公文及公文处理1
《国家行政机关公文处理办法》讲座
二00一年 一月一日起执行
一、公文概述
（一）公文含义 （二）公文特点
（一）公文含义
行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
（二）公文特点
1．政治性。 2．实事求是。 3．精简、准确。 4．及时、高效。 5．安全、保密
二 公文种类
公文种类包括
1、命令（令） 2、决定 3、公告 4、通告 5、通知 6、通报 7、议案
8、报告、 9、请示 10、批复 11、意见 12、函 13、会议纪要
（一）命令（令）
? 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员 。
（二）决定
? 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告
? 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 。
（ 四）通告
? 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
? 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员 。
（六）通报
? 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况 。
（七）议案
? 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 。
（八）报告
? 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问 。
（ 九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准 。
（十）批复
适用于答复下级机关的请示事项 。
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法
（ 十二）、函
? 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项 。
（十三）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项
三 公文格式
? 公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分 。
? 眉首包括：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人；
? 主体包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件 ；
? 版记包括：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期 。
四、公文写作的基本方法
（一）基本要求
1、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级、机关的有关规定。 2、要符合客观实际，符合工作规律。
3、公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。 4、词句必须准确、严密、鲜明、生动。
（二）公文作者的特殊作用
1、
具有一定的政治理论水平 2、要熟悉和掌握政策法令 3、要熟悉本机关、本部门的业务和有关情况
4、要有广博的知识 5、要懂得一些语法、逻辑、修辞知识 6、要多写多练，刻苦实践
（三）公文主题
? 1、主题是公文表现思想观点、意见态度最直接的表现形式； 2、是明确的理性认识；
3、公文一事一文的特点决定着其主题是集中、单一的。
（四）公文的基本构架
1、篇段合一式 2、分项式 3、条款式 4、分部式
五)公文结构的主要环节
1、层次
总分式。 递进式。 时序式。
2、段落
划分段落的注意事项 首先，保持段意的单一性。其次，注意段意的完整性。其三，段落安排要长短适度。
其四、分段的标准要统一
（六）公文语言
1、简练
(1)尽量使用短句
例如：
牢牢把握、积极争取、统筹兼顾、综合治理、严格执行、重要保证等。
(2)适当采用文言词语
示例
“来函收悉”四个字，要换成“来信收到，内容尽知”，文字多了一倍，意思却一点也没增加。要换成“你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了”就没有公文的韵味了。
2、庄重
(1)不做作，不生造。示例：
把“教育”和“培训”合成为“教培”。
把“战斗英雄”缩写为“战英”。
“文革”时的样板戏《红灯记》中李铁梅有一句唱词：“爹爹和奶奶，都有一颗红亮的心”。
“欺诡” 、“酷妹”、“帅哥” 等。
(2)不溢美，不虚饰
溢美、虚饰，也是公文语言的大忌。示例1：
表扬一个医生医术高明，就说他是“当代华佗”；医德高尚，就说他是“当代白求恩”。
示例2：
“一把手亲自抓，县委委员人人抓，分管委员认真抓，主管部门直接抓，有关部门配合抓，村镇党委层层抓”，虚饰之辞，一览无余。
五 行文规则
? 行文规则，是制发、办理公文中必须遵循的基本准则。
? 行文规则主要包括行文原则、行文方向和行文要求三个方面内容。
（一）行文原则
? 行文应当确有必要，注重效用。
（二）行文方向
1、明确隶属关系和职权范围。 2、严格遵守限制条件。 3、按照划定的范围行文。4、掌握联合行文的要求。
（三）行文要求
? 1、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
? 2、对上行文的体式要从严把关。
六、公文处理
公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
（一）发文办理
? 发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括：
? 草拟－审核－签发－复核－用印－登记－分发等程序。
1、草拟公文
要认真学习与研究有关的政策法规 要认真领会机关领导的意图。 要正确使用文种
引文、结构层次序数、计量单位、数字、紧急程度等一定要规范。
2、公文审核
? 公文送负责人签发前，需经办公厅（室）进行审核。
3、公文签发
? 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；
? 以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发
? 签发公文，签批人应当明确签署意见，并签署姓名和时间
? 部门不应将代拟稿直接送本级政府负责人签批。未经发文机关文秘部门审核的文稿，负责人原则上不予受理签发。
4、公文复核、登记
? 公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审。
? 发文登记就是把文件的基本信息在印制前登记下来，以便于查阅利用。
5、发文的用印
? 机关印章是代表机关职权的一种凭证和标志。
6、 分送
? 分送是指从发文机关到收文机关的运行过程。
（二）收文办理
? 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括
? 签收－登记－审核－拟办－批办－承办－催办－反馈等
1、签收、登记
? 签收是收文办理的开始，因此，要做好清点和分类工作，注意检查来件是否是发给本机关、本单位的，封皮编号是否与记载相符；信件有无破损、散包、被拆现象；清点收件总数与清单是否一致；通知单或回执单标明的文题、编号、数量是否符合要求；文件是否完全完整，如有无缺附件、缺页、白页、未具落款、未盖公章；阅后按页清退的绝密文件要逐页清点，注意有无缺页.对于不符合要求的要及时退回。
2、审核
? 审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
3、拟办
? 拟办是指秘书人员对来文应由那位领导审批，那一部门承办，以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见，供领导同志批办时参考的工作程序。
4、承办
? 承办是指机关有关部门或有关人员对应办复的文件根据领导批办意见进行具体办理的工作，是文件处理工作中的关键环节，也是具体解决问题的阶段。
5、催办
为了加快文件处理速度，提高机关工作效率，对于送负责人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办。催办工作一般由负责文件处理工作的秘书人员承担，也可以配备专职的催办人员。
八、 公文管理
? 公文管理的基本原则：坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全
（一）公
文管理的基本要求
1、统一接收。 2、建章立制，科学管理。 3、加强协调，多方配合。 4、严格保密，确保安全。
（二）公文管理的基本职责
1、翻印 2、公开发布 3、复印 4、撤销 5、废止 6、清退 7、销毁 8、保密