机网络系统并不安全，有时会出现某些隐患，从而使数字档案信息化为乌有。另外计算机病毒的威胁、黑客攻击、误操作、信息失真等因素都会造成数字档案信息

档案信息化建设 论文 版权所有 请勿抄袭

档案信息化的任务与问题研究 摘要:档案信息化是当前档案专业的热门话题,随着档案规模的扩大，档案信息量剧增，传统的手工管理和单纯的实体管理模式己不能适应和满足现代化发展的需要。建立档案信息网，将档案的实体管理上升为更高层次的档案信息网络化管理，使档案信息资源的开发真正的做到方便、准确、快捷。全面提供各种档案信息，提高服务质量和工作效率，满足需求。实现档案管理信息化的最终目标。 关键词：档案信息化原则任务问题 2010年的今天，信息化已成为社会发展的一个重要标志。随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移，档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。正如十七大报告中指出的“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”。中国已经将信息化建设列为国民经济和社会发展的首要内容。档案工作必须尽快跟上社会发展的要求。为了研究档案信息化，必须首先了解什么是档案信息化，才能了解其现在面临的问题，进而找到解决的对策和方法。 档案信息化建设就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。它主要包括以下内容：第一、档案信息的数字化，它是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。目前我国面临的主要困难是：技术还不成熟且不经济；数字化的对象问题；合作问题。 第二、档案网站建设，它是指档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的

浅谈档案管理中的信息化建设

浅谈档案管理中的信息化建设 摘要：随着现代信息技术的不断发展，档案信息化和档案管理数字化的建设也逐渐变成了可能，本文首先对档案相关概念、信息管理重要性做了必要的说明，其次针对目前分公司在档案建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。 关键词：浅谈档案管理信息化建设 一、档案信息化概念及开展信息管理的重要性 （一）档案信息化概念。档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为公司提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。就中国石油湖北**销售分公司来讲，档案馆的建立和完善对传承石油文化，承载公司自建立以来的发展历程，对公司的长远发展和科技创新方面，起着越来越不可替代的作用。 （二）开展信息管理的重要性。随着信息时代的到来，现代科学技术在公司经营管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子公文、各类管理系统、应用程序的数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信

息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。分公司档案的建设及管理的信息化程度将影响着档案利用的好坏和保管时间的长短，对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步，是档案工作的发展趋势。档案管理的信息化是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。 二、分公司档案建设管理中存在的问题 （一）观念问题 1.各部门档案管理的意识薄弱，对重要文件、资料和凭证的归档还没有引起足够的重视。一些部门主任对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理，而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。一些部门的档案管理人员对档案的分类存放和档案归档的及时性上认识不足，没有认识到这是一个循序渐进的工作，而是通常性的进行集中办理。 2.虽然在各部门建立了兼职的档案管理员制度，也对相关建档、录入标准进行了讲解和培训，但落实到具体部门和岗位人员上，却是贯彻不力，归档意识淡薄。通过档案信息化建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为分公司档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。 （二）技术层面的问题 1.档案系统的传输速度较慢，网络安全也是关系着档案系统

浅谈档案管理的信息化进程

浅谈档案管理的信息化进程 摘要：档案管理的信息化进程已成为我国在档案管理方面逐渐的发展形势，为 使得档案管理更标准化，一般会使用促进档案信息收集，管理和利用的方式，以 此来适应当今社会对世界计算机网络发展的进程，更有利于使档案管理变得完整 和高效。 关键词：档案管理信息化;发展趋势;网络进程;首要任务 档案管理对于各个单位来说是十分重要的事情，它意味着对于信息的收集和 资源管理，但是随着信息化速度的加快，档案管理工作在形式上有了很大的不同。它已经不单单只是文化和知识资源的积累，更成为信息资源分享与传播的重要途径，因此对于档案管理方式要突破传统的手段，以更加新颖的方式来适应世界计 算机网络信息化的发展进程，使其成为新形势下档案管理的模式。 1 档案管理信息化 档案对于每个单位来说都是重要的信息资源，档案工作是对单位的历史和积 累的信息进行保存，一般是在国家档案行政管理相关部门的统一组织和领导下， 用合适的现代信息保存技术对相应的档案进行保存管理，这有利于对档案进行后 期的处理与收藏，档案管理的重要性更加加速了档案管理信息代化的进程。档案 信息化主要是指档案保存形式的改变，以传统实体档案的形式，将其转化为对于 档案信息的数字化和网络化保存。通过网络的加工以及处理，可以对档案的信息 进行一个合理的保存和利用，最终实现对档案高效的信息共享与交流。此种档案 信息化发展过程用时比较久，但其所起到的作用远远大于应用实体档案保存，为 提高档案管理信息化提供了极大的方便，现在信息技术部门，采用较高手段来提 升对于档案的现代化管理。 2 档案管理信息化的重要意义 2.1 档案管理信息化是社会发展的重要方式 随着我国社会进程的不断发展，对于信息资源的掌握和控制已成为我国的战 略目标。对于改革初期的我国社会与国民经济信息化水平的发展明显加快，这使 得我国在对于将资源信息化方面有了很大的需求，对于资源管理的方式改进更倾 向于较为方便，准确和完整，因此传统的档案管理方式已经不能适合当今社会现 代化发展的需求，改变传统发展模式，利用创新型信息化管理模式已经成为重要 的发展趋势。资源管理部门利用新的方式对档案信息进行资源建设，已成为时代 赋予的重要进程，这使得管理工作模式发生改变，由较为单一转化为社会服务性，档案管理信息化具有诸多优点，使得档案的调取，档案的网络分享和人才队伍建 设都有提升，这种各方面都有优势的管理模式更加符合我国的国情，因此档案管 理信息化，也成为最终档案管理发展的方向[1]。 2.2 档案信息化建设是我国发展阶段的重要内容 我国在相关的档案管理文件中做出重要指示，要对国家的相关电子文件进行 数字建档，确切地贯彻落实国家有关建档和管理信息化建设的精神。对于档案信 息化的建设，主要应利用计算机网络和数据库。对于较为传统的档案管理模式予 以改进，加快推进关于传统档案的数字化和电子接收模式，这种模式的实施应更 加有利于公共档案信息的社会共享，建立一站式档案信息管理库，信息管理库支 持服务平台的资源共享，为社会打造更加全面的档案信息资源共享服务。 随着我国档案管理信息化进程的不断推进，这使得我国档案数字化的模式由 之前的单一变得更加丰富，这包括数字化的规模逐渐扩大，对于数字化对象也逐

浅谈档案的信息化建设

浅谈档案的信息化建设 摘要:档案是人类对各项实践活动的记录，档案管理的工作植根于人类的工作和社会生活之中，随着社会文明的提高也逐渐深入到人类社会生活的各个方面，并发挥着越来越重要的作用。而档案的信息化建设是档案工作向现代化迈进的必由之路，同时也是档案工作实现历史与未来有机链接的手段。本文首先讨论了档案信息化建设的内涵及重要性，分析现阶段档案信息化建设过程中存在的问题，并提出档案的信息化建设的具体措施。 关键词:档案管理信息化建设建设策略 1、档案信息化建设的内涵及重要性 1.1 档案信息化的定义 所谓的档案信息化是指在国家档案行政管理部门的规划和组织下,在档案管理的活动中应用现代化的信息技术,对各类档案的信息资源进行处置、管理以及提供相应的服务。也就是说,档案的信息化要以计算机技术、网络技术以及信息技术为手段,并以现代化的管理学为理念,以全力服务于社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识的新型工作模式,档案信息化的核心和目标是发展档案业务,同时提高档案工作的现代化管理水平。 1.2 档案信息化建设的过程 档案信息化建设一般包括基础设施的建设、档案信息资源的建设、标准规范的建设、应用系统的建设以及人才队伍建设等几个方面。档案信息化建设则要随着信息技术水平的提高和变化来拟定档案信息化建设的阶段性目标,档案信息化建设的推动力量就是信息技术在档案管理工作中的广泛运用。档案信息化建可以提高档案工作的现代化水平并确立网络环境中档案管理与服务的阶段性目标。档案信息化建设的目标是要最大限度延长档案信息的保存时间,以满足社会各界人士的需求,从而地为档案信息的社会化而服务。 1.3 档案信息化建设的重要性 档案管理的信息化可以给管理人员带来显而易现的效果和收益。首先是档案管理在实现自动化、实时化和网络化之后,档案的检索与查询通过网络就可以实现即时的查询,在时间还是空间上都更为方便简洁。此外管理人员也可以选取最佳的查询方式,在档案库中检索出所需要的档案信息。档案管理的信息化之后,管理人员可以更好的从事档案的收集工作以及档案的整理和编研工作,极大的提高职能部门的工作效率。只有实现档案管理工作的信息化,才能让档案管理与社会的发展相协调,并适应不断变化的外部环境。 2、现阶段档案信息化建设过程中存在的问题 2.1 急需档案信息化建设的标准和规范 很多档案部门在建设档案信息化的过程中往往只重视采用先进的通信设备和购置高档计算机系统,却忽视了档案信息资源标准规范化的建设,造成巨额资金建成的档案信息系统却无法提供有效的服务,例如计算机软件的开发缺乏整体的规划性,软件在实用性方面存在着不足之处,以及所购买的计算机和有关设备型号各异,设备的档次参差不齐,并没有形成标准的硬件环境等。 2.2 档案工作人员的信息化素质有待进一步的提高 档案工作人员的信息化素质参差不齐,有些上了年纪的档案管理人员对纸质档案的管理技术比较熟悉,但是却不懂电子档案的形成、信息的存储、传输以及

《档案管理信息化 浅谈档案管理信息化》

《档案管理信息化浅谈档案管理信息化》随着经济的发展、社会的进步，计算机越来越深入到我们日常的工作学习及生活中，成为我们日常生活中不可缺少的辅助工作。档案管理系统用计算机管理档案的一种计算机应用技术的创新。档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图标、音像及其其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，许多单位档案存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。如何才能实现档案管理信息化呢。笔者认为，必须从增强档案管理现代化意识、加快硬件设施建设、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这四个方面着手。 一、更新观念，增强档案管理现代化意识 管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化的首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代形成的对档案管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。 二、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化

要及时配备档案管理现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政的投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济效益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。 三、建立规范的管理机制 在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。 创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。 统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一

档案信息化管理系统制度

档案信息化管理制度 第一章电子文件归档与管理制度 第一条为适应本单位信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。 第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。 第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位责职。 第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，

各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。 第六条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。 第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。 第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。 逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。 物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。 推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。 第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。 第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与

浅谈档案馆信息化建设

浅谈档案馆信息化建设 随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应档案馆发展的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，在信息化条件下如何改进档案管理工作，适应新时代档案馆的发展，是档案工作者面临的重要课题。 标签：信息化;档案管理;改进;发展 信息化时代科学技术迅猛发展，人类社会正在从工业社会向信息社会迈进，信息在社会生活中发挥着巨大的作用，可以说信息资源已成为经济发展的首要资源，信息化建设工作是档案馆重要的基础管理工作之一。随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了挑战。在新时代档案馆必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为可用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。 1.转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理 传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。因为存储量大，档案馆不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。 2.建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案 要实现档案信息化，就必须建立管理计算机信息系统，为此，档案馆要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下的档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要;其次，依据档案处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。 在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客

档案信息管理系统建设方案111026

芜湖市信息化项目建设方案 （一类） 项目名称：芜湖市档案信息管理系统申报单位（盖章）：芜湖市档案局 项目起止日期：2012年1月至2012年12月 芜湖市档案局（馆）编制 年月日

第一章项目概述 1、项目名称 芜湖市档案局档案信息管理系统 2、项目建设单位和负责人、项目责任人 芜湖市档案局（馆） 3、项目建设方案编制依据 主要依据： 1)《中华人民共和国档案法》要求各级各类档案馆应采 用先进技术，实现档案管理的现代化。安徽省档案局、 芜湖市档案局“十二五规划”明确提出要加强档案档 案工作信息化建设。《全国档案信息化实施纲要》对档 案信息化工作有明确要求。 2)贯彻落实科学发展观，践行“以人为本，执政为民” 理念，充分发挥档案局现有信息系统作用，提高工作 效率和工作水平，更好地为群众服务，需要建设档案 信息管理系统。 3)充分挖掘档案资源的潜在价值。通过采用先进技术手 段对档案资料进行收集、整理和管理，实现档案资料 价值的增值，为经济社会发展提供全方位的服务。 综上所述，根据芜湖市财政局财行《关于申报2012年度信息化建设项目的通知》（…2011?258号）要求，特编制本方案。 4、项目概况

档案信息管理系统作为数字档案馆系统的核心部分，在对现有的目录系统进行升级改的基础上，使之与全文数字化系统、多媒体档案管理系统、电子文件中心系统对接，实现对各类档案资源的全面统一的管理与利用。 第二章项目建设单位概况 1、项目建设单位和机构职能 芜湖市档案局（馆）是市委、市政府直属事业单位，行使档案行政管理和保管利用两个职能，既主管全市的档案事业，对辖区内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导，又负责接收、收集、整理、保管和提供利用全市范围内的档案。内设办公室、指导科、法宣科、管理科、编研科五个职能科室，公务员编制20人，其中信息化专职人员1人，兼职1人。 2、项目实施机构与职责 项目实施机构由芜湖市档案局自行组织实施，主要职责为：制定项目建设计划，组织相关采购，负责项目建设期间的沟通协调、项目完成后验收和完善、最终系统的使用和日常维护等。 第三章项目建设的必要性 1、项目提出的背景和依据 运用现代信息技术改造传统工作模式，是提高工作效率、提升工作水平的必由之路，也是满足人民群众日益增长

浅谈档案的信息化建设

浅谈档案的信息化建设 内容提要： 随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。本文将结合税务档案的自身规律，联系日常工作，阐述档案信息化建设的基本理论、实现信息化的必要性、如何实现以及在现实中急需解决的问题。 关键词：档案信息化 国家档案局于２００２年１１月印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字和数据库建设。当前由于认识不高，组织不力，缺乏资金以及更重要是掌握现代信息技术的人力资源的缺乏，档案信息话建设存在很多问题。一、档案及其信息化 （一）档案概述 “ 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。”档案学是一门社会科学。社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案是机关工作者查考的依据，是生产建设的丰富资料，是科学研究的基础和条件，是宣传教育的生动素材，对社会的发展起着多种积极的甚至不可缺少的作用。 （二）档案信息化建设 开展档案信息化建设首先需要明确的是其内在理念，即确保保存“社会记忆”功能的实现。因此，在档案信息化建设中要加大对数字化档案研究的力度，解决数字化档案的长期保存与安全传输等问题。否则，“人类记忆”就会面临丢失的危险。 档案管理现代化、信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化。同时，需要明确的是网络化、数字化不等于信息化。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建没以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等等。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面入手促进信息化建设。 二、档案信息化建设的必要性 （一）档案管理现代化、信息化是必然趋势。 随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。但是由于各个部门、各个地区的发展水平存在差异，所以在某些新成立档案部门的单位、偏远地区仍存在着信息化不够的现象。 （二）档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域。 档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。 （三）档案现代化管理可以增加信息存储量。 现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。 三、如何实现档案信息化建设 档案信息化建设要运用辩证思维，既不能盲目从新、脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中，应该多做调查、分析、研究。要加快档案管理现代化、信息化的建设，应

浅谈档案管理信息化

浅谈档案管理信息化 信息化是现在全球经济以及社会前进的趋向。电脑技术的飞速前进让我们进入到信息化阶段。伴随着信息化的前进，以往的档案管理形式已经不能够满足数字化档案管理的需求，在档案管理作业中现已普遍使用电子档案，在新阶段档案管理所追求的宗旨是档案信息化。在信息化环境下怎样增强档案管理作业是档案管理者所面对的新科目。 标签：信息化；档案；管理 1 档案信息化定义 所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。这是一个长期的发展过程，这一过程中，要不断的采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提升档案管理和使用的现代水平。 2 档案信息化应遵循的原则 2.1 规范性原则 拟定以及执行档案作业准则以及依据，是档案作业现阶段的需求，是提升作业品质以及功效的需求。经过馆内珍藏的档案数字化接管电子信息，要按照标准准则，拟定有关的标准规则，必须这样才可以把电子信息归入档案，以往载体档案数字化，其数字化档案的存放、运送、使用等作业完成顺序话、准则化以及依据化，防止存在按照各自的标准开展，相互不统一，反复建筑等情况出现。 2.2 安全性原则 伴随着电子化、信息化、网络化建筑的持续开展，网络的缺点以及不安稳性越来越明显。所以，我们一定要增强网络安全措施的探索以及研发，使用有力的安全政策，确保档案信息是安全的。 2.3 效益性原则 档案资料数字化是庞大的体系建筑项目，要使用大量的人、物、财力，所以一定要按照经济型准则、考究信息化作业的利益。要按照自己的状况、馆内收藏根本，解析顾客需要，思考到馆内珍藏档案的使用状况。选用数字化的实质要典型，宗旨要和社会使用热门相综合，把关键的，使用次数多的档案开展数字化，能够带来庞大的社会经济利益；使用次数不多的就不用数字化，要不然会花贯更多的人财物力。

档案管理信息化

档案管理信息化 第一、档案信息的数字化，它是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。 档案信息数字化的内容有两个不同层次： 一是档案目录信息的数字化， 二是档案全文信息的数字化。目前我国面临的主要困难是：技术还不成熟且不经济；数字化的对象问题；合作问题。 第二、档案网站建设，它是指档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的 重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。档案网站的功能有：服务功能、宣传功能、交流功能。档案网站的主要内容：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。 第三、 数字档案馆建设，它是指利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案馆的主要特点：A存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；B运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；C功能定位上的特点，以存取为中心。数字档案馆与现行实体档案馆的关系：A现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础；

B数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求；C数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。两者不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。 目前档案信息化面临的主要问题是： 1、规划和设计滞后 主要原因是，档案信息的生成和管理是按时间和空间分割的，受权限、资金、规范的制约，全国统一制定规划很难，以地方为主做起，较为可行。另外的原因还有，与档案信息化连接的前期对象处于变化之中，使档案信息化本身也不得不跟着变化。如产生电子文件和电子档案的部门的信息化建设正在进行，本身处在变化中，造成档案信息化管理系统的不确定性。或者由于档案部门的参与指导不到位，使电子文件和电子档案的采集与归档方法带有缺陷，难以保证电子文件的真实和完整。中国的电子政务信息化的变化与体制改革相关联。目前多数行政职能部门正处于从管理向服务的转变之中。由此造成信息系统运转中较强调权利的分割、流程控制和手续的严密，办理一件事的过程中，多数部门处于等待状态，效率较低。各个职能部门只掌握自己的数据，部门之间存在较严重的数据共享壁垒。由于体制限制，不少单位为解决此问题多次下文，企图实现信息共享，但很难奏效。如北京某科技园区管理中遇到工商、税务、公安部、财政等多个职能部门的信息壁垒问题，使对用户办事期限的时间承诺难以兑现。 2、档案信息化的服务观念和方式滞后档案信息化的服务对象扩展

档案信息化基础理论与实践

档案信息化基础理论与实践一 (√)1、照片档案的数字化可以采取用扫描仪扫描输入和用高档数码相机对其进行翻拍录入两种模式。 (√)2、上网档案信息鉴定方式一般有两种：一是直接鉴定法；二是间接鉴定法 (×)3、在公众网上发布的数字档案资源，不需要办理审批手续。 (√)4、档案数字资源的鉴定主要包括价值鉴定、开放鉴定和发布鉴定。 (√)5、信息安全是指信息网络的硬件、软件及其系统中的数据受到保护，不受偶然的或者恶意的破坏、更改、泄露，系统连续可靠正常地运行，信息服务不中断等。 (√)6、数字档案馆拥有局域网、政务网、公众网甚至保密网等众多网络利用平台。不同的网络平台存储和管理着不同的资源，面向不同的用户群体，即便同一网络也要面向具有不同权限的用户群体。 (√)7、数字档案馆的档案信息资源共享与利用的途径主要是数字档案的提供利用、电子政务网中的数字档案共享和互联网上数字档案的发布等。 (√)8、如果把数字档案（电子文件）作为数据，档案元数据就是描述或反映档案文件背景、内容、结构及其管理过程的数据。 (√)9、内容数据库是指数字档案的原文数据集，其信息类型多种多样，如文本、图片、表格、音频、视频等，它们是数字档案资源建设的主体。 (×)10、广义的档案信息系统是指档案信息管理应用系统。 (√)11、上网档案信息鉴定工作方法主要包括上网档案信息鉴定的组织、原则、方式、程序等。 (√)12、误操作是安全威胁因素中的头号触发因素。 (√)13、从内容上划分，网上档案展览（陈列）主要有永久性和临时性两种。 (√)14、上网档案信息鉴定工作程序主要由工作启动程序和具体鉴定程序两个具体操作程序组成。 (√)15、根据形式的不同，上网档案信息可分为档案内容上网、档案目录上网以及档案参考信息上网等。 多选题 16、参考ISO 23081《信息和文献.记录管理过程.记录用元数据.第1部分:原则》，将通用电子文件元数据从概念层次上区分为：(12345) 选项1: 文件实体元数据 选项2: 机构人员实体元数据 选项3: 业务实体元数据 选项4: 授权实体元数据

电子档案安全问题及对策

27 办公室业务2012?11 档案学研究 办公室业务?office opertions 文/大庆油田有限责任公司第九采油厂信息中心 范爽月 电子档案安全问题及对策研究 【摘要】本文将在探讨电子档案基本情况的基础上，分析电子档案所存在的安全问题，提出解决问题的相应对策。 【关键词】电子档案；安全问题；对策 一、引言 随着计算机的普及与应用，电子档案随之大量的产生。它的出现给档案工作带来便捷的同时，也带来了挑战。如何保证电子档案的安全，已成为档案工作者研究的重点。 二、电子档案的概念及特点 （一）电子档案的概念 所谓电子档案是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于硬盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有保存、参考和利用价值的历史记录。 （二）电子档案的特点 1.不稳定性。保存电子档案的硬盘、光盘一旦受到外界强磁干扰，或因存储库房的温湿度的变化，都会导致档案信息内容的丢失和损坏。 2.对设备的依赖性。电子档案的阅读必须借助一定的计算机软硬件才能进行，对计算机等读取设备的依赖性很强。 3.不安全性。计算机中的档案很容易就会被窃取，从而导致国家珍贵档案泄漏出去。也由于电子档案极易被拷贝、复制等特点，电子档案也很容易被不法份子盗用，从而会做出不利于国家和社会的行为，危害国家利益。 三、电子档案存在的安全问题 （一）计算机软硬件及相关设备故障， 对电子档案的安全性造成威胁 随着电子技术日新月异，电子设备更新换代，造成不同软硬件环境形成的电子档案载体、格式和设备互不兼容，对于需要长期归档保存的电子档案来说，若干年以后，很可能出现保管完好的电子档案载体无法找到读取设备。 （二）电子档案存储载体安全问题不适宜的保管条件会导致电子档案的缺损，如高温、高湿会缩短它的寿命，光线、磁场、机械震动稍有不慎极可能导 致载体出现变形、断裂、划痕、消磁等情 况，进而影响电子档案信息的难以读取。 （三）网络安全问题 网络是把双刃剑，它在为我们利用电子档案提供便利的同时，也引发了一些不安全因素。计算机病毒是网络安全的头号杀手，它会以各种方式和途径攻击计算机系统，从而对电子档案造成威胁。此外，计算机黑客利用网络进行犯罪活动，寻找系统和软件方面的缺陷来进行攻击，通过破译口令与密码获取使用权限，非法访同、删除或修改重要的电子档案，使档案所有者和管理者均遭受巨大损失。 （四）人为的失误 因为电子档案是通过计算机系统与人交互而形成的，而这一过程都需要操作者给予一定的指令并输入准确的数据来完成，这样就不可避免地存在误操作的可能。 四、解决电子档案安全问题的相应对策 （一）加强读取电子档案软件和设备的管理 积极开辟电子档案存储的新途径，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储；要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。 （二）建立适合电子档案载体的保存环境 基于电子档案载体的特殊性，要保证电子档案的安全，应做到：一是保管电子档案的库房要做好防火、防强震、防磨损等防范措施，需配备加湿机、去湿机、空调机、空气净化器等设施设备，设置专用盘柜、防磁柜存放介质，增加介质的寿命；二是定期检测，确认载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等情况，通过检测发现有问题的载体，及时进行有效的清洁（用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭）与修复。 （三）加强对网络环境的控制1.法律手段。目前，《电子档案签名法》、《档案法》、《中国石油天然气集团公 司档案管理手册》、《计算机信息网络国 际联网安全保护管理办法》等一系列法律法规的制定和颁布，对档案管理人员及归档人员的行为进行了法律约束，使电子档案的管理有法可依。2.实施有效地技术措施。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子档案在存储、传输过程中的安全、保密具有很好的效果。(1)身份认证。就中国石油档案管理系统（E6）而言，电子档案的归档整理、收集整理、保管整理等一系列程序都要通过档案管理系统完成，为了防止无关人员的进入，进入E6系统时需要对 用户进行身份验证和权限界定。 (2)电子文件只读措施。归档光盘采用档案级CD-R 一次性写入光盘或DVD 光盘。用户只能从设备上读取信息，而不能对其做任何修改。其他的存储方式也是设成只读或只能追加信息但不能擦除原来信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子档案，保持了电子档案的原始性和真实性。(3)加密技术。加密技术可以对用户的访问进行控制，采用加密软件对涉密信息进行加密，将有效保证电子档案的安全性。 （四）增强档案人员对电子档案的保护意识 树立保护意识，做好防范，对于防止事故发生和减少事故损失具有极其重要的作用。电子档案管理工作也是一样，重视和加强对档案管理人员的培养，增强档案人员对电子档案的保护和防泄密意识，制定适合我厂档案室切实可行的应急预案，当事故来临时，就可以轻松应对，把损失降到最低。 五、结论 档案管理人员要不断地研究、探索这方面的工作，不但能够及时发现计算机操作系统的不足，改进电子技术措施，增加电子档案的安全性，使我厂档案资源得到安全、可靠的保护，更能加强档案信息交流，准确、快速地向利用者提供有利的信息资源，促进档案事业长远有序地发展。

浅谈学校档案的信息化管理

浅谈学校档案的信息化管理 摘要：随着计算机互联网技术的普及与进步，信息化已经成为新形势下学校档 案资料管理的明确方向。学校的档案管理部门为了能够便于管理，提升管理的效率，大部分都已经开始档案信息化建设。通过将计算机技术与档案信息管理工作 进行有机结合，使得档案转化为数剧资源储存在计算机管理系统中，进而简化了 学校档案管理工作的程序与方式，提升了管理效果。 关键词：学校；档案；信息化 学校档案作为学校发展历史的原始记录，见证了自身成长发展的历史过程和特色形成过程，对学校的发展起着不可忽视的作用。学校档案不仅包含党群、行政类，还包含教学、校 本教研等类别的材料，是学校高品质的物质文化。信息时代重要的特征之一是信息资源共享 和利用。面对社会对信息资源共享的需求，学校档案事业必须跟随时代发展的脚步，通过信 息技术将沉睡在档案盒中的档案信息唤醒，全面推进学校档案信息化建设的步伐和深度，更 好地为学校发展和社会需求提供有效的服务。 一、学校档案信息化建设的内涵与意义 学校以往的档案建设呈现出显著的封闭性管理特征，不仅管理效率低下，而且对于档案资源的价值无法实现充分的利用。随着我国学校办学规模的跃升，档案管理的工作职责与职 能均发生了相应的改变，人们对于档案管理的需求呈现出多样化的特征。因此，亟需一种具 有科学性与合理性的管理手段来实现学校档案管理的综合发展。通过信息化的建设能够转变 以往低效的管理模式，使得档案管理工作中的查询、分类以及管理等工作能够在互联网上自 动化完成，为人们提供快速、便捷以及精准的档案管理服务。通过计算机信息技术与校园网 络的有机融合，能够深入挖掘出学校档案资料中的潜在价值，使得学校的师生都能够自行查 找到其权限范围内的档案资料。因此，档案管理信息化建设既能够借助于信息化技术实现学 校档案管理工作的科学性以及系统性，还能够将档案管理工作需要花费的人力以及财力降到 最低，有效地控制学校档案工作的管理成本，使得学校的经济效益与发展进步得到同步提升。 二、学校档案信息化建设的现状及困境 1.档案信息化基础设施建设投入较低 与同属于以信息为客体服务于公众的图书馆相比，学校档案管理部门无论是在人员的配备上还是在基础设施建设上都落后于图书馆。据调查，现在仍有不少学校没有建立档案馆， 只设置了学校档案室，档案室人员配备一般2-3名，无法满足学校档案事业发展需求。长期 的备受冷落，经费划拨的不足，阻碍了档案信息化基础设施的建设。档案信息化建设需要配 备容量比较大的服务器、购置计算机、建立数据库以及局域网，具备完善的硬件条件，同时 也要对专门用于档案管理的软件进行开发，对网络进行维护与管理，这些工作都要花费大量 的费用。一些学校档案信息化建设基础设施一再从简、一再将就，严重阻碍了档案信息化建 设的发展。 2.档案管理软件较落后 以计算机为核心的数字技术和网络技术的发展，学校行政办公越来越追求效率和便捷，使用的管理软件类目众多，如校本教研、教学、人事、行政、学生、党建等管理软件，而档 案管理软件很少完善，面对每年剧增的档案量，很多档案软件已经无法满足用户的需求。学 校档案管理软件主要存在以下几个问题，第一，外界软件开发公司对学校档案管理软件的开 发较少，学校的选择性很小；第二，开发软件的人员对档案工作不熟悉，致使开发的软件并 不能满足学校档案事业的需求；第三，软件与软件之间缺乏统一标准，很难相互对接。 3.学校档案电子文件管理缺乏统一标准体系 中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》明确提出：“对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案质量。”尽管有 相关的标准来规范电子文件的归档，但是在实际工作中，学校档案管理部门把重心放在电子 文件的真实性的鉴定上，并没有对后期归档花费较多功夫，很多只是对电子文件进行粗线条 的归类，存贮在光盘、移动硬盘上放入消磁柜中，并没有对电子文件进行精细化的目录编排

电子档案的安全管理及措施(2020新版)

( 安全论文 ) 单位：_________________________ 姓名：_________________________ 日期：_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改 电子档案的安全管理及措施 (2020新版) Safety is inseparable from production and efficiency. Only when safety is good can we ensure better production. Pay attention to safety at all times.

电子档案的安全管理及措施(2020新版) 摘要:随着计算机技术的快速发展，计算机被广泛的应用于各个领域，其中档案管理从纸质档案管理向电子档案管理转变就是一个典型的事例。如何有效保存原始档案，如何加快档案管理的现代化进程，这些都是档案管理亟待探索、解决的问题。文章从多个角度对比分析了纸质档案管理和电子档案管理的差异，并提出电子档案安全管理的措施及相关问题的解决措施。 关键词:电子档案管理；纸质档案管理；安全管理；措施 随着电子政务、电子商务的广泛应用,使得文件的存储形式发生了巨大变化，电子文件渐渐取代了纸质文件，成为了一种最为重要的档案存储形式。为了更加有效的保护珍贵的历史资料，有保存价值的纸质资料必须要采用电子档案这样的保存方法。当前，电子档案由于技术水平、技术力量方面的欠缺，与纸质档案管理相比相关

的保护技术还不是很完善。为了很好的应对新的档案管理模式，维持电子档案管理有效性，必须要采取一些措施，对纸质档案、电子档案两者的管理现状、保护技术差异进行深入的分析，并提出具有实际可行性的电子档案保存对策，最后找到一个适合电子档案管理的现代化管理模式。 1电子档案与纸质档案在保管中的差异 1．1管理观念上的差异 档案的一个重要环节就是对电子文件进行归档，过去档案管理缺乏专业知识和专业设备，没有对其引起高度关注，要么将其作为副本、资料保管，要么把它拒之门外。长期以来，档案管理主要采用传统的纸质档案管理思维模式，想要进行电子档案认识的转变，就必须要构建新的电子档案管理运用思想模式，把“后现代管理观念”运用于电子档案管理，而不能再拘泥于纸质档案的“现代管理观念”。 1．2保存寿命的差异 当档案人员做好纸质文件，纸质文件的字迹、制成材料及字迹

浅谈档案信息化建设

浅谈档案信息化建设 发表时间：2011-08-17T08:38:53.247Z 来源：《心理医生》2011年第2期供稿作者：张焕[导读] 随着计算机技术、网络技术的迅猛发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。张焕（山东省青岛市城阳区第二人民医院山东青岛 266112）【中图分类号】R197.3 【文献标识码】A 【文章编号】1007-8231（2011）2-0089-02 随着计算机技术、网络技术的迅猛发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。信息化是当今世界经济和社会发展的趋势，档案信息化建设赋予新时期档案工作崭新的内容，为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。档案信息系统是一项需运用各种学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。 1 档案信息化建设的发展趋势 随着电子技术的发展，档案信息管理电子化成为一个必然的选择，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，这样用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息化建设是档案利用工作发展的必然趋势。 2 档案信息化建设存在的问题 2.1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。 2.2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。 2.3标准化、规范化工作有待提高档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但是由于历史原因，馆（室）藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作的电子化。 2.4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展来考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。 2.5档案信息管理人员的素质有待提高从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，更谈不上档案信息电子化了。 3 档案信息化建设的措施 3.1做好归档电子文件的技术处理档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。 3.2解决好电子文件的保存问题电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制，以防止信息损失。 3.3实行档案系统电子与纸质文件的“双套制”保存所谓“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的档号及存地，以便利用时参照互补，把电子档案和纸质档案做有机的对应，建立相互准确可靠的标识关系。“双套制”的存在，是未来档案馆馆藏结构的一大特点，意味着今后档案馆馆藏中电子档案与纸质档案将长期共存。 3.4提高档案人员知识结构档案信息化建设是一项长期的、艰巨的战略任务，要担当起这一历史责任，必须有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。这一方面是由档案工作的政治性、服务性决定的；另一方面，信息技术、网络技术在档案领域的应用，电子文件、电子档案的安全问题对档案管理人员提出了更高的要求。作为现代档案工作者应当有丰富、广博的知识，不仅熟悉档案专业知识，还要努力掌握其他相关知识，尤其是要熟练掌握与档案信息化建设相关的计算机技术、光盘技术、网络技术、缩微摄影技术等，这样才能适应新时期档案工作的要求。