电子文件管理系统

第2章 ERMS测试基础理论与方法

2.1 ERMS测试目的

从电子文件管理系统的服务对象上看，它不仅有个人，同时还有企业、政府和军队等。它所要求的功能，就是能够达到服务对象的需求。因此对于ERMS测试的目的，也就是考察电子文件管理系统，能否满足用户需求的一个过程。首先测试的目的包括对于服务的对象的需求，能否给予内容上的满足。其次测试的目的包括对于ERMS内部的功能，例如网络硬盘存储空间的链接流程、下载文档速度、登陆界面稳定、设计是否合理、文件下载保存和分享功能是否能够合理存储和发布等，都是ERMS测试能够检验系统使用是否达标的目的。

ERMS测试应该了解系统达到的目的。应该对用户数据收藏进行研究，了解通过互联网以及数据库处理技术的电子文件管理系统的处理过程，用户需要有账号名和相对应的空间。通过对电脑相连接的网络硬盘空间进行检索，从而找到相对应的电子数据。在这个过程中，可以同时使用上传功能和下载功能，对电子数据存储形式的文件，进行处理。但是需要在网络畅通的场所，才能进行数据操作处理。ERMS测试的目的，在于检测当用户输入相对应的关键查询条件，是否能够快速对相应的电子资料，给予滤出处理，对于速率的检测功能要求是非常重要的，通过测试，能够对此功能的运用，给予保证。在进行相对应的数据资源共享和电子资源的下载同时，是否能够达到数据的清晰度和完整度，都应该通过ERMS测试来给予保证。

从当前的ERMS的主要检测部门，对于ERMS的目的应该给予明确区分，这样有利于达到ERMS测试的任务完成。ERMS对应前端应用程序的开发部门，对于ERMS测试应该注意到与用户的界面能够达到审美要求，对于相应的功能，必须通过界面表达，是否达到设计合理的目的。同时对应的后台数据库，是否能够对应数据的完整和命令执行的速度等，给予完好的处理，同时能够保证数据的安全功能。这些都是ERMS测试的目的，这也是一种非常好的程序开发设计方式，对于未来发展起到了重要的作用。

2.1.1 验证ERMS实现与需求的一致性

对于ERMS测试的目的，应该验证ERMS是否能够实现与用户的需求是否能够达到一致性的要求。用户的需求是ERMS设计的和建设的动力，因此在ERMS测试的重点，首先就是检测相关需求层次与需求类型上进行测试验证。ERMS测试时，首先应该看系统上的功能划分，对用户来说的要求，他们要求系统的功能符合他们的文件管理操作要求，更能适应他们的组织文化，这一层次的目标要求体现了高层次的需求和价值。其次是来自文件管理

者的需求，他们期望系统能有效解决他们在电子文件管理中的困惑，提高他们电子文件的管理实践效果。最后是来自系统的技术开发人员的需求，技术开发人员研究系统的功能设计时候主要是围绕前两层次需求，综合考虑前两层次需求对系统的功能要求。实际上，他们之间互相影响，不断互动共同推动系统的进展。第三层次的需求依赖前两个层次需求，是前两层次需求在系统实现上的集中体现，第三层次的需求实现由前两层次需求共同支撑。可见，系统设计时要充分考虑不同群体在不同层面的合理需求。

研究系统的需求层次时，有两方面需要特别注意。一方面，第一层次的需求描述具有模糊性、抽象性的特点。对于第一层次需求而言，如何正确提炼要求并作具体描述，如何准确表达需求含义，如何找到可靠的实践支撑，这些都会影响到系统的功能设计。另一方面，所有的需求都具有多样化的特点，每个群体的需求不同，处理方式也会有差异。对于组织而言，更加关注对所掌握信息资源的持续性一致性的控制，而用户更多考虑自己的管理方式是否受组织控制的影响。系统的设计和运行必须妥善处理组织的统一需求和用户个人需求之间的矛盾，充分考虑和理解电子文件管理实践来调和这两种极端，实现系统的顺利运行。

电子文件管理系统的需求类型，从功能和非功能性需求的角度，可以进行划分。在实际操作过程中，对于ERMS中的非功能性系统要求，是有非凡的意义的。ERMS对用户的业务满足上看，ERMS的、可扩展性、可用性和技术标准，同时包括法律和相关规范，数据第三方管理、保护和技术淘汰等相关业务流程。非功能性需求，对于电子文件管理系统（Electronic Record Management System）功能需求包括电子文件资源的收集和存储都是有影响的。ERMS的信息应用的系统性的收集和存储操作上，应该做到快捷的效果，对相关电子文件的操作管理，应该也更为便捷。

电子文件管理系统（Electronic Record Management System）应该同时满足管理人员和广大用户的需求。普通用户的功能需求为：登录功能，拥有匹配的用户名和相应的秘密；可以进行用户相应的文件上传和相应的网络空间文件下载功能，进行本地和存储空间的对接；创建相关文件夹功能：用户对相关文件，可以根据不同的分类要求，按照相关的分类存储进行上传；共享电子文件信息，能够对用户已有的文档资源进行所有用户共享的功能；进行相关文件链接，可以快速搜索到相关的文档信息。

管理人员的功能：文件审批管理：对于用户上传的文件，管理人员需要审批，对相匹配的用户所上传的文件，管理人员是可以通过相应的审批过程，给予驳回。其审批的重点是根据法律法规的相关要求，进行对文件进行合格审查通过的上传放行操作。如果审批结果不符合规范，不符合法律法规，将使电子文件无法正常使用。只有审批结果合格，从而对系统运行的相关情况，进行掌握和了解，对电子文件的查阅和流转信息，进行查询；权限分配功

能，对普通用户的权限，给予应允的流程。

对ERMS的界面需求，包括美观和便捷的功能，对人机界面的连接应该实现相应的人性化要求。系统界面的用户满足度高，对于网页的操作要求，应该达到更简易的数据处理方式。数据查询的方式和关键字，能够做到简单、多样，查询结果过滤速度高，检索结果成效好；根据用户的需求，能够营造出更为高效的网络处理系统，对于用户交互式界面，能够到达报表相关处理样式多样和选择性多的特点。系统能够对网络远程链接，做到性能稳定的效果。

总之，ERMS的相应功能需求匹配测试，包括登录页面功能测试、注册功能测试、主页面相关信息测试（文件夹收录和分享，同时应该具有共享的需求功能。

2.1.2 确保ERMS满足性能和效率的要求

对于ERMS的性能和效率要求，主要从反应速度、页面负载和相关压力进行测试。速度测试的相关内容，对于ERMS用户与管理元来说，进行相关的操作需要的系统页面的反应要多少间隔。通常等待的时间高于5秒的速度，相关的使用者就会采取放弃或者急躁的现象发生。对于ERMS的相关性能影响因素有很多，相关程序服务器的处理能力，从数据库进行数据的检索过程快慢程度，服务器的硬件性能以及应用程序相关服务器的信息提取速度，电子文件大小和宽带网络的速率等。如果ERMS的响应大大低于正常反应值，那么用户就需要进行更新页面或者重新登录，才能够继续进行相关要求的操作。这个过程包括对文件的上传、下载、检索、共享、新建文件夹等等步骤的处理，也包括管理员对相关信息审核、日志查看等信息的处理。

对于ERMS应用的负载性能检测，也就是ERMS能够在负载的条件下，其系统的反应能力，这能够很大程度上对于用户的并发数量和数据同一时间的处理总量等方面，进行检测。在对ERMS进行负载性能测试时，应该根据相关用户或者管理员的用户的区分，从相关典型的系统关键步骤，以及负载较重的流程，进行相关情况的测试。对于相关用户的定义，时需要对比标准，从而进行响应时间、用户量和响应准确度等情况，进行检测。通过相关系统测试的用户量的增加和响应时间的延长，就可以看到ERMS的相关性能临界点的纪录值。通过ERMS测试，能够看到系统的用户并发临界值，从而对ERMS系统的相关指标，进行处理。例如针对银行的相关结算交易报表，是可以根据相关报表的测试过程，也是相关报表系统的单位时间，处理值的标准比对过程。对于压力的测试关于ERMS来说，应该是对相应的测试系统遇到系统的故障和相关破坏的反应能力检测，对于ERMS的崩溃临界点，进行数值的统计和比对。在ERMS系统的处理过程中，相关负载值的增大，就是加大压力，从而引起ERMS处于崩溃状态。

ERMS测试的性能和效率应该比对相关的标准，根据用户的需求，对非性能和性能都能够测试，其中包括对ERMS相关的性能和效率的用户和管理员的相关处理基础，是要根据性能和系统的效率用户的需求，给予保证的。针对相关用户与管理员，实现的系统功能，包括登录页面功能测试、注册功能测试、主页面相关信息测试（文件夹收录和分享，同时应该具有共享的需求功能，这些功能出现障碍时，应该具备相关性能，对电子文件能够保证资料和数据的备份；对于所发生的故障信息，能够做到及时记录，以提供参考；通过相关联系方式，能够与管理的技术人员取得联系，以期能够及时处理相关故障；促使偶然发生的故障能够及时地修复，得到应有的控制。这个功能性测试的要求，也是ERMS系统使用的关键步骤，通过对页面的链接测试操作，从而得到相关数据分析。在对ERMS的各个页面进行链接测试，也是 ERMS开发完成的关键一步。

当ERMS的性能和效率测试完毕时，也就是ERMS的所有页面能够进行链接，通过对注册表单的提交，能够通过管理员给予权限，测试相关提交内容操作是够能够完全正确，校验服务器能否给予顺利处理和显示。例如普通用户填写的相关基本信息，是否输入与显示相匹配，同时对相关的默认值，能够做到不显示共享性。对于不能识别的特殊要求字符，系统是否能够给予错误提示，并且不进行处理。当某些字符不符合系统设置时，自动提示相关信息。对于相关检索信息的链接，是否能够顺利实现显示或者下载功能。测试相关页面的切换功能，链接是否能够很好地进行新页面的完整性保证。只有正确的地址信息，才能够通过链接显示，进行自动的对接。相关的ERMS语言脚本信息，应该凸显出相关元数据的处理。对于数据库的电子文件的匹配性，应该根据输入与输出信息的比对，从而找出错误原因。从检索的输入值上看，是否为输入值错误，或者过滤结果进行显示，是否能够达到相关电子文件显示功能系统提取无误性。ERMS测试，都是需要测试反馈，才能促进软件的进一步提升。性能进一步完善。

2.1.3 确保ERMS是健壮的和适应用户环境的需求结果

对于用户环境的相关需求可以从测试环境的软硬件需求上分析，从ERMS相关测试的场地和分析相关设备和软件等工具。测试环境的硬件环境，包括服务器的设备、客户端设备和网络连接设备，相关扫描和打印的辅助的设备。对于硬件环境应该保证，这些管理和测试工具，在测试过程中，能够为软件服务。软件环境的提供上爆款主测试和辅助测试环境两种。主测试环境应该对测试软件相关功能、安全性和其它性能，相关易用性等进行指标匹配的比对，称为主环境。主环境中对测试软件的正常标准值比对中，针对安全性预防和其它的要求，都根据相关准则进行最低要求的处理。测试环境对于相关操作平台和系统，都用较为普及的承载方式。保证其干扰性，都该在没有病毒的条件下进行，保证环境的健壮性。可以

用杀毒软件，对相关软件环境中的病毒给予检测和删除。辅助测试环境中，是针对主环境的特殊项目和兼容性功能的满足下而设立的。针对辅助环境的功能，应该可以从当前大众化的软件上进行模拟，例如测试扫描速度和不同类型的软件的比例上，进行真实比对是，就可以测试出ERMS系统的真实信息。

对数据环境分析上，是可以针对环境测试中，对数据的初始化、存量和当前值等进行分析。初始化数据可以通过同步的方式，进行加载处理；存量数据的测试过程，则相对复杂，流程多。测试服务的开启，应该根据相关任务的增长和相关业务量的总数，进行统计，同时保留数据的时间上，对相关数据进行转换处理。通过导出这些数据，从而对存量的数据进行准备。对于相关的测试数据，将其脚本数据库，通过系统分析，从而考证了系统的性能全面性，与各主页的处理性能。对于存量数据的后台植入，应该对数据的覆盖性进行检测，包括业务类型和边界值，相关数据的不匹配和矛盾的情况发生，都应该通过测试结构进行补救。对测试的数据环境，应该从业务和边界情况等，进行测试进程的编排。通常需要事情讲脚步和动态数据进行安排和处理。

通过这样的环境比对，才能做到对于ERMS基于需求分析结果，实现电子文件从生成、运转、归档整个生命活动过程主要分为：文件索引管理、文件上传管理、文件审批管理、文件搜索、文件下载管理、日志管理、用户管理等子系统。其中普通用户的功能需求为：登录功能，拥有匹配的用户名和相应的秘密，可以进行用户相应的文件上传和相应的网络空间文件下载功能，进行本地和存储空间的对接；创建相关文件夹功能：用户对相关文件，可以根据不同的分类要求，按照相关的分类存储进行上传；共享电子文件信息，能够对用户已有的文档资源进行所有用户共享的功能；，进行相关文件链接，可以快速搜索到相关的文档信息。管理人员的功能：文件审批管理：对于用户上传的文件，管理人员需要审批，对相匹配的用户所上传的文件，管理人员是可以通过相应的审批过程，给予驳回。其审批的重点是根据法律法规的相关要求，进行对文件进行合格审查通过的上传放行操作。如果审批结果不符合规范，不符合法律法规，将使电子文件无法正常使用。只有审批结果合格，从而对系统运行的相关情况，进行掌握和了解，对电子文件的查阅和流转信息，进行查询；权限分配功能，对普通用户的权限，给予应允的流程。这些都需要ERMS的相关环境是能够适应用户对环境的相关的硬件需求。

2.2 ERMS测试概念

对于ERMS的测试，应该是对其系统的相关性能和效率和相关标准进行比对，要求能够达到相关的标准。对于ERMS的测试过程也就是，对相关系统功能性能测试应该让系统达到的目的。例如应该对用户数据收藏进行研究，了解通过互联网以及数据库处理技术的电

子文件管理系统的处理过程，用户需要有账号名和相对应的空间。通过对电脑相连接的网络硬盘空间进行检索，从而找到相对应的电子数据。在这个过程中，可以同时使用上传功能和下载功能，对电子数据存储形式的文件，进行处理。但是需要在网络畅通的场所，才能进行数据操作处理。ERMS测试过程中，在于检测当用户输入相对应的关键查询条件，是否能够快速对相应的电子资料，给予滤出处理，对于速率的检测功能要求是非常重要的，通过测试，能够对此功能的运用，给予保证。在进行相对应的数据资源共享和电子资源的下载同时，是否能够达到数据的清晰度和完整度，都应该通过ERMS测试来给予保证。在进行测试的过程，也就是对软件产品的性能比对过程，能够对性能缺陷进行处理。

对ERMS的测试设计，应该对系统的相关功能错误，测试的目的是对软件的相关需求的满足度，进行匹配。对测试和软件等缺陷的比对，例如对注册表单的提交，能够通过管理员给予权限，测试相关提交内容操作是够能够完全正确，校验服务器能否给予顺利处理和显示。例如普通用户填写的相关基本信息，是否输入与显示相匹配，同时对相关的默认值，能够做到不显示共享性。对于不能识别的特殊要求字符，系统是否能够给予错误提示，并且不进行处理。当某些字符不符合系统设置时，自动提示相关信息。对于相关检索信息的链接，是否能够顺利实现显示或者下载功能。测试相关页面的切换功能，链接是否能够很好地进行新页面的完整性保证。只有正确的地址信息，才能够通过链接显示，进行自动的对接。相关的ERMS语言脚本信息，应该凸显出相关元数据的处理。对于数据库的电子文件的匹配性，应该根据输入与输出信息的比对，从而找出错误原因。从检索的输入值上看，是否为输入值错误，或者过滤结果进行显示，是否能够达到相关电子文件显示功能系统提取无误性。ERMS测试，都是需要测试反馈。对测试发现的质量缺陷，相关测试标准根据国家标准。通过测试的科学性，进行比对，应该注意测试的可用性比对，对于相关任务处理的边界值和相关的软硬件环境，都能够得出结果。ERMS测试过程2.2.31测试内容

ERMS测试通过验证过程与确认的过程，对相关需求进行检测，，登录功能，拥有匹配的用户名和相应的秘密，可以进行用户相应的文件上传和相应的网络空间文件下载功能，进行本地和存储空间的对接；创建相关文件夹功能：用户对相关文件，可以根据不同的分类要求，按照相关的分类存储进行上传；共享电子文件信息，能够对用户已有的文档资源进行所有用户共享的功能；，可以快速搜索到相关的文档信息。管理人员的功能：文件审批管理：对于用户上传的文件，对相匹配的用户所上传的文件，管理人员是可以通过相应的审批过程，给予驳回。其审批的重点是根据法律法规的相关要求，进行对文件进行合格审查通过的上传放行操作。管理人员需要审批，如果审批结果不符合规范，不符合法律法规，将使电子文件无法正常使用。只有审批结果合格，，对电子文件的查阅和流转信息，进行查询；权

限分配功能，对普通用户的权限，给予应允的流程。从当前的ERMS的主要检测部门，对于ERMS的目的应该给予明确区分，这样有利于达到ERMS测试的任务完成。ERMS对应前端应用程序的开发部门，对于ERMS测试应该注意到与用户的界面能够达到审美要求，对于相应的功能，必须通过界面表达，是否达到设计合理的目的。同时对应的后台数据库，是否能够对应数据的完整和命令执行的速度等，给予完好的处理，同时能够保证数据的安全功能。这些都是ERMS测试的目的。对ERMS的验证过程，也就是保证以上用户需求功能活动，能够正常进行。对软件的主页面的命令执行过程中，能够进行产品的相关需求比对。程序性检测活动，应该对设计的要求，进行标准性比对。通过检测结果的评审和审查过程，对相关ERMS系统的服务和文件的确认，也是测试内容的关键。

2.2.2测试方法

ERMS的测试内容确认包括静态和动态两个方面，分别是人工进行的分析和证明，动态的则为计算机进行的程序分析过程。ERMS软件测试的重点在于整个开发期间进行的，电子文件规格、说明、设计和概要的相关源程序设计。对其功能性和效率都根据标准进行测试，同时包括其软硬件环境与数据环境测试。静态的测试方法，是针对特性的分析方法进行的，在测试过程中，程序作为不可知的状态，对其内在的程序结构以及特性等问题，都能够在程序中进行接口检测。这个检测功能的程序过程，看相关的客户功能需求是否能够根据设计规划，正常进行任务的完成工作。当程序对相应的数据输入时，对于输出的相关数据信息，是否能够相匹配，对信息的完整性，是否能够得到保证。

黑盒的测试中，主要从等价类、边界值、错误率和因果关系等方面进行的，通过这种软件的测试，黑盒测试的方法，能够对软件的界面和功能性进行检测，不考虑程序的结构与那边逻辑的正确性。是进行穷举方式的列举，对于这些测试方法的输入达到全面性，才能对程序中的相关错误给予提示。对ERMS系统中对测试的可能性是非常庞大的数据量，在进行黑盒测试方法时，应该先对检测的输入合法性和非合法性进行输入划分。等价划分类，就是跟进输入区域进行划分的一种方式，划分成若干等价的输入区域，而后从这些等价区域中选取相关代表，进行测试。通过对少数代表区域的测试，然后检验程序在同类状况下，程序对命令的执行，是否达到标准。边界值划分中，针对ERMS的边界值的划分方法进行检测，跟进输入值的等价类划分边界，着重边界测试的情况，分别从比对数据的大小或者相等的条件上进行处理，从而得到测试数据。错误推测的方法，根据以往使用的经验，通过人们的直觉，从而预测错误的可能性，进而在编写测试用例过程中，加以注意。当错误推测方法，通过小组的方式，进行处理，对软件测试的基础情况进行分析，组织测试小组能够结合个人经验，进行推测处理，这样的方法是非常有效的。因果图等价划分的方式，对边界值的分析过

程汇总，结合组合方式，对输入的条件进行分析，提取可能出错的情况，根据情况进行检测。这种方法的弊端，就是容易出现忽略相关出错情况，影响类测试结构。因果图的设计测试过程中，对于输入条件的组合，是检查的关键因素，它是根据自然语言的说明，进行功能转换的判定表进行比对，从而得出测试值的方式。功能图的方式，是从模型的状态迁移上进行数据序列的输入，通过输出数据的迁移，从而达到前后状态的数据状态对比。同时包括逻辑功能图模型，通过输入与输出的条件，进行状态关系比对，从而测试条件是否满足。ERMS中的测试用例，对系列状态的数据上，都必须有相关条件的记录。

白盒测试针对内部工作的检测，从而进行相关产品的比对说明。通过对ERMS的内部动作，与相关的说明书进行比对，查看处理进程。对百合测试的方法，是要求程序中的每个逻辑结构，都能够按照预定要求进行处理。白盒测试的方法，从逻辑和路径上进行比对，主要用于软件的验证内容。白盒测试法对逻辑的结构和路径进行测试的过程中，经过程序比对，从而得出相关数据。语句覆盖的过程，就是设计测试的过程中，每个语句的执行，应该是通过前后覆盖对比进行，，也叫做分支覆盖，这个过程中，从测试用例上进行设计，根据运行的程序上的若干个设计比对，提取判别的真、假分支，从而作出一次测试经历。对两个出口的判断过程之外，还有扩充的多出口情形覆盖。其中较强的为分支覆盖，通过语句进行相关任务执行。条件覆盖，根据程序中的条件，根据相关判断执行的过程，这也是较强的测试过程。判定－条件覆盖的过程，通过设计测试用例的执行，对条件中的执行可能值，进行判断，每个判断都进行一次任务的执行。通过ERMS的相关程序运行过程中，对于足够多的条件组合，进行测试执行。路径覆盖就是，对可能路径，都进行覆盖的过程。路径的数量是通过相关循环的过程增长实现的，其覆盖率是不现实的定植。这种循环的路径简化过程，也叫做不完全路径，它具有数目较小，逻辑路径相关的代表性测试。同时还包括测试发布。单元测试对相关的源代码进行分块测试，根据程序的功能模块完成性进行检测。对于相关软件的需求说明书进行确定，也是集成测试的模块组装过程。确认测试的家常过程，也就是设计规格说明中的需求匹配过程。通过系统测试和确认测试，能够对软件的完全性与环境的融合性，进行组合测试系统化处理。

第3章ERMS测试模式及问题分析

3.1 采用的标准及问题

从当前的ERMS的主要检测部门，对于ERMS使用功能应该给予明确区分，这样有利于达到ERMS测试的任务完成。ERMS对应前端应用程序的开发部门，对于ERMS测试应该注意到与用户的界面能够达到审美要求，对于相应的功能，必须通过界面表达，是否达到设计合理的目的。同时对应的后台数据库，是否能够对应数据的完整和命令执行的速度等，

给予完好的处理，同时能够保证数据的安全功能，这些都是ERMS测试的基本要求。电子文件的载体，为系统化方式，对于电子文件管理的核心，也是从数据化方式产生的。对电子文件的载体，通过判断电子文件的数字环境匹配，已经由计算机软硬系统的电子文件载体所取代，通过文件系统的证据来维系。电子文件管理系统的完整性问题，就是其ERMS的质量的关键。通过对电子文件的质量控制和相关管理系统的身材，就可以对电子文件管理系统的质量给予保证。电子文件的生命周期内，都可以通过ERMS测试，进行相关保准匹配性比对。采用的ERMS相关的标准，应该是根据国家和ERMS相关运行环境，而确定的。

3.1.1 加快制定亟需的核心标准

在ERMS测试方面，西方发达国家已经具有了比较成熟的测试方法与认证标准，同时西方发达国家对电子文件管理系统测试认证予以了很大重视，其测试认证符合其国情，适应了其国家的客观情况。同时也应看到，在管理电子文件的知识和经验方面,欧盟各成员国也相差甚远。

在对ERMS测试的核心标准制定时，可靠性和可用性及证据价值，结合开发出的ERMS是否符合实践工作要求，需要测试来制定核心标准。

结合ERMS测试需要依据标准来实施，测试工具均来源于标准，同时测试的结论是“通过”或“不通过”也是依据标准。从，拥有匹配的用户名和相应的秘密；可以进行用户相应的文件上传和相应的网络空间文件下载功能，进行本地和存储空间的对接；创建相关文件夹功能：用户对相关文件，可以根据不同的分类要求，按照相关的分类存储进行上传；共享电子文件信息，能够对用户已有的文档资源进行所有用户共享的功能；文进行相关文件链接，可以快速搜索到相关的文档信息，从以上分析上看，就应根据用户功能，尽快制定相关的核心标准，对于用户登录、注册、安全管理、电子文件上传和下载等，都应该注意，相关内容的测试标准要求，才能对ERMS的运行给予保证。

在对ERMS测试的核心标准制定中，应该不能忽略管理人员的功能核心标准制定。包括文件审批管理核心标准，\对相匹配的用户所上传的文件，管理人员是可以通过相应的审批过程，给予驳回。其审批的重点是根据法律法规的相关要求，进行对文件进行合格审查通过的上传放行操作。如果审批结果不符合规范，不符合法律法规，将使电子文件无法正常使用。通过审批过程，应该制定法律标准。只有审批结果合格，，从而对系统运行的相关情况，进行掌握和了解，对电子文件的查阅和流转信息，进行查询；权限分配功能，对普通用户的权限，给予应允的流程。对于权限和查询相关检测标准制定，才能对ERMS测试过

程，给予更好的确定和执行。

3.1.2 构建ERMS标准体系构建

电子文件处理的模式的标准体系，应该针对相关电子文件处理系统的实现的相关功能，包括普通用户与管理用户的不同功能分析，其中、上传和下载电子文件功能、以进行用户相应的文件上传和相应的网络空间文件下载功能、创建相关文件夹功能、共享电子文件信息、文件搜索功能。管理人员应该实现，文件审批管理、日志管理功能、权限分配功能等，这些功能的ERMS检测模式，包括对对ERMS的界面需求，包括美观和便捷的功能，对人机界面的连接应该实现相应的人性化要求。系统界面的用户满足度高，对于网页的操作要求，应该达到更简易的数据处理方式,都应该结合相关的ERMS检测的模式进行。，同时还包括测试发布。单元测试对相关的源代码进行分块测试，根据程序的功能模块完成性进行检测。对于相关软件的需求说明书进行确定，也是集成测试的模块组装过程。确认测试的家常过程，也就是设计规格说明中的需求匹配过程。通过系统测试和确认测试，能够对软件的完全性与环境的融合性，进行组合测试系统化处理。通过对电子文件管理系统的标准，从而进行相关测试标准的体系建立。例如DOD5015.2中，通过对电子文件管理系统中的联合互操作测试组（Joint Interoperability Test Command，简称JITC）的测试认证中，得到电子文件管理系统的检测，这个从测试过程的确认模块，提出相关系统标准规划要求，以确保系统安全模式测试质量。对ERMS测试系统中的文件单元和集成的模式，例如Mo Req2010中的相关，欧盟文件生命周期论坛（Docu?ment Lifecycle Management，DLM），从灵活性的角度出发，对电子文件管理系统模式，订立相关电子文档的传导过程的相关标准。针对电子文件管理的一系列模式的标准测试，应该输了更多标准比配值，我国的GB/T29194-2012就是结合特殊需求和满足国情制定的标准。

3.1.3 提高标准的国际化程度

由于当前对ERMS的相关标准上看，基本从当前的实际出发，但是结合当前电子文件管理系统的服务对象国际化的提升，就应该结合实际情况，对ERMS标准，结合国际要

求，进行国际化程度的提升。通过对各个国家的标准订立，结合当前的组织情况，可以探索出当前国际化的新形势。结合当前的标准趋势，国际化的情况，应该是各个领域所需要做出改进的。ISO15489也是一个国家化的准则，对于电子文件的保存和使用的过程，也是各个国家所关注的问题。发达国家对于电子文件管理系统，都采取了多个相关的恶标准，对于SO15489的相关规定，都成了国家自身制定的ERMS标准的方向，起着领航的作用。

表1各国ERMS功能标准表

对相关电子文件管理需求而制定的，对于ERMS的相关标准，给予需求和性能的规范。于2008年，Mo Req结合ISO15489进行相关情况的修订和标准的采集。对于ERMS标准的相关国际化，应该是电子文件管理发展的趋势。当前的电子文件管理也越来越也就与国际化相结合，从其发展的趋势上看对于国际化的要求，比重也越来越大。通过对ERMS标准的国际化参照，更能对相关的发展需求，给予满足。从当前国际上的ERMS标准情况，可以看出，对于ISO15489的考虑，在欧盟各国相关Mo Req的标准上看，都进行参照，同时美国的Do D5015.2也是对国家的电子文件管理标准进行修订。，其他西，从Mo Req标准的要求中，对Mo Req-Jus进行制定和修改；俄罗斯国防部对相关电子文件也作出相关标准的处理，保证了标准的国际化通行的做法。通过对国际消融和学习过程中，对各国的ERMS标准进行国际规范和国际先进性的修订，这样不仅扩充了电子文件管理系统的内容，更促进电子文件管理系统的发展。

3.1.4 加强标准的推广使用

从电子文件管理系统，当前的国际化发展进程上看，在我国还是存在很多缺陷的。针对相关电子文件管理系统国际标准化第一步中的采集工作中，是相对滞后的过程，存在着较为严重的问题。通过对ISO15489相关标准的研究，中国的相关标准，还是存在着规范化不够的问题，难以达到国际化的水平。电子文件管理系统的标准，应该通过国际化的水平给予应该的肯定，避免产生一些原则上的冲突和滞后。对于ERMS的测试，更应该从监测相关电子文档的参照标准上去考虑，通过国际化的标准规范，从数字化的问题上进行管理，电子文档的测试和复返，都应该从测试中对电子文件处理系统的标准上进行考虑。对于这种国际化的标准的ISO15489相关标准的说明，从相关的学术和实践研究上看，针对电子文件管理系统的相关学术标准，对于国家上的标准融合，比较少。大部分的发达国家，在二十一世纪之初，就对相关的电子文件管理系统的测试，进行国际化的改进。的相关说明中，可以看到国际上的电子文件管理系统与相关标准的结合，是非常有效的。这种国际化的水准，，还未被融合到国际文件上来。发达国家的电子文件结合，也是有一定的区域局限性存在的，对国家的相关标准结合过程中，可以借鉴相关的经验，从而提取有利的因素，与我国的国情相结合。

标准的推广，应该从元数据的相关标准分散性捕获的过程，进行协调的过程中，也就是电子文件管理系统国际化推广的过程，也只有从电子文件相关各种数据的标准分散，进行规范，才能更好对整个系统进行协调。这种管理标准的细化，对于电子文件管理系统的标准化的推广过程，不仅仅是从地区上考虑，更多从电子文件管理本事的细节上进行考虑。

3.2 第三方测试机构及问题

3.2.1 第三方测试软硬件条件

第三方机构对于相关测试所需要的软硬件条件，都必须具备，才能够对ERMS测试任务给予完美完成。对于需要测试的相关测试对象包括对于用户环境的相关需求可以从测试环境的软硬件需求上分析，从ERMS相关测试的场地和分析相关设备和软件等工具。测试环境的硬件环境，包括服务器的设备、客户端设备和网络连接设备，相关扫描和打印的辅助的设备。对于硬件环境应该保证，这些管理和测试工具，在测试过程中，能够为软件服务。软件环境的提供上包括主测试和辅助测试环境两种。主测试环境应该对测试软件相关功能、安全性和其它性能，相关易用性等进行指标匹配的比对，称为主环境。主环境中对测试软件的正常标准值比对中，针对安全性预防和其它的要求，都根据相关准则进行最低要求的处理。测试环境对于相关操作平台和系统，都用较为普及的承载方式。保证其干扰性，都该在没有病毒的条件下进行，保证环境的健壮性。可以用杀毒软件，对相关软件环境中的病毒给予检测和删除。辅助测试环境中，是针对主环境的特殊项目和兼容性功能的满足下而设立的。针对辅助环境的功能，应该可以从当前大众化的软件上进行模拟，例如测试扫描速度和不同类型的软件的比例上，进行真实比对是，就可以测试出ERMS系统的真实信息。这些都是对第三方机构，所应该具备的软硬件运行的环境条件要求。

对于第三方机构的运行相关，软件测试的数据环境分析上，是可以针对环境测试中，对数据的初始化、存量和当前值等进行分析。初始化数据可以通过同步的方式，进行加载处理；存量数据的测试过程，则相对复杂，流程多，凸显了第三方机构的软件要求。测试服务的开启，应该根据相关任务的增长和相关业务量的总数，进行统计，同时保留数据的时间上，对相关数据进行转换处理，处理过程中，不能忽略相关的硬件支持。通过导出这些数据，从而对存量的数据进行准备。对于相关的测试数据，将其脚本数据库，通过系统分析，从而考证了系统的性能全面性，与各主页的处理性能，相关第三方机构的数据库处理软件的使用，是非常重要的，各种脚本语言的分析，对电子文件管理系统测试是有帮助的。对于存量数据的后台植入，应该对数据的覆盖性进行检测，包括业务类型和边界值，相关数据的不匹配和矛盾的情况发生，都应该通过测试结构进行补救。对测试的数据环境，应该从业务和

边界情况等，进行测试进程的编排。通常需要事情讲脚步和动态数据进行安排和处理。整个数据的分析过程，都需要第三方机构，给予软件支撑。

第三方机构在测试过程中，应该对软硬件的环境都能够根据测试场地，从而得出相关的分析设备要求，对软硬件的设备，应该根据软硬件对ERMS系统的软硬件区别，进行相关程序的操作。硬件中包括服务器、客户端和相关网络连接的各种设备，境中，第三方机构，应该注重与硬件环境相结合，从当前的环境平台搭建中，应该注意软件的性能安全和可靠的要求，结合这些软件的要求，从而对测试环境的运行进一步进行保证，这样才能达到一定的要求。第三方机构对于测试环境的研究，通过软件运行环境的比对，这样才能形成较为简单和安全的操作系统。杀毒软件的应用，也是环境中的软硬件完美结合的保证。软硬件测试应该结合测试项目的范围，从而对电子文件处理系统的相关功能要求进行研究，才能更好地对软硬件具体比配给予决定。第三方检测机构，同时应该考虑被检测方的需求，才能定下软硬件环境系统。

3.2.2测试人员的专业背景和知识技能

对于电子文件管理系统测试人员的要求，应该根据相关的规定和技术标准的要求而定的系统的相关人员进行研究，从而得出相关研究人员所需要的服务。在电子文件管理信息系统的服务中心，就要对服务性能的完整性和需求的满足性给予保证。第三方测试机构，更应该具备专业的测试人才基础。相关第三方测试人员，应该具备计算机软硬件知识，同时具备电子文档管理和分类的提升的关键因素。通过对电子文件管理系统相关实际情况的了解，第三方机构的测试人员必须对ERMS的产品相关内容、调研、评价、性能和相关业务流程从前台以及后台，都能够很好的了解。第三方机构的测试人员，应该针对ERMS系统的工作流程所需要的相关信息，都能够给予了解，包括对电子文件的产品调研、注入、和检查、备注等信息，进行统计。测试人员对ERMS相关的软硬件知识，应该有所掌握，才能根据实际情况，进行相关的内外环境的结合。

3.3 相关测试理论存在问题分析

3.3.1 测试理论落后于测试实践

对于ERMS测试中，要求对电子文件系统中，对电子文件包括分类、文件检索导出、文件保存和测评等。在实际操作过程中，对于ERMS中的非功能性系统要求，是有非凡的意义的。ERM、可扩展性、可用性和技术标准，，对于电子文件系统审计、软硬件标准、办公接口和在线帮助和浏览、相关安全加密情况，同时包括法律和相关规范，数据第三方管理、保护和技术淘汰等相关业务流程，都能够给予相关的测试理论进行支持。当前的ERMS

系统中，相关高校的图书管，都使用相关测试理论的标准定力指出，引入相关Verde系统。在对ERMS 系统的开发和研究中，是有一定深度的，但是并不能完全与当前的实际相结合。通过对ERMS 的产品进行了解，结合相关综合分析模型，都可以设计相关系统切入口。这样对于ERMS 的研究，能够对重要问题进行分流和兼顾。在对ERMS 的理MS 系统的各种问题。但是当前对管理人员的功能实现的功能，，如果审批结果不符合规范，不符合法律法规，将使电子文件无法正常使用。只有审批结果合格，，从而对系统运行的相关情况，进行掌握和了解，对电子文件的查阅和流转信息，进行查询；权限分配功能，对普通用户的权限，给予应允的流程，理论中，对整个数据的考核和检阅的功能，已经进行约束了。

3.3.2 ERMS符合一致性测试

对于ERMS测试功能包括对软件功能的全面性，从对电子文档的处理过程，应该要求对功能性需求和用户的需求保持一致性。针对于ERMS测试的相关性能影响因素有很多，相关程序服务器的处理能力，从数据库进行数据的检索过程快慢程度，服务器的硬件性能以及应用程序相关服务器的信息提取速度，电子文件大小和宽带网络的速率等。如果ERMS 测试的响应大大低于正常反应值。这个检测的过程包括对文件的上传、下载、检索、共享、新建文件夹等等步骤的处理，也包括管理员对相关信息审核、日志查看等信息的处理，应该都保证能够与要求一致。对于ERMS应用的负载性能检测，也就是ERMS能够在负载的条件下，其系统的反应能力，这能够很大程度上对于用户的并发数量和数据同一时间的处理总量等方面，进行检测。在对ERMS进行负载性能测试时，应该根据相关用户或者管理员的用户的区分，从相关典型的系统关键步骤，以及负载较重的流程，进行相关情况的测试。对于相关用户的定义，时需要对比标准，从而进行响应时间、用户量和响应准确度等情况，进行检测。通过相关系统测试的用户量的增加和响应时间的延长，就可以看到ERMS的相关性能临界点的纪录值。通过ERMS测试，能够看到系统的用户并发临界值，从而对ERMS 系统的相关指标，进行处理。例如针对银行的相关结算交易报表，是可以根据相关报表的测试过程，也是相关报表系统的单位时间，处理值的标准比对过程。对于压力的测试关于ERMS来说，应该是对相应的测试系统遇到系统的故障和相关破坏的反应能力检测，对于ERMS的崩溃临界点，进行数值的统计和比对。

在ERMS系统的处理过程中，相关负载值的增大，就是加大压力，从而引起ERMS处于崩溃状态。因此对于电子文件管理系统的边界一致性测试，是非常关键的，只有这样才能够保证软件运行的稳定性。对于电子文件管理系统的检测过程，也是对相关电子文件的相关标准，包括保存、上传和存储等信息，都应该能够保持其程序测试的不适应。应该采取与当前的相关比对方法，相结合的方式，促进ERMS的相关积极性，同时保持一致性。此时就

要求进行检测时，应该关注用户的使用功能是否能够达到电子文件管理系统的相关要求。包括普通用户的功能需求一致性，能够达到登录功能，拥有匹配的用户名和相应的秘密；可以进行用户相应的文件上传和相应的网络空间文件下载功能，进行本地和存储空间的对接；创建相关文件夹功能：用户对相关文件，可以根据不同的分类要求，按照相关的分类存储进行上传；共享电子文件信息，能够对用户已有的文档资源进行所有用户共享的功能；进行相关文件链接，可以快速搜索到相关的文档信息。这些都要求ERMS检测能够达到用户与管理员都能够通过ERMS系统与设计和需求的一致性。

第4章 ERMS测试理论与方法研究

4.1 标准的体系化建设

对于电子文件管理系统（Electronic Records ManagementSystem，简称ERMS）相关的测试标准化建设的过程，也就是对ERMS的功能给予肯定和比对的过程。这张规范的设立，对于电子文件的处理的国际规范性，是有重大意义的。\简称DOD5015.2- STD），是对电子文件处理的规范的国际化提升，同样在欧盟《电子文件管理通用需电子文件管理系统通用功能要求》过程中，可以看到电子文件管理系统对于相关处理的功能性标准规则。在国外根据相关的测试理论要求，立，但是这些测试理论的的进行，还是需要进行更深入的研究和结合，才能够更好地凸显电子文件管理系统的优势，从而发展Mo Req2010 相关标准。从当前不同的电子文件管理系统理论基础，应该可以通过对相关标准的研究得出。在DOD5015.2 中，突出了美国的环境特点，需要对电子文件的安全性，进行加强的作用。对电子文件管理的相关区域化结合，可以根据ERMS 测试理论体系主要由四个部分组成上进行研究本文所讨法的异同，提出关于ERMS 测试工作的建议。其中，建议在该领域研究中提出的关于ERMS 测试呈现的三个基本特征，以及ERMS 测试理论基础的创新需要突破。

4.1.1 构建ERMS标准体系

对于ERMS的标准体系构建前，应该了解ERMS所要达到的功能和所要实现的目标。当前国内的ERMS标准主要有GB/T31021.2-2014电子文件系统测试规范准则，相关的ERMS系统中，对于ERMS中的功能和测试的标准都有相关的标准体系要求。ERMS标准中，从相关的需求和社会环境，社会背景灯，根据电子文件特有的实际情况，]从当前的问题上入手，进而构建出适合国情的ERMS标准体系。

国际标准应该作为电子文件管理系统的标准，对标准设定的收集工作，应该进行开展。通过对相关文件管理的实际情况，进行衡量，根据实际情况，进行分析。国际上有ISO15489、Mo Req等，这些国际系统，都是根据相关的经验，多个方面的领域与专家，共

同得出的知识，这也是国际上对呀ERMS的实战结果。通过对ERMS的收集过程，能够体现出电子文件管理系统的先驱适应性，标准是具有绝对的竞争优势的。对于国际上的电子文件管理系统，应该从中发现长处和短处。针对相关的标准，应该对电子文件管理系统中相关的概念给予肯定，通过对重复标准项的处理，从而提高效率。结合ERMS标准，从社会的先进性出发，对当前的电子文件系统处理过程，给予肯定，结合实际电子文件处理工作，从而达到ERMS系统的使用效果。在对ERMS标准的制定中，应该时刻与国际接轨。通过参照包含Mo Req、Do D5015.2-STD在内的，同时还有的内容，更可以加深对ICA Req《这些标准的研究，从中提取中适合中国电子文件管理系统的相关条款，结合当前国情，再制定相关的条款，根据中国电子文件管理系统的实际情况，进行标准的制定，也是一个促进过程，能够促进中国的ERMS标准与国际发展同步，更符合当前社会的全球一体化的效果。

通过对ERMS的标准建设，应该是结合ERMS本身，进行标准订立。仅仅通过借鉴，结合外部环境是不能够呈现出完整的ERMS标准，同时还应该从自身条件出发，才能够进行相关需求的标准设立。结合原有的电子文件管理系统，从而对相关系统的模块给予标准上确立。

表1ERMS模块功能显示表

能模块。相关的核心功能模块，通过对电子文件系统中，对电子文件包括分类、文件检索导出、文件保存和测评等。在实际操作过程中，对于ERMS中的非功能性系统要求，是有非凡的意义的。、可扩展性、可用性和技术标准，，对于电子文件系统审计、软硬件标准、办

公接口和在线帮助和浏览、相关安全加密情况，同时包括法律和相关规范，数据第三方管理、保护和技术淘汰等相关业务流程。非功能性需求，对于电子文件管理系统（Electronic Record Management System）功能需求包括电子文件资源的收集和存储都是有影响的。ERMS的信息应用的系统性的收集和存储操作上，应该做到快捷的效果，对相关电子文件的操安全作管理，应该也更为便捷。这些核心标准和非功能性标准的模块要求订立，都是应该的。

4.1.2 加快制定亟需的核心标准

对ERMS的相关标准，从理论条件出发，应该注意其理论依据。电子文件管理系统的测试，应该根据系统的生命周期理论进行文件的相关系统处理流程。根据不同的系统功能，其测试理论的标准是不同的。从ERMS的核心处理环节上看，对于系统功能、元数据和文档的处理中，要求是比较高的，属于系统的核心。因此要进行ERMS测试，就应该进行相关内容的核心标准制定。GB/T29194-2012 的软件测试标准规范中，就体现了相关ERMS的组织规范。对功能性规范中，对工作、文档、数据和系统，都应该符合规范。ERMS中，对于这些核心环节使用，是非常重要的。在功能条款中的要求，应该注意可选择的条件，分清楚主义的功能，与附加的功能，这样能够对相关数据进行检测。在对ERMS测试时，应该从功能上看，对于必要的功能和可选择的功能，应该进行区分。对ERMS的数据中，针对相关的功能测试要求，从而作出相关数据格式统一的规范性制定。对元数据相关的信息，应该进行指导，通过元数据的核心内容等记录，可以通过留住和修改，从这些信息中去提醒规范化的核心内容。对于当前的元素据相关内容，应该进行核心标准的固定。通过工作中的文件，给予实体数据的扩展和核心测试标准的规范，从元数据的收集GB/T29194-2012 要求包括相关软件和业务等标识的拓充，这样能够对格式等核心管理。

4.1.3 提高标准的国际化程度

ERMS测试的目的是为了检查所测系统，与现有标准是否一致相符的。这也是为了电子文件管理的质量能够得到保障，电子文件相关服务质量能得到提升的关键。在对ERMS的操作层面上，应该针对相应的系统特征，给予相应比对性匹配测试。在美国国防部从DOD5015.2的安全方面测试，\11）的相关资料相联系，根据以国家标》相关的信息，应该对元数据的标准，都是从当前的实际国情，加上案例而成的。因此对于相关的电子文件处理的国际化程度，应该从理论上有所国际化的标准，给予结合，这样就可以根据当前的文件，从而导致过多的依赖，导致相关电子文件管理系统，应该结相关的表演完整国际标准结合，例如从各个电子文档近期的思想和安定下来的准则，都需要国家化标准的程度落实。提高

ERMS的问题，也就是相关国际标准制定和本国政策改革的问题，重要的元素据，也可以通过各种问题而进行核心数据规范的比对。

4.1.4加强标准的推广使用

从当前的ERMS系统的使用上看，对于电子文件系统的标准型比对工作中，根据相关标准建设依据包括欧盟Moreq2010标准aD5015.2)和国际档案协会ICA标准依据。通过对相关电子文件管理模式的拓展，应该对相关的课程，应该加强其电子文件的规范，有些素材结合档案管理可以提醒的问题，边界的设置，更好地加深标准使用力度。通过对标准的国际化，也是计算机发展对相关电子文件管理系统的标准使用，能够得到进步。在发达国家，一般中游档案管理才可以进行测试。通过国际化的标准发展参照，从而促进我国的电子文件管理系统的标准改进。

通过这些香港的国际化的要求以及相关的电子文件管理系统相关标准的改进，在发达国家的就有了一系列新的理论成果。英国的《电子文件管理系统功能需求》，真对相关电子文件管理系统的需求而取得的报告。真对相关国际化标准加强过程中，美国和加拿大以及土耳其等，都从电子文件管理系统的内容、安全等要求上去保证，提高ERMS测试的要求。真对电子文件管理系统，英美等，都对标准国际化改进给予肯定，这些都是在电子文件发展过程中，所不可避免的发展重点。

表3部分国家电子文件管理理论标准改进表

4.2 机构的认证体系构建

对于ERMS的机构认证体系，应该从认真机构的相关种类上来看，当前我国的主要形式，有审查认可（CAL）、计量认证（CMA）和CNAS认证这几种。其中审查认可（CAL）是注意是对相关的法律依据，从政府对产品的质量等进行检验，这个检验的标准过程，包括电子文件管理系统的任务类型、执行能力和相关授权的行政手段等与产品的质量是紧密相关的。计量认证（CMA）是则是从数据的角度上进行考核的一个验证过程，通过相关设备，结合相关的实际环境条件，对管理、制度等信息进行融合，从而对人员的资格、仪器精准度进行相关标准的比对。根据相关《中华人民共和国产品质量法》的要求上看，对于相关的计量认证管理部门应通过国家级或者省级相关部门肯定后，才能有进行审核、检测的权限。CNAS是国家级别的认证，通过对相关机构和实验室的认证过程，从而规范机构认证市场的发展。通过国家的实验室给予审核通过的标志，也是实验室达到国家级别的认可过程。通过这样的认证，也是实验室的高级别的肯定，可以增强检测中的竞争力。

4.2.1 认证条件

对于相关认证机构的认证过程，应该根据机构的软硬件条件进行。应该根据电子文件相关的标准的推广，从元数据的相关标准分散性捕获的过程，进行协调的过程中，也就是电子文件管理系统国际化推广的过程，也只有从电子文件相关各种数据的标准分散，进行规范，才能更好对整个系统进行协调。这种中，都有相关描述。对于电子文件管理系统的标准化的认证过程，不仅仅是从地区上考虑，更多从电子文件管理本事的细节上进行考虑。

对于机构的认证过程，通过对第三方机构的相关软硬件设施进行考察，包括于ERMS 测试功能包括对软件功能的全面性，从对电子文档的处理过程，应该要求对功能性需求和用户的需求保持一致性。数据库进行数据的检索过程快慢程度，服务器的硬件性能以及应用程序相关服务器的信息提取速度，电子文件大小和宽带网络的速率等。检测的过程包新建文件夹等等步骤的处理，对相关信息审核、日志查看等信息的处理，应该都保证能够与要求一致。对于ERMS应用的负载性能检测，对于相关用户的定义，时需要对比标准，从而进行

电子文件归档与管理规范GBT18894-2002

电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002） 作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata

指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

电子档案管理系统解决方案设计

电子文档信息管理系统 解决方案

山东东昀电子科技有限公司

目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比

电子文件管理

一、名词解释 1、电子文件的全程管理:是一种系统的管理，建立在大文件的概念基础上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝连接、系统整合和总体效应。 2、前端控制:前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或者销毁的不同阶段看做的过程。 3、真实性保障原则:电子文件的真实性是指文件内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后仍然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保障电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反应历史面貌、构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。 4、电子文件的完整性：电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。P17 5、数字档案馆：数字档案馆是一种技术模式，是一种数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。P23 6、电子文件标准: 是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应遵守的业务技术规范。 7、价值鉴定：价值鉴定即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存）的过程。P36 8、电子文件的技术鉴定：技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。P47 9、逻辑归档:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存贮方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。电子文件生成在什么位置，归档后物理位置仍保持不变。 10、物理归档：物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。其归档的方式又可以分为 网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。P53 11.电子文件编研：电子文件的编研，是指根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。P106 12.电子文件的归档:归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。 二、简答 1.信息的易变性（造成电子文件发生变化的主要原因/影响信息易变性的因素） P8 第一，在以往的文件中，载体不仅是信息的承载物，它一旦与特定信息结合为一体，还具有一种对信息的固化作用，信息的原有顺序、本来面貌都被凝固在特定的载体上边，不能改变。当信息可以脱离特定载体而存在时,计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便,动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。

电子文件控制程序

电子文件控制程序 1．0目的 为使公司的电脑软件以及电子文件的管理规范化，保障文件使用完整性。 2．0范围 在本公司和产品及服务的电子形式存在的软件、资料与电子记录的资料。 3．0管理权责 管理部电脑工程师负责定时对各作业部门的邮件和流动的电子技术资料进行归档到公司网盘中，并及时维护网络和网盘的有效性，各电子文件流向的关注；文控中心负责受控发行文件电子档和法律法规电子档的归档和保管。 4．0定义 4．1电子资料：指电脑程序运行所产生的资料，如：图纸、数模、技术文件等，无论是否以报表列印或复制等作业的结果。 4．2电子记录：指用户将文件内容通过电脑作业方式，将其存储在电脑媒体，并且可供查询，列印处理的电子资料。 4．3电脑用户：以下简釈［用户］，为透过公司系统网或使用其它应用软件执行相关作业人员、使用者 4．4一般公用型的应用软件（软件）：指一般的文字处理软件（例如：Ofce中的Word、Excel等），不限制使用权限，由网络管理员安装或授权安装使用。

4．5专用软件：指本公司所辖范围内使用的企业集成管理系统，本项目由管理部依其职责限定用户的［使用权限J（CAD／SPC／ProE）5．0使用权限 5．1每一个用户都由网管建立唯一识别码。 5．2每一个用户须设立密码，作为通行或进入［企业集成管理系巯］的验证。 （1）对各电脑用户依其职责限使用作业范围。 （2）作业范围包含： 1）资料输入、新增作业及保管。 2）资料删除和保存审批作业。 3）查询资料作业 4）资料修改或変更作业。 5）索引作业 6）其他电脑维护作业。 7）档案异动复制、删除、移动）作业 6.流程 6．1电脑软件管理流程： 流程权责单位相关说明使用表单退软件新增修改申请［软件新增与修改各电用户各软件新增与修改内容记录件申请表］M 核各部门长各部门长审核是否执行 Y

电子文件 电子档案 OA三者之间的区别

电子文件、电子档案、OA三者的区别 作者：薛馨枫 概念澄清 电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。 办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。 电子文件与电子档案 （一）电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号 （二）电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号 办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统 （一）办公自动化系统（OA） 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理

和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。 （二）电子文件管理系统 是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 （三）电子档案管理系统 是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。 电子文件与电子档案的区别 “文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。 电子文件电子档案 （一）价值的区别 电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。 （二）文件生命阶段涵盖的区别 电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。 电子文件的归档 “归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。 《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下：（一）归档要求

电子文件管理规范与流程

专题一：电子文件管理规范与流程 第一讲电子文件管理流程 一、电子文件管理流程的变化与特点 文件管理流程是指在整个文件生命周期中一系列有联系的文件管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索（著录和查询）、提供利用等多项业务内容。与纸质文件管理流程相比，电子文件管理流程正在发生一些值得关注的变化，很多为人们所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。 （一）电子文件管理流程在时间上的变化 １．提前 这是所有电子文件管理流程变化中最明显也是最普遍的一种表现。考虑到电子文件信息易更改、易流逝，如果还像过去一样，按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前，电子文件就被更改甚至删除了，导致文件流失、失真等现象的发生。并且，还会造成重复劳动，如形成者在对文件形成时已提取了主题词，归档后的还会有主题标引的工作。此外，甚至可能导致额外劳动，如为了弥补电子文件管理前期管理不善的后果而采取一些补救措施，耗费不应消耗的资源。因此，应把需要和可能实现的管理功能尽早实现，如提前到电子文件形成阶段。目前，比较普遍的提前的管理活动包括：（１）归档。纸质文件的归档时间一般分为两类，一是文件形成后第二年上半年归档，主要适用于行政文件，二是项目结束后归档，主要适用于科技文件。这种情况在电子环境中发生了变化，归档时间明显提前。如上海宝钢集团，其文书文件处理完毕后存入有关数据库，只要工作时间允许，档案人员可以随时将之归入档案数据库，归档之前需要增加一些管理性信息，如分类号、档号等，而不必再等到第二年的上半年。如航天集团５０１所等单位，为了保证信息资产免遭流失，这些企业规定设计部门的所有图纸最后都必须由档案部门控制输出，即实现“集中出图”。而集中出图的前提就是ＣＡＤ电子文件的实时归档，即电子文件在形成后，即刻向档案部门移交。设计人员完成设计任务后，或通过网络将ＣＡＤ文件传送到档案部门，或采用送交磁盘的方法将ＣＡＤ文件先行集中到档案部门，由档案部门打印底图，送各主管人员签署，签署后的底图晒印成蓝图后分发给生产部门。实时归档除了避免了设计任务结束后设计人员将原来文件删除的现象，保证了ＣＡＤ电子文件的齐全和完整；还及时集中了设计成果，在此基础上，通过组织数据库、开发检索系统等措施，可以尽快实现设计信息在企业内的共享。 （２）鉴定。归档是鉴定结果的一项执行活动，归档的提前必然要求鉴定工作的提前。最理想的情况是由计算机自动鉴定，即在电子文件管理系统设计的调查阶段，便着手开始保管期限表的制定工作，根据机构职能机构图中显示的机构职能、工作和环节，明确机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤；根据业务流程图中所展示的电子文件生成节点，明确电子文件的种类；结合机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤，将这些职能、工作、环节中生成的电子文件作为有价值的文件保存，其他文件酌情考虑；将上述结果反映在电子文件保管期限表中，并将电子文件保管期限表纳入管理系统，即按照规定的文件种类（名称）、区分这些不同种类（名称）文件价值的依据、保管期限，开发自动鉴定的功能模块。文件一旦生成，系统便将文件与保管期限表的条款对照判断，然后文件才能进入正常的处理流程；如果系统不能自动判断文件的保存价值，系统则及时提醒文件管理人员或档案人员人工鉴定。目前完全实现自动鉴定的实例较少见，但是已有不少单位通过制度规定文件形成人员具有鉴定的职责，届时系统会自动提醒或要求其判断电子文件的保管期限。 （３）著录。为了保证著录信息的准确，减少重复劳动，很多单位要求在文件形成之时由形成者完成一些著录项目的编制工作，这一功能最好设计到电子文件管理系统中，由系统给形成者提要求，不完成此工作，无法进入下一个流程。比如北京五洲设计院的电子文件管理系统中，从设计工作的开始阶段，设计人员必须完成由档案部门设计的著录单（记录设计项目的名称、时间、来源、责任者、设计者等），方可进入设计系统的界面开始设计工作。在机构中，为了方便文件形成部门的著录，保证这项工作的标准化，以便档案部门将著录数据纳入统一的数据库中，档案部门可以与文件形成部门合作，将需要著录的项目编制成统一的表格软件，发给（或置于内部网上）文件形成者。由文件形成者进行著录，便于著录信息的及时采集，保证著录信息的高质量；同时也避免了档案工作者在文件

电子档案管理系统解决方案

电子文档信息管理系统 解决方案 山东东昀电子科技有限公司

目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比

电子档文件管理程序

1.目的 为了加强公司电子文件的管理，确保公司各种电子文件科学有序的运行、传递，规范电子文件的归档和保管程序，特制订本规定 2.适用范围 适用于本公司的电子文件运行、管理和归档工作。 电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数字形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。 归档电子文件：指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。 3.职责 3.1 综合管理部负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电子文件管理规范和相关设备。 3.2负责各类电子文件的验收、整理、建库、光盘制作、保管、统计、提供利用等管理工作。 3.3 负责购买、使用、维护电子文件保存利用的器具和设施。 4工作程序 4.1电子文件的归档类型 4.1.1 实体档案相对应的电子文件的归档范围和保管期限按照《文件控制程序》中基本归档范 围和保管期限执行。 4.1.2各部门对电子文件采用可卸载归档方式，同纸质档案一并移交。 4.1.3电子文件基本数据类型定义及其代码可分别为： 文本文件（Text,代码T） 指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字符号表达的文件。文本文件中除了存储有效字符信息（包括能用ASCLL码字符表示的回车、换行等信息外，不包含声音、动画、图像、视频等其他任何信息。 图形文件（Graphic,代码为G） 指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和物理量如应力、强度等用图标表示的图形等。计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。 图像文件（Image，代码I） 指使用数字设备采集或制作的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 视频文件（Video,代码V） 指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视、动画片等。 音频文件（Audio,代码为A） 指用音频设备录入或编曲软件生成的文件。用音频设备录入并转换为数字形式的文件，采样频率是单位时间内的采样次数，主要有11KHZ（电话质量）、22KHZ(FM调频收音机质量)和44KHZ（CD质量）三种。

公司文件管理规定流程和相关表格

公司文件管理规定流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政中心： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心； 2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/副总

1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排 放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 ⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘 抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门 经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由行政中心人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录

档案职称考试练习题中级《档案工作实务》“电子文件管理”

《档案工作实务》“电子文件管理” 1、下列属于记录电子文件载体的是：（ABCD） A 磁盘 B 优盘 C 光盘 D 磁带 2、构成电子文件的三大基本要素中，结构信息是电子文件的核心要素。（） 3、电子文件可以再不同载体上同时存在和互相转化.（） 4、电子文件和纸质文件一样可以长久存储和读取。（） 5、按信息格式划分，电子文件包括哪些种类。（） A、文本文件 B、数字化文件 C、命令文件 D 、支持性文件 6、下列属于文本型文件的是：（） A、TXT文件 B、PDF文件 C、TIFF文件 D、WAV文件 7、对电子文件而言，没有主文件，支持性、辅助性、工具性文件就不能行使文件的功能。（） 8、按文件的生成方式分，下列属于数字化文件的是：（） A、语音录入文件 B、 OCR识别文件 C、扫描缩微胶卷 D、传感设备自动采集文件 9、电子文件管理的原则有：（） A 全程管理原则 B 前端控制原则 C 风险管理原则 D 技术与管理手段结合原则 10、机构内部电子文件管理模式主要有：（） A、分散式管理 B、集中式管理 C、分布式管理 D、文档一体化管理

11、世界上第一个采用分布式保管方案的国家是：（） A、美国 B、澳大利亚 C、法国 D、英国 12、电子文件法规由______或______按照一定的_____制定并依靠______保证实施的关于电子文件及其管理活动的行为规范。 A、行政机关 B、国家最高权力机关 C、国家强制力 D、立法程序 13、电子文件涉及的法律问题主要有：（） A 电子文件管理与知识产权保护问题 B 电子文件的易传播性问题 C 电子文件的法律证据效力问题D电子文件管理与隐私权保护问题 14、以下不是电子文件法规特点是：（） A、完整性 B、分散性 C、配套性 D、模糊性 15、世界上第一个文件管理国际标准是：（） A 、ISO15489 B、AS4390 C、ISO14721 D、ISO23081 16、数字信息资源长久保存领域最重要的标准是：（） A、开放档案信息系统参考模型 B 、《电子图像信息电子化存储的真实性和可靠性建议技术报告》 C、《电子图像：扫描文件图像的压缩方法选择指南》 D、《基于电子文档信息的长久保存》 17、我国电子文件管理标准中属于电子科技文件标准的有：（） A 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》 B CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》 C 《建设电子文件与电子档案管理规范》 D 《信息技术文件描述和处理语言超文本置标语言（HTML）》 18、电子文件政策偏向于微观、以操作层面内容为主，指南则偏向于宏观，在实践中往往

2016年电子文件管理网上考试答案要点

2016年电子文件管理考试答案 A B C D 第2题、电子文件归档方式主要有两种，即逻辑归档和（）。（分值：1.5） A．在线归档 B．离线归档 C．物理归档 D．实时归档 第3题、根据《电子文件归档与管理规范》规定，归档电子文件应一式（）套保存。（分值：1.5） A．二 B．三 C．四 D．五

第4题、根据《电子文件归档与管理规范》规定，不允许（）作为归档电子文件长期保存的载体。（分值：1.5） A．只读光盘 B．磁带 C．一次写光盘 D．软磁盘 第5题、根据《电子文件归档与管理规范》，对磁性载体每满（）年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。（分值：1.5）A． 1 B． 2 C． 4 D． 6 第6题、下列关于电子文件的说法，哪个是不正确的？（）（分值：1.5） A．电子文件对计算机软硬件具有依赖性 B．相对于纸质文件，电子文件的信息存取具有不可靠性 C．电子文件的信息和载体可以分离 D．电子文件的信息和载体不可以分离

第7题、关于电子文件可读性鉴定的要求，哪个是不正确的？（）（分值：1.5） A．检查电子文件的信息存储格式是否符合归档要求； B．检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件、文字材料是否齐全、完整。 C．检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件。 D．检测电子文件的内容是否正确 第8题、以下关于电子文件的收集要求描述，哪个是不正确的？（）（分值：1.5） A．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。 B．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。 C．计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 D．收集的电子文件时，不需要收集反映电子文件主要修改过程和办理情况的内容。 第9题、根据国家档案局《电子档案移交与接收办法》，电子文件移交单位一般自电子档案形成之日起几年内向同级国家综合档案馆移 交？（）（分值：1.5）

电子文件管理考题

电子文件管理 一、单选题 1.电子文件中，一般用于描述图像文件的分辨率的是（C）P52 A.DPI B.DBF C.PPI 2.电子文件归档移交前其真实性、完整性、安全性及可识别性，由（B）部门负责，归档移交后由（A）负责。P101 A.档案 B.形成 C.系统软件 3.电子文件归档“双轨制”是指（C）P102 A.制定电子文件归档制度，并认真实施。 B.将归档的纸质文件扫描成图片归档。 C.将生成的电子文件同时打印一份纸质文件，与其一并归档。 4.在销毁电子文件时，对属于涉密的归档电子文件，（B） A.可以用逻辑删除的方法 B.必须连同存储载体一起销毁P111 C.送纸厂销毁 5.《电子文件管理条例》归档电子文件的形成部门和档案保管部门应当对归档电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式（C）套，其中一套异地保管。P109-110 A.一 B.二 C.三

6.草稿性电子文件的归档时，应该（A） A.保留其修改痕迹 B.不用留其修改痕迹 C.无所谓 7.归档电子文件刻录光盘后，其光盘标签按要求应（B） A.写上光盘档号 B.用黑色油性软笔在归档光盘的标签面上写上光盘档号 C.在归档光盘的标签面上贴上标签 二．多选题 1.在电子文件管理中，下列关于TIFF与JPEG说法正确的是（ABCD）P54-56 A.TIFF格式图片质量高，文件体积大，用于保存高质量的图片。 B.JPEG格式压缩比例较高，图片质量不及TIFF格式，文件体积较小，适合保存图像要求质量不高的图片，或用于普通网页浏览使用。 C.TIFF支持多页模式，JPEG不支持多页模式。 D.JPEG2000颠覆了JPEG只能是有损压缩的传统。 2.在电子文件管理中，下列格式中属于电子公文存储通用格式的是（ABD）P96

电子文件归档工作流程

1目的 为了建立资源平台，保证电子文件能及时、准确、完整归档，方便设计、工艺人员实现资源共享，特制定本规定。 2适用范围 2.1适用于通力公司使用计算机所绘制的产品图纸的电子数据的归档、保存、更改。 2.2适用于通力公司使用计算机所编制的工艺文件的电子数据的归档、保存、更改。 2.3适用于通力公司使用计算机所编制的工艺路线的电子数据的归档、保存、更改。 2.4适用于通力公司使用计算机所编制的产品更改单等电子数据的归档、保存、更改。 2.5适用于通力公司使用计算机所编制的标准等电子数据的归档、保存、更改。3数据归档 3.1编制人员在完成绘（编）制任务后，按车型整理、完成日期以数据包形式将数据归档到资料管理人员，资料管理人员将数据包在归档计算机数据归档区域进行保存。 3.2数据归档必须在不同的两台计算机上进行保存，一式两份。

3.3电子版数据归档以文件包形式进行归档。正式文件数据包的命名按车型年月日加归档顺序号进行命名。例如：先建K29文件包，然后分立各子目录；临时文件包前加L S；试制文件包前加S Z，其它同正式文件数据包。 3.4电子版数据归档时应进行文件登记归档。 3.5电子版数据编制人员应将归档文件电子数据移交给资料管理人员进行归档。电子文件的归档应与纸质版文件的归档同时进行，电子文件归档应在纸质版文件归档后的一个工作日内完成，资料管理人员应对归档情况进行登记，并保存书面归档单，同时建立电子目录，再将归档数据包在归档计算机归档区域进行保存。 4数据保存 4.1资料管理人员将本月的所有归档技术文件包、数据更新包整理，用于长期保存，并将进行标识、归档、建帐、保存。 4.2电子数据保存时间不得少于三年。 4.3数据包建立见附表。 5检验 5.1检验项目 5.1.1有无病毒。 5.1.2核实电子文件的的完整性和有效性。 6利用

电子文档管理制度[1]

电子文件归档与电子档案管理制度 一.目的 为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于木业工厂各业务模块。 三. 负责部门 本制度由企划办行政管理科负责信息收集、归档，各部门协助实施。 四. 制度内容 3.1总则 （1）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政管理科统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。 （2）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政管理科档案管理员要进行指导与监督。 （3）电子文件的管理由行政管理科负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 （4）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 （5）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。 （6）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 （7）电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 3.2电子文件的收集与积累 （1）收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 （2）收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电

电子文件管理程序

变更记录表 1.1决定、提供及维持所需的电子设施，以达成产品要求的符合性，并符合顾

客及其它利害相关者的需求与期望。 1.2确保公司对内、对外电子媒体形式的管制文件、程序、图文件、记录等， 做有效的管理维护与持续改善的有效性以维持质量、环境和环保管理系统的运作顺畅。 2.范围 2.1计算机软件与档案管理。 2.2外部数据与法规的维护。 3.定义 无。 4.职责 4.1本文件制订/修改的权责部门是文控中心。 4.2工程部负责客户原始图纸文件等相关数据文件的管理。 4.3生产部等相关部门负责生产等流程设备电子文件的管理。 4.4业务部负责客户数据文件及客户订单数据文件的管理。 4.5文控中心负责标准书电子档案的管理。 4.6工程维修负责设备操作系统软件的管理。 5.内容 5.1工程图文件 包含产品图纸、底片、网版、刀模、烫金版等图档。 5.1.1凡客户通过电脑文件、e-mail或磁盘片等方式，提供图文件的作 业。 5.1.2图文件或程序经处理后，将设计完毕的CAD/GERB等产品图档存放 归档。 5.1.3工程部门每日均须做备份。 5.1.4凡档案须被修改者，由工程设计人员变更图面后经部门主管确认 无误予以归档，图文件由工程设计人员以新版本归档保存。 5.2客户图档 包含客户图面资料与客户往来的文件等，且客户以传真或电子邮件等方 式提供的资料。 5.3工程文件档案 5.3.1设计变更履历：记录专案的设计变更过程。 5.3.2产品工作流程单：存放各版本的样品制作工单或生产工单。 5.4文控中心文件档案 5.4.1指质量、环境和环保管理系统发行的标准书原始电子档案。 5.4.2所有相关的标准书档案的制作归档，由文控中心负责管理。 5.4.3档案经制成及发行后，即储存于其指定磁盘机中。 5.4.4凡有任何变更或增加，由文控中心依《文件与资料控制程 序》经权责单位确认后正式发行。

《电子文件管理暂行办法》

《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号） （2009年12月18日厅字〔2009〕39号） 第一章总则 第一条为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，按照国家有关法律法规，制定本办法。 第二条本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则： （一）统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。 （二）全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。 （三）规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。 （四）便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。 （五）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。 第二章电子文件管理机构及职责 第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。国家电子文件管理部际联席会议的主要职责是： （一）负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作;

（二）研究制定电子文件管理方针政策； （三）审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案； （四）组织起草相关标准； （五）研究解决全国电子文件管理中的其他重大问题。 第五条国家电子文件管理部际联席会议日常工作由中共中央办公厅承担。 第六条县以上党委、政府要结合实际，明确负责电子文件管理部门， 承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查。 第七条各有关部门应当为电子文件管理提供必要的保障措施。 各级信息化行政管理部门应当将电子文件管理工作纳入信息化发展规划，为电子文件管理工作提供信息化保障。各级发展改革、机构编制等部门负责为电子文件管理工作提供政策保障各级财政部门应当为电子文件管理工作提供资金保障。 第八条电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。 各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。 第九条各级国家综合档案馆负责接收和保管本馆接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本机电子文件备份中心或者异地备份库。 第三章电子文件的形成与办理 第十条电子文件形成单位在建立和完善信息系统时，应当组织文秘、业务、档案、信息化、保密等部门提出电子文件管理的功能需求。 第十一条电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求： （一）能够有效表现所载内容并可供调取查用； （二）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更

档案管理制度及流程

档案管理制度及流程

公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中 所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人

⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁 目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。 5、档案管理细则 1）档案资料的归档范围 ⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决 定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件； ⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等； ⑷公司领导的批示、指示等； ⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议 简报、会议记录等； ⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等； ⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报； ⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料； ⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳 动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料； ⑽本公司发布的各类广告、宣传材料； ⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等； ⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料； ⒀财务档案资料； ⒁各种实物档案； ⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。 3、档案资料的归档要求 ⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件 等必须齐全。 ⑴一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存 档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办

电子文件资料归档与整理

电子文件归档与整理 ?第一讲概念和种类 ?一、什么叫电子文件 ?电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。?电子文件的基本特征： ?第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做一个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。 ?第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 ? 二、电子文件的种类 ?电子文件的种类有不同的划分标准，目前主要有以下几种划分方法： ?（一）按电子文件的信息存在形式分类 ? 1、文本文件（Text），或称为字(表)处理文件：指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。 ? ? 2、数据文件(Data)，亦称为数据库电子文件：指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库对象，或者以数据库形式存在具有文件属性的记录。 ? 3、图形文件(Graphic)：指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。 ? ? 4、图像文件(lmage）：指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 ? 5、影像文件(Video)：指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。 ? 6、声音文件(Audio）：指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。 ? 7、命令文件，亦称计算机程序（Program)：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。 ? ?（二）按文件的功能分类 ?分为主文件和支持文件、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文