医院办公室电子文件归档管理

医院办公室电子文件归档管理

全文:

Electronic documents filing and management in the hospital office

Qingyi Lin,Shaodan Zhu,Shibing Lai

Abstract The electronic documents filing and management in a hospital is an important contents of the information based construction.This article aimed to discuss the problems existing in electronic documents filing,analyze the causes,then introduce countermeasures to accelerate hospital informanization construction.

Key words electronic document;file

Maternity & Child Health Care Hosiptal,Shantou 515041,China

Correspondence to:Qingyi Lin,zgzhdx15@https://www.wendangku.net/doc/7f17226088.html,

摘要：电子文件的归档管理工作，是医院信息化建设的一项重要内容。本文针对电子文件在归档方面存在的问题进行讨论，分析原因，提出解决问题的相应对策，以加快医院信息化建设的步伐。

关键词：电子文件；档案

近年来，随着电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，电子计算机已被越来越广泛地应用于办公室的日常工作。以往手续繁杂的办公行文、来往函件等都可以通过网络直接在计算机上办结。文件从产生到处理结案几乎不使用纸和笔，由此而产生了大量的电子文件。些电子文件以其快捷、方便等的优越性大大地提高了工作质量与效率，给我们的工作带来了极大的便利。然而，如果一旦操作不当或染上病毒,后果不堪设想。因此，探讨研究电子文件归档的方法,确保电子文件的安全，是当前医院信息化建设的一项重要内容，也是档案管理工作中一个急需解决的课题。

1 电子文件在归档方面的现状与分析

1.1 从来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题

1.1.1 原稿被忽视，随意遭删改在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

1.1.2 归档程序不明确，存贮载体不安全电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的

化档案的一项工作［1］。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。

1.1.3 归档不鉴定，真伪不辨别电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题［2］。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。

1.1.4 人员素质低，专业人才缺电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。

1.2 造成上述问题的原因主要有两个方面

1.2.1 思想认识问题传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。

1.2.2 管理工作滞后问题目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度［3］。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之二。

2 对电子文件归档的几点建议

电子文件归档的目的就是要使人类活动的真实历史记录在电子信息时代更好的、更完整的、长期的保存下去。为此，笔者建议要做好如下几个方面的工作。

2.1 更新观念,适应形势做好电子文件的归档管理工作，既是信息化建设的必然要求，也是档案信息化建设的重要组成部分。目前，发达国家已有60％以上的政府行政工作是通过因特网和其他电子通讯方式实现的［4］。因此，作为当今信息时代的一名档案工作者，要把档案信息化建设提高到为经济建设服务和促进档案事业发展的高度来认识。要紧跟形势、更新观念、接受新事物，积极参加专业技术培训,熟练掌握各种操作技能，以适应新时期档案管理工作的需要。

2.2 认真收集，保护原稿不论纸质档案或是电子档案，收集工作总是第一关，是做好归档管理工作的基础。收集工作是否到位，对后续各环节有着很大的影响。如果该收集归档的文件没有收集，不仅影响到档案的完整性，更不用说开发与利用。对文件在处理过程中

曾修改的，在附件上要有该文稿历次修改的标记，各种修改信息应予以保留，不可任意进行删除，要保护好原稿。

2.3 做好鉴定，确定价值电子文件在归档之前，鉴定小组要对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。第一要辨别电子文件的真伪；第二要确定电子文件的价值；第三要确定电子文件的完整性。只有真实的、有价值的电子文件才有保存的必要。

2.4 按照程序，做好归档电子文件的归档，必须按照程序进行。首先，对应归档的电子文件进行收集、分类和整理；其次，对电子文件进行鉴定，确定其去留问题；再次，将电子文件脱机存储在可靠的载体上并送交档案室归档。设有虚拟电子档案室的，可用邮件的形式传递到档案室。在格式上，一般采用通用格式。如文档文件采用DOC格式，数据文件采用DBF文件等。在时间上，由各单位自定，按期限进行归档。在保存数量上，一般保存两套以上同版本的电子文件，其中一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。对网络环境下生成的大量的业务电子文件也要做好备份，但不要将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。

2.5 加强防患，确保安全存储载体的安全与否，关系到电子文件归档工作的成败。因此，对归档的电子文件，要采取可靠的措施，确保电子文件存储的安全。及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和杀毒软件实现全天候自动升级，做好档案上传、下载安全等和访问权限等的防患工作。控制环境的温度和湿度，及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全与稳定。

2.6 加强培养，提高素质电子文件是一种新型的信息载体，其归档技术、编排技术、信息安全保护技术、毒防治技术等都是医院信息化建设的重要内容。因此，培养和造就一大批具备档案管理专业知识和计算机操作技能的人才是当务之急［5］。解决人才问题，一方面可以直接吸纳档案管理、电子计算机或数字通信等专业技术专业人员，另一方面是加强在职人员的业务培训，选送进修学习，使他们迅速掌握档案管理知识和计算机操作技能，以解决目前人才缺乏的难题。

综上所述，电子文件作为一种新型的信息载体，它以其自身独特的记录形式和与纸质文件无可比拟的优越性使工作质量和效率大大提高。它的产生给传统的档案工作理念、技术和方法带来严峻的挑战，是档案管理工作的一场新的变革。尽管电子文件也存在某些不足与缺

点，然而，其利远远大于弊。因此，只要我们辩证地分析问题，有针对性地采取有效措施，不断地改进和完善各项管理工作，电子文件的归档工作就一定能够做好。

参考文献

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（汕头市妇幼保健院，广东汕头 515041）

电子文件归档与管理规范GBT18894-2002

电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002） 作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata

指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

电子档案管理系统平台

盛年不重来，一日难再晨。及时宜自勉，岁月不待人。电子档案管理系统平台

目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)

第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置

2021年对医院基建档案管理的思考

对医院基建档案管理的思考 对医院基建档案管理的思考【摘要】简述医院基建档案的主要内容，存在的问题，提出了提高医院基建档案管理水平的办法。 【关键词】医院;基建档案;管理 在基本建设过程中由图纸、图表、照片、录像等载体形成的材料称之为基建档案。它真实地记载了医院建设历史，客观地反映了各类建筑物、各种管线的建设情况，是医院管理的重要组成部分。 1医院基建档案的主要内容 医院基建档案的内容一般可分为依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收文件、基建财务文件、监理文件、结算审计报告等。 2基建档案在医院建设中的作用 2.1凭证作用:基建档案是国有资产管理的重要凭证,是无形资产，也是基建项目的真实记录与重要的依据，是医院各种建筑物、构筑物以及地上、地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维护、检修活动的直接记录，反映了医院基本建设历史和现

状，承载了医院建设大量的信息，真实地记录了医院基建当时的历史情况。 2.2参考作用：人们通过查阅基建档案资料，掌握历史材料、研究和探究医院建设与发展的规律，在新建、扩建和再建等工程图纸的设计工作中可提供参考借鉴作用，充分提高工作效率，避免重复建设与投资。 2.3重复利用：档案的价值在于不断的重复利用，医院基建档案同样具备多次利用的特征，重复利用不仅可以加快速度，还可以节省劳动耗费与成本，提高经济效益。 2.4增值作用：档案在各种经济活动中可以直接或间接 ___生效益，这种效益档案增值的结果。医院基建档案在医院建设中产生的增值效果最直接最明显，在新建、扩建工程中使工程建设少走弯路___，在改建、维修工程项目上通过基建档案的充分利用可节省人力、物力、财力。 3当前医院基建档案管理中存在的问题 3.1管理明显滞后：计算机、网络等高新技术的发展，加快了档案管理工作现代化的进程，然而，基建档案在管理手段上仍处于手工

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第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置

医院档案分类工作方案

精品文档分类工作是档案管理诸环节中最关键的，也是最难把握的程序，为此，我们制定了《丽水市中心医院文件归档和不归档范围、归档分类及保管期限》，以医院全部档案实体为分类对象，依据医院工作职能，结合档案构成的内容、特点进行统一分类，并制定《档案分类方案》如下： 1、党群、宣传类； 2、综合类； 3、组织人事类； 4、劳动工资类； 5、基建、设备、财务类； 6、医疗、行政类； 7、其它类。 二、科技档案 1、设备档案：订购仪器设备的合同、协议书以及图纸、说明书、操作规程、合格证书、装箱单等；安装调度及验收记录、报告；运行使用过程中取得的实效记录，大、中修记录，事故记录及处理报告等；仪器报废的技术鉴定材料、报告及上级主管单位的批件。 2、基建档案：计划任务书、合同、协议书、证明书及批准文件等；选址报告、工程、水文、气象、地质等基础材；初步设计、工程技术设计、及设计修改、变更材料；施工安装图纸、说明书、施工日记和记录；工程概算、预算、决算；全套竣工图纸、验收报告、竣工总结；工程改建、扩建扩维修、使用中变更的图纸及有关材料；改建、维修水电设施有关材料、图纸；其他材料。 三、会计档案（财务会计、基建会计、工会会计） 1、会计凭证类：记帐凭证；收据存根； 2、会计帐簿类：现金日记帐；银行日记帐；总帐；收、支明细帐；固定资产明细帐；材料物资明细帐； 3、会计报表类：年度会计报表、预决算；会计月报、季报； 4、其他会计资料类：工资汇总表、名册、调整通知；会计档案移交清册；会计档案保管清册；会计档案销毁清册。 四、特种载体档案：照片、磁介质、光盘、实物 1、反映本院主要职能活动、基本历史面貌； 2、上级领导、专家、教授来院检查、学术指导等重要活动； 3、本院重大手术、新技术、新项目； 4、本院开展大型、小型医疗咨询，下乡医疗服务； 5、本院党委、工会、团委组织的有关重要、一般活动、宣传、教育方面； 6、其他有保存价值的特种载体。 五、卫技干部档案：医生专业技术材料、护士专业技术材料。 六、业务档案 1、护理类：关于护理管理、带教、重要专项护理的材料；其他材料； 2、医教类：关于医疗质量管理、医疗纠纷、科研项目、科教带教、院内感染防治管理性材料；其他材料； 3、门诊记录：门诊日记； 4、科研项目：重大、一般科研项目的管理性、评审结果、原始调查记录。 七、专题档案：抗非典专题；创三级甲等”医院专题；全国慢病综合防治丽水示范点专题；绿色医院。 第十五条医院应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是: （一）党群类

电子档案管理制度

电子档案管理制度 一、总则 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。 4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、归档范围 1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。 2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。 3、模板资料：文字类、图纸类及程序类资料。 4、学习资料：读书、技能及拓展学习资料。 三、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。 四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。 3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。 4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。 (二) 文件分类及编号方法 1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。 2、电子文件稿本代码：M (manuscript)—草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) —正式电子文件。 3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。

医院档案管理制度

医院档案管理制度

XXXX医院档案管理制度 为全面反映医院历年经营和管理工作内容，妥善完整地保存各类重要文件、资料，加强档案管理工作的规范化、标准化、程序化，根据《医药卫生档案管理暂行办法》《卫生档案管理暂行规定》，结合医院工作实际，特修订本制度。 一、适用范围 本制度适用于医院行政综合档案、人事档案、财会档案、医疗档案、科研档案、病历档案、设备档案、基建档案等各类档案的管理。 二、档案类型 （一）行政综合档案，包括：营业执照正、副本，复印件、事业单位法人证书、法定代表人证、母婴保健许可证、组织机构代码证、放射诊疗许可证等各类证件；房屋产权证、土地证等固定资产档案；各类文书档案；各项重要活动的组织流程、声像图片等相关资料；各部门（含医疗、护理、财务）现行的各项规章制度、规定、流程等；院级会议的会议纪要、决议；医院年度、季、月工作报表、医院年度工作计划、工作总结；对外签订的各类购买（租赁、服务）性质的合同文件；其它应归档保管的文件、资料。 （二）人事档案，包括：全院员工个人信息资料（花名册）；非在编人员劳动合同、工资、等薪酬相关资料；招聘表格、人才库等相关资料；员工个人行评、医德考核等相关资料；其它应归档保管的文件、资料。

（三）财务会计档案，包括：会计凭证、各类审计账册及报表；各 类会计账册及报表；其它应保存的文档及资料。 （四）医疗档案，包括医疗技术的法令标准及各项规章制度；医疗 计划、总结；处方章印模；各类报表和统计分析资料；医疗技术常规、 操作规程、质量标准等文件；医疗质量调查和监督检查中形成的文件； 突发事件、传染病暴发流行抢救工作记事、照片、录像、总结等文件材 料；医疗事故或医疗纠纷的调查分析，医疗事故鉴定书和处理意见；新 疗法、新技术的鉴定及实施中形成的文件材料；名、老中医的临床经验 总结、医案原稿、中药炮制等；质量检验报告、药检证书等有关材料； 开展医疗合作形成的协议书、合同、聘书等。 （五）科研档案，按国家科委、国家档案局《科学技术研究档案管 理暂行规定》执行，主要包括： 1.科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书，开题报 告，调研报告，方案论证和协议书、合同等文件。 2.研究实验阶段：各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材 料，专利申请的有关文件材料，重要的来往技术文件等。 3.总结鉴定验收阶段：工作总结，科研报告，论文，专著，参加人 员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，决算材料等。 4.成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。 （六）病历档案，包括住院及门诊病历和各种检查的申请单、报告 单、登记本以及病理切片、照片、图纸、X光片等。

电子档案管理办法

ＸＸＸＸ有限公司电子档案管理办法（暂行）　 第一章　总　则　 第一条　为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子 文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共 有限公司档案管理办法（暂行）》有关 和国档案法》、《ＸＸＸＸ 规定制定本规定。　 第二条　本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营 业部（以下简称各单位）。　 第三条　基本术语解释　 （一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形 态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文 件，用数字（比特）形态表现出来，通过编码和解码来输入和 输出，也称数字式文件。　 （二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具 有保存和利用价值的归档电子文件。　 （三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文 件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。　 （四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存

放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。 第二章　管理体制和职责 第四条　根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。　 第五条　各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。　 第六条　在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。　 第七条　归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文

企业电子档案管理平台建设方案

企业电子档案管理平台建设方案 大连恒智科技发展有限公司

目录 一、建设背景 (3) 二、建设目标及内容 (3) 三、建设方案 (4) （一）企业电子档案管理系统建设方案 (4) 第一节系统管理 (4) 第二节档案收集 (6) 第三节档案整理 (8) 第四节档案管理 (10) 第五节档案利用 (10) 第六节档案借阅 (11) 第七节审批流管理 (12) （二）企业档案数据资源建设方案 (12) 第一节工作内容 (12) 第二节工作标准 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)

一、建设背景 什么是档案？档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。随着国家经济的飞速发展，我们已然迎来了大数据时代。随之而来的，人们越来越重视信息，越来越重视档案，越来越重视档案的保存、利用及档案信息化的发展。 我国早在2000年的全国档案工作会议上，就已经提出：“大力加强档案信息化建设”。并在随后的几年里发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。 2017年9月国家档案局正式发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》。企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。越来越多的企业开始懂得档案的重要性，懂得档案信息化的价值，纷纷加入了建设“企业数字化档案馆（室）”的队伍档案中。 二、建设目标及内容 （一）建设目标 通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。 （二）建设内容 1、建设企业电子档案管理平台系统 企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。 2、建设企业档案数据资源库 通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。 3、建设应用及存储体系 企业电子档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应

医院基建档案管理

附件1： 人民医院基建档案管理办法 为加强基本建设项目文件材料的管理工作，确保医院基本建设档案（以下简称基建档案）的完整、系统和安全，充分发挥其在项目建设、使用、改建、扩建及维护工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）、《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）等相关规定，结合医院实际工作情况，制定本办法。 一、基建档案的管理范围 医院基建档案是指建筑物、地上地下管线等基本建设工程在可行性研究、规划审批、勘察设计、施工监理、设备安装、竣工验收、预算决算和使用维护活动中形成的文字、图纸、图表、声像等形式与载体的文件材料。 医院基本建设项目中的新建工程、原有建筑的改建扩建工程及水暖、电气、消防等管网改造工程形成的文件材料属基建档案管理范围；不改变房屋原有建筑结构及管线设计的屋面防水、墙面粉刷、门窗更换等零星维修工程产生的文件材料不属于基建档案管理范围，应纳入文书档案管理。 二、基建档案的所有权 基建档案属医院所有，任何个人不得据为已有，不得无故

拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。 三、基建档案管理原则 （一）实行集中统一管理的原则，建立以院办档案室为核心，基建办、房产维修等科室为基础的管理网络，以确保医院基建档案的完整、系统、安全和有效利用。 （二）基建档案管理工作要纳入医院基建计划、管理制度和岗位职责中，做到档案管理与项目进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的收集、整理、预立卷工作；项目竣工验收时，同步完成文件材料的归档工作。 （三）勘察设计、工程承包、现场指挥、项目监理等单位应明确一位负责人分管档案工作，遵守档案管理制度，在各自的职责范围内做好文件材料的收集、整理、保管、预立卷及归档工作。 四、基建档案归档原则 （一）归档材料必须对医院当前与长远工作具有参考价值和凭证作用。 （二）必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证材料完整、准确、系统。 （三）必须遵循档案的自然形成规律，保持材料间的有机联系。 五、基建档案归档范围

电子文件归档管理规定

电子文件归档管理规定 第一条为适应办公及档案信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。 第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。 第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本处室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。 第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。 第六条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。 第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。 第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。 逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。 物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。 第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。 第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。 第十一条各科室在每年3月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。 第十二条移交档案室的电子文件数字档案应至少制作四套备份（一套硬盘，三套光盘），备份介质分开保管，一套提供利用、一套封存、一套异地保存、一套

GBT 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理

CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 （GB／T17678.1—1999） 发布时间：2008-09-08 信息来源：深圳市档案局【内容纠错】 第一部分：电子文件归档与档案管理 1 范围 本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。 本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB ／T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqvISO 8601 ：1988 ） GB ／T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程 GB ／T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南 GB ／T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南 GB ／T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范 GB ／T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构 GB ／T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试 GB ／T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则 GB ／T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式 GB ／T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则

GB ／T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则 GB ／T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序 GB ／T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则 GB ／T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则 GB ／T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查 GB ／T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性 GB ／T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护 3 定义 本标准采用下列定义： 3.1 电子文件electronic records 能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。 3.2 CAD 电子文件CAD electronic records 由CAD 系统产生的电子文件。 3.3 电子档案electronic archives 具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 4 总则 4.1 CAD 电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD 技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。 4.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。 4.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。 4.4 CAD 电子文件的归档应包括为生成CAD 电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。

居民电子健康档案管理规定

居民电子健康档案管理 规定 The manuscript was revised on the evening of 2021

居民电子健康档案管理制度 一、居民健康档案（及电子健康档案）是记录居民健康信息的系统资料，是对居民进行卫生服务和健康管理的重要依据，应设健康档案室和档案柜专门存放。有专（兼）职人员管理、维护，档案放置有序，取用方便。 二、居民健康档案实行动态管理，居民接受医疗服务和公共卫生服务的信息，以及其他信息变动情况，都应在健康档案（含电子档案）中及时记录。 三、使用健康档案要细心、爱护，用后及时放归原处，防止丢失。辅助检查报告单据和转、会诊的相关记录应粘贴留存归档，保持健康档案完整无损。 四、居民健康档案不可外借，也不准其他人员查阅。管理和使用健康档案的人员，应保护居民个人隐私，不得随意泄露档案中的信息。 五、居民电子健康档案的数据存放在区级健康档案数据中心，查阅居民电子档案应设置分级权限和密码，保证信息系统的数据安全。 六、应定期分析、利用居民健康档案记录的信息，评估居民健康状况，及时发现健康问题，针对危险因素和健康问题，制定、实施并调整干预计划或治疗措施，管理、维护居民健康。 七、健康档案室及档案柜应具备适当的防尘、防晒、防潮、防火、防蛀、防鼠等防护设施。健康档案室或档案柜中，不存放其他无关物品。

八、建档居民住址变更的，迁出与迁入地的社区卫生服务机构之间，应做好居民健康档案（或电子档案）的转出与接收，保证居民健康管理的连续性。 九、建档居民发生死亡的，应在其档案（或电子档案）做好相关记录，整理装订后，按死亡年度分卷另行存放（电子档案也要妥当保存）。

电子档案管理系统技术设计方案

电子档案管理系统 二○一六年十月

第一章系统简介 第一节研发背景 随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战： 档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。 信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。 企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。 开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。 档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。 新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。 异构数据海量存储。在档案管理围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。 针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对

医院档案管理制度

XX医院档案管理制度 1目的 加强档案管理，健全规范化、标准化、程序化档案管理工作机制，妥善、完整地保存各类重要文件、资料，反映医院历年经营和管理工作。 2范围 适用医院档案的立卷、归档、保存、借阅、销毁。 3内容 3.1职责 3.1.1 医院综合办公室负责制定档案管理相关规定和档案室的日常管理，对全院各部门档案（财务档案除外）进行立卷归档和日常管理工作；财务科负责医院财务档案的立卷归档和日常管理工作。3.1.2 各科（部）负责本部门内原始档案的留存、梳理。 3.2档案立卷归档 3.2.1各职能部门于每年的4月份底前将上年度需归档的原始档案材料移交院综合办公室，并填写《XX医院原始档案资料移交记录表》。 3.2.2档案管理人员对各部门移交文件资料认真整理，按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期阴规定》（国家档案局第8号令）要求，立卷归档。原则上，档案管理员在每年六月底前完成医院上年度的档案立卷归档任务。 3.2.3归档的文件资料按年度分别立卷，立卷必须核对归档文件的完整性、准确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关科室或人员收集齐全后再行立卷归档。 3.2.4归档文件应符合国家有关档案管理的要求，目录清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。 3.3档案借阅 3.3.1医院档案主要供本院利用，院外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经院分管领导或院办公室主任批准后，方可进档案室查阅。 3.3.2查阅档案时，由借阅人认真填写查阅档案登记簿。 3.3.3查阅档案只限于申请需查阅有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出档案室外。 3.3.4 如因工作需要借出档案时，需要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人使用。对所借的档案资料要妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，需经档案管理员同意，重要内容须经院办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题，由借阅人负责。 3.4档案室安全保密 3.4.1任何人员未经档案管理员或办公室主任许可不得随意进入档案室。 3.4.2未经批准，任何人不得将档案带出档案室，档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播。 3.4.3档案管理人员应经常检查档案室和档案的安全，发现问题及时向领导报告，认真处理。 3.4.4档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定，严守机密。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。 3.5档案的鉴定与销毁 3.5.1档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在院办公室主任的主持下，由院分管领导、办公室主任、档案立卷人员组成档案工作鉴定、销毁工作领导小组，负责档案的鉴定、销毁工作。

gbt18894电子文件归档与管理规范

国家标准：电子文件归档与治理规范 GB／T 18894—2002 1 范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积存、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与治理，其他社会组织的电子文件治理可参照本标准。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓舞依照本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA／T 18档案著录规则 DA／T 22归档文件整理规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3．1 电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3．2 归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。 3．3

背景信息 context 指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生阻碍的历史环境等信息。 3．4 元数据 metadata 指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3．5 逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的治理权限向档案部门移交的过程。 3．6 物理归档 physical filing 指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3．7 真实性authenticity 指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3．8 完整性integrity 指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。 3．9 有效性utility

电子档案管理系统解决方案设计

电子文档信息管理系统 解决方案

山东东昀电子科技有限公司

目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比

医院基本建设管理办公室岗位职责

基本建设管理办公室岗位职责 （一）基本建设管理办公室主任职责 1、在院长和分管领导指导下进行基本建设管理。 2、负责基本建设项目规划建设方案的设计委托、评审论证、报批及基建工程前期手续的办理工作。 3、编制年度基建计划和年度基建经费预算，抄送财务部列入年度预算，并按审批后的计划组织实施 4、根据招投标法相关规定完成基建项目的招投标工作及基建工程合同的管理。 5、督促和指导本科人员搞好各项工作，定期组织基建科务会，检查管理人员各项工作制度和职责的执行落实情况，工程质量监管情况，总结和布置下一阶段工作任务。 6、定期组织施工方、监理方召开工程质量管理协调会，解决施工中质量、安全、进度方面存在的问题，确保工程顺利完工。 7、定期组织基建管理人员协同安全部门对全院建筑物进行安全检查，发现问题及时处理或上报院部。 （二）基建维修管理员职责 1、负责各项基建维修计划的实施和现场管理。 2、坚守工作岗位，严守各项基建规章制度，经常深入科室、工地、宿舍区，发现问题，及时提出处理意见，并积极组织实施。 3、做好维修施工过程中隐蔽工程的计量签证工作和各项维修工程资料的收集、整理，并交科室存档。 4、积极与安全部门配合，经常对全院建筑物及附属设施进行检查，发现不安全隐患，及时上报并提出可行的处理意见。 5、廉洁奉公，勤俭节约，修旧利废，杜绝浪费，努力学习，刻苦钻研，不断提高工作水平。 （三）基建施工现场管理员职责 1、负责基建工程项目施工过程中的管理和组织协调工作。参加工程项目可行性论证、工程选址和立项、报建等前期准备工作。 2、负责工地开工前的“三通一平”和地质勘探工作。 3、严格管理，加强监控，深入现场，细致做好各项工程的质量监管，不放过任何的施工质量隐患和技术疑点，及时处理施工中出现的问题。 4、认真审查图纸，全面理解图纸，抓好施工队每道工序动工前技术交底的落实。 5、抓好现场材料的认证、质量检查，防止伪劣次品进入工地，参与材料送检，审核试验报告做好记录。 6、严格执行“工程变更、现场签证管理办法”，工程变更须有设计、监理、施工、建设等单位签字方为有效，现场签证需真实反应实际工作量情况。 7、参加隐蔽工程验收和重要的分部、分项工程验收并签署验收意见，对分项工序质量检查不合格的，不能进入下一工序 8、做好工程有关资料的收集工作，不得丢失、毁损，保证基建资料完善；工程竣工验

电子文件资料归档与整理

电子文件归档与整理 ?第一讲概念和种类 ?一、什么叫电子文件 ?电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。?电子文件的基本特征： ?第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做一个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。 ?第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 ? 二、电子文件的种类 ?电子文件的种类有不同的划分标准，目前主要有以下几种划分方法： ?（一）按电子文件的信息存在形式分类 ? 1、文本文件（Text），或称为字(表)处理文件：指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。 ? ? 2、数据文件(Data)，亦称为数据库电子文件：指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库对象，或者以数据库形式存在具有文件属性的记录。 ? 3、图形文件(Graphic)：指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。 ? ? 4、图像文件(lmage）：指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 ? 5、影像文件(Video)：指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。 ? 6、声音文件(Audio）：指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。 ? 7、命令文件，亦称计算机程序（Program)：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。 ? ?（二）按文件的功能分类 ?分为主文件和支持文件、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文