办公环境维护管理制度

办公环境维护管理制度

第一章总则

第一条目的：为规范员工日常行为，维护公司办公环境卫生，创造整洁有序的工作氛围与和谐的人际关系，特制定本管理规范。

第二条适用范围：襄阳市英姿商贸有限公司全体员工。

第三条原则：公司全体员工必须严格遵守，它是评价员工个人行为标准的依据。

第二章着装方面

第三条上班着装应得体，干净整洁。

第四条凡涉及从事对外联系、对外接待及对外大型社会活动等有关公司公共形象的员工，必须着整洁的职业正装，商场专柜人员必须按照各商场或专柜要求统一着装。

第三章维护整理整洁

第五条办公桌椅管理

1、桌椅摆放整齐、表面无灰尘、杂物；

2、离开座位时，桌面资料、文件等摆放整齐；下班后，桌面仅摆放电话、笔筒、文件框、水杯，且需摆放整齐；

3、座位桌面的中央放置电脑显示器，文件框统一放在电脑显示器左侧，电话、笔筒等放在电脑显示器的右侧，不得用物品遮挡电脑显，立式电脑主机箱应放置于办公桌下面；

4、办公桌下面放置推柜、纸篓、计算机主机、电源插座，不应有其他物品；

5、员工离开办公桌或会议室，应将座椅归位；

6、注意保持地面清洁，若有物品或垃圾掉落地面应及时清理；

7、推柜上不得堆放物品。

第四条文件柜及文件管理

1、文件柜摆放整齐，保持整洁、无灰尘、无杂物；

2、不同规格尺寸的文件夹应分别摆放；

3、工作时不使用的文件夹应保管于文件柜中，并摆放整齐；

4、文件夹的夹脊需注明标识，标识需清楚且便于查找；

5、不使用的文件应及时清理销毁。

第五条办公设备的管理

1、办公设备包括：显示器、传真机、复印机、打印机、电脑主机等；

2、使用传真机、打印机或复印机后，使用者需将稿件带走，并同时清理所产生的错误报告、废纸等，不得堆放于办公设备上或附近；

3、由人事行政部行政专员负责办公设备的日常检查及维修维护；

4、办公设备表面应保持整洁并不得放置物品；

5、有节能功能的设备在暂时不使用时应调整为节能状态；

第六条办公环境管理

1、办公区域内的“地面、墙面、天花板、窗台、门窗、玻璃、电源开关、空调、灯、消防箱、灭火器、看板、标语”如出现破损等问题，发现后应及时向人事行政部反馈，

由行政专员负责及时处理；

2、各部门办公垃圾下班前统一放置大垃圾桶，大垃圾桶内的垃圾由卫生区域负责值日部门统一清理至办公楼下物业垃圾归集处；

3、公共走廊区域及办公通道范围内禁止堆放任何物品；

4、办公区域内所使用的缆线应有效捆扎并布置于地板卡槽内；

5、下班时要关闭门窗、照明设备及其他办公设备电源，并需在离开时检查门禁。

第七条会议室使用管理

1、公司各部门使用会议室应提前一日到人事行政部办理预约登记手续，行政专员可根据轻重缓急调整使用，如临时取消预约，应及时通知行政专员，行政专员在会前需提前半日完善以下事项：

1）保证会议室卫生清扫整洁，无污渍垃圾；

2）会议室桌椅摆放整齐，完好无损且数量符合会议参会人数使用；

3）会议室办公设备完好无损，正常使用；

4）会后对参会部门使用后的清扫、清洁工作进行监督检查，并详细记录反馈部门主管。

2、使用部门应在会议前及时将标牌状态调整为“已预约”，会议开始后状态调整为“使用中”，结束后应及时恢复为“闲置”状态，会后使用部门应完善以下事项：

1）会前对会议室进行检查，桌椅摆放是否整齐、卫生环境是否整洁并记录对相关责任部门进行反馈；

2）对会议期间产生的垃圾、茶水污渍等清扫干净；

3）对会议室桌椅摆放整齐全部归位；

4）会议室办公设备电源关闭，并检查完好。

第八条餐厅卫生管理

1、餐厅就餐时段：早餐08：50前，午餐12：00-13：00间微饭，8：50后及12：00前严格不允许在餐厅微波炉热饭及就餐，违规一次按10元/次处罚；

2、每日在公司餐厅就餐员工，应在就餐后清理就餐残渣、污渍，保证桌面使用后的清洁干净；

3、就餐员工需对微波炉托盘及炉壁上涧出的汤汁进行清理，保证微波炉的整洁干净；

4、就餐员工需对餐厅的地面进行清扫，保证地面干净无污渍，椅子摆放整齐归位。

5、每日由餐厅卫生检查值班部门对餐厅卫生清洁工作进行检查，发现清洁不到位的相关责任人要求其重新清扫，达到标准为止（详见附件三《办公室餐厅卫生检查值班表》及附件四《餐厅卫生检查记录表》）；

第九条空调维护使用

1、各办公室的空调由各部门主管负责空调的使用与管理；

2、空调使用要求：

注：开机室温以空调调节器上显示的温度为标准。

3、合理的空调开关时间：早上8:00-12:00；下午13:00-17:10（下班提前20分钟关闭空调），特殊情况（如公司召开会议或有客人来访等）除外。

4、凡违反“空调使用要求”开启使用空调的部门责任人处罚50元/次，凡出现下班忘关空调的责任人处罚100元/次。

第十条卫生间卫生管理维护

1、卫生间的日常卫生维护由办公室各部门轮流值日，对卫生间的门、地面、垃圾桶、便池进行清扫、清洁，冲洗，并由值日部门将办公室垃圾清理到楼下物业垃圾回收桶；

2、凡值日部门未按规定时间及标准清理卫生间，对部门相关责任人按10元/次处罚。（详见附表二《卫生间清洁值班表》）

第四章礼仪规范

第十一条电话礼仪

1、电话铃响3声以内必须接听电话，语气要热忱亲切，不生硬，语速适中。用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间，避免耗时占线的现象。

2、接打电话应先问候“早上好”或“下午好”或“您好”，接打电话过程中要使用文明用语。

3、电话、手机铃声的音量应调整适当，音量不得过大，不应影响他人工作。

4、提倡帮助周围不在座位的同事接听电话，并记录来电信息。

5、不允许员工使用公司设备及资源拨打私人电话。

6、会议中应将移动电话设置到振动或关闭状态，不得接打电话。

7、凡上述规定违反一项按10元/次处罚；

第十二条工作行为举止

1、不做任何损害公司利益的事情；

2、会见客人，应起立迎接、握手致意、示意就座；

3、与客人同行，注意为客人领路；

4、客人来访时，前台应电话通知被访人员，被访人员须到前台处引领。会谈结束后，被访人员需将客人送至电梯间；

5、未经允许，不得将来访客人带入办公区域；

6、参加会议时应提前到会、认真听会、做好记录，不看与会议无关的材料，不打断或影响他人发言、不打瞌睡、不做杂事，不频繁进出会场，不迟到、不早退；

7、工作时间内，不做与工作无关的事情：不闲聊、不看与工作无关的书籍/报刊/杂志/网站、不玩电脑游戏；

8、办公区域内必须保持安静，不得高声喧哗，不得影响他人工作；

9、播放多媒体文件应使用耳机，不得影响其他人工作；

10、节约用纸，除对外使用或需存档的文件外，尽量两面用纸。打印机纸槽内不放纸。第十三条吸烟管理：吸烟人员需在指定场所吸烟，烟灰应弹入烟缸内，烟蒂应在烟缸内熄灭，严禁在办公区域、会议室等非指定场所吸烟。

第五章检查制度

第十四条为了更好的落实执行本规范，特成立卫生环境检查工作小组：

检查小组成员：总经理助理、货品主管、财务主管、人事行政主管、企划部主管。

第十五条检查时间

1、办公室餐厅环境卫生由每日卫生检查值日部门负责监督检查，对每天中午就餐人员的餐后清扫清洁情况进行检查，发现卫生不到位的情况下当天进行整改并清洁完毕，详见附件三《办公室餐厅卫生检查值日表》及附件四《餐厅环境卫生检查记录表》；

2、行政专每周一次不定期对各公办室的办公环境进行检查，对各部门员工着装礼仪，桌面办公维护，文件柜、各办公区域卫生状况等进行检查，详见附件一《办公区域卫生环境周检查表》，检查完毕在公司部门群通报并张贴；

3、根据办公区域检查项目（见附件一《办公区域卫生环境周检查表》），工作小组每周五下午大扫除后统下进行检查，并填写卫生检查表并通报。

4、凡上述1-3项，相关责任未检查或未整改到位按10元/次/人进行处罚。

第十六条卫生检查小组现场检查时，如发现问题需下达整改通知单并限期整改到位；事后应跟踪整改效果，并形成检查报告予以公示。

第六章附则

第十七条本规范由人事行政部负责制定，并经总经理审批通过自颁布之日起正式执行。

附：1、《办公区域卫生环境周检查表》

2、《办公室卫生间清洁值日表》

3、《办公室餐厅卫生检查值日表》

4、《餐厅卫生检查记录表》

附件一：

办公区域卫生环境周检查表

受检部门：检查日期：年月

附件二：

办公室卫生间清洁值日表

备注：1、由各值日部门主管指定相关责任人对卫生间进行清理清收及垃圾处理；

2、次日由行政专员负责对值日部门的清洁工作进行检查，发现清洁不到位地方要求重新清扫清洁；发现未清扫或重新清扫不符合标准的责任部门按10元/次处罚。

附件三：

办公室餐厅卫生检查值日表

备注：1、由各值日部门主管指定值班人员中午监督检查餐厅卫生环境；

2、值日检查人员有责任告知当天就餐人员清洁事项及结果检查，并填写检查记录表；

3、因值日部门未检查，由人事行政部发现卫生处理不到位直接追责部门负责人，按相应规定进行处罚并于部门群内通告。

附件四：

餐厅卫生检查记录表

注：1、每日值班部门责任人对检查项目结果进行填定并签名备注；

2、凡由行政专员发现值日部门未检查或餐厅未清洁的现象发生，一律处罚值班部门责任人5元/次。