关于做好机关档案信息化工作的思考

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关于做好机关档案信息化工作的思考

作者：兰岚

来源：《青年与社会》2014年第04期

随着社会的发展和科技的进步，电子计算机等技术的使用迅猛发展，办公自动化水平逐渐深化，机关档案管理工作也迎来了新的机遇和挑战。机关档案工作者面对这一挑战，应当紧紧抓住机遇，加快机关档案工作信息化程度的步伐。推动机关档案信息化建设，对于做好机关档案工作，服务机关各项工作，适应时代和社会发展对机关档案工作创新提出的客观要求，以及更好地服务于全面小康社会的宏伟事业，都具有积极的意义。

一、机关档案工作信息化的必要性

随着电子政务的发展，机关档案管理信息化、电子化成为一个必然的选择。机关政务信息化、办公自动化、无纸化的发展，使机关档案的生成方式发生了很大的变化。诸如文件的起草、签发、编号、归档等流转过程要在计算机和办公内网中进行，这样形成的档案前身是机读文件，那么档案也自然是机读形式，这些档案的存储及利用方式与以纸质载体形式存在的档案有很大差异。因此，实现机关档案信息化是机关档案管理及利用工作发展的必然趋势。机关档案信息化的实现是改善档案管理工作的需要，是实现办公自动化的需要，是档案载体更新换代的需要，是深化档案利用的需要。实现机关档案信息化能够使档案查询利用方式更加便捷，方便档案信息资源共享，从而提升机关档案管理的规范性，有效提高机关工作效率，节约各项资源。

二、做好机关档案信息化工作应遵循的原则

（一）规范性原则

要建立健全机关档案数字化规章制度，制定相应的机关电子文件归档、保管、利用工作的标准和规范。档案数字化是档案信息化的一项基础性工作，必须遵循统一的标准、规范，才能确保数字化档案信息资源在机关内部的互联互通和共享共用。档案归档时应对电子档案进行全面、认真的检查。在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠，在载体上检查是否有利于长期保存，能够长期提供利用，在技术方面应检查归档的电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。在电子文件归档、传统介质档案数字化、数字档案的保管传递、利用等工作实现有序化、标准化、规范化。

（二）安全性原则

确保数字档案的原始凭证作用和网络的安全是档案信息化建设的重要保障。随着信息化、数字化、网络化的普及和不断深入，网络的不安全性及威胁也日益显现。机关的文件材料涉及到国家的大政方针、内政外交，涉及的机关的各种行政事务，因此机关的政务信息工作、档案