文书档案卷内文件目录表格式(样本)

卷内文件目录

竣工资料封面、卷内目录、备考表样式

档号本处为四号字 注：档号到公司办公室的档案室要，（电话：3990279），例如066-6-06003-06-001 档号的红字部分为流水号，在你编制的竣工资料中按照卷册号依次编写，无论第几卷，第几册，一直往下编。 档案馆号 注：不用编写 本部分为三号字 第一行为工程名称（按照合同名称编写），如一行写不下的可以两行编写 例如：吉化集团公司丙烯腈项目 第二行为资料名称，例如：监理依据性文件 第三行为卷册号，例如：第1卷第1册 只有一册的只编写卷号，如第1卷。 （字号为小三号加粗）立卷单位填写：吉林工程建设监理公司 起止日期填写该工程的实际开竣工日期：2006-05-01至2006-06-30 保管期限填写：长期 密级填写：秘密横线上的文字为小四号

卷内目录为小二号加粗

卷内备考表小二号加粗

注意事项： 1、资料中需要盖章的，都要盖红章，并要盖全了，不能缺章，做资料过程中要详 细检查。 2、资料中需要签字的，必须都要签字，不能以盖章代替。而且要求用不易褪色的 笔签字。 3、每册资料不能超过20mm厚。如有超过，要进行分册。 4、每卷内有分册现象，册与册之间不连续编写页码。 5、页码必须按照要求编写。 6、资料中的项目名称一定要与合同对应。 7、在编制第五卷，时，资料名称要写全，如： 格尔木项目格尔木项目 A类工程管理用表A类工程管理用表 工程开工/复工报审表或土建工程施工组织设计（方案）报审表 第5卷第1册第5卷第2册 8、监理日志，也要编写页码。 9、在监理总结前面不要忘记把监理服务验交证书放在上面。 祝你工作顺利！ 技术部 2008年6月10日

GBT 9705-1988 文书档案案卷格式

文书档案案卷格式 （国家标准） GB/T 9705-1988 1 、适用范围 本标准适用于我国各级档案馆( 室) 和文书处理部门。 2 、案卷卷皮格式 文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。 2.1 硬卷皮格式 2.1.1硬卷皮外形尺寸 封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽) 。 封底尺寸同封面尺寸。 封底三边( 上、下、翻口处) 要另有70mm宽的折叠纸舌。 卷脊可根据需要分别设10 、15 、20mm三种厚度。 用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。 本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。 2.1.2案卷封面项目 封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。 2.1.3封面项目的填写方法 2.1.3 .1 全宗名称：

全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。 2.1.3 .2 类目名称： 类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。 2.1.3 .3 案卷题名： 案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。 2.1.3 .4 时间：卷内文件所属的起止年月。 2.1.3 .5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。 2.1.3 .6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。 2.1.3 .7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。 2.1. 3.8 档号的编制： 封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。 案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 2.1.4卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸。 2.2 软卷皮格式 使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。

档案资料整理、组卷要求

档案资料整理、组卷要求 一、档案资料整理、组卷标准 建设工程的档案资料进行整理、组卷要求按水利部水办【1997】275号文执行。 二、档案资料排列顺序及组成内容 1．工程基建档案由五大部分组成 （1）·建设单位组卷资料 （2）·质量监督部门组卷资料 （3）·监理公司组卷资料 （4）·设计单位组卷资料 （5）·施工单位组卷资料 2．英文大写字母排列顺序 根据顺序，各单位资料第一个字母用英文大写字母作代表。 例: ·A—建设单位组卷资料 ·B—质量监督部门组卷资料 ·C—监理单位资料 ·D—设计单位资料 ·E—施工单位资料 三、该项目基建档案主要组成内容 1．可行性研究、任务书（由建设单位立卷汇总） 2．设计基础资料（由勘察单位立卷，建设单位汇总） 3．设计文件（由设计单位立卷，建设单位汇总） 4．工程管理文件（由建设单位立卷汇总） 5．施工文件（由施工单位立卷，建设单位汇总） 6．监理文件（由监理单位立卷，建设单位汇总） 7．竣工文件（由建设单位立卷、汇总） 8．财务器材管理（由建设单位、立卷） 四、归档组卷 整理工作包括组成案卷和编目两个过程。根据基建档案主要立卷内容，归档范围的顺序归档组卷；保管期限见附表。 1·组卷的要求 组卷的必须遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件内容之间的系统联系。由文件材料的主要形成单位负责立卷；组成的案卷要便于利用和保管。 2．组卷的步骤和方法 归类、初排、补缺，保证文件齐全完整，缺少的应设法追回补齐、鉴别、挑选、补救；保证案卷质量。 归挡的文件材料必须达到以下质量要求： （1）归档文件材料内容真实；必须是该项工程在建设过程中直接形成的。 （2）归档文件材料准确、有效。文件材料记载的内容与实际相符、图物相符。按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、注明日期。 （3）归档文件材料必须耐久、易读。所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带记录材料等必须质量优良。直接书写的文件；不得使用普通圆珠笔、各种铅笔、红色和纯蓝墨水等易退色的材料，文件材料中的字体端正、图像音质清晰易辩。

竣工档案组卷及目录格式

贵州高速公路集团有限公司 关于统一项目竣工文件组卷及目录格式有 关事宜的通知 各项目（总监）办： 为进一步规范集团公司项目竣工文件组卷、目录编制方式，根据交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发〔2010〕382号）有关精神，现对集团公司新建项目竣工文件的编制要求作如下统一，请遵照执行。 本通知自下发之日起执行，相关事宜由集团公司办公室负责督导、解释。 附件：贵州高速公路集团有限公司项目竣工档案组卷及目录统一格式 贵州高速公路集团有限公司 2015年5月27日

贵州高速公路集团有限公司 项目竣工文件组卷及目录统一格式 一、组卷 按交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交办发﹝2010﹞382号)文件要求组卷。 （一）“设计变更文件与竣工图档号对照一览表”要求竣工图纸和变更文件里面各放一份，位置分别放于第一册图纸总说明(卷内目录后）后及第一册变更文件卷内目录后。（“设计变更文件与竣工图档号对照一览表”及“竣工数量对照表”表格格式见附表1）（二）综合文件： 按问题结合时间组卷，按施工质量控制文件、施工安全及文明施工文件、施工进度控制文件、施工费用控制文件、综合文件等分别组卷。 二、档号拟写 例：GD·4·BT1一××。 三、分隔符号统一为“～” 例：××年×月～××年×月，第×期～×期。 四、案卷题目拟写格式统一如下：（案卷题目应能准确反映本案卷的基本内容）。 （一）桩号：指本案卷的起止桩号。 （二）质检资料：“项目名称+合同段+桩号+分部分项工程名称+

中间交工证书、检验申请批复令及附件”。 例：杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段CK0+329.815～CK0+741.6路基填筑中间交工证书、检验申请批复令及附件。 （三）变更令：“项目名称+合同段+桩号+第××～××＃工程变更令”。 例：杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段K1620+600～K1626+100第1～3#工程变更令。 （四）计量资料：“项目名称+合同段+桩号+第××～××期中期支付报表、中间计量表”。 例：杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段K1620+600～K1626+100第26～30期中期支付报表、中间计量表。 （五）工程月报：“项目名称+合同段+桩号+第××～××期工程月报”。 例：杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段K1620+600～K1626+100第1～8期工程月报。 （六）日志：“项目名称+合同段+桩号+工程名称+××年×月～××年×月施工日志”。 例：杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段K1620+600～K1626+100路基工程2010年6月～2010年12月施工日志。 （七）照片：“项目名称+合同段+桩号+工程名称+施工照片”。

附表1《卷内文件目录》式样

附表1：《卷内文件目录》式样 卷内文件目录 案卷号： 顺序号文 号 责任者题名 日 期 页 号 备 注 附表2：《案卷目录》式样 案卷目录 案卷号题名年 度 页 数 期 限 备 注

附表3：案卷封面式样 （填写单位名称，如：中共××镇纪委） （填写档案类别：纪检案件档案） （填写案卷标题，如：“梁××贪污受贿案件调查材料”） 自年月至年月保管期限 本卷共件页归档号（可不填） 全宗号类别号年度案卷号

附表4：《档案目录》封面标签式样附表5：案卷盒脊背式样 ××镇纪检案件档案目录 全宗号类别号 期限年度 《档案目录》背脊标签式样 全宗号 全宗号 类别号 类别号 期限 期限 年度 年度 起止卷号 /

附录1： xx镇人民政府档案分类编号方案 为适应档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现档案分类、整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，促进档案业务管理水平的提高，充分发挥档案的作用，更好地为发展经济建设、文化建设、社会建设及生态文明建设及农业生产服务。根据《乡镇档案工作试行办法》、《中国档案分类法》，结合本镇实际，特制定本方案。 一、类别设置 1 文书档案 文书档案先分党委、政府、人大主席团、工青妇四大门类设置一级属类。各部门在其职能活动中形成的文书材料及一般性业务文件材料归入此类。 2 科技档案 主要有基建档案和设备档案。基建档案按工程项目设置一级属类。基建档案包括镇委、镇政府机关办公、生活建筑工程档案；各类工业园区、农业园区建设档案等。 3会计档案 会计档案一级属类按报表、帐簿、凭证、其他设置。农村合作医疗等方面形成的会计报表、账簿、凭证归入此类。 4声像档案 声像档案一级属类按照片、录音、录像、电子文档类设置。 5 实物档案 实物档案一级属类按内设机构设置。

文书档案卷内目录著录规范

文书档案卷内目录著录规范（培训材料） 一、正确理解“件”的含义。通常意义上单份文件为一件，著录为一个条目；但有时为了保持文件之间的有机联系，几份文件在归档时装订在一起为一件，编目时体现为一条条目。主要有以下几种： 1、文件的正本与定稿（底稿）一般为一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著录正本的文件标题。但重要文件（如法律法规等）需保留历次修改的不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等），可将正本与历次稿各为一件，著录多个条目。 2、正本与附件一般为一件，正文在前，附件在后；只有在附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。 3、原件与复制件（复印件）为一件，原件在前，复制件在后。 4、转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后。 5、来文与复文（即请示与批复）为一件，批复在前，请示在后排列，著录批复的文件标题，如果经过层层转报产生多份的来文和复文，则可将所有的来文、复文分别作为一件。 6、报表、名册、图册等按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件，未装订的同一式样的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。 7、对会议记录而言，采用活页形式的可以每次会议记录为一件著录，使用记录本形式的可以一本作为一件著录，重要部门的会议如常委会书记办公会、区长办公会仍要求一会一条。对工作简报、会议纪要、呈阅件等未装订成册而题名又可概括的多份文件，可作为多件，即需逐份著录，但使用计算机时也可只著录一条。 8、成套的会议材料如召开的全区性的工作大会，其产生的一整套的会议通知、会议名单、领导讲话、日程安排等文件，可按其期限排列各为一件，逐份著录。 9、计算机及网络环境下形成的文件，若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，可将正文与发文稿头纸（即签发单）为一件著录，按正文在前，稿头纸在后排列；但定稿有重要修改的可作底稿使用，按正常的正文——发文稿头纸——底稿排列作一件著录；有领导批示的文件一定要及时整理归档，才体现档案的真实面貌。 10、最后一点，文件上有附有的文件处理单、拟办单等，可根据本单位的实际情况决定归档与否。一般来说，带有领导重要批示的，可与正文一起归档作为

档案的整理方法与步骤

科技档案得整理方法与步骤 科技档案得整理要经过分类、组合、案卷与卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录与备考表、装订装盒、编制案卷封面与脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。 第一步分类 科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类,我们旗各单位得科技档案主要有基建、设备两大类,各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开,然后在每个大类里将科技文件材料按项目归类。 基建档案:一般先按工程性质或用途分类,之下按具体项目分类。如果项目不就是很多得单位,可直接按具体项目分类。 设备档案:一般先按设备性质或用途分类,之下按设备型号分类。如果设备不就是很多得单位,可分到设备性质,不必再分下去。 特别提示: 一个科技项目得文件材料具有成套性,其她项目得文件材料不能混入。 科技项目得前期文件材料不能归入文书档案中,应归入所针对得项目科技文件材料中。 第二步组合 1、基建档案按形成阶段与内容分别组卷。基建档案一般有依据性文件(可行性研究、立项)、基础性文件(勘探、测绘、征迁工作、招投标)、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件与使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成得文件。 基建文件材料数量多,规格杂,组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式得材料组卷,如竣工图组一卷或若干卷。若项目较小,材料不就是很多,则可几个阶段得材料组成一卷,应视情况灵活掌握。 组卷顺序:依据文件(可行性研究、立项、审批)→基础性文件(勘探、测绘、征迁工作、招投标)→设计文件→施工文件→监理文件→竣工验收文件→评奖创优文件→使用、维修、改建、扩建。 2、设备档案按形成阶段与文件内容分别组卷。设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收(合格证、说明书、随机图纸、质保书等)、安装调试、使用维护、更新改造等阶段与内容。组卷时按文件形成阶段、文件内容,结合数量多少确定组合。小型设备材料少得,可将文字材料与随机文件材料组成一卷。这也应视情况灵活掌握。 组卷顺序:市场调研→立项审批→购置合同→商务洽谈→开箱验收(合格证书、说明书、随机图纸、质保书等)→安装调试→验收→使用维护→更新改造。 第三步案卷与卷内文件材料排列 1、基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

竣工资料封面、卷内目录、备考表样式

档号_______ 本处为四号字_________ 注：档号到公司办公室的档案室要，（电话：3990279 ），例如066-6-06003-06-001 档号的红字部分为流水号，在你编制的竣工资料中按照卷册号依次编写，无论第几卷，第几册，一直往下编。 档案馆号______________________ 注：不用编写 本部分为三号字 第一行为工程名称（按照合同名称编写），如一行写不下的可以两行编写 例如：吉化集团公司丙烯腈项目 第二行为资料名称，例如：监理依据性文件 第三行为卷册号，例如：第1卷第1册 只有一册的只编写卷号，如第1卷。 （字号为小三号加粗）立卷单位_____ 填写：吉林工程建设监理公司 起止日期填写该工程的实际开竣工日期：2006-05-01 至2006-06-30 保管期限填写：长期

密级填写：秘密横线上的文字为小四号 卷内目录为小二号加粗 可编辑

卷内备考表小二号加粗互见号小四号，不用填写内容

立卷人：编制资料的人的姓名, 手签名或盖章都可以年 月日 该处日期填写编制竣工资料的日期，整套资料是统一的。 检查人： 检查人为总监或分公司经理都可以，签字或盖章都行，要求统一，签字的，整套资料都签字， 盖章的整套资料都盖章。 年月曰 该处日期填写编制竣工资料的日期，整套资料是统一的。

注意事项: 1、资料中需要盖章的，都要盖红章，并要盖全了，不能缺章，做资料过程中要详细检查。 2、资料中需要签字的，必须都要签字，不能以盖章代替。而且要求用不易褪色的笔签字。 3、每册资料不能超过20mm 厚。如有超过，要进行分册。 4、每卷内有分册现象，册与册之间不连续编写页码。 5、页码必须按照要求编写。 6、资料中的项目名称一定要与合同对应。 7、在编制第五卷，时，资料名称要写全，如：格尔木项目格尔木项目 A 类工程管理用表 A 类工程管理用表 工程开工/ 复工报审表或土建工程施工组织设计（方案）报审表 第 5 卷第 1 册第 5 卷第2 册 8、监理日志，也要编写页码。 9、在监理总结前面不要忘记把监理服务验交证书放在上面。 祝你工作顺利！ 技术部 2008 年 6 月10 日

案卷格式

工业企业档案案卷格式 2007-11-30 15:20:58 DB37/T181-93 1 主题内容与适用范围 本标准规定了工业企业档案案卷卷皮格式、案卷封面、脊背格式、卷内文件目录格式、卷内备考表格式、案卷各部分的排列格式。 本标准适用于各类工业企业档案馆（室）。交通、建筑施工、电力、邮电、农业、林业和商业服务等企业亦可参照执行。 2 名词术语 2.1 案卷是一组关系密切的单份文件的组合，有时称档案保管单位。 2.2 卷内文件目录案卷内登记文件及其排列次序的条目组合。 2.3 卷内备考表说明案卷内文件状况的表格。 3 卷皮格式 卷皮可采用硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷夹四种形式。 3.1 硬卷皮格式 3.1.1 前封面、封底尺寸采用长×宽为280mm×210mm。 封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折迭纸舌。 3.1.2 脊背厚度尺寸为10、15、20mm三种。 3.1.3 前封面、封底左侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见图1）。 3.1.4 硬卷皮使用250克牛皮纸制作。 3.2 软卷皮格式 注：使用软卷皮订的案卷，必须装入卷盒内保存。

3.2.1 前封面、封底尺寸采用长×宽为270mm×195mm。封底翻口处另有70mm宽的折迭纸舌（见图2）。 3.2.2 软卷皮脊背根据案卷厚度临时折迭。 3.2.3 软卷皮使用150克牛皮纸制作。 3.3 卷盒格式 3.3.1 卷盒上、下表面尺寸采用长×宽为305mm×220mm（见图3）。 3.3.2 厚度尺寸为12、20、30、40、50、60mm六种。 3.3.3 卷盒使用250克牛皮纸双裱压制。 3.4 卷夹格式 3.4.1 卷夹上、下表面尺寸采用长×宽为305mm×220mm（见图4）。 3.4.2 厚度尺寸为20mm。 3.4.3 卷夹使用250克牛皮纸双裱压制，也可用黄板纸制作，外裱牛皮纸。 3.5 硬卷皮、软卷皮适用于党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案案卷；卷盒适用于产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案不装订案卷；卷夹适用于装订案卷。 4 封面格式 4.1 案卷封面印制在卷皮、卷盒、卷夹的正表面上，尺寸与卷皮、卷盒、卷夹的前封面相同。 4.2 案卷封面项目 封面项目包括：案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号、档案馆（室）代号、缩微号，并印制"企业档案"字样。各项目具体位置尺寸见图5、6、7。 4.3 封面项目填写方法 4.3.1 案卷题名主要内容包括本卷文件的主要制发机关、内容、文种或者项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。

档案目录格式规范

新文书档案目录格式 （一）归档文件目录 归档文件目录 年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004 ①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。 ②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用 15（行）*15（mm）分布。 ③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符 数量具体情况而定）。 ④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。 注：纵向目录表格格式均参照以上。

（二）全引目录式样 0--5大类档案全引目录索引 年度:2008年 ①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm）， 整表宽度为155mm。 ②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。 ③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量 具体情况而定）。 注：索引表格格式均参照以上。

（三）新文书档案备考表式样 备考表 ①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。 ②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。