卷内文件目录说明

卷内文件目录说明

1、表内责任者空白处，请填写学位申请人本人姓名。

2、日期一栏的填写，采用YYYYMMDD的格式全数码编写法，时间一般指文件末的落款时间。标准格式如：2010年3月15日编写为“20100315”。只有月份如“2月”则录为“00000200”。

3、请按目录内文件顺序排序，并标注页码，凡是有文字的文件页面均请在其右下角标注页码，将文件相应页码填写在目录页号一栏，一般要求填写起始页，但最后一页应填写起止页,起号与止号之间用半角“-”隔开。示例如下：第一份文件页码是1-7页，第二份是8-16页,……最后一份文件是44-105，在页号一栏分别填写为“1”、“8”……“44-105”。

4、表内其它栏目，则不用填写。

5、为了便于存档保管，卷内所有文件材料一律以A4纸打印，并请不用装订。

6、卷内文件目录以电子版打印成稿，不可手填。

文书档案卷内目录著录规范

文书档案卷内目录著录规范（培训材料） 一、正确理解“件”的含义。通常意义上单份文件为一件，著录为一个条目；但有时为了保持文件之间的有机联系，几份文件在归档时装订在一起为一件，编目时体现为一条条目。主要有以下几种： 1、文件的正本与定稿（底稿）一般为一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著录正本的文件标题。但重要文件（如法律法规等）需保留历次修改的不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等），可将正本与历次稿各为一件，著录多个条目。 2、正本与附件一般为一件，正文在前，附件在后；只有在附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。 3、原件与复制件（复印件）为一件，原件在前，复制件在后。 4、转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后。 5、来文与复文（即请示与批复）为一件，批复在前，请示在后排列，著录批复的文件标题，如果经过层层转报产生多份的来文和复文，则可将所有的来文、复文分别作为一件。 6、报表、名册、图册等按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件，未装订的同一式样的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。 7、对会议记录而言，采用活页形式的可以每次会议记录为一件著录，使用记录本形式的可以一本作为一件著录，重要部门的会议如常委会书记办公会、区长办公会仍要求一会一条。对工作简报、会议纪要、呈阅件等未装订成册而题名又可概括的多份文件，可作为多件，即需逐份著录，但使用计算机时也可只著录一条。 8、成套的会议材料如召开的全区性的工作大会，其产生的一整套的会议通知、会议名单、领导讲话、日程安排等文件，可按其期限排列各为一件，逐份著录。 9、计算机及网络环境下形成的文件，若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，可将正文与发文稿头纸（即签发单）为一件著录，按正文在前，稿头纸在后排列；但定稿有重要修改的可作底稿使用，按正常的正文——发文稿头纸——底稿排列作一件著录；有领导批示的文件一定要及时整理归档，才体现档案的真实面貌。 10、最后一点，文件上有附有的文件处理单、拟办单等，可根据本单位的实际情况决定归档与否。一般来说，带有领导重要批示的，可与正文一起归档作为

附表1《卷内文件目录》式样

附表1：《卷内文件目录》式样 卷内文件目录 案卷号： 顺序号文 号 责任者题名 日 期 页 号 备 注 附表2：《案卷目录》式样 案卷目录 案卷号题名年 度 页 数 期 限 备 注

附表3：案卷封面式样 （填写单位名称，如：中共××镇纪委） （填写档案类别：纪检案件档案） （填写案卷标题，如：“梁××贪污受贿案件调查材料”） 自年月至年月保管期限 本卷共件页归档号（可不填） 全宗号类别号年度案卷号

附表4：《档案目录》封面标签式样附表5：案卷盒脊背式样 ××镇纪检案件档案目录 全宗号类别号 期限年度 《档案目录》背脊标签式样 全宗号 全宗号 类别号 类别号 期限 期限 年度 年度 起止卷号 /

附录1： xx镇人民政府档案分类编号方案 为适应档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现档案分类、整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，促进档案业务管理水平的提高，充分发挥档案的作用，更好地为发展经济建设、文化建设、社会建设及生态文明建设及农业生产服务。根据《乡镇档案工作试行办法》、《中国档案分类法》，结合本镇实际，特制定本方案。 一、类别设置 1 文书档案 文书档案先分党委、政府、人大主席团、工青妇四大门类设置一级属类。各部门在其职能活动中形成的文书材料及一般性业务文件材料归入此类。 2 科技档案 主要有基建档案和设备档案。基建档案按工程项目设置一级属类。基建档案包括镇委、镇政府机关办公、生活建筑工程档案；各类工业园区、农业园区建设档案等。 3会计档案 会计档案一级属类按报表、帐簿、凭证、其他设置。农村合作医疗等方面形成的会计报表、账簿、凭证归入此类。 4声像档案 声像档案一级属类按照片、录音、录像、电子文档类设置。 5 实物档案 实物档案一级属类按内设机构设置。

案卷格式

工业企业档案案卷格式 2007-11-30 15:20:58 DB37/T181-93 1 主题内容与适用范围 本标准规定了工业企业档案案卷卷皮格式、案卷封面、脊背格式、卷内文件目录格式、卷内备考表格式、案卷各部分的排列格式。 本标准适用于各类工业企业档案馆（室）。交通、建筑施工、电力、邮电、农业、林业和商业服务等企业亦可参照执行。 2 名词术语 2.1 案卷是一组关系密切的单份文件的组合，有时称档案保管单位。 2.2 卷内文件目录案卷内登记文件及其排列次序的条目组合。 2.3 卷内备考表说明案卷内文件状况的表格。 3 卷皮格式 卷皮可采用硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷夹四种形式。 3.1 硬卷皮格式 3.1.1 前封面、封底尺寸采用长×宽为280mm×210mm。 封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折迭纸舌。 3.1.2 脊背厚度尺寸为10、15、20mm三种。 3.1.3 前封面、封底左侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见图1）。 3.1.4 硬卷皮使用250克牛皮纸制作。 3.2 软卷皮格式 注：使用软卷皮订的案卷，必须装入卷盒内保存。

3.2.1 前封面、封底尺寸采用长×宽为270mm×195mm。封底翻口处另有70mm宽的折迭纸舌（见图2）。 3.2.2 软卷皮脊背根据案卷厚度临时折迭。 3.2.3 软卷皮使用150克牛皮纸制作。 3.3 卷盒格式 3.3.1 卷盒上、下表面尺寸采用长×宽为305mm×220mm（见图3）。 3.3.2 厚度尺寸为12、20、30、40、50、60mm六种。 3.3.3 卷盒使用250克牛皮纸双裱压制。 3.4 卷夹格式 3.4.1 卷夹上、下表面尺寸采用长×宽为305mm×220mm（见图4）。 3.4.2 厚度尺寸为20mm。 3.4.3 卷夹使用250克牛皮纸双裱压制，也可用黄板纸制作，外裱牛皮纸。 3.5 硬卷皮、软卷皮适用于党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案案卷；卷盒适用于产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案不装订案卷；卷夹适用于装订案卷。 4 封面格式 4.1 案卷封面印制在卷皮、卷盒、卷夹的正表面上，尺寸与卷皮、卷盒、卷夹的前封面相同。 4.2 案卷封面项目 封面项目包括：案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号、档案馆（室）代号、缩微号，并印制"企业档案"字样。各项目具体位置尺寸见图5、6、7。 4.3 封面项目填写方法 4.3.1 案卷题名主要内容包括本卷文件的主要制发机关、内容、文种或者项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。

档案目录格式规范

新文书档案目录格式 （一）归档文件目录 归档文件目录 年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004 ①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。 ②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用 15（行）*15（mm）分布。 ③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符 数量具体情况而定）。 ④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。 注：纵向目录表格格式均参照以上。

（二）全引目录式样 0--5大类档案全引目录索引 年度:2008年 ①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm）， 整表宽度为155mm。 ②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。 ③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量 具体情况而定）。 注：索引表格格式均参照以上。

（三）新文书档案备考表式样 备考表 ①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。 ②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。