文件收发管理制度

文件收发管理制度

一、公文规范

（一）集团办公室负责明确公文规范，包括公文种类、公文级别、公文格式、行文规则、打印格式及公文办理规定，逐级上报报总经理审批后，下发执行。

（二）公文种类

公文是指外来文件和企业内部制发的文件。包括通告、通知、通报、会议纪要等。

（三）公文类别

1、对内公文

1）以集团或项目公司名义对内下发的红头文件，其中包括公司决定、规章制度、人员任免等；

2）集团总部相关职能部门及项目公司各部门编发的各类关于经营活动的一般性材料，如通知、通报、简报、报纸、图

片图表、录音、录像等；

3）集团总部各部门与项目公司各部门之间因工作需要编制发放的纪要、备忘录等文件材料；

2、对外公文

1）以集团或项目公司名义对外发布的各种红头文件。

2）集团总部各部门及项目公司各部门向外界发放的文书、材

料，包括发出的各类公文、函件、传真等；

（四）公文载体

1、红头文件：适用于以集团名义向总部各部门、各下属公司及

政府部门的行文；发布公司制度；公司员工的行政职务任免。

2、通知/批复：适用于向下级公司决定和需要告知的一些具体

事项，以及对下属公司报请性文件（不含政令性文件）的批复。

3、工作联系单：适用于集团总部部门之间、总部部门与下属企

业之间的会议通知、业务联系安排等事项。

（五）公文格式

1、公文一般由标题、发文号、签发人、主送部门、正文、附件、

印章、发文时间、抄送部门、附注等部分组成。在文件起草中要严格公文格式和行文规则。

2、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容和公文种类，

一般不用标点符号，但标题中的法规名称要加书名号。

3、文件编号，包括集团/项目公司代码、部门代码、发文年度、

发文编号。以集团名义上报或下发的一级文件，由集团行政管理中心统一编号。以项目公司名义上报或下发的文件，由项目公司综合部负责统一编号。各项目公司上报或下发的文件，由相对应的项目公司确定其编号方式。

4、红头文件一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机构

标识、发文字号、签发人、标题、主送机构、正文、附件说

明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机构、印发机构、印发日期和印发份数等部分组成。

5、抄告单一般由发文机构标识，发文字号、签发人、会签人、抄告依据、抄告对象、抄送对象、抄告主题、正文、成文日期、印章、附件等部分组成。

6、工作联系单一般由签发部门、发文编号、发送机构、抄送机构、经办人、审核人、签发人、正文、成文日期等部分组成。

1）涉及公司秘密的公文应当标明密级。

2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。3）发文机构标识应当使用发文机构全称或规范化简称。联合行文，主办机构排列在前。如联合行文单位过多，必须保证公文首页显示正文。

4）发文字号应当包括机构代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机构发文字号。

5）上行文应当标注签发人姓名。

6）公文标题应当简要准确地概括公文的主要内容并标明公文种类。

7）主送机构指公文的主要受理机构；抄送机构指除主送机构外需要执行或知晓公文的其他机构。二者均应使用全称或者规范化简称、统称。

8）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

9）公文都应当加盖印章。联合上报和下发的公文机构都应当

加盖印章。印章应该盖在成文时间中上方，上沿不压正文，

底边在成文时间之下。

10）成文日期以机构负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机构负责人的签发日期为准。

11）公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

12）公文应当标注主题词。上行文按照上级机构的要求标注主题词。

13）公文中的各组成部分的标识规则，参照《国家行政机构公文格式》国家标准执行。

（六）打印格式

1、符合集团的规章制度和有关规定，如提出新的政策规定，应

加以说明。

2、情况确实，观点明确，内容全面，表达规范，条理清楚，层

次分明，文字精炼，书写工整，标点明确，篇幅简短。

3、公司正式文件字体要规范整齐、匀称美观, 一般应统一用宋

体字型，文件排头统一采用公司标志加宋体公司名称。

4、文字排版可根据公文的文字数量，按照规范整齐、匀称美观

原则适当调整字号；一律从左向右横排，采用黑色。

5、人名、地名、数字、引文准确，时间应写具体的年、月、日。

6、公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分

比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码外，一般用汉字书写。

在同一公文中，数字的使用应前后一致。

7、公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。

8、公文应按照其格式的标准和要求进行书写。

9、公文用纸，一律使用标准A4型纸。

10、文件打印好后要认真校对，原则上由拟稿人校对。

（七）行文规则

1、行文应当确有必要，注重效用。凡是能通过当面协商或者利

用现代通信手段等方式解决的事项，不要行文。

2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示

和报告。如遇特殊情况，必须越级请示、报告时，应当同时抄送被越过的上级单位。

3、除上级机构负责人直接交办的事项外，请示、意见、报告应

当主送上级机构，不得以公司名义向上级机构负责人报送。

4、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机构，需要同时

送其他机构的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机构。

“报告”和“意见”中不得夹带请示事项。

5、不相隶属机构之间一般以函的形式商洽工作，对不相隶属机

构发送的公文，不得有指示性、规定性的文字内容。

6、同级机构之间必要时可联合行文，上下级之间，禁止联合行

文。联合行文按主、会办次序依次签发，原则上不得使用复印件会签。

（八）公文办理

1、公文办理分为收文和发文办理。

2、收文办理一般包括登记、分发、拟办、批办、承办、督查、

立卷及归档等程序，收文流转之前必须填写《收文登记表》。

3、发文办理一般包括拟稿、审稿、核稿、签发、校对、打印、

用印、发文、登记、分发、传阅及归档等程序。发文填写《发文登记表》。

4、集团办公室指定专人负责公文的收发、登记及传递工作。

5、分公司综合部指定专人负责公文的收发、登记及传递工作。

6、各部门可根据本部门的实际情况由部门负责人或指定专人负

责本部门日常公文的收发、登记、归档及公文送审过程中的传递工作。

二、收文办理

（一）集团总部：办公室负责登记外部收文，需要办理回复的公文，应当根据内容和性质，及时交予有关部门办理或请示主管领导；内容涉及几个部门的，应当确定一个主办单位；紧急公文，应当提出办理时限。所有公文必须交办公室存档管理。

（二）项目公司：综合部负责登记外部收文，需要办理回复的公文，应当根据内容和性质，及时交予有关部门或主管领导办理；内容涉及几个部门的，应当确定一个主办单位；紧急公文，应当提出办理时限。

（三）集团总部、项目公司承办单位接文后，应当抓紧办理并在5个工作日内或按时间要求答复办理结果，不得延误、推诿。

（四）对不适宜由本部门办理的公文，应当迅速返回办公室或者综合部并说明理由。对限期办理的重要公文，办公室或者综合部要登记备案并及时检查催办，文件在办公室或者综合部停留不得超过半天，急件随时处理，不得积压。定期的资料性文件，由办公室或者综合部按规定范围发送有关人员传阅。每月末汇总一次文件处理情况。

三、发文办理

（一）集团总部各部门根据拟办意见，完成答复意见后，根据发文的性质报领导审批，具体的审批程流程如下：

1、集团总部对外发文：以集团公司名义对内、对外的发文，由

主办部门经办人填写《文件呈阅单》，经主办部门负责人审核后，报分管领导、总经理审核，由董事长签发。

2、审批完成后，集团各部门根据审批意见进行公文完善。（二）项目公司各部门根据拟办意见，完成答复意见后，根据发文的性质报领导审批，具体的审批程流程如下：

1、项目公司对外发文：以项目公司名义对外发布的发文，由主

办部门经办人填写《文件呈阅单》，经主办部门负责人、项目分管领导、总经理审核后，上报办公室、总部分管领导审核，由总经理签发，备案至董事长。

2、项目公司对内发文：以项目公司名义对内发布的发文，由主

办部门经办人拟稿并填写《文件呈阅单》，经主办部门负责人审核后，由项目分管领导审核，总经理签发。

3、文件审批完成后，项目公司各部门根据审批意见进行公文完善。

4、需要说明的是：核稿主要是对发文稿进行审核与修正的过程。

主要表现为以下几个方面：

1）检查是否需要行文或是否应以公司名义行文；

2）审核收文单位是否准确；

3）审核其真实性，防止虚报或夸大事实；

4）审核文稿的文字表述是否准确、简明、易懂，易于理解与执行；

5）审核发文稿是否符合公司的行文规则及格式要求。（三）公文打印、用印、发文

1、打印：对经签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做

到：

1）必须以经签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报签发人批准；

2）注意排版艺术，版面的安排要符合公文规范；

3）注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清样、废页也要管理好，防止泄密；

4）打印好后由拟稿人进行最后一次校对。

2、用印：在打印好的公文上按格式标准用印。

3、发文

1）以集团名义上报或下发的文件由办公室统一发文；

2）以项目公司名义上报或下发的文件由公司综合部统一发文；（四）公文登记、分发、传阅

1、登记：发文前，由发文部门填写《发文登记表》。

2、分发、传阅：需要在一定范围内周知或共同执行的事项，发

文部门需将各类公文传递到各相关部门，在权限范围内进行

传阅。发文部门要负责落实文件交收情况。集团下发到各部

门的文件材料，如需向全体员工公示的，各部门负责人应在

收到之日起24小时内传达到本部门所有员工，使其及时准确

地得到贯彻落实。

（五）审批公文，主批人应当签署明确意见以及姓名、日期。四、公文的立卷、归档

（一）公文的立卷：凡具有考查利用价值的公文，一经办理完毕，

部门负责人应将原稿交予本部门档案管理人员，由其及时整理

立卷。

（二）公文的归档：归档公文按类加以区分，并按年度分别装订

成册，存放于文件柜内，做到排列有序、查询方便、安全可靠。

各部门的公文归档应按集团档案管理规定执行。

公司文件收发管理制度

文件收发管理制度 第一条，为提高基建审计速度和办公质量，充分发挥工程结算资料在各项工作中的指导作用，根据区审计局关于文书处理的有关规定，结合我基建审计的实际情况，特制订本制度。 第二条，文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。 条党政分工的原则本文件（党支部和行政）由办公室归口管理 （二）收文的管理 条公文的签收 1.所有文件（除订启的外）均由收发员（文书）登记签收、拆封（由或邮电局机要通讯员直送 的机要文件除外）在签收和拆封时收发员（文书）需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查 明原因 2.对发来的文件要文件、文号、机要编号的核定一项不对口应立即报告并登记差错文件的文号第五条公文的编号保管 1.收发员（文书）拆封和签收后应附上"文件传阅单"作分类登记编号、保管 2.本外出人员开会带回的文件及资料应送交收发员（文书）登记编号保管个人保存如职工 工作需要借阅的可复印或借用第六条公文的阅批与分转 1.凡正式文件均需由办公室主任（或副主任）文件内容和性质阅签后由收发员（文书）分送 和承办阅办文件或急作应立刻呈送（或分管）阅批后分送承办阅办为文件积压误事应在当天 阅签完 2.性质的函、电、单据等可由办公室直接分转如涉及几个会办的文件应同各后再分转

3. 为加速文件运转收发员（文书）应在当天或天将文件送到和承办如关系到两个应按批示 次序依次传阅最迟超过两天（特殊情况例外） 第七条文件的传阅与催办 1.传阅文件应遵守传阅范围和保密规定将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所也将文 件转借人阅看对尚未传达的文件向外泄露内容 2.阅读文件应抓紧当天阅完后应在下班前将文件交收发员（文书）阅批文件超过两天阅后应签名以示如有"批示" 、"拟办意见"办公室应责成和人员按文件所提要求和批示办理事宜 3.阅文时抄录全文任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续 以防止丢失泄密 4.文件阅完后应交收发员（文书）切忌横传 5.办公室对文件负有催办检查督促的责任承办接到文件、函电应立即指定专人办理将文 件压放分散如需备查应保密规定并征得办公室同意后予以复印或摘抄原件应归档周转 6.阅文范围离、退休干部由组织学习文件或由办公室通知到阅文 （三）发文的管理 第八条发文的规定 1.上报下发正式文件的权力分别党支部和行政办公室各团体和一律自行向上、向下发送正式文件 2. 各团体、需要向上反映汇报情况或向下安排布置工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提文申请并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核党支部、行政办公室同意发文 方可按党、政机构设置与分工归口以党X字、政X字发文团体文件由党支部批转 3.对涉及多个分管范围的文件须经班子决定后批准签发其余文件均由主要批准签发 第九条发文的范围：

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的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂 部名义发文。 （四）发文程式与要求 第十条 发文程式规定： 1、各单位元需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；

2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿； 3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写； 4、文稿拟就後，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿； 6、经两办审查修改後的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）； 7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚； 8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；

9、文稿审核会签後，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发； 10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印； 11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名； 12、文件打字後，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

（五）文件的借阅和清退 第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。 第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

邮件收发管理制度

邮件收发管理制度 一、目的 为规范公司邮件的收发管理，保证公司对外业务的正常开展并有效节约邮寄成本，避免造成公司资料的丢失及浪费。 二、适用范围 本公司全体员工 三、定义 邮件物品：指公司员工寄送/签收的文件、资料、货物及其他货品等，物流除外。 四、职责 4.1办公室：负责公司邮件物品的收发管理。 4.2各部门：协助办公室进行部门邮件物品的发送、审批及接收。 五、内容 5.1 邮件的接收 5.1.1原则上邮件必须由收件人亲自签收，如收件人不便，可由办公室代为接收。 5.1.2办公室收到文件，资料，货物等邮件物品时，要及时转交给相关部门人员。未经主人同意不得私自拆开邮件。 5.1.3办公室接收邮件之前需对邮件进行安全检查，对可疑邮件一律拒收。可疑邮件如：外包装破损或外露过多的内保护材料；模糊不清的地址或收件人；油污、有刺鼻异味或邮件包装浸水变色；物品外部有不明的动力装置或有滴答声等。

5.1.4物品接收人要在《邮件签收登记表》上签字接收，以备查验核对。 5.1.5收件人在接收到办公室通知后要及时前去领取邮件，如因不及时领取造成的邮件延误、破损或丢失等，一切后果自行承担。 5.2邮件的发送 5.2.1因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他物品者，必须先填写《邮件发送审核表》，经部门负责人、办公室主管签字确认，由办公室联系公司指定的快递承运单位统一发送。（各需求部门于每日17:00前提出需求，必要时需将邮寄品交办公室检验。） 5.2.2未经登记或需邮寄物品无部门负责人审批的，办公室可拒绝受理。 5.2.3各需求人员必须在《邮件发送审核表》上详细注明相关信息，以备查验核对，如资料登记不清楚或不完整者，办公室有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且经办公室要求无效者，办公室有权拒发该邮件，并将情况报备部门负责人处理。 5.2.4填写快递单要求：用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话、邮编等）。 5.2.5寄件人将需寄发的物件备齐，与快递单一起放到办公室待核查。寄件人若因配件较重，需快递人员直接到车间或仓库取件的，必须安排一人陪同前往，禁止收件人独自前往处理。 5.2.6邮寄后，寄件人需认真记录快递单号等信息，邮件的后续跟踪由寄件人自行负责，办公室配合查核。 5.2.7办公室要保留好每次邮寄的存根（保管期限为一年），以备查验核对寄件信息并每月做一次邮件发送汇总表进行快递费用核算。 5.2.8严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的10倍处罚。

文件收发管理办法

文件收发管理办法 1 目的 规范文件处理程序，避免文件管理混乱，加速公文运转，从而提高管理职能和办事效率，特制定本办法。 2 范围 2.1 收进文件，指由外单位发来的文件。 2.2 外发文件，指由公司发出的文件。 2.3 内部文件，指由公司内部传递的文件。 收发文件的管理一般应包括：登记、分办、拟办、批办、承办、催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。 3 收文处理程序 3.1 收文 (1) 收文由办公室行政秘书负责，对文件进行检查验收。 (2) 应严格遵守拆封权限，所有公司收文均由办公室负责人或行政秘书开拆，其他人不得开拆。凡个人信件均交个人处理。 (3) 收文收到后应立即进行登记，按收文登记簿上要求准确登记。 (4) 应保持原信封的完好，以备处理时需要。 （5）工作文件收到第一时间及时通知收件人，按其意见处理 （6）按文件密封等级要求，做好保密工作。 3.2 拟办

办公室负责人在阅读文件后，根据文件性质、内容和有关要求，根据公司领导的分工，对文件提出初步处理意见，并将其填写在《文件处理单》中。 3.3 批办 办公室行政秘书应根据《文件处理单》的意见，及时报请公司领导批示办理，由公司领导在《文件处理单》中明确批示：文件处理单位、处理办法、处理时间等要求。 3.4 承办 办公室行政秘书应根据公司领导批办的要求，应及时不拖拉、不推诿、不马虎地将文件交相关部门或人员进行承办。 3.5 传阅 对非承办的传阅文件，办公室行政秘书应根据文件的轻重缓急组织进行。防止文件积压或遗失。 3.6 催办 对承办文件，办公室负责人应适时询问、检查和督促。避免承办拖沓、文件积压。 3.7 办复 对承办文件办理完毕后，承办部门或人员应将办理结果及时报告有关领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。 3.8 借阅 (1) 未归档文件，视文件性质，经本部、室负责人批准后，办理借阅

公司文件收发管理制度42561

Q/CT 湖北东神楚天化工有限公司企业标准 Q/CTGL-XX-007-2014 公司文件收发管理规定 2014-03-20发布2014-04-01实施湖北东神楚天化工有限公司发布

公司文件收发管理规定 1范围 本规定对公司外来文件处理、内部文件发放、文件的借阅与清退、文件的立卷与归档及文件销毁的标准作出阐述。 本标准适用于公司所有文件管理。 2 外来文件处理 2.1收文的管理与公文的签收 2.1.1公司所有文件(除总经理订启的外)均由党政办专人登记签收、拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。 2.1.2对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。 2.2公文的编号保管 2.2.1文件拆封和签收后应及时附上“湖北东神楚天化工有限公司公文处理单”作分类登记编号、保管。 2.3公文的阅批与分转 2.3.1凡正式文件均需由党政办主任根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。 2.3.2一般性质的函、电邮、单据等可由党政办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。 2.3.3为加速文件运转，收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅。最迟不得超过两天，特殊情况例外。 2.4文件的传阅与督办 2.4.1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 2.4.2阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”党政办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 2.4.3党政办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得党政办同意后，予以复印或摘抄原件应及时归档保存。 2.4.4按照阅文范围。一线员工一般由有关部门定期组织学习相关文件。或由党政办通知到单位阅文。 3 发文的规定

公司文件管理规定

公司文件管理规定 第一章总则 第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。 第二条文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。本规定中，公文指公司内外部发文文件，是具有法定效力和规范体式的文书。 第二章公文管理 第三条公文管理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。 第四条公文种类与应用范围 1.公文种类：决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 2.公司常用文种应用范围 2.1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员；变更或者撤销不适当的决定事项。 2.2公告：适用于对外宣布重要事项或法定事项。一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告。 2.3通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项。

2.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 2.5报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。 2.6请示：适用于向上级单位提出请求，并要求回复的公文。 2.7批复：适用于答复下级单位的请示事项。 2.8意见：适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法。 2.9函：适用于平行单位或不相隶属单位之间，相互商洽和联系工作、询问和答复问题，请求批准和答复事项。 2.10会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第五条职责权限 1.综合部是行政公文的管理部门，负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管。涉及公司性文件由综合部负责拟稿，专业性文件原则上由相关业务部门拟稿。 2.行政公文由总经理签发，制度规定类文件由法人代表签发，公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实。 3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文。 第六条发文规则 1.发文应当确有必要，注重效用；发文根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。 2.发文统一使用公司的红头文件格式，由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印，经总经理签发后由综合部成文。如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的

公司邮件快递收发管理制度

公司邮件快递收发管理制度 1.总则：为了充分利用互联网的信息化运作优势，提高信息传递、处理效率，确保安全；节约公司的快递成本，规范快递物品的收发管理，避免造成公司资料的丢失及浪费。 2.适用范围：本公司所有员工均属之 3.定义：3.1 快递物品：指员工因工作需要，向外部寄送文件，资料，配件，样品以及其他货品等。（销售仪器和销售试剂的发货除外） 4. 组织与职责： 4.1：值班门卫：负责公司邮件、零散快递物品的收发管理。 4.2：物流部：负责公司邮件、快递物品的寄发管理。 4.3：各部门：递。 4.4：各部门负责对本部门的快递费进行管控。 5．流程图：(略) 6 .执行说明： 6.1 快递的签收与发送寄件人必须按照本办法规定的寄件要求寄发快 6.1.1 快递的接收 6.1.1.1 值班门卫收到文件，资料，货物等快递物品时，要及时通知转交给相关部门人员。

6.1.1.2 物品接收人要在《邮件快递签收登记表》上签字接收，以备查验核对。 6.1.1.3 除特殊情况外，如货物中指定的接收人不在，电话通知本人是否接受，同意的可指定委托人代为签收。原则上各部门人员应代收。6.1.2 快递的寄发 6.1.2.1 因工作需要，需向外部寄送文件，资料，货物及其他物品者必须到物流部填写《邮件快递寄发登记表》进行登记，经部门负责人审批后交物流部，由物流部联系快递公司统一发送。各（需求部门于每日16:30 前送至物流部） 6.1.2.2 未经登记或需快递物品无部门负责人审批的，物流部可拒接受理，对于不合格的件退回发件人。 6.1.2.3 快递公司的选择：选择的原则是合理、负责任、低成本；寄件人必须根据所寄物品的性质，合理、负责任的选择性价比高的快递公司，以低成本完成寄件。能以普通邮寄处理的不选择快递。 6.1.2.4 各需求人员必须在《邮件快递寄发登记表》上详细注明收件人姓名，地址，所寄物品名称，以及快递承运单位及快递单号，以备查验核对，如资料登记不清或不完整者，物流部有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且物流要求无效者，物流部有权拒发该物品，并将情况报备部门负责人处理。

公文收发管理制度

公文收发管理制度 为加强对公文收发文的管理，特制定本制度： 一、文件收文管理 单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。 （一）公文的签收呈办 、签收：办公室人员及时领取文件和信件。各业务口收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交领导签阅。 、登记：公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号。 、批办：将登记后的公文及时送呈主要领导批办后，交分管领导阅示。 、传阅：公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即主要领导看完公文后，交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。 、承办：各业务口工作人员接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理；一般公文在 个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在 个工作日内办结。 、催办：办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 、处理办毕公文。公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。 （二）公文的保密。

对涉密文件应按规定的阅读范围传递，同时做到：不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所，不在本单位外过夜。并做到日清、月查、及时清退。 （三）公文的借阅承办。各业务口及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。 二、公文发文管理 发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。 、拟稿：拟稿业务口工作人员是拟稿工作的第一责任人。草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。文稿格式要符合国家公文规范，对不符合的，办公室予以退回。文稿草拟后，拟稿工作人员须在发文首页纸上写明拟稿单位、拟稿人、标题、主送（抄送）单位等，并同电子版文稿报办公室。不允许代签、缺签。重要文件的文稿送审时应附有报送说明、起草依据或领导批示意见等背景材料的原件或复印件，领导审稿时参考。 、审核：由各业务偶工作人员草拟的公文，须报办公室负责人初审后，交分管领导审核。未经办公室审核的，各业务口工作人员不得将草拟的文稿直接交分管（主要）领导签发，杜绝文稿逆向流转。 、签发：审核后的文稿，送分管领导及主要领导审阅后签发。凡需要重新修改的，由文稿起草人负责修改完善，经逐字逐句校对后，再按程序重新送审。 、登记。签发的文稿，由办公室统一编写发文字号、主题词并标明份数后建立发文登记台帐。 、复核。拟稿人承担校对责任，确认无误后做出清样，在发文稿纸单上校对栏目中签字，并由办公室确保无误后予以印发。 、用印：由办公室专人负责用印管理，公文形成后，根据公文类型加盖公章。公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。 、归档：公文底稿、签发及审签意见与公文印成件，由办

(完整版)公司文件收发管理制度

收发文件管理制度 一、总则 1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。 2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。 3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。 二、发文管理 1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。 2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。 3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。 4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。 5、发文办理工作程序： （1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。 （2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。 （3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。 （4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。 （5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。 （6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。 （7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。 三、收文管理 1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。 2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。 3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。 4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。 5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。 6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。 7、收文办理工作程序： （1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公

公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项： 3.1.1.1 上级来文 （1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件； （2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 （1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等； （2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件； （4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告； （5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料； （6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料； （7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； （8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； （9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料； （10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料； （11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； （13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料； （14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料； （15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根； （16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； （17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；

公司邮箱管理制度

公司邮箱管理制度 为确保公司能够实现现代化、数字化办公，保证公司电子邮箱的正常使用，特制定公司邮箱管理实施办法如下，希望各部门遵照执行： 一、公司电子邮箱环境 公司内部设有单独服务器专门用于邮件收发，邮件可以24时收发公司内部及外部信件。每人额定邮箱大小为100兆，每封邮件的附件大小为2兆。 二、申请、建立、注销邮箱 1.申请公司邮箱必须具备以下条件： （1）试用期满并且转正的正式员工； （2）配有公司内部电脑员工； 具备以上条件后由本人提出书面申请，经部门主管批准后递交给网络主管部门审批、通报总经理助理批准后实行； 2.建立邮箱 网络主管部门接到批准后的申请两个工作日内给申请人建立邮箱，并同时给申请人配置邮箱客户，端测试收发邮件。 3.注销邮箱 当员工辞职或被公司辞退以及其他原因将不再使用公司邮箱时应由其员工部门主管通知网络主管部门，网络主管部门在接到通知的当天注销其员工用户身份、删除员工邮箱。

三、邮箱日常使用 1.公司邮箱客户端全部使用Microsoft Outlook 2003 软件进行收 发，任何人不得随意更改、使用其他软件收发邮件。 2.不得随意改动Microsoft Outlook 2003 软件中的邮件设定参数， 因私自改动造成邮件不能收发者，网络主管部门查出后将对其本人予以警告，通报其部门主管，当出现同一个人第二次因自行修改邮箱参数导致不能收发邮件者，网络部门将有权直接删除其邮箱帐户并通报总经理助理及其部门主管。 3.严禁打开不明来历邮件及附件资料！因下载来历不明的附件导致 公司网络感染病毒、重要信息泄漏者，停止本人使用邮箱、通报总经理助理及部门主管，按照公司网络管理制度中相关规定处理。 4.不得通过公司邮箱造谣或传播反动、淫秽信息，一经查出将严厉 惩处当事人。 四、邮件日常维护 公司邮箱使用Microsoft Outlook 2003软件进行收发，所有邮件均存在每个使用者的本地计算机上，一旦因各人操作失误原因导致邮件丢失有各人承担全部后果。 *******有限公司

公司收发文管理制度

公司收发文管理制度 1. 范围 适用于集团、下属公司各部门的收发文管理、传阅管理。 2. 目的 规范公文拟写、审批、处理规范化、制度化、标准化，提高公文质量和处理效率。 3. 术语和定义 3.1 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销 下级单位不适当的决定事项。 3.2 规定、办法：“规定”适用于对某项工作或活动做出安排，提出具体管理措施和行为规 范；“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。 3.3 通知：适用于人事任免，转发上级和不相隶属机构的公文，传达要求总部部门或下属公 司办理和需要有关单位周知或者执行的事项。 3.4 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。 3.5 报告：适用于向上级机构汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机构的询问。 3.6 请示：适用于向上级机构请求指示、批准。 3.7 批复：适用于答复下级部门或企业的请示事项。 3.8 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法 3.9 函：适用于与不相隶属机构之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 3.10 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 4. 职责 4.1 行政管理部 4.1.1 明确公文规范； 4.1.2 负责登记外部收文； 4.1.3 负责一级、二级发文的核稿及送审工作； 4.1.4 负责二级对外发文核稿工作； 4.1.5 推进公文处理办公自动化系统运用； 4.1.6 负责公文处理中的安全保密工作； 4.1.7 完成与公文处理有关的其他工作。 4.2 下属公司行政部 4.2.1 负责登记外部收文； 4.2.2 负责一级、二级发文的核稿及送审工作； 4.2.3 推进公文处理办公自动化系统运用； 4.2.4 负责公文处理中的安全保密工作； 4.2.5 完成与公文处理有关的其他工作。 4.3 集团各部门、下属公司各部门 4.3.1 承办本部门权限范围内文件答复；

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1 目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的权责 3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。 3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。 3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。 3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。 3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。 4.定义 4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，

学校文件收发传阅管理制度

学校文件收发传阅管理制度 学校办公室负责学校对外行文和公文的收发处理工作，文件管理内容包括： 一、做好收文处理，包括：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、催办等； 二、做好发文处理，包括：拟稿、核稿、签发、印制、分发等； 三、做好文书管理，包括：保管、提供借阅、整理、归档等。 四、学校的各种会议记录、制度文本等。 为使我校行文和收文处理规范化，特制定本管理制定。 一、行文管理规定 （一）凡以学校名义上报或下发的文件（报告、请示、通知、函件、等），由主办处室主任拟稿，经分管领导初审，学校办公室核稿后送校长签发。 （二）经校长签发的文稿由学校办公室统一登记、用印、分类存档。红头公文由学校办公室发送，其他类别公文和材料由主办处室上报。 二、收文管理处理 （一）所有发至我校的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我校处理的公文)，由学校办公室统一签收、登记，送校领导阅示或送有关处室办理。 （二）学校办公室主任负责根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送校长阅示后，交有关负责人阅办。学校办公室根据文件内容、领导批示予以催办。 1、传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。 2、转发交办的文件，交经办人签收，所有交办文件应定期收回，要按规定上报、存档。 3、各负责人办理的公文，应送主办部门，紧急文件先办后阅，办理与传阅同时进行。 4、对急办件，办公室应立即将文件送交校领导批阅。领导不在 时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务人员办理。事后

及时向校领导汇报并做好督办工作。 5、上级部门来文有限制日期要求的，应及时催办，发现问题，及时汇报。 （四）凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。 三、文件传阅制度 为使文件传阅迅速、准确、规范、安全，特制订本制度。 （一）学校办公室对来文要及时处理，做到当日文件当日处理。（二）学校办公室在做好文件的签收、分类、登记工作后，提出拟办意见。 （三）按照拟办意见规定的范围，由学校办公室工作人员及时将文件送交有关领导阅批。 （四）领导批示有关部门阅办的文件，各部门要认真登记，及时按批示意见办理，并在文件上注明反馈结果。 （五）文件应当天阅毕，最长不超过三天，急件应随到随阅，不积压文件。文件阅后应及时返还工作人员，如需继续使用，经办公室同意后，可另行办理借阅或复印。 （六）密级文件的传阅，应严格遵守保密纪律。密级文件不准带出办公室，不准复印、摘抄，不准泄露文件内容。 （七）阅批文件，一律使用碳素笔或钢笔。 （八）工作人员应做到勤送、勤取、勤催；及时传阅和催办。 四、文件保存 （一）对每一号文件，必需将1份文件原件或1份复印件及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存。 （二）对处理完的文件（含重大活动材料等），要及时整理，按照规范要求和时间顺序归档，保证应归档的文件材料齐全。 （三）做好文件的备份工作，一般要求使用电子备份和纸介质备份，便于日常使用。 五、本制度自公布之日起施行。

收发文管理制度

收发文管理制度 一、总则 1、为了规公司对收发文的管理，提高文件的利用效率，进而提高公司工作质量和工作效率，结合公司实际，特制定本制度。 2、公司文件是传达方针对政策，发布公司规章制度，指导工作，报告情况等的重要工具。因此，必须认真做好文件收发的管理工作，有效地为公司服务。 3、公司所收发文件由行政办公室统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。行政办公室指定专职人员负责收文和发文，必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。 二、发文办理 发文处理：发文程序包括拟稿、审核、复核、打印、签发、用印、分发、存档等。 1、公文拟稿： 一般公文按照分工负责的原则和日常工作程序，谁主管的事项由谁拟办，带有政策性、战略性、全局性的重要文件，有关负责人要亲自拟办，也可以集体研究，提出方案，再指定专人拟办。

2、公文审核 公文审核实行分级负责制，主办部门负责人要对本部门拟定的公文进行初审并签字，凡公司发文应由办公室审核后送公司领导审签。 审核容包括有无发文的必要；用什么名义和文种行文；容是否符合政策、法规；主送机关、抄送机关是否合适；提出的措施和要求是否明确具体；涉及有关部门和单位的问题是否协商一致；篇章结构是否紧凑合理，行文是否恰当等。 未经办公室核稿的公司级公文，公司领导不予签发。 3、签发 审核的公文，填制《发文审批单》的提交签发人。签发人审核修改后在"签发"栏同意签批，并签上和时间。公司领导口头同意印发的公文，事后，由其助理或下属让同意印发的领导补签。未经公司领导签发，办公室拒绝承印和盖章。 以公司名义发出的公文由董事长、总经理、行政总经理、副总经理、财务总监按照分工负责的原则签发，其中上行文以及涉及有关重要问题或涉及面广的公文由有关分管领导审签后，根据公司章程的规定权限送董事长或总经理签发。 以部门名义发出的公文，应由部门主要负责人签发。

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1．0 总则 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 2．0 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。 3．0 收文的管理 3．1 公文的签收 3．1．1 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 3．1．2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。 3．2 公文的编号保管 3．2．1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单” ，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。 3．2．2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。 3．3 公文的阅批与分转 3．3．1 凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。 3．3．2 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。 3．3．3 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2 天（特

企业邮箱管理制度及流程

公司邮箱使用管理规定 一、目的 为加强对公司统一配备邮箱的管理，规范邮箱的日常使用，保证邮箱系统的正常运行，特制定本规定。 二、使用要求 1、所有员工一旦成为公司邮箱的合法用户，必须严格遵守以下规定： ⑴用户必须遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国电信条例》、《全国人大常委会关于维护互联网安全的决定》、《互联网信息服务管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》和国家其他有关法律、法规、行政规章。 ⑵用户不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。 ⑶用户不得自己或允许他人利用公司的邮件服务散布大量不受欢迎或未经请求的电子邮件、广告等，也不得散发包含反动、色情或违反国家法律规定的有害信息的电子邮件和信息。 ⑷违反以上规定，给公司和公司员工造成损失的，由该用户承担全部责任，部门负责人承担连带责任。 3、收发邮件时需注意一下几个事项： ⑴外发邮件必须填写邮件主题，不得以空白主题发送邮件。 (2)邮件附件应采用压缩包形式。 (3)邮件正文中尽量避免出现网页地址链接内容，容易被识别为垃圾邮件。 (4)对一些论坛或者门户网站注册用户涉及到需要邮箱认证的，填写其他私人邮箱，禁止使用公司邮件注册（容易被垃圾邮件攻击）。 4、公司邮箱的合法用户，对外业务联络必须使用公司邮箱，不得以任何形式利用私人邮箱收发邮件。 5、公司邮箱仅限本人使用，禁止将公司邮箱以各种形式转让给他人。公司邮箱的账号

和相应的密码，由用户自行负责保管。 6、邮箱使用人应严格保守邮件内容秘密，未经授权不得随意查看、传播、拆分往来邮件内容，一经发现辞退并追究相应责任。 三、邮箱管理 1、集团综合管理部负责管理公司员工的邮箱帐号管理工作，并保证电子邮件系统的正常运行（不可抗拒因素除外）。各部门若有新进或离职员工，请及时将名单书面呈报集团综合管理部（部门负责人签字）以便综合管理部及时分配邮箱帐号。 四、申请/注销邮箱样表 1、新驰集团邮箱申请表 1>表样 新驰集团邮箱申请表

公司公文管理制度

XXX公司 公文管理制度 第一章总则 第一条为了实现公司公文管理的科学化、制度化、规范化，提高公文处理质量和效率，结合公司实际，制定本制度。 第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理、传达信息、处理公务的载体，是指导、布置和商洽业务，请示和答复问题，报告、通报和交流工作情况等的重要工具。 第三条公司办公室主管公司公文处理工作，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作；并对公司所属部门和分/子公司的公文处理工作进行指导和督促检查。 第四条以公司、公司所属部门和分/子公司的名义行文的纸质、电子文件，均适用本制度。 第二章公文种类 第五条公司公文有如下文种，一般以红头文件印发。 （一）决定、决议。对公司的重要事项作出决策和部署、

奖惩有关单位和人员及变更或撤销所属部门或分/子公司不适当的决定、决议等事项用决定；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用决议。 （二）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。 （三）通知。用于颁布规章制度；批转、转发公文；任免管理人员；传达上级指示、转发上级和不相隶属单位的公文；发布、传达要求所属部门或分/子公司执行、办理和周知的事项。 （四）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交流重要情况。 （五）报告、请示。向上级汇报工作、反映情况及回复上级的询问用“报告”；向主管部门、上级请求指示、批准用“请示”。 （六）批复。适用于答复下级单位请示事项。 （七）函。用于公司与其他无隶属关系的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；答复征求对某项工作的意见。 （八）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，提示与会单位共同遵守和执行。 第六条公文按照行文方向分为: 上行文:指下级单位向所属上级单位的发文，如请示、报告。

收发文管理制度

收发文管理办法 1.总则 1.1 为了规范公司对收发文的管理，提高文件的利用效率，进而提高公司工作质量和工作效率，特制定本办法。 1.2公司文件是传达方针政策，发布公司规章制度、请示、指示和答复问题，指导工作，报告情况等重要工具。因此，必须认真做好收发文的管理工作，有效为公司服务。 1.3公司所有收发文件由综合部统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。综合部指定一名文书人员负责收文和发文管理工作。综合部文书根据有关文件资料，如实填写收文登记表和发文登记表，按准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。 2收文管理 收文是指外部机关送达公司的公务文书和材料，包括文件及附件等文字资料。收文管理是指对来自公司外部的文件所实施的处置与管理。 2.1 收文分类 收到的公文分四类：各级政府发文、业务合作公司发文、公司下属子公司发文及其他。 2.2文件签收 公司收到的一切公文，均由综合部文书负责签收，将收到的文件按2.1的分类在《收文登记表》填写收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数等（见附件1）。在收文登记后，填写《收文处理传阅单》（见附件2），呈综合部经理签批，符合有关规定的，综合部应及时提出办理意见和建议，送请主要领导人批示后交相关部门办理。 公司有关部门或个人收到的涉及公司事务的公文，亦应在收到后２天内，转交综合部文书，由文书按上述程序办理。 2.3文件阅批与分转 综合部经理应及时签批，并根据公文内容、要求等确定公文的处理方式和程

序，并在《收文处理传阅单》上签署意见。 综合部文书将签批的文件依据收文的处理方式和程序，送有关人员阅示、阅办及阅知。为加速文件运转，综合部文书应在综合部经理签批的当天，将文件报送有关领导或部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅。 2.4 文件的传阅、催办、保管 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不准将传阅文件转借他人阅看，不得任意取走文件内任何文件及附件。 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后，应在下班前将文件交回综合部文书，阅批一般不准超过2天，阅后应签名以示负责；如领导有批示，应立即将文件交有关部门和人员领导批示办理。 文件阅完后，应及时交还综合部文书，不得私自传阅。综合部文书负有催办督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理；不得将文件压放分散，如需备查，经批准后可复印或摘抄。 文件办理完毕,应在《收文登记表》注明办理日期，并简要写明办理结果，且立卷归档暂存。综合部应定期对公司收文的处理、归档情况进行检查、统计。3发文管理 发文办理是指公司对外发出的公文，首先要拟稿，稿子写好后要送部门负责人审核，然后报请有关领导人签发，签发后送印，印制好校对后发出。 3.1拟稿、核稿及会签 拟稿是指把领导人或公司的发文意图条理化、显物化，是发文处理的关键程序之一。公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。公司红头文件拟稿格式参考附件3，一般制度拟稿格式可参考附件4。 核稿是指由拟稿部门负责人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送综合部经理对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签，文种、公文格式是否正确等。 3.2签发、发文登记及缮印