浅谈档案信息化建设存在问题与思考

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浅谈档案信息化建设存在问题与思考

作者：郑伟

来源：《人力资源管理》2014年第05期

摘要：档案信息化是近年来档案工作发展的趋势，随着信息技术的发展以及利用计算机和网络技术管理档案条件的成熟，建立档案管理信息化，能够实现档案信息资源的合理配置和资源共享，为社会提供高效优质的服务。

关键词：档案信息化必要性存在问题思考

档案信息化，就是在国家的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案信息化建设作为适应社会发展，为社会提供服务的系统项目，建设必要，意义重大。

一、档案信息化的必要性

1.可以改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，才能实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效优质的服务。

2.可以用翔实的档案信息支持决策和管理。决策的及时正确、管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息化有着独特的优势，可以发挥重要的作用。

3.可以为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化，可一次性投入，多次产出，远程服务资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性。

二、档案信息化存在的问题

1.档案信息化缺乏长期规划。一方面，有些掌握决策权的领导不去主动学习新技术，简单地认为把档案输入电脑就是信息化，对档案管理信息化建设重视程度不够；另一方面，有些单位对自身的发展战略缺乏考虑，尚未掌握科学的管理方法，更缺少档案信息化建设的规划。

2.档案信息资源“重开发，轻利用”，片面求大求全，盲目展开数字化工作。一方面，浪费了有限的人力物力，分散了开展档案信息资源其他方面工作的精力；另一方面，大量的信息数据造成了不必要的存储压力，增加了基础设施建设的负担。

3.档案管理信息资源“表层化”。档案的信息资源建设工作过于“表层化”，仍停留在目录录入，数字化扫描上，工作只是从传统保管转化为数字化、网络化保管。