制作电子文档与具体步骤

制作成果地质资料电子文档的具体步骤

一、整理、编辑

1、对正文类的整理、编辑

电子文档正文类包括：报告封面（含题名页）、目录、正文、内容摘要。用word 制作的这几项应放在同一文件（应与老报告制作电子文档采用扫描的方法区别开）。整理内容：

⑴正文部分的各章节顺序和编辑格式（如字体、字号等）应按照地质矿产行业标准规

定执行；

⑵将封面（报告题名）命令为1级标题，篇名命令为2级标题，章名命令为3级标题，

节名命令为4级标题，以下逐级类推（注意：如果某一级标题的字体、字号或排列方式与地质行标不符，应统一对该标题重新定义，方法见标准使用说明的第6页）；

⑶正文目录应是用word软件自动生成的目录（方法见标准使用说明第8页）；

⑷插图、插照、插表注意在计算机屏幕的显示方向应向上，不是向上的应整理为向上；

⑸插图、插照的文件格式以能插入word，且在其中正常使用为原则，优选格式是gif、

JEPG、wmf、CCITT tiff g4。在插图、插照时必须先在插入的位置插入图文框，

但对单独占据一页的图片、照片不用插入图文框；

⑹插表要采用表格命令直接制作，不得采用超级链接办法链接其它软件制作的表格；

⑺页码的插入。页码应位于页面的底端（页脚），对齐方式为“外侧”（奇数页在右侧，

偶数页在左侧）；

注意：a、封面、目录、正文、内容摘要这几部分之间页码不连续，故此各部分之间要用分隔符（如分节符）分隔开（方法见标准使用说明第9页）；

b、插图、插照、插表为单页面的与正文也应在相应位置编连续页码。

⑻页面的设置以A4为宜，插图、插表横向超过A4的，按实际尺寸定，插表中有续

表的，续表中仍必须有表名和表头。

2、对审批类的整理

⑴审批类文件不管其纸介质与正文类合订在一起与否，在做电子文档时，审批类文

件必须单独组成一类电子文件；

⑵对大调查项目审查类文件至少应包括：认定书、审查意见书，编排时认定书在前、

审查意见在后。当存在多个审批验收文件时，应按照审批级次由高到低编排，同

级、同类的按时间顺序由新到老编排；

⑶审批类电子文件不得制作成栅格文件，若无原始的电子文件，应在word软件下重

新录入；

⑷审批类电子文件的内容必须与正式批件一致，编排格式与正式文件尽量一致，每

一份审批类电子文件必须注明发文机关（公章）、发文时间，公章内容用文字表示。

3、对附表、附件类的整理

⑴应区别附表、附件，不要二者混淆为一体；

⑵附表（附件）类文件内容类别不同的表格（附件）应分册制作；

⑶每册附表（附件），都应有附表（附件）的封面、目次页、内容，插入页码时各部

分之间也应用分隔符（分节符）分隔开；

⑷附件及附表中的图、表在计算机屏幕中显示的方向应向上；

⑸附表类电子文件原则上要用表格命令直接制作，使用word软件制作附表、对引用

特别复杂函数的表格，可以在word中插入Microsoft Excel表格；

⑹附表每一表格的表名要用5号标题命令定义；

⑺表格的纵向尺寸应以版芯的尺寸为界限，若超出版芯，可用续表来解决，续表中

仍必须有表名和表头（续表的表头—标题行可用word表格菜单中“标题行重复”命令制作，具体方法见标准使用说明第9页）。

4、附图类文件的整理

附图类电子文件包括两类，第一类是可以独立用于绘图或显示的电子文件、第二类是由计算机软件制作的矢量化图形文件；

对第一类（第二类后面另述）附图电子文件

⑴制作上，首选计算机直接制作（包括通过格式转换）对不能直接用计算机制作或

转换的，可采用扫描等数字化方法形成栅格文件；

⑵采用的格式为3种格式之一：EPS格式（不分色、文字变曲线）、压缩的JPEG格

式（彩色或灰度图采用）和CCITT tiff g4格式（黑白图件采用）。分辨率的选取一般可取300dpi，对压缩的JPEG格式质量因子取75以上；

⑶检查转换格式后的图件是否能正常显示且清晰；

⑷检查图件的图名、图幅号、比例尺、图例、图签、图面内容的正确性及规范性。

以上整理、编辑过程中贯穿的原则：文字部分的内容、页码，附图的图号、内容等必须与纸介质一一对应。

二、电子文件的命名

1、将整理好的电子文件按照其分类命名，文件名由8个字符组成（不包括文件名后缀），按其标识作用的不同分为3个部分：类别位、册序位、文件序号位

文件名后缀

文件序号位

间隔符（下划线）

册序位

类别位

⑴类别位（第1位）

标识该电子文件的类别，类别代码如表所示。

⑵册序位（第2-3位）

册序位用于标识该电子文件所在分册的顺序。册序位的值为01-99。若其值小于10，册序位的第1位填充“0”。

⑶文件序号位（第5-8位）

标识该电子文件在本分册中的顺序。同一分册电子文件的文件序号，从“0001”起连续取值。2、附图类第二类电子文件的整理与命名

附图类第二类电子文件按产生时采用软件的平台不同可分别包含下述电子文件；

mapGIS6.1版及其以上版本或5.32版（若使用六色色标库，则必须使用6.1版及其以上版本）的*.wt、*.wl、*.wp等点线面文件，*.mpj工程文件和相应的属性文件；arc/info for PC 的3.51版的E00文件；AutoCAD（或基于AutoCAD的软件）R14版的DXF 文件；Mapinfo4.5版的 *.map、*.ID、*.TAB等文件；

以及运行上述电子文件绘图时所必须的相关文件（如二次开发软件、系统库、子库和文件等）

⑴将上述电子文件收集全

⑵上述电子文件名应与对应的第一类附图电子文件名相对应，如附图第一册的图02采用mapGIS平台制作转换为EPS格式第一类电子文件T01_0002.eps，其对应用mapGIS 生成*.wt文件的文件名就应为T01_0002.wt (杨斌雄注：矢量文件不要改名)

⑶一个图件的所有第二类电子文件存放在对应的一个子目录中，其子目录名与其对应的第一类电子文件相同

⑷将整理后并按要求命名的第二类电子文件存放在文件夹Backup下

如果各图件第二类电子文件是在同一软件平台产生的，运行第二类电子文件绘图时所必须的相关文件相同，则可以将这些相同的内容直接放在Backup下。

⑸每份成果资料附图类的电子文件必须制作一个说明文件，以图为单位说明两类电子

文件各自的软件平台、版本、以及标示出运行第二类电子文件绘图时所必须的相关文件（如二次开发软件、系统库、子库和文件等），并写明一些必要的参数（如坐标系、比例尺、投影方式、投影参数、字段名及字段名含义等）；对压缩的JPEG和CCITT tiff g4格式的图件，必须注明图件的实际尺寸和形成栅格文件时所采用的分辨率。

此说明文件文件名规定存为“Backup.txt”，置于Backup子目录下。

三、电子文档三级目录的制作

安装“地质资料光盘制作浏览系统V3.6PS”后

1、盘目录的制作

⑴在硬盘中新建一文件夹①（其文件夹名可任意取，如GP、ZL、DZZL等）；

⑵点击地质资料光盘制作浏览系统的“盘目录制作”

⑶点击对话框中的“输入”，然后在资料号、报告题名、光盘号各框中输入对应报告

的电子文档号（屏幕画面中显示的是“资料号”）、报告题名、光盘号后点击“增

加”，确认无误后点击“保存”，在文件名框中键入main_dir.ml，保存位置选择

第⑴步建的文件夹①的位置，最后点“确定”。

2、类目录的制作

⑴在文件夹①下建一文件夹②（文件夹②的命名为该报告的电子文档号）

⑵点击光盘制作浏览系统的“类目录制作”，出现“类名”、“文件名”对话框

a、若正文类为一册，类名框中输入“正文”，文件名框中输入Z01_0001.ml

b、若正文类为多册，如为2册，类名框中输入“正文（空两个字节）第一册（空

一个字节）第一册的题名”，文件名框中输入“Z01_0001.ml”后点“增加”，再

在类名框中输入“正文（空两个字节）第二册（空一个字节）第二册的题名”，

文件名框中输入“Z02_0001.ml”后点“增加”，审批类、附图类、附表类、附

件类、其它类依次同上输入，最后点击“保存”。在新出现的“另存为”对

话框的“文件名”框中键入sud_dir.ml，保存位置为文件夹②。检查无误后点

击“确定”。

3、文件目录的制作

点击光盘浏览制作系统的“文件目录制作”后点击对话框中的“输入”选项，在文件目录项框中，输入相应的标题（对“正文类”应为报告题名，“审批类”为审批文号、审批形式，若无审批文号，则以审批机构简称和审批形式为标题，对附图类以对应图名为标题），页码框中键入的是电子文件的文件序号，然后点击“增加”，每册文件输入完后，点击“保存”，文件名框中键入的文件名与对应的电子文件名相同，但文件序号的取值为该分册中文件序号最大的那个序号，文件后缀应改为“.ml”，保存位置为文件夹②，最后点击“确定”。

制作三级目录时应注意：

⑴附图类文件目录文件，其目录条目的标题部分若有比例尺，比例尺符号用半角字符“/”表示，小于等于1:100的比例尺，用中文“百”、“千”、“万”表示数字单位；

⑵若目录文件（不管哪一级）中含有上、下角标时，以符号“^”表示上角标的开始；以符号“|”表示下角标的开始。每个角标用中括号“[ ]”括起。如Ⅲ2

表示为：Ⅲ^

E+B

〔2〕|〔E+B〕

⑶制作中，类目录文件、文件目录文件的目录条目框由于有字节所限，若目录条目超长可点击“增加”后续行，续行的文字应与上一行文字左对齐，对类目文件，续行中的文件目录文件名要完整；

⑷在编制类目录文件时要按正文类、审批类、附图类、附表类、附件类和其它类的顺序排列。

编制三级目录还可以用写字板或记事本一类的字处理软件直接制作，但要注意各级条目的记录格式（尤其注意字节要求，@的键入），另要注意：每行后都要有一个回车符。

盘目录文件记录格式为：

盘号

电子文档号@该电子档号对应的成果地质资料正题名

“盘号”长度限定在20个字节之内

“电子文档号”长度限定在12个字节之内

“成果地质资料正题名”无长度限制

“保存”时的文件名规定为“main_dir.ml”

类目录文件中的记录条目有两种格式：

格式1：

类目名@该类目所对应的文件目录文件名

格式2：

类目名

册序号1 册题名1@册提名1所对应的文件目录文件名

册序号2 册题名2@册提名2所对应的文件目录文件名

┇

当一类文件仅有一个文件册时，采用格式1；当一类文件含多个分册时，采用格式2 在格式2中，用数字标注册序号，其后标注册题名，册序号左边空2个字节，册序号与册题名之间空一个字节，册题名用于揭示该册的主题，应简洁、明了。

目录条目每行最大长度为28个字节，目录条目超长时要换行。换行后，下一行文字与上一行文字应“左对齐”，续行中的文件目录文件名要完整。每条目录条目后面（包括最后一个条目）要有一个回车符。

文件“保存”，文件名规定为“sub_dir.ml”

文件目录文件记录条目格式为：

标题@标题所对应的起始电子文件的文件序号

目录条目每行最大长度为37个字节，目录条目超长时要换行。换行后，下一行文字与上一行文字应“左对齐”。每条目录条目后面（包括最后一个条目）要有一个回车符。

四、电子文档的录制

⑴将整好按要求命名了的各类电子文件copy到文件夹②中相应文件目录后，第二类

附图电子文件夹Backup也copy到文件夹②下；对文件名、所放位置按要求进

行检查核对；

⑵把硬盘中的电子文档当作已刻在光盘中的资料，用光盘浏览程序进行全面检查。

检查无误后即可转入刻盘。刻盘前应特别注意所使用的计算机是否有病毒，

一定确保在无病毒的情况下再进行光盘的刻录；

⑶录制后要进行复查，复查无误后，填写电子文件登记表，并在盘片上写上“盘号”

盘盒上贴上统一的标签。

注：录制时要求一张光盘只准刻一份报告

西安地矿所张红英整理编写

2002/4/18

（注：本文根据“成果地质资料电子文件汇交格式标准”整理编写，

仅供参考。如有与标准原文不一致之处，一定要以标准原文为准）

(完整版)公司电子文档管理规范bybonnie

电子文档管理规范 GL-24 第一章总则 第一条、为适应公司信息化建设的需要，规范电子 文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有 效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。 第二条、本制度所称的电子文件是指在数字设备及 环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体， 依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送 的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 第三条、本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项 活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形 成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。 第四条、本办法适用于本公司范围内的所有部门。 第二章电子文件管理体系 第一条、行政管理部门建立与各部门档案人员、数据管 理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件 归档与管理中出现的问题。 第二条、为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双 套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存价值

的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件， 同步归档保存。 第三条、一般电子文件的分类； 1．文字型电子文件；2．图像电子文件；3．音频电子文件；4．影像及多媒体音像数据； 第三章电子文件的收集与保存 第一条、电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文 件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作 备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多 次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。 第二条、对已经定稿完毕的电子文件及时交由行政部进 行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。 第三条、电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时 保存。 第四条、电子文件稿本代码： M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件； 第五条、文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其 来源进行的分类。归档分类可以分两类；就是内部和外部文 件。外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。内部进行的

电子文件归档与管理规范GBT18894-2002

电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002） 作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata

指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法 (国家档案局令第5号 1999年6月7日颁布) 1．总 则 1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。 1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 2．电子文件的收集与积累 2．1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 2．2 收集积累要求 2．2．1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 2．2．3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储

公司电子文件归档与电子档案管理办法

公司电子文件归档与电子档案管理办法 Company's electronic file filing and management measures

公司电子文件归档与电子档案管理办法 前言：合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。本文档根据合同内容要求和特点展开说明，具有实践指导意义， 便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件 的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理 工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指 定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

电子文档管理制度[1]

电子文件归档与电子档案管理制度 一.目的 为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于木业工厂各业务模块。 三. 负责部门 本制度由企划办行政管理科负责信息收集、归档，各部门协助实施。 四. 制度内容 3.1总则 （1）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政管理科统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。 （2）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政管理科档案管理员要进行指导与监督。 （3）电子文件的管理由行政管理科负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 （4）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 （5）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。 （6）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 （7）电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 3.2电子文件的收集与积累 （1）收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 （2）收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电

工程档案电子文档格式规范

附件2 重庆市三峡库区地质灾害治理工程档案 电子文档格式规范 重庆市国土资源和房屋档案馆 二○○六年六月 三峡库区地质灾害治理工程档案电子文档格式规范 1. 总则 1.1为切实贯彻《地质资料管理条例》,实现地质资料信息化,充分发挥三峡库区地质灾害治理工程档案在国民经济建设和社会发展中的作用；依据《国土资源部数字国土工程工作标准》结合实际情况制定本规范。 1.2本规范只对制作三峡库区地质灾害治理工程档案（以下简称工程档案）电子文档的文件格式、文件编制及存储时的组织方式做出规定，除此之外电子文档包含的其他内容按相关专业标准执行。 2. 规范性引用文件 2.1《成果地质资料电子文件汇交格式》（SZ1999002—2001） 3. 术语及定义 3.1工程档案电子文档：即该项工程档案的电子文件及其附加电子文件的总和。 3.2工程档案附加电子文件：即电子文件的说明性、标注性文件，如“Readme.txt”说明文件。

3.3多媒体文件（Multimedia files）：能够在计算机等相关电子设备上存贮（如：光盘、磁带、电子储存器等）、制作、运行或播放的载有数字、文字、声音、图形、图像等信息的载体，经综合处理，以数字形式使多种信息建立逻辑连接，集成为具有交互性的文件。 4. 分类 4.1工程档案电子文档按其文件信息不同分为 工程档案文件分类表

4.2按电子文件的形成方式分为 4.2.1“原始电子文件”是指通过字处理、制表、制图、数据库、系统开发以及多媒体制作等工具软件进行创建而直接得到的电子文件，如“.doc、.xls、.dwg”等格式的矢量图形文件等。

4.2.2“存档电子文件”是指通过对原始电子文件进行格式转换或通过扫描方式制作而间接得到且不能修改的电子文件，如“.jpg、.eps、.pdf、.tiff”等格式的文件。 5. 电子文件命名格式及规则 5.1命名格式 工程档案电子文件命名用该份文件所载内容的中文题名来表示，格式如下： 顺序号_所载内容的中文题名.后缀名 5.2命名规则 工程档案电子文件命名中的题名揭示了该电子文件内容的主题，应规范、完整、简洁、明了，要使用规范化的语句精确地描述出文件的主题内容。 在进行电子文件命名时,对文件的类别、属性不必进行标注,但应遵循以下规则：A．电子文件名（前缀部分）的长度最长为256个字节； B．文件名中不能包含下列任何半角字符：斜杠(\)、冒号(:)、星号(*)、问号(?) 、引号(")、尖括号(<、>)和竖杠(|)； C．审批件的电子文件以各审批文件的审批文号、审批形式作为题名；无审批文号和审批形式，则以审批机构简称作为题名； D．图件的电子文件命名以图名（包括比例尺）作为题名。比例尺符号用半角字符“/”表示；小于或等于1:100的比例尺，用中文“百”、“千”、“万”表示数字单位； E．多媒体类的各个电子文件名可按照相关规范或建库时自身的命名规则进行命名。 6.工程档案电子文档格式及编制

Word文档格式规范

Word文档格式规范 （2018） 封 面 编制单位：12346789 编制时间：2018年7月7日

目录 一、文档设置 (4) （一）页面设置 (4) （二）封面、标识、目录 (4) （三）文本标题 (4) （四）正文格式 (5) （五）字体、字号 (5) （六）段落 (5) （七）页码设置 (5) （八）打印 (5) （九）装订 (6) 二、以表格为主的文档设置 (6) （一）页面设置 (6) （二）标题字体、字号 (6) （三）内容字体、字号 (6) （四）表单的设置 (6) 三、各类文件、电子文档格式要求 (6) （一）、工作简报 (6) （二）、会议纪要 (7) （三）、新闻稿 (7)

（四）、工作总结 (7) （五）、办公室通报 (8)

一、文档设置 （一）页面设置 一般情况下页边距：上2.54厘米；下2.54厘米；左3.18厘米；右3.18厘米。（如一页篇幅内仅有一两行文字，适当缩减整体文字页边距，将此页篇幅文字调至上一页。）文字材料有明确模板要求的，按要求设置页面。 （二）封面、标识、目录 封面：活动指南、专业性方案、报告等文字材料，在有明确要求的情况下，可带封面。一般情况下，文字材料不带封面，看个人喜好， 标识：有明确要求的，在封面或材料首页的左上角添加标识。一般情况下，文字材料不带标识。 目录：两端对齐，美观大方，目录后在加页码。 （三）文本标题 1.当文档标题级别较多时，一级、二级、三级, .. 标题依次使用“一、（一）、1、（1）、①”，若文档标题级别较少，可直接使用“一、1、”。 2.主标题：方正小标宋简体，二号，不加粗，段落行距固定值为36磅。 3.一级标题：黑体，三号，不加粗，顶格对齐，段前段后0.5字符，段落行距固定值为28磅，序号为大写数字后加顿号。 4.二级标题：楷体_GB2312，三号，加粗，顶格对齐，段前

档案管理工作的策略和技巧

精品文档 . 如何做好档案管理工作档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工 作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的根本依据。因此，做好档案管理工作对于公司的发展具有重要的意义。档案种类繁多，形式各异，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门档案室，并设有专柜便于查找，做到科学管理，整齐排放，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，档案室内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次档案室人员应深入各个部门，了解各个部门的主要业务活动，以便对各个部门的档案提出统一的立卷要求，促使各个部门在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后，要严格遵守公司档案管理制度，对于档案借阅及领用手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。由于档案室是新成立的部门，根据实际情况公司各位领导已协商并制定出了详细的《公司档案管理制度》，办公设备也已配置齐全。经过一段时间的努力，现已将各个部门移交的资料，整理归档，归档方式是将同一个项目的各类资料汇总，按照文件类别分类、编号并录入电子档，主要包括工程类（即招标文件、承包合同、分包合同及与该项目有关的其他文件）、机械合同、材料采购合同、计量申报表、工程预决算、工程技术资料、施工图纸及竣工资料等。且主合同、材料采购合同、计量、预决算类文件为受控文件，在借阅室严格执行档案管理制度，办理借阅手续。

电子档案管理办法

ＸＸＸＸ有限公司电子档案管理办法（暂行）　 第一章　总　则　 第一条　为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子 文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共 有限公司档案管理办法（暂行）》有关 和国档案法》、《ＸＸＸＸ 规定制定本规定。　 第二条　本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营 业部（以下简称各单位）。　 第三条　基本术语解释　 （一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形 态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文 件，用数字（比特）形态表现出来，通过编码和解码来输入和 输出，也称数字式文件。　 （二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具 有保存和利用价值的归档电子文件。　 （三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文 件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。　 （四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存

放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。 第二章　管理体制和职责 第四条　根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。　 第五条　各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。　 第六条　在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。　 第七条　归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文

如电子投标文件没有按招标文件规定的格式及要求编制因[001]

48．投标人应按以下规定的格式及要求编制投标文件，如电子投标文件没有按招标文件规定的格式及要求编制，因其所引起系统无法检索、读取电子投标文件中的数据时，其后果将由投标人承担。本格式及要求规定适用于电子评标项目的投标文件的编制。 48.1《广州建设工程施工招标投标书》是投标文件的重要组成部分，其内容是投标人开标信息的主要来源，投标人应准确填写《广州建设工程施工招标投标书》的相关内容。 48.2 投标书内容按以下表述填写。 投标总工期：“＿日历天”或“按招标文件的要求”； 工程质量标准：“按招标文件的要求”； 保修期限：“按《建设工程质量管理条例》规定”。 48.3工程量清单报价表应使用符合广东省《建设工程造价文件数据交换标准（电子评标部分）》的有关规定，《广州建设工程施工招标投标书》使用广州公共资源交易中心提供的电子投标文件管理软件直接填写，投标文件的其他内容均以电子文件编制。扫描图片电子文件要求为从扫描原纸质文件所形成的电子图片。图片文件格式要求为JPG格式，文件名称要求与上述对应名称一致且唯一，文件内容（即扫描图片内容）要求与文件名称相符，电子图片要求清晰可辨，每个JPG 文件可包含多张扫描图片，单个JPG文件大小要求在1M以下。 48.4 投标人为联合体投标时，应按以下规定填写。 48.4.1投标人在编制工程量清单时应只填写主体单位全称，且要求填写的全称与广州公共资源交易中心企业库登记名称完全一致。 投标函 致：(招标人名称) 1.根据已收到贵方的项目编号为的工程的招标文件，并已详细审核了全部招标文件及有关附件。 2.遵照《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《广东省实施〈中华人民共和国招标投标法〉办法》、等有关规定，经考察现场和研究上述招标文件的投标须知、合同条款、标准和技术规范、图纸、工程量清单及其他有关文件后，我方承诺： 愿以经济标中的投标报价并按上述合同条款、标准和技术规范、图纸、工程量清单等的要求承包上述工程的施工、竣工并修补其任何缺陷。 3.我方同意所递交的投标文件在投标须知规定的投标有效期内有效，在此期间内我方的投标有可能中标，我方将受此约束。如果在投标有效期内撤回投标或放弃中标资格，我方的投标担保将不予退还，给贵方造成的损失超过我方投标担保金额的，贵方还有权要求我方对超过部分进行赔偿。 4.我方理解贵方将不受必须接受你们所收到的最低标价或其它任何投标文件的约束。 5.如果我方中标，我方保证按招标文件中规定的工期，在日历天内完成并移交本工程，质量标准达到招标文件中的要求。 6.如果我方中标，我方将按照规定递交由招标人认可，并在招标文件中规定金额的履约保函。 7.除非另外达成协议并生效，贵方的中标通知书和本投标文件将成为约束双方的合同文件的组成部分。 8、如果我方中标，我方将实行项目经理负责制，并按投标文件配备项目管理班子。如未经招标人同意更换项目班子成员，招标人有权取消我公司的中标资格或单方面终止合同，由此造成的违约责任由我公司承担。 法定代表人：签名或盖章 投标人企业公章：日期：年月日 广州建设工程施工招标投标书 投标日期：年月日

各类文件、电子文档格式要求

各类文件、电子文档格式要求 一、共青团工作简报格式要求 标题：小标宋简体、二号、加粗、居中 副标：楷体、三号、加粗、居中 正文：仿宋、三号 行间距：28磅 页边距：上3.7；下2.0；左2.8；右2.5 二、团学周报格式要求 （基层团组织、团学工作动态、学生会工作动态）黑体、四号、加粗标题：小标宋简体、二号、加粗、居中 副标：楷体、小四、加粗、居中 正文：仿宋、三号 落款：宋体、三号、加粗（与页边距对齐） 行间距：28磅 页边距：上3.7；下2.5；左2.8；右2.5 三、办公室通报格式要求 标题：小标宋简体、二号、加粗、居中 正文：仿宋、三号 行间距：28磅 页边距：上3.7；下2.5；左2.8；右2.5 四、周工作安排格式要求 标题：小标宋简体、二号、加粗 副标：新宋体、三号、加粗 正文：仿宋、三号 行间距：根据页面定 页边距：上2；下2；左2；右2 五、大事记格式要求

标题：小标宋简体、二号、加粗、居中正文：仿宋、三号、加粗 行间距：28磅 页边距：上2.54；下2.54；左3.17；右3.17 六、各类团发、团办格式要求 标题：小标宋简体、二号、加粗、居中正文：仿宋、三号 行间距：28磅 页边距：上3.7；下2.0；左2.8；右2.5 七、各类会议纪要格式要求 标题：小标宋简体、二号、加粗、居中正文：仿宋、三号 行间距：28磅 页边距：上3.7；下2.5；左2.8.右2.5 八、各类各系上报电子文档上交格式要求 标题：小标宋简体、二号、加粗、居中副标：楷体、小四、加粗、居中 正文：仿宋、三号 行间距：28磅 页边距：上3.7；下2.5；左2.8；右2.5

技术文件电子文档管理办法

1 目的 为了加强计算机图档文件的管理，杜绝图档文件零散无序和版本混乱的现象，合理利用有限的磁盘资源，并确保产品设计过程和产品数据的安全性，制定本规定。 2 范围 本办法适用本公司所有生产的图样，文件资料，照片等。 3 职责 技术部设计人员负责产品电子档归档。 4 内容 4.1 合同产品图档文件的管理规定 4.1.1 产品图样文件的归档 (1) 产品的图档文件必须电子档归档 (2) 所有产品及下发图样都必须归档。在档案馆内建立年度文件夹(如2014年度则建立文件夹‘2014’)，在年度文件夹中建立“专用车辆”、“工艺、工装”、“新产品”等文件夹；在‘改装车辆’文件夹中根据产品的种类建立相关的子文件夹，具体分类及文件夹的名称示意如下： 专用车辆 档案馆----2014年----- 工艺、工装 加工零部件 (3) 归档由设计部负责人归档。未归档的文件，存放在相应的临时文件夹中。设计部负责人(产 品主管)定期整理文件夹，将完整的产品图样归到档案馆中。 (4) 设计部负责人(产品主管)在接到合同工单时，要求建立电子档，将所订车型、用户名称、车型要求、配置情况、工单日期、工单号输入到电子档中，并在电子档中明确该产品图样归档

的路径，以便于产品生产过程中和产品出厂后对该产品的查阅。 (5) 设计人员修改归档文件时，需填写图档更改申请单，修改完成后，经设计部负责人批准后重新归档，归档程序同图档文件的归档程序，对旧版文件是否删除，在更改申请单上加以说明，需要保留旧版文件的，在新版文件的文件名后应加代号区分。 4.2 图档文件的命名 文件夹的命名——产品文件夹以产品型号命名，其子文件夹以各总成图号命名，文档文件夹以“文档”命名，明细表文件夹以“MX”命名。对于非标车的命名，按合同名称命名。 图形文件的命名——图形文件的名称以图形的图号简称命名，改进图形的名称，如果原有图样不需要保留的可采用原有文件名；如果原有图样需要保留的可在原有文件名后加代号(a、b、c、d……)，加以区分。明细表文件的命名用明细表的名称并加上相应顺序号存储于产品文件中的MX子文件夹中。 技术文档的命名——以该文档的题目的汉字全称命名，并存储于相应产品的“文档”文件夹中。 附录A 1. 改装车产品的命名 合同用户名 参考以上公告车型

电子档案整理与管理方法

电子档案整理与管理方法 一、电子档案整理方法 电子档案也称归档电子文件，是指具有参考和利用价值的，并作为档案以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体上的电子文件。电子档案以件为单位整理，并录入机读目录。 （一）录入机读目录、原文挂接和保存载体 电子档案机读目录的录入形式主要有两种：电子公文（文书档案）机读目录录入和其他归档电子文件（图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、程序文件）机读目录的录入 1.电子公文（文书档案）录入电子档案移交数据库或北京市朝阳区档案管理系统软件文书档案文件级整理数据库。 每年归档的文书档案目录无论是否有原文，必须全部录入，有电子原文的必须做好挂接。 2.其他归档电子文件录入声像档案数据库或北京市朝阳区档案管理系统软件电子档案文 件级整理数据库。 做好机读目录与电子原文的挂接。 3.把机读目录和与之挂接的电子原文，拷贝至耐久性好的只读光盘（或一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等）载体上，设成禁写状态，并装入光盘盒保存。光盘至少一式2套，一套封存保管，一套查阅使用。对于加密电子文件，应在解密后再制作拷贝。 （二）光盘编号 电子档案作为各立档单位档案的一个门类，要单独给与目录号，每张光盘在此目录内编制流水号。 （三）光盘标签和填写相关内容 每张光盘必须贴有标签，标签的内容有光盘编号、套别、内容、电子文件类别代码、制作日期、光盘规格和文件格式等。 （1）光盘编号 光盘编号由三部分组成即全宗号－目录号－盘号 例如：88－3－1 （2）套别：填写光盘套别的代码

查阅利用光盘填写A 封存保管光盘填写B （3）内容：填写此张光盘保存的内容 如：三里屯街道第一次全国经济普查工作活动照片（4）类别:填写电子文件类别代码： 声音文件—A 影像文件—V 图形文件—G 图像文件—I 数据文件—D 多媒体文件—M 文本文件—T 计算机程序—P （5）制作日期：填写光盘制作日期形式为8位数如：2006年11月2日填写为20061102 （6）规格：填写电子档案保存载体的规格 如：光盘 CD—R，650MB （7）文件格式：填写内各种文件的格式 如：.DOC word97 tifGroup4等。 3.光盘盒脊背的填写 （ （2）光盘盒脊背的填写 填写全宗号、目录号和光盘编号。 （四）编制电子档案目录 1.电子档案目录样式

公司电子文档管理办法

公司电子文档管理办法 —、总贝!J （―）为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性, 结合公司的实际情况，制走本制度。 （二）本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成, 以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理”并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 （三）本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴走、归档、保管、使用和统计的过程。 （四）本办法适用于本公司范围内的所有部门。 二电子文件管理体系 （―）行政管理部建立与各部门、各单位档案管理人员、数 据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。 （二）为保证电子文件的安全性,防止因灾难、病毒、意夕帶可能带来的数据丢失,对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存X有永久和长期保存价值的文本或图像、

图形形式的电子文件，必须制成纸质文件, 1/7 同步归档保存。 （三）一般电子文件的分类： 1.文字型电子文件; 2?图像电子文件； 3?音频电子文件； 4 .影像及多媒体音像数据。 三、电子文件的收集与保存 （―）电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节,只要发生过信息变化的z都必须制作备份,并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。（二）对已经走稿完毕的电子文件及时交由行政人事部进行统—编号发布,无论有没有归档,都要走期制作备份。 （三）电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。（四）文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行 的分类。归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。夕卜部文件划分成可以是〃机构+日期”模式。内部进行的分类部门的需用部门名称、项目需使用项目名称+日期以文件夹或压缩文件打包。2/7

电子文件管理暂行办法(中办 国办 厅字〔2009〕39号)

电子文件管理暂行办法（中办国办厅字〔2009〕39号) (2010-07-28) （中办国办厅字〔2009〕39号) 第一章总则 第一条为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，按照国家有关法律法规，制定本办法。 第二条本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则： （一）统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。 （二）全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。 （三）规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。 （四）便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。 （五）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。 第二章电子文件管理机构及职责 第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。国家电子文件管理部际联席会议的主要职责是： （一）负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作; （二）研究制定电子文件管理方针政策； （三）审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案； （四）组织起草相关标准； （五）研究解决全国电子文件管理中的其他重大问题。 第五条国家电子文件管理部际联席会议日常工作由中共中央办公厅承担。 第六条县以上党委、政府要结合实际，明确负责电子文件管理部门，承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查。 第七条各有关部门应当为电子文件管理提供必要的保障措施。各级信息化行政管理部门应当将电子文件管理工作纳入信息化发展规划，为电子文件管理工作提供信息化保障。各级发展改革、机构编制等部门负责为电子文件管理工作提供政策保障。各级财政部门应当为电子文件管理工作提供资金保障。 第八条电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档

电子文档格式

电子文档格式规定 为了保持焱星筑梦团电子档案格式的统一，便于管理，焱星筑梦团所有电子档案均执行统一的格式要求。现制定焱星筑梦团电子文档规范如下： 1、文件要求 为保证兼容性，所有交给秘书中心的文件必须采用Word 97-2018 或Excel 97-2018的格式编辑，WPS版本所使用的格式必须转换成Word/Excel 97 -2018的格式才能提交给秘书中心或相关部门； 2、页面要求 采用A4纸张，页面边距设置为上下各2.5cm，左右各2.75cm（有特殊要求的除外）； 3、标题要求 文档的主标题一律使用“微软雅黑、小二号、加粗、居中”格式；如文件中有附件或表格，则其标题按照主标题的格式调整； 4、正文要求 正文格式设置为“黑体、四号、不加粗”。所有文字、标点均使用全角字符。如果正文中包含表格，表格中的内容可以以排版美观为目的灵活调整其字体大小，但字体样式必须按以下格式设置：表格的表头“宋体、加粗”，表格内容“仿宋、不加粗”，表格中的所有内容必须居中对齐；如果正文段落前有小标题，其格式只需要相对本段正文加粗； 5、段落格式

段落为首行缩进两字符，行距可根据段落情况灵活调整，不做统一要求，但必须保持文档内部的相对统一；行距统一为1.5倍行距（有特殊要求时根据要求设定） 6、段落编号 一级段落编号为“一、”、“二、”……，二级段落编号为“1、”、“2、”……，三级段落编号为“（1）”、“（2）”等等，一般不使用四级段落编号。相同的编号段落之间通过分号分隔，最后一段用句号结束。为方便调整格式，请取消“段落自动编号”功能，方法如下：“工具”菜单——“自动更正选项”——“键入时自动套用格式”选项卡——取消“自动编号列表”条目； 7、落款要求 落款必须使用部门全称，日期使用“YYYY年MM月DD日”右对齐（须使用“右对齐”功能，不允许通过空格键调整）的样式。 8、适用范围 焱星筑梦团的各种常用文档，如工作计划、工作总结、调查报告、活动流程、活动方案等：活动通知等文件按照各自要求调整格式。 附：通知类文档拟定流程 1、各部门部长活动前起草相应文件； 2、分管副主席审阅，确保内容无误； 3、秘书中心进行格式调整； 4、各部部长将修改后的文件给秘书中心做最后的校正； 5、各部部长把文件交分管副主席审阅，进一步修正后交于招就处老

电子管理办法

电子文档管理办法 1目的 为促进和规范公司办公自动化的进程，确保所使用的电子文档的充分性、适用性和有效性，并对电子文档进行有效控制，特制定电子文档管理办法。 2适用范围 适用于我公司编制或制定的手册、程序文件、管理细则文件、各类制度、设备操作规程、各类报表等电子文档的管理。 3职责 3.1综合部负责各类制度、职业健康体系运行等电子文档的管理；负责办公用计算机、服务器、办公自动化系统及网络系统使用的技术支持及维护。 3.2各部门负责本部门内的电子文档管理。 3.3质量管理部负责手册、程序文件等管理体系电子文档的管理。 3.4制造部负责环境管理体系运行、安全生产等电子文档的管理 3.5设备科负责设备操作规程等电子文档的管理。 4工作程序 4.1各部门在公司办公自动化系统上共享文件的管理

4.1.1各部门可根据需要向综合部申请在服务器上建立部门共享文件夹，填写《用户申请单》，并设置文件夹权限，确保只有使用该用户名登陆服务器，才可拥有对该申请部门的共享文件夹具有完全控制权限。 4.1.2各部门对本部门的服务器用户名及密码进行管理，防止其外泄和广泛知晓，并确保知晓本部门用户名及密码的人员是有限的并经过许可的。 4.1.3服务器上共享文件的类型由各部门自行规定，通常包括：“质量、环境和职业健康安全管理体系文件”、“公司规章制度”等需要使较大范围内员工了解的文件。 4.1.4文件共享前应由所在部门负责人批准后方可共享，然后由文件制定者通知所要发放的人员。 4.2OA系统上电子文档的管理 4.2.1OA系统帐户的申请，公司内部员工如因工作需要，填写《用户申请单》向综合部申请，经批准后由综合部新开帐户。 4.2.2OA系统安装和维护由综合部负责提供技术支持。 4.2.3OA系统上文件的管理内容 4.2.3.1各类重要信息和通知邮件内容超过一页（A4纸）者，须使用附件的形式传送。 4.3电子文档的受控

《电子文件管理暂行办法》

《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号） （2009年12月18日厅字〔2009〕39号） 第一章总则 第一条为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，按照国家有关法律法规，制定本办法。 第二条本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则： （一）统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。 （二）全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。 （三）规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。 （四）便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。 （五）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。 第二章电子文件管理机构及职责 第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。国家电子文件管理部际联席会议的主要职责是： （一）负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作;

（二）研究制定电子文件管理方针政策； （三）审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案； （四）组织起草相关标准； （五）研究解决全国电子文件管理中的其他重大问题。 第五条国家电子文件管理部际联席会议日常工作由中共中央办公厅承担。 第六条县以上党委、政府要结合实际，明确负责电子文件管理部门， 承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查。 第七条各有关部门应当为电子文件管理提供必要的保障措施。 各级信息化行政管理部门应当将电子文件管理工作纳入信息化发展规划，为电子文件管理工作提供信息化保障。各级发展改革、机构编制等部门负责为电子文件管理工作提供政策保障各级财政部门应当为电子文件管理工作提供资金保障。 第八条电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。 各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。 第九条各级国家综合档案馆负责接收和保管本馆接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本机电子文件备份中心或者异地备份库。 第三章电子文件的形成与办理 第十条电子文件形成单位在建立和完善信息系统时，应当组织文秘、业务、档案、信息化、保密等部门提出电子文件管理的功能需求。 第十一条电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求： （一）能够有效表现所载内容并可供调取查用； （二）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更

电子文件管理办法

中国华电集团公司电子文件管理办法(暂行) 第一章总则 第一条为加强中国华电集团公司(以下简称“集团公司”)电子文件的管理，实现公司总部和系统各单位电子文件的规范化和制度化，促进公司系统电子文件交换的应用及公司系统的信息资源共享，提高工作效率，依据《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》及国家相关规定，制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指通过集团公司办公自动化系统(以下简称“OA系统”)及其认可的子系统显示或流转并通过公司统一配置的公文传输系统处理后形成的具有特定效力和规范格式的电子数据。 第二章基本原则 第三条电子文件处理应遵循以下原则： (一)最大效用原则。公司系统文件处理采用电子文件方式。 (二)全程管理原则。对电子文件的形成、识别、存储、传输、归档等实行全程管理，以保证电子文件质量。 (三)完整性原则。电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后仍能与处理前状态保持一致，无任何

缺损。 (四)可读性原则。电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以可以识读、可以理解的方式输出。 (五)安全保密原则。电子文件处理必须采取严格的安全防护技术措施和严格执行国 家和集团公司的有关安全保密规定。 第三章职责 第四条集团公司总经理工作部负责组织实施本办法。系统各单位的总经理工作部(办公室)是电子文件处理与交换的管理机构，主管本单位的电子文件处理与交换工作，指导、检查和督促下级单位的电子文件处理与交换工作。信息技术部门是OA系统的技术支持和保障部门。 第五条总经理工作部(办公室)职责： (一)制定OA系统电子文件处理与交换的具体工作规范及管理制度。 (二)征询各使用单位的意见和建议，研究、协调解决各使用单位在电子文件处理与交换中出现的问题，并提出处理意见。 (三)审查、认定电子文件处理流程的调整方案，电子文件类型的变更和增加。