毕业论文 宋代档案管理制度

密级：

NANCHANG UNIVERSITY

学士学位论文

THESIS OF BACHELOR

（20 —20 年）

题目宋代档案管理制度研究

学院：人文学院系历史

专业班级：档案081

学生姓名：李显清学号：5000408038

指导教师：袁礼华职称：教授

起讫日期：2011年11月18日至2012年6月1日

南昌大学

学士学位论文原创性申明

本人郑重申明：所呈交的论文是本人在导师的指导下独立进行研究所取得的研究成果。除了文中特别加以标注引用的内容外，本论文不包含任何其他个人或集体已经发表或撰写的成果。对本文的研究作出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式表明。本人完全意识到本申明的法律后果由本人承担。

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本学位论文属于

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作者签名：日期：

导师签名：日期：

宋代档案管理制度研究

专业：档案管理学号：5000408038

学生姓名：李显清指导老师：袁礼华

摘要

文章首先分析了宋代档案管理制度研究的意义所在和宋代档案研究的现状，并对目前研究的一些成果进行总结。然后通过经济、政治、文化三个方面对宋代档案管理制度建立的背景进行描述，分析了当时社会环境背景对宋代档案工作的影响。接着介绍了宋代政务文书和档案的分类、宋代中央及地方的政府文书机构的设置及主管职员的隶属关系、档案机构及职员的设置和选用。同时，综述了档案工作各要素包括收集、鉴定、整理、保管、保密等方面的档案工作规范。最后，提出了现代的档案管理应该继承与发展宋代档案管理的一些优点。

关键词：宋代档案；档案类别；档案机构；档案规范

Abstract

First, The article analysis the significance of the Song Dynasty archive management system and the situation of the archive research in the Song Dynasty, and summarizes some of the results of the present study. Then, the article describes the background of the Song Dynasty archive management system through three aspects of economic, political, cultural, analysis the effect of social environmental context on archive management. Next, the article introduces the classification of Administrative instruments and archives in the Song Dynasty, the setting of central and local government institutions of Song Dynasty and affiliation of manager, the setting and selection of archive management agencies and staff. At the same time, the article review job specification about various elements of archive management, including collection, identification, sorting, custody, confidentiality and so on. At last, the writer puts forward that present archive management should inherit and carry forward some advantages of the Song Dynasty archive management.

目录

摘要............................................................................................................................................. I Abstract ...................................................................................................................................... I I 第一章前言 (1)

1.1选题依据 (1)

1.2宋代档案管理研究现状 (2)

1.3论文研究方法及思路 (3)

第二章宋代档案管理制度建立的背景 (4)

2.1良好的经济技术基础 (4)

2.2统治者的重视推动 (5)

2.3成熟的档案管理理论铺垫 (6)

第三章文书档案分类 (8)

3.1政府文书种类 (8)

3.2专门档案 (9)

第四章档案管理机构及职员的设置 (11)

4.1古代档案管理机构特点 (11)

4.2文书机构及职官设置 (11)

4.2.1 中央文书机构及职官的设置 (12)

4.2.2地方文书机构及职官设置 (13)

4.3专司档案的架阁库及架阁官设置 (14)

4.3.1架阁库之称来源及其设立背景 (14)

4.3.2各级架阁库的设置 (15)

4.3.3架阁官 (16)

第五章宋代档案管理规范 (17)

5.1对档案集中收集工作方面规定 (17)

5.2对档案鉴定、销毁方而的规定 (18)

5.3对档案整理作方面的规定 (19)

5.4 档案的保管制度 (20)

5.5对档案保密方面的规定 (21)

总结 (23)

参考文献 (24)

致谢 (26)

第一章前言

1.1选题依据

一个合理的制度是事业发展的必要保证，档案工作事业也正是在无数档案先辈不断的探索、借鉴、试行、改进档案管理制度中不断向前进。因此清楚的了解各朝各代国家档案管理体制的具体内容也是档案学的一项重要工作。

档案管理体制是一般包括档案管理机构的设置、隶属关系和职权范围及其管理原则和组织制度等。①自档案产生以后，随着社会发展相继出现了各种各样的档案，又因档案对于一个国家的政治、经济、文化有着至关重要的作用，档案管理工作也就随之形成与发展起来。基本上所有朝代在中央和地方机关都建立了管理档案的部门和档案贮藏利用机构，在长期的档案工作中，档案管理的经验、严格的制度都不断的磨砺出来。成为当代档案事业管理机制的发展的基石，甚至至今一些制度仍然保存下来。

各朝各代的档案管理体制都在前代的继承上又有着自身独特的风格，其中宋代档案管理更是中国档案带来的一座丰碑。

首先档案在宋代才真正从图书的范畴中脱离出来，这是有划时代意义的。②档案与图书是一对邻居，不知甚解的人可能误以为一家。因为档案和图书从形式上看没有多大的区别，它们都是用思维符号记录在载体上并能表达一个完整意思的东西。但档案的真正定义是凡具有查考凭证作用，经过立卷归档集中保额起来的各种文件材料，而图书则主要是以出版物为主。因为档案的活动范围较小，保密性高于图书，所以作用受到一定的限制，而图书则会随着社会的发展，活动范围的扩大。宋代就这一个这样促进图书发展的时代，宋代的文化的日渐繁荣，纸张的大量生产，图书被大量复制的条件也具备，图书渐渐大众化，宋代也由此成为档案史上的一个里程碑。

当然，档案管理工作甚至可以追溯至文字产生的年代，虽然宋代时期是档案与图书分家的界点，但宋代档案管理工作自然不是始祖，可中国档案工作到宋代时却有了质的飞跃：宋代的档案收藏机构林立，人们的档案意识普遍增强，档案资料得到广泛使用，出现了较为成熟的档案管理理论，宋代档案工作出现了职业

①王德俊.档案管理学参考资料【M】北京：档案出版社，1986（2）

②陈一芬.宋代档案工作刍议【J】档案学通讯2006（6）

化的倾向。这些亮点犹如雨后春笋般出现，似乎前各代的档案管理工作量变终于在宋代产生了质变。掌握这些亮点对当代档案管理有着重要的启迪意义，我们大可以借鉴一些优秀点。像宋代的许多学者，在他们所从事的文献、档案的整理编辑中，通过亲身实践而凝聚出了出了许多科学的编纂方法，提了许多很有价值的理论观点，积累了丰富的编纂经验，这些宝贵的经验对于档案管理学的发展有着很大的促进作用。

1.2宋代档案管理研究现状

对于宋代档案管理的研究，人们一般更愿意把它分类中国档案史中的一门，中国档案史则是档案学的一个重要分支学科。档案史的研究势头相对于其他分支来说可谓是冷冷清清。一些学者对档案史的研究不够重视，一些学者认为古代档案工作的水平实在是不值一睹，甚至还有主张将档案史这一分支从档案学中开除出去者。同时，有的学者大量的把文书工作史误搬进档案史，造成一个错误的研究方向。

但是，总体来说随着档案学科系统的建立，档案学工作者本着尽善尽美的心态，对于档案学各领域的相关内容都下了苦功。在中国档案史方面，有一些档案学工作者不惜花费数十年的努力成功把中国档案史的通史性框架系统而又联贯地建立起来，一些中国档案史研究的代表性成果也引起学术界的广泛认可，像由中国人民大学编著的《中国档案事业简史》、《中国档案事业史》、国家档案局主编的《档案事业概述》。

有关宋代档案管理方面的研究，历年对宋代档案管理的研究工作也有不少，像河南大学的张桂平的《论宋代档案编研机构及成就》、河南大学肖丽的《论宋代档案典籍机构的建立及其对文化教育的影响》、辽宁大学邓君的《浅析宋代的档案法规》、郑州大学所桂萍的《试论宋代档案保管技术与方法的创新》、南昌大学陈一芬的《宋代档案工作刍议》、河北经贸大学贾文广的《宋代档案管理兴起的背景研究》等等一些文章，但是谈起比较系统的、比较深入的对宋代档案进行研究可能数王金玉教授编著的《宋代档案管理研究》。

《宋代档案管理研究》这一书是对宋代档案管理研究的标志性著作，它包括了浩瀚的政府公文、宋代君臣档案思想、总统图书馆式的皇帝档案阁、国家档案馆性持的金耀门文书库、机关档案室性质的各级官付架阁库、档案工作专职官员架阁官、独具东方文化特色的“千文架阁法”、系统整的档案法规、为封建王朝服务的档案编纂制度等内容。作者认为在宋朝时档案管理机构已经系统地建立起

来，并有良好的制度保证其正常运行，同时这个时期的档案工作法规已相当完善，并且档案管理中的具体方法已相当科学。例如极具代表性的周湛所创立的“千文架阁法”的档案分类编排方法，就很大的促进了档案的有序化管理。③作者通过大量的史料佐证宋代档案的利用在社会的治理和国家机器的运转中举足轻重的作用。可以说，《宋代档案管理研究》是中国档案史研究的突破性成果，它对建设和发展中国档案史的学科体系，提高档案学在学术界的地位将起一定作用。正如吴宝康先生所说“这可以说是中国档案史的通史建设阶段已将告一段落，而进入按各朝各代、各个时期以及按专题领域作更深入的发掘和钻研，以充实和丰富中国档案史内容的新阶段了。”

1.3论文研究方法及思路

本文将在充分尊重和广泛吸取前人研究成果的基础上，以辩证唯物史观和历史唯物史观为指导，并借鉴社会淡定和历史文献学的理论和方法，在收集和阅读大量相关文献的基础上最大限度地搜集和占有原始资料，从中整理、分析、归纳和提炼出有关宋代档案管理方面的见解。

全文包括以下内容：

第一章，宋代档案管理制度建立的背景。包括了良好的经济技术基础、统治者的重视推动、成熟的档案理念铺垫等内容。

第二章，宋代文书档案的分类。勾勒出宋代政府文书的分类及档案分类

第三章，档案管理机构及人员的设置。介绍了古代档案机构发展特点，中央及地方文书机构及人员设置进行探索，档案机构架阁库的设置及架阁官的介绍。

第四章，宋代档案工作各环节制度。描述宋代档案工作在收集、鉴定、整理、保管等方面的工作规范。

总结，通过对宋代档案工作制度的研究看今天档案工作应注重点。

③

阴春枝问渠哪得清如许——评《宋代档案管理研究》【N】郑州大学学报1999（3）

第二章宋代档案管理制度建立的背景

2.1良好的经济技术基础

马克思在《资本论》一书中认为经济基础决定着上层建筑。确实，自经济活动产生以来，一直左右着人类的所有活动。精神文明往往是在物质文明发展到一定阶段才产生的，物质文明的兴盛自然也更大的促进精神财富的人速增长。所以，如果想对宋代档案管理制度进行一个全面而又系统的了解就必须对当时的经济

水平、科技水平有一定的了解。宋代档案管理制度的迅速建立与完善不是空中阁楼的，而是以宋代的经济和技术条件为基石建立起来的。

宋代时期中国的经济实力到底怎么样？据史料上记载，宋朝年财政收入最高曾达到16000万贯文，一般年份也可达8000-9000万贯文，即使是失去了半壁江山的南宋，财政收入也高达10000万贯文。数字可能难以理解，与明朝作比较的话，那么强盛的明朝甚至财政收入不及宋的六分之一。而宋朝丰富的经济收入依靠的却并非高额的税收，而是由于宋代时期商品经济的强盛。宋代的农业经济基础雄厚，以至于产生出了城市、货币、海外贸易等诸多工商业文明因子。正是商品经济成分的壮大，加之农业生产的发展，粮食剩余率的提高，手工业生产的扩大，以及运输工具的进步和交通条件的改善，商品经济在宋代迎来了一个高潮期。档案事业的兴盛也正是在这样的环境，经济的富饶促使宋王朝的国力的强盛，国力的强盛政府才有财力对政府的机构进行更合理的建设，当时宋王朝中央及各地档案管理机构林立不能不说正是依托于国家实力的强盛。当然，宋朝机构、官员的不断扩大，以至于冗官、冗构的状态也不能不说是统治者对于国家经济实力过分的自信了，以致空虚国库。

再看宋代时科学技术水平的发展。据不完全统计，宋代在世界上处于领先的科学技术达百项以上。④与外国科学发明大部分出自学者不同，中国的科学发明往往出自处在社会下层的手工业者。而宋朝当时商品经济发展而催生的手工业者在不断的社会实践中慢慢摸索出一系列科学技术。这些科学技术广泛应用为宋代各项事业的发展提供了可靠的保障，档案工作在一系列的技术帮助下也越发简捷。像我们非常熟悉的中国四大发明之一活字印刷术，宋代活字印刷术的出现与成熟，给图书出版事业开辟了新天地，折叠形式的图书和文件彻底取代了卷轴本。档案载体向着更加优良、更加易于保管的方向发展。又如宋代十分著名的“架阁”，

④周亚萍论宋代档案工作发展的背景【J】兰台世界2009（1）

将存放文书档案的低矮箱柜以“架阁”取代，看似十分简单，却对档案的保管工作促进良多。

由此可以看出，宋代的经济和技术基础是宋代档案事业发展的阶梯，档案管理工作在任何一个时代都应该服从时代的潮流，将当代良好的技术转嫁于档案工作，这对档案工作的发展至关重要。

2.2统治者的重视推动

国家机器的运转并不是盲目的，一般情况下也并不是国家机器管理下的民众所能左右，而是深受机器的构造者思想和行为的控制，这在任何一时期都是适用的。宋代档案工作的迅速发展，档案制度的规范建立正是由于当时统治者的重视。

说起宋代的开国之主赵匡胤，人们所先想到的大多是陈桥兵变，皇袍加身。宋朝的江山并非是自己一寸寸的打下来的，而是赵匡胤仗着自己手握兵权而强夺来的。正因为如此，赵对手下武将个个有所猜忌，终于有了“杯洒释兵权”之举，宋代也出现了一个重文轻武的局面，宋代的统治者自称愿与文人士大夫共治天下，同时统治热衷于文化科举事业。宋代的皇帝也因此出了很多文采非凡的人物，如有名的书法家皇帝的“瘦金体”。

据史料记载，宋仁宗曾下诏三司及编修院对档案要“检阅以闻”。宋帝还经常亲自带领文武百官到档案馆“观书阅档”。另外据统计，在宋代皇帝的诏令中，和档案工作有关的诏书多达几十条，这些都可以看出宋代皇帝对档案重视程度。宋代建设的皇家档案馆的数量多达11座，不仅如此，中央和地方政府也都建有档案管理机构，在中央有具有国家档案馆性质的金耀门文书库，有具有机关档案馆性质的三司架阁库及六部架阁库等，在地方则有路、州、县的架阁库。这从另一个侧面反映了统治者对档案工作的高度重视。

统治阶级的档案意识十分深，我们可以从一些史籍资料中见到，像丞相韩琦在《乞差官编录机密图书奏》中称：“历古以来，治天下者莫不以图书为急，盖万世之根本，后世之模法，不可失也。”再如宋代著名的主管档案工作的架阁官李大异在《六部架阁库题名记》一文中提出，治理国家当以“图籍为重”，应“是官之建，实谨其藏”，而档案的价值就在于“可以考阅故新，寻绪本元”。⑤子期身死，伯牙摔琴，没有伯乐也就没有千里马。宋代档案管理制度的建

⑤

曾枣庄、刘琳主编全宋文卷八四五【M】上海上海辞书出版社2006 (8)

立正是统治者慧眼知马继而精心养马之故。

2.3成熟的档案管理理论铺垫

现今有些人往往认为档案学是西方引进而来的，在古代谈档案理论更是十分可笑的。诚然，中国档案学近代借鉴了很多西方档案学的优秀点，但是同时继承了很多精华的中国历代沉淀。

档案工作发展到宋代其实就已经出现了比较成熟的档案管理理念，大致包括了以下几个方面：首先，档案收藏要全，这和现代的全宗思想有点相似。统治者认为完整无失的档案是档案价值得以发挥出来的必要条件。所以统治都非常重视对于紧密联系档案的保护，由此，宋真宗曾颁布《诫约三司收掌簿书不得遗失诏》，诫令三司“自令收掌簿书，不得遗失”。其次，档案之后以存在是因其具有利用价值。档案都是曾经重要的文件，这就意味着档案作为凭证作用的本质。收藏档案的目的在于利用档案，档案并非是收藏品供人赏玩的，所以为了收藏而收藏的“档案”甚至不能被称为档案。宋代统治者很重视档案利用，使和档案不仅在国家的政务和军事起作用，还广泛用于编纂各类纪要。像我们比较熟悉的司马光的《资治通鉴》、李焘的《续资治通鉴长编》、李心传等人编修的《国朝会要总类》等在编纂过程中毫无疑问都采用了档案资料。其三，形成了较为实用的档案分类编目方法，这是档案保管技术的一项进步。档案繁而杂，如果没有适当的分类编目方法，那么也谈不上利用，和堆在一起废品一般。所以，完备而又实用的档案编目方法的出现，是体现档案事业成功的一个重要标尺。为方便档案的利用，宋代探索出了一些较为实用的档案建档分类编目立号的方法。如郑樵所提出了“十二类”的图书和档案的新分类体系，强调“朝代之书，则以朝代分；非朝代之书，则以类聚分”。当然，一个对后世影响更深的编目法当属于周谌创立的“千文架阁法”。周谌身为江西转运用之使，在目睹江西各州县的架阁库管理相当混乱的状态的情况下结合前人的经验创立了“千文架阁法”，该法以当时影响极为广泛的传统启蒙读物《千字文》排号，以时间为序，可操作性极强。宋仁宗将其法向全国推广，对当时和后世影响十分深远。四、以法治档的管理理念的树立。⑥中国自古都是外儒内法，法律对于国家的统治十分重要，是对国家各项工作顺利开展的一个规范。特别是档案管理工作这样一个繁琐门类，以人治实在不如以法治来的简便。南宋宁宗庆元年间，丞相谢深甫主持编纂的《庆元条法事类》法典，载有中国古代最为系统、完善的档案法规。这部法典共分16门，

⑥

李扬宋代档案工作简析【J】兰台世界2008（12）

其中文书以下有架阁法20余条，详细规定了文书档案的分类、管理制度，各种专门档案的架阁保存规定，以及对违反档案管理法规者的处罚和对告发违规者的奖励或减免处罚的条款等，从中可见宋代档案管理制度的完备程度。并且在实际运作中，宋代对档案管理法规的执行也极为严格。

依法治国，依法治事。正所谓无规矩不成方圆，宋代档案工作在法律的保护下得以前无阻碍的进步！

第三章文书档案分类

3.1政府文书种类

宋朝政府对于文书档案的划分比较精细，在整理档案方而已有了初步的分类，一般的文书均以文种分类，文书档案的种类被分的十分的细致。各部门以不同的文种对不同类别公务进行处理。

皇帝的七种下行文书：一为册书，用于“立后妃，封亲王，皇子、大长公主，拜三师三公、三省长官”二为制书，用于“处分军国大事，颁赦宥德音，命尚书左右仆射，开府仪同三司、节度使，告廷除授”三为诏书，用于“赐待制、大卿监、中大夫、观察使以上”四为敕书，用于“赐少卿监，中散大夫、防御以下。”五为诰命，用于“应文武官迁改职秩、内外命妇除授及封叙、赠典，应合命词”六为御札，用于“布告登封、效祀、宗祀及大号令”七为敕牓，用于“则酺及戒励百官，晓谕军民”

臣僚百工的上行文书：札子或称劄子，凡群臣百司上殿奏事，两制以上，非时有所奏陈，皆用劄子。榜子，即翰林院专门向皇帝奏事所用的文种。笺，即百官进呈给皇后、妃子和太子的文书。

各级官府的下行文书：敕，宋朝规定凡皇帝圣旨和札子批判，由中书省颁发，称敕。宣，是枢密院以皇帝名义颁发的文书，与中书省下发的敕合称“宣敕”。劄，枢密院向下级官府下发的文书。札子，是中书、尚书、枢密院处理公事时的下行文种，与臣僚上呈皇帝所用的“札子”名同实异，至南宋时期，各路帅司也准许用札子指挥下属。部符，尚书省六部、寺发给下级官府的文书。省札，尚书省处理政务，长官签押后发付给诸司、路、府、州、军、监执行的公文。堂帖，为政事堂行遣小事时所用文书。刺，为尚书省移文六部所用的。敕牒，为尚书省颁发的文书，凡知县以上、进士及第出身者，充任科教官，出使域外，接待外邦使臣等，皆用敕牒。符，为州署发给下属县衙的文书。

各级官府的上行文书有：申状，各级官府呈文于中书省、尚书省、三司或者御史台呈文于中书省、枢密院，下级官员呈文于上级官府，均可用申状。

各级官府之间的平等文书除了沿用前朝的关、移、牒之外，新增加了以下几种：咨报，翰林院移文三省、枢密院时使用的文书。密白，枢密院发出的机速文书，不经中书省而直达门下省。宋代的牒是不相统官府之间的往来文书，关则是同一长官统辖下的各机构之间的往来文书。

宋代官员任命书，除了继承唐代的告身之外，增加了以下几种：信札，宋神宗以后，任命官员时，当画旨而未给诰之前，先行札子任命，称为信札；照札，官员未接到诰命便先行供职，然后再颁给札子称照札，由宰相亲自签押；宣札，又称宣帖，是颁给军校的委任状，持此可依照恩例升补官职；印纸，是各官府印发的各种表、薄、以及证件等。头子，凡官员赴任、出差皆发此文，凭此可以得到驿马的供应。⑦

3.2专门档案

除了一般政务文书外，宋代的专门档案有：

赋役档案。宋王朝长期处于内忧外患的状态，对内镇压着反判，对外于少数民族政权纠纷不断，因而军费花费甚多。再加上官俸、对外贡款和皇室耗费，所以宋政府的财政支出十分巨大。为了保证政府财政收入，也自然对赋税户籍档案十分重视。宋建国以后，严格的编订了户籍，根据土地和资产分为主户和客户两类，主户分为五等，其户籍称为“五等籍”，主要记载户口、资产和户的等第。宋朝规定每三年修造一次，作为征收赋税和科派力役的依据。客户成为编户，交纳身丁税和负担徭役。即编入“丁籍”，“五等户”和“丁籍”合称为户口版籍。另外还有租税版籍，称“夏秋税籍”，后者要求一年一造帐。同时，宋朝常派遣使臣到各地大力整顿户籍，以使政府可以直接掌握承担国家税收和徭役的发户，另外将户的增减作为地方官升迁和考查政绩的标准。

律法档案。宋代律法档案沿袭唐末至后周的综合性刑事法规，后周时律称为型统，宋朝主要的法典称《宋刑统》。但是作为中央集权高度发达的朝代，往往最高统治者即“我就是王法”，皇帝发布的诏敕才是最有效力的法律。皇帝发布的诏敕不仅可以充代律法，甚至可以破律，它的地位是高于律法的。敕是统治者根据实际情况随时颁布，像宋真宗时敕就多达一万八千五百五十五条。在宋神宗时期，皇帝的权力进一步扩大，后以“律不足以周事情，凡律所不载者一断以敕，乃更其目曰敕、令、格、式，而律恒存科敕之外”，这样从而更加明确了敕的地位和作用。

例，除律令格式外，宋时还有例，即以前事作为处理后事的依据或标准，常用以司法，称“断例”，也用于指挥，即尚书省与吏部刑部对下级官衙的指示。例的效用，所谓“法所不载，然后用例”，甚至可以引例破法。真可谓“法

⑦

周雪恒中国档案事业史【M】北京中国人民大学出版社1993（10）

当，然而无例，则事皆泥而不行”。我们所看到的影视剧中就常会有诉讼师提到“根据大宋律例，应如何”，例的效用便于统治阶级的活动，以致后世一直沿用，以例判案成了一个惯例。

刑名案件以专案分类。

以官员分类的档案，“疏请将各有司所存有关司马光等之章疏案牍，汇辑保存，选官编类，人为一帙，置之二府”。虽然不像皇帝那样有起居录，但是一个对当时政府有巨大影响力的大臣的奏章，言行也可以记载归档，分类进行储存。

最后，宋代档案的分类，为档案的管理和利用提供了很大的方便，这也为后世档案的分类保管奠定了基础。

第四章档案管理机构及职员的设置

4.1古代档案管理机构特点

档案是了伴随着文字的产生在人类组织的工作活动中逐步形成的。随着国家机构的建立，档案的不断产生，便逐渐形成了机关档案管理工作。中央和地方机关的档案工作的发展过程大体可以分为两个阶段。

第一个阶段，从夏代至两汉时期。在夏代至两汉的历史阶段由于国家机构开始形成并初步发展，加之文书与档案，文书上工作与档案管理之间还没有明确的界限，因此机关档案管理工作具有如下特点：第一，机关文书工作部门同时又是机关档案管理部门，机关档案管理工作官员多系兼职。第二，机关档案工作初具规模，档案管理的重点仍在朝廷中央档案机构。第三，机关档案管理制度开始形成，但管理方法较为简单

第二阶段，机关档案管理的发展阶段。在唐宋特别是宋朝时期，由于社会、经济、文化和封建律法的大发展，统治阶级为了加强中央集权，对国家机构进行了改革与整顿，中央和地方政权机关进一步广大，各级官署的档案大量增多，于是档案管理工作也得到了发展：第一，机关档案管理机构普遍建立，开始配备专门管理档案人员，以机关档案管理为中心的档案工作形成。封建社会进入快速发展的阶段，国家机构日益扩大和完备，官吏大增，分工更细，机关文书工作与档案工作也开始出现了分工。这时，档案工作者已演变为三省六部中的低级事务官员，主要从事抄录和保管档案的工作。不仅中央三省、枢密院以及六部都分别设置有收藏档案的架阁官，各级地方政府也纷纷设置了收管文书档案的架阁库并配上专管档案的架阁库守当官。第二，档案管理制度更为完备，宋朝已经建立了收贮、整理、鉴定、保管、利用、移交等一系列的机关档案管理制度，基本覆盖了档案管理的各个方面。

4.2文书机构及职官设置

档案部门和文书部门隶属不同，但一直以来，档案工作与文书工作之间历史上就存在千丝万缕的联系是分不开的，二者可谓分中有合。根据陈一芬在《宋代档案工作刍议》一文中所言，《庆元条法事类》中的文书架阁条法将文书分为八大门类：即现行文书、无行文书、应架阁文书、架阁库文书、长留文书、非

长留文书、重害文书和非重害文书八类。从中可见档案所对应的架阁库文书亦属文书之列，那么宋时档案工作与文书工作自然也是紧密相连的，文书工作是档案工作的基础和前提，影响着日后转化为档案的质量，保证着档案的质量和完整，为档案的完整性和系统性打下良好的基础，所以了解政府各部门文书处理机构和人员也是有必要的。

4.2.1 中央文书机构及职官的设置

由于宋代当时著名的元丰改制，宋代中央文书机构受其影响变化巨大。

元丰改制前。宋代政治制度对隋唐的沿袭程度很深。宋代在中央设中书省、门下省和尚书省三省。但为了加强中央集权又加设了中书门下掌控三省权力，同时设置了枢密院分管了兵权，设置了三司分管了全国财政。三省六部的权力削弱殆净，使宋代形成了文武两柄的“二府”行政体制，文书机构设置也基本依照此模式确立。这一时期，中书门下是宋朝最高行政机关，同样也是文书档案工作的最高主管机关。其职责是“佐天子，总百官，平庶政，事无不统。”在中书门下所设文书档案机构主要有孔口房和勾销房。孔口房掌管文书案犊，勾销房掌管印章、符信。主管文书档案工作的官员为检正官，负责处理各房文书事务。

元丰改制以后，三省恢复了职权。

中书省是中央的出令机关。所使用的指令性文书有册书、制书、浩命、诏书、敕书、御札、敕牓七种。中书省的下设11房，元祐年以后，兵礼房被分成了两个，然后又增加了催驱、点检两房。负责具体档案工作的机构包括：主事房，负责文书的收发与登记；点检房，掌管点检各房的文书档案工作；催驱房，负责督促、催办文书；班簿房，掌管百官名册和官员的档案，即人事档案；制敕库房，主要负责保管制书、诏令等，同时也兼管部分架阁库事务，是档案的保管机构。中书省的职官设置为11人，长官为中书令，副职是中书侍郎，有中书舍人4人，右散骑常恃、右谏议大夫、起居舍人、右司谏和右正言各1人。其中中书舍人的职责是“章行命令为制词，分治六房，随房当制”。他们负责具体的指令起草，是文书档案工作的负责人员。

门下省的负责对中书省草拟的文书进行审议。下设的文书档案机构有：通进司，职责为“隶给事中，掌受三省、枢密院、六曹、寺监百司奏犊，文武近臣表疏及章奏房所领天下章奏案犊，具事口进旱，而颁布于中外”，它是文书档案的主要处理机关；银台司，它的职能与通进司相似；章奏房，负责收集各处章奏案牍，并送交通进司；封驳房，负责文书的审议和封驳工作；发敕司负责登记并

颁发文书；进奏院负责承转地方和中央之间的文书及其他事务。门下省设立的文书档案官员有给事中、起居郎、符宝郎等，其中给事中是主要负责人，负责上下行文的传递和审查、驳正文稿；起居郎掌天子言动之录；符宝郎负责外廷符宝之事。

尚书省职责为“掌施行制命，举省内纲纪程式，受付六曹文书，听内外辞诉，奏御史失职，考百官庶府之治否，以诏废置、赏罚”。所设的文书档案机构有：开拆房，“主受遣文书”；催驱房，负责文书的检查工作；制敕库房是文档保管场所；都知杂房，“主行进制敕口、班簿具员，考察都事以下功过迁补”。所设官员有尚书令、左右仆射、及左右司郎中、左右司员外郎各人。这四人的职责是:“掌受付六曹之事，而举正文书之稽失，分治省事。左司治吏、户、礼、奏钞、班薄房，右司治兵、刑、工、案钞房，而开拆、制敕、御史、催驱、封桩、印房，则通治之，有稽滞，则以期限举催。”

枢密院职责为“掌军国机务、兵防、边备、戎马之政令，出纳密命，以促邦治”。长官为枢密使，下设北而房、河西房、支差房、在京房、教阅房、广西房、兵籍房、民兵房、吏房、知杂房、支马房、小吏房。其中与档案工作有关的有：教阅房“掌行中外校习，封椿阙额请给，催督驿递及湖南路边防，即负责军务文书的传递工军文书”团；吏房“掌行差将领武臣知州军、路分都监以上及差内侍官文书”。⑧枢密院还设置了专门掌管机要文书的检详官。

4.2.2地方文书机构及职官设置

宋代地方行政区划分为三级，路为最高级行政区划，其次府、州、军、监，县为第三级。

路级官府，下设帅司、漕司、宪司、仓司，其中帅司权力最大。四司之间互不统属，而互相监督，都直接对皇帝负责。四司中文书档案官员有：主管机宜文字官，负责收发保管机要文书；主管书写机宜文字官，负责书写机要文书；主管文字官，负责拟写，保管公文。

宋代时期，府、州、军、监是同一级行政区划。府是州的别名，地位略高于州，军是由前军区转化面来，监则多设在矿区。它们主官分别为知府事、知州事、知军事、知监事，通判为副职。其下设有幕职官，职掌“裨赞郡政，总理诸案文移，斟酌可否，以白于其长而罢行之”即具体办理公文，提出初步处理意见，

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宋史职官志卷六

交由长官审决。幕职官包括“判官”，掌书记，观察支使，儒林郎等，原为使府中的文书官，宋代废除节度使，其文书班子被移植到府，州机构中，人员设置及员数多寡，视郡小大及职务之烦简，由长官决定。其中，节度州的判官因系京官充任，故称“签书判官厅公事”，简称“签判”。另外，许多密令中都设有孔目官，负责掌管文书档案工作。府州之下还设有录事、司法、户曹、司理等参军作为曹掾官，负责参预谋划、办理公文、分掌各曹事务。如开封府中所设的录事参军，就负责拆户婚之讼，而通书六曹之案牒。

县一级官府为县令，副职有县丞，主薄，县尉等。主薄仍为文书档案主管官。因宋代设县大小不一，小的县中，可能由主薄兼任县丞，县尉，甚至代理县令，体制较乱。⑨

4.3专司档案的架阁库及架阁官设置

4.3.1架阁库之称来源及其设立背景

说起宋代档案工作不得不提及架阁库，架阁库可以说是是宋代档案工作发展的重要标志。架阁库，顾名思义，这是以架阁形式保存文书档案的机构。所谓“架”，其意为“材木相乘”，也就是以若干木材纵横交叉，构成支掌物体，放置器物的架子，架阁库正是因为使用架阁放置文书档案面来。架阁的出现是文书档案保官装具的重大变革。在此之前图籍典册常“藏于金匮”，如果档案使用金匮，必然使档案被封闭于容器内。这种情况一方面不方便文书档案的排放，影响检索与利用，另一方面容量小，不能适应档案日益增长的保管需要。“藏于金匮”也从侧面反映了此前文书档案较少，利用不广的情况。架阁的出现对档案工作发展起到了关键性作用，架阁一般由数格构成，可多层次排放，从来充分利用空间，大大增加了保存档案的数量。同时档案分门别类，平面排列，方面了档案的查找与利用。

架阁库由唐代中央保存官员档案的专门机构发展形成的，架阁库的出现也标志着档案机：其一，宋统治者在历经唐朝之后的五代十国分裂割据后终于建立起统一的封建帝国，鉴于唐末以来藩镇割据和北方契丹族的严重威胁，便大力加强中央集权，全力将兵权、财权、司法行政权收归中央，但机构设置臃肿庞大，层次重叠，人浮于事，行政效率低下，直接结果就是中央事物大量增加，文书档

⑨王金玉宋代档案管理研究【M】北京中国档案出版社1997(7)