企业文件编写管理规定(V1.0)剖析

武汉碧蓝环境工程有限公司企业文件编写管理规定

制定: 批准:

第一章总则 (4)

目的 (4)

适用范围 (4)

管理归口 (4)

文件处理定义及原则 (4)

文件发放 (5)

第二章文件分类管理规定 (5)

文件类别 (5)

第三章文件机密等级分类管理规定 (6)

文件机密等级分类 (6)

第四章文件编写管理规定 (7)

文件等级划分 (7)

第五章文件写作格式管理规定 (8)

文件内容写作标准 (8)

文件构成结构标准 (8)

第六章文件发文程序管理规定 (9)

文件审发程序 (9)

文件发文步骤 (9)

文件发文管理规定 (9)

第七章文件宣贯管理规定 (10)

文件宣贯 (10)

第八章文件公示周期管理规定 (10)

文件公示时限 (10)

第九章文件分类存档管理规定 (11)

文件分类 (11)

文件夹/盒标识 (11)

注意事项 (11)

文件保管与存档 (11)

第十章文件保管期限管理规定 (12)

文件保管期限 (12)

第十一章文件过期管理规定 (13)

过时效期限的文件管理 (13)

第十二章文件借阅管理规定 (14)

文件借阅 (14)

第十三章文件复印与拷贝管理规定 (14)

文件复制管理 (14)

第十四章文件处罚管理规定 (15)

文件处罚管理 (15)

第十五章附则 (15)

附件一《文件发文审核登记表》 (16)

附件二《文件目录登记表》 (17)

附件三《文件借阅登记表》 (18)

总则

第一条目的

为规范武汉碧蓝环境工程有限公司的文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，并提高武汉碧蓝环境工程有限公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、程序化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。

本《企业文件编写管理制度》是武汉碧蓝环境工程有限公司文件管理领域的最高纲领性文件，为公司文件管理提供全面的准则和重要依据，公司内部所有部门的相关文件管理制度、活动、行为须遵守和服从本管理制度。

第二条适用范围

本管理制度适用于武汉碧蓝环境工程有限公司内部所有部门、分公司、办事处和所有劳动关系的员工（包括但不仅限于正式员工、试用期的员工、实习员工）。

第三条归口管理

武汉碧蓝环境工程有限公司文件或资料是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

文件或资料根据其文件类别和保密程度分为公司层级和部门层级，公司层级文件或资料应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录与存单。

公司层级文件或资料定义指在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。

1、总经理负责企业对外文件的审批；

2、行政人力资源管理部——负责管理归属公司层级各类型文件和资料的有效实施、保管、存档、执行、监督；

3、财务部——负责管理归属层级票据、协议、合同财务各类型文件和资料的有效编写实施；

4、部门——负责管理归属各部门层级各类型文件和资料的有效的编写、实施。

第四条文件处理定义及原则

1、公司层级文件处理指公司层级文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作；

2、公司层级文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司层级文件由行政人力资源管理部统一收发、传递、立卷、归档和销毁；

3、公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施；

4、对于公司以邮件形式下发的文件，以当次接收到的文件为有效执行文件，收件人不得转发，因转发造成的邮件执行错误问题，由执行人负责；

5、对于公司以字纸形式打印的下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签

收人不得复印，若复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。

第五条文件发放

行政人力资源管理部负责公司层级文件下发管理和保证公司层级文件处理工作高效运转；

各部门负责部门层级文件下发管理和保证公司层级和部门层级文件处理工作高效运转。

第二章

文件分类管理规定

第六条文件类别

2、技术性文件分类

3、外来文件分类

4、控制性文件分类

5、批复文件分类

第三章

文件机密等级分类管理规定

第七条文件机密等级分类

公司文件资料参照文件保密程度分为“绝密文件”、“机密文件”、“普通文件”三大类别。公司使用文件中，大部分属于“普通文件”类别，对于公司绝密及机密文件，还应标明份数序号，公司文件是否设定为“绝秘文件”或“机密文件”由拟稿部门和总经理根据文件内容共同确认。

公司应根据自身企业文件性质，归纳文件的机密等级归属。

1、绝密级文件——指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。

●企业经营计划、发展规划、研发项目资料、专利技术资料等；

●财务分析报告、财务资料等；

●业绩考核管理标准等文件资料；

●商务文件、项目清单、佣金计算标准、产品价格、相应的培训课件；

●涉及项目成本、利润的报告或论证材料；

●公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；

●公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料。

2、机密级文件——指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。

●公司注册及相关文件、运营管理体系文件；

●技术资料、工程建设的重要图纸；

●立项报告、业务进度分析报告；

●涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，以及合同、协议文本；

●公司薪资福利管理文件资料；

●公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料。

3、普通级文件——指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料。

●平时各种工作条例、规章制度、业务通知、临时性销售政策的文件资料；

●一般业务工作来往文件（不涉及绝密、机密的文件）；

●各类一般性的请示、通知、会议纪要、简报、情况反映等；

●行政管理工作的计划、总结、报告；

●一般性的月、季工作计划与总结报告；

●有关干部任免、调配、定级等的文件；

●财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证。

第四章

文件编号管理规定

第八条文件等级划分

一、文件编号定义

●一级文件：质量管理文件（纲领性或管理性的文件）；

●二级文件：程序文件（描述过程实施方法或程序的文件）；

●三级文件：作业指导书（质量管理体系中有关如何实施和操作的详细描述文件）；

●四级文件：其它管理性文件（用规范记录质量管理体系中所要求的信息文件或表格）。

二、文件编号格式

一般文件编号由企业标准代号Q、公司名称（用公司拼音简称“BL”）、文件类型(文件级别)、部门代码（拟定部门英文字母最前二个字母大写）、文件名称代码（三到四个文件英文字母）、文件编号/版本号（用三个数字或从v1.0开始）组成。

文件标准编号格式：Q/BL-I-PA-HR-XXXX-V1.0-2015

三、部门英文代码简称

四、文件英文代码简称

五、文件等级代码简称

第五章

文件写作格式管理规定

第九条文件内容写作标准

为规范公司各类文件的撰写和抄送规格，建立规范化、高效化地文件资料管理体系，为规范档案管理做好基础工作，决定公司文件写作管理规范统一标准：

●标题：宋体、三号、加粗；

●正文：宋体，五号；

●页面边距：上/下边距2.54厘米、左/右边距3.17厘米；

●行间距：1.2倍；

●页眉：0.6厘米；

●页脚：1.75厘米；

●页码：显示居中（第x页/共Y页）或X/Y）。

第十条文件构成结构标准

1、目的——编写此文件总则或目的；

2、范围——此文件适用于那份反面；

3、职责——此文件管理归口；

4、定义——文件中所涉及的专业术语或英文的特别说明；

5、内容——文件中描述的方法、过程、要求等内容；

6、附件——文件中涉及的记录性表格、表单。

第六章

文件发文程序管理规定

第十一条文件审发程序

武汉碧蓝环境工程有限公司文件主要发文程序依次为：拟稿、核稿、签发、注发、打印、盖印、装封、分发、归档。

1、拟稿——首先由部门负责人拟稿文件，表达出文件的内容和意图，然后由部门负责人指定的人员按照草拟内容，拟写出正式的文件稿。拟稿要求：重点突出、观点鲜明、表达准确、文件合理，尽量一文一事；

2、核稿——拟稿后，应将稿件交由行政人力资源管理部进行核稿，语法文字是否规范、格式是否符合要求、文种和标题是否适宜；

3、签发——涉及公司整体事务或冠以格式名义的文件，须由董事长签发。签发人对文件负有完全责任，签发内容包括拟文部门、需发送部门、密级程度、缓急需求等；

4、注发——文稿经过签发，正式文件已形式，进入注发阶段。重点对文稿进行编号、确定发布日期、确定文件的印刷方法；

5、打印——打印文件时，应先打出样稿，经过与原稿校队，确认无误后才可按所有求的分数印制；

6、盖印——文件需要加盖印章（即公司印章）后才能发送，印章是公司发文有效的凭证，盖章由印章保管人负责执行，所盖印章应清晰端正；

7、分发——发出文件前须填写《文件发文审核登记表》附件一,并由接收人签字；

8、归档——将部门原稿、文本文件、电子文件、会签原件归类存档（公司层级文件存档与行政人力资源管理部）。

第十二条文件发文步骤

步骤一：发文部门文件拟初稿和行文；

步骤二：发文部门负责人审核；

步骤三: 发文部门源文件及电子文档交由行政人力资源管理部审核；

步骤四：发文部门负责人组织文件签发；

步骤五：发文部门签发源文件部门归类与存档（公司层级文件须交由行政人力资源管理部归类与存档）；

步骤六：发文部门下发已签发源文件。

第十三条文件发文管理规定

1、公司所有文件的下发，需区分文件等级、机密层级等级及紧急程度，均须填写《文件发文审核登记表》并逐级审批同意后，方可发文；

2、公司管理、规章、制度等类型文件的下发，涉及到员工切身利益的（例如：公司《考勤管理制度》、《奖惩管理制度》、《员工手册》等）。须总经理签批同意后，方可成文下发；

3、新文件的下发若涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧

文件须按废止的相关程序予以保管或销毁；

4、涉及相关制度及政策的文件，若需培训，须在培训课件制作完成并经过行政人力资源管理部审核通过后方可下发文件。

第七章

文件宣贯管理规定

第十四条文件宣贯

1、公司所有下发的管理、规章、制度、通知、公告等文件，若文件的内容需向公司全体员工传达，根据公司实质情况相应给予告知（例如：微信渠道、员工邮箱、公告栏等）；

2、对于公司制度类文件，涉及到与工作相关的流程操作与执行的，须由发文部门联合行政人力资源管理部，在受文范围内组织培训或其它方式告知，并针对特定人员予以考核。具体培训或告知方式以发文部门和行政人力资源管理部要求为准；

3、对于公司除制度以外的决定、命令、通知、通告、通报、公告、公示等类型文件由各部门责任人负责在本部门内部宣贯；

4、行政人力资源管理部，应按照公司文件的受文范围要求在培训系统上开设端口，针对受文范围员工组织培训。具体方式以行政人力资源管理部结合公司实质情况要求为准。

第八章

文件公示周期管理规定

第十五条文件公示时限

1、决定/命令/通知/通报/通告/公告/公示等告知类型文件：需在公司内部公示1周时限，具体视当次下发文件的需求；

2、管理、规章、制度等规范制度类型文件：以邮件、部门依次阅看、集中培训等形式下发的，公司内部全体员工宣贯的，通常需公司内部公示二周时限，具体视当次下发文件的要求；

3、以文本机密等级下发的文件，不得在公司内部公示，但受文人需在部门内部按文件下发要求的范围内组织宣贯。

第九章

文件分类存档管理规定

第十六条文件分类

第十七条文件夹/盒标示

公司文件盒/夹存档均应标示文件类别号、文件类别、文件明细等信息，文件盒/夹标示要求清晰、正确，便于查找。

第十八条文件夹/盒目录

1、存放文件盒/夹的第一页均应本文件盒/夹所存放的文件明细目录，目录内容包含：文件名称、文件编号、发文部门、机密程度等基本信息；

2、目录要求在电脑上备份，定期将所增加、调整的文件明细补充；

3、文件盒/夹目录可用黑色笔补充，并于季度为周期再行整理、打印规范、统一；

4、文件盒/夹目录须与所存放文件明细次序相一致。

第十九条注意事项

1、所存档文件须是最新版、有效版本、受控文件，包含所使用的附加、表格、表单等；

2、所存档文件须整齐、完整。

第二十条文件保管与存档

1、文件的保管分为：有效期内文件的保管与过期文件的保管；

2、对于有效期内的文件，须按“文件类别号-文件类别-文件名称-发文部门—机密程度--文件编号”进行有序的字纸和电子形式存档管理；

3、公司文件在下发后一周内需进行字纸和电子形式分类、存档、管理；

4、公司实施文件的电子目录《受控文件目录明细表》附件二，月底（遇节假日顺延）将公司在实施文件的电子目录定期更新；

5、各部门需设立部门所须使用文件的资料柜，参照公司在实施文件的字纸和电子形式

进行分类、存档、管理；

6、公司文件的存档方式，视公司发文方式的变化而更改，具体方式将由行政人力资源管理部另行通知。

第十章

文件保管期限管理规定

第二十一条文件保管期限

公司层级文件的保管期限分长期存档、十年存档、五年存档、三年存档、一年存档。

1、长期存档文件

●登记、特批的重要文件；

●资产和负债文件；

●请示和决议等重要文件；

●重要的契约和申请；

●执照和上级批准证书等文件；

●重要数据统计文件；

●土地、建筑物、电话的主要文件；

●员工的履历表、应聘等级表、辞职报告等；

●章程、公司条例、规范制度等；

●诉讼文件、加盟商文件；

●重要仪式和典礼方面的文件；

●制造计划书、底图、重要的考试、研究报告书；

●公司内部出版物、图书登记册；

●年度预算、预算文件；

●其它有永久保存价值的文书。

2、十年存档文件

●税务方面的主要文件；

●会议文件（经营主体）、月决算文件；

●重要商业账薄（资产目录、日记账）；

●宣传方面的文件；

●市场调查的汇总报告书；

3、五年存档文件

●售帐薄、购帐薄、主要交易凭证（结账、交易方面）；

●人事文件。

4、三年存档文件

●管理人员、公司员工在外担任职务的任命文件；

●政府机关的一般性认可、申请文件；

●公司员工调动、工资、补贴、劳动标准法、保健、卫生方面的临时性权利、义务类文件；

●管理监督者会议记录；

●技术磋商会议记录；

●有关规定、通告废止的文件

●事务管理的补充文件；

●税务文件；

●文件收、发记录；

●业务日志；

●统计文件（简单类型）；

●统计文件（简单类型）；

●市场调查、宣传等企业一般文件；

●购如物品的出纳等企业一般文件；

●有关制造技术方面的简单文件；

●有关动产、不动产非面的简单文件；

●对日后有参考价值的来往文书。

5、一年存档文件

●一般文书、通知、调查、参考文件；

●住址、姓名变更通知；

●报告制度中规定的日报、月报。

第十一章

文件过期管理规定

第二十二条过时效期限的文件管理

文件的废止是指源文件的发布和作废，或是由于公司的经营模式或组织架构变动，相关政策及文件已无实际可执行价值和依据，而涉及到的相关文件的作废，或是公司出台的具有实效性的文件，而已过其时效期而自动废止。

1、公司所有以字纸形式下发的文件和资料，在文件时效过期后须退还至行政人力资源管理部销毁；

2、公司所有以电子档形式下发的文件和资料，在文件时限过期后须及时删除并告知行政人力资源管理部销毁；

3、对于时效过期的文件应按照发文年份-机密程度分类存放一年后销毁；

4、若特殊文件需长期存放保管，需提交说明至行政人力资源管理部，由行政人力资源管理部负责分类、保管、存档。

第十二章

文件借阅管理规定

第二十三条文件借阅

1、公司层级所有已分类、存档、管理的文件，仅限于查看，不准带出、复制、电子档拷背；

2、公司层级文件的借阅，可整个文件借阅或借阅文件的某一部分内容。借阅的要求或内容需要在《文件调阅单》附件三中明确说明，行政人力资源管理部视借阅内容予以发放相关文件；

3、公司层级文件的借阅，原则上均需当天归还；

4、公司层级文件借阅，均需办理借阅手续；

5、对于文件机密程度为“普通”的文件需经过直属主管的批准后交行政人力资源部责任人同意后进行查看；

6、对于秘密程度为“绝密”或“机密”类文件，须逐级审批至总经理后进行查看；

7、公司层级文件的调阅原则上不得一次调阅多个文件，对于一次借阅两个或以上的文件，须附件明确说明原因，否则不予批准。

第十三章

文件复印与拷贝管理规定

第二十四条文件复制管理

1、文件的复印管理须由行政人力资源管理部统一管理，各部门若需复印向应填写《文件复印登记表》，方能给予复印与拷贝；

2、各部门负责对分管范围内的复印与拷贝文件的内容、数量、印张、密级进行审查；

3、普通文件复印与拷贝须行政人力资源管理部审批后，方能复印与拷贝；

4、绝密、机密文件复印与拷贝须董事长审批后，方能复印与拷贝；

5、需公开发表的文件，同公司内部印发文件一样，须事先参照《企业文件编写管理制度》办理相关审批手续；

6、文件的翻印除了复印、拷贝、打印、传真等，均应按《企业文件编写管理制度》执

行。

第十四章

文件处罚管理规定

第二十五条文件处罚管理

公司各部门须参照公司在用文件的《企业文件编写管理制度》，对于下发至本部门的文件进行分类、存档、保管，由部门负责人统一保管。公司行政人力资源管理部会不定期对各部门文件的宣导情况及分类、存档情况进行检查。在检查过程中发现未按公司《文件管理制度》规定执行的，将处于一定行政处罚：

1、对于公司文件机密程度为“秘密”、“机密”文件在签收后保管不当，泄密或丢失的；

●机密程度为“绝密”的文件，对于部门责任人和直接责任人，即文件的责任保管者和文件直接泄密或丢失人处以200元/次/份的行政罚款；

●机密程度为“机密”的文件，对于部门责任人和直接责任人，即文件的责任保管者和文件直接泄密或丢失人处以100元/次/份的行政罚款；

2、对于公司文件下发后，部门内部未按要求进行宣贯，在相关工作的执行中出现问题的，将对部门责任人处以50元/次的行政罚款；

3、部门未参照公司《企业文件编写管理制度》有效执行或被公司行政人力资源管理部不定期检查出相关问题的，将对部门责任人处以30元/次的行政罚款。

第十五章

附则

第二十六条制度管理

本《企业文件编写管理制度》由行政人力资源管理部负责起草、施行、解释、修正。第二十七条颁布实施

本《企业文件编写管理制度》经总经理批准后，自2016年01月01日开始实施。

附件一

文件发文审核登记表

16 / 18

附件二

文件目录登记表

17 / 18

附件三

文件调阅登记表

18 / 18

公司文件管理规定流程及相关表格

公司文件管理规定流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直 接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政中心： 1)负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理 2)建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4)负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安 全；指导公司的档案管理工作。 5)提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6)负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心；

2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/ 副总 1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a）归档范围及移交时间 b）档案资料的标识 行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c）档案资料的日常管理： ⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作 专门光盘进行编号保存。 ⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排 放在文件／档案柜中。

公司文件管理规定

公司文件管理规定 第一章总则 第一条为使文件管理制度化，使各类文件规范、准确、及时、安全，以提高行政效率和质量，特制定本办法。 第二条各部室及各有关人员，对文件中涉及国家、政府或本公 司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。 第三条文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。 第二章发文程序 第四条拟稿 由具体承办人员拟稿，发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。 第五条审核 由相关部门负责人及分管领导审核。 第六条签发 公司行政文件由总经理签发，其他文件由相关部门负责人签发。 第七条编号套红 有关领导审核批准后，由办公室统一编排发文字号并套红。 第八条发文

由办公室按文件注明的“报送”、“发送”部门，负责公文的发文工作，并请接收部门查收，按文件要求执行。 第三章收文程序 第九条签收 外来公文由办公室统一签收，填写登记在《外来文件登记表》上。写明各部门或个人收启的公文，签收后应主动送办公室登记处理。 第十条分文 办公室根据公文性质、要求，确定在办和阅批对象，填写公文阅办单。 (1)重要来文，由办公室主任提出初步意见（拟办），再由公司领导批示（批办）。 (2)一般公文，直接转有关职能部门处理（承办）。有关产品质量、技术文件转质量部处理。具体承办务求实效，分清主办、协办、复文与不复文。 (3)参阅性文件，直接组织传阅。 (4)范围不明的文件，送领导审阅。 第十一条催办 分对内催办与对外催办，包括发函，派专人打电话等方式，要使用工作催办单，对来文做到事事有交待、件件有着落，防止漏办、延误。 第十二条结办 文件处理完毕，或已答复发文单位，即可结办归档。 第四章文件的立卷、归档与销毁

关于集团公司文件管理的若干规定

关于集团公司文件管理的若干规定 为规范集团公司文件管理的运作程序，利用好文件资源，提高工作效率，强化基础管理，根据集团公司的实际情况，特拟定本管理办法。 纳入本规定管理的文件包括： 第一，集团公司内部请示、报告的管理； 第二，集团公司发文管理； 第三，外来公文管理； 第四，内部传阅文件的管理。 一、集团公司内部请示、报告的管理 （一）集团公司内部的请示、报告是指集团公司内部各部门及二级公司在日 常工作与生产经营活动过程中所需作出重要决定或处理重要事件时，需要获得集团公司领导明确的批示意见的书面文件。事先汇报为请示，事后汇报为报告。 （二）请示、报告的形成 1）部门认为有必要形成书面请示、报告时，由经办人起草文稿，并填写《集

团公司内部请示、报告单》（见附件一），交部门负责人审核签字，如事由涉及其他部门，由所涉及部门负责人签署会办意见后，统一报送总裁办公室总裁秘书。 2）二级公司的请示、报告参照部门的运行方式执行。 外地二级公司的请示、 报告可以传真、快递、挂号信及E—mail等形式呈报。 （三）请示、报告的报批、回复与督办 1）总裁秘书收到部门或二级公司的请示、报告后，负责做好登记编号工作。 2）请示、报告执行逐级报批制。上报的请示、报告由总裁秘书按文件的内 容情况分呈主管领导审批；当认为需要时，由主管领导签署意见后，报总裁阅示；报董事会审批的文件，由总裁确定。 3）请示、报告必须注明主呈的集团公司领导。二级公司报送请示、报告时， 同时还必须注明主送部门与抄送部门，由总裁秘书在呈报集团公司领导前，先送主管部门与会办部门流转签署处理意见。 4）请示、报告由总裁秘书负责反馈。若请示、报告需

公司文书管理规定

版本号： 4.0 签发人：陈凯 文书管理规定 1文书管理规定 关键控制点： 1、发文必须有发文会签单。 2、不得以个人名义对外发文。 3、所有收发文必须交由指定人员处理。 4、为保证编号的统一性，收文后即请在\\server\company上的《收发文登记表》登记，并将系统自动生成的流水 号注在文件右上角，然后才可以在各部门流转。 5、收发文必须在文件登记簿和计算机上同时登记，每周一由行政部指定人员备份上周电子文档并打印。 1.1文档类型 部门文档：以部门名义签发与接收的文档。 公司文档：以公司名义签发与接收的文档。 1.2管理方法 公司文档由行政部指定人员负责管理，各业务部门由指定人员负责管理（详见附件1.8.4人员分工表）。公司所有文档除在部门存档外，还需交行政部存档（个别文档如仅有一份，可暂由各部门保管，行政部在《收发文登记表》备注栏上注明，各部门使用完毕后交行政部存档）。 1.3收文 收文办理程序包括签收、编号、登记、分发、批办、传递、归档。 1.3.1公司文档收文处理 a.收文：公司文档（包括传真）由行政部秘书统一接收。直接发给个人的公司文档，个人接收以后应统一交 行政部秘书处理。 b.编号、登记：公司文档由行政部秘书统一加盖收文专用章后登记填写《收发文登记表》，并在文件上注明 系统自动生成的编号（详见1.5）。如无法确认所属分项工程，可仅注明序列号，由收文部门补齐。 c.分发：公司文档经登记后，交由行政部经理签署拟办意见后，由行政部秘书放入相应的传阅文件夹送有关 人员、部门批阅。 d.批办：公司领导及各相关部门应及时阅处文件并签字（签名并注明阅文日期），一个工作日后由行政部收 回。各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理，需将处理意见或结果标注于文上，并将原件退回行政部归档备案。 e.传递：根据阅批范围，由行政部负责送阅。 f.归档：各相关部门签署意见后，由行政部统一收回并存档。 1.3.2部门文档收文处理 a.收文：部门文档由各部门指定人员统一接收。直接发给个人的部门文档，个人接收以后应统一交指定人员 处理。 b.编号、登记：部门文档由各部门指定人员统一填写《收发文登记表》，并在文件上注明系统自动生成的编 号（详见1.5）。

公司文件管理规范

王88

目录 一、制定目的 (2) 二、适用范围 (2) 三、各部门职责 (2) 四、文件类型定义 (3) 五、文件格式及标准 (4) 5.1公文（包括公告和通知等） (4) 5.2红头文件 (5) 5.3质量体系文件 (6) 5.4管理性文件 (7) 5.5通用文件、表格文件 (8) 5.6合同性文件 (9) 六、文件管理 (11) 6.1文件记录编号、发放 (11) 6.2文件的归档 (11) 6.3外来文件接收与归档 (11) 七、其他规定 (11) 八、附文件模板 (11)

公司文件管理制度 一、制定目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制 度化，对公司文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的 工作流程和作业标准作出明确规定，便于文档的识别、追溯和控制，实 现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 二、适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 三、各部门职责 3.1综合部负责公司公文、质量管理体系、管理制度、行政性文件、法 律法规文件、政府相关外来文件的收录、发布、归档等的管理，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2采购部负责采购合同的归档、保管工作；销售部负责报价单及合 作客户相关资料的归档、保管工作；销售合同及其他行政类文件资料由综合部负责归档、保管； 3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责

文件的收录、发布、归档等的管理。 3.4综合部负责公司所有文件的统筹管理； 四、文件类型定义 4.1红头文件：针对公司党支部下发文件及其他特别需求的红头说明 文件： 4.2公文（企业通知、公告、通报、通告、决定、意见、请示、批复、 函等），其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。 公文具有庄重性、广泛性和周知性特点； 4.3质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序 文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。 4.4管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等。为 达到公司管理目标，明确制定的指导性文件，以达到统一思想、统一方法和统一行动的目的。 4.5技术性文件：设计方案、研发文件、设计图纸、投标文件规范等。 （涉及文档类内容未清楚） 4.6通用文件、表格文件：是表达、解释工作结果和业务信息所运用 的数据传递形式，能够清晰简明地传递所需要表达的信息； 4.7保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息 的各类形式的公文、制度等文件，均属于保密文件； 4.8外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关 活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1 目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的权责 3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。 3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。 3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。 3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。 3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。 4.定义 4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，

公司文书管理规定

公司文书管理规定集团标准化小组：[VVOPPT-JOPP28-JPPTL98-LOPPNN]

第一章总则 第一条本规定的目的，在于确保文书事务正确且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率。 第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、电报、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书 类与公文。 第三条全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。 第四条必须严格保守文书的机密。 第五条文书按下列要点处置或办理： 1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速” 为原则，必须明确责任。 2．须请示审批即使在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。 第六条文书的主管原则规定如下： 1．文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部庶务科负责。 2．分公司或分支机构的文书主管，另有文书管理细则作出规定。 第二章文书的收发 第七条到达文书全部由文书主管科室接收，并按下列要点处置。 1．一般文书予以启封，分送各部门、科室。 2．私人文书不必开启，直送收信人。 3．须请示审批分送各部门、科室的文书若有差错，必须立即退回庶务科。 第八条节假日等规定工作时间外到达的文书，由值班人员接收后转交庶务科。

第三章文书的处理 第九条文书按机密程度可分为以下几类。 1.须请示审批绝密。指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄漏内容 的文书。 2.须请示审批秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员 透露的文书。 3.外密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 4.普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另 当别论。 5.传阅。指在本公司内广为传阅或传达的文书。 第十条普通文书的处理原则如下。 1.由科长以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他 必要的处理；或者指定下属对文书进行具体处理。 2.如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级 指示办理。 3.如果与各部门、科室有关联的事项，必须经与各部门、科室的会议后 方能予以处理。 第十一条机密文书的处理原则如下。 1.机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。 2.指名或亲启文书的寄发，原则上在封面上注明文书所涉及事项的要 点，注明发文者姓名，由发文者封缄。 3.到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名者开启，其他人不得 擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条 规定约束。

公司文件管理办法74772

CAPP公司文件管理办法 为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。 1 管理原则 1.1办公室是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。 1.2公司上报下发正式文件由办公室负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2 基本要求 2.1各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交办公室审核备案后。经相关领导签批同意发文. 2.2 送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。 3 内部文件 3.1文件起草 需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。 3.2文件审核 各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核,。 办公室负责审核,是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。 3.3文件签发 文件形成后，主管领导签发。

办公室负责复印、盖章、转发（送）、执行和归档。 4 外来文件 外来的文件由办公室责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。 5 业务流程 5.1文件管理业务流程分为收文和发文。 5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序； 5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 5.2发文程序与要求 拟稿→校对审核→主办部门负责人审核→相关部门会签→领导签发→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。 5.2.1拟稿 ①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。 ②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。 ③文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。 5.2.2 审核 ①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。 ②办公室复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊

四公司文件管理规定

四公司文件管理规定 This manuscript was revised by the office on December 10, 2020.

四、公司文件管理规定 （一）总则 第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。 第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。 （二）收文的管理 第四条公文的签收 1．凡来厂公启文件（除厂领导订启的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 2．对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条公文的编号保管 1．两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。 2．本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。 第六条公文的阅批与分转 1．凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办，为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完紧急文件要月即办。 2．一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。 3．为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门如关系到两个以上业务部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过2天（特殊情况例外）。 第七条文件的传阅与催办 1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不 得向外泄露内容。 2．阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 3．阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。 4．文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。 5．两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。 6．按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。 （三）发文的管理 第八条发文的规定 1．全厂上报下发正式文件的权力集中于厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2．各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向厂部提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。厂部同意发文，则由厂办按机构设置与业务分工统一归口以厂×字发文。 3．对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。 第九条发文的范围 1．凡是以厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

公司公文管理规范

公司公文管理规范

**公司公文管理规范 一、目的 为保障公司各项政策、规章、政令、业务指导性文件等及时、有效地贯彻和执行，特制定本规定。 二、适用范围 本办法适用于**有限责任公司（以下简称公司）及下属机构、子公司。 三、定义 公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件的有效载体。包括： 1.以公司名义及以公司各单位（体系）名义下发的通报、通知、 指导书、会议通知、会议纪要等等。 2.公司正式签发的高管例会及办公例会会议纪要。 3.以公司名义对政府机构或外单位发出的汇报、请示、情况说明、对外公函等。 4.各子公司正式签发的红头文件。 四、职责 1.签发权 1.1公司整体红头文件由总经理签发。 1.2以各单位（体系）名义下发的红头文件由分管副总经理签 发。 1.3子公司红头文件由子公司总经理或由其授权的子公司副总经

理签发。 2.发文权：总经办/子公司综合办公室。 五、管理制度 1.公文的常见种类 1.1请示 请上级部门请求指示和批准，用“请示”。 1.2报告 向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级的询问用“报告”。 1.3意见 用于对重要问题提出看法和处理办法, 用“意见”。 1.4通知 批转下级的公文或转发上级和不相隶属单位的公文，传达上级的指示，要求下级部门办理或者需要周知和执行的事项，用“通知”。 1.5通报 表扬好人好事，批评错误，传达重要情况的事项，用“通报”。 1.6规定/办法/制度 对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“规 定”、“办法”或“制度”。 1.7决定、决议

对某些问题或者重大行动作出安排，适用于重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级部门不适当的决定事项。用“决定”。经过会议讨论经过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 1.8会议纪要 传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的文件用“会议纪要”。 2.公文的格式 2.1公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印 章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。 2.2标题及主题词为3号黑体加粗，正文为小四宋体，段间距为 1.5倍行距。 2.3公文纸一般采用国际标准A4型（297MM×210MM），左侧 装订。 3.公文的编号 3.1以公司名义下发的文件编号

公司文书管理制度

五、公司文书管理制度 （一）总则 第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率特制定本制度。 第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿图表、参考书等一切业务用书与公文。 第三条全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。 第四条必须严格保守文书的。 第五条文书按下列要点处置或办理： 1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。 2．即使在紧急状况下以口头或形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。 第六条文书的管理原则规定如下： 1．文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责。 2．分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则做出规定。 （二）文书的收发 第七条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置： 1．一般文书予以启封，分送各部门。 2．私人文书不必开启，直接送收信人。 3．分送各部门的文书若有差错，必须立即退回总务部。 （三）文书的处理 第八条文书按程度可分为以下几类： 1．绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏容的文书。 2．秘密。指次重要并且所涉及容不能向公司外无关人员透露的文书。

3．。指不宜向公司以外人员透露容的文书。 4．普通。指非文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。 5．传阅。指在本公司部传阅或传达的文书。 第九条普通文书的处理原则如下： 1．由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。 2．如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。 3．各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。 第十条文书的处理原则如下： 1．文书原则上由责任者或当事者自行处理。 2．指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发 文者，并由发文者封缄。 3．到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。 第十一条文书的阅览原则如下 1．某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。 2．有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿“规定栏目填写，并最终交还文书主管。 第十二条与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。 （四）请示审批 第十三条请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复之后，方能实行。 第十四条须请示审批事项如下： 1．职务及重要人事安排； 2．各种制度性规定的变更； 3．重要契约的缔结、解除与变更；

企业文件发布管理制度

公司文件发布管理制度 一、总则 1．为明确公司的决策流程、责任与分工，规范各类文件的发布、管理范围等，特制订本制度。 二、文件分类、内容与编号 2．有限公司董事会文件：文件头为： 主要发文内容包括但不限于： （1）有限公司领导的任免； （2）有限公司董事会决议、公告等。 3、有限公司文件：文件头为： 主要发文内容包括但不限于 （1）有限公司部门负责人的任免； XXXX 有限公司文件 司字20XX 年第（ ）号 XXXX 有限公司文件 董字20XX 年第（ ）号 XXXX 有限公司文件 司字200X 年第（ ）号

（2）有限公司管理制度等； （3）有限公司总裁办公会议决议； （4）有限公司各类报送材料等。 4．有限公司部门文件：文件头为： XXXX有限公司文件 营（研、人、财、行）字20XX年第（）号 （注：营/研/人/财/行：分别是营销中心/研发中心/人力资源部/财务部/行政部的简称）主要发文内容包括但不限于： （1）部门人员的任免； （2）部门公告、通知等。 三、文件的签发流程 5．有限公司董事会文件：由有限公司董事会办公室（或董事会秘书）起草，有限公司董事会审批，董事长签字后发布。 6．有限公司文件：有限公司总裁办公室负责起草，有限公司总裁办公会议讨论通过，总裁签字，加盖有限公司公章后发布。 7．有限公司部门文件：由各部门负责起草，部门负责人审批，报经分管领导审核同意，部门负责人签字，加盖部门印章后发布。 五、文件要求 8、一个事项一个文件。职责明确，流程清晰，文字简洁，可执行。 9、文件的格式以本文格式为准。文件标题为二号宋体加黑，正文为四号宋体。 10、文件必须注明印发日期、数量；报送单位（领导），抄送单位（领

公司文件收发管理制度

文件收发管理制度 第一条，为提高基建审计速度和办公质量，充分发挥工程结算资料在各项工作中的指导作用，根据区审计局关于文书处理的有关规定，结合我基建审计的实际情况，特制订本制度。 第二条，文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。 条党政分工的原则本文件(党支部和行政)由办公室归口管理(二)收文的管理 条公文的签收 1.所有文件(除订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)在签收和拆封时收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因 2.对发来的文件要文件、文号、机要编号的核定一项不对 口应立即报告并登记差错文件的文号 第五条公文的编号保管 1. 收发员(文书) 拆封和签收后应附上"文件传阅单"作分类登记编号、保管 2.本外出人员开会带回的文件及资料应送交收发员(文书)登记编号保管 个人保存如职工工作需要借阅的可复印或借用 第六条公文的阅批与分转 1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)文件内容和性质阅签后由收发员(文书) 分送和承办阅办文件或急作应立刻呈送(或分管)阅批后分送承办 阅办为文件积压误事应在当天阅签完 2.性质的函、电、单据等可由办公室直接分转如涉及几个会办的文件 应同各后再分转 3.为加速文件运转收发员(文书)应在当天或天将文件送到和承办如关

系到两个应按批示次序依次传阅最迟超过两天(特殊情况例外) 第七条文件的传阅与催办 1.传阅文件应遵守传阅范围和保密规定将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所也将文件转借人阅看对尚未传达的文件向外泄露内容 2.阅读文件应抓紧当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)阅批文件 超过两天阅后应签名以示如有"批示"、"拟办意见"办公室应责成 和人员按文件所提要求和批示办理事宜 3.阅文时抄录全文任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密 4.文件阅完后应交收发员(文书)切忌横传 5.办公室对文件负有催办检查督促的责任承办接到文件、函电应立即指定专人办 理将文件压放分散如需备查应保密规定并征得办公室同意后予以复印或摘抄原件应归档周转 6.阅文范围离、退休干部由组织学习文件或由办公 室通知到阅文 (三)发文的管理 第八条发文的规定 1.上报下发正式文件的权力分别党支部和行政办公室各团体和一律自行向上、向下发送正式文件 2.各团体、需要向上反映汇报情况或向下安排布置工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提文申请并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核 党支部、行政办公室同意发文方可按党、政机构设置与分工归口以党×字、政× 字发文团体文件由党支部批转

公司公文管理规定

公司公文管理规定 第一条目的 为了使公司公文处理工作规化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。 第二条定义 是指公司部以及和其它组织之间为处理组织外事务而形成各种来往和记录的文本。 第三条使用公文的种类 公司使用公文的种类有：决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通告。 第四条公文格式 从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式家具体见附件。 1、红头文件 适用围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。公司一级部门（直属公司管辖）所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司人事行政部，公司二级（公司一级部门以下各部门）及以下部门不得印发红头文件。 2、部通告 适用围：主要用于部日常事务性工作或部工作联络的公司或部门一般性文件。 3、会议纪要 适用围：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要容与决议的文本。 4、工作报告 适用围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作报、工作月报、年度工作报告3种。 第五条处理公文的表格 公司处理公文的表格为《公司公文审批表》（见附件），适用于处理各种公文。 第六条公文密级 公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。 第七条公文处理时限 除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，公文每个分流环节的时限为0.5小时，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。

公司文件编管理规定

公司文件编管理规定 GE GROUP system office room 【GEIHUA16H-GEIHUA GEIHUA8Q8-

广西桂平市中润地产顾问有限公司 中润行通字第（2017）001号 关于发布【锦洲·时代广场】营销中心 《文件编号管理规定》的通知 公司各部门： 为有效管理公司、部门层级起草的文件，确保各职责单位所使用的文件为有效版本，现结合我司锦洲时代广场项目工作实际情况，特制订广西桂平市中润地产顾问有限公司《文件编号管理规定》，具体如下。 该规定自2017年3月1日份起生效，请各部门遵照执行。 特此通知 广西桂平市中润地产顾问有限公司 2017年3月3日 报：总经理 抄：行政部、总经办、财务部、策划部、销售部、按揭部

广西桂平市中润地产顾问有限公司 《文件编号管理规定》 一、目的 对公司、部门层级起草的文件进行有效管理，确保各职责单位所使用的文件为有效版本。 二、适用范围 广西桂平市中润地产顾问有限公司范围内。 三、文件编号细则 1、文件编号格式 2、文件分类 公司文件分为以下几类： 合同类：包括合同、协议、合作意向书等。与客户签订的商品房买卖合同、认购书、协议书等属于广西锦洲投资建设有限公司名义签订，不在本规定范畴。 制度、规定类：包括公司的各项管理制度、规定、决定等。 通知类：以公司、各部门名义下发或向有关合作单位发出的各项通知。 纪要类：以公司名义召开会议形成的各项会议纪要。 公函类：以公司名义向各合作企业、单位、组织或个人发出的函。 申请、请示类：以公司名义向各合作单位、企业、上级机构、行政单位发出的各类申请、请示。 报告、总结类：以公司名义向上级单位、行政机构提交的各类报告。 文件类别简称：

公司发文及文件管理制度

公司发文及文件管理制度 一、目的： 为了完整保存有限公司的发展历程，清楚、准确的记录XXXXX公司各项业务活动和管理职能，特制订本管理制度。 二、适用范围： 本制度适用于XXXXX有限公司。 三、文件管理办法： 1、公司文件产生的途径： （1）因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、决定（因内部管理而产生的日常通知或规定除外）； （2）因外部合作与交流产生的法律文件； （3）因政府管理而产生的报告和审批文件。 2、行政及办公文件管理的职能部门为公司行政部，承担发文和归档的工作。文件发布 后，需作为资料归档留存，一般性文件保存期限为3年，技术性文件保存期限为5年。 3、发文审批流程： 发文部门→公司会议通过→公司总负责人审批→行政部公布、归档并备案 4、文件的密级管理及受控方式： （1）文件密级分为四类：普通、秘密、机密、绝密； （2）文件受控使用“直接发放”和“发放号管理”两种方式。

注：不便由行政部发布，归档并备案的机密或绝密文件，由发文部门按本规定自行做好发布，归档并备案的工作，但必须向行政部提交归档文件的清单作为备案。 （3）发文形式：公司发文工作通过纸介质或电子文档形式进行，文件拟订后统一提交给发文部门，由发文部门填写发文文件纸，附纸介质文件，报相关负责人审批。 审批通过，在纸介质文件上盖章生效后发放。由发放号管理方式受控的文件通过纸介质或电子文档发放，并登记文件签收单；其它文件的默认发布方式为电子邮件，如需加发纸介质，请在发文文件纸中注明。 5、公司文件采用编号管理的方式，在公司总部行政部建立方便的查询系统； （1）文件编号原则： 首位：公司名称的缩写GYRT； 第二位：标示年度，如本年度为2002年，简写为“02”； 第三位：标示发文单位使用汉语拼音字头，总部各部门汉语拼音字头包括：行政部（XZ）、财务部(CW)、销售市场部(SC)、开发一部(KF1)、开发二部（KF2）、产品研发部（CY），所有发文部门的汉语拼音字头应在公司行政部（XZ）备案，以保证发文的规范化；

公司文件管理办法

公司文件管理办法 为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。 1 管理原则 1.1行政人事部是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。各部门需上报总经理或董事长审批的各类文件传递由行政人事部统一呈报总经理或董事长审批并回传发起部门执行、存档。 1.2公司上报下发正式文件由行政人事部负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2 基本要求 2.1各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作而需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交行政人事部审核。经董事长或总经理签批同意发文，则由行政人事部按机构设置与业务分工编制文号发文，详见公司《内部文件及档案管理的制度》。 2.2 送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。行政人事部部应及时把审阅结果反馈给报送部门。 3 内部文件 3.1文件起草 需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。 3.2文件审核 各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核。 行政人事部门负责上报总经理或董事长签批文件的审核，重点审核：是否需要行

文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。 3.3文件签发 文件形成后，由董事长或总经理签发。 行政人事部负责签发后的公司级文件校对，并送拟稿人、核稿人审查合格后，方能复印、盖章、转发（送）、执行和归档。 4 外来文件 外来的文件由行政部负责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。 5 业务流程 5.1文件管理业务流程分为收文和发文。 5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序； 5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 5.2发文程序与要求 拟稿→主办部门负责人审核→总经理审核→相关部门会签→领导签发→编文号→校对→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。 5.2.1拟稿 ①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。 ②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。 ③文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。 5.2.2 审核 ①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公

关于对公司企业文件、资料实行分密级管理的规定

关于对公司文件、资料实行分密级管理的规定 1．目的 为了加强对公司内部各类文件资料的管理,使之既利于提高效率和质量,又利于安全和保密,根据有关规定,特制定本规定。 2．范围 本制度适用于公司各部门、所属各子公司、和个人内部文件资料，借阅、对外报送等事项中资料的使用、审查、审批和保密管理。 3．原则 公司各类文件资料的管理及保密工作实行“业务谁主管，保密谁负责”和“自审与送审相结合”、“先审后用，先审后发”为主要原则。 4．公司及各子公司的文件资料管理及保密工作由公司办公室及各子公司办公室归口管理。5．资料的保密审查审批管理 5.1公司保密内容是指： 5.1.1公司重大决策中的秘密事项。 5.1.2公司尚未付诸实施或正在进行研究的发展战略、发展规划以及经营决策。 5.1.3公司内部掌握的合同、协议、意向书以及可行性报告，重要会议记录。 5.1.4各子公司财务与结算报告以及各类财务统计报表。 5.1.5公司尚未公开的各类信息和规章制度、计划、报表及重要文件。 5.1.6公司内员工人事档案、工资性、劳务性收入以及资料。 5.1.7各子公司指导生产技术性文件和资料。 5.1.8公司领导的个人情况、电传、传真、书信。 5.1.9公司的经营数据、策划方案及有损于公司利益的其他事项。 5.2公司密级的确定： 5.2.1公司的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 5.2.2公司及各子公司生产发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级。 5.2.3公司发展规划、财务报表、统计资料、各类操作参数、规章制度、重要计划报告、重要会议记录、公司经营情况、给政府部门的各类请示及批复为机密级。 5.2.4公司人事档案、合同协议、职工工资等收入、尚未公开的各类信息、策划方案等为秘密级。 5.3内部文件资料的印制、借阅、复制管理 5.3.1文件印发前要根据内容准确确定主送、报送和抄送范围以及印制份数; 凡涉及秘密事项的文件要准确划定秘密等级，公文的密级由公文制发部门根据公文内容涉及公司秘密的程度来划定。 5.3.2秘密文件一律由文件发出人或办公室打印,装订,办公室工作人员应严守机密。 5.3.3秘密文件要严格按照核定的份数印制, 多余的要当即撕毁待销。 5.3.4打印秘密文件时, 要及时删除或妥善保管电脑里的秘密文件，草纸、废纸等要妥善保管,定期销毁(并有监销)。 5.3.5秘密文件必须在办公室阅办, 不得带回家中,不准携带出入公共场所；要控制文件阅读范围,按规定的阅读级限阅文；若需扩大阅读或传达范围,需经主管领导和部门负责人批准。 5.3.6复印秘密文件,必须有严格的审批、登记制度, 并指定专人管理;复印的秘密文件要按正本一样进行登记和管理。 5.3.7涉及公司生产、经营、财务等方面核心数据的绝密级资料，须经公司总经理签批后方可借阅、复制。