档案整理、保管细则
档案整理.保管细则
二0一五年八月
目录
一、项目资料的收集与保管 (3)
二、资料室的资料统计与保管 (4)
三、具体相关规章制度： (4)
3.1归档档案相关规定： (4)
3.2、收发文规定： (5)
3.3档案归档时的相关要求： (6)
3.4、档案的收集和归档 (9)
3.5、其他相关要求 (10)
3.6、档案、资料、图书借阅制度 (10)
3.7、日常资料检查要点： (11)
四、档案的保管、统计与鉴定 (13)
4.1 档案的保管条件和防护措施 (13)
4.2档案的保管方法 (14)
4.3 档案统计 (14)
4.4 档案鉴定 (15)
4.5档案的销毁 (16)
五、建设工程建设单位文件 (16)
5.1 工程准备阶段文件 (16)
5.2 施工单位档案中我司需提供的文件 (18)
武汉尚文工程管理公司W U HAN S HAN G WE N REA L EST AT E DE VEL OP MEN T CO..LT D
档案整理、保管细则
为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用；根据《中华人民共和国档案法》结合基本建设工作的具体情况，特制定本暂行规定。
基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、策划到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划；测设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。
建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步，项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。
一、项目资料的收集与保管
1.1项目所有收发文、图集、规范等必须登记台帐；
1.2工程施工过程中所形成的文件分类保管（按文件形成单位与日期）；
1.3文件保管期间档案盒必须有统一的编号（脊背），盒内必须有卷内目录；
1.4项目部进场时要求提供企业资质（1份），便于施工过程中质量监督部门的检查，还需提供（3份）项目机构（监理、施工单位）图和负责人名单，由现场移交至公司（以便交挡）；
1.5在项目正式开工前，要求施工单位将本项目施工组织设计、专项施工方案报监理、甲方审批，将审批合格后的施工组织设计、专项施工方案交项目现场1套；监理单位将本单位审批签字后的监理规划、监理细则报送现场1套；
1.6在施工过程中询问、检查施工、监理资料同步完成及保管情况；项目完工交房后办理竣工结算前，监理单位移交1套装订成册的城建档案于我司；施工单位（幕墙、桩基、总包）同样必须移交1套装订成册的城建档案于公司（消防、水电、电梯、栏杆等由总包统一汇集入册）。另外相对应的单位提供2套建筑总竣工平面图、绿化竣工总平面图、道路竣工总平面图、地下管线、给排水竣工总平面图、智能竣工总平面图。在资料编制过程中涉及的单位对应的资料（节能、消防、建管站备案的）多准备1份。
1.7要求现场各参建单位建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。
二、资料室的资料统计与保管
2.1收到的文件、下发的图纸、报告、借阅的资料等要有记录。
2.2收集项目管理人员的相关资料，填写建设机构及负责人质量责任书。
2.3查阅需备案资料的填写、签字、和书写格式、笔是否符合要求。
2.4收集有关城建档案交档档案中建设单位需要移交的文件、整理、组卷、编目。
2.5未交档的存于资料室的资料分类、编号集中保管。
2.6配合办理资料交档、备案及移交工作。
2.7参加重点建设项目档案资料的检查验收。
三、具体相关规章制度：
3.1归档档案相关规定：
3.1.1归档的工程文件应为原件。
3.1.2属于归档范围的文件材料收集齐全完整。建设工程归档范围按国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）执行。
3.1.3 工程归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符。
3.1.4 归档文件必须采用耐久性强的书写材料（如：碳素墨水、蓝黑墨水），
且应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
3.1.5 所有的归档文件中文字材料幅面规格宜为A4幅面（297*210mm），采用的纸张应是能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
3.1.6凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。
3.1.7施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g的白色打印纸，如书写其书写材料必须符合要求，并且是原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。
3.1.8调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。
3.1.9主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。
3.2、收发文规定：
3.2.1 收文规定：
1、各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。
2、工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。
3、档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。
4、档案资料室对接收工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。
5、登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，如有需要应按领导审定的工程文件分发表(即发文)及时分发给有关单位和部门。
6、对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。
7、档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。
3.2.2 工程文件资料发放
1、分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。
2、呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。
3、档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料（当工程施工图、设备资料份数有限时），档案资料室仅提供施工单位一套或二套文件，不足部分施工单位可委托档案资料室向设计院提出增加施工图供应数量；设备资料文件不足部分，由施工单位自行联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。
4、分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。
5、为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知档案资料室；档案资料室按指定名单发放工程文件资料。
3.2.3设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定
1、设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。
2、设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存，工程结束后由档案资料室向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。
3、凡涉及设计修改、变更，档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章，并将变更单复印件及时放入卷册内。
3.3档案归档时的相关要求：
3. 3.1 组卷的原则和方法：
组卷要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理。
工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；竣工图、竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷；ISO9000
资料按质量记录目录组卷。
建设项目必须严格按照规定程序组织建设：立项审批→可行性研究评估与审批→规划用地许可→项目报建→申办工程监理证→勘察设计招标→初步投资许可证→申办投资许可证→施工图审查→施工招标→申报质量监督→申请施工许可证开工报告→竣工验收备案→工程档案归档。
竣工图按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。文字装订、图纸不装订。
组卷过程中应遵循下列要求：
1、案卷不宜过厚，一般不超过40mm；
2、案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。
3.3.2 案卷的编目：
1、编制卷内文件页号应符合下列规定：
1 卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，编号从“1”开始。
2 页号编写文职：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，鞥面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
3 成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
2、卷内目录的编制应符合下列规定：
1 卷内目录式样宜符合本细则附录A的要求。
2 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
3 责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
4 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。
5 文件题名：填写文件标题的日期。
6 日期：填写文件形成的日期。
7 页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。
8 卷内目录排列在卷内文件首页之前。
3、卷内备考表的编制应符合下列规定：
1 卷内备考表的式样宜符合相关规范要求。
2 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷情况的说明。
3 卷内备考表排列在卷内文件的尾页滞后。
4、案卷封面的编制应符合下列要求：
1 案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附录C的要求。
2 案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
3 档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。
4 档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。
5 案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
6 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
7 起止时期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
8 保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存；长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命，短期是指工程档案保存20年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
9 密级分为绝密、机密、秘密三种。同一种案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
3.3.3 卷内文件的排列：
1、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
2、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
3.3.4 案卷幅面、案卷装订及卷盒、卷夹要求
1、案卷目录、卷内备考表、案卷内封面、工程文件材料的规格为A4幅面（297㎜×210㎜），小于此规格的用A4白纸进行托裱；不同幅面的工程图纸应按《技
术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297㎜×210㎜），图标栏露在外面。
2、文件装订可以采用粘、缝纫、三孔装订中的任何一种办法。任何装订方法均要达到牢固，便于保管和利用。
每卷少于5张纸时，在纸张大小基本一致的情况下，可以在文件的左上角用胶水粘；每卷文件材料较多时，宜采用左侧、直线缝纫的办法；每卷文件有硬皮封面时，文件用三孔装订的方法。
装订时必须剔除金属物。
规划许可证等硬质材料，装入特制的袋后再装订。
3、档案盒封面应标明卷宗名称。档案盒的外形尺寸，为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。
档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置卷宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
档案盒采用无酸纸制作，由本区城市建设档案馆监制的规格统一的档案盒。
3.4、档案的收集和归档
3.4.1、在项目建设过程中，综合管理部、前期管理部、工程管理部应在各自的职责范围内负责项目建设资料的形成、积累、整理和保管工作，及时将办理完毕或有关人员保存的文件资料收集齐全，加以整理，以确保资料的完整性。
3.4.2、有关人员在收集、整理档案资料时，应按城建档案馆《建设工程文件归档整理方案》严格把好质量关。
3.4.3、档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容须图物相符，做到字迹清楚、图表整洁、规格统一、签字手续完备。
3.4.4、档案文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
3.4.5、档案文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔
等。
3.4.6、照片(含底片)和声像材料，要求图像清晰，声音清楚，解说与画面同步，照片与声像材料的文字说明准确精炼；电子档案(软盘、光盘等)应符合国家有关标准。
3.4.7、在整理档案资料时，遇下列情况，应要求责任部门重新制作：
1、一张图纸上改动部分超过图面35％或改绘后致使图面混乱、模糊、分辨不清的图(表)；
2、使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和有霉变的图纸或资料；
3、结构、工艺、平面位置(或局部)改变，无法在原图上通过修改来反映的；
4、管线平面位置变动(长度超过总长的五分之一，线位平移超过2m)，构造形式改变，断面尺寸变化，竖向位置变动等；
5、未按施工图位置施工的管线工程。
3.5、其他相关要求
3.5.1、项目档案数量一般为两套。一套由各项目公司自行留存；另一套报送城建档案馆。
3.5.2、在项目完成综合验收后3个月内，项目部及公司相关人员应主动与当地政府城建部门联系，办理项目档案移交手续，并配合城建档案馆对移交档案资料的清点、审核、整理、立卷，入库等工作。
3.5.3、移交项目档案时应如实填写《竣工档案移交书》，《竣工档案移交书》等相关文件资料均应归入公司文书档案。
3.6、档案、资料、图书借阅制度
3.6.1、本公司全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。本着既能保守档案机密，又能充分发挥档案、资料为公司建设发展服务的效益，凡因工作需要借阅者的必须按规定进行手续办理。
3.6.2、借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可（注明：用途、领用时间、归还时间）。归还时管理人员要对其检查之后方可归档。
3.6.3、借阅档案、秘密技术档案和资料，须填写借阅单，经部门经理签字
同意即可。
3.6.4绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。
3.6.5、外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅。
3.6.6、借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。未经同意，不得复印、抄录和转借，不能将档案内容公开出去。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。
3.6.7、借阅时间在三天以内，如需继续使用可办续借手续。对特殊情况需较长时间利用的要经主管副总批准，但年末要将所借档案交到档案室进行清点、核对后重新借出。对长期借阅档案不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，档案人员要通知借阅部门负责人负责催还，否则对其整个部门暂停借阅。并严格按经济责任制考核办法执行。
3.6.8、凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回资料室，否则不能办理调离手续。同时资料室如因工作需要有权将档案、资料调回档案室。
3.7、日常资料检查要点：
3.7.1 对施工单位资料检查要点
1、施工现场各项技术资料必须保持填写完整、签字盖章齐全、与施工进度同步。且严格按照地方标准资料管理规程进行收集和整理。
2、施工单位企业资质、各级管理人员岗位资格证书复印件、项目负责人授权书等（应加盖公司公章）是否齐，是否及时报送监理单位备案。
3、主要专业工种（含特殊工种）上岗资格证书复印件。4．施工组织设计文件、专项施工方案及审批记录。5．施工操作技术规程及国家有关规范、标准图集的配臵情况。
4、检验批、分项、分部（子分部）工程质量检验评定情况：检查资料是否
按档案管理的要求收集、整理、归档，内容填写是否真实、准确且与进度同步，各单位意见、结论、签字是否完整、有效。
5、各种材料的质量证明文件和试验报告、见证取样试验及检测报告是否完整。是否按照验收规范的要求送检并及时取回后按要求收集、整理、归档。
6、质量问题和质量事故处理记录：如施工现场存在质量缺陷或违反强制性标准的情况应对存在质量缺陷有相应的施工技术处理方案（此方案必须经监理审批）、处理过程记录、处理验收记录等，资料和实体质量的处理过程应形成双闭合。
7、技术交底、施工日志：检查记录是否完整，是否有针对性，且应与进度同步，记录内容应与监理单位的相关记录对应、一致。
3.7.2 对监理单位资料检查要点
1、监理单位企业资质证书、总监理工程师授权文件、项目监理机构各级人员上岗证复印件等（须加盖监理单位公章）是否齐全是否及时提报至建设单位备案。
2、检查监理规划、监理实施细则及审批手续是否完善，人员资格是否符合要求，内容是否有针对性、可行性。
3、是否按照要求对项目部人员、各专业工种人员、施工组织设计及施工专项方案、分包单位的资质、材料、构配件、设备投入使用或安装前进行审查并签署审核意见。
4、是否严格按照见证取样制度要求执行。
5、现场是否备有一套较完整的施工操作技术规程及国家有关规范、标准。
6、严格按规定对重点部位、关键工序实施旁站监理，及时填写旁站记录要求内容记录详尽、真实。
7、检验批、分项、分部验收及隐蔽工程验收记录应内容齐全、结论明确、签认手续完整。
8、监理月报内容是否严格按照建立规范要求编制。例如：月度晴雨表，进度完成情况比照、分析及建议，对月度工程质量、进度、工程款支付情况的综合评价等内容是否完整。
9、监理抽检记录是否符合要求。台帐是否齐全。
10、对施工现场违反工程建设强制性标准的行为是否下发监理工程师通知单，通知单签发手续是否齐全，质量问题整改结果的复查是否及时，记录是否齐全，资料应形成闭合。
11、监理单位各项工作统计台账是否齐全。
12、监理单位是否不定期对施工单位资料进行抽查并形成检查记录。
四、档案的保管、统计与鉴定
4.1 档案的保管条件和防护措施
4.1.1 档案库房
基本要求：根据《档案馆建筑设计规范》修建，一般密集架库房荷载1.2吨∕平方米，木柜子库房荷载600公斤∕平方米左右，库房控制在2.5m以上，防火等级Ⅱ以上，应处于全密封状态。
4.1.2档案防护措施
1、防火：
火灾产生原因：明火（如灯火、炉火、火柴杆、烟蒂余烬、焊火、喷枪）等，自燃物（煤堆、火药、胶片），易燃物（油、酒精），引燃现象（雷、电线短路）等。防火措施;配备消防器材。
2、防潮、防高温，保持适宜的温湿度
纸质载体库房最佳温度14-20℃，最高不可超过24℃，最佳相对湿度为45%-60%，保存底片的温度为13-15℃，相对湿度35-45%，保存照片的适宜温度14-24℃，相对湿度40-60%。
3、防光：来源，自然光、人工光，太阳光中的紫外线具有强烈的光氧化作用，对档案的破坏性最大。库内使用人工光源以用白炽灯即普通的钨丝灯泡为好。
4、防尘：有害气体、砂土、煤屑、烟渣、机械粉末
5、防虫、防鼠：库房内禁止放粮食或食品
6、防磁：保存磁带的场所应该远离发动机、发电机、变压器、传输电线、雷达等强磁场环境。存放磁带的金属柜架要接地，离任何电气装置和导线至少1米。
7、防盗、防突发事故
4.2档案的保管方法
4.2.1 城建档案的排架管理
1、排架方法：分类排架、流水排架
（1）、分类排架：按类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地进行排列。
（2）、流水排架：不分类大流水排架和分类流水排架
1）、不分类大流水排架：按入库时间的先后顺序进行排架。
2）、分类流水排架：先按大类别划分，再在每个类别内按入库时间顺序依次排列（不宜将成套资料分开）。
4.2.2 柜架的排列管理
档案柜、架排列的各部分尺寸应该达到以下要求：主通道净宽不应小于1.00m，两行间净宽不应小于0.80m，顶端部与墙的间隔不应小于0.60m。库房内柜、架应成行垂直于有窗的墙面，外墙采光窗宜与档案柜架间的通道相对应，当无窗时应与管道通风孔开口方向相对应。
4.3 档案统计
4.3.1 档案统计工作要求
1、要有明确的目的性
2、要具有准确性
3、要保持连续性
4、要注意分析研究，提高认识，加强领导
4.3.2 档案统计方法
1、确定统计指标和统计指标体系
2、档案的统计工作程序
档案统计工作程序一般分为三个步骤：即统计调查、统计整理和统计分析
4.3.3 统计内容
1、档案数量的统计
2、档案鉴定情况统计
3、档案利用情况统计，包括利用效果统计、复用率统计、利用人次统计、利用卷次统计、复印页数统计。
4.4 档案鉴定
档案鉴定工作是鉴别档案显示和历史的价值，根据价值的大小确定保管期限，把没有价值和失去保存价值的档案剔出销毁的工作。
4.4.1档案的价值量和价值因素
档案保管期限的长短，是由档案价值的大小决定的，档案价值的大小是由档案的价值量决定的。
档案价值量由a、技术因素，b、功能因素，c、时间因素，d、典型因素，e、作者因素规定和制约的。
4.4.2 档案鉴定工作的两个过程
第一个过程，是在归档前对所归档的文件材料进行的一次鉴定。这次鉴定主要解决两个问题，一是鉴别文件拆了有无保存价值，从而确定文件材料的取舍，剔出无保存价值的城建文件材料。二是鉴别文件材料价值的大小，从而确定保管期限的长短，对每一个归档的保管单位，划出保管期限。这一个过程 实际上是对城建文件材料的第一步筛选和过滤的过程。
第二个过程，是在归档后档案管理工作中定期对城档案的鉴定，对已过保管期限的城建档案案卷重新进行审查，把失去利用价值的档案剔出销毁，对原划分不当的档案重新进行价值鉴定。这一个过程，实际上是对档案的又一次筛选和过滤的过程。
文件材料归档时的鉴定与管理过程中的鉴定具有密切的联系。归档时的鉴定是基础，它不仅对归档材料进行了去粗取精的筛选工作，而且对归档的档案划定保管期限。管理过程的鉴定就是在这个基础上，对档案重新进行审查，根据实际情况修正某些划分不当的保管期限，并且把确实已经失去保存价值的档案剔出销毁。
4.4.3 档案的鉴定方法
1、档案的保管期限一般分为永久、长期、短期保存三个档次。一般永久保存年限为60年以上，长期保存为30年，短期保存为10年。
2、确定档案保管期限的基本原则
根据《基本建设项目档案资料暂行规定》的附表—基本建设项目文件归档范围和保管期限表确定保管期限，对公司发展有很大作用和具有典型的代表公司成长历史的档案按永久保存。
4.4.4 档案的鉴定程序
鉴定准备→鉴定工作→销毁和善后处理工作。
4.5档案的销毁
4.5.1无效、失效档案由档案管理员申请，填写待销毁档案目录信息，经部门经理初审、总经理复审，董事长批准后方可销毁。
4.5.2销毁档案必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
五、建设工程建设单位文件
我司需交城建档案馆的档案除前期规划审批类文件外，施工单位有部分文件或我司施工内容应由我司提供相关资料。
5.1 工程准备阶段文件
5.2 施工单位档案中我司需提供的文件
施工单位档案中我司需提供的文件有：室内环境检测报告、各单项工程建筑工程竣工验收报告（表）、单元入户门相关文件等。另，武汉市城建档案馆要求建筑工程在施工中，变动内容未超过该部位图纸的30%，由原施工图作为竣工图，即经过图审的图，需我司提供。
档案整理标准和要求
档案整理标准和要求 1、文书档案：《归档文件整理标准》 （DB12/T127-2001）。 （1）归档范围：按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件，上级或其他单位发来的文件，无重要参考利用价值的不归档。 （2）保管期限：按照国家档案局8号令要求，2007年后（包括2007年），保管期限为永久、30年、10年。 （3）整理：归档文件以每份文件为一件，请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开，各为一件，集中排列。永久、30年应去除金属物，使用棉线或不锈钢钉装订。 归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处，如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。填写归档章的项目可盖章也可手写。字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。 将整理好的归档文件装盒，盒首放置归档文件目录，盒底放置备考表，并填写备考表项目。档案盒盒脊、封面项目填写齐全，应刻章并使用红色印油加盖，不可手写。 （4）计算机录入：将整理好的归档文件逐件录入档案管
理系统，做到文件级目录计算机检索。 2、会计档案：财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》（财会字〔1998〕32号）。 （1）分类和保管期限：会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。其中： 会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（15年） 会计账簿类包括：现金日记帐、银行存款日记账（25年 总账、各类明细账（15年）财务报告类包括：月报、季报（5年）年报（永久） 其他类包括：会计移交清册（15年） 会计档案保管清册、会计档案销毁清册（永久）（2）组卷：会计凭证要求凭证封面项目填写齐全，签署完整，装订整齐，包角，加盖骑缝章。会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册，加封皮，编制卷内目录。会计报表中年报要求去除金属物，装订成册，加封皮。 （3）装盒：采用会计档案专用档案盒，盒脊、盒封面项目填写齐全规范（不可手写，需购置（刻）章加盖，红色）。每卷填写备考表，签署完备。 （4）排列和编号：按照类别——年度排列。即案卷按凭证、账簿、财务报告、其他四类分开，再按时间顺序编制大流水号。
干部人事档案管理规定
干部人事档案管理规定 ----WORD文档，下载后可编辑修改---- 下面是小编收集整理的范本，欢迎您借鉴参考阅读和下载，侵删。您的努力学习是为了更美好的未来！ 干部人事档案管理条例第一章总则 第一条为了加强干部档案工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为干部工作服务，为国家积累档案史料，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》的有关规定，特制订本条例。 第二条干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。 第三条干部档案工作，是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。 第四条干部档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由干部主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。 第五条在干部档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保干部档案的完整与安全。 第二章体制、机构和职责 第六条干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上(含县)机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理;县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。干部档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部档案要固定专人管理，业务工作要接受本单位组织人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。 第七条县以上(含县)的组织、人事部门，应建立相应的干部档案管理工作机构，并负责对本地区、本部门、本系统的干部档案工作进行指导、监督和检查。
档案管理理论与档案整理
档案管理学 档案的分类： 1按照来源标准，即按其形成的性质可分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等。 2按照内容标准有两种划分方法： 3按照载体的形式标准，有金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、锦帛档案、纸质档案等； 记录信息的方式可分为：文字档案、图形档案、音像档案、电子文件；音像档案：照片、录音、录像、影片档案。 4按照时间标准划分：古代档案、近代档案、现代档案 5按照所有权标准：国家所有档案、集体所有档案、个人所有档案【国外分为：公共档案、私人档案】 6在中国常见的档案种类：文书档案、科技档案、专门档案 档案管理理论分析 1环节论：（最常见的一种形式）六环节论：收集→分析→鉴定→保管（保护）→统计→利用; 八环节论：收集→分析→鉴定→保管（保护）→统计→利用→检索→编研 2信息论：（《档案管理信息论》）输入→加工→输出→反馈 3三阶段论：形成→管理→利用 档案的起源 1文字产生前的档案： ①结绳记事②书契③岩画 2文字产生后的档案 ①文字 ②载体国外：纸莎草—泥板—贝叶—羊皮（蜡版） 国内：甲骨—金石—简牍—绵帛—纸 档案的定义： 复杂定义：档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存完备的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。 简化定义：档案是原始数据、信息和知识的记录。 1 直接分为党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、科学技术档案等 2 先分为普通档案【如：党务档案、国家政务档案等】和专门档案【如；公安档案、诉讼档案、会计档案、科学技术档案等
1法语国家：档案是文件 三个方面：2英语国家：档案是进入到档案馆的文件 3苏中国家：文件经归档后即为档案—文件中心 档案的属性： 1本质属性：原始性 2一般属性：知识性：储存传播知识 信息性：①扩充性②可压缩性③可替代性④可传输性 文化性：表现为①民主和开放的环境②档案机构性质的转变③为公众为社会服务 档案的价值和作用 1价值：凭证、参考→【行政凭据、法律信任、史料共计】 2作用：机关工作的直考依据、政治斗争的必要手段、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的优秀材料（以上都是国家作用）国家、组织、个人维权的重要（个人作用） 档案工作的基本原则 1我国档案事业管理体制——集中制 国家所有（立档单位） 集中管理 分级设馆 馆网庞大 2基本原则（基本原则建立在管理体制上） ①统一领导，分设管理：A分设按行政级别来分级B按专业来分设 ②维护档案的完整与安全：A数量要求完整，质量保证B安全性：实体安全、内容安全 3便于社会各方面利用： （1）以档案原件提供利用 （2）以档案复制品提供利用 （3）综合档案内容编写书面资料提供利用 收集的定义： 档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级档案保管机构。
档案编制要求及管理办法
档案资料编制要求及管理办法 为了加强项目档案资料管理工作，规范项目资料、文件保管程序，保证各类档案资料的完整性，避免后期竣工资料的返工，结合《贵阳市城市轨道交通工程竣工档案验收移交细则》及《贵阳市城市轨道交通有限公司声像档案管理细则》的相关规定，特制定资料编制要求及管理办法。 一、纸质文件归档要求 （一）归档文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘测、设计、监理、施工等方面技术标准的规定。 （二）归档文件应为原件，应真实、准确、完整，与轨道交通工程实际相符合。 （三）归档文件字迹清楚，图样清晰，图表整洁，盖章规范，图章完整清晰，负有责任的各方签署手续完备（签名、盖章）。 1.签字人：技术负责人、质检员签字一栏必须是投标技术负责人及持证质检员签字，若有人员变更，则以变更通知下发之日起的相关文件由变更确认的人员签字。 2.盖章：必须是中标单位公章。 （四）归档文件中文字书写应符合国家用字规范，采用国家颁布实施的简化汉字，图表的绘制应符合国家制图标准的规定。 （五）归档文件中文字材料幅面尺寸宜为A4 幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 （六）竣工文件材料使用的纸张、照片、光盘等记录材料和载体材料
必须质量优良，耐久性强。 （七）归档的竣工图必须为新蓝图。 （八）对破损的文件、图纸应进行托裱，使用无粮浆糊，不得使用胶纸带粘贴。 （九）工程文件应采用能够长期保存耐久性强的书写材料，如碳素中性笔,不得使用易褪色的书写材料,如圆珠笔、铅笔、复写纸等。 二、归档文件字体与页边距要求 （一）归档文件字体、字号要求 （二）表格页边距要求 纵向左边距、横向上边距必须保证2.5cm的装订线，其它三边尽量满足要求。（表格页边距已经调整好） （三）签名 必须由本人签名，签名字迹必须工整、清晰，不可艺术话。 三、工程变更依据性文件质量要求 （一）施工单位施工过程中发现设计文件和图纸有差错的应当及时提
2019年干部人事档案整理实施方案-精选word文档 (2页)
2019年干部人事档案整理实施方案-精选word文档 本文部分内容来自网络整理，本司不为其真实性负责，如有异议或侵权请及时联系，本司将立即删除！ == 本文为word格式，下载后可方便编辑和修改！ == 干部人事档案整理实施方案 干部人事档案管理工作是干部工作的基础，随着干部人事制度改革的不断深 入化，干部工作的规范化，对干部人事档案管理工作提出了更高的要求。为了 逐步加强和规范我校干部人事档案工作，提高干部人事档案工作水平，有效地 保护和利用档案，拟制定本方案。 一、指导思想 干部人事档案整理工作，是档案建设的基础工作之一，必须坚持以《干部档案 工作条例》、《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案工作制度》及有关 文件为依据，立足收集整理，狠抓基础建设，提高管理水平，确保提供利用。 不断完善干部人事档案管理制度与相关工作流程，实现人事档案管理的科学化、规范化，保证每一份干部人事档案的完整性。 二、工作目标 我校干部人事档案整理工作将努力实现以下主要目标：做好干部档案材料的收集、编目、归档工作，充实和完善干部档案内容，进一步搞好干部人事档案整 理和完善工作。特别要在目前个人散材料较多的情况下，切实提高档案材料的 质量，做好干部人事档案的规范化管理工作，切实做好档案的整理工作，保证 每卷档案的完整、真实、条理、精炼、实用。 三、主要任务 要按照中组部对于干部人事档案材料的新要求、新标准对现有的人事档案进行 逐一整理。并对于不能存放A4纸型档案卷盒或者老化影响实用的进行更换，使干部人事档案用纸、档案卷盒等所用材料符合国家档案的有关标准。整理过程 中要注意做好干部人事档案的材料归档、目录调整及卷盒的更换等工作。 四、当前我校干部档案管理现状及存在问题 1、干部档案管理制度不够健全和完善。部分材料归档不及时，有时导致一些资料无法弥补；内容不够细致，有些材料缺乏有效性的认定；工作要求与实际情 况有一定程度的脱节。 2、填写信息相对落后陈旧。如最近一次填写的职工履历表时间为201X年， 个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的变更，档案材料的短缺，都直接 影响到了案卷质量。 3、档案管理硬件条件有待改善。随着近几年干部队伍的不断发展，处级领导干部数量的增加，干部档案管理工作的任务也日渐繁重。目前还存在一部分干部 档案未能入盒装订，仍以散材料的形式装于档案袋中。档案整理过程中的有关 设备如专用打孔机、碎纸机、档案卷盒等有待于补充和更换。 建立完善的干部人事档案，是使干部管理工作更加有序、规范的关键一环。此项工作涉及面广，工作量大，而目前我部管档卷数较多，人员配备相对较少， 面临当前较为繁重的整理任务，建议抽调政治和业务素质较好的党员干部及 有档案管理经验的同志在相应独立的操作室进行集中整理，而确保整理过程中
照片档案归档整理规则
照片档案归档整理规则 一.归档内容： 1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单 位工作形成的照片。 2.反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。 3.单位组织或参加重要外事活动的照片。 4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。 5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。 6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品的照片。 7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。 8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。 9.与其他载体有密切联系的照片。 10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。 11.其他有保存价值的照片。 二.归档要求及归档方式： 1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一 整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、
无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。 7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。 8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。 三.归档时间： 1.照片资料每年三月——六月归档。 2. 照片制作成光盘或数码照片可根据具体活动情况随时归档。 四.整理规则 1 整理原则 照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。每一件事分为一组，底片相应和照片一起同时归档。 2.照片的分类 按照《电力工业企业档案分类规则》（0——9大类）为分类原则。即年度—保管期限—问题进行分类，分类方案应保持前后一致，不能随意变动。 3. 照片的排列 应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。 照片册按照全宗号、年度、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。 4. 照片的编号 照片号是固定和反映每张照片在分类与排列顺序的一组字符代码。由年度、保管期限代码、册号、张号和一组照片内的顺序号组成。采用五段式，第一段四位数字表示形成的年份，第二段表示保管期限代码，第三段表示册号，第四段表示流水号，第 2
会计档案的整理与归档方法
会计档案的整理与归档方法 一、会计档案含义料归档范围 会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。 二、会计档案材料归档范围 根据财政部、国家档案局1998年制发的《会计档案管理办法》中的有关规定，会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性（非指本单位）不办的文件；未生效的合同、协议、单据；未定稿和重份文件；无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。具体包括： （一）会计凭证类 包括现金凭证、银行转账凭证、销售凭证、成本核算、工资凭证等； 会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种：（企业会计中还有汇总凭证）１、原始凭证是经济业务发生时，所填写的书面证明，是会计核算的原始依据；原始凭证分自制和外来凭证两种。 自制凭证是由本单位填写的（如验收单、领料单、借款单），外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。 ２、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的，分为收款凭证，付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。
综上所述：会计凭证归档范围包括：原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。 （二）会计帐簿类 会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证只能反映某项经济业务，而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。帐簿主要有下面几种： １、序时帐簿（又称日记帐）、出纳帐、银行帐； ２、分类帐簿： 分类帐簿分总帐和明细帐两种 （１）总帐（总分类帐），即按总分类帐户分类登记的帐簿； （２）明细帐（明细分类帐），即按明细帐户分类登记的帐簿； ３、辅助帐（备查帐簿），还有固定资产明细帐（卡片）各种登记簿等都要归档，即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。 （三）会计报表类 会计报表是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动，财务收支计划情况的报告文件。是根据帐簿的记载，加以归纳、整理和汇总编制出来的。会计报表种类，主要有： １、从内容分：资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等； ２、从时间分：旬报、月报、季报、年报等； ３、从单位分：基层报表、汇总表等。（按各机关在编制会计报表时，所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归档
人事档案管理实施细则
发行版本：A 人事档案管理实施细则修改次数：0 文件编号：QG/SDXS452-2012 1 适用范围 本实施细则规定了中国石油天然气股份有限公司山东销售分公司（以下简称公司）人事案档管理的内容及要求。 本实施细则适用于公司及所属各全资单位。控参股公司人事档案管理参照本实施细则执行。本实施细则不适用于基层库站。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本实施细则的引用而成为本文件的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于文件。凡是不注日期的引用文件中，其最新版本适用于本文件。 2.1 组通字[1991]13号《干部档案管理条例》 2.2 组通字[1996]14号《干部人事档案材料收集归档规定》 2.3 油人字[2001]385号《中国石油天然气股份有限公司干部人事档案管理暂行办法》 2.4 石油人事[2011] 272号《中国石油天然气股份有限公司人事档案管理规定》 3 术语和定义 本文件采用以下定义： 3.1 人事档案：是指国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的， 中国石油山东销售公司 2012-07-20修订 2012-12-01实
施 记录和反映个人经历、德才能技、工作表现的，以员工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。 3.2 人事档案材料的鉴别：是指按照一定的原则和规定，对收集起来的档案材料进行审查、甄别其真伪，判断有无保存价值，确定其是否归入人事档案。 3.3 人事档案材料的整理：是指将经过鉴别的人事档案材料，以员工个人为单位装订成内容条理、系统的专门案卷，并不断对档案内容进行补充的工作。 3.4 人事档案材料排序：排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。 4 重要风险 4.1 人事档案在保管或转递过程中遗失。 4.2 人事档案材料不齐，缺少重要归档材料。 4.3 人事档案材料不符合归档要求。 5 职责 5.1 人事处是人事档案管理的归口管理部门，主要职责是： 5.1.1 负责制定及修改人事档案管理的相关规定、办法及实施细则；5.1.2 负责制定人事档案管理业务培训计划，并组织实施及考核； 5.1.3 负责对所属单位报送的人事档案材料进行监督检查； 5.1.4 负责对所属单位人事在职工作材料存档进行指导、检查及考核； 5.1.5 负责划定人事档案管理范围并按照管理权限管理相关人员人事档案或人事在职工作材料。 5.2 公司所属各单位人事档案管理主要职责：
文书档案整理方法
档案业务知识培训 2013.3
目录 第一章什么是档案 一、什么是档案 二、档案的形成者是谁 三、档案的本质属性 四、档案的形式多种多样 五、档案的作用 第二章归档文件整理规则 一、需要明确的几个基本概念 1、什么是归档文件 2、什么是归档文件整理 3、什么是“件” 二、文件的收集工作 1、确立文件的收集（归档）工作 2、归档文件的收集要求与方法 三、归档文件整理需要把握的四点要素 1、归档文件整理要做到四个分开 四、归档文件的装订 1、文件装订前对归档文件进行必要的修整 2、装订要以“件”为单位
3、确定装订顺序 4、装订方式和要求 五、归档文件的分类 1、确定分类方法 2、制定分类方案 3、文件实体分类六、归档文件的排列 七、归档文件的编号 1、盖印文件归档章 2、填写归档章 八、归档文件的编目 1、编制《文书档案归档文件目录》 2、装订《文书档案归档文件目录》 九、装盒 1、文件装盒要求 2、填写备考表、盒脊、封面 3、档案盒盒脊填写要求 第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则
什么是档案 一、什么是档案？ 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录 二、档案的形成者是谁？ 档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。 三、档案的本质属性是什么? 档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。四、档案的形式多种多样。 档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。 1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；
干部档案整理工作细则
干部档案整理工作细则 （中共中央组织部1991年3月29日） 第一章总则 第一条为了实现干部档案整理工作的规范化，搞好档案建设，便于档案的保管和利用，根据《干部档案工作条例》（以下简称《条例》）及有关规定，特制订本细则。 第二条干部档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个干部的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。 第三条各级干部档案管理部门，均应按本细则和有关规定的要求，对所管理的干部档案进行认真的整理。 第二章整理工作的基本要求 第四条整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。 第五条整理干部档案，事先要收集好干部档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。 第六条整理干部档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。 第三章档案材料的鉴别 第七条干部档案材料的鉴别工作，是干部档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入干部档案的工作。 第八条鉴别归档材料，必须根据中央有关文件的精神，以《条例》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等有关规定为依据，严肃认真地进行。 第九条鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。 第十条鉴别归档材料的具体做法： （一）判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于干部档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件、资料，可交文书档案或转有关部门保存。不属于干部档案内容，比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的，退给本人。无保存价值又不宜退回本人的，应登记报主管领导批准销毁； （二）审查材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人的交待等。处分材料一般应具备处分决定（包
档案归档文件整理的基本方法
归档文件整理的基本方法 一、装订 1、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法 每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1、分类方法 根据实际情况，我们选择以下分类方法
保管期限－年度分类法 这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如：长久：2001年、2002年、2003年…… 定期：2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。 （1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。 （2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号 （3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列
档案立卷及整理规范
档案立卷及整理规范 一、卷内文件排列 （一）不同年度的文件不得放在一起立卷，即卷内文件不允许跨年度立卷；跨年度的请示与批复，放在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年度立卷；跨年度的总结放在最后一年度立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷； （二）卷内文件按其形成时间顺序排列。首先按月份顺序排列，同一月的文件按日期的先后顺序排列； （三）文件的批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前、草稿在后；转发件在前、原件在后；结论性材料在前、依据材料在后。 二、卷内文件编号 （一）卷内文件应在有文字或图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角编写页号，空白页不编号； （二）卷内文件材料要拆除金属物，对破损文件材料应按裱糊技术要求托裱，装订线外有字迹的要加边托裱，有园珠笔、复写纸复写的材料应复制，连同复制件一并订入卷内，原件在前，复制件在后。 三、卷内文件目录的编制 （一）顺序号：卷内文件依其排列先后填写序号，一件一号； （二）文号：填写文件制发机关的发文字号，要写完全； （三）责任者：填写制成文件的单位名称，要写全称； （四）题名：一般照实抄录，原文标题过于简单，不能反映内容的，应在标题后用括号标注文件提要。例：一份五一放假通知，原文题为“通知”，应在标题后注为［关于五一放假的通知］，没有标题的文件，可依内容自拟标题外加［］。 （五）文件日期：填写文件的制发日期，没有日期的文件应考证清楚后填写； （六）所在页号：填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号； （七）备注：对卷内文件变化做必要说明。 四、卷内备考表的编制 （一）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况； （二）立卷人：完成立卷后由立卷者签名； （三）检查人：由案卷质量审核者签名； （四）立卷时间：由本单位主管档案负责人签名； （五）备考表附于卷尾。 五、案卷标题的拟定：案卷标题一般由作者、问题、文种组成。标题简练， 概括准确 六、案卷的装订： 用线绳在左侧三孔装订，中侧和下边要取齐，结头在背面，装订要结实、整齐、美观。不掉页，不压文件字迹，不损坏文件，不妨碍阅读
中央组织部《干部档案整理工作细则》
中央组织部《干部档案整理工作细则》 第一章总则 第一条为了实现干部档案整理工作的规范化，搞好档案建设，便于档案的保管和利用，根据《干部档案工作条例》（以下简称《条例》）及有关规定，特制订本细则。 第二条干部档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个干部的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。 第三条各级干部档案管理部门，均应按本细则和有关规定的要求，对所管理的干部档案进行认真的整理。 第二章整理工作的基本要求 第四条整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。 第五条整理干部档案，事先要收集好干部档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。 第六条整理干部档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。 第三章档案材料的鉴别 第七条干部档案材料的鉴别工作，是干部档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入干部档案的工作。 第八条鉴别归档材料，必须根据中央有关文件的精神，以《条例》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等有关规定为依据，严肃认真地进行。 第九条鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。 第十条鉴别归档材料的具体做法： （一）判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于干部档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件、资料，可交文书档案或转有关部门保存。不属于干部档案内容，比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的，退给本人。无保存价值又不宜退回本人的，应登记报主管领导批准销毁；（二）审查材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上报批复、主要证明材料、本人的交待等。处分材料一般应具备处分决定（包括免予处分的决定）、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。上述材料，属于成套的，必须齐全；每份归档材料，必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档； （三）审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。出国、出境审批表，须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后归档； （四）鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其它重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入干部档案，应交有关组织处理； （五）鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。 第四章档案材料的分类 第十一条对归档的材料必须按照《干部档案工作条例》中关于正、副本十类内容的划分进行分类。
档案整理规则
江苏淮阴发电有限公司 文书档案整理规则 1总则 1.1为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》和《江苏省国信集团档案管理办法》，结合公司实际，制定本规则。 1.2 本规则以“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”为指导思想，以计算机管理档案为基础，改革传统的立卷方法，推行文件级整理，对应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理原则、整理要求和整理方法作出基本规定。 1.3 本规则从2004年1月1日起实施。 2 整理原则 2.1 将文件以件为单位进行整理归档。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 2.2 归档文件应以本单位产生的具有查考价值的文件为主。除针对本单位的批复、指示和在工作中需要贯彻执行的重要依据性文件外，外来普发性文件一般不归档。其它文件可作资料备查。 3整理要求 3. 1归档文件应齐全完整，保管期限划分准确，分类排列有序，编号编目规范。 3.2归档文件所使用的纸张、书写材料、装订材料等应符合档案保护要求。用纸尺寸采用国际标准A4型；纸张较小或已破损的文件应予修整、托裱，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。 4整理方法 4.1件的确定 一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；收文的文件处理单与收文为一件；来文与复文各为一件（包括请示与批复、报告与批示、
函与复函等）；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。 4.2 分类 归档文件采用年度----保管期限分类法。即在同一年度下，将归档文件按永久、长期、短期相对集中装盒。 分年度。将文件按其形成的年度分开。跨年度时，一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。 分期限。将文件按照规定的保管期限分开。凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。 4.3装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；计算机及其网络环境下形成的文件，定稿无需保存的，正本在前，发文稿纸在后。 装订方式采用不锈钢钉在左侧装订，左、下侧对齐。较厚的文件采用“三孔一线”的装订方式。对短期保存及已装订成册不易拆钉的文件，可保持原装订。 4.4排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，将相关文件相对集中，按事由结合时间排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限的所有归档文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，在备考表中加以说明。 4.5编号 归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，一个年度一个保管期限编一个流水号。在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章，填写全宗号、年度、保管期限、件号、总页数等相关内容。其中全宗号先空置；年度填写4位阿拉伯数字；保管期限填写简称永、长、短；件号在分类
干部档案整理工作细则
干部档案整理工作细则 （中央组织部1991年3月29日） 第一章总则 第一条为了实现干部档案整理工作的规范化，搞好档案建设，便于档案的保管和利用，根据《干部档案工作条例》（以下简称《条例》）及有关规定，特制订本细则。 第二条干部档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个干部的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。 第三条各级干部档案管理部门，均应按本细则和有关规定的要求，对所管理的干部档案进行认真的整理。 第二章整理工作的基本要求 第四条整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。 第五条整理干部档案，事先要收集好干部档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。 第六条整理干部档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。 第三章档案材料的鉴别 第七条干部档案材料的鉴别工作，是干部档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入干部档案的工作。 第八条鉴别归档材料，必须根据中央有关文件的精神，以《条例》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等有关规定为依据，严肃认真地进行。 第九条鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。 第十条鉴别归档材料的具体做法： （一）判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于干部档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件、资料，可交文书档案或转有关部门保存。不属于干部档案内容，比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的，退给本人。无保存价值又不宜退回本人的，应登记报主管领导批准销毁； （二）审查材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人的交待等。处分材料一般应具备处分决定（包括免于处分的决定）、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。上述材料，属于成套的，必须齐全；每份归档材料，必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档； （三）审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。出国、出境审批表，须注明出去的任务、
档案整理及分类标准
For personal use only in study and research; not for commercial use 我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型： 1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； 2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 3 财务、会计及其管理方面的文件材料； 4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料； 5 经营管理方面的文件材料； 6 仪器、设备方面的文件材料； 7 基本建设、工程设计、施工方面的文件材料； 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。 9 本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。 10电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 11其它具有利用和保存价值的文件材料。 （一）整理单位： 件：即归档文件的整理单位。一般以每份文为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文各为一件。 对“件”和“为一件”的确定，原则上，整理单位应为“自然件”，即单份文件，一般以每
人文件为一件。 但根据实际情况，还有以下一些原则： 1、会议文件的确定：按内容（问题）分别确定为件。 2、会议记录：以会议种类各为一件，如党组会议记录、行政会议记录等等。 3、调查处理事项：一文一件 4、信息简报：每期为一件 5、请示与批复各为一件（四川省规定） 6、文件正本与不同稿本：正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 8、正文与与文件处理单：应与文件作为一件。 9、原件与复制件：复制件与原件作为一件。 10、转发文与被转发文：应作为一件。 11、报表、名册、图册等：按其本来的装订方式。一册（本）作为一件。 12、来文与复文：分别为一件。 （二）文件修整（略） 1、修裱破损文件
干部档案管理规定
干部档案管理规定公司内部编号：（GOOD-TMMT-MMUT-UUPTY-UUYY-DTTI-
干部档案管理制度 干部人事档案管理工作的规章制度很多，既有综合性的，又有单项的；既有全国统一制定、普遍适用的，又有各单位根据实际情况具体制定的。主要有： (1)《干部档案工作条例》(1990年修订，以下简称《条例》)，于1991年由中央组织部、国家档案局联名颁发。《条例》明确了干部人事档案管理工作的性质、任务、特点、体制，并对干部人事档案管理工作的各项内容作了统一的规定。它是一个法规性的文件，是干部人事档案管理工作最根本的规章制度，是各级干部人事档案管理部门制定具体管理制度的依据。 《条例》有两个附件，即：①“干部人事档案卷皮、档案袋样式和规格”，规定了干部人事档案卷皮的规格、式样、制作材料、颜色、项目设置。②“转递干部人事档案材料通知单”式样，规定了转递干部人事档案的统一办法。 (2)《干部档案整理工作细则》，是全国干部人事档案整理工作统一遵循的制度。它对整理干部人事档案的要求、标准、档案材料内容的鉴别、分类、整理过程、注意事项等作了详细的规定。 (3)《干部档案材料收集、归档的暂行规定》，对干部人事档案材料的收集、归档范围，归档材料必须具备的条件及收集档案的方法作了具体的规定。 除以上几种统一的制度外，还有一些基本的工作制度，如： 借阅利用制度。各级干部人事档案管理部门为了做好利用工作，根据各自管理的干部人事档案范围和干部管理权限，都制定了本地区、本部门或本系统查阅干部人事档案的制度。这项制度对借阅范围、借阅手续、借阅人、借阅方式以及是否可以抄录、复制作了规定。 登记制度。干部人事档案管理部门为了防止档案材料的遗失，便于查找、统计，建立了收档、借阅、摘抄档案材料、档案底帐和销毁材料等各项登记制度。这些制度的建立，不仅保证了正常的工作秩序，确保档案的安全，而且还使干部人事档案工作人员心中有数，随时了解并掌握“家底”情况，有利于研究、安排工作。 保密制度。这是一项必不可少的保证干部人事档案安全的制度。各级干部人事档案管理部门要根据所管干部人事档案的密级做好档案的保管、借阅、转递等工作。
档案整理工作方案
2017年归档文件整理工作方案 年度归档文件整理工作就是档案资政服务的基础,也就是档案管理工作资源建设的核心组成部分,为了更好地做好年度归档文件整理工作,根据《归档文件整理规则》与市档案局相关工作要求,特制定本方案如下: 一、指导思想 按照分工负责、各司其职、各负其责、齐全完整、应归尽归的原则,强化组织领导,加强业务知识学习,严格按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》的要求,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管与利用的目的,在规定时间内保质保量完成归档文件整理工作。 二、时间要求 归档文件整理工作从4月1日起——5月27日指导整理结束;7月31日前归档文件目录按标准打印完毕,原生电子文件与电子档案目录报市档案局。 三、工作标准
(一)文件材料的收集工作 文件材料的收集就是归档工作的起点,直接决定归档的质量,务必高度重视,认真负责。只有及时广泛收集,才能保证文件材料的齐全、准确、完整、有效。收集工作与年度评优评先挂钩,档案员务必将本机关的各种红头文件,黑头文件、会议材料、各种会议记录;重大活动资料、工作汇报、简报、专题报告、调研报告;工作计划、总结、小结;规章制度(规定)、干部(职工)登记表、花名册、各类统计报表(组织、人事、工资、业务报表等);协议、合同等收集齐全、完整,确保应归尽归。同时注意收集本机关及行业有保存价值的图书、报刊、资料、声像等,集中移交市档案局。 (二)文件材料的整理工作 1、档案员要按照《归档文件整理规则》与国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》的要求,认真指导各单位归档文件整理工作。 2、对上级业务部门有标准规定的按照行业标准整理。如:电业局(按件整理,划分为永久、长期、短期3个保管期限,按机构分类);邮政局、电信局(按企业分类整理);银行(按机构问题分类整理),各组要按其标准指导她们进行整理。