规范化公文

规范化公文

2000年1月15日修改并印发）（全国人大常委会办公厅总则第一章

提高公文第一条科学化，为使人大机关的公文处理工作规范化、制度化、

处理的质量和效率，制定本办法。

人大机关的公文，是人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形第二条

成的具有特定效力和规范格式的文书，是发布法律、地方性法规、决定、决议、公告，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。人大机关文秘部门是人大机关公文管理的工作机构，负责公文的处第三条人大机关各部门应当设置专门机协调和指导本机关各部门的公文处理工作。理；构或者配备专职人员负责本部门的公文的处理工作，并逐步改善办公条件。

文秘工作人员应当忠于职守、保守秘密、作风严谨，具备相应的业务知识。人大机关的公文处理，包括公文拟制、审核、办理、管理、立卷归第四条档等一系列衔接有序的工作。公文处理必须做到规范、准确、及时、安全。公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保第五条

国家秘密的安全。

第二章公文种类

人大机关的公文种类主要有：公告，决议，决定，法、条例、规则、第六条

实施办法，议案，建议、批评和意见，请示，批复，报告，通知，通报，函，意见，会议纪要等。

公告适用于发布法律、地方性法规及其他重要事项。

适用于经会议审议或讨论通过的重要事项。决议

决定适用于对重要事项做出的决策和安排。适用于人大及其常委会审议通过的法律、地方法、条例、规则、实施办法性法规。

1

提案人向人大及其常委会提请依据法定程序，议案适用于根据法律规定，审议的事项。

由常委会的办建议、批评和意见适用于人大代表向人大及其常委会提出，事机构交由有关机关、组织研究处理并负责答复的事项。

请示适用于请求指示、批准事项。

批复适用于答复请示事项。报告适用于汇报工作、反映情况、提出建议

等。

适用于传达指示，转发公文，传达需要办理、执行或周知的事项，任通知免人员等。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报向有关主管部门询问和答复问题；适用于不相隶属机关之间商洽工作、函

提出请求事项等。

适用于对议案或重要问题提出见解和处理办法等。意见

适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要

第三章公文格式

人大机关的公文，一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机第七条

关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。

“秘涉密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、秘密等级和保密期限一、“机密”级公文还应当密”，标注于公文首页发文机关标识右上方。“绝密”、标明份数序号，位于公文首页左上方。

“急件”；紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急件”、二、紧急程度紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

即版头，由发文机关全称或者规范化简称组成，也可以三、发文机关标识主办机关名称应当联合行文，由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成。排列在前，或者按照规范顺序排列。

发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。发文字号应当四、发文字号

2

只标明主办机关发文字横线之上居中处。联合发文，排列于发文机关标识之下，号。横线中央不嵌五星。外事公文按照外交部门的要求办理。上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，由发文机关的五、签发人

领导审批签字。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文的种六、标题

类。由发文机关全称（或者规范化简称）、主要内容和文种组成，也可以由主要内容和文种组成。位于主送机关或者正文之上居中排列。

指主要受理公文的机关。应当用全称或者规范化简称，位于七、主送机关

正文上方，顶格排列。

八、正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。公文附件，应当注明顺序号和名称。位于正文之后，发文机关署九、附件名之前。十、发文机关署名发文机关应当写全称或者规范化简称。

应当以领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关十一、成文日期领导的签发日期为准。电报应当以发出日期为准。

公文中有发文机关署名的（含联合发文），应当加盖发文十二、加盖印章不得采取“此页无正文”加盖印章必须有正文，机关印章。印章必须与署名相符。的方法处理。主题词的标注，应当符合公文主题词标注的各项规则。位于十三、

主题词公文末页，抄送单位之上。指除主送机关以外的其他需要告知的上下级、同级或不相十四、抄送单位隶属机关。

位于公文末页下端。由公文制发机关名称、印制版记印发日期组成，十五、印

发日期应当用阿拉伯数字书写。

A4十六、公文用纸一般为型（210mm×297mm）。左侧装订。

号）标宋体字，主送2号（或小公文标准印刷字号：通常情况下，标题用2

号黑体字，3机关、正文用3号仿宋体字。文中小标题，按结构层次，第一层用

号仿宋体字。主题词号楷体字，附件、发文机关署名、抄送单位用第二层用33 号黑体字。使用33

第四章行文规则

第八条人大机关的行文关系，应根据各部门的隶属关系和职权范围确定。

一、人大机关各部门在本部门职权范围内，可相互行文。

同必要时，二、人大机关各部门可向下一级人大机关的有关业务部门行文。

时抄送其直接上级机关。

人大机关部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

三、人大机关各部门可对外向不同隶属关系的部门行文。重要问题的行文，

应当与有关部门协商一致后再行文。

上一级人大机关部门与下一级人大机关部门可联四、同级人大机关各部门、合

行文；人大机关部门与同级党委、政府部门及其它部门也可联合行文。

联合行文应当确有必要，单位不宜过多。

请示问题，应当一事一文，不得在非请示公文中夹带请示事项。不第九条

应当抄送被越过的上级因特殊情况必须越级请示时，得越级请示或者多头请示。机关。

文秘部门按(室)除特殊情况外，向领导请示问题的公文，一般应当送办公厅

规定程序办理，不应直接送领导本人。

公文办理第五章

公文的办理分为收文和发文。收文办理主要包括：公文的签收、登第十条

记、分发、传阅、拟办、批办、承办和催办等程序；发文办理主要包括：公文的

起草、校核、审签、登记、印制和分发等程序。

一、收文的办理

逐件清点来文后签收。发现问题，应及时向发文机关查询并采取 ) (一签收相

应措施。将公文的发文机关、发文字号、标题、秘密等级、份数、收到时)二登

记 (

间及处理情况等逐项填写清楚，以利于管理、查询和催办。4

根据来文内容或者来文单位的要求，以及收文单位的有关规定， (三)分发将公文及时分送有关领导和部门。

不得随意扩大传阅范围。四 ()传阅按照规定和程序将公文送有关领导传阅，文秘部门应随时掌握公文去向，避免漏传和延误。

对需要办理的公文，由文秘部门提出拟办意见，再送请主) (五拟办、批办

管领导批示后办理。

领导批示后的公文，应当按照领导批示内容办理。对属于有关职( 六)承办

不能部门承办的公文，文秘部门应尽快交职能部门办理。承办部门应及时办理，应及时退得延误、推诿。如认为不属于本部门职责或者不适宜由本部门承办的，回交办部门并说明理由。

需要文秘部门提出办理意见应及时上报，对需要报请领导批示的重要公文，紧急公文应当提出办应将办理意见和代拟文稿一并上报。或建议并代拟文稿的，理时限。

重要的公文应及时、对办理中的公文应当进行督办、催办查询。紧急、 (七)并采取适当方式随时或做到件件有结果，重点催办，一般公文也应当定期催办，定期向领导反馈办理情况。

二、发文的办理

草拟公文应当做到： ( 一)公文的起草

1 ．符合国家的宪法、法律、法规和党的方针、政策及有关规定。情况确实，观点明确，条理清晰，文字精炼，用词和标点符号准确、规．

2 范。”，“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1． 3．结构层次序数，第一层为第四层为“（1）”

4 ．必须使用国家法定计量单位。、国名、地名、人名、时间、数字、引文和文字表述、密级、抄送单位、 5

主题词应当准确、恰当，汉字、标点符号的用法应当符合有关规定。公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修

辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它的应当使用阿拉伯数字。公文文稿送领导审批之前，应当逐级认真细致地校对审核。校对审核二 ()5

公文校对审核的内容是：

报批程序是否符合规定。 1．内容是否符合国家的法律、法规和党的方针、政策及有关规定，是否完． 2

整、准确地体现发文机关的意图；并同现行有关公文相衔接。

涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。 3．

4．所提措施和办法是否切实可行。 5 ．文种使用是否准确，公文格式是否规范。

如内容确需作实质性修在印发之前应再作校核。 6．已经领导审批的文稿，

改的；须报原审批领导复审。

公文须经主管领导审批签发。重要公文应当由发文机关主要领导 ( 三)审签

审批签发。联合发文，应当由所有联署机关的领导会签。领导审批签发公文，主

签字笔或者签批公文应当用钢笔、批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。毛笔，不要用铅笔。按照发文字号编制办法的要求，进行登记编号。登记编

号 (四)做到准确、及时、规范、安全。秘密公文应当由机要印刷厂或者印制五) ( 一般印刷厂的保密车间印制。

应由主办单位或者文秘部门分送主送机关、抄送机关。六 ()分发

传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传第十一条

真机等传输秘密公文，必须采用符合规定的加密装置。不得密电明复，或者明、应当复印后使用热敏纸的传真件，密电报混用。凡需存档或者报请领导批示的、再办理。

公文立卷、归档和销毁第六章

公文办理完毕，应当根据档案法及机关档案管理部门的规定，按第十二条

部门和个人不并定期向档案部门移交。时将公文的正本、定稿和有关材料立卷，得保存应当归档的公文。

联合办理的公文，原件由主办单位负责立卷，相关单位可保存复第十三条印件。6

没有归档和存查价值的公文，经鉴别和主管领导批准，可定期销第十四条

确保不丢失、毁。销毁秘密公文，应当到保密部门指定的场所，由两人以上监销。

不漏销。销毁绝密级公文（含电报），应当进行登记。

第七章附则

各级人大机关可根据本办法的规定，结合实际情况，制定实施细第十五条

则。日全国人大常61998年2月1 第十六条本办法自2001年月1日起施行。委会办公厅印发的《人大机关公文处理办法（试行）》同时废止。六安市人大

常委会机关公文处理办法)

日市人大常委会秘书长办公会通过5月13年(2003

总则第一章

为使市人大常委会机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，第一

条提高公文处理的效率和质量，参照《省人大常委会机关公文处理办法》，结合

市人大常委会机关实际，制订本办法。是市人大及其常委会在依法行使各项职

市人大常委会机关的公文，第二条权过程中形成的具有特定效力和规范格

式的文书。清退、管理、市人大常委会机关的公文处理是包括公文拟制、办理、第三条

销毁、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。公文处理必须做到准确、及时、安全。各工作委员会负责各自的公文处理市人大常委会办公室、研究室、第四

条

工作。办公室秘书一科负责公文办理、清退、销毁、立卷归档等管理工作。公文

处理工作人员应当忠于职守、作风严谨、严守机密、廉洁正派，具备相应的专业7

知识。公文处理必须严格执行国家有关法律、法规及有关保密制度和规第五条定，确保党和国家机密的安全。

公文种类第二章

市人大常委会机关的公文种类主要有：第六条

适用于发布代表、地方国家机关工作人员的选举、罢免及其他重一、公告要事项。适用于市人民代表大会及其常委员会讨论通过的重大事项。决定、决议二、适用于以市人大常委会名义颁布的规章制度。三、规定、办法

适用于根据法律规定，依照法定程序，提案人向人民代表大会及四、议案

其常委会提请审议的事项。适用于人大代表向人民代表大会及其常委会提出，五、建议、批评和意见

由常委会的办事机构交有关机关、组织研究处理并负责答复的事项。适用于传达指示，转发公文，传达需要办理、执行或周知的事项，六、通知

任免人员等。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。七、通报适用于汇报工作、反映情况、请求指示和批准的事项。八、报告、请示适用于行文答复请示事项。九、批复

适用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题等。十、函

适用于对议案或重要问题提出见解或处理办法等。十一、意见适用于记载、传达会议情况和议定事项。十二、会议纪要

第三章公文格式

第七条公文格式一般包括：密级、紧急程度、版头、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文时间、印章、附注、主题词、抄送机关、印制版记等。

8

一、秘密等级秘密公文应当由机关保密办确定等级，分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标注于公文首页左上方。

二、紧急程度紧急公文应分别标明“特急件”、“急件”；紧急电报应标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

三、版头版头由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，或者加括号标明文种组成。联合行文时，主办机关应该排列在前。

四、发文字号发文字号由机关代字、年份、序号组成。“文件”的发文字号应当排列于版头之下，横线之上。“函”的发文号应当排列于版头之下，横线之下居右侧。联合发文，只标明主办机关发文字号。

五、签发人上报公文应当在发文字号右侧标注：“签发人”，由发文机关的领导审批签字。

六、标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文的种类。位于主送机关或正文之上正中间。

七、主送机关主要受理公文的机关。应当用全称或规范化简称，位于正文上方，顶格排列。

八、正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。

九、附件公文附件，应当在正文之后，发文机关署名之前注明附件顺序和名称。

十、发文机关署名发文机关应当写全称或规范化简称。

十一、成文时间应当以领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为准。电报应当以发出日期为准。

十二、加盖印章公文中有发文机关署名的（含联合发文），应当加盖部门印章。印章必须与署名相符。

十三、主题词主题词的标注，应当符合公文主题词标注的各项规则。

十四、抄报、抄送单位指除主送机关以外的其他需要告知的上下级、同级或不相隶属机关。“抄报”是向上级机关和领导报送公文；“抄送”是向同级、下级或不相隶属机关分送公文。应当排列于公文末页下端。

十五、印制版记由公文制发机关名称、印发日期和印发份数组成，标于公文末页下端。印发日期和份数应当用阿拉伯数字书写。

9

第八条会议通过的文件，应当注明会议名称和通过的日期。

行文规则第四章

市中级人民法院和市人民检察院直接市人大常委会对市人民政府、第九条按照法律规定改变或者撤销下一对市人民政府所属部门一般不直接行文；行文，级人民代表大会的不适当的决议，以市人大常委会名义行文。对外联系工作，请示报告，答复询问，通知有关事项等，一般以市第十条人大常委会办公室名义行文。市人大常委会各工作机构可以以工作机构名义向省人大有关机构，外市人大

区人大常委会有关机构及与业务有关的市直单位直接市内县、常委会有关机构，行文。请示问题，应当一事一文，不得在非请示公文中夹带请示事项。第十一条

应当抄送被越过的上因特殊情况必须越级请示时，不得越级请示，或多头请示。级机关。

公文办理第五章

公文的办理分为收文和发文。第十二条

一、收文的办理

应当逐件清点来文后签收。如发现问题，应及时向发文机关查（一）签收询。绝密件由指定的专人收拆。应当将公文的发文机关、发文字号、标题、密级、份数、收到（二）登记

时间及处理情况等逐项填写清楚。以及收文单位的有关规应当根据来文内容和来文单位的要求，（三）分发

定，将公文及时分送有关领导和部门。急件随到随分。发至市团级的文件按规定的阅读范围直接送阅。凡范围不明确的或需由秘书一科直接分发；凡范围明确，份数足够的文件，要批办的，按以下几种情况分发、送阅：01

１、中央、全国人大、国务院、省委、省人大、省政府、市委、市政府（均含办公室）及中央各部门、直各部门、市直各部门文件，根据文件主送机关、内容，由秘书一科填写《收文送阅标签》，送秘书长或分管领导阅批。

2、全国、省人大常委会征求意见的有关法律草案分交有关工作委员会。

3、上报市人大常委会备案审查的规范性文件交由内务司法工委按照审查备案的有关规定办理。

4、全国人大常委会、国务院、省人大常委会、省政府、外市和本市各县区人大常委会的文件及内部资料等，一般由秘书一科确定范围直接分发有关领导和工委。比较重要的，送室领导阅批。

5、重要会议通知、重大事宜以及涉及各工作委员会的传真电报送秘书长阅批；其他内容的送办公室主任阅批。

（四）传阅按照规定和程序将公文送有关领导传阅，不得随意扩大传阅范围，秘书一科应随时掌握公文去向，避免漏传和延误。凡需组织传阅的文件，按以下办法组织传阅：

1、根据文件内容，一般先送主管和分管领导同志，后送其他同志。

2、送阅文件，按文件的缓急和重要程度，将办文与阅文，急件与平件、电报与文件以及党内文件与党外文件分夹呈送。勤送勤取，及时催阅，加快文件运转速度。

３、凡传阅的文件，阅文同志阅后应签署姓名和时间。

４、离退休干部阅读文件，由秘书三科根据有关规定组织阅读。

（五）批办对需要办理的公文，根据领导批办意见，及时交办理单位办理；涉及两个以上部门的问题，批示应注明主办与协办单位，主办单位应主动牵头和商办。承办单位要履行签收手续。

（六）承办有领导批示的公文，应当按照领导批示内容办理。对需要报请领导批示的重要公文，应及时上报，需要办理部门提出办理意见或建议并代拟文稿的，应将办理意见和代拟文稿一并上报。紧急公文应提出办理时限。对办理的公文做到件件有结果，并向交办领导反馈情况。办结后在原文上作简单注明，以供日后备查。

二、发文的办理

11

（一）公文的起草草拟公文应当做到：

１、符合国家的法律、法规、地方性法规和党的方针、政策及有关规定。２、情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，用词和标点准确、规范。３、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层“１”，第四层为“（１）”。

４、必须使用国家法定计量单位。

５、公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

６、起草文电，一律使用规定的办文封面，填写拟稿单位、时间、拟稿人和审稿人姓名等栏目。文电草稿要留有修改的空档。

（二）校对审核公文文稿送领导审批之前，应当认真细致地逐级校对审核，文责自负。常委会党组、常委会、办公室的重要公文应有秘书长或副秘书长签交秘书二科统一校对审核。

秘书二科校对审核的内容是：

１、报批程序是否符合规定；

２、内容是否符合国家的方针、政策及有关规定，是否完整、准确体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；

３、涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；

４、所提措施和办法是否切实可行；

５、人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、抄报（送）单位是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法是否符合有关规定，内容是否符合国家的法律、行政法规和地方性法规。

已经领导审批过的文稿，在印发之前应再作校核。经校核，如内容需作实质性修改，须报原审批领导复审。

（三）审签公文须经主管领导审批签发。重要公文应当由机关主要领导或上级领导审批签发。联合发文，应当由所有联署机关的领导会签。领导审批签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和日期。签发公文应当用碳素笔。签发公文应遵循下列程序：

１、市人大常委会党组的公文，由党组书记、副书记或党组授权的同志签发。21

以人大常委会名义行文的公文，由主任、主持日常工作的副主任或授权的其他副主任、秘书长签发。上述两种公文草稿，拟稿单位均应先送秘书长审阅后呈签。

2、市人大常委会机关党总支的公文，由机关党总支书记或者副书记签发。

3、市人大常委会办公室的公文，由办公室主任签发。由人大常委会领导直接签批用办公室名义行文的，各工作机构以办公室名义行文的，应送秘书长或分管副秘书长签发。

4、各工作机构的公文，由其主任或者副主任签发。

（四）格式校核、登记编号常委会党组、机关党总支文件,常委会文件，办公室文件，常委会调查报告在秘书一科校核格式、标引主题词和登记编号。（五）印制应当做到准确、及时、规范、安全、保密。

发出的公文根据领导签发，到秘书一科加盖相应级别印章。

（六）分发一般由秘书一科和主办委、室分发主送机关、抄报（送）机关。

第十三条传递秘密级以上的公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置，不得密电明复，或者明、密电混用。绝密级公文不得利用传真机和计算机传输。凡需存档或请领导批示传真件，应当复印后再办理。

第六章公文立卷、归档

第十四条公文办理完毕后，应根据档案法及机关档案管理实施细则，按时将

公文和有关材料及时向秘书一科移交。部门和个人不得保存应归档的公文。

第十五条联合办理的公文，由主办单位负责立卷，相关单位如需要可保存复印件。

第十六条下列文件、材料应列入立卷归档范围：

（一）全国人大、省人大、市委、市政府（均含办公厅、室）文件。

（二）市人民代表大会、市人大常委会党组、市人大常委会、市人大常委会各工作机构、市人大常委会机关党总支、市人大常委会办公室的文件、会议材料、记录（录音磁带）、照片、录像带、报纸刊登的有关消息报导。

（三）领导同志参加全国、省人民代表大会及其常务委员会和市内有关会议31

的文件、材料。

（四）全国人大、省、市委负责人及市外来访者的讲话录音稿、录音磁带、照片、录像带等。

（五）市人大常委会主任、副主任、委员视察和各工作机构进行调研形成的材料。

（六）领导同志在文件上的重要批示。

（七）市人大常委会编印的刊物、简报。

（八）人大代表、人民群众的重要来信来访材料，及人大代表的议案、意见、建议的办理材料。

（九）人事任免材料。

（十）重要的电话记录。

（十一）房屋设计图纸等基本建设资料，机关信息化建设及其他重大工程的建设资料。

第十七条各工作机构形成的文件，除按规定交秘书一科归档外，各工作机构应存留一份，以备查用。

第十八条机关人事工作和财务工作方面的公文（含附件），按规定统一整理交机关档案室，会计帐册、人事档案，由主管科室负责立卷、存档。

第十九条立卷归档的文件、材料要齐全完整，如请示与批复、底稿与印件、主件与附件、来文与复文、来电与复电、文来电复、电来文复，开一次会议形成的文件材料等，档案管理人员都要收齐归档，打印件要一式二份，随原稿存档。第二十条在秘书一科登记编号的公文由秘书一科留存整理交档案室；其他属归档的公文、材料，由经办部门按立卷归档要求，负责整理交档案室；常委会领导同志参加或列席省人民代表大会及其常委会和市内有关会议的文件、材料，由领导同志秘书按立卷归档要求，及时整理交档案室，不符合归档要求的，应重新整理。归档时间，一般在当年的第一季度交上年文件。

第七章清退与销毁

41

第二十二条“三密”文件，由秘书一科直接收回清退。

其他资料一般不清退，由各科室集中管理，集中送秘书一科统一按规定销毁。第二十三条秘书一科一般每年三月份向市委办公室清退文件。各工作机构和科室每半年向秘书一科清退一次文件，需继续留阅的文件，可在清退后另外办理借阅手续。

51

日常公文格式排版

日常公文格式排版 由于每种公文都有不同种类，框架结构也有差异，具体细节需要具体分析，本篇从快捷、易学的角度出发，罗列出一些大致的编排要求，不详细但足够应对简单的公文。 一、每面排22行，每行排28个字 二、订位为两钉外钉眼距版面上下边缘各70mm处 三、份号： 6位阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行 四、密级和保密期限： 3号黑体，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限数字用阿拉伯数字 五、紧密程度： 3号黑体，按份号，密级和保密期限，紧急程度的顺序自上而下分行排列 六、发文机关标志： 发文机关全称或规范化简称加“文件”二字 也可发文机关全称或规范化简称 红色小标宋体 联席行文时，主办单位在前，逐行排列，如有“文件”二字，置

于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准，上下居中排布七、发文字号： 〔2016〕1号，1不编为01，不编虚号，编排在发文机关标志下空二行，上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一行签发人姓名处在同一行 八、签发人： 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一行，编排在发文机关标志下空二行位置，“签发人”三字用3号仿宋，签发人姓名用3号楷体 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐 九、标题： 2号小标宋体，编排于红色分割线下空二行位置，标题排列应当使用梯形或菱形（单倍行距，段落→取消两个勾） 十、主送机关： 标题下空一行，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关后标全角冒号 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标题下空一行直接写正文 十一、正文： 公文首页必须显示正文，3号仿宋，每个自然段左空二字，回行

关于进一步加强和改进公文处理工作的意见.doc

关于进一步加强和改进公文处理工作的 意见 关于进一步加强和改进公文处理工作的意见 -------------------------------------------------------------------------------- 徐教办〔20××〕 53 号 局机关各处室： 近年来，我局认真贯彻省、市关于机关行政公文处理工作的规定，不断改进公文处理工作，发文数量明显减少，公文质量不断提高。但是，与新形势下加强机关作风建设、提高文件质量和运转效率的要求相比，公文处理工作还存在一些问题。为切实转变机关作风，精简文件数量，提高办文质量，规范公文运转，根据省、市政府关于行政机关公文处理办法和省教育厅《关于进一步改革公文处理工作的意见》要求，现就进一步加强和改进公文处理工作提出以下意见。 一、严格规范发文规格和形式 (一)规范以市委教育工委、市教育局名义制发的公文使用范围。"中共徐州市委教育工委文件"、"中共徐州市教育局党委文件"和"徐州市教育局文件"主要用于贯彻执行省市党委、政府和省教育厅的重要决策和工作部署;发布关系全市教育改革发展的重要规划和计划、重要政策、重大改革方案和需要各级教育行政部门、学校普遍执

行或周知的重大事项;以执法主体名义作出的具体行政行为;向上级机关的请示、报告;与平行机关共同组织实施重大事项的联合发文;以及其它需以局名义印发的公文等。 "徐州市教育局"函件主要用于市教育局就具体事项或日常事务与有关部门或单位进行商榷;答复有关部门和单位的重要询问;批复下级机关或学校的一般性工作请示;答复市人大代表、政协委员的建议和提案;向上级领导和部门报告(通报)具体事项;以及其它应当以局名义印发的函件。 (二)规范以局办公室名义制发的公文使用范围。"徐州市教育局办公室文件"主要用于就具体问题向教育系统和直属单位进行工作布置或通报有关事项;就具体问题向上级有关部门请示、报告;印发一般性会议通知;答复省教育厅办公室、市有关委办局征求对有关具体问题的意见，或报告办理结果;就具体事项与市有关部门办公室、县(市、区)教育部门或有关单位进行商榷;属于经常性、事务性工作中需要各处室转达或答复的事项;经局领导同意的事项，以及其它需以局办公室名义印发的公文。 二、切实精简发文数量 (三)严格控制发文数量。内容空泛、要求笼统的文件不发;法律法规已有明确规定的不再发文;已有明确政策或办法，只是重申要求的不再发文;凡可用电话、函件等方式解决的问题，不另行文。对一般性会议、活动问题的请示，可复印或传真局领导批件答复请示单位，不另行文。对可不行文或不便行文的请示，可通过电话将局领导

公文文件格式管理规定

公文文件格式管理规定 公文文件格式管理条例 第一章格式管理规定 第一条公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。 第二条公文眉首一般包括文件名称、发文字号、签发人等内容。 1、文件名称由发文部门全称或规范化简称加文件二字，用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，发文字号之上，居中。两个以上部门联合行文，主办部门应排列在前。 2、发文字号包括部门代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、横线之上、左对齐。几个部门联合行文，只标注主办部门发文字号。 3、签发人向上级部门报送的文件，要由主要负责人签发，主要负责人外出时，由主持工作的负责人签发。签发人姓名置于发文号的同行右端。 第三条公文正文部分一般包括标题、主送部门、内容、附件、发文部门、发文日期、印章等。 1、标题置于眉首之下、主送部门之上、居中。标题一般应当标明发文部门名称、事由、公文种类，要准确、简要地概括公文的主要内容，标题中除法规、规章名称和书名外，

一般不用标点符号。 2、主送部门是指公文的主要受理部门，应当使用全称或规范化简称、统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。一般普发公文，可主送几个以上部门;向上请示，一般只写一个主送部门，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他部门，可用抄送形式。 3、内容是公文的主体，要求情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简炼、得体。公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。 4、附件正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内容之后、发文部门之前，注明附件名称和件数。附件与主件合订在一起，并在正文之后。 5、发文部门又称落款。落款应当用全称或规范化简称，置于正文内容末尾的右下方。几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。 6、发文日期一般署会议通过日期或领导人签发日期;联合行文，署最后签发部门领导人签发日期;法规性公文，署批准日期，发文日期应当以汉字写明年、月、日，置于发文部门署名的右下方。决定等不标明主送部门的公文，发文日期加小括号置于标题下、居中。 7、印章除会议纪要外，应当加盖发文部门印章。印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文、下沿略压年月日。如印

公文处理实施细则制度范本.格式

九、公文处理实施细则 □总则 第一条为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本实施细则。 第二条各部门的公文，是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。 第三条各单位应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。 第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。 第五条各单位的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保国家机密。 □ 公文种类 第六条公文种类主要有： (一)请示 请上级指示和批准，用"请示"。 (二)报告 向上级机关汇报工作，反映情况，用"报告"。 (三)指示 对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用"指示"。 (四)布告、公告、通告 对公众公布应当遵守或周知的事项，用"布告"。 向国内外宣布重大事件，"用公告"。 在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用"通告"。 (五)批复 答复请示事项，用"批复"。 (六)通知 传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用"通知"。 (七)通报 表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用"通报"。(八)决定、决议 对某些问题或者重大行动作出安排，用"决定"。 经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用"决议"。 (九)函 平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用"函"。 (十)会议纪要

传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用"会议纪要"。 □公文格式 第七条公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。 (一)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。 (二)向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。 (三)发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。 (四)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。 (五)公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。 (六)收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。(七)文字一律从左至右横写横排。 第八条公文纸一般用16开，在左侧装订。"通告"等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。第九条对上级单位组织的请示或报告，用单位组织名义发文。 第十条对市政府及政府各部、委、局，对市局及市局处室的请示或报告，与不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文。 第十一条内部行文，可按问题的种类和性质，用分公司或部门名义行文。分公司、各部门不得联合行文，部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。 第十二条各单位一般不得越级行文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。 第十三条向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人(除领导直接交办外)；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。 第十四条按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各分公司和各部门，不直接发到下属子公司。 第十五条发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。 □ 公文处理程序 第十六条收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。 (一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室领导处理。 (二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接

机关政府公文排版格式绝对正式

政府公文排版（W o r d） 一、了解公文的含义、种类、格式 1、公文的含义：行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 2、公文的种类主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。其中，“通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需 ） 2.6 （三）发文机关标识制作（由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成） 1、选择“插入”菜单→“文本框”→“横排”，此时鼠标将会变成“＋”， 在最上方拖动鼠标左键后放开，出现一个文本框，在该文本框内输入“绍兴市委办公室文件”这几个字（这几字就是“发文机关标识”）。 2、设置眉首：在该文本框的边框处双击，此时弹出“设置文本框格式”对 话框。选择“颜色和线条”选项卡，“颜色”设置成“无填充颜色”。 3、选择“大小”选项卡，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm” （注：可根据实际情况调节尺寸）。选择”版式”选项卡，单击“高级”按钮，水平对齐的“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐的“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”可设置成“2.5cm”（平

行文标准），也可设置成“8.0cm”（上行文标准），注：大家可根据实际是什么标准而调节尺寸，在我们这次实验中设置成平行文标准。 4、选择“文本框”选项卡，左、右、上、下都设置成“0cm”。 5、选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标 宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的眉首制作完成。 眉首截图 （四）红色反线制作 1、选中“视图”菜单→“工具栏”→“绘图”，此时在Word下方出现一 ） （六）主题词、抄送、印发机关的制作 1、在文档的最后插入一个表格，选择“表格”菜单→“插入”→“表格”， 插入一个1列3行的表格，选中表格，右键→表格属性→“表格”选项卡，“对齐方式”设置为“居中”；单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消。 主题词表格截图 2、主题词：见下图表格第一行，“主题词”这几个字用三号黑体，居左顶 格标识，后标全角冒号；主题词词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

行政公文处理规范(转)

行政机关公文处理办法 第一章总则 第一条为使xxxxx的行政机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，特制定本办法。 第二条 xxxxx的公文是指市农信办和各县级行社在各种公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是市农信办和各县级行社依法行政、进行公务活动的重要工具。 第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条公文处理应当严格执行国家法律、法规等有关规定，坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 第五条 xxxxx和xxxxx是公文处理管理部门，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。 第六条公文处理管理部门应指定专人负责公文处理工作，并严格遵守本办法。 第二章公文种类 第七条 xxxxx常用的公文种类主要有： （一）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （三）通知 适用于传达上级机关的指示；要求下级机关办理和需要知道或执行的事项；批转下级机关的公文或者转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；发布规章、制度、办法，任免人员。 （四）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要下级或同级机关周知的事项。 （五）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。 （六）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （七）批复 适用于答复下级机关的请示事项。 （八）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向平级业务主管部门请求批准和答复审批事宜等。 （九）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

意见-关于进一步加强和改进公文处理工作的意见

关于进一步加强和改进公文处理工作的意见关于进一步加强和改进公文处理工作的意见 ------------------------------------------------ -------------------------------- 徐教办〔20××〕 53 号 局机关各处室： 近年来，我局认真贯彻省、市关于机关行政公文处理工作的规定，不断改进公文处理工作，发文数量明显减少，公文质量不断提高。但是，与新形势下加强机关作风建设、提高文件质量和运转效率的要求相比，公文处理工作还存在一些问题。为切实转变机关作风，精简文件数量，提高办文质量，规范公文运转，根据省、市政府关于行政机关公文处理办法和省教育厅《关于进一步改革公文处理工作的意见》要求，现就进一步加强和改进公文处理工作提出以下意见。 一、严格规范发文规格和形式 (一)规范以市委教育工委、市教育局名义制发的公文使用范围。“中共徐州市委教育工委文件”、“中共徐州市教育局党委文件”和“徐州市教育局文件”主要用于贯彻执行省市党委、政府和省教育厅的重要决策和工作部署;发布关系全市 教育改革发展的重要规划和计划、重要政策、重大改革方案和需要各级教育行政部门、学校普遍执行或周知的重大事项;以 执法主体名义作出的具体行政行为;向上级机关的请示、报告;

与平行机关共同组织实施重大事项的联合发文;以及其它需以局名义印发的公文等。 “徐州市教育局”函件主要用于市教育局就具体事项或日常事务与有关部门或单位进行商榷;答复有关部门和单位的重要询问;批复下级机关或学校的一般性工作请示;答复市人大代表、政协委员的建议和提案;向上级领导和部门报告(通报)具体事项;以及其它应当以局名义印发的函件。 (二)规范以局办公室名义制发的公文使用范围。“徐州市教育局办公室文件”主要用于就具体问题向教育系统和直属单位进行工作布置或通报有关事项;就具体问题向上级有关部门请示、报告;印发一般性会议通知;答复省教育厅办公室、市有关委办局征求对有关具体问题的意见，或报告办理结果;就具体事项与市有关部门办公室、县(市、区)教育部门或有关单位进行商榷;属于经常性、事务性工作中需要各处室转达或答复的事项;经局领导同意的事项，以及其它需以局办公室名义印发的公文。 二、切实精简发文数量 (三)严格控制发文数量。内容空泛、要求笼统的文件不发;法律法规已有明确规定的不再发文;已有明确政策或办法，只是重申要求的不再发文;凡可用电话、函件等方式解决的问题，不另行文。对一般性会议、活动问题的请示，可复印或传真局领导批件答复请示单位，不另行文。对可不行文或不便行文的请示，可通过电话将局领导批示的精神答复请示单位，电话答复时应请对方做好记录。

档案工作规范化与标准化

档案工作规范化与标准化 随时社会经济的快速发展，档案管理事业也得到快速的发展。本文中主要介绍了怎样做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。 标签：档案规范标准 任何一项事业的蓬勃发达与持续兴旺，都无一例外地是把一些在实践中形成并被证明是行之有效的工作经验、工作形式固定下来，上升为具有普遍意义的制度和规范，进而推动工作实践不断向前迈进。档案工作规范化与标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化与标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿。所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。 一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提 公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二是注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草似公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。 二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节 相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行《不归档文件销毁办法》的

公文处理规范

公文处理规范 主讲：史玉峤 一、公文处理概说 1、公文处理的意义 ○公文处理是办理公务的渠道：会议、调研、现场办公—公文处理。静态的公文所载负的使命，只有通过动态的公文处理才能转化为现实。 ○公文处理是领导意志的体现：公文是奉命性的管理写作，公文处理是遵命性的管理活动。 ○公文处理是机关联系的纽带：上下左右，里里外外，内求团结，外求发展，公文是桥梁、窗口。 2、公文处理的内容 ○公文拟制：公文处理的起始程序。指依公务活动的需要，由法定作者指派起草人，按《条例》或《办法》的要求起草文稿的过程。 ○公文办理：公文成文后的传递过程。包括发文办理和收文办理。 ○公文管理：对以下各项实施管理：公文的印发、传达范围；公开发布公文；复制、翻印、汇编及撤销、销毁公文； 机关合并后移交公文；公文保密等。文秘部门应建立健全本机关公文管理的有关制度。

○立卷归档：对收进的办毕公文、发出的自制公文，进行汇总、整理并编立案卷的过程。这是公文运行过程的总结，也是今后公文利用的基础。 3、公文处理的原则 根据《办法》《条例》的精神，可概括为— ○准确：文书工作质量上的要求。 ○及时/高效：文书工作时间上的要求。“公文旅行” ○精简：文书工作数量上的要求。“文山会海” ※《四川日报》：四川仁寿县委书记杨永源1997年1月初至2月中旬收到各种文件10余公斤， 约18.5万字，平均日读3.7万字。 ○安全/保密：毛泽东：“必须十分注意保守秘密，九分半不行，九分九也不行，非十分不可” ○统一：实行统一领导。 ○实行党政分开。 ○反对官僚主义、形式主义、文牍主义。 4、公文处理的组织领导 ○组织机构：较大的机关中，在中心机构下设专门文书工作机构，如在办公厅/室下设文书处/科等。较小的机关，通常在办公室内设一二个专职或兼职文书工作人员。 ○组织领导— ◎从全国而言：党政系统分别实行集中统一指导，既有中

公文排版格式标准

公文排版字体要求以及印制要求 标题：小标宋体，二号字 正文：仿宋，三号字 行间距：一般设置“固定值”28磅 字间距：一般不作要求 政府公文格式及公文字体字号标准 公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。一般惯例，政府文件用A4纸，党委文件用16K。 保密等级字体：一般用3号或4号黑体 紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体） 文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）

发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体 签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体） 标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。 主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体 正文的字体：常用3号或4号仿宋体 附件的字体：常用3号或4号仿宋体 作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体） 日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体） 注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体 主题词的字体：常用3号或4号黑体[公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作] 抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字 印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文 主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）

二级标题为三号黑体 三级标题为三号仿宋加粗。 正文均为三号仿宋。 以上为政府公文规定。且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体，但以三号为最正规。 1、密级用三号黑体字 2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字 3、文号用四号仿宋体字加黑 4、签发人用三号楷体字 5、标题用二号宋体字加黑 6、大小标题号“一、二、三……”用三号黑体；“（一）（二）（三）……”用三号仿宋体字 7、正文用三号仿宋体字（每页19行，每行25个字） 8、批转（转发、印发）……通知，通知正文用三号楷体字，被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字 9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字 10、印发传达范围用三号仿宋体字

公文格式标准化的特点

公文格式标准化的特点 （一）公文格式的规范化公文既然是人类处理生产劳动和社会活动的工具，人们周围所发生的一切事情都要通过公文这个工具来进行管理和处理。由于公文工作是一项普遍性和基础性的工作，因此不能削弱，只能改革和加强。这样公文的规范化和处理工作的制度化就提到议事日程上来了。所谓公文规范化，指的是根据公文的约定俗成或是明文规定的规格标准。规范化就是制定公文的全面系统的规格标准，使人们的工作行动合乎这些规格标准。所谓制度，就是要求大家共同遵守的办事规程和行动准则。公文处理的制度化，对公文处理的全部活动都定出具体的处理规范，并且保证这些规范的正确顺利的实施。使公文处理依法进行。《办法》就属于国家行政机关公文处理的法规性文件，也就是国家行政机关公文处理中需要共同遵守的制度。经国务院办公厅提出的1999年由国家技术监督局批准发布的《国家行政机 关公文格式》国家标准（gb/t9704—1999），把我国的国家行政公文格式纳人了 国家标准体系，使我国国家行政机关公文规范化、标准化。 （二）公文格式的法定性公文写作，在不同的历史时期、不同的社会，它的写作要求是不一样的。回顾几千年来中国历史，我国的公文一直是为少数封建统治阶级和官僚资产阶级服务，一直是他们剥削和压迫广大人民群众，维护其统治地位的工具。历史无论朝代怎么变更，公文的这种性质始终没有变动。解放以后，我们党和国家领导的几十年公文改革，彻底地改变了公文的这个性质，把公文变成了无产阶级和人民大众同帝国主义封建主义、官僚资本主义进行斗争的武器，变成了管理自己国家，为广大人民群众服务，推动社会主义发展、推动经济发展和社会进步的工具。正因如此，我国新型公文表现出三大特点： 1.坚持无产阶级公文的原则性和严肃性，使我们的公文在广大人民群众中享有崇高 的威望和法定效果。 2.运转讯速、工作效率高。由于公文有了党和国家的正确指导，有了严格的健全的 纪律和制度，因此上情下达，下情上传，横向沟通上体现出迅速、准确、无误。 3.廉洁奉公、全心全意为人民服务这三大特点就体现出我国公文格式所具有的阶级 性和法定性。 （三）公文格式的层次性在现代社会中每一个国家都使用公文这种工具来实施管理。但每个国家的内部又分有好多政府部门来进行管理。这样就形成一个国家的全部公文构成国家公文体系，它反映着国家机关的体系即国家机构的状况；每个国家的内部机关的公文成为国家公文的一个子系统，所有国家机关内部的公文子系统综合汇总构成国家行政机关公文体系。这一构成情况就反映出公文的层次性。我国现阶段国家公文体系就包括：中国共产党机关文件、政府机关文件（即国家行政机关公文）、司法机关文件、外交部门文件、军事机关文件和行政法规等公文子系统。这种公文系统，它反映了我国政治体制（制度）的本质特性，也反映出具有中国特色的社会主义国家公文的层次性。

(公文写作)某公司行政公文处理办法

（公文写作）某公司行政公 文处理办法

（一）令（命令） 适用于****公司宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （二）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）公告 适用于向国内外宣布重要事项。 （四）通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 （五）通知 适用于发布行政规章，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免人员。 （六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（七）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （八）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （九）批复 适用于答复下级机关请示事项。 （十）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。可用于上行文、下

行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。 （十一）函 适用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （十二）会议纪要 适用于记载和传达会议情况及议定事项。 第八条****其他常用文种包括： （一）签报 机关内部各部门负责人向分管领导人书面请示工作，用“签报”。 “签报”必须由主办单位负责人亲笔签字，送分管领导人。“签报”不盖章，原件批回。 （二）简报 是反映情况，指导工作或单位间沟通消息时常用的一种简便的文字材料。 （三）工作总结 是对前一段时间内的工作进行综合、归纳、分析，从中找出经验、教训，并使之条理化、系统化，以便指导今后工作的文字材料。 （四）调查报告 是对客观事物进行实地调查研究、综合分析后形成的书面材料，是了解情况、掌握政策的基本工具。 第三章公文格式 第九条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机

公文管理制度

公文管理制度 第一章总则 第一条为使公司公文管理制度化、规范化，特订定本规定。 第二条本规则所称公文管理，指公司在经营管理过程中所产生的各种公文，以及与外界来往的公文，包括常用公文类别、行文格式规范、拟定、审批、收(发)文全部过程的办理与控制。 第三条公司的公文由综合管理部统一进行管理，公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。 第二章保密 第四条公文保密管理 1、公文保密类型分为绝密文件、机密文件、秘密文件，保密等级分为一级、二级、三级三种，一级为最高保 密级别，其他为一般文件，无需标注密级。文件机密级数由发文部门负责人根据内容确定。 2、公文紧急程度分为：特急、紧急、平急三类。 3、绝密文件打印用专用盘，只能打印一份,由起草人呈送有阅文资格的人员。 4、机密文件打印用专用磁盘，按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。 5、秘密文件由阅文人妥善保管。 第三章内部公文的管理 第五条公司常用公文类别主要有：发文、决定、批复、决议、会议纪要、请示、通知、通报、工作报告、函、简报、会议记录等。 第六条公文拟制：

1、行文格式规范，具体规范以附件一《公文格式规范》为准，主要规范内容有： 1)规范页面设计。 2)规范标题、小标题所用字体、字号、行距、排布。 3)规范正文格式：行文格式，所用字体、字号、行距、层次序号、标点符号、数字、时间写法。 4)规范落款及时间。 5)规范主题词、词目所用字体、字号。 2、常见公文写作具体格式：具体以附件二《常见公文写作格式》。 3、文件拟制的基本要求： 1)准确反映公司决策和领导意图。 2)联合行文，要征求各联合部门的意见或由各联名部门共同起草。 3)综合管理部对文件印制质量、行文的文种与格式负责审核。要求公文类别定位准确，行文规范按上 述规定执行。 4)对外文件由综合管理部负责审核。 4、行文模式：分对内行文和对外行文，具体分为：上行文、平行文、下行文和其他行文模式。 第七条公文的审批 1、文件发文前均应送分管领导审核，总经理审批，明确发文范围。文稿一经审批，一般不得再行修改。如 确需修改的，需报经原审批领导复审。领导审批稿件应归档保存，以备查阅。 2、根据公司领导工作职责分工，文件审批权限为：

公文排版格式规范(简版)

公文排版格式规范（简版） 页面设置页边距上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm 纸张A4 版式页眉1.5cm，页脚2.5cm 文档网络 网络：指定行和字符网络，每行28字，每页22行 字体设置：仿宋—GB2312，常规，三号 调整步骤：打开页面设置方式：选中页面布局?页边距?自定义边距所有数据设置完成后，要点左下角的：“设为默认值”?“是” 段落两端对齐，正文文本 段前0行，段后0行，设置固定值：28磅 选中“如果定义了文档网络，则自动调整右缩进” 选中“如果定义了文档网络，则对齐网络” 调整步骤：选中要调整的段落，点击鼠标右键，选择段落，出现段落对话框后，按照上面的要求调整后，要点左下角的：“设为默认值”?“是”即可。 标题文章标题小标宋，二号，加粗，居中，33磅行距 一级标题黑体，三号，单倍行距，序号是：“一、” 二级标题楷体—GB2312，三号，28磅行距，序号是：“（一）” 三级标题仿宋体—GB2312，三号，28磅行距，序号是：“1.” 四级标题仿宋体—GB2312，三号，28磅行距，序号是：“（1）” 正文三号，仿宋—GB2312，两端对齐，行距设置固定值：28磅 页码页码用四号半角宋体阿拉伯数字，左右各放一条一字线。 位置：页面底端，单页码居右，空一字，双页码居左，空一字。 附件1.公文附件在正文下空一行，左空二字，“附件”二字加全角冒号，如：“附件：1.xxx” 2.“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，中间不空，后面不加冒号。 3.附件正文格式同正文格式。 署名1.在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名（全称或规范化简称）。 2.成文日期用阿拉伯数字，年月日标全。

2016年最新标准公文格式

2016年最标准公文格式 第一节公文格式的种类 根据公文载体的不同，分为文件格式、 信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式 等。 文件格式信函格式

命令格 式纪要格式 二、公文格式的基本要求： 1.公文用纸：一般使用纸张定量为60g/㎡～80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。 2.纸张大小：A4型纸：210mm×297mm。 3.版面：公文用纸 天头（上白边）为37mm， 公文用纸订口（左白边） 为28mm，版心尺寸为156 ×225mm。

4.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可作适当调整。 5.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。 6.公文应当双面印刷。 7.公文应当左侧装订。 三公文的通用格式 版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机 关标 志、发 文字 号、签 发人。 主 体：标 题、主 送机关、正文、附件说明、发文机关署名、 成文日期、印章、附注、附件 版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码。 一件完整的公文由三部分组成： 一、版头部分 1.份号：公文的份数序号也就是每份公文的编号，根据印制份数，编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理，便于掌握公文的去向。

涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。 如需标识份号，一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。份号用黑色标注。 2. 秘级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。 3.紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。 电报格式的公文紧急程度分为四级，从急到缓依次为：特提、特急、加急、平急。 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 4.发文机关标志：发文机关标志是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美观、大小适度（一般应小于上级机关的字体大小）。 发文机关标志主要有两种形式：一是发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。字号以醒目美观为原则，字体大小一般不超过上级机关。 发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标志推荐使用小标宋字体，颜色用红色。 联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称排列在前；也可单独用主办机关名称。

浅谈公文管理工作规范化

浅谈公文管理工作规范化 公文管理工作是一个单位不可或缺的工作内容。所谓公文，是指党政机关、企事业单位、社会团体等组织在行政管理活动或处理公务活动中形成的，按照严格、法定的生效程序和规范的格式制定的，具有一定法定效力，起到一定信息传递、记录作用，并具有一定归档价值的载体文件。公文管理则是公文从形成、运转、办理、存贮到归档或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制、加工、保管，使其逐步趋于完善并获得功效的行为或过程。规范公文管理，对进一步加强单位管理职能，提高办事效率，强化职工职业素养都具有重要意义。对下面我就新形势下如何做好公文的制发与管理工作谈几点意见。 一、充分认识新形势下公文管理工作的重要性 随着信息多元化时代的到来，公文的作用已不仅仅局限于上传下达和交流沟通上，新的政治经济形势赋予了传统公文新的内涵和意义。特别是对于中心这样一个承载了农业国际贸易与合作交流行政职能的事业单位来说，除了普通公文外，目的明确、针对性较强的事务性公文与中心主要工作有着更为紧密的结合，例如在WTO谈判、自贸区谈判、农业贸易政策理论研究及相关体系建设、组织开展各类展会及论坛研讨活动、农业信息监测预警以及专业人员培训等工作方面，不仅要对其参与的公务活动及时进行阶段性总结，更要

在目标完成后促进成果的转化，所形成的报告、纪要等文书突破了狭隘的信息传递职能，通过信息汇集、现状分析和未来预测，不仅在本系统工作体系建设中起到典型引路、推动全盘的作用，更为国家农业贸易政策的制定提供了决策依据和理论支持。因此严格按照公文管理规则制定和管理公文，使之不断规范化、制度化，对充分发挥公文的现实效用，维护本单位正常工作秩序，有效推动经济政治改革和发展有着不可低估的作用。 二、切实掌握基础知识，培养正确观念意识 （一）公文分类有要求，内涵作用各不同 不同类型的公文，作用各有侧重，为了合理使用各类公文并使其效果达到最大化，我们应当充分认识和正确把握公文的主要分类和作用。 首先，依据不同的标准，公文通常有以下几种分类角度： 1.按照公文形成和使用的领域可以划分为普遍适用的通用公文和特殊使用的专用公文。 2.按照公文的来源可以划分为对外文件、收来文件及内部文件。 3.按照公文的行文关系和行文方向可以分文上行文、平行文和下行文。 4.按照公文的秘密程度和阅读范围可以划分为绝密文件、机密文件、秘密文件、内部文件、限国内公开的文件和对外公开文件。 5.按公文处理时限要求，可以划分为特急件、急件及平

常见公文写作格式和文件排版格式

常见公文写作格式和文件排版 格式 公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。 1．文种 全国党的机关公文以中共中央办公厅发布自1996年5月3日起施行的《中国共产党机关公文处理条例》规定为准，全国党的机关公文文体主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14个种类；国家行政机关公文以国务院办公厅发布自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定执行，国家行政机关公文文体主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个种类。文种方面存的问题有三个。一是党政混用文种。决议、指示、公报、条例、规定为党的机关公文专用，命令、公告、议案为行政机关公文专用,不可混用。二是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种使用。党的机关除《条例》所确定的文种外均不可直接行文，但可作为"印发"、"颁发"式"

通知"的"附件"行文。例如，《关于技术练兵比武的办法》可以改成《××关于印发技术练兵比武的办法的通知》，不能作为文种使用的还有"总结"、"计划"、"安排"、"要点"、"细则"等。三是"请示""报告"""函"混用。例如：《××关于办公自动化所需经费的报告》是要求上级解决问题，应该用"请示"而不是"报告"。报告是"向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问"的，不需要回复；而请示是"向上级机关请求指示、批准"的，需要回复。有时也存在"请示"和"函"混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，故意将"函"用成"请示"，如"××县办公室关于追加2006年度办公经费的请示"（给县财政局），应改为"××县办公室关于追加2000年度办公经费的函"。 2．纸张和排版 《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分，并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

当前公文处理工作中存在的主要问题和对策

当前公文处理工作中存在的主要问题和对策 公文处理是按照规范要求和规定程序进行文书处理的一系列相互关联、衔接有序的工作，也是各级行政机关工作的重要组成部分。公文处理工作直接关系到机关工作的办事效率，关系到机关的对外形象。当前公文处理工作在各位领导的正确领导下，文秘人员思想端正，团结奋进，刻苦学习，公文处理基本符合国务院公文处理的有关规定，较好地发挥了以文辅政的作用，总体水平不断提高，深受各界好评。但是，在公文处理中仍然存在一些不容忽视的问题，给公文处理工作造成影响。 一、存在问题 （一）收文办理程序不熟。近来，办公室存在收到部门传真或呈报公文后，收文者不明处置程序，到处寻找受文对象，影响公文办结时限和机关形象。 （二）收文审核把关不严。部分文秘人员只顾接收呈报公文，不审核公文内容、行文方式和是否确需政府办公室受理，致使公文入口把关不严，影响办理质量。 （三）草拟公文内容不精。部分草拟公文存在情况不够清楚，观点不够鲜明，结构不够严谨，条理不够清楚，表述拐弯抹角，字词搭配不当，标点运用不妥等问题，对公文整体质量带来影响。 （四）校对公文不够细心。部分文秘人员对已初审和复审的文稿只粗略阅读或不再校对，忽略发文校对关，致使发文日期、版面格式等细节出现错误。

（五）处理公文时限不清。受文办理都有时限要求，部分公文超出办文时限，影响办事效率。 （六）处理公文态度不正。个别同志害怕接受办文任务，甚至出现“装聋”现象，团队意识、主动意识不强，影响个人进步。 二、原因分析 （一）业务学习不够。一是对有关工作规则、办事程序、文件审核等学习不够，办文轻重缓急不分，头绪混乱，甚至连领导分工和对口联系人员都分不清楚，公文处理效率受到影响。二是对党和国家大政方针、基本科学文化知识等学习不够，致使综合素质、业务水平存在差距。 （二）工作责任心不强。个别人员没有树立起“公文处理无小事”的观念，没有树立起高标准、严要求、及时准确地办理每一份公文的意识，以至于在公文处理中不认真、不细心，甚至害怕处理公文。 三、对策 （一）端正公文处理态度。 良好的工作态度是工作成功与否迈出的第一步，公文处理细节繁多，没有端正的态度，就会出现顾此失彼。态度是否端正要在公文处理过程中检验，并非是口头敷衍而行动迟缓，也并非是“认真校对后还发文日期出错”。端正公文处理态度，首先要充分认识公文处理的重要性，切实做到不因公文处理失误而损害机关形象和影响政令畅通；其次要加强学习，做到学以致用。学习是永恒的话题，