实验室工作档案管理细则

实验室工作档案管理细则

一、实验室工作档案内容

1．实验室的建立、建设的各种文件和资料。

2．实验教学过程中的各种文件和资料：实验教学大纲、实验教学计划、实验教材、实验指导书、各类学生上课情况、学生实验报告、成绩记录、实验项目开发情况记录等。

3．实验室人员在实验教学、科学研究、技术开发等方面的项目数及其工作量。

4．实验教学、科学研究、技术开发等项目的全部技术文件资料，包括论文、专著、鉴定、专利、获奖等情况。

5．仪器设备及低值耐用品的总台件数及金额、固定资产帐卡、随机技术手册；仪器设备的维护保养、维修、报废等原始记录。

6．单价5万元以上大型精密仪器设

备的申购报告、领导批复；开箱记录及装箱单、安装调试记录及双方签字移交文件、保修单、验收报告及文件材料、设备说明书及全套随机文件；使用、维修、故障、事故记录等。使用维修记录，随时将运行情况、使用时间、使用人、承担任务及结果、故障过程、定期检修或校验情况等如实记录，并定期归入技术档案。

技术档案的主要内容包括：

原始资料：申报表、论证报告书、审批计划单、订货合同及有关来往信函等。

设备的开箱验收单、说明书、合格证、附件清单、随机图纸、外观照片等。

安装调试记录等。

仪器设备的操作规程、维修保养制度等管理方面的资料和管理操作人员情况登记表等。

使用过程中的所有记录。

降级、报废、处理的报告、批示等。

7．自制设备的任务书、技术总结报

告、鉴定材料、设备使用说明书等。

8．实验室用房及环境条件的各种技术资料。

9．实验室工作的各种统计报表。

10．上级主管部门下发的实验室建设与管理文件和本实验室制定的规章制度。

二、实验室工作档案的管理

1．实验室主任负责实验室工作档案的收集整理、登记、分类编号、存档等工作。

2．实验室工作人员及时将自己工作中形成的材料交给实验室主任。

3．实验室工作档案的保管期限分长期、短期和与设备共存三种。

4．学生上课情况、实验报告、成绩记录、实验项目开出情况记录属短期保存资料，一般至少应保存三年。

5．仪器设备的有关资料应与设备共存，即保存至设备报废之日为止。

6．除上述两项资料外，其它资料均应长期保存。

7．实验室工作档案的借阅要严格办理借阅手续。

8．档案管理员的工作要相对稳定，如工作变动应做好交接工作。

9．单价5万元以上的大型精密仪器的设备说明书、装箱单、保修单及全套随机文件原件交学校档案馆长期保存，复印件由使用人保存；由使用人保存的还要包括：论证报告、开箱记录、安装调试记录、验收报告、使用、维修、故障、事故记录等材料。材料科学与工程实验中心

档案工作规范化管理工作报告

档案工作规范化管理工作报告 近几年来，始终坚持以科学发展观为指导，深入贯彻党的十大精神，认真贯彻执行国家档案法律、法规，切实加强组织领导，不断深化对档案工作重要性的认识，加强队伍建设、提升业务素质、完善基础设施建设，使档案管理工作向标准化、规范化、制度化和现代化建设的方向发展，档案工作管理水平明显提高。 一、全宗档案情况 自年成立以后，便产生了文件材料，按有关规定与要求整理归档，形成了档案。全部档案为一全宗，到年底止，共有各门类档案：文书档案件，会计档案册，人事档案册，声像档案册盘，实物档案件，科技档案件。 （一）文书档案 文书档案主要是在形成的文件材料、发文、纪要，其次是上级党政机关颁发的法律、法规，方针政策性文件和直接对本办机构设置、人员编制，人事任免、各类统计年报以及其他需要贯彻执行的文件材料，本办业务内文件、材料等。分为类。 1.类 该类的文件材料较多，包括召工作会议的文件，办公会议、中心组学习、室务会议、党员会议，办公室会议记录、会议纪要；本办发文、工作计划、总结、报告、大事记、工作资讯；本办制订的规章制度、工作目标、岗位责任制；普法工作、开展主题性教育活动、社会综合治理工

作、文明创建等形成材料；成立机构、机构设置、人员编制、名称更改、印章启用、换届选举的请示批复、结果等文件。 2.类 该类的主要文件材料有：本办会议记录、会议纪要、发文；领导批示；国家机关、省级机关、市级机关制发的有关的文件材料并要执行的重要文件等；印发工作要点、“争先创先”考评方案、调研报告、会议纪要、总结讲话、通报；组织本系统业务会议、省领导发表重要讲话、发言材料、交流材料等。 3.类 该类主要形成管理制度，国家机关、省级机关、市级机关制发有关遵守财经纪律、享有的政策福利等重要文件；主要领导责任审计资料、国有资产管理登记文件材料、本办与有关单位签订的协议；可行性研究报告批复、中标通告、抄告单、招标文件、概算书、零星工程决算确认单、资料移交表；工程项目部发文、请示、汇报、报告。 （二）会计档案 会计档案是在财务管理中形成的记述和反映了的财务经济情况，有收支凭证，月报表、年报表，往来帐簿。 （三）人事档案

项目档案管理制度

项目档案管理制度 第一章总则 第一条编制依据：为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。第二条定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和， 是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。 第三条目的：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互 关联、衔接有序的工作。 第四条遵循原则：应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。” 的原则。 第五条保密原则：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公司利益不受损害。 第六条归口部门：工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的具体执行人（项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理 部门，综合部档案主管为本制度执行监督人。 第二章工程档案收集、分类、整理 第一条工程档案收集管理依据：《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。 第二条项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。2.2附表

第三条档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单， 部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。交接人员如未按规章制度办 理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的， 发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。 第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。 第五条移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部 备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1 天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交）， 并做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单 位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司

如何加强档案管理工作

如何加强档案管理工作 发布时间: 2012-04-23 点击:397 次 浙江暨阳建设集团有限公司陈雪艳 摘要：随着自动化的管理模式的深入发展，档案在企业的生产和发展过程中起着越来越重要的作用。企业的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中和档案管理中由单纯的存放走向应用、分析的道路，使之更好地为生产服务，还有很多需要研究和解决的实质性问题。 关键词：档案管理科学规范自动化服务 在对档案管理工作的认识上，本公司很多人存在一个误区，那就是档案管理工作是可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我公司在建筑行业的发展起着至关重要的作用。我们本着吸收和借鉴优秀的档案管理工作成果，争取以积极的心态适应档案管理工作的新形势，培养强大的责任感，提升工作热情为目的。根据上次对八达公司的现场观摩，让我们进一步地认识到自身的不足。经过局领导、公司领导，结合自身的管理方式出发，进行了一次全面、细致的分析，得出如下结论：只有科学规范的档案管理，才能适应新形势的需要。做好档案的收集和利用，不但可以为公司的经济发展做出应有的贡献，还可以实现自身价值。当前企业档案管理不规范在以下几个方面： 一、档案管理工作缺乏制度化的管理 1、档案收集不规范。在收集过程中，公司制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确，给工作带来很大困挠;有部分上交的资料也存在很多问题：工程资料不全;材料不符合要求，用复印件占的比例较多;各种签字、签章手续不完备。 2、档案整理不规范。企业近几年人员调动频烦，没有专职的档案管理人员，造成资料整理不及时，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，不符合事毕立卷要求，不利于规范管理; 3、档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些分公司自设资料库，认为存那里都一样，给总公司的档案的综合管理也造成困难。

档案管理服务外包工作规范第1部分总则

档案管理服务外包工作规范第1部分：总则 2015年9月13日第四稿 目录

前言 DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》为DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分。DA/TXX 《档案管理服务外包工作规范》系列标准，还包括： ——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第2部分：档案寄存服务》 ——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第3部分：档案数字化服务》 本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。 本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位：XXXX XXXX XXXX 本标准主要起草人：XXX XXX XXX

引言 随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。但是，当前在档案管理服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。为此，有必要制定相应标准，对档案管理服务外包工作予以规范、指引。 本标准旨在规范和引导档案管理服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言，指引发包方科学开展档案管理服务外包的发包工作、选择合格的承包方，指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设、提升服务能力，提供第三方机构正确评价承包方的参考依据，从而推动档案管理服务外包工作的良性、有序发展。 《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》从总体上对档案管理服务外包工作进行一般规范。主要包括四个方面的内容：第一，明确档案管理服务外包工作的原则；第二，从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行及监督、评估与改进等过程为发包方工作提供指引；第三，提出承包方档案管理服务外包管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求；第四，对第三方机构的工作提出基本要求。

设备档案管理制度

设备档案管理制度（试行） 第一章（目的） 第一条 设备档案是设备制造、使用、管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，特制定本制度。 第二章（管理职责） 第二条 设备档案对公司的资产管理起着至关重要的作用，对其管理的主要负责部门是大唐呼伦贝尔能源开发有限公司（以下简称公司）机电管理部，主要应做好的工作是：资料来源的组织工作；归集记录工作；资料加工分析工作；归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。 第三条 设备的档案应分三级保存。分别为机电管理部、使用设备的项目单位、使用设备的车间。机电设备管理员应严格按公司制定的《档案管理条例》，加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。 第三章（主题释意与说明） 第四条 有关设备档案是指从设备规划、设计、制造（购置）、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料，设备管理员负责将本部门（单位）机电设备逐台建立设备档案及设备档案的管理工作。

第五条 设备档案包括如下内容： 1、制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。 2、设备安装验收移交书。 3、设备附件及工具清单。 4、设备大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录。 5、精度校验及检验记录。 6、设备改装、更新技术。 7、设备缺陷记录及事故报告单（原因分析处理结果）。 8、设备技术状况鉴定表。 9、安装基础图及土建图。 10、设备结构及易损件、主要配件图纸。 11、设备操作规程（包括：岗位职责、主要技术条件、操作程序、 维护保养项目等）。 12、设备检修规程（包括：检修周期、工期、项目、质量标准及 验收规范等）。 13、其他资料。 第六条 设备档案管理的范围包括公司内机械、电气、动力设备及土建设施的有关图纸说明书、技术文件、设备制造图、备件图册、设备档案袋、设备改装图纸、修理工具图册及设备维修、使用等。 第四章（设备档案资料的收集） 第七条 设备管理部门（单位）负责图纸资料的收集工作，将设计通用标准、

项目档案管理工作制度

项目档案管理工作制度 —、总则 为了规范苏州市中环快速路北段（312国道苏州段分流线工程共线段）工程项目路基桥涵工程施工ZH-LQ04标段档案的收集、整理、立卷、归档管理工作，结合本项目无纸化办公要求，参照《江苏省高速公路建设项目档案管理标准》、《工程质量资料规范化管理范本》、《基本表格及用表说明》、《苏州市一级公路标准化施工指南》等相关文件管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本项目档案管理工作制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性，尽力达到“档案资料与工程进度同步进行”的目标。 二、档案管理职责与制度 经理负责档案的全面工作，工程技术档案由项目总工主管。项目经理部诚恳接受苏州市一级公路建设指挥部的指导和检查。 1、档案管理室由工程部下属资料室负责，贯彻执行本制度统一管理档案。 2、负责检查和协助各分部及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。 3、非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。 4、档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西，

做到完整安全，存放有序，查找方便。 5、做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。 6、对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。 三、项目管理系统资料的形成、积累、整理、归档和移交 根据业主对于本项目实行的无纸化办公系统《312国道苏州段分流线工程项目管理系统》（以下简称“系统”）的实施，经业主、监理及项目管理系统人员的工作培训，以及业主目前对于资料管理工作的要求，项目部各科室在系统上对应模块需要上传资料的分布如下： 工程部：文档管理、质量管理、日志、文明环保 试验室：文档管理、质量管理 测量班：文档管理、质量管理 安质部：安全管理 合同部：文档管理、计量支付、合同管理、计划进度 办公室：文档管理 资料室：负责“文档管理”模块下的所有文档类型的编号分配，系统 内部资料的上传、下达，以及档案的整理、归档工作。 各部室在使用“文档管理”模块时，请在使用前将需要上传资料的“文档类型”和上传“文件数目”告之资料室，由资料室统一分配编号。待文

如何推进档案工作规范化标准化管理

如何推进档案工作规范化标准化管理 发表时间：2009-04-08T10:51:29.590Z 来源：《科海故事博览•科教创新》2009年第3期供稿作者：王桂琴 [导读] 在搞好硬件建设的同时要强化系统思维意。 摘要：档案是党和国家的宝贵财富,做好档案保管工作,防止档案的损毁,延长档案的使用寿命,维护档案的完整与安全,是档案管理的工作重点。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节,因此,在搞好硬件建设的同时要强化系统思维意。 关键词：档案规范化标准化 档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节, 在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。其中,公文制发是档案工作达到规范化、标准化的前提条件，坚持“以本单位形成文件为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节；提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证；利用计算机管理档案,是使档案工作达到规范化,标准化的有效途径。 随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。 档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。 一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提 公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。 二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节 相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。 三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证 不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

文件档案记录管理制度

文件、档案、记录管理制度 1.目的 确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本，防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制，保证管理体系运行的有效性和可追溯性。 2.适用范围 适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。 3.主要职责 3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作，负责 法律 法规、技术标准的备案管理。 3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作，对形成的记录进行控制。 3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。 4.工作内容及要求 4.1文件的分类 文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。 4.1.1管理文件 管理文件包括： a)管理手册 b)管理目标 c)管理制度 d)支持性文件 e)管理过程中所形成的记录 4.1.2法律法规：适用的法律及地方法规及相关行政规章。 4.1.3技术标准：适用于施工生产及各项管理的标准及规范。

4.1.4工程文件：项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。 4.1.5公文：单位在对内实施管理和对外交往过程中，形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准 4.2.1《管理手册》由质量管理部编写，管理者代表审核，局长批准；管理制度由各主管职能部门编写，质量管理部组织审核，管理者代表批准，质量管理部进行发放。 4.2.2法律法规及技术标准：局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》，各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准，并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。 4.2.3工程文件：项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。 4.2.4文件标识应保持唯一性，可以是编号或其他方式，如利用计算机进行管理记录，应按系统软件的要求或相应规定录入。 4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时，应对原文件重新进行评审、修改、批准，并保留评审记录。 4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止，要做到下沉一级，使有需要人员均能获得相应文件。 4.4文件的修订 4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订，经管理者代表审核，局长批准；管理制度的修订由原编制部门负责，管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》，说明更改理由，按原审批程序进行文件更改的审批。 4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本，各部门应及时更新。

投资项目档案管理规定

投资项目档案管理规定 为加强本公司系统各投资项目的档案管理，特制订本管理办法。??? 第一条? “投资项目”是指：??? (一)? 因本公司参与投资或合作而产生的盈利性建筑工程；??? (二)? 因本公司参与投资或合作而设立的生产经营性企业。??? 第二条? 建筑工程的各种文件资料由房地产开发公司负责建档和保管，生产经营性企业的文件资料由公司总部执委会投资发展室负责建档和保管。以下各条规定均指第二类投资项目文件资料的管理。??? 第三条? 全部档案按类、目划分归纳，根据公司档案现状，设以下四类档案，并将各项目本身作为目：??? (一)? 全资投资项目类；??? (二)? 合资合作投资项目类；??? (三)? 内地投资项目类；??? (四)? 境外投资项目类。??? 第四条? 全资投资项目档案包括的必要文件是：??? (一)? 新上项目预报表和可行性分析报告；??? (二)? 给政府的请求报告和政府批文；??? (三)? 企业章程和董事会决议；??? (四)? 总公司的法人营业执照和工商局批复；??? (五)? 资信证明或资金来源证明；??? (六)? 产权变更有关文件、材料；??? (七)? 项目实际投资金额证明材料；??? (八)? 历年经营业绩。??? 第五条? 合资合作投资项目档案包括的文件是：??? (一)? 新上项目预报表和合资企业可行性分析报告；??? (二)? 外商投资企业名称使用证和各方股东的政府批文；??? (三)? 给政府的申请报告和政府批文；??? (四)? 合资企业合同书；??? (五)? 合资企业章程和董事会决议；??? (六)? 合资各方企业法人营业执照和各方法定代表人证明书；??? (七)? 合资各方资信证明或资金来源证明；??? (八)? 各方(中方)主管单位意见；??? (九)? 合资各方委派的董事名单；??? (十)? 进口设备、办公用品清单；??? (十一)? 工商行政管理局批文和工商行政管理局营业执照；??? (十二)? 产权、股权变更有关文件、材料；??? (十三)? 项目实际投资金额证明材料；??? (十四)? 历年经营业绩。??? 第六条? 内地投资项目包括的必要文件是：??? (一)? 给政府经济协作办公室的申请报告；??? (二)? 企业去内地兴办工商企业的章程；??? (三)? 合资、合作的联营合同或合资意向书；??? (四)? 企业成立或变更时的政府批文；??? (五)? 企业法人营业执照副本的复印件；??? (六)? 派出负责人的法人授权委托证明书；??? (七)? 会计师事务所的验资报告；??? (八)? 当年或上一年度的财务决算表复印件；??? (九)? 银行开具的资信证明；??? (十)? 企业已经在内地投资的经营效益情况；???

关于档案管理工作的建议

关于档案管理工作的建议 关于档案管理工作的建议2007-02-10 16:47:13 为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存，加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展，特提出如下建议： 一、档案管理机构及职责 1、档案工作由公司总裁统一领导，办公室负责接收、下发、整理、归档、汇总，由指定的办公室人员负责档案的保管和提供其利用的工作，并监督公司各部门及其员工对档案的使用过程。 2、办公室应逐步完善档案管理制度，确保档案安全和方便利用，并且及时纠正档案管理中的疏漏。 二、档案的保存

1、保存地点：办公室档案柜 2、保存内容：包括过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3、保存方法： 分类 汇总 （1）办公室资料：根据文件的编号或日期汇编成册，分为两大部分：接收文件和下发文件（分别记录），形式如下：接收文件下发文件 日期:××年*月*日（编号：××*）日期:××年*月*日（编号：××*） 接收自：××*下发至：××* 主题：××*主题：××* 公司人事资料汇总形式如下： 姓名：××（个人基本资料）学历：××所属部门及职位：××

客户资料汇总形式如下： 国家：××客户名称：××主要业务：××联系人及方式：×× 工厂资料汇总形式如下： 类别：××工厂名称：××（地址）联系人及方式：×× （2）技术性资料汇总形式如下： 日期：××年*月*日 产品名称（类别）：×××× 最终报价：××××*（工厂：××××*） （3）财务资料：根据时间（月、季度、年）汇总，在月末、季度末、年末收集、整理各种财务资料，按照编号登记入册。 （4）国际业务资料 以合同为线索整理，按照合同号登记成册，形式如下： 合同号日期客户名称业务内容其他单据是否齐全 ××××××××××××××××××××××××××××××××××

档案管理规范

档案管理工作规范 第一章总则 第一条为加强公司档案管理工作,充分发挥档案在公司生产、科研、管理及经营中的作用,根据《中华人民共与国档案法》与《中华人民共与国档案实施办法》,结合公司实际情况,特制订本管理规范。 第二条****档案就是指公司在生产、经营、建设与党、政、工、团等管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录,主要包括文书档案、会计档案、基建档案、人事档案等实物档案或电子档案。 第三条本工作规范适用于公司及各机关职能部室的档案管理工作。 第四条档案采用集中与分散共用,兼职与专职并存的管理模式。以“抓好基础管理“为原则,采取“分散管理,统一制度,集中检查,定期培训”的措施,逐步实现档案管理的规范化、标准化、现代化。 第二章档案管理职责及人员要求 第五条总经办负责公司档案的管理工作,安排专人负责本公司各类文件资料的收集、整理与归档工作,确保档案的完整、准确、系统、安全与有效利用,并指导各职能处室各自专业档案的 立卷、整理、归档工作,并妥善保管归档档案。 第六条档案管理人员职责及上岗要求 一、档案管理人员要求大专以上学历或同等知识水平,具有专

业知识。遵纪守法、忠于职守,有高度的责任心与奉献精神。 二、认真贯彻执行集团公司下发的档案管理的各项规定,做好本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供利用等工作。 三、加强业务学习,提高自身业务水平,不断更新知识,接受新的档案管理技术,提高解决实际工作中出现问题的能力。 四、做好档案库房内外的清洁卫生与安全防护工作,保持库房的整洁,维护档案的完整、准确、系统与安全的工作。 第三章档案的收集归档 第七条归档范围:企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料都应纳入归档范围。 第八条归档文件材料的主要来源有: —本企业形成的文件材料。 —本企业引进项目、外购设备等接收的文件材料。 —本企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料。 —本企业执行、办理的外来文件材料。 第九条归档时间 一、党群、行政管理、经营管理与生产技术管理工作中形成的各类文书档案在办理完毕后的第二年一季度归档。 二、科技档案在其项目鉴定前归档,工程项目竣工档案在项目交工后3个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档;产品档案应定期或按阶段归档。

质量资料管理制度

质量资料管理制度 第一条为使施工质量管理规范化、正规化、科学化，质量资料管理也是一个重要的环节。质量资料包括：现场检查记录、原材料和混凝土试件及钢筋接头试件检测进台帐、灌桩检测报告、混凝土配合比设计报告及混凝土施工配合比单、检验批验收记录和程检表、质量例会纪要和其它关于工程质量的会议纪要；监理指令及本单位的答复和整改方案、复检结果、有关影像记录、其它关于工程质量的资料。 第二条资料管理要求 资料管理由项目部专业工程师负责，建立完善的收、发登记和保管制度。过程记录资料由各专业工程师负责记录和保存，定期分类归档，电子文档要加密保存。 1、资料填写满足《建设工程施工质量验收规范实施指南》要求。 2、质量工程资料包括从开工到竣工直至工程质量资料报送建设单位，资料员必须持证上岗，并不断加强对规程及专业知识的学习，提高自身业务水平，从而达到规程管理要

求。 3、质量资料应以施工及验收规范，工程合同与设计文件，工程质量验收标准等为依据进行认真填写。 4、质量资料应随工程进度及时收集、整理，并按专业归类。要认真填写、字迹清楚、项目齐全、准确、真实、无未了事项，表格应统一采取规程可附表格，特殊要求需增加表格应依据规程统一归类。 5、不得对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁，保证工程资料的真实性及完整性。 6、工程资料采用计算机管理，工程资料按规定采用打印加手写签名的形式。 7、资料管理过程中要及时收集施工过程中发生的所有资料，汇总整理后资料要装入相应的档案盒，档案盒侧面及正面应有标识并整齐码放在档案柜中。 8、工程资料收发均应有文字记录，对建设、监理单位发送的有关通告及文件、项目部经理阅批后及时归档。 9、资料员应督促质检员做好工程物资质量保证文件的

档案室管理制度

档案室管理制度 导读：本文是关于档案室管理制度的文章，如果觉得很不错，欢迎点评和分享！ 【篇一：技术档案管理制度】 总则： 1、1为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。特制订本管理制度。 1、2本公司技术档案是指各技术部门（包括车间）在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。 1、3公司技术职能部门、车间要把技术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。 1、4按照集中统一管理技术档案的基本原则，公司技术部设立综合档案室，并配备专职人员管理。综合档案室在技术主管的直接领导下，集中统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

2技术文件资料的归档： 2、1每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位（卷、代、册、盒），由技术主管审查后及时向公司综合档案室移交归档。 2、2各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续（参见PD423《文件控制程序》表码PD423-02），签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。 2、3凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。 2、4凡各部门形成的图纸类文件，应描制底图一份，并经技术责任签字后，向档案室移交归档。 2、5凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。 3综合档案室的任务和管理人员的职责： 3、1综合档案室的任务： 3、1、1集中、统一、科学地管理好技术档案，维护技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。因工作严重失

项目成果档案管理制度

工程档案管理制度 为了做好工程及设备档案资料的管理工作,参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求,结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。 一、归档范围主要为工程和设备档案资料: 1. 工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同(所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同)、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。 2. 设备档案是鉴定评价(仪器)技术状态的科学资料,是为保障(仪器)设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件,出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录;安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见;运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录;改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。 二、档案保密制度 1. 档案工作人员必须树立高度的保密观念,遵守公司的各项保密制度。

关于加强档案管理工作的建议

关于加强集团档案管理工作的建议 档案管理工作以全面、真实地历史记录,反映集团整体发展状况与经营成果。一方面为集团领导及时了解集团整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据,为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于准确认定集团经营成果,查考历史记录,熟悉情况、总结经验、制订计划、研究案件、解决纠纷、处理问题。所以,强化档案管理工作,不断地更新档案管理理念,就是奠定集团持续健康发展、实现经营战略的坚实基础,对提升集团市场经济竞争力具有重要意义。 一、集团档案管理中所存在的问题分析 (一)管理分散。现集团的档案上主要分为:文书档案、人事档案,财务档案三类,分别由相关部门单独保管。由于目前集团的实际情况,还不能提供专门保管档案的良好设施条件,也没有设立专门的管理部门,无法实行集中统一的全面管理,而档案管理人员均由办公室文书工作人员兼任,致使档案的收集整理偏重、甚至只重视“文书档案”的管理。 (二)归档档案分类不科学。集团档案来源广、形式多样,但归档门类仅笼统分为三类,忽视了其她形式的档案资料。如:一些重要会议、重大活动中产生的“音像档案”、“荣誉档案”,以及办公用品、设施等“实物档案”,均未列入管理范围。从而导致一些重要凭证信息丢失或缺失,降低了文档资料保管质量。 (三)相关规章制度不健全。缺乏适用的办事流程,日常工作中自主性较大,没有严格按照规程,导致签批单、审批手续不全,或部分项目资料不齐全、归档不及时,影响了档案的完整性。管理上还未达到规范化,如无法为集团领导决策及其她业务部门开展工作提供及时有用的信息,便失去了档案

管理的意义。 (四)管理模式传统。集团目前仅使用传统的手工模式,停留在收发、查找的阶段,缺少先进的管理设备,缺乏完整全面的检索工具,调卷迅速、准确率无法达到规定标准,极大的影响了档案的使用、利用。 二、对集团档案管理工作的建议 (一) 设立档案库房。根据相关规定,档案库房需单独兴建,温度要保持在14～24度之间,湿度在40%～60%之间,应做到库房与办公室、用品库房与阅览室分开。并且具备良好的卫生环境与防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物与防污染等安全措施, (二)完善档案管理机制。依据《中华人民共与国档案法》、《档案实施办法》、《档案管理办法》、《不归档文件销毁办法》等相关法律法规的规定,打造一套符合集团实际的档案法律法规。同时,建立配合管理制度,稳固执行力的“问责制”“聘任制”、“考评制”等各种激励机制,确保档案收集及时、完整,档案充分有效利用。 (三)引进先进管理技术。安排档案管理人员到其她单位交流学习档案管理先进经验与具体操作技能,利用现代化手段整理档案,将电子计算机技术运用于管理,建立档案管理数据库,可以系统地完成文件的检索、登记、汇集统计等工作。 (四)构建档案工作管理网络图。各部门、子公司明确一名兼职档案员负责本部门的档案收集整理、查询借阅,各部门档案员按每月或每季度规定时间与集团档案管理人员进行对接,上报本部门的相关情况。

档案管理操作规范1

档案管理操作规范 一、目的 为进一步加强本公司库房档案管理工作，确保库藏档案的安全、完善和齐全，结合本公司实际情况，特制定如下管理规范。 二、适用范围 适用于公司档案管理部档案管理工作。 三、工作内容 1、接收档案 1）接收档案时必须由两名或两名以上库房人员一起进行，并由其中一名库房人员作为接收工作的主要负责人。 2）档案清点时，须持有客户提供的档案清单并与相关档案进行仔细核对。有缺失或遗漏的情况发生，需在档案清单上注明并取得客户的签字认可。 3）档案清点结果与客户清单有异时，在未取得客户确认前，不得进行装箱作业。 4）档案装箱时，要求按客户清单上排列的先后顺序，依次装箱并在外箱上注明相应的箱号或装箱明细。 ①如客户档案有分类的，则不同分类的档案不得混装。 ②不得随意、糊乱装箱，避免为二次确认时制造人为障碍。 ③在装箱过程中，不得随意翻阅客户档案或讨论与装箱工作无关 的话题。 ④装箱工作中主要负责人需每日填写工作进度表，注明装箱内容、

箱数以及装箱人签名等内容。 ⑤装箱结束后，对档案存放设备进行逐一检查，确保没有遗漏。5）完成档案接收工作后，由档案接收主要负责人出具档案交接单给客户。 2、档案整理 1）档案入库后，由两名或两名以上库房人员一起进行档案整理及二次确认，并由其中一名库房人员作为二次确认的主要负责人。 2）档案整理时，须持有经双方签字确认的档案清单。整理人员根据清单与箱号对入库档案进行一一核查，确认无误后制作带条码的档案清单。 ①档案整理过程中，主要负责人需每日填写工作进度表，注明确 认进度、异常情况以及确认人员签名等内容。 ②在整理过程中，整理人员不得随意折阅客户档案。 ③整理工作未结束前，主要负责人每日下班前必须检查整理库内 的待整理箱的包装情况是否有异常、整理库房的门是否已上锁，确保档案安全。 ④整理工作完成后，整理人员在核对制作的带条码的档案清单无 误后签字确认。 3）档案整理完毕，根据外箱上的条码次序，依次排列上架。 4）档案整理完成后，根据工作表所记录的汇总，对有异常情况的追溯档案接收负责人的相应责任并上报公司领导作相应处理。 ①如果档案整理人员未在整理过程中发现异常，而在后期客户调

质量工作档案管理制度

中国交建福清二期工程项目总经理部第一分部 质量工作档案管理制度编制： 审核： 审批： 二〇一四年五月

质量工作档案管理制度 1.总则 ⑴为加强项目的质量资料管理，确保工程质量具可追溯性，制定本制度。 ⑵项目部质量安全管理部门均要安排专职人员管理质量技术内业资料。所归档的资料要求齐全、真实、客观地反映现场的情况。 ⑶各类质量文件的收发、分类、编号、编写、审核、批准、发布、评审与更新、作废文件的处理、外来文件的控制、文件的管理和归档、文件和资料的上报均执行集团(公司)、一航局管理体系文件中的文件控制程序。 ⑷各类质量记录建立、收集、填写、更改、标识、查阅、借阅、流转、归档、贮存、保存期限、处理、移交均执行集团(公司)、一航局管理体系文件中的记录控制程序。 2.质量技术资料的收集包括 ⑴根据工程特点、工作需要，收集、整理与质量管理相关的法规、标准、制度、办法等其他要求，形成法律法规清单，为日常工作提供支持和依据。 ⑵本项目相关质量管理办法、制度和措施，贯彻执行情况，取得效果、存在问题等。 ⑶中交集团、质量安全监督站、建设单位、设计单位、监理单位、局（公司）、总经理部内部的文件、通报、通知、电传等有关质量文电资料。 ⑶《技术质量责任书》。 ⑷质量教育培训资料 ⑸各类质量检查记录及其发现问题的整改处置情况的记录。 ⑹各类质量验收、评定资料。 ⑺本项目质量监督检查人员等信息资料。 ⑻施工中评优获奖、上级领导/地方政府检查评价、内部竞赛评比等文件资料。 ⑼质量事故发生、调查、处理的相关记录。

⑽项目专项施工技术方案、项目现场应急预案。 ⑾各类质量控制方案、措施记录。 ⑿各类质量总结、质量活动总结、汇报、通报、质量报表等资料。 ⒀质量考核、奖惩资料。 ⒁质量分析例会记录。 3.质量资料管理制度 ⑴安质部负责质量记录的统一管理。 ⑵物资部负责厂家资料的收集、整理；负责各种开箱资料的整理收集，向材料领用单位发放所领材料、设备的质保资料复印件，将所有质保资料的原件定期交资料管理人员。 ⑶工程部资料管理人员负责对各种质保资料原件、验收单进行定期收集整理、编号并存档。收集各种试验报告原件，并整理、分类、存档。对甲供设备的资料进行复印并发放到使用单位。 ⑷安质部负责监督质保资料和试验报告传递流程有序正常运转。收集、整理各种验收资料，并按月向资料管理人员移交。 ⑸各部门按项目部规定的内容和时间，及时收集上报各类资料及数据。 ⑹工程施工中必须做好施工质量信息记录，施工质量信息记录与质量活动同步进行，对收集的各类资料及数据进行整理分析，形成文件，文件要如实反映有关的质量情况和数据，内容要客观、具体、完整、真实、有效，字迹要清晰，要具有可追溯性，签署要齐全。不得编制虚假施工质量、技术资料。 ⑺形成文件后按职责分工报有关领导审批后报送上级主管部门。各级领导要履行签字手续，不得用电脑打印名字。 ⑻各类上报资料、文件、报表均在进行书面上报的同时，发送一份电子文档至总经理部。 ⑼由施工技术、质检、测试人员或施工负责人等质量资料责任人员按时收集质量信息记录交由质量信息资料管理员整理保存。 ⑽质量信息资料应及时收集、整理归档，所有资料均要分类建目录、按顺序装盒，所有质量信息资料要建立总目录，每月进行一次梳理。