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秘书文档管理

《秘书文档管理》重点资料

1.在我国历史上，文书工作和档案工作曾长期合并在一起，直到新中国成立之后才逐渐分离，成为各自独立的两项工作。

2.“秘书文档管理”课程的研究对象共有四个：文书、文书工作、档案、档案工作。

3.从整个社会的角度看，档案工作是为人类“保存记忆”的工作。

4.文书工作是机关秘书部门最主要、最大量也是最重要的一种日常工作。

5.“文书”一词，最早出现于西汉司马迁的《史记》中；《李斯列传》中“文书”指“文字”；《史记·酷吏列传》、东汉王充《论衡·别通》中“文书”指“档案图籍”；东汉班固所著《汉书·刑法志》中“文书”指“公文”、“案牍”，其含义与今天大体相近。

6.从大到小的顺序排列应该是：广义文件>文书>公文>狭义文件。

7.作为信息，档案信息与其他类别的信息具有共同的特征：可扩充性、可压缩性、可传播性和可分享性；同时还有其他信息不具备的特别属性：原始性、真实性和广泛性。

8.档案形成者大致可以分为三类：官方性质的各种机关、半官方的各种社会组织、一定的个人。

9.美国著名档案学家谢伦伯格提出过“双重价值鉴定”。

10.1940年，美国档案学者菲利普·布鲁克斯提出“文件生命周期”。

11.1950年8月召开的第一届国际档案大会，英国伦敦大学教授罗吉尔·艾力斯作出“三阶段论”：现行、休眠（或暂时保存）和永久保存。

12.美国国家档案与文件管理局前局长，“三阶段论”逐渐为“四阶段论”所替代，即文件的制作形成阶段、文件的现行阶段、文件的半现行阶段和文件的非现行阶段。

13.档案处于三阶段论或四阶段论的最后一个阶段，即永久保存或非现行阶段。

14.平行文是行政公文中的函。

15.机密公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文三种。

16.根据档案形成的历史时期，可以将档案分为古代档案、近代档案和现代档案。古代档案（1840年以前）；近代档案（1840——1949年），包括就民主主义革命时期（1840——1919年）和新民主主义革命时期（1919——1949年）；现代档案（1949年以后）。

17.文书工作基本任务（内容）：文书制作、文书办理和文书管理。

18.文书工作的原则：及时、准确、安全、精简。

19.文书工作系统：中心机构、专门机构和分支机构。

20.文书工作的中心机构时指社会组织的办公厅（室）。

21.档案工作的性质——“三性”：管理性、服务性、政治性。

22.1959年以前，我国档案工作是由党委系统而后政府系统分别管理的。1959年以后，全国各系统、各部门、各级机构的档案工作逐渐统一起来，实行党政档案工作统一管理。

23.社会组织档案部门是全国档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构，是我国档案工作的基础。

24.我国从周朝以下的各代都设置了档案馆性质的机构。

25.各级各类档案馆（室）之间均无隶属关系，只有一定的协作关系。

26.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

27.公文用纸一般采用国际标准A4型。公文正文用3号仿宋体。发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。

28.公文标题一般由发文机关名称、事由、文种这三项要素构成。

29.印章是最常见的公文生效标识。

30.命令（令）是国家行政机关发文的最高级形式。

31.眉首六要素：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

32.凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。

33.办文按照先后顺序划分为拟制、处理、执行和暂时保存四个阶段。

34.行文关系、行文方式、行文规则构成了行文制度的三要素。

35.同一系统中的上下级组织之间属于领导与被领导的隶属关系；业务指导与被指导的关系【教育部与各省级教育直属组织】；平行关系【教育部与卫生部】；不相隶属关系【教育部与省级财政直属组织】。

36.行文方式：逐级行文【省教育厅给教育部发文或直接给各省属高校发文。是上行文和下行文最基本、最常用的行文方式。】、多级行文、直达行文、越级行文、直接行文、联合行文。

37.签收是收文处理程序中的首要环节。

38.两次签收的任务：清点、检查、签字。

39.收文部门必须组织好对收文的传达贯彻。

40.文档管理工作的根本目的是为组织工作和社会各方面提供服务。

41.借阅制度主要包括借阅范围、借阅登记和借阅后的退还几项内容。

42.现行文件汇编主要有法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、公报和政报、统计数字汇集几种形式。

43.归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

44.文书档案，意味着文书工作的终结和档案工作的开始，是文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”。

45.文化大革命，出现“文件人人收，看后抽屉丢，年终不归档，你有我也有”的混乱局面。

46.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》于2006年9月19日通过，12月18日公布施行。将原有的“永久”、“长期”、“短期”三种保管期限的划分方法改为“永久”、“定期”。“定期”分为30年和10年。凡涉及与人的权益有关的档案，绝大多数调整为永久保管，体现了以人为本的思想。

47.档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限和备注等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的组成部分。

讨论未通过的文件（10年）

本机关召开工作会议、专题会议的文件材料（永久）

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料【请示、批复】（永久）

文书档案保管期限表重要的（永久）

一般的（30年）

本机关事务管理文件材料【房产、土地所有权和使用权的文件材料】（永久）

上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）

下级机关报送的文件材料【重大问题的专题报告】（30年）

48.在立卷之前，要方便保管、检索和利用。案卷厚度要适中，一般以200页左右为宜。

49.立卷类目通常由类目名称、条款名称和条款号，即类、目、号三部分组成。

50.拟写案卷标题也就是要用最简练的文字，字数占二三十字、不超过五十个字为宜。

作者+问题+文种

作者+时间+问题+文种

作者+地区+问题+文种

地区+问题+文种或地区+时间+问题+文种

案卷标题结构通讯者+问题+文种

作者+会议名称+文件材料

会议+文种

当事人+问题+文种

对象+内容+文种

51.提名即档案的标题。立卷人员应照实抄录文件标题，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加”[]”号。

54.2008年第一次修订的现行国家标准《文书档案案卷格式》。

55.归档章的标准格式分为均匀的6格：全宗号、年度、室编件号、机构或问题（为选择项）、保管期限、馆编件号。

56.根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加”[]”.在正件提名后抄录附件提名，附件用“（）“表示。

57.2010年1月9日，标注为20100109.

58.一个立档单位的全部档案构成一个独立全宗。

59.保存照片档案，每隔两年应该对底片、照片进行抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。

60.档案信息是档案检索存在的基础，更是检索系统赖以生存的基本要素。

61.查全率是指满足利用者要求的全面程度，与之相对应的是漏检率。查准率，与之对应的是误检率。

62.《中国档案分类法》由19个基本大类组成。

63.检索工具可以从各个角度分为不同的种类。

64.通常的公务文件一般都是文本文件。

65.磁带是最早出现的磁存储介质。

66.电子文件载体的保管，控制湿温度，最佳温度为18℃、相对湿度为40℃。

67.大中型企业档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职务的学识水平和工作能力。

68.档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历，档案人员应具备大学专科以上学历或同等学历水平。

69.产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档。

70.我国政府在20世纪90年代已提出企业生产经营要运用数字化、网络化技术。

1.文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料。

2.文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理，为组织工作服务的工作。

3.文书制作是文书形成主体为了一定的目的，以特定的文体格式与载体形式表达主体意识的行为。【文书制作是文书与档案工作的第一步，是开展文档管理活动的前提和基础。】

4.文书工作组织机构，是指社会组织中担负文书工作任务的部门和人员以及这些部门和人员之间的关系。

5.广义的文书办理是指包含文书制作、文书处理和文书管理在内的所有文书工作，相当于秘书实务中所说的办文工作。

6.狭义的文书办理主要指按照国家的相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、传递、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理两个方面，一般不包含文书的保管和立卷、整理和归档等环节。

7.档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、军事、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。

8.广义的档案工作是指档案事业工作，包括社会组织档案工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科研工作和档案宣传出版工作等。【档案教育】

9.狭义的档案工作是指档案业务工作，也就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。【档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案检索、档案提供利用和档案编研八个环节，通常称为档案业务工作八环节】

10.文书档案连锁法，就是以集中统一地原则组织文书、档案工作，由总收发室统一进行分类和登记，分发至主办单位，各单位办完公文，随即由档案室进行立卷归档。【民国】

11.交拟是组织的负责人将拟稿任务交给起草人员的办文环节，是文件制作的起点。【拟稿是拟稿人根据组织的负责人的意图，在发文稿纸上起草文件。】

12.核稿是指将公文送负责人签发前，由办公厅（室）负责人进行审核的过程。

13.签发是组织负责人对呈批的文稿进行审定后签署意见的过程。【签发是制文阶段的关键环节，一份文稿能否制发，主要取决于负责人是否签发。是文稿生效的标志。】

14.复核是秘书机构在文件正式印制前，对已签发的定稿进行全面检查的过程。

15.文稿是指文书起草过程中形成的历次稿件，又可分为草稿和定稿两种。

16.文本是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本，也有正本、副本、存本之分。

17.修订本是指文件经发布生效后，经实践检验或随着事物的发展，原有的文件已不再适用，有必要对文件内容或文字进行修订、补充、完善而产生的文本。

18.文书的文体是适应行政工作、公共事务的需要而形成的语文体式，是一种兼有议论文、说明文、记叙文一般特点的应用文体。

19.文书格式是指文书的各个组成部分按一定要求、规格置排的整体结构形式，包括文书的问题要求、内容结构、要素标记和格式安排等几个方面。

20.发文字号即文件的编号，又有公文字号、文号、发文号等名称。

21.收文办理是指接受外组织发来的文件并对其进行运转和办理的过程。

22.拟办是社会组织秘书机构负责人对需要办理的文件提出初步办理意见，以供领导人批办时参考的过程。

23.注办是对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的过程。

24.内部文件是指组织在日常行政办公活动中形成的用于内部信息流通的文件。

25.文书管理是指通过严格规范的制度和科学有效的方法对文书的数量、质量和运作过程进行监控和掌管。

26.立卷也称文书立卷，是指文书部门或业务部门将处理完毕的，具有保存价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和规律进行系统整理编目，组成案卷的工作，它是整理与保管档案文件的一种重要手段和方法。

27.案卷是指由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。

28.立卷类目也称归档类目或立卷方案，是各个社会组织在每年初根据本组织工作活动的规律，预计该年度可能形成文件的类别和数量，拟制出来的规卷条目，作为平时文件材料立卷的指南。

29.通讯者特征也可称为收发文机关特征，是指公文中具有问复的性质的文种特征。

30.全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆的基本分类和管理单位。【它最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则和方法而应用的，后为许多国家采用，逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。】

31.普发性档案文件汇编是指将一个组织产生的文件依据来源的顺序、时间的顺序进行排列，汇集成册。【xx省政府2010年制发文件汇编、xx省xx厅1999—2009年永久保存档案文件汇编】

1.文档管理的重要性：（1）文书、档案工作是国家管理的重要手段；（2）文书、档案工作是秘书工作重要的组成部分；

（3）文书、档案工作是其他秘书工作的重要辅助手段。

2.作为文字材料的文书，其定义包含的内容：（1）文书的作者是从事社会活动的人；（2）文书具有实用性；（3）文书的记录方式为文字；（4）文书的载体形式多种多样；（5）文书具有广泛的社会作用；（6）文书是一个类别名词，一般指一类文字材料，而不单指某份或几份材料。

3.档案定义的要素：（1）档案的本质属性；【原始记录性是其本质属性；知识属性和信息属性是其一般属性。】（2）档案的来源；（3）档案形式的多样性。

4.文书转化为档案的条件：（1）办理完毕的文书才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案；（2）对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存；（3）按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案。

5.文书与档案的差别：（1）二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同；（2）只有一部分文书可以变成档案，档案只是文书的主要归宿，而不是文书唯一的归宿；（3）档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。

6.文书与档案的作用体现：（1）规范作用【文书是作者意志的体现，当其作者为国家或代表国家的机构时，文书就是法律、法规。】（2）指导作用【某些权威和专家为专业工作制定的规则，某些尊长为晚辈制定的言行教谕等】（3）联络作用【网络文书（电子邮件、论坛帖子、即时通信软件的留言）、手机文书，为人们之间的沟通联络提供了前所未有的便利】（4）凭证作用【凭证是证据。社会组织所制定的公文真实完整地记录了组织公务活动的情况，是社会组织发展的历史见证。】（5）参考作用【文书和档案时人们从事社会实践的真实记录，中间保存了无数的成功经验和失败教训。】（6）

教育作用【利用档案中所记载的正反事实，撰写回忆录、著述，发表演讲，进行文艺创作，举办各种展览，这些活动都会因其真实性、丰富性而具有极强的说服力和感染力，从而产生良好的宣传教育效果。】

7.档案工作的基本原则：（1）集中统一地管理国家全部档案；（2）维护档案的完整与安全【档案工作的基本要求，各级档案部门的首要任务】；（3）便于社会各方面的利用【档案工作的根本目的】。

8.社会组织档案部门的基本任务：（1）对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督；（2）负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料；（3）中央和地方专业主管部门的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督和检查。

9.签发内容：(1)签发意见；(2)签发人姓名；（3）签发日期。

10.文件用印注意点：（1）以组织负责人签发为准，组织负责人未签字的文件，不得用印；（2）与文件制发组织相一致，以组织名义发文，用组织印章；以部门名义发文，用部门印章；（3）将印章端正、清晰得盖在文件落款处，并做到上不压正文，下要骑年盖月。

11.文书办理的特点：（1）连续性（2）时效性（3）保密性（4）集成性（5）规范性

12.文件暂时保管阶段的任务：（1）整理（2）保管（3）提供利用（4）处置（5）移交（6）销毁

13.越级行文使用情况：（1）由于情况紧急，逐级上报会延误时机、造成损失的问题，如战争、严重的自然灾害、公共卫生安全等；（2）经过多次请示直接上级，长期未能得到解决的问题；（3）与直接上级组织有争议而无法解决的问题；（4）上级组织交办的并指定越级上报的问题；（5）对直接上级机关进行检举揭发的问题；（6）与直接上级组织无关，需要越级咨询和联系的一般性问题。

14.行文规则：（1）行文要尊重社会组织的隶属关系；（2）行文要尊重组织职权；（3）行文要考虑是否确有必要；（4）行文要明确发文权限；（5）同级社会组织可以联合发文；（6）经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

15.传达注意点：（1）掌握好传达的范围；（2）掌握好传达的时间和地点；（3）确定好文件由谁负责传达。

16.催办的形式：电话、书面、登门、开会、传真、电子邮件催办；发催办卡、催办单；发简报等。

17.内部文件的特点：（1）实用性（2）保密性（3）多样性

18.内部文件管理的内容：（1）制发与传递（2）整理与分类（3）保存与保护（4）利用与查询

19.秘书部门主动开展档案咨询与提供利用服务的方式：（1）针对组织工作重心和业务活动安排，提供相应的文件资料和数据支持；（2）定期印发已归档保存的内部文件目录；（3）主动编制相关的汇编产品。

20.文书管理的意义：（1）有利于提高文书工作的质量和效率；（2）有利于保证文书的安全；（3）为档案工作奠定坚实基础。

21.文书管理工作的原则：（1）统一管理原则（2）分类管理原则（3）安全保密原则（4）方便利用原则

22.保证文书的安全：（1）要做到及时收集，文书工作者要主动关心文件的办理进度，掌握文件的去向，将办理完毕的文件及时收集起来，避免文件的丢失；（2）要做到集中保管，将文书分门别类地集中保存于指定场所，由专人管理，如需借阅，必须严格执行登记制度，避免文件流散；（3）要保证文书存放的库房和文件装具的牢固，做好保卫工作，避免文件受到损害。

23.保守文件的机密：（1）要制定严格的保密制度，严惩违规违纪事件的当事及相关人员；（2）要选用业务过硬、政治素质高的人员专门从事机密文件的管理工作，必要时要成立专门的机要部门；（3）要将机密文件和普通文件分开管理，在从制作到传递再到利用的诸环节上，都要采取相应的保密措施。

24.阅文室的建设：（1）阅文室地点的选择要本着既方便领导阅读又方便文书人员管理的原则，尽量靠近领导办公室所在的建筑和楼层，也不能离机要室很远；（2）阅文室要保证周边和室内的安静，室内清洁，光线充足，物品摆放有条理；（3）阅文室内要配备文件柜、文件盒（夹）、桌椅等基本设施，还应注意安保工作，安装保险门窗，放置消防器材。

25.档案收集的作用：（1）收集是档案工作的起点；（2）收集工作时贯彻档案工作基本原则的首要措施；（3）收集工作直接关系着档案工作的信誉问题。

26.档案价值鉴定的意义：（1）便于发挥档案的作用；（2）便于档案的安全保管；（3）便于应付突然事变。

27.应归档的文件材料：（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

28.我国已有的档案保管期限表类型：（1）标准档案保管期限表（通用档案保管期限表）（2）专门档案保管期限表（3）同系统机构档案保管期限表（4）同类型机构档案保管期限表（5）机关档案保管期限表

编号方法：（1）大流水编号法（2）分类编号法

29.平时归卷工作内容：（1）准备文件夹（2）及时归卷（3）定期检查和调整

30.立卷方法：（1）根据问题特征立卷（2）按时间特征立卷（3）按文种特征立卷（4）按作者特征立卷（5）按通讯者特征立卷（6）按地区特征立卷

31.构成立档单位的主要条件：（1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；【最基本的，即可独立行使职权并主要以自己的名义对外行文】（2）是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；（3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

32.全宗的种类：（1）独立全宗【全宗的主要形式】（2）联合全宗（3）人物全宗（4）档案汇集（5）全宗汇集

33.分类方法的结合法：（1）年度—组织机构分类法【适用于立档单位内部组织机构经常变化但不复杂的全宗】（2）组织机构—年度分类法【多用于撤销机关的档案，并且是立档单位的组织机构比较固定的全宗】（3）年度—问题分类法【多用于组织机构变化频繁，或者文件很难区分所属机构】（4）问题—年度分类法【适用于历史档案和撤销机关的档案，现行机关、企事业单位一般不宜采用此种方法】

34.档案检索工具的种类：（1）按检索范围：全宗范围、档案馆（室）范围和若干馆范围；（2）按载体形式：纸张式检索工具、缩微式检索工具和机读式检索工具；（3）按编制方式：目录、索引和指南；（4）按排检方法：分类和主题；（5）按信息处理手段：手工检索工具和机器检索工具；（6）按功能：查找性、报道性和馆藏性；（7）按使用对象：公务与开放的检索工具，或是档案工作人员使用的检索工具和利用者使用的检索工具。

35.电子文件的特点：（1）信息的非人工识读性（2）信息的系统依赖性（3）信息与特定载体之间的可分离性（4）信息的易变性（5）信息存储的高密度性【过去需要使用几十平方木库房存储的档案信息量，现在则可能用十几张光盘就可以承载，这极大地节约了存储空间】（6）多媒体信息的集成性（7）信息的可操作性

36.以大型企业为例，文书工作机构层次和人员分布：（1）文书工作中心机构。即企业办公室；（2）文书工作分支机构。即企业的各职能部门；（3）文书工作专门机构。即机要室、文书室。

(档案管理)科技档案整理方法

第一节科技档案一、科技档案的定义《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同（1）科技档案：本单位科技活动的直接记录（2）科技资料：外单位科技活动的记录 2、来源不同（1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录（2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的

3、作用不同（1）科技档案：依据与凭证作用（2）科技资料：参考与借鉴作用第二节科技档案的收集归档一、收集方法一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。 2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。（1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。（2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。

3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。二、归档范围三、归档要求 1、归档的文件材料应为原件。 2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。 3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。 4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 5、图纸应折叠或A4（297×210mm）幅面，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。 6、组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。四、归档时间（一）基建档案

三级秘书证考试-知识点归纳大全

会议筹备方案的拟订内容：1确定会议的主题和议题2名称3议程4时间和地点5所需的设备和工具6会议文件的范围以及文印或复制工作7与会代表的组成8经费预算9住宿和餐饮安排10会议的筹备机构与人员分工。作用：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。电话会议（适用于规模不大办公地点相对集中的企业）交流信息的特点 1方便灵活准备时间短回复迅速是电子通信会议中花费最少的，更能激发创造性思维容易修正自己的特点2缺少身体语言，难以进行互动交流缺少文本难以传递大量细节信息3为了提高电话会议的效率可搭配使用其他通信方式4适用于分公司不远规模不大的企业电话会议信息工作要求 1准确发出开会信息，说明是否设分会场强调准时到会2认真发放会议书面信息材料3合理安排会场信息传输设备4按时接通电话5互相通报出席情况6做好会议记录视频会议特点1实现了声音图像同时传送打破了空间的限制2节省时间费用3交流效果好4局限初始准备时间较长投入成本高没用面对面的互动效果交流不够深入广泛要求1发出开会信息2分发文件信息资料3布置会场4设置于检查会场信息传输设备5做好会议信息准备6采用先集中后分散的形式7汇总情况信息 ※组织视频会议的方法1视频会议的会场2 做好会场布置工作配备和检查设备3设备维护4为减少租用通信线路的时间 5 节约费用远程会议筹备方案特点 1远程会议具有节省时间和金钱,能与电话服务机构商定使用录音带做永久记录,且交流更加直接,简短的优点。 2远程会议筹备方案拟定时,应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务,并提前一周与电信会议服务公司预约,明确提出自己的要求,并提前将下列内容告诉电信服务公司：（会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。 3会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论）4远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常摆放是否符合要求会务机构分工的要求：会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实.会务机构的各部门需明确各息的任务和要求.具体要求:1要根据会议的规模和类型组织人员队伍2会务机构要分工明确、责任到人3加强协调，定期沟通会议筹备方案的制定程序1组建会议筹备委员会 2分成筹备小组 3形成筹备方案 4领导审核方案检查会务筹备情况检查内容：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作检查以及其他。方法 1听取会议筹备人员的汇报（听取汇报的领导加强前期调查；对汇报材料的准备要侧重困难和问题；汇报时间正当；对薄弱环节及时调整加强）2会前现场检查:确保所有事项条理清晰；注意气味；树立入场登记台；佩戴徽章名牌；准备接待休息室. 检查结果的形式:书面.口头.协调会检查会议筹备情况的工作程序: 开会检查的程序1会议筹备机构对会议准备情况进行自我检查 2 会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知 3召开协调会并在会上现场解决问题 4 汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实.现场检查的程序1 指定现场检查的路线和确定现场检查的重点并通知有关筹备部门 2制作检查单，以便记录和汇总3 按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录4对未达要求的整理出整改和修订意见并予以纠正 ※新闻发布会的注意事项1确定新闻主题，选择发布良机2挑选媒介单位、落实宴请范围3确定会议主持人，精选发人4处理好应回避的问题制定各种应变措施 ※庆典活动组织工作重点 1.前期调查研究 2.精心策划准备 3.选择最佳时机4.邀请嘉宾光临5编排活动程序6 安排其他活动7善后工作处理对检查所发现问题的纠正 1首先分析问题的性质和范围确定其对会议的质量的影响程度 2找出产生问题的原因寻找解决问题的方法3在人财物方面为纠正偏差做好相应准备4责任到人抓紧落实将纠正结果通报会议文件审核内容与工作程序: 内容：1审核会议文件的准确性和完整性2具体内容（审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确）工作程序1起草该文件的秘书就内容进行自审 2主观秘书进行初审 3如内容涉及部门较多，要进行会审 4审核修改后主要领导或主管领导进行终审与领导沟通有关会议事宜1原则：时间性原则、及时性原则、全面性原则。2方法:定期向领导提交书面报告；有会议负责人定期向领导口头汇报；领导亲自参加会议，其他途径3程序：明确会议目标：明确会议领导与各小组的任务；明确会议涉及范围；会议工作所要求的质量标准；会议要达到的阶段性目标；制定目标时留出意外情况时间；明确沟通会议有关事宜的方法和途径：确定沟通的时间地点与会人员；检查沟通所用各类文件资料；向领导汇报会议筹备情况和进展；听取领导指示；将记录送给领导。注意事项 1对领导的指示和双方讨论的结果尽快落实部署2坚持与会议主管领导保持定期沟通并将落实情况及时向领导反馈3在会前会中会后不同时期沟通中要突出各自的重点会议应急方案的内容 1.会议中可能出现的问题：人员问题场地设备资料健康与安全与会者情绪与会者返程行为 2.明确问题出现时负责解决的会议工作人员 3.处理会议突发事件的方法：同上会议应急方案的工作程序：1预测情况 2准备应对备选方案3讨论会议紧急情况 4确定会议应急方案注意事项：住宿安排要妥善、餐饮服务要周到、医疗卫生工作要有备无患、交通保障应落实到位、会议通讯服务力求标准稳定可靠迅速、娱乐生活要丰富多彩、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位提示会议按计划进行：原则：认真倾听，最少限度打断谈话；树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极影响；消除交流障碍；强调问题；使用精湛的人际交流技巧。工作程序1了解议题和议程2准时宣布开会3有效引导议题（会议开始前明确开始和结束的时间保证及时开会散会；议题开始前，规定讨论范围并保证平制作BY：littleRole

国家秘书三级考试操作题

05年5月缺答案工作实务背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。一、(15分) 电子邮件收件人：gaoye@https://www.wendangku.net/doc/721529128.html, 抄送：主题：起草公文高叶：你好。请你根据上午的公司会议精神和下面所给的材料，代表公司向各下属部门发文，宣布对这起事故的处理意见(依据《员工管理条例》，给予除名处理)。行政经理苏明 ××年×月×日附：(材料) 我公司原棉花仓库的保管员夏明，出生于××年×月×日，现年×岁。夏明在××年×月 ×日晚于仓库值班之时，违反管理规定，在库房内吸烟并将烟头扔在地上。21时左右，他擅自离开仓库，外出购买食品。半小时以后，当他回到仓库时，仓库已被滚滚浓烟吞没。夏明不知所措，没有及时打电话报火警，直到值班的总负责人发现才紧急报警。经消防队员的奋力扑救，大火终于被扑灭。此次事故造成的直接经济损失约×万元。 (考生可根据试题内容自定日期) 二、(15分) 便条高叶：前几日，前台秘书发现在公共接待区有一无人认领的可疑提包，造成前台工作人员的一场虚惊。通过这次事件，我认为应加强对员工进行紧急情况的预防措施和对措施的教育。我拟在本周五对公司全体员工进行一次专题培训，请你就预防紧急情况的措施和应对方法拟出相应的建议。谢谢行政经理苏明 ××年×月×日三、(20分) 便条高叶：我公司近日将与HNG公司举行技术贸易洽谈，王玲已为些次洽谈准备好了待签合同文本，共18页，用黄色信纸打印而成，并使用订书器简单装订，封面以白色复印纸打印。这种做法是否正确？请你向我说明准备待签文本的要求。另外，下周一双方将要举行签字仪式，请将你对签字时座次安排的考虑意见一并向我说明。谢谢。行政经济苏明 ××年×月×日 05年11月缺答案工作实务背景：您是宏远有限责任公司的行政主管高叶，下面是行政总监需要您完成的几项任务。一、（15分）便条高叶：

技术文件管理规定

1.目的为使公司的技术文件得到有效控制,确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本。 2.范围本制度适用于公司所有技术文件的管理。 3.技术文件内容及编码原则技术文件是指用于产品实现的相应技术文件；文件类别及编码原则详见《技术文件类别清单》。 4.职责 4.1技术质量部负责技术文件的归口管理。负责内部技术文件的编制、审批、发放、归档和借阅的管理；负责外来技术文件的识别、转换、发放和归档。 4.2各部门负责对技术文件的接收、使用、保管。 4.3操作人员应掌握工艺文件及有关标准要求，严格按工艺文件进行操作，发现问题及时向班组长汇报，有责任保管好自己所用的技术文件。 4.4车间班组长负责保管本班组所用的技术文件，生产作业时将技术文件放置在生产现场指定位置。保证技术件不丢失、不损坏、干净整洁。 5.技术文件管理内容 5.1编制技术文件的基本要求 5.1.1凡用于指导生产作业的技术文件均应履行审批、签署手续，外来文件的审批不是对文件内容的审批，而是对文件的适用性的确认。责任签署手续完备的正式技术文件是指导生产及其管理活动的有效文件。 5.1.2 收到顾客提供的产品图纸、产品规范/标准、技术协议、变更文件等与质量有关的技术文件后，技术部要在两周内或按照顾客要求的进度进行组织评审，确定以上文件的详细的实施方法、实施日期及实施要求，由技术部长批准，及时将

顾客的相应标准转换为公司内部要求并保存相应记录。顾客提供的质量协议由质量部按上述要求评审，由质量部长批准，并保存记录。 5.1.3 FMEA的编制应参考FMEA库进行编制，每个项目应对其涉及到的所有工序的FMEA组织评审后定版； 5.1.4 CP的编制应将定版后的FMEA中的要求有效的传递至CP中且前后保持一致；CP的编制应参考CP的编制模板。 5.1.5 WI的编制应将CP中的要求关联到WI中(excel公式)，防止产生前后不一致的情况发生。 5.1.6 技术文件编制质量问题纳入技术部人员的绩效考核，具体按《技术部人员绩效考核表》进行考核。 5.2 技术文件的签署人及其职责 5.2.1 设计/编制——由授权职能部门的设计人或编制人签署，并对技术文件的完整性、正确性、统一性、先进性、良好的工艺性和经济性负责。 5.2.2审核——由设计/编制单位负责人或分管负责人对技术文件是否符合国家法律、法规、顾客要求、相关标准和使用要求进行综合审查后签署，对其完整性、正确性、统一性负责。 5.2.3会签——由相关部门委托有经验的专业人员对技术文件是否满足相应专业要求的可行性予以审查并签署。 5.2.4 批准——直接用于产品生产过程的技术文件以及厂内有关部门需共同遵照执行的技术文件由技术部长（或被授权人）签署，并对技术文件负总的责任。文件发布后，使用部门在执行中或相关人员在检查，发现有问题需更改时应及时反馈，技术部接到反馈后应及时更改相应技术文件并再次批准。 5.3受控标识

我的第一次三级秘书考试

我的第一次三级秘书考试具体报考什么条件我不清楚，当初学校安排报名时我和同学直接选的我们能报的最高级考试。于是报上去是三级秘书考试。什么4级，5级完全没体验过，也没上过课。然后到了将近考试的时候又觉得万分后悔实在不想报，纵观全书，都是芝麻绿豆云云，很多琐碎细节的东西，而且文秘不是我的主修专业，并且我没有秘书的工作经验，觉得这些东西是很难记下来的，完全不熟悉。想干脆放弃了，又嗷嗷的心痛我那几百元。书发下来就看过每章标题，直到考试前最后2天我才开始细看，因为听说都是选择题，因此不下心。并且对实务操作完全没把握，直到考试前一天，仍然不清楚究竟考什么怎么考。于是在网上搜索试题时发现考试大，特别是论坛里的那一帖，还有一天要考试了没看书怎么办，说真的看到diet-pepsi老师打包票的话时我是半信半疑，毕竟说大话的人多了，但是看到这种帖子觉得心里很安慰，就算是谎话也有种被人理解的心情。细看后，发现diet-pepsi老师不是光说大话的人，因为她发了相应试卷以及比较客观正确的答案出来，要知道秘书有很多题都是有争议的。三套题做完后说真的，心里有点底，然后又把历年的题全翻出来当练习做，

一晚下来也大练兵了几百题，然后做错的题再翻书对照正确答案究竟是什么。这时心里有点谱了，原来考来考去就是年年岁岁花相似，由于我学经济专业，有少部分题目都是我修过的商务礼仪课还有企业方面等等内容。对此我有了信心，除了多选题的把握不大，但是60分相信不难拿。然后发现还有很棘手的实务操作题，听说很多人不过就卡在这部分。我真觉得要昏倒了，因为这方面的题目录像很少，就算找到题目也没有答案，很难去摸个底，实务其实才是最难过。搜索了几个小时，翻遍论坛也就大概知道要考什么，手上大概也就5，6道题的资料。于是我方法就是把这有限的5，6道题的答案总结出来，找出共性和它解题的思维思路就算过了。至于拟写公文方面完全不会，没见过没写过，只能大概看了书上的各种类型公文格式介绍，还有步骤等。搞完这些，我的鬼啊，都4点半了。匆忙睡了2个小时就起床去考试了。我们考试是机考，心里更是七上八下，老师的警告都很严重，特别要求我们不要写错，填错。跟恐怖的是千万别点错，因为有些地方点错了就过了，回不了头修改了。考试时一对着电脑我脑袋就发蒙，一个严重睡眠不足，头脑不清头重脚轻头晕眼花的人一对着电脑屏幕就是傻，还特傻，反应迟钝，眼睛脑子一起难受。我输考号什么答题什么的都比别

《秘书文档管理》思考题及案例分析附答案解析1

第一章文书和档案 1.试从历史和现实两个角度谈谈文书和档案之间的关系。【答案】文书和档案之间有着密切的关系，概括地说，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。具体而言，包括以下两层意思：第一，文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。第二，文书有条件地转化为档案。从历史上看，文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。我国从商周时期就出现了文书，相应地，出现了文书工作和档案工作，那时的文书和档案之间、文书工作和档案工作之间没有明确界限，文书部门和文书工作者同时也是档案部门和档案工作者。这种状况一直持续了3000年，其间虽有唐宋时期并不十分明显的分工，但文书、档案工作一直在总体上处于合一状态。民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法，也就是文书和档案统一分类，统一登记、统一编号。新中国成立以后的1956年，国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》指出，要在1956年内全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。至此，新中国的文书工作和档案工作各自成为独立的系统。进入20世纪80年代，“档案与文件管理一体化”的趋势日趋明显，随着办公自动化的不断普及，政府机构、大型企业和事业单位利用内部网络和“文档一体化”软件，将文书的制作、办理等文书程序和归档、检索、提供利用等档案工作程序整合起来，同步完成或连续完成，大大推进了文书工作和档案工作一体化的进程。通过上面的回顾，可知在历史上，文书工作和档案工作合多分少，将文书工作和档案工作统一管理是当前和今后文件管理的基本趋势之一。文书和档案之间有密切的关系，也有明显的差别：第一，二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同。第二，不是所有文书都可以成为档案，只有一部分文书可以变成档案。档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。 2.文书和档案各有哪些种类？它们有什么作用？

三级秘书录像题答案

参考答案： 1. 着装符合职业要求。（√） 2. 能提前到会场做准备。（√） 3. 会前要求调节会议室温度，注意通风。（√） 4. 热情招呼开会人员礼让递水，沟通得当。（√） 5. 能提醒领导准点开会。（√） 6. 能事先通知与会人员开会的主题，做好准备。（√） 7. 问卷没有综合，没有给每人一份。（×） 8. 对会议的评估基本到位。（√） 9. 会议结束前注意收集对会议的反映意见。（√） 10. 对于会后暂留人员能做妥善安置。（√） 11. 会前资料准备不足。（×） 12. 对会议服务人员环境培训没有到位。（×） 13. 能控制会议经费的使用。（√） 14. 能马上收拾会议室。（√） 15. 能请领导在会议记录上签字。（√）参考答案： 1．电话用语规范。（√） 2．出现问题，能够主动为其他同事承担责任。（√） 3．有时间意识，能够按照领导的要求迅速赶回企业处理紧急事务。（√） 4．知道如何使用跟踪卡。（√） 5．在指导新来的秘书工作时，不能将有关的要求和方法传授清楚。造成钟秘书工作被动和失误（×） 6．对档案工作熟练，业务能力强。（√）

7．知道如何为自己的领导分忧，主动提出替刘经理去送文件，使刘经理能够避免面对领导批评的尴尬局面。（√）8．知道去领导办公室递送文件要随身携带纸笔，能够在领导授意时及时记录。（√） 9．能够进领导办公室敲门和双手递送文件，知道与领导沟通时应有的礼仪要求。（√） 10．向领导汇报工作简洁、清楚。（√） 11．知道制定大型活动要有应急方案。（√） 12．在制定大型活动的应急方案时要提前与保安等部门进行沟通和协调，不能只是关起门来制定方案。（×） 13．与领导预约要尽量打出提前量，不能让领导感到太仓促。（×） 14．知道在网上发布内部会议信息（√） 15．会议信息在网上发布后，缺少确认或提醒环节。（×）16．懂得如何用手写速记的方式将领导的授意及时记录下来。（√） 17．能够对领导询问的敏感问题做出得体回答，不在领导面前随便评判同事，或扩散一些小道消息。（√） 18．离开领导办公室时忘记关门。（×） 19．能够主动关心其他同事，注重团队之间的团结和相互鼓励，能够主动化解同事之间的矛盾。（√） 20．能够在同事工作中出现困难时主动帮助和指导她们。（√） 21．喝咖啡的动作不合礼仪要求。（×）

技术文件管理制度

临海伟达汽车部件有限公司技术文件管理制度WD-JS-12-01 1目的为使公司的技术文件得到有效的控制，加强公司技术文件的保密性和有效性，确保生产现场所用的技术文件为最新版本,特制订此制度。 2 适用范围本制度适用于公司的图纸、工艺、技术标准等技术文件的管理工作。 3 职责 3.1 技术部负责全公司技术文件的编制、审核、更改，资料员负责技术文件的复制、发放和归档管理。 3.2各相关车间（部门）负责本车间（部门）所使用的技术文件和资料的管理。 4 定义本制度所述的技术文件包括产品图、毛坯图、工装图、检具图，试制流程图、工艺规程、检验卡片、作业指导书、质量记录、文件资料等。 5 管理程序 5.1 试制阶段图纸文件的管理 5.1.1 试制阶段图纸文件底图由技质部项目负责人掌管，以便随时修改和指导试制工作。5.1.2 产品试制结束，且产品合格率达到规定要求，经评审通过后，由技质部项目负责人将所有文件资料整理完毕后，于7日内移交技术资料室归档。技术文件资料员同时下发生产用图。各车间（部门）在收到生产用图时，必须将试制用图收齐送交技术文件资料员，由技术文件资料员统一将试制用图销毁。 5.2 生产阶段图纸文件的管理 5.2.1 图面污损，需要更换新图时，由各车间主任填写“文件增发/复制申请单”连同污损图纸一起到资料室申请换发。经主管领导签字批准后，由技术文件资料员负责复印和发放。如在申请复印图纸时，没有递交污损图纸，技术文件资料员不予复印。 5.2.2 如图纸文件丢失，由车间主任填写“文件增发/复印申请单”，写明原因和责任人，每丢失一张扣款5元上缴财务，经主管副总签字批准后，由技术文件资料员负责复印和。 5.2.3 如需新增图纸文件时，由车间主任填写“文件增发/复印申请单”，写明新增的原因，经主管副总签字批准后，由技术文件资料员负责复印和发放。 5.2.4 外协加工需要图纸时，由外协人员填写填写“文件增发/复制申请单”，经采购主管签字后到技术资料室申请复印。外协加工的图纸，须加盖“外协”章。 5.2.5 “文件增发/复制申请单”由技术文件资料员统一保管，保存期一年后销毁。 5.2.6 技术资料室必须建立图纸文件收发台帐，领用人必须签字后才能发放，以便核对和文件更改后回收。 5.3 技术文件的更改管理 5.3.1 技术文件更改权限属技术部。其它任何单位和个人都没有更改技术文件权力。 5.3.2 技术文件更改采用划改（不允许用修正液涂改），将需要更改的部分用细实线划掉（被划掉部分应能清楚地看出更改前的情况），然后标注上新的尺寸/文字等，在靠近更改部位写上更改标记（用加圈的小写英文字母表示），并在更改栏中填写上相关的内容。更改时，须用黑色墨水笔更改，不允许用其它笔更改。

《秘书文档管理》思考题和案例分析参考答案(编辑定稿)备课讲稿

《秘书文档管理》思考题和案例分析参考答案(编辑定稿)

第一章文书和档案 1.试从历史和现实两个角度谈谈文书和档案之间的关系。答：文书和档案之间有着密切的关系，概括地说，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。具体而言，包括以下两层意思：第一，文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。第二，文书有条件地转化为档案。从历史上看，文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。我国从商周时期就出现了文书，相应地，出现了文书工作和档案工作，那时的文书和档案之间、文书工作和档案工作之间没有明确界限，文书部门和文书工作者同时也是档案部门和档案工作者。这种状况一直持续了3000年，其间虽有唐宋时期并不十分明显的分工，但文书、档案工作一直在总体上处于合一状态。民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法，也就是文书和档案统一分类，统一登记、统一编号。新中国成立以后的1956年，国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》指出，要在1956年内全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。至此，新中国的文书工作和档案工作各自成为独立的系统。进入20世纪80年代，“档案与文件管理一体化”的趋势日趋明显，随着办公自动化的不断普及，政府机构、大型企业和事业单位利用内部网络和“文档一体化”软件，将文书的制作、办理等文书程序和归档、检索、提供利用等档案工

作程序整合起来，同步完成或连续完成，大大推进了文书工作和档案工作一体化的进程。通过上面的回顾，可知在历史上，文书工作和档案工作合多分少，将文书工作和档案工作统一管理是当前和今后文件管理的基本趋势之一。文书和档案之间有密切的关系，也有明显的差别：第一，二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同。第二，不是所有文书都可以成为档案，只有一部分文书可以变成档案。档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。 2.文书和档案各有哪些种类？它们有什么作用？答：文书的种类：文书按其使用者的身份，可以分为私人文书和公务文书。私人文书有书信、日记、自传、遗嘱、家谱、著作手稿、房契、地契等。公务文书即公文的种类很多，可以从不同的角度进行分类。第一，按作用可以将公文分为通用公文和专用公文两类。第二，按行文方向可以将公文分为下行文、平行文和上行文三类。第三，按来源和使用范围可以将公文分为外发文件（发文）、收来文件（收文）和内部文件三类。第四，按功能性质可以将公文分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文。第五，按时限要求可以将公文分为紧急公文和普通公文。第六，按机密程度可以将公文分为机密公文和普通公文。

技术文件管理制度(最新版)

产品图样技术文件管理制度 1. 主题内容与适用范围本标准规定了产品图样及技术文件的版本及文件编制、会签、归档、保存、发放、更改、收回等管理要求。目的是对文件和资料进行有效的控制。本标准适用于本公司产品研制、生产过程中产品图样、技术文件和资料的版本、形成、归档、保管、使用和借阅。 2. 引用文件 SJ/T 207.1～3－1999 《设计文件的管理制度第1～3部分》 SJ/T 207.4－1999 《设计文件管理制度第4部分：设计文件的分类编号》 QB/YT KF 7.7.9-2009 《更改控制程序》 QB/YT KF 7.03-2009 《项目（设计/开发）控制程序》 GB/T 19017-2008 质量管理体系技术状态管理指南 Q/YTD 1002-2011 《企业档案分类编号及标识》 3. 产品图样及技术文件的编制要求 3.1 产品图样及技术文件所包含的信息构成了产品技术状态基线。必须以产品为单位，提出明确的产品技术状态信息。它包括产品的定义和使用信息，即:要求/规范（技术指标）、设计图样、零件清单、软件清单、模型、试验规范、维护和操作手册及文件版本号。 3.2 在产品实现过程中的关键件、重要件，应在文件中进行标识，确保关键件、重要件的可追溯性。对静电敏感器件、湿度敏感器件等，应予以标识，以便加强防护。 3.3产品图样及技术文件应以产品或整件为单位成套，归档图样文件需会签完整。其编制要求和填写格式及十进分类编号、名称必须符合SJ 207的规定。产品成套设计文件、工艺文件资料的编制明细要求见附录A。 3.4 产品定型鉴定文件的编制要求（见附录B）。 4. 各部门职责技术开发部：负责产品研制过程中的产品实现策划，设计、工艺图纸文件及定型文件、资料的拟制、审核、齐套、会签及更改，并对产品图样的正确性、现行有效性负责。对应用软件工具，研发过程中的电子文件及其修改状态、文件的版本、流转进行掌控，对电子文件的质量负责。生产管理部及车间：负责产品在试制、生产过程中形成的文件、记录、资料的收集、整理，对所领用的产品图样完整、安全和回收负责；质量控制部：负责产品在试制、生产过程中形成的有关质量文件、记录资料的收集、整理。销售服务部：负责收集、整理、提供有关产品销售合同、技术协议、来自顾客的产品图样和技术文件。技术管理部：负责收集、整理有关产品研制合同、技术协议、设计任务书、设计评审、验证、确认、定型鉴定文件。负责产品图样、技术文件资料的归档、分类保管和借阅、发放、登记、控制。5. 会签 5.1 会签的产品图样由设计师负责提供，未经会签的图样不得归档和投入生产。 5.2 会签路线产品图样按下列规定逐级会签：拟制→审核→工艺（需要时）→标准化→批准

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会议筹备方案的拟订 2 远程会议筹备方案拟定时 , 应预指定现场检查的路线和确定现场会议涉及范围；会议工作所要求的内容：1 确定会议的主题和议题 2 先了解提供电信会议服务公司的检查的重点并通知有关筹备部门质量标准；会议要达到的阶段性目名称 3 议程 4 时间和地点 5 所需的服务业务 , 并提前一周与电信会议 2 制作检查单，以便记录和汇总 3 标；制定目标时留出意外情况时设备和工具 6 会议文件的范围以服务公司预约 , 明确提出自己的要按照既定的检查重点逐一现场核间；明确沟通会议有关事宜的方法及文印或复制工作 7 与会代表的求, 并提前将下列内容告诉电信服对并明确记录 4 对未达要求的整和途径：确定沟通的时间地点与会组成 8 经费预算 9 住宿和餐饮安排务公司：（会议日期、会议起止时理出整改和修订意见并予以纠正人员；检查沟通所用各类文件资 10 会议的筹备机构与人员分工。间、会议参加人数、与会者的电话※新闻发布会的注意事项 1 确定料；向领导汇报会议筹备情况和进作用：确保会议的周密组织、服务号码、主持人姓名等。 3 会议程序、新闻主题，选择发布良机 2 挑选媒展；听取领导指示；将记录送给领质量和沟通协调到位、确保领导的议程及其他材料必须提前寄给与介单位、落实宴请范围 3 确定会议导。注意事项 1 对领导的指意图得以贯彻执行。会者，以便他们有时间准备会议讨主持人，精选发人 4 处理好应回避示和双方讨论的结果尽快落实部电话会议（适用于规模不大办公论）4 远程会议筹备方案中要有专的问题制定各种应变措施署 2 坚持与会议主管领导保持定地点相对集中的企业）交流信息人负责检查远程会议设备是否齐※庆典活动组织工作重点 1.前期期沟通并将落实情况及时向领导的特点 1 方便灵活准备时间短回全和正常摆放是否符合要求调查研究 2.精心策划准备 3.选择反馈 3 在会前会中会后不同时期复迅速是电子通信会议中花费最会务机构分工的要求：会务机构分最佳时机 4.邀请嘉宾光临 5 编排沟通中要突出各自的重点少的，更能激发创造性思维容易修工主要指定会议组织部门和人员活动程序 6 安排其他活动7 善后会议应急方案的内容正自己的特点 2 缺少身体语言，难落实 .会务机构的各部门需明确各工作处理 1. 会议中可能出现的问题：人员问以进行互动交流缺少文本难以传息的任务和要求 .具体要求 :1 要根对检查所发现问题的纠正 1 首先题场地设备资料健康与安全递大量细节信息 3 为了提高电话据会议的规模和类型组织人员队分析问题的性质和范围确定其对与会者情绪与会者返程行为 2. 会议的效率可搭配使用其他通信伍 2 会务机构要分工明确、责任到会议的质量的影响程度 2 找出产明确问题出现时负责解决的会议方式 4 适用于分公司不远规模不人 3 加强协调，定期沟通生问题的原因寻找解决问题的方工作人员 3. 处理会议突发事件的大的企业会议筹备方案的制定程序 1 组建法 3 在人财物方面为纠正偏差做方法：同上电话会议信息工作要求 1 准确发会议筹备委员会 2 分成筹备小组好相应准备 4 责任到人抓紧落实会议应急方案的工作程序： 1 预测出开会信息，说明是否设分会场 3 形成筹备方案 4 领导审核方案将纠正结果通报情况 2 准备应对备选方案 3 讨论强调准时到会 2 认真发放会议书检查会务筹备情况检查内容：会议会议文件审核内容与工作程序: 会议紧急情况 4 确定会议应急方面信息材料 3 合理安排会场信息准备是否充分、会议期间能否排除内容：1 审核会议文件的准确性和案注意事项：住宿安排要妥善、传输设备 4 按时接通电话 5 互相通各种干扰、环境条件与用品准备、完整性 2 具体内容（审核会议文件餐饮服务要周到、医疗卫生工作要报出席情况 6 做好会议记录文件材料的准备情况、会场布置情与会议主题的关系，审核会议文件有备无患、交通保障应落实到位、视频会议特点 1 实现了声音图像况的检查、会议保卫工作检查以及是否存在与国家和组织的方针、政会议通讯服务力求标准稳定可靠同时传送打破了空间的限制 2 节其他。策、法规相冲突的内容，审核会议迅速、娱乐生活要丰富多彩、会议省时间费用 3 交流效果好 4 局限初方法 1 听取会议筹备人员的汇报内容是否经过调查研究、是否与实值班要制度健全，人员要坚守岗位始准备时间较长投入成本高没用（听取汇报的领导加强前期调查；际相符，提交会议讨论的文件是否提示会议按计划进行：原则：认面对面的互动效果交流不够深入对汇报材料的准备要侧重困难和进行了会商，审核会议文件是否做真倾听，最少限度打断谈话；树立广泛要求 1 发出开会信息 2 分发问题；汇报时间正当；对薄弱环节到了中心突出、观点明确、条理分自信心，确信自己能对任何冲突产文件信息资料 3 布置会场 4 设置于及时调整加强） 2 会前现场检查 : 明、事实准确）生积极影响；消除交流障碍；强调检查会场信息传输设备 5 做好会确保所有事项条理清晰；注意气工作程序 1 起草该文件的秘书就问题；使用精湛的人际交流技巧。议信息准备 6 采用先集中后分散味；树立入场登记台；佩戴徽章名内容进行自审 2 主观秘书进行工作程序 1 了解议题和议程 2 准时的形式 7 汇总情况信息牌；准备接待休息室 . 检查结果初审 3 如内容涉及部门较多，要宣布开会 3 有效引导议题（会议※组织视频会议的方法 1 视频会的形式: 书面.口头.协调会进行会审 4 审核修改后主要领导开始前明确开始和结束的时间保议的会场 2 做好会场布置工作配检查会议筹备情况的工作程序: 或主管领导进行终审证及时开会散会；议题开始前，规备和检查设备 3 设备维护 4 为减少开会检查的程序 1 会议筹备机构与领导沟通有关会议事宜1原则：定讨论范围并保证平等发言；议题租用通信线路的时间 5 节约费用对会议准备情况进行自我检查 2 时间性原则、及时性原则、全面性结束后简单总结并宣布结束。）远程会议筹备方案特点 1 远程会会议领导小组确定汇报会的时间原则。 2 方法 : 定期向领导提交书会议经费的监督方法：报告和会议具有节省时间和金钱, 能与电话和地点并发出协调会通知 3 召开面报告；有会议负责人定期向领导议、授权与自我控制、质量、损益服务机构商定使用录音带做永久协调会并在会上现场解决问题 4 口头汇报；领导亲自参加会议，其平衡表、比率分析、审核时要逐项记录 , 且交流更加直接, 简短的优汇报会后对检查中发现的问题予他途径 3 程序：明确会议目标：明细审。会议经费使用的程序:1 申点。以催办和落实 . 现场检查的程序 1 确会议领导与各小组的任务；明确请经费 2 主管领导审批 3 财务部审

11.5三级秘书真题及答案

第二部分理论知识（26-125题，共100道题，满分为100分。）一、单项选择(第26题～第85题，每题1分，共60分。) 26、CIS的主导内容是（c ）。 A、VI B、BI C、MI D、SI 27、制发招标书的目的在于（ d ）。 A、为企业做广告 B、显示企业实力 C、整合企业资源 D、优选投标人 28、信息开发是对信息进行综合分析和（ d ）。 A、理论概括 B、综述评价 C、汇集组合 D、归纳提炼 29、在有重大传染疾病流行时，为避免传染和交叉感染可采用（ c ）。 A、项目团队工作模式 B、弹性时间工作模式 C、在家工作模式 D、交叉工作模式 30、适用于整洁、改动不多的会议文稿的审核方法是（）。 A、对校法 B、折校法 C、读校法 D、清校法 31、下列关于办公用品发放的叙述，正确的是（）。 A、视需要随时领取 B、按需分配 C、指定专人发放 D、严格控制数量 32、涉外迎接的准备工作，不包括（）。 A、布置会场 B、准备酒会

C、提供背景资料 D、接待人员安排 33、下列总结的标题属于非公文式的是（）。 A、《推动人才交流，培植人才资源》 B、《××公司2008年销售工作总结》 C、《市航务管理处春运工作总结》 D、××学院××专业《毕业实习总结》 34、负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发这一程序叫做（）。 A、草拟 B、复核 C、审核 D、签发 35、投标书的拟写要注意语气（）。 A、强硬 B、卑微 C、谦和 D、高雅 36、具有个人性特点的文书是（）。 A、讲话稿 B、述职报告 C、邀请信 D、调查报告 37、处理会议中突发事件的程序是：向领导报告→启动会议应急方案→（）。 A、向公共应急机构请求支援→实施应急方案 B、实施应急方案→做好善后 C、实施应急方案→向公共应急机构请求支援→做好善后 D、做好善后 38、写作调查报告应该注意：一是深入调查，充分占有材料；二是（）。 A、深入研究，抓住重点 B、广泛听取意见 C、实事求是 D、明确调查对象 39、在远程会议中，花费最少的是（）。 A、视频会议 B、会议 C、电视会议

秘书三级理论模拟77

[模拟] 秘书三级理论模拟77 职业道德基础知识单项选择题第1题：对从业人员来说，所谓职业化指的是从业人员工作状态的( ) A.国际化、科学化、现代化 B.标准化、固定化、长期化 C.合同化、法制化、终身化 D.标准化、规范化、制度化参考答案：D 第2题：职业劳动不仅是一种生产经营的职业活动，也是( ) A.创新活动 B.思想修养 C.能力、纪律和品格的训练 D.道德情感参考答案：C 第3题：下面关于以德治国与依法治国的说法正确的是( )。 A.依法治国就是不讲道德或少讲道德 B.倡导以德治国要淡化法律的强制性 C.德治是目的，法治是手段 D.以德治国与依法治国相辅相成，相互促进参考答案：D 第4题：道德中所谓“应该”的意思是( ) A.基于社会利益，按照社会公认的价值取向行事 B.考虑自己的利益需求，按照自己的想法行事 C.根据实际情况，不断对办事方式做出调整 D.从人际关系出发，凡是合乎人情的，就是应该的

参考答案：A 第5题：在市场经济条件下，我们对艰苦奋斗应持的立场是( ) A.继承和发扬艰苦奋斗的光荣传统 B.大兴艰苦奋斗之风会降低人们的生活水平 C.强调艰苦奋斗不利于刺激消费，会对经济发展产生一定负面影响 D.我国已经进入小康社会，再讲艰苦奋斗就难免有些不合时宜参考答案：A 第6题：下列关于道德的说法正确的有( ) A.道德是处理人与人之间关系的强制性规范 B.道德是人区别于动物的根本标志 C.道德对人的要求高于法律 D.道德从来没有阶级性参考答案：D 第7题：对于从业人员来说，关于学习的正确说法是( ) A.学习技能就够了，没有必要强调知识的学习 B.既要向伺行学习，也要向行业以外的人学习 C.学就学先进，比自己水平低、能力差的人不值得学习 D.知识不都是有用的，不必学习与工作无关的知识参考答案：B 第8题：正确使用职业用语的是( ) A.“不知道” B.“不合适，可以退货” C.“不买，别问” D.“不是告诉你了吗”