浅谈档案管理现代化

浅谈档案管理现代化

作者：李娟

来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第7期

文/菏泽市牡丹区疾病预防控制中心李娟

【摘要】随着信息网络现代化的快速发展，科技力量的不断进步，档案管理实现现代化成

为必然趋势。我国实现档案管理现代化不仅可以提高档案管理的整体水平，而且可以对经济社

会的发展产生重要作用。本文主要对企业档案管理现代化存在的问题进行了研究，并提出了一

些解决问题的方案。

【关键词】档案管理；现代化；对策

一、引言

所谓现代档案管理即是凭借管理软件，依照必要的流程，通过电脑操作，将所存档案进行

收拾、归类，完成组卷分录管理及查询和借阅管理等功能，以满足科研、生产、运营、管理等

各项活动在证据、责任和信息等方面的需要，深化推进档案精细化管理，加快由传统档案管理

方式向电子档案管理方式转型，全面提高档案工作基础管理水平和信息化水平，并逐步建立档

案数据库，使全部库存资料电子化及数字化。

二、档案管理现代化的必要性

（一）提高档案管理效率。随着人类社会进入信息时代，社会上存在着很多的信息，传统

的档案管理对于新的形势显得无能为力，新时期的档案管理需要充分利用信息时代的有关技术，这就迫切需要对传统的档案管理方法进行改革，实现档案管理的现代化。

（二）提高档案管理的经济效益和社会效益。随着信息时代的到来，档案管理者每天都要

面对大量的信息，关于这些信息的分类和管理需要大量工作人员来完成，使得档案管理人员不

堪重负，这就迫切需求采用现代化的档案管理方法对传统的档案管理方法进行改造。

三、档案管理现代化中存在的问题

（一）档案管理现代化意识淡薄。现阶段我国档案管理现代化观念不强，不仅仅是存在不

少领导对档案管理现代化工作的不了解，而且有的档案管理人员也没能彻底改变传统档案管理

思维，依然存在有些工作运用传统的工作办法，阻遏档案管理现代化的实现与遍及。并非只是

在档案管理工作过程中单纯运用了计算机技能，采用了缩微机与光盘等就称得上档案管理现代化。

（二）部分档案人员思想观念陈旧，计算机操作能力薄弱。因受档案工作长期构成的封闭

和半封闭环境的影响，有些档案工作者短少创新意识，思想观念仍然停留在“重管轻用”上，

把管好档案作为档案工作的要点，以为只需按时接收，利用时拿出来就行了，对开发档案信息

资源，提高档案利用率想得少。同时有些档案人员把握现代化信息技术和基本技能的才干单薄，还没有把工作要点转移到档案信息化上来。

（三）基层档案管理制度缺乏。档案管理体制制度不健全，对于管理机构并没有很好的去

行使自身的职权，档案管理部门没有健全地规范制度，且没有高水平的专业人员，这是整个基

本单位都存在的问题。档案管理人员的素质不能与现代化的档案管理要求相适应，不能够推广

一些管理经验。档案管理工作的首要载体是纸质档案，现阶段并没有电子信息的交流与存储。

新形势下档案管理的现代化

网络化?电子化?数字化 办公室业务?office opertions 107 办公室业务2012?10 文/中国民用航空东北地区空中交通管理局黑龙江分局谢丽娜 新形势下档案管理的现代化研究 【摘要】文章通过介绍档案管理的概念，引出新形势下档案管理现代化进程中存在的问题，并提出相应的解决办法。 【关键词】档案管理；现代化；问题；措施 一、前言 随着社会的不断变化发展，特别是计算机的普及和信息技术的广泛应用，我国档案管理工作也开始不断走向现代化，实现档案管理工作现代化是档案事业发展的需要①。“档案管理的现代化”主要是指档案管理在技术、资源、信息这几个方面的规范化和现代化，它是一个错综复杂的系统。我国社会现代化的新形势在一定程度上促进了档案管理现代化的进步，但是我们在肯定其取得的成绩的同时，也应该看到其中存在的问题，分析问题产生的原因，找到行之有效的解决措施，是实现档案管理现代化的必经之路。 二、现阶段档案管理现代化实践中存在的问题 （一）对档案管理没有科学的认识目前，社会上大部分群体的档案意识淡薄，认为档案管理无非就是对人员信息、以往工作等方面的记录和总结，档案形成之后如无特殊原因也很少被调用，甚至有些部门的领导者也没有充分认识到档案管理的现代化的重要意义，不能及时给予资金和技术支持，从而导致设备无法更新、先进技术不能引入，档案的管理工作仍然沿用过去的人工记录、整理、分类等方法，在这种情况下档案的价值很难体现出来。可见，对档案管理工作缺乏科学的认识和正确的态度严重影响了档案管理现代化的进程。 （二）档案管理工作者专业素养有待提高 社会的进步必然要求广大的社会主义劳动者素质的全面提高，档案管理的工作者是档案管理现代化的主力军当然也不例外。档案工作人员的素质和能力会直接关系到档案管理工作做的好坏，是档案管理现代化的重要环节。档案管 理现代化的实现要求相关工作人员不仅要有高尚的职业道德和良好的素质修养，还要求有完整专业知识技术储备，特别是能够把所掌握的最新的现代化技术应用到档案管理的实际工作中，才能在真正体现自身价值的同时，使档案管理工作符合新形势下档案管理工作的现代化发展要求。但是，遗憾的是，从目前的现状来看，档案管理各部门的从业人员无论是在职业素养上，还是专业知识能力上距离这一要求还有一定差距，在人员的队伍建设方面存在很多需要改进的方面。 （三）档案管理工作没有统一的规范和标准 规范化和标准化是档案管理现代化过程中的重要组成部分。社会各行业各部门现代化的实现都需要有一个明确的规范和标准，有章可循是各项工作有序进行的保障。然而，现阶段档案办公室管理秩序混乱，内部责任分工不明确，保存不合理，随意使用等现象时有发生，往往也给其他工作代来不便，甚至给整个企事业单位遭受损失。但是有关部门对这些问题的仍然不能给予足够的重视。 三、当前形势下实现档案管理的现代化的措施 （一）加大宣传力度，树立科学正确的档案管理现代化认识观 思想观念的现代化是保证实现档案管理现代化的基础和前提②。相关领导者要以身作责，发扬好模范带头作用，密切关注该领域的新变化和新的发展趋势，积极响应国家和上级的号招，做好宣传工作，让档案管理现代化的科学理念深入人心，在档案管理工作得到社会各界的普遍重视的基础上，全面推进档案管理的现代化进程。此外，还要加大先进技术和设备的资金投入，改变传统的工作方法和模式，把档案管理现代化落实到实处。 （二）努力做好现代化专业人才队伍的建设 档案管理的现代化是社会发展新形 式下的产物，新的要求也应运而生。档案管理工作者是实践的主体，档案管理的现代化能否顺利实现和发展，仅仅靠理论知识的普及和资金技术的支持还远远不够，关键还是要培养一批专业人才，能够及时捕捉最新动态，并且能够灵活运用所掌握的专业知识指导实际工作，正确面对和解决在工作中遇到的困难，加强与其他部门之间的交流与合作。 近年来，广大高校也相继开设了档案管理、图书管理、信息技术处理、数据库开发与应用等课程，可以说这些课程都是与档案管理现代化有着千丝万缕的联系，各高校应高度重视学生动手能力方面的培养。作为现代化建设的劳动者和接班人的大学生要严格要求自己，放眼未来脚踏实地，肯定自己的专业和自身价值。 （三）进一步推动档案管理的规范化、制度化 档案管理的规范化和制度化是档案管理工作现代化目标能否顺利实现的重要保证，特别是在当今这样一个信息时代，互联网的广泛应用使得信息资源的流通更加便利，因此需要权威部门应尽快制定出一套内容全面的规范标准，各领域企事业单位各部门参照有关规范，结合本部门的实际情况，综合考虑各方面因素，制定符合自己部门发展需要的制度，这样有利于各部门工作的高效有序进行，才能为档案管理现代化的顺利实现提供一个健康的环境。 四、结语 总之，档案管理现代化的性质决定其实现不是一蹴而就的，需要一个长期的发展过程，但只要我们能够改正错误，弥补不足，不断积累经验，密切关注新形势下的热点动态，紧随时代发展的步伐，相信档案管理的现代化一定能够实现！ 注释： ①梁艳.浅谈新形势下档案管理现代化[J ].办公室业务,2012(3):37-38. ②陈丽莲,黄建峰.档案管理的现代化[J ].办公室业务,2012(5):4-5.

信息化背景下如何做好档案管理工作

信息化背景下如何做好档案管理工作 作者：张凤丽 来源：《办公室业务（下半月）》 2020年第6期 文/吉林省大安市档案馆张凤丽 【摘要】随着信息技术的深入发展和广泛应用，档案管理模式已经从实体管理向数字化管 理转变，电子信息档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，但如何更好地做好电子信息档 案管理工作，变得更加重要，这需要我们对档案信息化管理有深刻的理解和认识。 【关键词】档案管理；优势；缺点；信息化 一、档案信息化管理的特征分析 （一）信息传递方便高效。很长一段时间内，档案管理工作会接触大量实物档案，因此难 以保证在相同的时空和位置开展集中审视，档案使用效率不高，不过伴随高新技术的持续进步，通过数据库等管理档案资料的方式受到了更多人的青睐，能够借助移动互联网等工具实现档案 资料共享，同时也不用因为时空等外部条件限制影响使用效率，能够在同一时间内实现档案数 据的全方位和远距离传输搜索，极大提升了档案的利用率和综合效益。 （二）投入的费用较少。之前在管理档案时往往会消耗大量的实物资本，同时在采集整合 和使用档案时也需要投入一定的劳动力成本，因此完整的档案管理工作结束后往往会付出较多 的费用。电子档案的出现极大解决了因为费用过高增加组织经济负担的问题，这一类型的档案 在工作各个流程中只会涉及具体数据，并要求在联网的条件下开展相关工作，极大压缩了在实 物和劳动力等各方面的成本费用，同时又能借助新兴技术实现对档案的高效化管理。在实际使 用方面，比之前的档案处理环境更加严格，避免纸质档案的腐烂、磨损等，但是电子档案则完 全不用考虑上述问题，不过也需要保证网络环境的安全性，避免黑客入侵等造成档案资料外泄。 （三）电子档案对网络环境安全性的要求更高。尽管电子档案有纸质档案无法比拟的诸多 优点，不过因为互联网本身的共享和公共属性，档案资料在联网的条件下也很容易传输和搜索，一旦遭遇黑客袭击，那么档案文件处于极其危险的境地，病毒等迅速扩散和破坏电子档案运输 的全过程，严重的甚至会危机档案数据库，部分电子数据因为受到不合理使用成为部分人牟取 暴利的工具，进而不利于整个档案管理工作的有序进行。 （四）档案数据化对软硬件设施的配置要求更高。实现档案的信息化管理前提是配备安全 稳定的网络环境、专业管理工具和装置等，因此也需要投入一定的费用。因为电子档案的储存 时间较长，稍有不慎就可能使得档案陷入不安全状态，影响档案的保存。举个例子，当存储档 案的电脑使用年限到期、装置受损等，这些都会危及到电子档案的安全，所以相关员工应该有 较强的风险防控意识，按期检查和护理组织中的硬件设施，确保电子档案的长期保存。之前通 过实物等方式储存档案的方式，远远滞后于时代发展形势，因此也将逐步被淘汰。 二、提升档案数据管理效率的具体措施 （一）调整滞后的管理模式，与时代管理思想同步。这些年，信息时代的到来使各行各业 都加速了转型步伐，档案管理工作同样遭遇前所未有的变革危机，但也预示着存在新的发展契机。之前很长一段时间里，档案管理工作效率一直无法得到实质性提升，也很难与当前的档案 管理任务有效对接，所以相关工作人员应该及时摒弃滞后的档案管理方式及思想，自觉学习利 于提升工作效益的相关软件工具，借助前沿的电子装置和高新科技实现档案信息资料的有机管理，创造新型的档案资料数据库，持续优化对不同档案文件的高效管理，增强档案管理的时效

浅谈档案管理中的信息化建设

浅谈档案管理中的信息化建设 摘要：随着现代信息技术的不断发展，档案信息化和档案管理数字化的建设也逐渐变成了可能，本文首先对档案相关概念、信息管理重要性做了必要的说明，其次针对目前分公司在档案建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。 关键词：浅谈档案管理信息化建设 一、档案信息化概念及开展信息管理的重要性 （一）档案信息化概念。档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为公司提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。就中国石油湖北**销售分公司来讲，档案馆的建立和完善对传承石油文化，承载公司自建立以来的发展历程，对公司的长远发展和科技创新方面，起着越来越不可替代的作用。 （二）开展信息管理的重要性。随着信息时代的到来，现代科学技术在公司经营管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子公文、各类管理系统、应用程序的数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信

息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。分公司档案的建设及管理的信息化程度将影响着档案利用的好坏和保管时间的长短，对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步，是档案工作的发展趋势。档案管理的信息化是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。 二、分公司档案建设管理中存在的问题 （一）观念问题 1.各部门档案管理的意识薄弱，对重要文件、资料和凭证的归档还没有引起足够的重视。一些部门主任对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理，而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。一些部门的档案管理人员对档案的分类存放和档案归档的及时性上认识不足，没有认识到这是一个循序渐进的工作，而是通常性的进行集中办理。 2.虽然在各部门建立了兼职的档案管理员制度，也对相关建档、录入标准进行了讲解和培训，但落实到具体部门和岗位人员上，却是贯彻不力，归档意识淡薄。通过档案信息化建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为分公司档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。 （二）技术层面的问题 1.档案系统的传输速度较慢，网络安全也是关系着档案系统

对档案管理现代化的认识与实践

价值工程 0引言 档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。明内阁大学士邱濬说档案的作用:“今世赖之以知古，后世赖之以知今者也”。在现实生活中其凭证作用和参考作用日益显现，人们常说的：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗”以及“未掺水的史料”是对其简单明了的概括。它作“为 机关工作的查考凭据、 生产建设的参考依据、政治斗争的必要工具、科学研究的可靠资料、宣传教育的生动素材”等发挥着重要的作用。随着社会信息化的迅猛发展，档案传统手工管理的弊端日益显现，应用现代管理方法和手段，积极采用先进的管理技术与设备进行管理已成为当前档案管理工作迫切需要研究和解决的问题。 1什么是档案管理现代化档案管理现代化，是相对档案传统手工管理而言的，它是以系统论等现代管理科学为指导，应用现代管理方法和手段，采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式和做法进行改革，使档案管理实现总目标的最佳效果。简而言之，就是运用“科学的管理方法、先进的管理理念、合理的管理体制、现代化的设备与技术条件、专业化的档案团队”，使档案在人类的生产、生活中发挥更加“便用、便捷和便利”的作用。 2为什么要实行档案现代化管理 2.1社会发展的需要实现档案工作现代化既是社会主义市场经济对档案工作的要求，更是适应我国实现现代化，赶超世界先进水平的必然要求。在建设社会主义市场经济的过程中，要从总体上提高现代化水平，就必须摸清国际国内的动态，了解过去和现状，以及今后的发展趋势，才能确定今后努力的目标和方向。而要做到这一点，就要求档案部门能迅速、准确地提供现代化所需的档案材料。只有采用现代化手段，才能在较短时间内，迅速查阅到利用者所需要的档案材料，及时提供利用。 2.2科技发展的需要随着科学技术的进步和信息时代的要求，利用计算机、现代通讯设备检索和利用档案已经成为日常工作的常态。通过运用现代科学技术和工具实行档案现代化管理，不仅极大地提高档案的查找速度、大大缩短档案信息处理传递的时间、有效提高查全率、节约利用者查阅档案的时间和提高服务质量，而且为实现档案馆将从保管史料的基地，发展为名副其实的科学研究和各方面利用档案信息的中心通过了技术支撑和物质基础。 2.3事业发展的需要随着档案事业的不断发展，档案的种类和数量急剧增长，给保管和利用带来一系列问题。一方面利用者也对档案工作提出了更高的要求，他们希望档案部门能及时地、无遗漏地向其提供所需要的档案材料，并迅速传递到每一个需要利用的地方。另一方面也是档案工作自身发展的需要，过去落后的手工管 理无法解决档案工作面临的种种难题，不可避免地会影响档案事业 的发展，改革落后的档案管理手段势在必行并且刻不容缓。 3如何实现档案现代化管理 相对而言，目前档案工作的管理现代化水平有一定的提高，但在档案管理方法和手段方面与世界先进水平相比，还有一定的差距。由此，我们必须加快档案工作现代化的步伐。 3.1增添现代化设施档案保护现代化传统意义上档案保护现代化主要是指档案库房、档案设施设备等现代化以及档案载体保管保护水平的现代化。随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、电子档案等，这些档案信息的记录和存储载体有磁性的、光学性 的，还有磁带、 磁盘、光盘等不同形式。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求。因此，我们不仅研究有效保护和保管档案载体的方式、方法，还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性，更要加大投入，确保实施先进，不出纰漏。 3.2规范标准化操作在信息时代，信息的共享与网络和沟通更依赖于统一的标准与规范。由此，标准化管理成为档案管理现代 化的一项重要工作。 一是通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能够有机地联系起来，并且在档案的管理中得最佳的效益。如各种档 案数据的交换、 档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系。二是规范归档单位及保管期限，比如文书档案要以“件”为单位，保管期限以“永久、30年、10年”整理归档。三是尝试立卷改革，达到不仅仅利用档案方便快捷，而且规范安全，方便查找、借阅，从而提高档案管理工作效率。同时还有有的放矢的逐步完善实物档案、声像档案、科技档案等专业档案的归档立卷工作。 3.3实行一体化统筹一体化就是指档案管理的各个部分为达到一个总目标，按照统一计划而行动，管理工作也由若干个相互依存相互制约的部分构成整体。一是要求档案工作制度的创新，要力求打破过去自身的条块分割的局限，注重其工作制度的开放性。使档案职能管理部门能够对一定区域的档案事业进行统筹规划、统一布局、组织协调及具体业务指导。二是要求大规模的全面管理模式，我们要把全国范围内的档案信息作为一个信息整体进行管理，在注重实体保管的基础上，更注重档案信息的合理利用与社会信息资源的共享。三是实现数字化管理，电子技术的迅猛发展已及条形码技术、网络博客、BBS 等都为档案数字化提供了理想的网络平台,我们要充分利用与整合科技成果，做到为我所用。 3.4体现智力化服务一是注意开发管理人员的智力，充分调动人的主动性、积极性和创造性，要求具有应变能力、充满活力和高效率；改变过去老弱病残者从事档案工作那种照顾性安排工作的不良做法，要选择年富力强、专业对口的专业人员从事档案工作，要求档案人员持证上岗，并不间断的学习新知识、研究新问题、探索新方法。二是不断提高档案人员的科学技术知识水平要尽快建设一支复 —————————————————————— —作者简介：冯秀合（1964-），男，湖北房县人，助理研究员，现任十堰电大（教 院）工会副主席。 对档案管理现代化的认识与实践 Knowledge and Practice of Modernization of Archives Administration 冯秀合Feng Xiuhe （十堰广播电视大学，十堰442000；十堰教育学院，十堰442000） （Shiyan Radio and TV University ，Shiyan 442000，China ；Shiyan Education College ，Shiyan 442000，China ） 摘要：本文从廊清档案管理现代化的概念入手，在分析实行档案现代化管理必要性与迫切性的基础上，尝试性的探讨了实现档案现代化管 理路径选择与相关措施。 Abstract:Starting from the concept of modernization of archives administration,the paper analyzed the necessary and urgency of modern management of archives,and discussed the path selection and corresponding measures to realize modern management of archives. 关键词：档案管理；信息技术；现代化；实现路径Key words:archives administration ；information technology ；modernization ；realizing method 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）01-0284-02 ·284·

关于加快档案管理现代化进程的思考

关于加快档案管理现代化进程的思考 发表时间：2014-08-06T15:43:51.450Z 来源：《中国科技教育·理论版》2014年第5期供稿作者：潘磊 [导读] 随着现代科学、生产和社会管理活动的发展，档案数量剧增。 潘磊哈尔滨市疾病预防控制中心 150000 摘要我国的档案管理相对来说还是比较落后的，跟西方国家相比较有很多的不足。针对于这样的情况，我们要加快档案管理的现代化进程。 关键词档案管理现代化思考 一、档案管理现代化的内涵 档案管理现代化是社会现代化的重要组成部分。如果从过程的角度理解，档案管理现代化是档案部门主动连接新科学技术的挑战，为促进社会现代化而进行的变革，传统档案向现代档案管理转化的过程。 二、档案管理现代化是历史发展的必然要求 （一）档案管理现代化是我国现代化建设的必然要求 首先，它承担收藏和保护我国历史上各个时期形成的档案的任务，这是负责管理国家宝贵历史文化财富的重任，是造福于子孙后代的长远大计。其次它担负提供档案，直接为现代化建设服务的任务。档案是开展各项工作的依据和必要条件，充分有效地利用档案，可以取得明显的经济效益和社会效益。特别是实施邓小平同志提出的“科学技术是第一生产力”的科学论断，开发利用好作为科技储备形式的科技档案，对于建设有中国特色的社会主义事业具有重要的战略意义。 （二）档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势 在过去的三十年中，现代管理技术和现代科学取得了惊人的发展。一方面，随着现代科学、生产和社会管理活动的发展，档案数量剧增。另一方面，随着现代科学技术的发展，现代信息处理技术也日臻完善和成熟，可以引进和消化运用于档案管理之中。 在现代技术的应用中，首先当属电子计算机，它已成为档案馆兴衰成败的关键。应用现代科学技术成果，改善档案保管条件，研究和发展档案保护技术，也已成为档案部门的共识和一致行动。档案部门采用计算机技术进行档案信息处理，建立和维护档案信息数据库等，有效地推进了档案管理自动化的发展。 （三）档案管理现代化将会提高档案工作的整体水平，推进全面建设 1.提高贮存、收藏能力。缩微技术、光盘技术等行动技术的采用，将极大地提高存贮密度，减少存贮空间。这就为日益增多的档案的存储和管理提出有效的解决途径，进而增强了档案部门的收藏能力，使其存贮的信息量增大，真正成为社会存贮回溯性信息的基地。 2.提高信息处理能力。档案管理现代化的核心和主要内容是电子计算机的应用。 3.提高档案信息资源开发利用能力。应用计算机技术进行档案编目、检索、借阅管理是最成功和主要方面。 三、知识经济时代档案管理工作面临的问题 （一）知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大 以为档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。 （二）依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程 知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。计算机已经广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。 （三）知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法 知识经济不仅意味着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。 (四)知识经济时代，对档案工作者的素质将提出更高的要求 选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。 四、加快档案管理信息化进程的对策 （一）要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化 计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。 （二）强化对档案的信息管理 1.建立集成系统，丰富档案储藏，增加信息的储存量。增强综合开发功能，全方位、多角度、多层次地收集档案信息，实行一体化管理，形成档案信息管理网络，以保证档案的完整。 2.对档案实行规范化管理，实现档案实体分类、编号、排架的标准化和规范化，做好档案业务基础工作，为利用档案信息资源奠定检索基础。 3.档案部门要把大量有价值的档案信息开发出来，做到传递、输出的档案信息的及时、准确性，因而必须建立计算机检索系统，建立

档案管理办法

XX公司档案管理办法 第一章总则 第一条为强化公司档案管理工作，实现档案管理的规范化、制度化，更好地服务公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》和《XX省档案管理条例》等有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。 第二条档案是企业的宝贵历史财富，档案工作是公司整体工作的重要组成部分，做好档案管理工作是为企业和职工负责的重要体现。严格执行《中华人民共和国档案法》《XX省档案管理条例》和《企业档案工作规范》，并将档案管理工作纳入企业发展规划和年度工作计划，依法治档、规范管档。 第三条公司档案原则上实行集中统一管理（专业档案管理须经公司档案管理工作领导小组批准后，由专业部门按照档案管理标准自行管理），基层单位按照档案管理权限分级管理。公司综合办公室设1名主抓档案管理工作的办公室副主任；公司组织部、人力资源部各设1名专职档案管理员；各单位档案管理由综合办公室负责，配备1名专职档案管理员，负责本单位档案日常管理和安全保密等工作。 第二章归档范围 第四条凡是反映公司工作活动、具有参考利用价值的各种文

件资料（公文、报告、电报、传真、图表、书信、报刊、账册、录音、录像、光盘、电子文件、照片等）均属归档范围。 1.文书档：本单位接收上级机关的文件资料，下发的文件资料，召开的重要会议记录和相关资料（党代会、职代会、党委会、董事会、总经理办公会等），合同、协议等。 2.会计档：会计凭证、会计账簿、财务报告、工资台账等。 3.科技档：地质勘探资料、图纸资料、建设项目资料等。 4.人事档：全公司干部、工人个人档案等。 5.其他档：史志、发展历程、统计报表、审计报告、干部调转介绍信等。 第五条各单位、各部门在工作中形成的各项文件资料，应指定专人收集和整理，准确反映企业党建工作、安全生产、经营管理、信访稳定和改革发展等各项活动的真实内容和历史过程。 第三章档案立卷 第六条各单位、各部门归档资料应于每年3月末前移交本单位档案室。 第七条接收档案时，严格划定保管期限（永久、30年、10年），分门别类整理装订成卷。凡是本单位主要职能活动和反映基本历史面貌的，对本单位具有长远利用价值的文件资料都应列为永久保管；凡是反映本单位一般活动的，在相当长时期内对本单位工作具有查考利用价值的文件资料，应列为30年；凡是在较短时期内对本单位工作具有查考利用价值的文件资料，应列为10年保管。 第八条移交档案资料要逐卷逐项清点，填写移交书一式二

浅析档案管理现代化

浅析档案管理现代化 作者：蒋小娟 来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第3期 【摘要】档案具有较大的社会价值，档案管理是对其价值的保障，如何才能提升档案管理 的效率和水平成了档案管理人员的首要问题，随着科学技术以及信息化技术的发展，传统的档 案管理已经难以满足当前社会需求，档案现代化管理具有重大的意义。因此，本文将首先分析 档案管理现代化的重要意义，然后结合档案管理现代化特点来提出一些措施。 【关键词】档案管理；意义；现代化 一、前言 随着信息化技术在各个行业中的应用，其不仅仅加快了工作效率，而且也提升了现代化水平，在档案管理工作中，资料信息化、档案管理现代化是时代发展的趋势，也是企业中档案管 理的关键部分，推动档案管理现代化具有重大意义。 二、档案管理现代化的重要意义 （一）档案管理现代化是其自身发展的必然趋势。近些年来，我国的经济得到了快速的发展，综合国力也有了很大的提升，从而有效地促进了档案管理事业的发展。在最近几年，多个 档案管理机构结合时代发展趋势对档案事业发展确立了明确的目标，按照档案科研、教育发展，将人才培育视为档案管理的基础，充分发挥现代化管理模式来促进档案管理目标的实现。结合 传统档案管理方式来加快档案管理模式创新，同时参考借鉴西方的档案管理模式，并且结合我 国档案管理的实际情况来推动档案管理现代化，促进档案管理的科学性与合理性，提升档案管 理工作效率。 （二）档案管理现代化是社会发展的必然选择。档案管理现代化和社会发展现代化是息息 相关的，也是相辅相成的。从某种角度来讲，档案管理现代化是在社会政治、经济、教育、文化、科技的基础之上发展的，只有这些基础条件得以满足之后方可实现档案管理现代化建设。 另外一方面，档案管理现代化是社会现代化发展需求，也是其发展基石，档案管理现代化的规 范建设也是社会现代化发展的重要体现。因此，在当前经济发展中，需要强化档案管理队伍建设，提升其专业素质和能力，从而加快档案管理现代化步伐。 三、加快档案管理现代化的措施研究 （一）重视基础性档案管理机制的建设。在基础性档案管理机制的建设中，主要可以从以 下两点入手：第一，建立完善科学的决策机制。基于档案管理现代化具有规模性和系统性的特征，所以，在进行管理的时候应该要对其进行全面性、整体性决策支持。决策的制定需要结合 行业以及部门的实际状况，做到机制适应档案管理的实际需求。档案管理中要以其整体性效益 为目标，加强各方面的决策制定以及责任落实，从而在实现效益的过程中促进档案管理发展。 第二，强化档案管理标准化制定。借助科学的管理规则、业务规范以及技术手段来收集、传递、检索、储存档案信息，并对其标准进行统一规定，根据国家相关性规定，如《CAD电子文件光 盘存储、归档与档案管理要求》《电子文件归档及管理规范》等文件要求，落实档案管理标准。 （二）落实档案管理人本化，为现代化档案管理提供人力保障。在档案管理中，现代化管 理对于知识以及技能方面更加重视，从而落实档案管理人本化，作为一个现代化档案管理人员，不仅仅需要了解档案管理、档案分类知识，而且还需要对历史知识、文件保存等方面知识进行 了解，从而强化档案管理服务水平。随着现代化档案管理技术的不断更新应用，比如微机管理、

《档案管理信息化 浅谈档案管理信息化》

《档案管理信息化浅谈档案管理信息化》随着经济的发展、社会的进步，计算机越来越深入到我们日常的工作学习及生活中，成为我们日常生活中不可缺少的辅助工作。档案管理系统用计算机管理档案的一种计算机应用技术的创新。档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图标、音像及其其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，许多单位档案存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。如何才能实现档案管理信息化呢。笔者认为，必须从增强档案管理现代化意识、加快硬件设施建设、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这四个方面着手。 一、更新观念，增强档案管理现代化意识 管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化的首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代形成的对档案管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。 二、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化

要及时配备档案管理现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政的投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济效益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。 三、建立规范的管理机制 在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。 创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。 统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一

关于档案管理办法及实施细则{新版}

关于档案管理办法及实施细则【2019年第一版】为进一步完善公司的管理体系，完加强全公司档案的收集、整理、归档的效率与措施，确保档案的完整性、准确性和系统性，促进公司的持续健康发展，结合实际，制定本办法。 一、总则 1.1为加强公司档案管理工作，有效地保护和使用档案，特制订本办法。 1.2本办法所称的档案是指过去和现在的公司各部门、各项目及员工从事作业、经营、管理、宣传及行政类文件、人事类文件、各类合同、财务管理等，直接形成的对公司有保存价值的各类文字、图表、帐册、凭证、报表、技术资料、电子文件、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 1.3档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.4档案管理工作采用“双部门管控，共同管理”原则，由综合管理部统一管理。 1.5档案管理指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、登记、归档、装订、封存、销档等活动。 1.6档案材料收集整理归档工作应遵循真实、全面、及时、规范、系统的原则。 二、归档范围 2.1公司资料：公司章程、注册资料、验资报告、资质证书（原件、申办资料、变更记录、年检记录）、机构变革记录、公司大事记、公司年报/推文、各类固定资产资料（包括车辆）、企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、视频、照片、录音等形式的历史记录。 2.2行政类档案：流程制度类文件、行政法规性文件、会议记录、各类公文、公司重大事件记录、政府职能部门颁发需要公司执行的各种行业标准、公司对外的正式发文与相关机构来往的函件、物资采购（物资采购、库存、保管、调派等）管理中形成的各种文件材料。 2.3人事档案：员工履历、学历及技能证书、考评、晋升、薪酬调降记录、奖惩

浅析档案管理工作现代化

浅析档案管理工作现代化 档案管理的现代化发展有助于提升档案管理工作的效率与效果，使之更好地服务于组织其他工作。在这种背景下，本研究首先概述了档案管理现代化的内容构成，进而档案管理现代化存在的问题，最后给出了档案管理现代化的完善措施。 标签：档案管理；现代化；内容；问题；完善措施 一、档案管理现代化的内容 （一）档案管理资源的信息化发展 在信息化快速发展的背景下，档案管理资源的信息化发展是实现档案管理信息化的最基础实践。该项内容的信息化主要体现为在档案资源及档案管理程序方面，借助计算机与信息技术实现信息的电子化渠道传输与保存，确保档案资源能够在计算机信息系统中得到最为有效的协调使用与完备开发。在这一基础上，档案管理资源也能够最大程度上在组织内部及外部实现科学共享，为组织的可持续发展及社会进步作出贡献。 （二）档案保护工作的现代化发展 伴随着科技的进步和发展，新型存储介质快速发展以及现代化信息技术的持续涌现，发展出了一些新型的承载档案信息的载体，较有代表性的如机读档案、电子档案、声像档案等等，都是科技化发展的结果，较之原有的传统的信息存储方式，这些针对信息的记录和存储方式更加方便、全面和高效。所以也正在被越来越多的人广泛应用。因为新型的载体档案在使用方式以及存储方面都和传统的档案信息的存储介质存在着显著的差距，所以，相关的档案管理部门应当着重加强针对新型载体的档案存储及管理的方式进行高效的研究，以便于使其更好地服务于档案管理的工作。 （三）档案管理方式的现代化发展 通常来说，档案管理方式的现代化主要涉及如下几点：一是档案管理理论的现代化发展，也即组织有必要借助一定的手段来对当前较为流行的档案管理方式加以学习与培训，并进一步结合自身需求而实现有针对性的应用。二是充分利用先进化的档案管理技术，组织有必要持续地将档案管理先进设施与技术引入到实际的档案管理工作中，最终在档案管理工作中全面实现自动化与信息化。 二、档案管理现代化存在的问题 （一）档案管理的标准化程度较低 标准化是档案管理现代化水平的重要指标，在当前的组织实践中，松散的管

档案信息化管理制度

档案信息化管理制度 第一章电子文件归档与管理制度 第一条为适应本单位信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。 第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。 第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位责职。 第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。 第六条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。 第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。 第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。 逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。 物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。 第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。 第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。 第十一条各科室在每年6月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。 第十二条移交档案室的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。 第十三条归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应采用专门的保护设备和保护技术手段，其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17-20℃；相对湿度控制在35-45%。 第十四条接收入库的电子档案，应定期进行检验、转存，发现问题要及时采取恢复措施。第十五条归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。 第十六条利用归档的电子文件，应使用复制件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络

浅谈现代化档案管理工作的重要性

浅谈现代化档案管理工作的重要性 摘要：任何一个企事业单位都离不开档案管理，而现代化的管理更是带来了档案管理许多便捷。本文先介绍档案管理基本知识以及现代化管理的优势，进而指出管理工作的不足之处，最后指出哪些方面体现管理在工作中的重要程度。 关键词：档案；管理工作；重要性 前言： 档案对于企业来说是管理的基础，是企业发展的依据和写照，而档案管理是一项非常重要的工作，它关系着企业整体决策的方向，如果没有好的档案管理制度，造成档案管理混乱，整理不完整，那么会给企业带来非常大的影响，乃至造成企业巨大的损失；而现代化的档案管理就改变了原有的管理方式，将手写、卷宗类的管理模式转变为现代化的管理模式，利用计算机进行整理汇编，将相关文件扫描入电脑，分门别类的整体规划，既方便使用寻找，更加减少了空间占用，最重要的是为企业发展的需要提供非常便捷的支持服务。因此，企业对于档案管理工作重视程度高低，决定着企业的未来发展方向。 一、粗略介绍档案管理的基本知识 档案管理包括很多方面，不仅仅体现在对档案的一项整理工作，还包括档案的鉴定工作、档案统计和编辑工作、以及档案后续的利用工作等。而档案管理根本上就是一项非常复杂的工作，分为很多步骤和层级，首先要将档案按类别进行区分，之后针对每一类别中档案的重要程度加以调整，然后对于档案的基本信息进行整理和汇总，最后才能将档案归置于各个区域中，定期检查其完整性。 档案的作用有很多，包括对以往企业发展的依据，也可以作为未来发展时的参考资料，还可以提供其他机构作为参考和展览等综合作用。随着科技的进步和发展，档案管理方式也随之而改革，加入了很多新的有利于管理工作的管理方式，利用现代化管理的先进性，提高工作效率，更加完善档案的保存和管理工作。 档案管理的目的不仅仅体现在对档案的保存等性质上，更多的是体现出一种管理机制，一种为企业发展提供基础支持的管理方式，为企业服务，使得企业在决策的时候有据可循，有理可查，确保企业发展向着正确的方向前进。 二、现代化档案管理有哪些优势和重要性

浅析现代化电子档案管理模式

浅析现代化电子档案管理模式 为了适应全球化、经济化工作的需要，进行电子档案管理形式的更新是必要的，这也适应了当下信息化、网络化等的工作需要。随着计算机体系的不断更新，现代化电子档案管理方式不断得到更新，这体现在一系列的社会实践活动中，出现了一系列的电子档案。这是信息社会发展的重要产物，是当下档案体系的重要组成部分。为了满足时代的需要，档案管理人员需要与时俱进，进行电子档案特点的有效认识，进行档案管理工作的认真研究，推动当下档案管理的日常工作。 标签：信息时代；电子档案；管理；电子化；应用特点；应用模式 1 电子档案特点及其优势的分析 伴随着国际全球化的趋势，世界的电子信息体系越来越完善，电子计算的应用是非常普及，是当下办公的重要手段。在当下这个科技发展时代，电子计算机及其现代通信技术的结合，更有利于信息技术工作的开展，其进行了一系列的电子档案的产生。广义上来说，电子档案就是工作过程中出现的具备一定价值的信息记录资料。这里面涉及到不同形式的电子档案形成、存储及其管理形式，相对于传统的纸质档案技术模式，新型的档案管理具备更大的挑战，这需要档案工作人员给予充分的重视，积极做好电子档案的管理工作，提升电子档案的整体管理效益。 根据对当下电子档案管理形式的分析，其文件记录的形式是多样化的，并且其整体的变化性比较大。一般来说，档案管理工作都是需要由档案人员进行操作的，其整体工作效率比较低，这是因为其受到了传统档案归档方法的克制。比如较为落后的查阅检索形式，这就难以进行档案作用的充分发挥。这就需要进行一种新型的档案管理形式的应用，比如进行电子档案形式的应用，利用计算机的方法将这些信息以数字化的形式存储起来，积极做好相关的存储及其归档工作，从而提升其整体应用效益。 相对于传统的纸质档案，电子档案具备非常大的优越性，比如电子档案信息的非直读性特点。在实践应用过程中，电子档案通过数字编码形式的应用，将这些内容进行载体的记录。为了更好的进行电子档案的管理，需要做好相关的压缩边及其加密技术处理工作，保证其内部内容的充分解压及其解密，从而满足实际工作的需要。 为了更好的进行电子档案的管理，需要落实好元数据及其信息背景的分析。这是因为电子档案的元数据必须进行文件信息的依附，否则就无法进行电子文件原貌的恢复。电子档案的应用前提是电子文件，其一系列的传送，需要进行网络操作，这就需要进行文件背景信息的分析，更有效的进行档案的隐患控制，从而满足实际工作的需要。 通过对电子档案的分析，更有利于进行电子档案的优越性的分析，电子档案