档案管理方法
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档案整理的质量要求
一、档案整理几个概念
(一)档案整理定义：
是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：
凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：
一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》
5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围
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（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理
（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
（4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。
6）按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
2、以“件”为单位整理。
1）以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。
2）一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。
3）以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。
4）以“件”为单位文书档案整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。
5）以“件”为单位档案整理的适应范围：
（1）全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理。
（2）企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，
（3）声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）执行。6）按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册档案排架。
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二、档案分类、档号编制
（一）档案的分类原则：以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。
（二）档案的分类和大类设置办法
1、大类的设置
原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。
2、各类内档案的分类办法
1、文书档案分类有4种方法
1）保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。
我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档文件整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系（针对本级）的材料组合在一起；将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。
此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。
2）保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按问题（如综合、政工、业务）分类。
此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位（如县农业发展银行）。
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以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。。
以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。
3）问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位（如自来水公司）。
此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
4）年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的。
此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。
3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。
4、会计类档案分类有2种方法
（1）采用类别--保管期限—年度分类法。即先将报表、账簿、凭证、其他按类分开，再按期限、年度、时间排列，历年各编一个案卷流水号。（2）年度---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类（先报表、帐薄再凭证），然后在各类内按保管期限的
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长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。
5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带；
6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为软盘、光盘等；
7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类（也可以分为可折叠类和不可折叠类等）。
8、图书资料按照类别---年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。
（三）档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制
1、全宗号的编制
全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”，标识为“142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.
2、目录号编制。
填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。
1）一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案；Y代表业务档案
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（如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识）；J代表科技档案；K代表会计档案（报表K1、账本K2、凭证K3)；X 代表音像档案；D代表电子档案；SW代表实物档案。
2）采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期（或30年）”、“短期（或10年）”三个不同的保管期限。
3）目录号编制示例
业务档案目录号y1 代表永久类的业务档案；Y2 代表长期（或30年）类的业务档案；y3 代表短期（或10年）类的业务档案。
3、案卷（件）号、页号
1）案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，若超过1000卷要重新编制目录号、案卷号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号。
2）件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。
3）页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷（件）内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。卷（件）内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。页码的编写都是双面有字的记2面，空白页不计数。
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页号的位置：整卷装订的案卷，页码应编在文件正面右上角、背面左上角编写页号；单份装订的归档文件，页码应编在每份文件的右下角、背面左下角编写页号。
我县规定每一份文件都需用铅笔重新编页号。单份装订的文件，有文件阅办单的，编页号从阅办单开始。打印件已经编有页码的可不必再编，底稿页码接着正稿后面的页码数字续编。
整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在卷内文件目录右上角的小方框内填写全宗号、目录号、案卷号。
三、档案整理的质量要求
（一）组合（卷）要求；以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
1、齐全完整。
1）归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水；
2）收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集；
3）文电合一；
4）底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档；
5）有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档；
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6）附件随正件收集归档；关于同一问题的请示和批复应一起归档。
2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件内在联系。
1）时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的．分年度时．以文件签发日期（成文日期）为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期（成文日期），电报以发出日期，判定文件所属年度。
遇到某些特殊情况，按以下原则处理：
（1）跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；
跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度；
跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度；
跨年度的会议文件，放在会议结束的年度；
跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度；
法规性文件放在公布或批准的年度。
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（2）专门年度，以专门年度为一年。如学校的教学档案。
（3）没有标明落款日期的文件材料．应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。
（4）临时性机构，存在时间不长（两年以内），文件材料较少．形成的文件可以不分年度．放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。存在时间长的必须按年度立卷。
2）来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。
3）内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。
按问题组合要注意以下几点：
（1）同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。
（2）综合性文件和涉及两个以上问题的文件归入综合类。如档案局的一份年度工作总结，一份涉及档案法制、业务指导、科教问题的文件均归入综合类。
（3）文电应合一组卷。
（4）单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。
（5）不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等要与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。
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（6）在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。
4）正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。
A、文书档案类
根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期（30年、10年）二种不同的保管期限分开。鉴定时把握四句话：以我为主（即本机关形成的文件都应存档、占档案的大头，且永久为多）、以人为本（即涉及个人的材料除了县级以下的奖励、警告以下的处分都是永久保管）、重视执法（凡是跟行政执法有关的多是永久），本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高。结合我县实际，我对8号令分级别，分期限进行了梳理，如下：
（1）上级机关文件：上级主管机关和各级党委、政府及职能部门关于本机关机构设置、研究本机关工作的会议纪要、人员任免、人员编制、县级以上对本机关或人员的表彰及本机关起草的由它印发的重要业务文件等；省部级以上机关及领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件，省部级以下机关及领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的重要事由文件；上级机关制发的属于本机关主管业务的法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等；上级机关对本机关重要业务问题的批复等永久保管。
省部级以下机关及领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的一般事由文件；参加上级机关召开重要业务工作会议主要材料（如领导报告）、上级机关比较重要的文件、各级党委政府有关本行业一般业务的文件30年保管。其他要贯彻执行或查考的文件及明传电报10年保管
（2）本机关重要文件永久保存。
一是反映机关主要历史面貌和主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议、局务会记录、会议纪要，党代、人代、政
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协会、工青妇代会、工作会议和专题会议材料主要件（指请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要）；本单位编辑、编写的大事记、组织沿革、年鉴等；本单位机构设置、撤并、名称更改、人员编制、组织简则、印信启用和作废等；年度和年度以上的计划、总结、汇报、统计材料；重要职能活动的总结、重要专题的调研材料；代表本单位参加上级工作会议的重要典型发言、经验介绍，本机关制定的方针政策性、法规性业务，中长期规划、纲要等；联合行文中本局为主的重要性文件；重要业务（方针政策法规性）问题的请示及批复（含上级对本级、本级对下级）；出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的重要文件材料（指发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等）；人大政协机关的提案答复材料。
二是机关行政及事物管理、行政执法活动的重要文件材料。如：行政管理工作制度、程序、规定，行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料（指固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等，不动产、自然资源的所有权、使用权的确认， 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件）；机关事物管理中形成的房产、土地所有权和使用权的文件材料，与有关单位签订的重要合同、协定、协议、议定书（指涉外、金额巨大、时效性长、涉及面广）等文件材料，国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）重要文件材料（机关房产、机动车等价值相对较大，使用寿命周期较长的），职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续；财务审计结论、决算报表、本单位制作的工资发放表；有领导重要批示和处理结果的信访材料；档案管理、保密工作、综治卫生、计划生育、中心工作等方面的重要材料；行政处罚、处分、复议、国家赔偿重要件；执法检查情况汇总、通报、整改通知等。
三是机关人事管理、纪检活动的文件材料。如：人事任免、奖励材料（县级以上）、处分材料（警告以上）、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料，复员军人安置；人事考核、职称评审；职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等。纪检、监察工作中形成的重要综合性报告、调查材料（党员受到党内违纪处分）；一把手述职、述廉建设总结。
本机关一般性文件定期保存。
其中30年的有：一是反映机关一般历史面貌和一般职能活动的文件：如党代、人代、政协会、工青妇代表大会的一般件（重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等），本机关召开工作会、专题会、承办国际性会议、大型展览会、博览会的一般件（典型材料、代表发言及交流材料、简报、新闻报道），本机关为协办会议的主要件；职工会议记录，年度以下的综合性汇报材料；中心组学习计划、日程、领导讲话、会议记录；上级机关或领导检查、视察本地区或本机关工作时形成的一般文件及本地
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区或本机关的工作汇报材料；代表本单位参加上级工作会议的一般事由性典型发言、经验介绍；本机关起草的一般业务文件，代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿；出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的一般件（出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录），本单位对人大的交办函、政协的提案及领导的批示所做的答复；本级简报，报纸、期刊、上级简报中有自己单位的重要信息等。
二是机关行政及事物管理、行政执法活动的一般文件材料：20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料；机关财务预算，机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料；机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料；职工住房分配、出售的规定、方案、细则；职工住房情况统计、调查表、职工住房申请；重要接待工作的计划、方案；其他有处理结果的信访材料；机关办理事业单位登记、机构代码、物价年检、年审文件材料；行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的一般文件材料。
三是机关人事管理、纪检活动中形成的人事工作制度、规定、办法等文件；受县级以下表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件，受到警告处分的人员处分材料；纪检、监察工作中形成的一般综合性报告、调查材料；党支部会议记录，个人述职、述廉建设总结。
10年保存的有：各种会议讨论未通过的文件，本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的次要件（委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排），本机关为协办会议的一般件（典型材料、代表发言、交流材料、简报），职工业务学习、政治学习记录；年度以下的计划、总结、统计材料；一般活动的总结、一般问题的调研材料；本级情况反映、工作信息等；党、团、工会工作活动中形成的情况反映、工作简报；联合行文本局协办的一般性文件；一般业务问题的请示与批复、批示（含上级对本级、本级对下级）；行政管理工件中形成的备案文件，人事考察及备案材料；财务经费请示及批复、月度报表、从工资发放中心拿回来的工资发放表、劳动情况月报、医保、社保、公积金余额报表；一般接待工作的计划、方案；与有关单位签订的一般合同、协定、协议、议定书（金额小、临时性、事物性）等文件材料；国有资产管理一般文件（指设备价值相对不高，使用寿命周期相对较短，若干年后就要淘汰、重新更换的）；没有处理结果但需要保存信访材料；档案管理、保密工作、综治卫生、计划生育、中心工作等方面的一般材料（如成立领导小组、保卫安全检查、调查记录）；与上级及各部门签定的年度责任状。
（3）同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。
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（4）下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年；一般的保存10年。
B、会计档案。
（1）会计凭证：保管15年。
（2）会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。
（3）会计报表：决算报表永久保管（包括文字分析），会计月报表保管15年。
（4）其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年
C、科技档案。基建、科研：永久。设备档案：长期。
E、音像、电子、实物档案：永久或长期。
F、业务档案保管期限按上级要求办。
(二)外形要求
1、装具要求。
（1）采用由县档案局统一监制的规范化的档案卷皮夹、文书档案盒、科技档案盒、照片档案盒、会计凭证盒、会计账簿盒、会计报表夹、归档文件目录纸、卷内文件目录纸、归档文件目录索引、案卷目录纸、会计档案登记清册、会计档案卷内目录、科技档案目录、案卷目录夹、全引目录夹、归档文件目录夹等装具材料。
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(2) 购置合适的装订工具。比如用于装订“案卷”的手枪式电钻、用于装“件”的小型缝纫机、打孔机、塑料螺钉、不锈钢夹等，用于起订书针的起订机、装卷时用于固定档案不动的夹子（4个以上)，以及剪刀、棉线、起订器、浆糊或胶水等。
2、填写案卷或档案盒封面要求。立档单位名称应用毛笔书写或刻章盖印，其他项目应用钢笔（上黑色墨水）按规定逐项填写清楚，字迹工整、清晰，也可以刻章盖印。
3、案卷或文件装订要求。
案卷或文件的装订主要是为了固定"件"，使其便于保管和利用。
1）在装订前,已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整，复制要在保持原貌的前提下进行。
2）必须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对于装订成册不便拆封的书籍，刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。
3）装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。
4）对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层粼、折痕处应尽量位于字迹之外。
5）对于小于A4纸型规格的介绍信等文字材料，应将它们粘贴在A4纸上。
6）空白纸张必须抽除出去。
7）以‘件“和以”卷“整理档案的具体装订要求：
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（1）单份文件装订。
装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
永久保管的卷内文件应逐件用三孔一线的装订方式，如果文件页数多，可以装在文件左侧的正中间，如果文件很薄，可以装在左上角，也可采用缝纫机轧边等方式，装订时以文件的左侧为装订边。
30年保管的文件用塑料螺钉等形式装订，五页以下可用胶水粘贴左上角。10年期限的文件，可不拆钉，保持原貌。
装订时文件正本与定稿为一件(正本在前,定稿在后)；正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件为一件(正文在前,附件在后)；原件与复制件或手抄件为一件(原件在前,复制件在后)；附件页数多，也可各为一件；具有保存价值的文件处理单（指有领导签具意见）应与正文作为一件，文件处理单在前，文件在后；转发文与被转发文为一件(转发文在前，被转发文在后)；
外单位的来文与本单位的复文为一件(复文在前,来文在后)；本单位向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件，但须排列在一起；
会议文件每份文件为一件,会议记录原则上一次会议记录为一件,但装订时可以以原来的的本为单位装订；
报表、名册、图表、介绍信类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件。
未装订的式样同一的表格，以一定的单位(如部门或时间等)组合，可装订在一起作为一件，如先进审批表、工资审批表、统计年报等；介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件。
（2）整卷装订的案卷。
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装订前应将“卷”内的各页按一定方式对齐。文件纸张相差不大的（如学籍档案）应将右、下侧对齐；文件纸张相差太大的为了保证档案装订后不掉页，可只对齐左侧、下侧。
采用三孔一线的方法装订，棉线要勒紧结牢，结头打在背面。
（3）不宜装订的历史文献、珍贵档案、图表、照片等，则装入档案袋或档案盒内。
（三）排列编目要求
1、归档文件的排列。
归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定文件先后次序，并使这种系统化的次序固定化的过程。一般按级别、事由，结合时间、重要程度等排列。事由是指一件具体的事，一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等等。如申请一项拨款、召开一次会议。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列，会议记录排最前。上级来文集中排列在本级归档文件之前，同级文件排列在本级文件之后，再排下级。上级文件按同一文号集中排列；本级文件按综合、政工、业务、行政事务、其他（或党群、行政、业务、其他）的事由顺序排列。
1）同一事由的归档文件排列
内容单一或同一事由的案卷或归档文件，可按文件作者、形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上级、本级、同级、下级分别排列，不同级别内再按时间的先后顺序或重要程度排列；综合类文件按会议记录、综合性会议材料、计划、总结、汇报等顺序排列。
2）不同事由的归档文件排列．
（1）按不同事由形成时间的先后顺序排列。这种方法只需将不同事由的文件，按其形成时间或办结时间的先后顺序排列，而不考虑其他因素，这种方法比较简单，较使用于实行“随办随归”的机关。如一个作者，几个问题的文件，就先按问题后按时间排列。
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（2）按事由的重要程度排列。即将主要职能活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。如县档案局永久文件先排会议记录、全县档案工作会议材料、工作计划、总结、综合性年报，再排政工方面的人员任命、增加工资、职工退休、干部、党员花名册、年报等，然后是业务方面的民生档案工作意见等。
（3）按事由具有的共同属性分别集中排列
a 、一个事由，几个作者，可先按作者，再按时间排列。例如人事工作文件，可先将机构设置、人员编制、干部任免、调配、职称评定、劳资、出国审查等问题所属的不同事由形成的文件分别集中到一起。
b、一个事由，几个地区，可先按地区，再按时间排列。如基层上报的工作总结、统计、年报、花名册。
c、非诉讼案件材料，按决定（或批复）----报告---调查旁证----个人交代材料等顺序排列。
（4）按文件的共同特征交叉组配排列。若一组归档文件，反映了不同的作者、不同的问题、不同的文种或不同的地区等，则可层层细分，分级排列。可按“作者----问题---名称----时间”交叉组配排列。
3）密不可分的文件应依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，罪证、旁证等依据性材料在后
4）对具有保存价值，但因特殊原因未及时归档的零散件，可采用将其排在同一年度、同一机构（问题）、同一期限的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在文件条目备注栏和备考表中加以说明。在实际工作中应尽量避免。
2、盖归档章
归档章一般采用红色或黑色印泥，盖在归档文件首页上端居中偏右的的空白处，再逐件编写归档章有关项目。一个单位归档章加盖的位置应
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统一；归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；若归档文件前有文件处理单(或办文单)，归档章可加盖在文件处理单(或办文单)上。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、页数、盒号等必备项。归档章式样如下：归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、页数、盒号等必备项。
1）全宗号：是同级档案馆给立档单位编制的代号。由县档案馆统一确定，未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。如下图中的“11”是档案局的全宗号。
2）年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2007“
3）保管期限：是该归档文件保管期限标注。直接标明“永久”，“30年（2008年以前为长期）”，“10年（2008年以前为短期）”。
4）件号：件号为文件的排列顺序号。件号又分为室编件号和馆编件号两种。
室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目的排列顺序号。归档文件依排列顺序从"1"开始逐件编号，永久,30年,10年分别编顺序号。
馆编件号的设置主要是与档案馆衔接的需要，机关档案室不用填。。
5）盒号：档案盒的排列顺序号。
6）页数：每一份归档文件的页数。
7）机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化的简称。（我县这栏可以不填）
3、卷内文件或归档文件编目。
编目是指编制归档文件目录或卷内文件目录，编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
施工企业档案管理制度
施工企业档案管理制度 1.档案管理目的 为了完善公司现代化、规范化，系统化的管理制度，全面加强公司各部门之间的档案、文件、信息等内容的综合管理，促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务，公司根据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规规定，制定本公司的档案管理制度。 2.档案管理范围 2.1 此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。 2.2 本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工、经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。 3.档案管理机构及职责 3.1 公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合部的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。 3.2 综合部对公司各部门上交的档案进行管理。
3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。 3.2.2 综合部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。 3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作，并建立独立的档案室，负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。 3.3 各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作--收集、整理、保管本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。 3.3.1 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。 3.3.2 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 3.3.3 归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 3.3.4 保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。 3.3.5 接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。
公司档案管理流程范本
公司档案管理流程范本 一、主要内容及归档范圉 1、主要内容 1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。 1.2档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。 1.3负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。 2、归档范围 2.1行政综合类：包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。 2.2组织人事\教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。 2.3会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。 二、档案的管理机构及其主要职责 1、管理机构 1.1文书结案后，原稿山公司办公室所辖档案室归档。 1.2各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。 2、档案管理机构主要职责： 2.1制定或参与制定档案工作的规章制度； 2.2对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； 2.3做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作； 2.4提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 三、档案的种类
1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。 2、企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项LI质量计划、营销计划、财务计划等。 4、总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。 6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。 8、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。 9、劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。 10、声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。 12、技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。 四、档案管理的基本程序 包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。 五、档案的收集就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有讣划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。
建设项目档案管理的控制措施
一、建设项目档案管理的控制措施 (一）存在问题 1.文件材料形成不规范、不完整、不及时、不准确 2.档案收集制度不严，收集不及时，造成文件散失 3.档案整理不规范，各参建单位标准不一 4.建设期档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失 原因分析： 1.重点建设项目自身特点为档案工作带来了困难 2.档案意识薄弱，重视程度不高 3.档案工作的专业性 (二）明确责任 1、建设单位（项目法人）： 对项目档案工作负总责。负责制定项目档案管理各项制度、规范、程序，并组织协调项目管理相关部门和参建单位实施。 与参建单位签订合同、协议时应设立专门条款，明确项目文件档案管理责任。包括项目文件形成的质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、归档套数、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的审查、检查责任。对参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履行情况做出评价。合同款支付审批时应审查项目文件的归档情况。 建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成、积累和归档情况等进行考核，履行项目档案法人验收和移交。将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设，统筹规划，同步实施。按档案行政管理部门和主管部门相关要求，做好项目档案登记、验收的申报和准备工作。 2、参建单位： 包括勘察、设计、施工、监理、检测、设备制造等单位。具体负责建立符合建设单位要求的文件管理制度，报建设单位确认。负责所承担项目或任务的项目文件的收集、整理和归档工作。 监理单位负责对所监理项目的归档文件、竣工图的完整性、准确性、有效性、系统性和规范性进行审核，并形成记录。 项目实行总承包的，总承包单位负责项目总承包范围内项目文件的收集、整理和归档工作的统筹协调。各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，并提交总承包单位汇总，或在总承包单位协调下直接向建设单位档案管理机构归档。参建单位应配备满足工作需要、符合安全保管要求的设施设备，确保项目文件的安全。 3、各行业（系统）主管部门： 负责制定本行业（系统）建设项目档案工作标准、制度并组织实施，对本行业（系统）建设单位的项目档案管理工作进行监督、指导、检查。组织或配合档案行政管理部门搞好建设项目档案的验收工作。 4、建设项目审批和主管部门： 负责将项目档案管理工作纳入项目投资建设计划和项目领导责任制及项目管理环节，对项目档案工作负有监管职责。 5、各级档案行政管理部门： 负责对本行政区域内的建设项目档案实行监督指导，统筹规划、组织协调，并具体负责
公司档案管理办法及实施细则
公司档案管理办法及实施细则 档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、 总则 第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。 第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条
公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、 文件材料的形成与归档 第五条 公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条 公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
公司档案管理规定及实施细则
公司档案管理规定及实 施细则 Company number【1089WT-1898YT-1W8CB-9UUT-92108】
档案管理办法及实施细则为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《武汉市档案管理条例》，结合公司实际，特制定本办法。 一、档案管理 1、主要内容 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 2、文件的收集与归档 各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。会议文件由办公室收集。 档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。 档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。
定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。 收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。 3、公司文件材料归档的基本要求 归档的文件材料必须完整。 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 4、公司文件材料的归档范围 保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。 人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。 会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表。 经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。 工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。
关于规范公司档案管理的工作方案4.doc
关于规范公司档案管理的工作方案4 XX公司关于规范公司档案管理的工作方案 为规范我公司档案管理，避免档案遗失，提升档案管理的水平，结合我公司实际，对规范公司档案管理工作提出以下方案： 一、规范档案管理的重要意义 企业档案是科学决策的依据。企业在做出科学判断决策之前所参考的情况和数据，离不开真实完整的档案信息。企业档案是企业效益的体现。企业档案是企业各项管理工作综合效益的反映，它广泛渗透和直接间接作用于企业活动的各个环节。 企业档案是企业的重要资源。在企业众多的资源中，企业档案信息资源是一项重要的资源，其权威性高于和有别于其他资源，它是企业信息中最主要、最基本的信息。 二、规范档案管理的实施计划 结合我公司实际情况，档案规范工作从制度建设、档案收集、设备配置以及档案整理和档案信息化建设入手。 （一）完善公司档案管理制度（该项工作计划在2017年4月24日至5月5日完成） 1、随着公司业务的展开，公司档案资料越来越多，而且档案工作专业性强，需要指定专门人员负责档案管理工作；其次要明确各方责任：包括公司、领导、职能部室、档案室、档案管理人员。
2、依据《企业档案工作规范》，编制公司档案分类表。 3、根据档案分类表确定公司档案归档范围和保管期限，并且根据公司发展每3-5年进行一次调整。 （二）档案收集（与完善制度同步进行，计划在2017年4月24日至5月5日完成） 着重收集业务档案，各分管领导及职能部门的业务档案是公司档案的重要组成部分，也是本次档案收集的核心。拟以正式文件通知相关人员、部门归集档案，明确相关人员责任，并限定期限。 （三）设备设施配置（计划在2017年4月24日至5月12日完成） 1、建议暂时设置档案库房一间。 2、按照档案室“八防”要求配置设备。 3、建议选用密集柜作为档案柜。 4、购买其他相应设施（见附表）。 （四）档案整理实施（计划在2017年4月24日至6月10日完成） 从时间、专业、资源角度考虑，建议聘请专业人员指导、协助工作，公司配置多人集中工作。 （五）档案信息化建设（计划在2017年4月24日至6月
公司档案管理制度和流程图1.doc
公司档案管理制度和流程图1 公司档案管理制度及流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、综合部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负
责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合部； 2）向综合部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
4、各部门经理/副总 1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向综合部移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 综合部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。
工程资料管理措施
1.1.1工程资料管理措施 1.1.1.1 管理职责 （1）实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设立专门的部门（专人）负责收集和整理。 （2）负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。 （3）按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕。 1.1.1.2 质量要求 （1）归档的工程文件一般应为原件。 （2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关技术规范、标准和规程。 （3）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 （4）工程文件应打印或采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水。 （5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 （6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 （7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。 （8）所有竣工图均应加盖竣工图章。 （9）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。 （10）不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。 （11）工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。 1.1.1.3 档案的分类 1.1.1.3.1土建工程 1）施工技术准备文件：施工组织设计，技术交底，图纸会审记录，施工预算的
最新公司档案管理办法及实施细则
企业档案管理办法及实施细则 为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《武汉市档案管理条例》，结合公司实际，特制定本办法。 一、档案管理 1、具体内容 1.1 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。 1.2 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.3 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 2、文件的收集与归档 2.1 各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。2.2 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。会议文件由办公室收集。 2.3 档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。 2.4 档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。
2.5定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。 2.6 收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。 3、公司文件材料归档的基本具体要求 3.1 归档的文件材料必须完整。 3.2 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3.3 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 4、公司文件材料的归档范围 4.1 保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。 4.2 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。 4.3 人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。 4.4 会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表。 4.5 经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。 4.6工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸
公司档案管理制度细则
《公司档案管理制度细则》 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 一、总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 （一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为： 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材 料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 （二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工 作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并 在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：
地铁项目档案管理措施
龙源期刊网 https://www.wendangku.net/doc/4010902263.html, 地铁项目档案管理措施 作者：汪晶玉 来源：《中国科技博览》2013年第08期 [摘要]随着信息技术的快速发展，各个领域都正在实现信息化管理，以高效率适应现代的发展速度。地铁工程档案对地铁建设的发展过程的真实记录。随着地铁工程的快速建设，形成大量的工程档案，而原始的档案管理方法已不适用，如何实现档案信息化管理？本文就地铁工程档案信息化管理的措施进行阐述，以供参考。 [关键词]地铁项目；档案管理 中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）08-128-01 前言 所谓的地铁工程建设项目档案是指地铁建设单位各部门及地铁工程各参建单位在日常管理、施工等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、帐册、凭证、报表、技术资料、照片、录音带、录像带、光盘、荣誉证书、实物等不同形式的历史记录。如何更好的实现档案信息化管理，节省人力物力及提高工作效率具有非常重大意义。 一、地铁工程档案信息化管理的措施 （1）丰富档案信息资源，加强地铁工程档案管理 在建立地铁工程档案管理的过程中，要首先明确工程档案管理的工作流程，充分利用信息资源，因为档案信息资源建设的好坏直接影响档案信息化管理的水平，是档案信息化管理的重要内容。一是要实现电子文件的准确、可靠，电子文件要与纸质文献同时进行，并严格按照纸质档案数据进行建档。在确保电子文件可靠性的同时，还要加强地铁工程档案电子文件的监督指导，只有确保电子文件在制定过程的准确性、在文件鉴定和文件归档过程中的完整性，才能保证文件的真实性、资料信息的有效性，才能真正为地铁工程建设提供可靠依据。地铁工程管理部门有利的领导也是加强工程档案建设的重要措施，为了确保电子文件在资源上的可靠和准确性，可以建立档案管理网络，使整个工程的建设连成一个整体，使地铁施工各部门进一步了解电子文件，并实现对于电子文件的重视。二是实现电子文档归档，电子文件应当同纸质文档同时归档，同时，电子文件还应该加入到档案数据库和本机数据库中，使工作人员在查阅的过程中，更加便捷，节约时间提高效率，充分发挥电子文件的优越性。三是要想充分发挥信息的积极作用，努力实现档案数据库的建设，同时还要加强件数据库的建立，将数据进行有效整合，为档案的信息管理带来便利，并进一步提高储存的安全性。为了更加方便电子数据的查找，还要积极建立和完善档案目录数据库，使计算机档案目录与档案资料一起进行归档。地铁工程建设复杂，涉及到城市、线网、交通、消防、安全等各个方面，档案范围广阔、数据繁
公司档案管理办法及实施细则 (带表格)
档案管理办法及实施细则（带表格） 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定 本规定。 第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、 股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、 行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预 算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、 劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文件材料的形成与归档 第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵 循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营 等项工作和文书处理的程序。 第六条公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料
由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理 人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部 门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审 阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料， 由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管 理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 第八条公司必须编制文件材料的归档范围。 企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面： 1、经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文 件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用 户服务工作中形成的文件材料等。 2、财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文 件等。 3、工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图 纸等。
公司档案管理制度及流程
公司文件档案管理制度及流程一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成
的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案 的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。
4、各部门负责人 1）负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制 部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目 录》每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10
工程技术资料工程档案管理措施
工程技术资料工程档案管理措施 工程技术资料、工程档案管理措施 项目部设专职资料员专职管理，按公司要求标准和工程要求进行工程档案归档。 一、管理措施严格控制设计变更和材料代用，凡工程变更及材料代用一律由设计院发正式变更通知单及材料代用证明书。认真做好技术交底工作，主要技术问题及主要分项工程施工前，应由项目经理、技术负责人会同有关人员组织技术交底并有书面记录。施工组应有专人组织负责测量，对标高及主要轴线统一由测量小组测设并做标记。土建安装均统一标高、轴线施工， 施工中做好各阶段观测记录。加强对原材料质量的管理工作，对进场的材料、设备及时收集质保书等资料，对于无质保书或产品合格证及质保书、性能不符合要求的材料不准进场。加强对混凝土（砂浆）的质量控制及管理，加强对混凝土的坍落度、运输时间及浇捣时的质量控制。按规定现场制作试块，正确养护，并及时送试验室试压。加强现场质量监督检查工作，施工组成立质量监督小组，以专业检查为主，同时展开自检互检和工序交验工作，特别应加强对技术复核和隐蔽工程验收工作，并做好记录。随时对各分包的单项工程进行质量检查，及时收集分包单项工程技术资料，统一归档。以上各项必须按技术档案建档要求及时填报、审核、签证、收集、整理归档，竣工时，交送建设方及企业存档。 二、质量保修与回访工程竣工后，我公司将严格按《建设工程质量管理条例》、建设部（2000）80号令《房屋建筑工程质量保修办法》等有关规定进行保修。在签定《建设工程施工合同》同时，向建设单位出具质量保修书。保修书格式详见《建筑工程施工合同》（GF-1999-0201）（示范文本）。质量保修期从工程实际竣工之日起，保修期限为：地基基础和主体结构工程：为设计文件规定的该工程的合理使用年限，即50年。屋面防水工程、有防水要求的卫生间、房间和外墙面的防渗漏：为2年。每年定期二次进行工程质量回访工作，并请建设方在回访单上签署意见，发现工程质量问题，及时进行维修。工程质量保修，由我公司质安处具体负责。设立工程质量保修电话。对建设单位任何时间、任何形式提出的质量问题，我公司将在接到通知48h内进行处理。由质安处立刻调派人员进行踏勘，制定修补方案，再立即组织资深专业人员、机具、材料等，前去维修。保修后，由质安处派人员进行质量检查，符合质量标准及要求后，请建设方在保修单上签署保修意见。特殊情况的质量问题，会同建设方、设计方统一保修方案后，再进行实施。 感谢您的阅读！
集团公司档案管理制度规定方案
集团公司 档案管理制度规定方案
一、目的 加强文件档案管理，规范**有限公司（以下简称“公司”）文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性，结合公司实际，特制定本制度。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 （一）档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 （二）档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 （一）总经办： 1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 （二）其他各部门相关人员： 1、负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知总经办； 2、向总经办移交合同或文件资料原件或复印件； 3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4、财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； （三）各部门档案主管人员 负责部门档案的管理。 （四）各部门负责人 负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 （一）档案资料的收集 1、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向总经办移交。 3、归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。 4、档案资料的标识，各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 （二）档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑
广告公司档案管理规定标准范本
编号：QC/RE-KA6613 广告公司档案管理规定标准范本 In the collective, in order to make all behaviors have rules and regulations, all people abide by the unified norms, so that each group can play the highest role and create the maximum value. （管理规范示范文本） 编订：________________________ 审批：________________________ 工作单位：________________________
广告公司档案管理规定标准范本 使用指南：本管理规范文件适合在集体中为使所有行为都有章可偱，所有人都共同遵守统一的规范，最终创造高效公平公开的的环境，使每个小组发挥的作用最高值与创造的价值最大化。文件可用word 任意修改，可根据自己的情况编辑。 广告传媒公司档案管理规定 (一)公司的档案范围 1、企业行政文书档案：包括法规性文件;各种合同及协议书;会议文件;工作计划、规划和工作总结;有关人员的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等。 2、企业管理档案：包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。
3、企业技术档案：包括技术研究档案、项目方案、样片等。 4、企业会计档案：包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。 5、企业业务档案：包括与客户往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、业务单据等。 6、企业声像档案：包括照片、录音、录像档案等。 (二)公司档案管理体制 1、公司档案管理机构：办公室统一管理公司各类档案(会计档案除外)。 2、公司指定专人分管公司档案工作，保管人须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。
公司档案管理制度及流程 (最新)
公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
有限公司档案管理制度方案
有限公司 档案管理制度方案
为了加强档案资料的科学管理，逐步实现档案工作规范化，确保档案的完整和安全，更好地为公司各项工作服务，根据档案工作特点和要求，结合企业实际，制定本管理办法。 一、档案管理的主要内容及归档范围、归档种类 （一）主要内容 1、凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。 2、档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。 3、负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。 （二）归档范围 凡是反映本公司经营管理活动和历史面貌的具有查考利用价值的公文、簿册、图表、书信、会议材料、照片、底片、录音带、录像带等均属归档范围。 （三）归档种类 1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。 2、企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、总经理办公会及相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。
4、总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及企业各类命令、工作指示等。 6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同文书、协议书等的原始记录和文本。 7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、环评、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。 8、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。 9、人力资源资料。包括企业及下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。 10、声像制品资料。包括各级领导视察、企业及下属各部门在其经营活动或政治、文化娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
公司档案管理办法
公司档案管理办法 第一条依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制订本办法。 第二条公司档案工作的基本原则：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文书档案由办公室集中统一管理，档案（已交办公室的除外）分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 第三条公司办公室设立专门的档案工作，接受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技（部分）档案，其任务是： （1）搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案。 （2）积极开展档案的提供、利用工作。 （3）进行档案鉴定。 （4）进行档案统计。 （5）保管部分科技档案。 （6）认真学习《中华人民共和国档案法》有关规定和档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。 第四条归档的文书包括： （1）公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 （2）公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、
机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。 （3）公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。 （4）公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。 （5）国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。 （6）公司各部门的发文。 （7）其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 （8）外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。 第五条归档要求。 （1）归档的文件材料，应按照“自然形成、保持历史联系”的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。 （2）在一卷内要按材料或文件形成的时间，系统地排列。 （3）案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（15 年以上）、短期（15 年以下）三种。 （4）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。 （5）全部案卷组成后，要对案卷统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。