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会务组岗位职责

【篇一：会务人员岗位职责】

会务工作细则

1.0 目的

规范会务工作标准，提高工作积极性，促进会务工作品质的提升。

2.0 范围

适用于腾讯管理处会务人员。

3.0 职责

5.1 会议会务工作

5.1.1 会议室日常检查，每天进行日常的会议室巡查制度，检查内容：会议室内文具、网线、

电话等物品摆放整齐，增补相应的文具；设备设施正常（投影仪、

音响设备指示灯正常、电话机能正常拔号）；环境设施整洁（如窗帘、饮水机、绿植等）；室内各类指示牌（手册、温馨提示等）挂

放端正、清洁无损；保持室内通风、无异味；

5.1.2 会议室预定管理及会议协调：在会议日常巡查中，发现有未使

用会议室时，需要即

时向预定人确认该会议室的使用情况，以便及时释放会议资源，提

高会议室使用率；当遇到会议资源紧张、而急需会议室的同事时，

可以帮助同事在不影响其它会议的前提下，协调相关的会议资源。

5.1.3 会务人员在接到7000或员工的相关会议报障需求时，须在3

分钟内到达会场、了解

具体需求，当有问题时必须在现场解决问题，如不能即时处理的，

在不影响会议的正常情况下，向员工说明情况、得到员工的认同并

提出解决时间及问题追踪反馈。

5.1.4 会议室应保持整洁，会务人员负责检查会议室的环境卫生、监

督清洁人员的作业情况、

发现问题督促清洁人员及时整改。

5.1.5 会务人员在每次巡查楼层时，需要整理各楼层的报刊架、文印区、信件架，保持各区

域的物品摆放整齐。

5.1.6 每天下班前，会务人员需要统计整理出当天的会议数据，记录

每天的物料消耗数目，

在oa系统上查看下个工作日的会议预定情况，安排好第二天的工作计划。

5.1.7 每周一会务人员输出上一周的工作总结，制定本周工作重点；

每月第一个工作日输出

上月的月报表

5.1.8 公共区域资产管理: 会务人员负责会议室、文印区、报刊架等

公共区域的物资设备管

理，当设备出现故障、损坏、遗失时，必须在第一时间向7000平

台或资产管理员反馈。

5.2接待会务工作

5.2.1 会议室接待工作支持：当有接待任务时，由会务主管发出接待

会议通知单，接到会议

通知单后，了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及物资需求，按照如下步骤进行：

①矿泉水、饮料（提前一天准备，会议前1小时摆放好）；

②会议桌椅.设备.文具、姓名牌等物品（会议前1个小时摆放好）；

③会议设施设备，如麦克风、投影仪等（会议前1小时调试完成）；

④空调（会前1小时开启，并调试温度为26℃）；

⑤会服人员于会前30分钟到岗，在门口迎候，当客人来到时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。

⑥会议进行时，会服人员应站于会议室门口随时待命，直至会议结束。

⑦如遇全天会议，会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各

种用品。

⑧会议结束后，配合安排礼品的派发、相关领导的送行等工作；检

查是否有遗失物品和文件，及时交与接待负责人处理；会后将会议

物资整理好，关闭空调、照明、设备等。

5.2.2 当公司有重要来访客人，会务人员接到需求时，到前台将客

人引导至会客地点，提

供茶水服务；会谈结束后，指引访客离开公司。

5.2.3 会务人员需要每天了解接待物资的储备情况，当出现物资预警时，需及时向会务负责

人提出申请需求。

5.3经理室会务工作

5.3.1 工作环境检查：每天早上8：30分至各经理室检查环境卫生，做好物品摆放（未经得

允许，文件类禁止翻阅和整理）；

5.3.2 报刊、信件发放：每天早上8：40将每日最新的报刊杂志摆放在经理室固定位置上，

以供经理翻阅；当经理有信件时，会务人员应当及时领取并摆放于经理室桌面，告知经理本人及时查阅。

5.3.3 办公用品检查：每星期不定期至各经理室检查办公用品.

需要经常检查并领用的易耗品：签子笔、笔芯、大头针、别针、橡皮、稿纸、便签、记事贴、铅笔、茶叶。一旦发现物品缺少，马上到对口部门领用并及时补给；

需要经常注意使用性能的器具：玻璃杯、咖啡杯是否出现缺口、纸篓是否老化或破碎；订书机、计算器、灯具是否能正常使用，水壶是否保温。

5.3.4 临时性服务:会务人员通过rtx、电话、对讲机等通讯方式接到经理室需求后,需在2

分钟内响应。

5.3.5 经理室日常会务支持:接到经理室会务需求时，应对经理室提供必要的服务。内容包

括茶水服务、记录所使用的纸笔，以及经理室所需要的其他物品。

5.4其它bu会务工作支持：

5.4.1 各bu的大型会议，会务支持

5.4.2 各bu的生日会工作支持。

5.4.3其它会务类工作支持。

会议室资源管理规

定

会议室物资摆放标

准规范

会议接待标准化操

作规范

【篇二：会务岗位职责表】

会务岗位职责表

【会务总监：】

【场外总监：】

1、协调、配合好与其他各组的工作

2、妥善快速处理好突发事件

3、协助、督促各组组长安排工作

4、随时掌握场外各组人员、工作动向、进展

5、严格执行会务标准和纪律

6、安排好所属各位组训练、岗位工作内容，把我标准

【物资组：】

会前：

1、提前列出本次会务物质的清单，并分类、装箱、封口后通知会务总监

2、联系好物质运送车，并通知其到达时间

3、到财务领取会务备用金

4、列出需要临时购买的物质清单，并做好登记

会中：

5、协调、配合其他各组的工作；

6、做好物质的排放、看管、出入库登记，学员水果、咖啡的准备

7、安排客户茶点时抽出两人负责茶点组工作

8、时刻有一人值班

9、做好物质的损耗使用登记、采购登记，并存档

10、做好助教餐的订购、登记、发放

会后：

11、列出本次会务已使用的物质清单，并交给会务总监

12、将会务物质分类、装箱、封口后装车回公司

13、将购买的物资票据及剩余的备用金拿给公司财务报账

【签到组：】

会前：

1、提前写好参会客户的胸牌，胸牌正反都写上客户的名字

会中：

2、组长分配好每个人的工作，严格按所分工作进行，组员不得私自更改；提前备好所有特殊物质

3、非本组助教，未经场外总监许可，不得进入签到组周围2米，违者双方都重罚

4、 8：50时，除售书人员，其他人助教全部撤回场内准备下步工作

5、签到物资专箱专放，专人专管，所发物资和剩余物质必须能对上

6、继续签到，10：00撤回到售书处，售书人员售书兼签到

会后：

1、提交一份整理完的客户签到表给会务总监

会前：

1、提前沟通讲师的行程、安排时间，准备好讲师接待车辆、安排

好老师食宿，特别是布置好老师房间；

2、随时和会务总监联系，确定讲师是否临时有安排（如：培训参

会的智慧助理）并及时通知相关人员

会中：

3、提前沟通讲师是否与客户用餐，若与客户用餐是什么形式？

4、若老师针对会务有特殊要求（如：视频、音乐、开场形式等），及时与会务总监沟通

会后：

5、负责老师返程事宜（如：航班时间、送机车辆、送机时间等）【迎宾组：】

1、7：45上岗，8：50全部撤回到场内，准备下步工作

【守门组：】

1、7：50上岗，入场前和课程中，一人值班上岗，两班轮换

2、入场前5分钟全部上岗，到主持人上场时开始两班轮换

3、会务期间必须有一人值班

4、严格查牌，只认牌，不认人

5、有学员把牌丢失时，可让其到售书处补办；如果忘在场内，可快

速跟随一起到座位上确认

6、会后把学员的胸牌统一收回

【财务组：】

1、对接场内总监场内成交时间，提前20分钟入场准备

2、操作poss要迅速准确，能处理一般问题

3、派一个人专门负责售书，老师上场后开始售书、碟，认真做好

售书记录

4、无关人员不准进入售书后台

5、文化产品必须装箱专放，必须封口

【场内总监：】

工作内容:

1、督促场内各组，按标准做好工作，安排好各组工作配合的实际、切换，掌握好所属各组工作、人员动向

2、安排dj组播放宣传视频的时机、内容

3、随时和签到组联系，掌握学员签到的情况，并随时调整工作计划

4、和会务总监、主持人、总经理提前沟通推课时机、方式，以及是他相关活动

5、随时和讲师接待沟通联系，计算好讲师从出发点到会场所用时间，通知相关部门做好护送讲师、上课准备

6、协助辅导组组长安排好辅导员工作，开好辅导员会议，掌握学员签到情况，并随时调整工作计划

7、安排好成交工作、人员分配

【主持人：】

1、提前和总经理、场内总监、计划好推课实际、方式，讲师有什么特别安排就以讲师的计划为准，迅速做出调整并及时通知以上相关人员

1、按最高标准连接、播放音响、投影设备，dj台除dj组、、主持人外，严禁他人进入。严禁上课玩游戏。讲师有什么特别安排就以讲师的计划为准，迅速做出调整并及时通知以上相关人员

【跑麦组：】

1、按照会务要求快、准、安全的跑麦方式跑麦，每班岗1人

2、老师上场时全组做好护送工作

3、维护好场内秩序，如：大声喧哗、吸烟、打电话、争吵等

【讲师茶水组：】

1、提前和讲师接待沟通好老师的茶水要求

2、老师上场时全组做好护送工作

【摄像组：】

1、记录客户的老师、客户灿烂的瞬间

2、记录老师的上课内容，会后制作成光盘存档

【白板组：】

1、提前找好老师上场路线，老师上场时全组做好护送工作

2、迎宾回来后，休息一下，提前5分钟等待老师，护送老师并一起上场

3、紧跟老师课程进度，和老师紧密配合

【讲师护送组：白板组+茶水组+跑麦组】

1、提前5分钟在门口等待老师，姿态端正，摆好队形

2、谁在岗谁护送，护送完老师后直接上岗

3、讲师下课时，由在岗的白板组护送讲师离场，然后迅速回来成

交

【服务组：】

1、签到回来后向辅导组组长报到，其他组员不准乱跑

2、组长督促辅导员在入场时让学员填写好相关表格，并收集起来，无关人员不得过目

3、根据场内总监的安排开好辅导员会议，不请假并缺席者乐捐一百，并做一百个俯卧撑

4、维护好辅导员上课纪律，有事必须请假，违者处罚同上

5、根据情况可以制定关于成交的适当的奖惩措施，然后由场内总

监

【成交组：全员销售】共人

成交和会务的切换点：

1、当下课时，除售书组、守门组、物资组有一人值班外，其他助

教全部成交，转换成营销模式；

2当主持人说‘还有三分钟我们的课程就要开始了’时，所有成交、沟

通的助教在三分内结束沟通，把学员请进会场，准备上课，守门组

此时要严格差牌；

3、有需要特别进一步沟通的学员，助教向组长请假可继续沟通

4、当主持人上场时，各组助教2分钟内迅速到岗，转换回会务模式

5、中午、晚上下课时，助教送完学员马上到场内集合，特别情况参

照第3条

【篇三：会务组岗位职责】

关于会务工作的规划与工作职责

会议宗旨：打造企业品牌文化、创造高效系统会议。

1、大会主席标准事项：

大会主席全权负责会议

的运营和会务安排并同总裁协调汇报，合

理分配以下职能部门工作，掌握整场会议架构及进展。

2、大会总监标准事项：

全权负责每次会议的进程（包括旅游研讨会、沙龙）合理分配工作

人员工作岗位，负责整场会议新元素增加，渲染会议气氛，策划会

议新一阶段活动方案，解决突发事件，保证大会顺利进行。

在举办会议前一周必须完善会议流程，确定所有会务组工作人员名单，召开会前会，布置各部门具体及协调工作。根据会议规模下设：

大会司仪、会务总监、内外场总监、包括协调部门后勤总务、财务

主管、行政总监、（包括嘉宾人数、大会人数、大会流程的告知、

落实授课事宜、提供会议使用的课件及音乐、资料等）现场指挥、

协调、根据会议的主题及时沟通主办方和大会主席的临场决定，确

保每一场会议、分享、娱乐进行的顺畅成功。

3、行政总监标准事项：

负责钱、财、物的运营和管理、协助大会落实各部门协调工作，配

合顺畅，准备参会人员物资等其他事物安排，协调各部门之间配合

顺利执行。

大会司仪标准事项：

根据大会规模选定2位司仪，确定一位负责人，（作为幕后推崇、

会前报幕、强调会场纪律等）确认所有会议流程细节，强调会场纪律，负责整场会议气氛，分配其余相关部门工作，音控、灯光的配合，做好流程听从大会总监的安排，对即时改变的或新增的节目、

课件有效安排，分配好音控灯光，完善掌控全场氛围，听从大会总

监的指挥。

4、后勤主管标准事项：

主要负责与酒店联系餐饮和住宿，配合行政总监安排好，餐饮、住宿、票务、会务物资、物资发放，工具流配送销售等，协助行政接

待嘉宾，安排就做，确定用餐时间、用餐时间临时变动应有大会主

席或大会总监通知行政部总监到后勤总务，并有后勤总务通知酒店。

5、财务主管标准事项：

票务的销售、物资的发放、做到钱、票、物资相符，负责本次大会

的资金调度，落实参会人员资金到账，账务核算，负责会议预算、

结算、收、支报表明细，做到现场保单钱、物、相符，做到会议期

间不做任何收单及其他工作，做到会议现场不卖票，只对市场已定

票务负责发放及管理，确保会议的有序进行。

6、会务总监标准事项：

根据会议的规模选定2、4、6位礼仪，安排一位负责人，落实礼仪

主要工作，会议期间负责嘉宾和领导的引领、鲜花（胸花）麦克风、礼品站迎等工作，配合大会入场名单来准备其余道具，托盘、鲜花、奖品、证书、签约本等，确保每场会议礼仪文化的顺畅。

负责会议安全警觉度，严防突发事件的发生，设立一位会务人员观

察酒店外部有无异常情况发生，及时报告大会总监及大会主席，安

排内外场会务组人员细节工作，包括工程技术、灯光、做好布置方

案,交通外联，车位停放等，严格按照会议的安排进行，临场变化以

大会总监司仪为准，如特出情况有变动及时汇报大会总监及大会主席。

内外场主管标准事项：

一切行为给予友情提示与制止，配合礼仪做好开场打礼花、签约、

产品摆放、会议期间关灯等，确保会议期间的展示品与奖品物资的

看管，会议期间的必需品的借、还、用相符，场内外的人员走动安

排及合理安置，确保会场的氛围、安静、有序进行，场外持续的注

意事项，吃烟、沟通、打电话、游荡等等给予友情提示，给与安排

合理地点，观察会议期间的不良动向，并及时汇报会务总监及大会

总监，促单时间合理安排两到三名人员维护持续，有序的进行，配

合财务安全顺畅收款，确保会议的顺畅，有序的完成会议收尾工作。总裁办标准事项：

主要负责每场会议的总人数落实，应在会议前三天落实人数，将总

人数汇报给大会总监，以便有利安排会场及会场布置，总人数的上

下幅度不能超过总人数的10%，要充分准备好相关资料及会议突发

事件的必需品，包括相信的对接工作，及时做好市场问题的解答与

安排，不予将事情的扩大化，确保会议的顺利进行。

市场领导人标准事项：

主要负责市场人数的统计，会议期间的配合与协调，应提前三天落

实人数，将人数汇报公司总裁办，应提前将票务订好，会议现场不

设卖票，不走关系，确保会议的正常安排进行。（具体会议主题和