受控文件编号细则

XXXX有限公司管理文件

受控文件编号细则

规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法。 2. 适用范围

适用于本公司受控文件的编号。 3. 受控文件种类

3.1 体系文件:手册、程序文件、管理文件(包括管理活动规定、管理作业指导书)、质量记录表样

3.2 技术文件:产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件;

3.4 外来文件:法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。

4. 文件格式

4.1 程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1。 4.2 技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行。

5. 编号方法 5.1 手册

5.1.1 质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成。具体如下: HY — QM — XXX

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● 公司代号用大写字母HY 表示,即XXXX 有限公司。

● 质量手册代号用大写字母

Q 和M 表示,即Quality (质量)和Manual (手册)两词的第一个字母。

● 顺序号用三位阿拉伯数字表示:001~999

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5.1.2 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成。 001~999)

● ● 表示,即Environment (环境)和Manual(手册)两司的第一个字母。 ●

顺序号用三位阿拉伯数字表示:001~999

5.1.3版本和状态编号

未更改的文件版本编号为A 版,各页修改状态为A/0:

a. 若文件只是某页或某条款第1次修改,而不需整份文件换版时,此页修改状态为A/1。如质量手册A 版第5页进行了修改,则第5页的修改状态为A/1。 顺序号

质量手册代号

公司代号

b. 若文件进行大幅度修改,修改次数达五次后文件换版,文件版本编号为B 版,各页修改状态为B/0,依此类推。 5.2 程序文件

5.2.1质量体系程序文件由公司代号、程序文件代号、程序文件顺序号、版本号四部分组成。

HY QP XX — A/0

● 公司代号同5.1.1。

● 程序文件代号用大写字母Q 和P 表示,即Quality (质量)和

Procedure (程

序)两词的第一个字母。

程序文件顺序号用阿拉伯数字表示(01、02……顺序流水号)。 ● 版本号同5.1.3。

5.2.2 环境体系程序文件由公司代号、环境程序文件代号、环境程序文件顺序号

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三部分组成。 HY — EP — XX

● 公司代号同5.1.2;

● 环境程序文件代号用大写字母E 和P 表示,即Environment (环境) 和

Procedure (程序)两词的第一个字母。

● 环境程序文件顺序号用阿拉伯数字表示:01~99。 5.2.3 版本编号同5.1.3。 5.3 技术文件

5.3.1图样的编号按照企业标准执行。

5.3.2工艺文件的编号(包括工艺、检验作业指导书;设备、检测仪器和工装模具使用维护保养规程;工艺流程图、产品包装图;材料标准、工艺定额等)。

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X --- X --- X XXX

版本号(首次制订为A/0,修改第一次为A/1详见5.1.3) 程序文件顺序号 程序文件代号 公司代号

顺序号(000-999) 工序代号 工艺文件类别代号 产品工艺代号

环境程序文件顺序号

环境程序文件代号 公司代号

产品工艺代号:伞骨―SG ,注塑―ZS ,中棒―ZB ,纤维―XW ,自开收—ZKS ● 工艺文件类别代号

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XX --- XX — XXX

CL 代表材料标准

● 公司代号同5.1.2 ● 材料标准版本号同5.1.3 5.4 管理文件

管理文件是对程序文件支持的第三层文件:

5.4.1质量体系管理文件编号由公司代号、管理文件代号、对应的二级文件顺序号、顺序号组成。

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HY — M XX — XX

● 公司代号同5.1.1 ● 管理文件代号用大写字母M 表示,即Management (管理)的第一个字母。

● 对应二级文件的顺序号

● 顺序号用二位阿拉伯数字表示:01~99 ● 版本及状态编号同5.1.3

顺序号(用阿拉伯数字) 对应二级文件的顺序号 管理文件代号 公司代号

顺序号(000-999) 公司代号

5.4.2 环境体系管理文件 LT — EM — XX

● 公司代号同5.1.2;

● 环境程序文件代号用大写字母E 和M 表示,即Environment (环境) 和

Management (管理)两词的第一个字母。 ● 顺序号用二位阿拉伯数字表示:01~99 ● 版本及状态编号同5.1.3 5.5记录表样

5.5.1质量体系记录表样由公司代号、表格代号、对应二、三级文件的顺序号、顺序号四部分组成。

HY — F — XX -- XX

● 公司代号同5.1.1

● 表格代号用大写字母F 表示,即表格(Form )的第一个字母。

● 对应二、三级文件的顺序号

● 顺序号用二位阿拉伯数字表示:01~99。

5.5.2环境体系记录表样由公司代号、环境代号、表格代号、对应二、三级文件顺序号、顺序号五部分组成。

LT — E F —XX -- XXX

● 公司代号同5.1.2

● 环境代号用大写字母E ,即Environment (环境)的第一个字母 ● 表格代号用大写字母F 表示,即表格(Form )的第一个字母。 ● 对应二、三级文件的顺序号。

● 顺序号用二位阿拉伯数字表示:01~99。 5.5.3记录表格的版本号

记录表格更改即换版,第一次换版用小写英文字母a 表示,直接写在表格编号后,以此类推。

顺序号(用阿拉伯数字) 对应二、三级文件的顺序号 表格代号 公司代号

顺序号(用阿拉伯数字) 环境管理文件代号 公司代号

顺序号(用阿拉伯数字) 对应二、三级文件的顺序号 表格代号 环境代号 公司代号

5.5.4记录表样的使用序号

记录表样除表号外,另有使用序号,即流水号,其编号由使用部门编号,编号可自定,可使用“年+月+顺序号”方式编号,“年”、“月”分别用两位阿拉伯数字表示当年、当月,顺序号可用三位阿拉伯数字表示,表示当年当月使用顺序。如:用1504001表示该表2014年4月第1次使用,用量较小的表可省略“年”或“月”。

6. 编号的管理

6.1手册、程序文件、管理文件由质量部门负责统一编号、登记。

6.2 技术文件、工艺文件(包括工艺、检验作业指导书;设备、检测仪器和工装模具使用维护保养规程;工艺流程图、产品包装图;材料标准、工艺定额等)、各类操作指引文件由职能部门负责编号,质量部统一纳入《质量记录总表》。

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