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人事档案基础知识讲解

人事档案基础知识讲解(一）

第一期

学习内容

?职工档案的定义

?职工档案的作用

?职工档案调转（转入、转出）

?档案小知识

?诺亚的服务措施

职工档案定义

?档案是企业劳动、人事组织等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况下的文件资料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。

职工档案的作用

?是对个人从上学到工作期间各种经历和表现的连续记录；

?是个人所受奖励和处分的客观记载；

?是用人单位考察和提拔人员的依据；

?是入党、入团、升学、提干、入伍、调动、进机关事业单位、出国政审等的考察依据；

?目前人事档案向记录考核业绩和记录诚信方向发展，个人工作业绩和诚信将体现在人事档案中；

?是目前享受养老、失业、医疗保险的依据和条件。

职工档案调转

?职工档案转入

1、大学生毕业分配

2、正常工作调动（由其它单位或人才市场调入）

3、无档初次就业建立档案（招工、录聘干）

4、以前有档案，但是已经买断工龄

大学生分配

?协议书的有效期即择业期：毕业两年以内

市属中专: 生源地为石家庄市及十八个市区的

省属中专: 生源地为河北省的

1、毕业生入职后要提供在择业期内并且未签过的《就业协议书》

2、用工单位在就业协议书上盖章，同意接收该学生到本单位就业

3、持《就业协议书》到高新区人才中心服务大厅办理就业手续

4、石家庄市行政服务大厅办理就业手续

5、联系学校办理报到证，并咨询档案、党关系调转事宜

6、持协议书报到证石家庄市行政服务大厅办理报到手续

7、档案到达存档机构，提供报到证复印件入档

特殊情况

?超过择业期怎么办？

石家庄生源以外的，可选择办理聘干或招工

石家庄生源的（即生源地为石家庄及十八个市县），未签过就业协议书，可持户口本及就业协议书到石家庄行政服务大厅办理分配手续，将分配至生源地人事局，存档一年后才可以办理调动手续。

如果择业期超的不太长，单位可以出具接收函，我们可以帮助协调人事局分配至高新区。（超出政策范围，不保证一定能够成功）

特殊情况

?与其它单位签订了协议，未满一年重新就业？

办理改派手续：原单位解约证明、新单位接收证明、报到证

石家庄市单位：直接到石家庄市行政服务大厅办理改派手续即可

其它：需要到河北省人事厅办理报到证改派手续

注意：参加工作时间将变为改派时间。

特殊情况

?未签就业协议书，但报到证已经发放，打回原籍人事局怎么办？

若在择业期内，正常签订就业协议书，河北省人事厅办理报到证改派手续。

特殊情况：2011年的不用到省厅，直到到市行政大厅办理即可。

比如：李某，2011年毕业，生源地邢台，协议书未签，但报到证已经发

放，分配至邢台人事局，现与石家庄某单位就业了，如何办？

特殊情况

?就业协议书丢失，如何补办？

1、在学校查一下《就业协议书》的编号，在河北日报上登丢失作废的声明，持接收单位开

具的接收函及报纸到石家庄市人事局盖章，再回学校办理手续。此时，接收函即起到了《就业协议书》的作用。

?报到证丢失，如何补办？

1、本人提交补办申请

2、学校出具相关证明

3、河北日报刊登丢失作废声明，声明30日后持报刊原件、学校介绍信到省人事厅办理报

到证补办手续

学生档案如何到达

1、学生自带：有些管理不规范的学校，允许学生自带档案或者毕业时就发给了学生本人，

在签订协议书并办理了报到手续后将档案交至存档机构，切勿私自拆封档案。

2、学校邮寄：学校根据签协议书时留的地址，用特快或挂号信邮寄至用工单位或存档机构。

正规学校通过机要方式邮寄，安全但邮寄时间长，统一由存档机构定期到机要局提取。

3、学校分配：学校将档案统一转至省人事厅，省人事厅根据签订协议情况分配到相应人事

局，存档机构定期（每周三）持报到证到市人事局毕分办档案室领取。

4、档案查询：

省人事厅档案查询地址：https://www.wendangku.net/doc/a44314202.html,/ （自2007年至今）

市人事局档案查询地址：https://www.wendangku.net/doc/a44314202.html,/csbm/zjc/dacx.asp （自1997年至今）

到达诺亚查询方式：https://www.wendangku.net/doc/a44314202.html,/gxSearch/DangAn.aspx

正常调动

?市内调动：由其它单位或人才市场调入

1、单位需要出具接收证明信，列明需要调动人员的姓名、原存档地名称、身份证号码。

2、一楼服务大厅总服务台处开具《商调函》及《市县内企业职工流动登记表》

3、职工回原存档地办理调档手续（工资、行政介绍信、历年工资表齐全）

4、档案交至服务专员处审核，注意提供职工身份证号码。

5、工作人员审核合格后，开具档案清单及档案交接单。

正常调动

?市外调动：由石家庄市以外单位或人才市场调入

办理条件：

1、高新区内企业

2、符合以下条件：（夫妻投靠、照顾父母、随军家属），开发区放宽条件（本科以上学历、

中级以上职称也可办理）

办理流程：

1、一楼总服务台处领取《企业职工调转审批表》

2、原单位及原单位主管部门盖章、接收单位盖章

3、接收单位主管部门盖章（高新区人才中心）、高新区人事劳动局审批

4、一楼总服务台开具《商调函》

5、职工回原存档地调档

特殊情况

?单位非开发区企业，市人事劳动保障局人力资源市场处办理审批手续。

市里办理的流程：

1、在石家庄市人事信息网上打印《人才流动审批表》

2、提供本人档案（审查有没有报到证、定级表、历年调资表，2000年之前的档案中无报

到证的必须要有定级表和历年调资表）

3、属夫妻分居的提供：结婚证、在市内一方户口本、身份证、在市内一方单位证明

4、属随军情况：提供任职命令、家属及其子女随军审批报告、军官证、结婚证

5、属随调情况：提供军队转业干部随调家属报到通知

6、调入事业单位人员提供《增人计划卡》

招工

?办理条件：户口不限，初中、高中、成人高考、自学考试、电大、函授、网络教育等未办理过录用手续的职工。

?提交材料：提供清楚的职工身份证、户口页复印件及学籍材料原件、1寸彩色照片2张、用人单位及职工双方签字盖章的劳动合同、具有培训成绩的《就业失业登记证》。?办理流程：

1、一楼大厅总服务台领取表格《企业录用劳动合同制工人审查备案表》、《录用劳动全同

制工人备案名册》、需要参加培训的还需要填写《河北省就业训练学员结业登记表》、《石家庄市就业前培训结业学员花名册》

2、职工本人填写相关内容、用工单位盖公章（人力资源部、财务章、合同章均无效）

3、提交材料表格审批

就业失业证如何办理

办理招工手续，必须具有《就业失业证》并参加就业前培训，如何办理

《就业失业证》？

1、户口所在地公共就业服务机构办理

例如：李某户口在高新区人才中心集体户，那么李某办就业失业证就在高新区人才中心就业失业管理窗口办理即可。

为方便职工办理，我们提供石家庄市及十八个县市办理机构的地址

和电话，总服台可以索取，河北人事外包网上也可以查询。

2、如何办理培训

职工可以选择在原户口所在地或市培训中心培训，也可以在高新区培训中

心参加培训考试，如果在高新区参加考试，需要在一楼服务大厅就业失业

管理窗口进行登记，具体考试时间另行通知，河北人事外包网上会通知。

录干

?办理条件：石家庄市城镇户口，原则上毕业5年内未正式参加工作的、28周岁以下，未列入国家招生计划，取得国家承认学历的成教脱产班、自学考试、电大、职大、夜大、学历文凭、网络教育等非在职的毕业生；自费出国留学回国的本科生、研究生、硕士生、博士生；

?提交材料：提供学籍档案、毕业证、户口本（本市）、身份证原件及复印件、1寸彩照3张、未办理招录手续的证明并提供中国高等教育网打印的学历证明；

?办理流程：填写《就业录用审批表》一式三份，单位盖章后，由高新区人才中心报市人事部门审批

?备注：党校、部队院校不能够办理录聘干手续。

聘干

?办理条件：城镇户口，原则上毕业5年内未正式参加工作的、28周岁以下、未列入国家招生计划，取得国家承认学历的成教脱产班、自学考试、电大、职大、夜大、学历文凭、网络教育等非在职的毕业生；自费出国留学回国的本科生、研究生、硕士生、博士生；

超过择业期限、未办理毕业生报到手续的普通大中专院校毕业生；

?提交材料：提供学籍档案、毕业证、户口本（本市）、身份证原件及复印件、1寸彩照2张、未办理招录手续的证明并提供中国高等教育网打印的学历证明；

?办理流程：填写《就业录用审批表》、《就业推荐表》一式三份，人才中心报省人事部门审批

备注：党校、部队院校不能够办理录聘干手续。

买断工龄的档案如何调入

?目前，对于以前原单位买断工龄的，档案存放在石家庄市人力资源市场，原则上档案封存不允许流动。但是如果职工找到新工作单位，新工作单位没有档案又上不了保险，那么职工可以凭借市劳动局开的买断工龄证明信，由新工作单位(高新区内企业)向高新区人力资源市场提出办理招工手续，待职工退休时两份档案合并办理退休。

职工档案调转

?职工档案调出

1、正常工作调动

2、改派

3、升学、入伍

4、办理失业

5、退休

特殊情况：死亡

正常调动

1、现工作单位提供同意档案调出证明

2、现工作单位与职工解除劳动关系，《解除、终止劳动关系登记表》入档

3、职工新工作单位开具《商调函》及《市县内企业职工流动登记表》（需原工作单位盖章）

4、本人持以上材料及身份证明材料办理调动手续，委托他人办理需要委托书及身份证明材

料

改派

?毕业生在签订就业协议书后一年内即要办理离职，档案如何办理转出？

按政策规定，学生档案必须在转正定级后才可以按干部档案进行调动，中间调动，只能办理改派手续。

改派：原单位出具解约证明、新单位出具接收证明、人事部门办理报到证改派，持改派后的报到证及身份证明材料办理档案转出手续。

备注：见习期，即工作一年内档案不能够办理调动，必须转正定级后才可以调动档案。

升学入伍

?职工若升学或入伍如何办理档案调转手续？

职工持单位同意档案调出证明及升学或入伍通知书及身份证明材料办理档案转出手续。

办理失业手续

?职工符合办理失业手续，在办理时需要将档案转至失业职工管理处，如何办理提档手续？

1、原工作单位应将《解除、终止劳动关系登记表》、劳动合同等材料交至存档机构存入职

工档案，方便进行档案整理。

2、原工作单位开具职工需要办理失业手续提档证明，单位盖章，单位代办人提供身份证明

材料。

职工退休提档

?职工到达退休年龄，需要提取档案审核后办理退休手续，如何提取档案？

1、用工单位应将劳动合同等需要入档材料交至存档机构存入职工档案，方便进行档案整理。

2、原工作单位开具职工需要办理退休手续提档证明，单位盖章，单位代办人提供身份证明

材料。

特殊情况

?职工死亡，档案如何处理？

1、职工死亡，用工单位应即时提供职工死亡证明或者火化证明等材料交至存档机构

2、存档机构进行登记处理

3、按规定，死亡职工档案由存档机构继续保存5年后，报上级审批后统一销毁。

小知识

?企业职工档案中的所有材料不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写，不得涂改。

小知识

?查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信

?查阅、使用企业职工档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅室查阅

?档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，查借阅单位必须提供证明，说明理由。

?任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案

?查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、图划、抽取、撤换档案。

查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。违反者，视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任

?因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后方可复制办理。

服务措施

诺亚要求服务专员做到：

1、业务办理流程一次性告知，发放办理告知书

2、收取档案及材料等物品，均需要开具材料交接单

3、查阅档案发现材料不齐全，均要求开具《补充材料告知书》

4、收取档案后要打印《档案材料明细清单》及《档案交接单》