区人民法院档案数字化项目招标文件【模板】

目录

第一章招标公告 (3)

第二章供应商须知及前附表 (7)

第三章合同通用条款 (21)

第四章合同专用条款 (26)

第五章实施方案要求 (28)

第六章投标文件格式 (37)

政府采购合同 (53)

第一章招标公告

一、采购项目名称：XX省XX市XX区人民法院档案数字化项目

二、采购项目编号：

三、付款方式：招标方与中标方签订《合同》并将设备、工作人员安排到位后10个工作日内向中标方预付投标总金额20%为预付款；项目完成70%后，招标方向中标方支付投标总金额30%工程款；项目全部完成并终检后，招标方向中标方支付至工程实际款项的90%（包含前期支付款项）；余款10%在招标方使用2年后未发现问题，即向中标方支付。

四、服务时间：2017年6月底前完成法院档案室库藏档案数字化转换工作。

五、采购项目情况：

六、招标文件的获取

1、招标文件提供的期限自2016年 12 月 30 日至2017年 01 月 06 日（法定公休日、

节假日除外），每天上午8时30分至12时00分，下午 14 时00分至17时30分，在XX市XX 区公共资源交易中心2楼持以下资格证件原件及加盖单位公章的复印件3份（过期不予受理）：1）企业法人营业执照副本；

2）企业税务登记证副本；

3）企业组织机构代码证副本；

4）法定代表人身份证（法定代表人到场的)或法人授权委托书及委托代理人身份证（委托代理人到场的)；

5）被委托代理人本公司为其缴纳的上一年度或近三个月缴纳养老保险证明；

6）国家秘密载体印制（档案数字化类）证书。

备注：另需提供加盖单位公章的法定代表人身份证复印件，与上述材料一并提交。办理三证合一的供应商不需要提供税务登记证副本、组织机构代码证副本。

2.招标文件售价：300元/套，仅作为本次采购招标文件编制费用，售后不退。

3. 为确保采购秩序，现要求潜在供应商在递交投标文件截止时间前交纳：履约保证金，金额3 万元；投标保证金，金额3000元整；使用本公司基本账户汇入以下账户：户名：XX市XX区公共资源交易中心；

账号：；

开户行：XX农商行营业部；

行号：

汇入账户后（以银行出具的“汇兑支付来帐凭证”为准）凭银行回执在递交投标文件截止时间前到XX市XX区公共资源交易中心1号窗口换取保证金收据，未成交人的保证金公示结束后退还，成交单位的履约保证金待服务完毕并验收合格后经采购人同意并报区政府同意后无息退还，投标保证金在签订合同后5日内退还。

七、递交投标文件时间及地点

1.时间：2017年01月20日8时30分至9时00分（北京时间）

2.地点：XXXXX区公共资源交易中心四楼开标室

八、开标时间及地点

1.时间：2017年01月20日9时00分（北京时间）

2.地点：XXXXX区公共资源交易中心四楼开标室

九、招标公告发布媒介

1. 中国XX政府采购网（(****)/sdgp2014/site/index.jsp）

2. XX市公共资源交易网（(****)/zfcg.asp）

3. XX市XX区人民政府（(****)）

4. 法正项目管理集团有限公司网（(****)）

十、联系方式

1.采购人： XXXXX区人民法院地址：XXXXX公大街

联系人：XXX 联系方式：

2.采购代理机构：法正项目管理集团有限公司地址：XXXXX路数码大厦A座5楼

联系人：XXX 联系方式：

年12月30日

第二章供应商须知及前附表

供应商须知前附表

一、总则

1.1 概述

法正项目管理集团有限公司受XX市XX区人民法院的委托, 现对XX省XX市XX区人民法院档案数字化项目进行公开招标。根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国合同法》及有关法律法规规定，特拟定本招标文件。本招标文件的解释权归采购单位。

1.2 招标项目概况

1.2.1项目名称：XX省XX市XX区人民法院档案数字化项目

1.2.2项目地点：XXXXX定地点

1.2.3资金来源：财政资金

1.2.4服务时间：2017年6月底前完成法院档案室库藏档案数字化转换工作。

1.2.5采购内容：本次采购内容共分一个包：完成XX市XX区人民法院约140万页（具体数量根据扫描档案电子影像数量来计算）纸质档案数字化，并完成相应条目录入和系统挂接等相关工作，生成符合信息化运行要求的电子文档及目录数据。

具体要求，详见招标文件第五章。

1.3 合格的供应商：

详见招标公告“投标人资格要求”。

1.4 投标保证金

1.4.1投标保证金是投标文件的一个组成部分。对于未能按要求提交投标保证金的供应商，其投标文件将被拒绝。

1.4.2其他要求详见招标公告。

1.5 投标保证金的没收

如供应商发生下列情况之一时，投标保证金将被没收：

1.5.1 中标人拒绝签订招标供货合同；

1.5.2 供应商在投标有效期内撤回其投标文件；

1.5.3 供应商在投标过程中营私舞弊，弄虚作假，串通投标，扰乱招标秩序；

1.5.4供应商在投标有效期内证据不全、恶意投诉的。

1.6 投标费用

1.6.1招标人不组织勘察现场，投标供应商需自行踏勘现场，踏勘现场发生的费用自理。

1.6.2招标代理费参考【2002】1980号文收费标准下浮至50%收取，由中标人支付，各

投标人编制投标文件时统一考虑。

1.7 保密

参与招标投标活动的各方应按招标文件的保密要求进行保密，违者应承担一切责任。1.8 语言文字

除专用术语外，与招标投标有关的语言均使用中文。必要时专用术语应附有中文注释。

1.9计量单位

所有计量均采用中华人民共和国法定计量单位。

1.10偏离

不允许负偏离。

1.11备选投标方案

除供应商须知前附表另有规定外，供应商不得递交备选投标方案。

二、招标文件

2.1招标文件的组成

本招标文件由招标文件总目录所列内容组成。供应商应仔细阅读，并在投标文件中充分反映招标文件的所有要求。不按招标文件的要求提供的投标文件和资料，可能导致投标无效。

2.2 招标文件的响应

供应商应承认并履行招标文件中的各项规定及要求，否则可能导致投标无效。

2.3 招标文件的澄清

2.3.1若供应商对招标文件有疑点，应于投标截止时间15天前以（盖章）传真或送达至招标代理公司。

2.3.2供应商认为本招标文件中含有倾向性或排斥潜在供应商的条款而使自己的权益受到损害的，应在投标截止时间15天前，以书面形式向采购单位或代理公司直接反映情况。

2.3.3采购单位或代理公司对收到的任何澄清要求将在投标截止时间15天前作出答复，并以书面形式或答疑会的方式予以解答（包括对询问的解释，但不说明问题来源）。

2.4招标文件的补充或修正

2.4.1在投标截止时间15天之前，由于需要对供应商的提问进行澄清或其他任何原因，采购单位或代理公司均可对招标文件用补充通知的方式进行补充或修正。

2.4.2对招标文件的任何补充或修正作为招标文件的组成部分，对所有供应商都有约束力。当招标文件的澄清、修改、补充等在同一内容的表述不一致时，以最后发出的文件为准。

2.4.3为使供应商有足够的时间按招标文件的补充要求修正投标文件，或出于其他原因，采购单位或代理公司可酌情推迟投标截止日期和开标日期。

三、投标文件

3.1投标文件的组成

3.1.1投标文件应包括下列内容：

技术部分

1、法定代表人身份证明

2、法定代表人授权委托书

3、近3年内无重大违法记录的书面声明

4、资格审查资料

5、对招标文件的认同程度的声明

6、公共资源交易中心项目投标诚信守法承诺书

7、财务状况报告，依法缴纳税收的相关材料

8、针对本项目的实施方案及售后服务承诺

商务部分

1、唱标一览表

2、投标函

3、其他材料

3.2.对投标文件的要求

3.2.1投标文件应用不褪色的材料书写或打印，并由供应商的法定代表人或其委托代理人签字或盖章和盖单位章。委托代理人签字或盖章的，投标文件应附法定代表人签署的授权委托书。

3.2.3投标文件（商务标和技术标）的份数均为正本一份，副本四份。正本和副本须各自胶装成册并在封面上明确标明《正本》或《副本》。投标文件正本和副本如有不一致之处，以正本为准。

3.2.

4.投标文件不应有涂改、增删和潦草之处，如有必须修改时，修改处必须有法定代表人或委托代理人的签字或盖章。

3.2.5.投标文件组成部分中如招标文件已给格式的，供应商应参考给定格式，无给定格式，供应商须格式自拟。

3.2.6.投标文件的正本与副本应各自装订成册，并编制目录。

3.3投标文件及报价

3.3.1供应商应按照招标文件的具体要求编写投标文件。

3.3.2供应商应对招标文件内所要招标的全部内容进行投标，只投其中部分内容者，则投标文件无效。

3.3.3供应商应填写单价、总报价，此项总报价须和投标函总报价一致。

3.3.4一项投标内容只允许填一个报价，采购单位不接受任何有选择性的或带有条件的报价。

3.3.5投标文件报价中的单价全部采用人民币表示，除非合同的专用条款另有规定。

3.3.6供应商应在投标报价前应了解服务提供地点的具体地方，并充分估计到不可预见的因素和风险。

3.3.7 供应商的报价应考虑到政策风险等多方面因素。

3.4供应商需提供的资格文件

以下证件以复印件形式加盖公章体现在投标文件中：

1）企业法人营业执照副本；

2）企业税务登记证副本；

3）企业组织机构代码证副本；

4）法定代表人身份证（法定代表人到场的)或法人授权委托书及委托代理人身份证（委托代理人到场的)；

5）参加政府采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明；

6）供应商参加公共资源交易中心项目投标诚信守法承诺书；

7）财务状况报告，依法缴纳税收的相关材料；

8）委托代理人上一年度或近三个月缴纳养老保险证明；

9）国家秘密载体印制（档案数字化类）证书。

备注：办理三证合一的供应商不需要提供税务登记证副本、组织机构代码证副本。

四、投标文件的递交

4.1投标文件的递交

4.1.1投标文件的密封: 投标时，供应商应将投标文件商务标与技术标（均为正本一本，副本四本）单独分开封装在袋内密封完好，封口处应加盖公章并有法定代表人或委托代理人签字或盖章。袋面应注明项目名称、项目编号、商务标/技术标、采购单位名称、供应商名称、供应商地址、供应商电话、在2017年01月20日09时00分前不得开启。

4.1.2如果投标文件未按上述要求密封 ,采购单位或采购代理机构将拒绝接收其投标文件。

4.2投标文件的递交截止

4.2.1投标文件递交截止时间：2017年01月20日09时00分。供应商应按照本次招标文件所规定的时间在指定地点参加开标会议，逾期不予受理。

4.2.2供应商递交投标文件的地点：XXXXX知前附表。

4.2.3超过投标文件递交截止时间，将拒收投标文件。

4.2.4 投标截止时间，递交投标文件只有两家供应商的，在征得招标人、投标人和财政部门同意后可以改为其它招标方式。

4.3投标文件的补充修改和撤回

4.3.1在规定的提交投标文件截止时间之前，可以书面形式补充修改或撤回已提交的投标文件，并以书面形式通知采购单位。补充、修改的内容为投标文件的组成部分。

4.3.2供应商对投标文件的补充、修改应按本须知有关规定密封、标记和提交，并在投标文件密封袋上清楚标明“补充、修改”或“撤回”字样。

4.3.3在递交投标文件截止时间之后，供应商不得补充、修改投标文件。

4.4投标文件的退还

无论供应商是否中标，其投标文件一概不予退还。

五、开标

5.1 开标时间和地点

采购单位在供应商须知前附表规定的时间、地点公开开标，并要求所有供应商的法定代表人或法人授权委托的代理人准时参加。若供应商法定代表人或委托代理人未出席开标会，一律视为供应商自动放弃投标资格。

5.2 开标程序

5.2.1主持人按照程序进行开标：

（1）宣布开标纪律；

（2）公布在投标截止时间前递交投标文件的投标人名称；

（3）宣布招标人、监督单位、代理机构等有关单位；

（4）宣布行贿犯罪记录查询结果；

（5）由投标人代表检查投标文件的密封情况；投标文件密封情况不合格，不予以开封。

（6）进入资格后审、技术标评审阶段，评审结束后现场公布评审结果，对评审通过的投标企业进行公开唱标报价。

（7）评审通过的投标人递交投标文件的逆顺序当众唱标，公布投标人名称、投标内容、投标报价、质量标准及其他内容，并记录在案。

（8）评审通过的投标人进行第二轮报价，第二轮报价不得高于自身第一轮报价；

（9）宣布第二轮报价，进行第三轮报价，第三轮报价不得高于自身第二轮报价；

（10）宣布第三轮报价；

（11）开标会议结束，进入商务标评标程序。

注：第一轮报价最低的企业，必须参加第二轮报价，其他企业如果放弃第二轮报价，则以上一轮报价做为最终报价；第二轮报价最低的企业，必须参加第三轮报价，其他企业如果放弃第三轮报价，则以上一轮报价做为最终报价。如第二轮报价最低的企业放弃第三轮报价没收其投标保证金，并将其纳入信誉不良记录并网上公布，一年内不得进入XX招标交易市场。

5.2.2招标人对开标过程进行记录，并存档备案。

5.3 投标文件的有效性

5.3.1 投标时，投标文件出现下列情形之一的，应当作为无效投标文件：

（1）投标文件未按照本须知要求装订、密封的；

（2）投标文件的关键内容字迹模糊、无法辨认的；

（3）供应商未按照招标文件的要求提供投标保证金的；（4）逾期送达的或者未送达指定地点的；

（5）法律法规规定的其他形式。

六、评审

6.1 评标委员会与评审

6.1.1 评标委员会

评标由采购单位依法组建的评标委员会负责。评标委员会由采购单位熟悉相关业务的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为5人以上单数，从XX省政府采购专家库内随机抽取，技术、经济方面的评审专家不得少于成员总数的三分之二。

6.1.2 评标委员会成员有下列情形之一的，应当回避：

（1）采购单位或供应商的主要负责人的近亲属；

（2）项目主管部门或者行政监督部门的人员；

（3）与供应商有经济利益关系，可能影响对投标公正评审的；

（4）曾因在招标、评标以及其他与招标投标有关活动中从事违法行为而受过行政处罚或刑事处罚的。

6.1.3 评标原则

评标活动遵循公平、公正、科学和择优的原则。

6.1.4 评标工作采用保密方式进行。

6.1.5 由监督部门对开标及评审工作进行全程监督。

6.2 评标过程的保密

6.2.1直至授予供应商合同为止，凡属于对投标文件的审查、澄清、评价和比较的有关资料以及中标人的确定情况，与评标有关的其他任何情况均须严格保密。

6.2.2 在投标文件的评标和比较、中标供应商确定以及授予合同的过程中，供应商向采购单位和评标委员会施加影响的任何行为，都将可能导致其投标被拒绝。

6.2.3中标供应商确定后，采购单位及评标委员会不对未中标人就评审过程以及未能中标原因作出任何解释。未中标供应商不得向评标委员会组成人员或其他有关人员索问评标过程的情况和材料。

6.3 投标文件的澄清

6.3.1为有助于投标文件的审查、评价和比较，评审委员会可以书面形式要求供应商对投

标文件含义不明确的内容作必要的澄清或说明，供应商应采用书面形式进行澄清或说明，但不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。凡属于评标委员会在评标中发现的计算错误进行核实的修改不在此列。

6.3.2评标委员会本着公平、公正、诚信、科学的原则，对有效的投标文件进行评审。

6.4 资格审查

供应商在出席开标会议时必须携带以下证件原件，单独装在档案袋内，同投标文件一起递交，接受评标委员会的审查，资格审查不通过的，投标文件将被否决:

1）企业法人营业执照副本；

2）企业税务登记证副本；

3）企业组织机构代码证副本；

4）法定代表人身份证（法定代表人到场的)或法人授权委托书及委托代理人身份证（委托代理人到场的)；

5）委托代理人上一年度或近三个月缴纳养老保险证明；

6）国家秘密载体印制（档案数字化类）证书；

7）参加政府采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明；

8）供应商参加公共资源交易中心项目投标诚信守法承诺书（格式见投标文件格式）；

9）财务状况报告，依法缴纳税收的相关材料。

备注：

1、办理三证合一的供应商不需要提供税务登记证副本、组织机构代码证副本。

2、第7）、8）、9）项3项可单独提供原件也可在投标文件（第9项可以复印件或扫描件形式体现）中体现。

6.5 商务部分计算错误的修正

6.5.1如果单价乘数量不等于合价，应以单价为准修正合价及总报价，单价明显小数点错误的除外。

6.5.2如果数字表示的金额和用文字表示的金额不一致时，应以文字表示的金额为准。

6.5.3按上述修正错误的原则及方法调整或修正投标文件的报价，供应商同意后，调整后的报价对供应商起约束作用。供应商不同意的，其报价将被否决。

6.6 对投标文件的评审

评审内容为投标文件是否符合招标文件的要求、内容是否完整、技术参数是否满足招标文件要求、报价是否符合招标文件要求、文件签署是否齐全等。

6.6.1对投标文件技术部分的评审

评标委员会根据招标文件规定，详细审阅各供应商提交的投标文件技术标，逐项列出全部偏差。偏差分为重大偏差和细微偏差。与招标文件有重大偏离的投标文件将被拒绝。

重大偏差包括以下内容：

a、技术文件未按招标文件要求签署；

b、提供的有关资格、资格文件不真实、提供虚假报价材料；

c、技术文件载明的服务时间超过招标文件规定的时间且不能被用户接受；

d、技术文件附有采购人不能接受的条件；

e、不符合招标文件中规定的其他实质性要求。

投标文件技术标有上述情况之一的，为未能对招标文件实质性要求做出响应，按招标文件规定可作无效标书处理。

细微偏差是指投标文件在实质上响应招标文件要求，但在个别地方存在漏项或者提供了不完整的技术信息和数据等情况，并且补正这些遗漏或者不完整不会对其他供应商造成不公平的结果。细微偏差不影响投标文件的有效性。采购人将允许修改不构成重大偏离的、微小的、非正规的、不一致或不规则的地方。

6.6.2对投标文件商务标评审

评审过程中，评标委员会应对供应商的投标文件进行初步评审。如发现供应商的价格可能低于企业成本的，应要求该供应商做出书面说明并提供相关证明材料。供应商不能合理说明或者不能提供相关证明材料，由评标委员会认定以低于成本恶意竞标，其投标做无效标处理。

6.6.3评标委员会对投标文件的判定，只依据投标文件内容本身，不依靠开标后的任何外来干涉、外来证明。

6.7 投标文件的澄清

6.7.1评标委员会有权就投标文件中含混之处向投标方提出询问或澄清要求。投标方必须按照评标委员会通知的时间、地点，派技术或商务人员进行答疑和澄清。评标委员会不接受投标人主动提出的澄清或说明。

6.7.2必要时评标委员会可要求供应商澄清的问题作书面回答，该书面回答应有投标方全权代表的签章，并将作为投标内容的一部分。

6.7.3供应商对投标文件的澄清不得改变投标价格及实质内容。

6.8评标、定标

6.8.1招标控制价：

大写：叁拾肆万伍仟元整；（小写：345000 元）。

供应商的报价高于招标控制价的为无效报价。若所有供应商的报价均高于招标控制价，采购人将依法进行重新招标。

6.8.2评标委员会根据供应商的最终报价，选择能满足招标文件的实质性要求且最终报价最低（低于成本的除外）的供应商为第一中标候选人。若最终报价出现两个或两个以上最低投标报价相同的情况时，则由最低报价相同的企业进行第四轮报价，直至出现报价最低者为止。

6.8.3经评标委员会评审，认为所有投标文件都不符合招标文件要求或报价超出政府支付能力的，可以否决所有投标。所有投标被否决后，采购人将依法重新采购。

6.8.4评标委员会按最终报价由低到高的顺序推荐出三名中标候选人，首先取第一中标候选人进行公示，若排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力不能履行合同、不按照招标文件要求提交履约保证金，或者被查实存在影响中标结果的违法行为等情形，不符合中标条件的，采购人可以按照评标委员会提出的中标候选人名单排序依次确定其他中标候选人为中标人，也可以重新招标。

6.8.5对未中标单位，采购人及代理机构不作任何解释。

6.9 特殊情况下：

如出现供应商达不到法定数量要求、供应商相互串通投标、相互诋毁、所有报价均超出招标控制价等现象，招标领导小组有权停止开标，或否决所有投标。采购单位有权改用其他方式或重新招标。

七、合同的授予和签订

7.1合同的授予和签订：

7.1.1中标单位收到中标通知书后应严格按照中标通知书要求的时间和地点与采购单位签订合同。

7.1.2 中标通知书是招标合同的组成部分,对采购单位和中标人均具有法律效力。中标通知书发出后,任何人改变中标结果或中标人放弃中标项目的均应依法承担法律责任。

7.1.3签订合同书及合同条款应以招标文件和中标单位的投标文件为依据。本招标文件中“合同通用条款”为双方签订的合同书的当然条款。凡合同书中未涉及的事项均以“合同通用条款”的内容为依据，合同通用条款与合同书中专用条款有不一致的地方，以合同书中专用条款或合同约定为准。

7.1.4在投标有效期内，因中标单位不按期签订合同，采购单位将依法取消其中标资格并没收其投标保证金。

7.2 履约保证金：

成交企业履约后，由中标企业凭《政府采购项目验收单》和履约保证金交纳凭证，到XX市XX区公共资源交易中心办理履约保证金退付手续。

第三章合同通用条款

1.1合同术语释义

1.合同：系指供需双方签署的以书面形式所达成的协议，包括所有的附件、附录和

构成协议的所有文件。

2.服务：系指供方根据合同规定须向需方提供的一切服务内容。

3.伴随服务：系指根据合同规定供方应承担的有关的辅助义务，比如运输、保险以

及其它伴随服务。

4.需方：系指合同中明确规定的实际购买服务的法人或其他组织和自然人。

5.供方：系指合同中规定的提供服务的法人或其他组织和自然人。

6.天：指日历日。

7.服务地点：XXXXX明确约定的供方提供服务的地点。

8.合同价款：系指根据成交的投标文件和合同规定，供方在正确地履行合同义务后

需方应支付供方的价款。

9.损失：本合同所指损失是指合同任何一方因对方不履行合同义务而遭致的各种

损害，还包括守约一方为减轻损害或维护权利而需支付的各种调查费用，车旅费用、律师费用等。

10.知识产权：指专利权、商标权、著作权等无形财产专有权的统称。

11.不可抗力：不能预见、不能避免并且不能克服的客观情况。

2.1 合同文件适用法律：

适用于合同文件的法律是中华人民共和国现行法律、法规及需方所在地的地方性法规。

2.2合同文件组成和解释顺序：

2.2.1.合同的特殊性条款；

2.2.2.合同的一般性条款；

2.2.

3.洽商、变更等明确双方权利以外的纪要、协议；

2.2.4.中标通知书、投标文件和招标文件。

2.2.5. 标准、规范和其它有关技术资料、技术要求。

注：合同的特殊性条款的效力优于合同的一般性条款的效力。

2.3 技术规范：

2.3.1.服务的技术规范应与招标文件规定的技术规范以及所附的技术规范响应表（如果有的话）相一致。

2.3.2.除非技术规范另有规定，所有标准均以国家有关部门的最新颁布的相应标准及规范为准。

2.4 知识产权：

供方须保障需方在使用该服务或其任何一部分时不受到第三方关于侵犯专利权、商标权或工业设计权的指控。如果任何第三方提出侵权指控，供方须与第三方交涉并承担可能发生的一切费用。如需方因此而遭致损失的，供方应赔偿该损失。

2.5付款：

2.5.1.本合同的本位币为人民币。

2.5.2.供方应按照双方签订的合同规定并在合同特殊条款规定的期限内持下列单据结算货款。

（1）合格的销售发票；

（2）需方出具的验收合格证明

2.5.

3.需方应按合同特殊条款规定的期限和方式付款。

2.5.4.根据现行税法对需方征收的与本合同有关的一切税费均由需方承担；对供方征收的与本合同有关的一切税费均由供方承担。

2.6伴随服务：

2.6.1.供方除应履行按期按量交付合格成果文件的义务之外，还应提供下列的服务：质保期（两年）内，中标单位应免费提供日常维护、培训、性能优化及数据迁移服务；

2.6.2.除合同另有规定之外，伴随服务的费用均已含在合同价中，需方不再另行进行支付。

人事档案整理及档案数字化服务协议

档案整理服务及档案数字化 劳务承包合同 合同编号:2０2０— 甲方: (以下简称“甲方") 乙方：（以下简称“乙方”）甲方委托乙方进行档案整理服务工作，经甲乙双方真实、友好、充分协商，特订立本合同。 一、项目情况： 项目名称:人事档案整理与数字化加工 二、合同期限： 从双方合同签订或进场之日起截止到月日完成或工作日内完成. 三、质量要求： 按照国家档案局、XX省档案局、X退管办［２01９］1号文件等要求与标准进行档案整理、数字化等服务。保证甲方退休人员档案（含电子档案）通过档案接收部门验收、并成功移交。甲方如有特殊质量要求，应在项目开始前以书面形式告知乙方。 乙方进行人事档案规范化整理与数字化需符合《ＸX省国有企业退休人员人事档案规范化整理与数字化工作实施细则》要求。 乙方需配合甲方完成退休人员社会化管理人事档案移交工作,及时处理移交中档案规范化相关问题。 四、服务内容:

１、人事档案整理: 快速、优质、高效、有序、按时完成档案整理项目工作。主要包括:鉴别、分类、排序、编号、编目、技术加工、装订等。 2、数字化加工 主要包括：人事档案出库、数字化前处理、目录数据库建立、人事档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。 五、合同金额: 人事档案整理及数字化服务计数单价为9、8元/盒，数量 为卷.实行包人工、包工期、包质量、包安全、包耗材（档案盒）、并且将数字化成果提供给甲方.服务合同总额元。税率为％。 六、付款方式： 1、在双方合同签定得三个工作日内，甲方须将服务合同金额得３0％服务费计元整（大写）转入乙方指定账户.乙方须在收到预付款后得三个工作日内在甲方指定区域内开始工作。在乙方工作完成５0％后,甲方须在三个工作日内乙方整理完成之前,将剩余得50％服务费计元整(大写)转入乙方指定账户.剩余20％尾款，甲方须在验收乙方整理完成全部档案移交后，在5个工作日内转入乙方账户.合同付款完成后乙方须为甲方提供正规增值税发票。 2、乙方公司转款账户： 开户人：

纸质档案数字化管理暂行办法

纸质档案数字化管理暂行办法 1.数字化处理要求 1.1扫描方式 1.1.1文书档案和科技档案,不包括超大页面,采用黑白二值图像模式扫描～分辨率设置为每英寸像素。特殊需要时～根据原件的清晰度可适当调整分辨率～增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示是否清晰为准。 1.1.2超大页面,页面大小超过A3幅面,采用黑白二值图像模式扫描～分辨率设置为每英寸像素。 1.1.3照片档案采用真彩色图像模式扫描～分辨率设置为每英寸像素。 1.2扫描仪选用 1.2.1文书档案和科技档案,不包括超大页面,应选用高速文档扫描仪。 1.2.2超大页面应选用图纸扫描仪。 1.2.3照片档案应选用真彩色扫描仪。 1.3图像保存 1.3.1文书档案和科技档案,不包括工程图纸,采用双层PDF格式保存～一件保存为一个文档。 1.3.2照片档案采用JPEG格式保存～一张照片保存为一个文档。 1.3.3工程图纸采用TIFF格式保存～一张图纸保存为一个文档。 1.4文件命名方式 采用档案实体中的档号,按卷管理的原件可参照档号编 制一个唯一标识的号码,命名PDF、JPEG、TIFF文档。 2.数字化基本流程 纸质档案数字化的基本流程包括档案出库、案卷,件,

整理、扫描、图像处理、质量检查、生成文档、存储、装订回库共八个环节～由档案员和数字化处理人员共同完成。纸质档案数字化基本流程 流程 1. 出库前检查一档案出库 2. 填写出库单 3. 办理出库 1. 编制页号(第一次) 2. 分类 二案卷(件)整理 3. 第二次编号 4. 取出超大页面 5. 填写加工单 1. 批量扫描 2. 建立文件夹并命名三扫描 3. 超大页面扫描 4. 超大页面插入 1. 纠偏 四图像处理 2. 去污 1. 图像初检 2. 初检纠错处理五质量检查 3. 复检 4. 复检纠错处理 1. 保存文档 2. 文档初检

江西省文书类电子档案著录规范

江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行） 江西省档案局 二〇一一年十一月

目录 一、适用范围 (1) 二、著录项描述 (2) 三、著录项目 (2) 四、著录项定义与著录格式 (2) ㈠标识项 (2) ㈡内容描述项 (6) ㈢形式特征项 (8) ㈣管理与权限项 (8) ㈤附注项 (9) 五、文书类电子档案著录项简表 (9) 六、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范 (11)

江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行） 为规范、统一我省文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《江西省归档文件整理规范》（DB36/T 380-2002）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）等标准，制定本规范。 一、适用范围 本规范适用于我省各级党政机关、社会团体与国家综合档案馆，企事业单位及其他社会组织可参照执行。 本规范所称文书类电子档案是指形成于办公自动化、电子公文传输平台等业务系统，归档后保存于各级立档单位档案室或各级国家综合档案馆的原生文书类电子档案。馆（室）藏纸质文书档案及其经数字化转换形成的数字副本可按照本规范执行。 本规范适用于我省建国后形成的文书类电子档案的著录与目录数据库建设，各级国家综合档案馆馆藏革命历史档案、民国档案数字副本的著录与目录数据库建设也可参照执行。 本规范规定了单份文书类电子档案的著录项目，以及每个著录项目的定义、著录细则、约束性、数据类型、数据长度等属性。 本规范所称“份”是指构成档案的最小管理单元，也称自然件。本规范所称“件”是指单份文书类电子档案或由同一问题往来文书构成的组合件。 确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性与长期可读性的元数据项，按照国家有关规定执行，暂不列于本规范范围之内。

档案数字化项目投标技术方案设计

一、项目实施案 （一）项目实施的依据 1、《人民国档案法》 2、《机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定》（档案局第8号令） 3、档案局《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1—1999 4、《归档文件整理规则》》（DA/T 22—2015） 5、《档案著录规则》(DA/T18-1999)。 6、《纸制档案数字化技术规》（DAT-31-2017） 7、《电子文件归档与管理规》GB/T18894—2002 （二）项目实施前准备 1、人员准备 （1）甲人员 职务：现场交接管理人员 职责：①负责与乙的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲人员作好交接清单记录并签字。②负责监督乙规化加工。③随时把握乙加工进度并进行协调。④及时关注并抽查乙加工质量。⑤代表甲与乙进行及时的沟通及问题协调，确保项目顺利完工。 （2）乙人员 2.1 管理人员：主要为熟悉现场加工管理，熟悉数字化整体作业流程，具有较强组织能力和现场管理及沟通能力的乙负责人。 2.2 工程技术人员：主要为熟悉计算机软、硬件技术，了解档案数据库标准和系统开发。了解档案管理等相关专业知识的乙技术支持工程师。 2.3 数据采集作业员：主要为了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识的乙数字化制作工作人员

2、项目设备设施准备 （1）主要加工设备及其技术参数

数字化加工过程中使用的数字化加工管理软件，是档案数字化加工的主要应用工具，也是确保档案数字化加工工作效率和成果质量的关键技术。档案数字化加工软件必须具有扫描、图像处理、著录、校对、质检、自动挂接、查询检索、数据转换、数据上传、数据统计、打印传输等功能，能够满足档案数字化加工全流程各业务环节的需要，以及对加工数据进行质量检查和验收的需要。 （3）其他辅助加工设备 除上述主要加工设备外，在档案数字化加工现场，还需要配备以下辅助设备：办公桌椅、档案存储柜、储物柜、装订机、电熨斗、切纸机、抽湿机、碎纸机以及纸、档案卷皮、档案盒、装订线、胶水等消耗材料。具体参照招标文件要求或合同约定配置。 3、场地部署准备 （1）各单位应配备专用的数字化加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。一般设在档案部门独立、可封闭的建筑。

档案数字化服务合同

编号：_______________本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载 档案数字化服务合同 甲方：___________________ 乙方：___________________ 日期：___________________

档案数字化服务合同 篇一：档案馆数字化办公系统采购合同 档案馆数字化办公系统采购合同购方（甲）： 售方（乙）： 甲、乙双方通过友好协商，就采购方案达成如下协议： 一. 工程内容 1.合同规定的设备采购及安装。（详见附件清单） 2.安装地址为： 二. 合同总价格：（价格内容详见附件，在安装使用中有足够配件和辅料。） 合同总金额：人民币：（￥:元）。 三. 付款方式： 3.1签订合同后三天内，甲方付人民币： 元整（￥:元）为合同预付款。 3.2安装完毕正常使用验收后，甲方收到乙方增值税票 后一月内即支付合同余款，即人民币：元整（￥:元），现金 或转账支票 3.3以上货款由甲方以银行转账或现金形式直付乙方账户。 三. 交货日期：

签订合同后10天内安装调试完毕。 四. 乙方责任： 1.进行整个系统硬件设计和安装、调试及试运行。 2.乙方所供应的所有硬件为合格的全新产品。 3.硬件部份保修跟据生产厂家保修条例保修，并且在免费保修期间提供以下保养服务及责任： (1)提供下列形式设备保养服务； (2)保养期内免收电脑设备和备件维修费(不包含自然 灾害等不可抗力的原因造成设备损害) 。 (3)协助客户进行电脑软件、硬件升级，并在保修期后以优惠价向客户提供软件、 硬件升级和备件。 五. 甲方责任： 1 .甲方应按乙方提供的操作规程使用设备。 2.甲方不得自行拆卸设备。 3.如设备发生严重故障，请暂停使用，以免故障扩大，并立刻通知乙方。 4.对乙方各种数据资料和报价保密，不得向任何第三 方透露任何消息 六. 工程验收：完成安装、调试后，甲乙双方应即时验 收，甲方无正当理由并已投入使用一个月内而不进行验收，则视为验收合格处理。

文书档案管理论文

文书档案管理 ——对文书整理归档现实意义的若干思考 “归档”，虽然作为档案专业术语，无论是在教科书，还是在档案学词典里，都有明确定义。而我对“归档”的认识，却与我接触到的基层档案工作实践密切相关，文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。 科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，电子文件波及了档案工作实践，丰富了档案工作内容，但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”，使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件

取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。 文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。 一、应用办公自动化的文书档案管理的优点 1、办公效率大幅提高 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。 2、文件和文字信息得到充分交流与共享 在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查

法院档案系统简介及数字化处理流程说明

人民法院档案数字化处理流程说明 前言 《3Hmis综合知识管理平台》465版，是一个综合性的知识管理平台，用于法院档案管理，可使法院的综合档案管理平台化、知识化和资源化，不但符合法院档案管理部门的现实要求，而且，符合法院档案管理的发展方向，能全面、系统、安全、可靠的为法院工作提供专有知识支持。 3Hmis465版，能同时管理法院纸质实体档案和数字化档案，纸质实体档案存放位置图形化，管理手段科技化，提供黑匣子功能并可采用各种安全与可靠性措施，并且，由于内嵌流程管理模块，档案管理和档案数字化工作可全面流程化。 一、登录 3Hmis有多种登录方式，可以采用IE浏览器通过访问法院内部档案管理网站登录，也可直接采用3Hmis桌面工具进行登录。 一般来说，我们都采用用户名加密码的方式来进行用户登录的安全管理，3Hmis还容许采用USBKey密码锁等，以获得更高级别的安全特性。 通过简单的二次开发，还可以在法院内部的办公系统中直接登录。如果法院配有统一的用户安全管理中心，也可实现单点登录。

由于3Hmis具有非常严格的权限控制措施，登录后的用户，只能依其权限利用、处理和管理档案。 二、创建法院档案管理分类架构 根据法院制定的档案分类方法，创建档案分类架构，如： 上面的分类架构，把法院档案分为文书档案、财务档案、声像档案、实物档

案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是法院最为专业、也最为重要的档案类型。 诉讼档案还可根据需要，进行更详细的分类管理。 三、取卷 从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意： ●准确记录所取案卷的物理存放位置。 ●依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。 四、档案定义 档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。 3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis中已存在相关案卷信息，此步骤可省略。 输入档案的档号等信息：

不动产档案数字化方案3

1、项目背景 在市级政府各部门中，国土资源局（原土地管理局）是设立较晚的一个部门，然而国土资源部门目前承担的管理职能，使其产生了大量的各类档案需要管理。传统县级国土资源档案管理采取手工方式，档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等工作都主要以手工为主，这中间包括建立全引目录本、索引卡等。这种方式工作效率较低，国土资源档案得不到充分利用。部分国土资源部门的档案管理信息化采用了一般的条目管理方式的方案，这种方式对于纯粹的档案管理来说促进了档案管理的现代化，但对于国土资源部门来说，大量的档案是通过办事流程产生的，与以档案馆档案管理模式开发的档案管理系统在模式上存在显著的不同。数据格式多样，给土地归档工作带来了不便，急需把各个部门各个系统的相关数据进行同一归档管理。所以建立优质、高效、具有国土资源特点的档案管理信息化系统，建设国土资源局数字档案室，不仅从根本上解决传统手工作业方式所带来的诸多问题，而且能更好的促进我县国土资源局信息化建设的快速发展，保障土地档案信息的有效管理利用，还为今后逐步建立国土电子政务系统打下良好的基础。通过我公司现场调研统计，这部分档案包括房管档案约14万卷，国有土地档案8万卷。由于多方面的原因，国土资源局对于这些档案一直处于手工管理方式，这部分档案的查阅利用目前只能采用手工方式查阅，严重影响档案的查阅速度和利用效率；基于上述情况，国土资源局急需对这部分档案进行规范化整理，在管理方式上，迫切需要由传统的档案管理模式向现代化的档案管理模式转变，采用电子化管理手段将这些档案全部数字化保存并用于档案的查阅，同时也为国土资源局的不动产数据整合提供良好的基础。 2、建设目标 项目总体目标是：将国土资源局的纸质档案进行规范化整理，然后进行档案属性录入，完成所有档案的数字化（内容包括：扫描、图片处理、数据挂接等工序），建立完整的机读目录数据库和全文数据库，实现档案的检索和全文文件浏览，为国土资源局的办公自动化及公众提供高效服务，为不动产数据整合提供良好的数据基础。 3、不动产数字档案数字工作流程 根据事业单位的规模、人员以及所承担的业务，其不动产数字档案数字化主要应包括以下几个方面的内容： 通过集成高速扫描仪、大幅面图纸扫描仪、平板扫描仪等采集设备采集纸制文档资料。经过流水线数字化处理，实现纸制文档到数字化电子文档的转换。 包括国土和房产档案出入库登记、数据双机录入、文件扫描、影像处理、一次质检、二次审核，实现文档数字化流水线作业。完成档案数字化加工所涉及的全部工作流程。

档案数字化加工保密协议范本

档案数字化加工保密协议 甲方：市县档案局（馆） 乙 方： 市县档案局（馆）为加强对档案的管理和收集、整理工作，以便捷高效地利用档案和强化对档案的科学保护，更好地为地区的社会主义现代化建设服务，特聘有限公司（以下简称乙方）为县档案局（馆）（以下简称甲方）提供档案数字化加工项目服务。为在项目服务期间保证档案原件安全和项目服务期间以及服务完成以后，保护因工作需要接触到的甲方档案信息秘密等有关事项，经双方友好协商，达成如下条款，以资双方共同遵守： 一、双方确认：在项目服务期间，因工作需要接触到甲方的纸质档案、实物档案、档案目录、声像档案以及电子文件等，乙方必须保守机密，不得以任何方式带出工作场所或向外泄露。乙

方同时应提供一切必要的方式和采取一切必要的行动，协助甲方保证档案安全和保守档案秘密。 二、项目服务期间，乙方必须遵守国家有关档案保密法律法规、甲方规定的任何成文或不成文的保密规章、制度，履行相应的保密职责。甲方的保密规章、制度没有规定或者规定不明确之处，乙方亦应本着谨慎、诚实的态度，采取任何必要、合理的措施，维护其于项目服务期间接触到的任何属于甲方或者虽属于第三方但甲方依法有保密义务的档案相关材料，以保证其机密性，同时，为履行好档案管理这一光荣而艰巨的工作职责，乙方在其他方面也应服从甲方的管理。 三、除了项目服务期间必要的工作需要之外，乙方承诺：不得以泄露、告知、公布、发布、出版、传授、转让或者其他任何方式使任何第三方（包括按照保密制度的规定不得知悉该项秘密的甲方其他工作人员）知悉属于甲方或者虽属于第三方，但甲方依法有档案信息秘密及与档案信息相关的信息的保密义务，也不得在项目服务期间的必要工作之外以任何方式使用（这里的使用

档案数字化项目投标技术方案设计

一、项目实施方案 （一）项目实施的依据 1、《中华人民共和国档案法》 2、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令） 3、国家档案局《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1—1999 4、《归档文件整理规则》》（DA/T 22—2015） 5、《档案著录规则》(DA/T18-1999)。 6、《纸制档案数字化技术规范》（DAT-31-2017） 7、《电子文件归档与管理规范》GB/T18894—2002 （二）项目实施前准备 1、人员准备 （1）甲方人员 职务：现场交接管理人员 职责：①负责与乙方的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲方人员作好交接清单记录并签字。②负责监督乙方规范化加工。③随时把握乙方加工进度并进行协调。④及时关注并抽查乙方加工质量。⑤代表甲方与乙方进行及时的沟通及问题协调，确保项目顺利完工。（2）乙方人员 2.1 管理人员：主要为熟悉现场加工管理，熟悉数字化整体作业流程，具有较强组织能力和现场管理及沟通能力的乙方负责人。 2.2 工程技术人员：主要为熟悉计算机软、硬件技术，了解档案数据库标准和系统开发。了解档案管理等相关专业知识的乙方技术支持工程师。 2.3 数据采集作业员：主要为了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识的乙方数字化制作工作人员

2、项目设备设施准备 （1）主要加工设备及其技术参数

数字化加工过程中使用的数字化加工管理软件，是档案数字化加工的主要应用工具，也是确保档案数字化加工工作效率和成果质量的关键技术。档案数字化加工软件必须具有扫描、图像处理、著录、校对、质检、自动挂接、查询检索、数据转换、数据上传、数据统计、打印传输等功能，能够满足档案数字化加工全流程各业务环节的需要，以及对加工数据进行质量检查和验收的需要。 （3）其他辅助加工设备 除上述主要加工设备外，在档案数字化加工现场，还需要配备以下辅助设备：办公桌椅、档案存储柜、储物柜、装订机、电熨斗、切纸机、抽湿机、碎纸机以及纸张、档案卷皮、档案盒、装订线、胶水等消耗材料。具体参照招标文件要求或合同约定配置。 3、场地部署准备 （1）各单位应配备专用的数字化加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。 （2）数字化加工场地应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。场地内应配备可覆盖全部场地的报警、防火等应急设施设备。 （3）数字化加工场地应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月，涉密档案数字化加工监控录像要保存到项目完工数据移交1个月后；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。 （4）数字化加工场地应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。 （5）各单位和数字化服务机构应合理规划、配备和管理档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。 （6）数字化加工场地须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能以及非必要的各终端接口，各单位和数字化服务机构应定期进行相关检测。如有必要，应由县档案局构建数字化加工专用局域网和视频监控专用网。

文书档案信息电子化管理探讨

龙源期刊网 https://www.wendangku.net/doc/4117932166.html, 文书档案信息电子化管理探讨 作者：刘丹凤 来源：《卷宗》2020年第08期 摘要：在档案工作中，文书档案信息是一项重要的管理内容，能够将相关决策、问题处理、基本建议等方面过程及成果加以客观反映，电子化管理的高效落实，能够满足各方需求。就文书档案信息电子化管理的价值进行阐述，进一步探究文书档案信息电子化管理方法，旨在促进文书档案信息电子化管理目标的顺利实现。 关键词：文书档案;信息电子化管理;存储备份 通过电子化的方式来对文书档案信息资源进行管理，能够保证管理水准，便于发挥文书档案信息的应用价值，保证档案资源的准确性、完整性与可靠性，信息资源的需求得以满足，为各项工作的开展提供支持。知识经济时代下，信息内容更加丰富，应用电子化的方式来管理文书档案，具有一定可行性。 1 文书档案信息电子化管理的价值 1.1 文件传递更为安全快速 传统文书档案信息管理方式下，一旦操作的规范性不足，极易出现文件丢失或者泄露等情况，传统依靠邮政系统传送文件，这一方式下往往会受到距离的制约，导致文件传递的速度及安全无法得到保证。而通过电子化管理方式的应用，能够充分网络技术的应用价值，快速且安全的传递文件，为文书档案归档、检索及利用都带来极大的便利。 1.2 促进文书档案信息交流共享 以手工方式来管理文书档案的过程中，往往是通过文件柜来对文书档案进行保存，资源限制的情况较为普遍，这就会造成不必要的资源浪费，并且后期需要查阅及利用文书档案的过程中也存在一定难度。而通过现代化的方式来对文书档案信息进行管理，自案卷级和单途径管理逐步转变为文件级和体系管理转变，不再局限于档案外部特征管理，而是重视内外部特征的协调化管理，从而达到良好的文书档案信息管理成效。以计算机信息技术为支持，协调应用网络技术，将档案信息与载体分离，提高文书档案信息的利用价值，与其他信息系统之间相互协调工件，促进彼此之间共联，将文书档案信息的各项记录提供出来，确保文书档案得以高效利用，文书档案信息电子化管理工作质量也得到保证。以电子化管理方式为支持，能够保证信息资源调阅的时效性，及时进行响应和脱机处理，免受时空限制，确保查全率和查准率得到有效保证。

人民法院档案数字化服务竞争性磋商招投标书范本

千里马招标网https://www.wendangku.net/doc/4117932166.html, 广西建澜工程招标有限公司竞争性磋商文件 项目名称：档案数字化服务 项目编号：G L Z C-C--G X J L 采购代理机构：广西建澜工程招标有限公司 年月

目录 第一章竞争性磋商公告............................... 第二章供应商须知.................................... 第三章服务采购需求.................................. 第四章评标办法....................................... 第五章采购合同（合同主要条款及格式）................ 第六章磋商响应文件（格式）………………………………..

第一章竞争性磋商公告 广西建澜工程招标有限公司受恭城瑶族自治县人民法院委托，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》等规定，现就档案数字化服务项目进行竞争性磋商采购，欢迎符合条件的供应商前来参加磋商活动，现将有关事项公告如下： 一、项目名称：档案数字化服务 二、项目编号：GLZC-C--GXJL 如需进一步了解详细内容，详见竞争性磋商文件。 四、采购项目预算总金额（人民币）：.万元。 五、本项目需要落实的政府采购政策： .供应商认定为小型和微型企业为小型、微型企业的，最后报价给予%的扣除；供应商为大中型企业与小型、微型企业组成联合体参与磋商的，其中小型、微型企业的协议合同金额占到联合体协议合同总金额%以上（含%）的，联合体供应商最后报价给予%的扣除， . 根据财政部、司法部关于政府采购支持监狱企业发展有关问题的通知（财库[]号），监狱企业视同小型、微型企业，享受小型、微型企业评审中价格扣除的政府采购政策。 . 《关于促进残疾人就业政府采购政策的通知》（财库[]号）。 六、磋商供应商资格要求： . 符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定，具备合法资格的供应商； .对在“信用中国”网站(https://www.wendangku.net/doc/4117932166.html,)、中国政府采购网(https://www.wendangku.net/doc/4117932166.html,)等渠道列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单的，不得参与政府采购活动。 .本项目不接受未购买本竞争性磋商文件的供应商参与磋商。 .本项目不接受联合体参与磋商。 七、供应商网上报名要求： 潜在供应商在桂林市公共资源交易中心平台（https://www.wendangku.net/doc/4117932166.html,）以登录或注册方式完成网上报名。 报名时间：年月日时分至年月日时分止 (法定公休日、法定节假日除外)。 八、竞争性磋商文件的获取： .发售时间：年月日至年月日时分止（工作日）。 .售价：元。 .获取竞争性磋商文件的方式： 潜在供应商登陆桂林市公共资源交易中心网（https://www.wendangku.net/doc/4117932166.html,）完成网上报名后，在竞争性磋商文件发售期内缴纳磋商文件费用后在网上下载竞争性磋商文件电子版，并在交易系统打印购买文件回执码。 九、磋商保证金：人民币元整（须足额交纳）。

档案数字化实施说明及详细报价表

档案数字化加工实施计划 及报价

数字化项目实施计划 1.1项目总体情况 本项目加工工作量：文书档案，预计为120万页。(1970-2000) 本项目加工范围为：档案拆卷、整理、条目补录、扫描、图像处理、数据质检、数据整合、数据挂接、档案还原装订、装盒等。 1.2加工周期 加工周期：从合同签订生效起，到严格规范的按照标准要求完成全部数字化任务，并通过验收组的检查验收（由用户组织实施），总体时限为4个自然月，除去周末休息及节假日，共计工作日102天。 1.3计划完成工作量 (1)平均每月完成282336页； (2)平均每周完成70584页； (3)平均每天完成11764页。 1.4人员及设备配备 1.4.1人员配备 本项目人员组织形成：共设6个岗，项目管理人员2人（一正一副），整理装订岗1人（副经理监管档案整理），扫描岗2人，图像处理岗3人，条目录入1人，质检（管理人员）岗1人，软、硬件维护工程师为项目组管理人员代岗，共计10人。？？？？ 1.4.2设备配备

1.4. 2.1 供应方配备设备总数 (1)电脑：10台； (2)平板（不拆卷）扫描仪：1台； (3)快速扫描仪：2台；

1.4. 2.2 办公耗材清单 (1) 打印机：1台； (2) 装订机：1台； (3) 纸张：5盒； (4) 铅笔：20支； (5) 中性笔：20支； (6) 橡皮：2块； (7) 装订线：10个； (8) 浆糊：5瓶； (9) 订书机：2个； (10) 不锈钢订书针：2盒（大盒）； (11) 长尾夹：大、中、小号各2盒； (12) 剪刀：2把； (13) 交换机：1个； (14) 网线10条； (15) 插线板：3个。 1.5 用户提供及配合条件 根据人员数量配备平均每人需要3-4平米的办公场地，办公场地50平方米由客户方提供。 1.6项目实施进度

档案数字化加工保密合同协议书范本

编号：_____________档案数字化加工保密协议 甲方：________________________________________________ 乙方：___________________________ 签订日期：_______年______月______日

甲方： 乙方： 鉴于乙方为甲方提供档案数字化加工服务，为在项目实施期间保证档案原件安全和项目实施期间以及实施完成以后保守因工作需要接触到的甲方档案信息秘密等有关事项，经友好协商，达成如下条款，双方共同遵守： 一、双方确认：在项目实施期间，因工作需要接触到甲方的纸质档案、声像档案、实物档案、档案目录以及电子文件等，乙方必须保守机密，不得以任何方式带出工作场所或向外泄露。乙方同时提供一切必要的方式和采取一切必要的行动，协助甲方保证档案安全和保守档案秘密。 二、项目实施期间，乙方必须遵守甲方规定的任何成文或不成文的保密规章、制度，履行相应的保密职责。甲方的保密规章、制度没有规定或者规定不明确之处，乙方亦应本着谨慎、诚实的态度，采取任何必要、合理的措施，维护其于项目实施期间接触到的任何属于甲方或者虽属于第三方，但甲方承诺有保密义务的档案相关材料，以保证其机密性。 三、除了项目实施期间必要的工作需要之外，乙方承诺：未经甲方同意，不得以泄露、告知、公布、发布、出版、传授、转让或者其他任何方式使任何第三方(包括按照保密制度的规定不得知悉该项秘密的甲方其他工作人员)知悉属于甲方或者虽属于第三方,但甲方承诺有档案信息秘密及与档案信息相关的信息的保密义务，也不得在项目实施期间必要的工作之外使用这些秘密信息。 四、双方同意，乙方在项目完成后仍对其在为甲方档案数字化期间接触、或因接触而知悉的属于甲方或者虽属于第三方，但甲方承诺有保密义务的档案信息秘密

湖北纸质档案数字化操作规程

湖北省纸质档案数字化操作规程 1适用范围 本规程规定了纸质档案(含文书档案、科技档案、会计档案等)数字化加工的主要技术指标。 本规程适用于湖北省各级综合档案馆。机关、团体、企业事业单位、社会组织参照执行。 2引用文件 DA/T18-1999档案著录规则； DA/T22-2000归档文件整理规则； DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范； 湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则（鄂档[2004]46号）； 湖北省国家综合档案馆电子档案数据容灾管理试行办法（鄂档〔2010〕41号）； 关于进一步加强档案信息安全保密工作的通知（鄂档办〔2014〕19号）。 3实施主体 3.1纸质档案数字化加工的责任主体为实施档案数字化的各级国家综合档案馆及机关、团体、企业事业单位、社会组织（以下简称 －1－

“数字化实施单位”）。 3.2纸质档案数字化加工可由数字化实施单位自行组织人员开展，也可以由数字化实施单位采取业务外包的方式委托给具有相关 资质和能力的档案数字化服务机构（以下简称“数字化服务机构”）完成。 4基本原则 4.1统筹规划，分步实施 根据纸质档案重要程度、破损状况、利用需求等，进行统筹规划，分步实施。国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专业档案应 优先列入数字化加工对象。 数字化应保持原有档案全宗或目录的完整性。 4.2加强管理，保障安全 遵守保密安全要求，对数字化对象进行划控、鉴定。涉及国家秘密的档案，不得以外包方式委托进行数字化加工。加强档案数字化 各个环节的管理工作，确保档案原件和数字化成果的安全。 4.3完善细节，规范流程 对因涉密不宜以外包方式委托进行数字化加工的对象，应用文 字做出说明，并由数字化实施单位组织工作人员集中进行数字化加工。应加强数字化加工流程管理，界定各个环节的职责任务，堵塞漏 洞和缺憾。 4.4分工协作，夯实基础 加强内设机构的分工协作，把夯实档案基础业务工作与档案数 －2－

文书档案管理信息的电子化应用分析

文书档案管理信息的电子化应用分析 发表时间：2019-09-19T15:18:55.323Z 来源：《中国西部科技》2019年第11期作者：王淑芳[导读] 现代化发展下，信息技术被广泛应用于各个领域，档案管理工作作为一项基础工作内容，加强这方面的电子化建设有助于信息价值的挖掘与提升。文章主要以此为基础，对档案电子化建设与档案管理进行分析和探讨。黑龙江省农垦九三管理局就业服务中心 1、文书档案电子化建设的意义 档案电子化建设是指各级各地的档案管理部门运用现代电子信息技对档案进行保存与管理，同时依旧遵循原有的档案管理准则要求，从而提高档案管理工作效率。（1）利于保存档案。传统的档案都是纸质版，通常存放在档案管理部门的档案馆里。由于档案的数量十分庞大，因此需要相当大的档案保存空间，占据了许多空间资源。并且纸质的档案原件由于长时间的存放和不时的取用查询很容易发生损坏和缺失，从而导致重要档案内容的丢失。而档案的电子化建设就能很好的解决上述问题，将庞大易损的档案资料录入计算机，以电子文件的形式储存在计算机中，就能更加有效地对档案进行保管，并且还能节约下档案的存放空间。（2）利于提高档案管理部门工作效率。对档案管理人员来说，这些档案的保存和管理的任务量非常大，更不要说当需要对这些档案内容进行检索或者查询时所要进行的工作了。因为传统的人工查阅资料需要耗费档案管理人员巨大的时间和精力，而电子档案就避免了这种情况的发生，电子档案不但便于档案管理人员整理档案资料，而且在需要查询资料时，只要简单地输入关键词就可以检索到所需要的档案信息，甚至还有其他有关关键词的档案，使得资料查询工作更加便捷、有效、全面。（3）利于档案信息的整合和共享。电子档案的优势还体现在对档案信息的整合和资源共享上，通过计算机的计算处理功能，能够更加清晰地排列保存档案信息，将重要的数据信息或时间记载进行整合。同时档案的电子化极大地方便了其他政府部门浏览搜索，省去了专门跑到特定档案管理部门进行查询的麻烦，最大地实现了档案信息的共享。 2、文书档案电子化建设与档案管理的有效策略 2.1完善技术支持体系,优化档案管理档案管理 电子化建设需要引入不同的技术，在电子化建设过程中各单位应该结合自身的实际情况，充分认识信息技术对推动档案电子化建设的重要作用，在联系信息时代背景，保证各项工作的创新与发展，充分发挥信息技术的优势，推动档案工作的顺利完成。一方面，结合档案管理工作做好技术研究与开发，构建档案管理电子化专项技术体系，为电子化建设提供更有了的技术支持。另一方面，完善管理机制，提高档案电子化性能与安全水平，合理应用病毒技术、防火墙技术、加密技术等提高档案安全性，避免病毒入侵、黑客攻击、人为误操作等带来的数据丢失。 2.2加强网络安全防护力度 档案管理需要安全维护，可以帮助煤炭企业实现更好的安全管理工作，制订可靠的信息安全管理方针，针对档案内容进行明确的安全性保管方案。所以，针对档案管理的安全性，首先，煤炭企业务必要制订相关的管理规定及制度，使文书档案管理人员必须按照严格的规定遵守制度进行相关的管理及操控，重视文书档案管理的重要性，不断对档案管理内容进行优化，还要重视文书档案管理工作，确保资料不外泄，提高自身的综合素质。其次，学习老员工的优秀品质，做好自身的本职工作，提高自身的专业水平，在工作当中营造更加和谐的氛围，同时还要加大对档案管理人员的监管工作，为企业的档案管理提供更加安全的后勤保障工作。 2.3强化文书档案电子化建设的投入 强化文书档案电子化管理建设，除了提升保障档案管理的安全性外，更应加强档案管理内容建设的基础设施，如做好资源的保存整理工作，要做到防火、防电、防高温等，安排专人对档案内容进行监管，成立管理监督稽查小组，这样才能促进文书档案管理工作的建设，提升档案管理工作的效率。稽查小组的成立，也可以制订相关的奖惩制度，对档案管理人员的日常操作进行监督，办公室的行为规范、存储内容的规范等等，大力推进煤炭企业文书档案管理电子化建设的步伐。 2.4健全档案电子化管理制度体系 在企业的日常档案电子化管理过程中，要尤其重视规章制度的建立和完善，使企业档案电子化管理更加的规范和完善，为后期的档案利用奠定扎实基础和完善的制度保障。首先是要严格按照《档案法》《全国档案信息化建设实施纲要》《企业档案管理办法》，作为指导和规划企业档案电子化建设的纲领性文件。其次，企业档案管理部门应结合行业档案特点，以国家档案局、地方行业标准等为基础，完善企业档案信息管理规范、制度和标准体系。如根据《电子档案管理办法》《电子档案管理规范》以及《数字档案馆建设指南》《电子签名法》等，严格执行档案电子化规章制度。 2.5培养高素质档案管理人才 人才是确保工作有效开展的基石。只有培养出高素质的档案管理人才才可以满足当前的档案电子化管理需求，提升档案管理工作的有效性。所以，管理部门应该不断优化人才配置，让拥有管理能力和计算机应用水平的人才担任档案电子化管理工作岗位，完成管理任务，达到管理工作目标。计算机以及财务管理软件在当前的档案电子化管理工作中应用广泛，这就要求参与此工作的人员必须掌握相关软件和系统的应用能力，否则无法满足岗位要求。所以，管理部门必须加强人才培养。先对已有的管理人才进行内部培训，增强他们的管理专业知识以及管理系统使用能力。培训后，应根据岗位需求对所有人员进行考核，淘汰不合格人员。随后通过招聘的方式补充人次缺口，打造一支真正具有现代化管理水平与计算机应用水平的档案电子化管理人才队伍。此外，管理部门应该持续性地进行人才选拔和考核，并对他们进行定期培训，这样才能始终保证这些管理人才掌握着最先进的管理理念，并学习到最高效的管理方法，使他们的工作质量能够得以提升。 结束语 档案电子化为档案的采集、管理、应用带来了便利。但是，也因为计算机和互联网在其工作中的普遍应用，而产生了部分安全隐患。所以，企业应该加强对档案电子化管理的重视，选用提高安全意识并选用该素质管理人才；同时，加强相关管理制度建设，提高系统的防御能力，增强档案的安全性。 参考文献 [1]孙忠丽.浅析文书档案管理信息的电子化应用[J].农村实用科技信息,2015(11):59.

人民法院档案数字化扫描服务采购项目招投标书范本

丘北县人民法院档案数字化扫描服务采购项目 竞争性磋商公告 根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》《政府采购非招标采购方式管理办法》等有关法律法规和规章的规定，经政府采购主管部门批准，云南腾龙招标有限公司受丘北县人民法院的委托，就“丘北县人民法院档案数字化扫描服务采购项目”采取竞争性磋商方式，欢迎具有相应供货能力且提供良好售后服务的供应商积极报名参加磋商。 一、采购编号：ZC 二、采购项目简要说明 、采购项目名称：丘北县人民法院档案数字化扫描服务采购项目 、本次采购项目划分为个包。供应商不得对包中的项目进行拆分，否则按无效磋商文件处理。 、资金来源：财政资金。 、采购预算：万元。 、付款方式：合同签订后个工作日内支付合同总额的%作为预付款；验收合格后，支付合同总金额的%（具体付款方式由采购人和成交供应商签订合同时协商约定）。 、完成时间：合同签订后个月内（具体完成时间由采购人和成交供应商签订合同时协商约定）。 、地点：丘北县人民法院（采购人指定地点）。 、质量标准：符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》、《档案数字化外包安全管理规范》和采购需求，一次性验收合格。 三、供应商的资格要求 .根据政府采购法规定参加政府采购活动的供应商应当具备政府采购法第二十二条第一款规定的条件，须提供下列材料： ..供应商应是中华人民共和国境内依法注册并通过年检合格的企业法人单位，具有独立法人资格，并在专业技术、人员组织、设备、资金等方面具有相应的完成本项目的企业。 ..财务状况报告，提供年度经社会审计机构出具的审计报告及会计报表（含资产负债表、利润表、现金流量表，若为新成立公司，提供验资报告）；有依法缴纳税收和社会保障资金的的良好记录；提供依法缴纳税收和社会保障资金的相关材料（年任意个月的税收及社会保障缴费凭据）。

2019年档案数字化加工合同协议书范本

编号：______________ 档案数字化加工合同 甲方：___________________________ 乙方：___________________________ 签订日期：_____ 年_____ 月_____ 日 甲方: 乙方:

甲方拟委托乙方为其进行档案归档整理、数字化加工服务工作，乙方也愿意提供上述服务，双方 经友好协商，在平等条件下就档案整理及数字化服务工作，达成如下协议，双方共同遵守。 第一条服务内容 （一）档案类别 1）文书档案 2）病历档案 （二） （三）服务内容 对（一）所述档案进行整理、数字化加工等工作。 （四）服务时间 开工日期年月日竣工日期年月日 期限：年月。 第二条整理及数字化加工价款 （一）档案整理按每整理一盒元计，以实际完成的案卷计算价款。 （二）电脑录入以每条元计（每条指的是每份文件需要录入内容）。 （三）档案数字化加工按标准A4单幅面计算每页元计，超过A4幅面折算成A4幅面进行计算（按长度进行计算），双面计两页。 （四）装订服务按每份元计，按照需要装订的案卷进行计算。 （五）数字化档案系统挂接按扫描加工的数字档案文件页面计元每页。 （六）经过实际统计，档案整理共盒、档案著录共条、数字化加工页、

档案装订份、档案挂接页，计算出整理及数字化加工服务费共元，大写人民币 丿元。 （七）最终结算总价款以验收时清 点数量为准。 第三条服务质量 （一）按照国家档案局关于档案归档、立卷规定《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005执行， 规定不明确的，按照行业规定或者行业习惯执行。 （二）在档案整理、数字化加工过程中，甲方如有特殊项目或者特殊质量要求，应明确告知乙方。 乙方因遵循甲方要求之方式整理档案而实际上造成档案整理质量不合要求的，乙方不承担责任。 同时，因甲方之特殊要求给乙方增加劳动量的，甲方应额外支付补偿费用，具体需要双方签订补 充合同另行约定。 （三）根据档案幅面的大小（A4、A3等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。若有大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。 （四）扫描分辨率要求》200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高 分辨率。照片以原色彩为准用（300dpi-600dpi ）彩色扫描。 （五）存储格式为（TIFF或JPG格式、PDF）;对于照片及特殊档案的扫描格式，与甲方另行协商，如给乙方增加工作量或工作难度，甲方需另行付费。 （六）文件命名规则：根据甲方的要求进行文件命名。 第四条验收 （一）乙方完成数字化加工服务后向提岀验收申请，甲方须在3个工作日内安排组织验收，甲方超 过10个工作日未组织验收，视为验收通过。 （二）甲方可委托第三方进行验收，乙方须配合进行验收。 （三）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。 （四）条目与图像挂接正确率100%,数字化转换质量抽检的合格率达到99.9%以上（含99.9%）时,