办公用品管理制度(签批)

办公用品管理制度

为加强办公用品管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，根据公司实际情况，特制定本制度。

第一条办公用品分类管理规定

1、规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品。

●固定资产主要指：桌椅、公文柜、电脑、电话机、打印机、复印机等。

●一般办公用品包括剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、铅笔、信笺、信封、笔记本、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、印泥、订书钉、大头针、图钉、长尾夹、名片、帐册、卷宗、档案袋(盒)、文件夹、标签、卫生杯、计算品、电池以及清洁用品等。

2、员工对办公用品应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。

3、每个部门须建立部门领用台帐。

4、办公用品为办公所用，不得据为己有，挪作私用。

5、不得利用办公设备干私活、谋私利。不得将办公用品随意丢弃废置。精心使用办公设备，认真遵守操作规程。

第二条办公用品领用计划规定

1、各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，由各部门指定人员根据实际需要从行政部（综合管理部）领用办公用品，每周三（假期顺延）可以领取，其余时间一般不予办理办公用品的领用手续（新进员工除外）。

2、办公用品管理员为行政部（综合管理部）行政文秘，没有行政文秘的由行政部（综合管理部）经理负责，每月核对申用计划与办公用品台帐，清理库存数目，编制《办公用品申请购置计划单》（附件一）。由行政部（综合管理部）经理确认，经分管领导（总经理）签字后，由行政部（综合管理部）进行采购。

第三条办公用品购置和报销规定

1、行政部（综合管理部）采购人员根据签批的《办公用品申请购置计划单》实施购买，于月底前完成。

2、行政部（综合管理部）采购员须调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价和使用质量。

3、临时急需办公用品，由行政部（综合管理部）提出申请，经分管领导（总经理）

签字后，由行政部（综合管理部）进行采购。原则上不赞同临时采购，所有要采购的办公用品在《办公用品申请购置计划单》中体现，月底统一完成。

4、子公司所有办公用品的采购通过子公司审批流程后上传集团行政部审核备案，金额超过2000元（含）必须通过集团副总裁审批方可采购，超过3000元（含）必须通过集团董事长审批方可采购。

5、暂时采购形式：张家界房地产开发公司按制度流程可独立定点采购；怀化片区的所有公司把签批后的《办公用品申请购置计划单》在每月20日前上交集团行政部，由集团行政部统一采购，月底统一领取。怀化物业服务有限公司可单独送货。

6、办公用品报销实施部门只能是行政部（综合管理部）。所有办公用品的报销除正式发票外还必须附加签批后的《办公用品申请购置计划单》，经集团行政部签字审核，然后按财务报销流程进行报销。

第四条办公室用品的发放规定

1、个人办公用品的发放领用

●新员工入职每人按部门岗位的需要按标准配置，随到随领。

●个人领用的长时间使用的办公用品由行政部（综合管理部）进行详细登记，据实填写《个人办公用品领用明细表》（附件二）（即个人领用台账），经行政部（综合管理部）经理确认，由办公用品管理员发放，并将明细表留存备案。

2、部门办公用品的发放领用

●能共用的办公用品请到共用区域处使用。

●部门领用办公用品应填写《办公用品领用记录表》（附件三），经行政部（综合管理部）经理确认，办公用品管理员发放，并将记录表留存备案。

3、会议期间办公用品的领用，由会议指定人员按部门办公用品发放领用规定办理。会议结束后，将可以退回的办公用品交回管理员办理入库、移交手续。

4、对于所有办公用品的使用，应服从行政部（综合管理部）的临时调遣。

第五条办公用品的维修和报损

（一）各部门办公用品无法正常使用或因业务需要希望增加用品的功能或配件，须先填写《办公用品维修（更换）申请单》（附件四），写明故障或增加功能的原因交行政部（综合管理部），由行政部（综合管理部）先核查原来的性能和配置，认定确实需要改良的，由行政部（综合管理部）和使用人共同办理维修事宜并申请付款。

（二）对不适用或闲置的办公用品，由行政部（综合管理部）回收入库，确认无法调拨使用的办理报废手续。对遗失的或人为损坏的办公用品，由行政部（综合管理部）查明原因，明确赔偿责任后按用品的80%办理赔偿手续，并在使用人档案中作更改记录。被清理报废的用品要填写《办公用品报废申请单》（附件五）详细注明资产原值、累计折旧、净值及其他相关信息并确定赔偿金额或报废价值，最终明确收益或损失的金额。

（三）办公用品的改良与维修均需通过行政部（综合管理部）办理，保管人不得私自拆卸、挪用和安装固定资产配件。未通过行政部（综合管理部）办理相关手续所造成的资产损失的费用，由直接保管人自行承担。

第六条办公用品管理员职责

1、公司办公用品的管理责任人为行政部。监管：财务部。部门财产物资管理责任人为部门负责人。

2、管理人员须建立和登记办公用品台账，定期核查领用物品登记，做好办公用品的购置，发放和库存管理。

3、管理人员必须定期和不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。

4、管理人员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。

5、管理人员须根据办公用品的消耗和领用情况，确定和保证合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。

本制度自公布之日起实施。

附件：

附件一：《办公用品申请购置计划单》

附件二：《个人办公用品领用明细表》

附件三：《部门办公用品领用记录表》

附件四：《办公用品维修（更换）申请单》

附件五：《办公用品报废申请单》

xxxx 集团

二〇一四年四月十八日

附件一：

办公用品申请购置计划单

序号申购用品规格单位数量预算额度实际金额备注

办公用品管理员：行政部（综合管理部）经理：

总经理：分管领导审批：

总裁审批：采购员：

附件三：

部门办公用品领用记录表

领取时间领用物品规格数量领用人行政部经理备注

附件四：

办公用品维修（更换）申请单

申请部门申请人

维修品名数量

维修内容

质量问题□免费维修

损坏性质

人为损坏□赔偿金额元

行政部

使用人确认

（综合管理部）

分管领导（总经理）

附件五：

办公用品报废申请表

申请部门申请日期申请人

品名规格型号数量

清理原因

清理结果

变卖（赔资产原值累计折旧

偿）金额部门领导确认

行政部

（综合管理部）

分管领导

（总经理）