做好数字信息时代背景下的学校档案工作

做好数字信息时代背景下的学校档案工作

档案作为学校各方面情况的真实记录，它承载着学校的发展变革，记录着学校工作方方面面、点点滴滴，是促进学校各方面科学发展的重要依据，伴随着学校数字信息化的进一步推进，学校档案室建设和档案工作却陷入了一个较为尴尬的状态。如何才能在新形势下保障档案完整，跟上时代步伐，不断促进档案管理规范化，保证档案管理工作有序进行。

标签：数字化档案

一、学校档案建设的现状，以及发展趋势

1.学校档案建设现状

1.1学校数字化建设逐年推进和提升，但领导对档案室的现代化建设关注的不多，绝大多数学校档案室仍处于十几年前的老样子，设备陈旧，观念陈旧，档案工作仍处于原始状态。数字化档案建设前期投入资金大，档案数字化采集工程量大。设备的采购，软件的配备，人力的投入，需要资金的支持；一本档案实体从拆卷校对、扫描采集、图像处理、校对审核、装订还原、电子数据归档，需要人力和时间的保证。这更使得学校档案数字化建设任重而道远。

1.2当下，各方面形成的材料、稿件的数字化程度越来越高，电子稿件不能及时归档，材料流失过大；学校档案管理人员绝大多数为兼职，岗位职责的边缘化，专业性不强，也阻碍了学校档案建设的健康发展。

诸如此类种种因素，限制和影响了学校档案现代化、数字化的发展。

2.档案管理发展趋势

档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向，将传统纸制材料转换为数字化信息，通过专业的档案管理系统提供快捷方便的档案信息服务，提高档案的利用率和管理效率，必将是档案管理发展的趋势。

二、学校档案数字化管理的优势

1.将原始纸制档案转变为数字化档案后，增强了对档案原件的保护，档案使用相对更加安全；通过档案数字化处理，同时也防止了档案篡改行为。

2.一旦实现了对档案和档案材料收集、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，可以使阅档变得非常简单，按照档案管理流程，经过管理员授权，学校内部领导和有关处室可以在各自办公室查阅所需档案，外来查档人也可以通过网络实现远程阅档。这既提高了工作效率，也提升了档案工作服务水

信息时代工程创建信息化档案管理

信息时代工程创建信息化档案管理 摘要:工程项目档案贯穿整个工程建设，是工程建设和管理过程中的一项十分重要的工作。在数字化时代，传统大型工程项目档案管理模式和管理手段面临着新挑战。如何在大型工程档案建设与管理上寻求新突破，通过档案信息管理系统与项目管理系统的无缝对接，做到既能够掌握项目建设全过程情况，又能实现全过程监控，从而有效地保证大型工程决策及时、管理科学，是值得我们探讨的课题。 关键词:大型工程项目档案管理信息化 大型工程项目档案是指工程建设的重要组成部分，它凝结了工程管理技术人员、操作人员的智慧，是工程建设过程、工程实体状况、工程建设质量的最原始，也是最真实和全面的记录。进入数字化时代后，随着我们社会生活和信息科技的飞速发展，许多投资建设的都是大型工程项目。在以数字信息化为代表的今天，紧跟时代步伐，突破传统的工程项目档案管理手段和模式，实现大型项目工程档案的管理信息化已然是一个十分紧迫的话题。 1大型工程项目档案与信息化建设的必要性 （1）大型工程项目档案的特征 大型工程项目的档案不仅是一种重要的信息资源，也是工程建设管理经验和技术经验的直接总结依据。做好工程项目档案的收集、编撰、管理和使用，无疑对于工程建设的顺利进行，以及工程项目投产后运行维修、管理改造有着十分重要的作用。[[]冯瑜.档案工作研究与创新[M].济南：山东省地图出版社，2007：352,353.] 目前，我们所接触的大型工程项目大多数规模宏大，参加建设单位众多，具有建设周期长、投资额度大、社会效益大的特征。在大型工程建设过程中，对工程项目档案的管理工作始终贯穿于整个工程建设过程，对整个工程能否最终成功起到极为重要的作用。完整的工程项目档案可以使管理者看清整个项目的进程，同时通过对工程档案了解来把握使整个工程质量，其不仅是项目负责单位了解工程进度、项目存在问题的重要依据，也是作为新工程项目的开发重要参考资料。 （2）大型工程项目信息化建设的必要性 大型工程项目档案管理的信息化是采用数字化技术，在实现工程项目数字化

全国档案信息化建设实施纲要

全国档案信息化建设实施纲要 “十五”期间，全国档案信息化建设的指导思想是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。 “十五”期间，全国档案信息化建设的目标和主要任务是：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。到“十五”末，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化；依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网。

一、档案信息化基础设施建设 1、继续推进运用计算机管理档案，提高各级各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。到“十五”末，全国应用计算机管理档案的普及率，力争东部地区省级机关档案部门达到90％，县以上各级国家档案馆达到70％；中西部地区省级机关档案部门达到80％，县以上各级国家档案馆达到50％。 2、各省、自治区、直辖市档案局馆都要建设和完善局域网，并且与当地政务网联通。到“十五”末，各省、自治区、直辖市及主要中心城市档案局馆力争全部建立局域网；省以下档案局馆的局域网建设以北京市、天津市、江苏省为试点，80％的区县市档案局馆建立局域网并与当地政务网联通。 3、西部地区要把档案信息化建设纳入实施西部大开发战略的范畴，充分发挥后发优势，逐步推进西部地区档案部门计算机和网络技术的应用，努力探索一条适合当地档案信息化建设的路子。 二、档案信息资源建设

档案局档案信息化工作总结

档案局档案信息化工作总结 导语：档案目录的数字化是档案信息化建设的先行基础工作。下面是小编整理的优秀范文，欢迎查阅！ 档案信息化建设是档案部门的一项基础性工作，是档案工作迈向现代化的必由之路，是档案部门落实科学发展观的重要举措。xxxx年，xxxx县档案局根据档案事业发展的客观需要，结合我馆的实际，始终把加强档案信息化建设作为档案事业中的一项重要工作来抓，适时规划，突出重点、有序推进，在基础设施建设、档案数据库建设、档案网站建设以及人才队伍建设等方面取得了一定的成绩，现将一年来的工作情况汇报如下： 为进一步加强我县档案信息化工作的领导，县档案局成立档案信息化建设领导小组，制订《xxxx县档案信息化建设实施意见》，积极开展档案信息化建设的宣传工作，将档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，努力提高工作水平和工作效率，提高服务质量。同时积极与县委、县政府及相关部门沟通，加强协作，及时将档案信息化工作纳入全县信息化建设总体规划之中，统筹、协调、规划全县档案信息化建设工作。 xxxx年，我局在经费比较困难的情况下，通过各种途径，增加对信息化基础设施建设的投入，并且取得了明显的成效。(华考范文网)今年我局在原有的基础上，投入近20万元，

添置服务器、网络版软件、计算机、数码照相机、复印机等相关数码设备，极大的改善了我局的信息化硬件设施，促进了我局档案信息化工作的发展。在全县各镇区(街道)及县直各部门的档案信息化基础设施建设方面，我局针对各单位财力条件的不同，提出财力许可的单位一次性投入到位，财力条件有限的单位，先添置部分先行设备，并采用逐年分步添加的方法，取得了良好的效果。至xxxx年底，县直各单位综合档案室档案管理软件计算机普及率达到98%以上，镇区档案室达90%，其它基础设施也在逐步完善之中，为我县档案信息化建设工作奠定了物质基础。 档案目录的数字化是档案信息化建设的先行基础工作，也是数字化档案馆(室)建设的必备条件。我们优先突出服务重点，为了使老百姓能及时享受到党和国家出台的一系列惠民政策，我局把便民利民惠民作为此项工作的出发点和落脚点，重点把馆藏的民生档案目录先行数字化录入。截止xxxx 年底，已录入馆藏档案目录案卷级52536条、文件级812456条，大大方便了我县人民群众的查找利用，也为我馆档案信息资源数据库的建设打下了坚实的基础。同时，今年我局投入16万元资金，通过招投标的方式，对馆藏部分利用率较高的纸质档案及珍贵档案进行数字化加要，截止xxxx年11月份，共全文扫描档案368322页，为建设档案全文数据库和多媒体数据库打下了基础。为了实现档案馆、档案室在业

数字档案室及档案数字化建设方案

《数字档案室》建设方案适用于机关单位、团体及其他社会组织

目录 一、背景 (1) 二、建设原则 (1) 三、建设目标及内容 (2) （一）建设目标 (2) （二）建设内容 (2) 四、建设方案 (3) （一）数字档案室系统建设方案 (3) （二）档案数据资源建设方案 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)

一、背景 机关档案工作是国家档案事业的组成部分，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。随着档案信息化建设的逐步深入，传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战，是档案信息化建设中亟需强化的重要节点。 2015年国家档案局针对机关档案室发布了《数字档案室建设指南》要求逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。国家档案局局长李明华在部署工作中强调各地区各部门要依据数字档案馆（室）的建设标准继续推进国家级数字档案馆（室）示范点建设。数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。2017年，我公司多次协同各机关档案室建立数字档案室示范单位且赢得了上级主管单位的一致好评。 建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共服务能力；有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。 二、建设原则 数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。 1.1资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。

档案数字化加工方案

（三）数字化加工部分 (2) 6.1. 需求分析与总结 (2) 6.2. 参考的国家标准及技术规范 (2) 6.3. 数字化加工实施细则 (3) 6.9.1. 本项的扫描加工流程 (3) 6.9.2. 生产流程有以下几个主要的步骤组成： (4) 6.9.3. 档案整理 (5) 6.9.4. 著录标引 (6) 6.9.5. 纸件扫描 (7) 6.9.6. 图像处理 (8) 6.9.7. 质量检验 (10) 6.9.8. 档案还原装订 (10) 6.9.9. 数据存储与备份 (12) 6.9.10. 档案电子数据与XXXXXX 烟草档案系统的无缝挂接 (12) 64 项目所采用的OCR处理技术介绍 (12) 6.10.1. OC R （光学字符识别）技术 (12) 6.102 所采用的OCR及双层PDF生产流程 (13) 6.10.3. 生产流程逻辑示意图 (14) 6.5. XXXXXXf案数字化服务特点 (15) 6.11.1. 自动化程度高 (15) 6.11.2. 标准化程度高 (15) 6.11.3. 严格的质量控制 (15) 6.11.4. 文档安全性高 (15) 6.11.5. 标准的格式 (15) 6.11.6. 方便存储与管理 (16)

三)数字化加工部分 6.1. 需求分析与总结 此次项目是将中国烟草总公司XXXXX)省公司及所属11个市烟草公司的约 183 万页纸质档案进行数字化加工并将成品数据挂接到档案管理系统中，纸质档案的折分整理、扫描与图像处理、数据的挂接与光盘备份都将严格按照国家档案局相关标准及XXXXXX!档案局相关规定，结合xxxxxXS草档案现状定制加工技术规范与生产加工流程。 。据上述现状，具体人员安排，项目实施周期，采用标准及实施细则如下。 6.2. 参考的国家标准及技术规范 《纸质档案数字化技术规范》 (DA/T 31 —2005) 《连续色调静态图像的数字压缩及编码》 (GB/T 17235.1-1998 ) 《电子文件归档与管理规范》 (GB/T 1 8894-2002) 《中央档案馆接收档案的标准》 《XXXXX省档案接收和收集管理相关规定 《归档文件整理规则》(DA/T22-2000) 《档案著录规则》 (DA/T 1 8-1 999 ) 《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》 (DA/T 24-2000) 《档案修裱技术规范》 (DA/T 25-2000) 《xxxxxxxxxxXX案数字化技术规范》 《XXXXX烟草档案数字化技术规范》

信息化时代背景下数字档案馆的建设与发展

信息化时代背景下数字档案馆的建设与发展 数字档案馆的规划和建设是信息技术对档案事业发展影响和要求的必然结果，鉴于一个科学、高效的数字档案馆体系需要按照社会信息化整体环境的要求来组织，数字档案馆标准体系的建设应尽可能注意与国际接轨，并尽可能借鉴使用相关信息管理领域已经采用的比较成熟的标准，以保障信息交换的畅通。在国家档案局的领导与组织下，理论工作者和实际工作者正在合作开展相关标准的研究，并已形成一批与数字档案馆业务建设有关的标准规范。这了使档案工作与企事业的发展目标和管理水平相适应，并在信息化时代充分发挥其作用，这就要求我们档案工作者主动、积极地变革与形势和企事业发展不相适应的档案管理理念、管理系统、管理模式。 标签：信息化；数字档案馆；建设与发展 数字档案馆的规划和建设是信息技术对档案事业发展影响和要求的必然结果。数字档案馆建设过程中要充分运用先进的计算机和网络等信息技术，配置先进的软硬件设备，研制高性能的信息管理系统。数字档案馆要解决信息技术发展和应用给档案管理带来的复杂问题，要保证归档电子文件的真实、完整、长期可读。数字档案馆是电子政务、电子商务、单位办公自动化的一个必需的组成部分，是信息社会中档案管理新模式的集中体现，代表着新世纪档案馆工作的发展方向。 一、数字档案馆的产生 二十世纪初，随着电子政务、电子商务、数字化校园的快速发展和数字档案资源的与日俱增，数字档案馆研究初见端倪，欧美等发达国家纷纷投资建设。其中比较有影响的项目有美国的电子文件档案馆、英国的联合王国数字档案馆和日本的关西数字档案馆等。国内，一些国家综合档案馆和企事业单位档案馆也开始付诸行动，并取得一定的成效。 由于包括中国在内的一些国家正在积极建设的数字图书馆工程，带动了档案馆对自身数字化建设的思考。1994至1995年，美国国家数字技术通讯指导办公室把数字图书馆列为9项重点项目的第一位，排在危机及应急处理、教育及终身学习、电子商务、能源管理、环境控制和废品最小化、保健、加工处理和产品、公众存取政府信息等重要项目之前。这项工程从1999年到2001年为第一阶段，投资4亿美元，2002年以后的第二阶段继续投资6000万美元。其他国家对数字图书馆建设的投资也十分可观，如英国投资4亿美元，俄罗斯每年投资2亿卢布。到2001年为止已经宣布正式开始数字图书馆建设的国家有20多个，由此可见，数字图书馆受重视程度非同一般。 2003年8月，青岛市数字档案馆通过了国家档案局组织的科技成果鉴定，同时，青岛市数字档案馆在国内第一个正式投入使用，当时青岛市数字档案馆数字档案馆建设项目提出1996年投资100万元建设《青岛市档案馆计算机管理信

档案数字化项目投标技术方案设计

一、项目实施方案 （一）项目实施的依据 1、《中华人民共和国档案法》 2、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令） 3、国家档案局《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1—1999 4、《归档文件整理规则》》（DA/T 22—2015） 5、《档案著录规则》(DA/T18-1999)。 6、《纸制档案数字化技术规范》（DAT-31-2017） 7、《电子文件归档与管理规范》GB/T18894—2002 （二）项目实施前准备 1、人员准备 （1）甲方人员 职务：现场交接管理人员 职责：①负责与乙方的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲方人员作好交接清单记录并签字。②负责监督乙方规范化加工。③随时把握乙方加工进度并进行协调。④及时关注并抽查乙方加工质量。⑤代表甲方与乙方进行及时的沟通及问题协调，确保项目顺利完工。（2）乙方人员 2.1 管理人员：主要为熟悉现场加工管理，熟悉数字化整体作业流程，具有较强组织能力和现场管理及沟通能力的乙方负责人。 2.2 工程技术人员：主要为熟悉计算机软、硬件技术，了解档案数据库标准和系统开发。了解档案管理等相关专业知识的乙方技术支持工程师。 2.3 数据采集作业员：主要为了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识的乙方数字化制作工作人员

2、项目设备设施准备 （1）主要加工设备及其技术参数

数字化加工过程中使用的数字化加工管理软件，是档案数字化加工的主要应用工具，也是确保档案数字化加工工作效率和成果质量的关键技术。档案数字化加工软件必须具有扫描、图像处理、著录、校对、质检、自动挂接、查询检索、数据转换、数据上传、数据统计、打印传输等功能，能够满足档案数字化加工全流程各业务环节的需要，以及对加工数据进行质量检查和验收的需要。 （3）其他辅助加工设备 除上述主要加工设备外，在档案数字化加工现场，还需要配备以下辅助设备：办公桌椅、档案存储柜、储物柜、装订机、电熨斗、切纸机、抽湿机、碎纸机以及纸张、档案卷皮、档案盒、装订线、胶水等消耗材料。具体参照招标文件要求或合同约定配置。 3、场地部署准备 （1）各单位应配备专用的数字化加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。 （2）数字化加工场地应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。场地内应配备可覆盖全部场地的报警、防火等应急设施设备。 （3）数字化加工场地应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月，涉密档案数字化加工监控录像要保存到项目完工数据移交1个月后；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。 （4）数字化加工场地应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。 （5）各单位和数字化服务机构应合理规划、配备和管理档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。 （6）数字化加工场地须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能以及非必要的各终端接口，各单位和数字化服务机构应定期进行相关检测。如有必要，应由县档案局构建数字化加工专用局域网和视频监控专用网。

档案数字化是档案管理发展的必然趋势

档案数字化是档案管理发展的必然趋势 作者：李霞 来源：《兰台内外》2020年第06期 摘要：档案管理工作的主要内容是对各类文字图片等信息资源进行管理，分析以往发展中存在的问题，同时也可以对未来工作的开展提供指导意见，以此实现企事业单位的良好发展。随着信息技术的不断进步，当前我国企事业单位在开展档案管理工作中也不断推进数字化进程，使得档案管理工作效率得到极大的提升，然而在当前部分企事业单位信息化档案管理中还存在着一些问题，需要对相关问题进行解决。本文从档案数字化的基本概念入手，讨论档案数字化建设的意义，阐述当前我国档案数字化建设存在的问题，最后分析如何有效推进我国档案数字化建设进程，希望对相关研究具有借鉴意义。 关键词：数字化;档案管理;发展;趋势 在企事业单位的发展过程中，档案管理作为一项基本工作对其事业单位活动和经营情况可以直接体现，进而对今后的工作开展起到有效的指导作用。在信息时代下，我国档案也在加快数字化建设，进而有效节约人力的投入，显著提升其事业单位档案管理效率。不过在当前的档案管理工作中还存在管理意识不强，对信息和数字化技术掌握不扎实等问题。而实现对档案资源的有效利用，提升信息化时代下档案资源安全性，需要档案管理人员对工作方法不断改进，熟练利用计算机技术，以此实现数字化档案的正规化管理。 一、档案数字化的基本概念 档案数字化出现依托于信息技术的不断成熟，是和大数据相结合的一种档案管理新技术，当前数字化技术已经应用到我国的诸多领域，实现档案管理和数字化技術的结合，以数字化的形式进行存储，然后将档案中的文字、图片以及音频、视频等以数据的形式存储到计算机系统，上传到云端，进而有效解决传统纸质档案存储安全性低、数据容易丢失的问题，还极大地减小了占用空间，数字化档案查询管理和信息资源的共享更加便捷，便于企事业单位进行档案的利用，有利于对档案资源的优化配置，进而推进其他工作的有效开展。 二、档案数字化建设的意义 1.是时代发展的必然要求 随着我国科学技术的不断进步，当前计算机技术以及通信技术得到了广泛的应用，随着计算机技术以及通信技术的广泛利用，我国也正式进入到了信息化时代，极大地改变了人们的生活方式，显著的提升了工作效率，将信息技术利用到各行业中，也让档案管理工作发生了巨大的变化，不断向着信息化和数字化的进程发展，与此同时也对新时期下企事业单位档案管理人

档案馆档案信息化系统建设预案

档案馆 档案信息化系统建设 设 计 方 案 2013年7月 目录 第一章档案局建设需求分析 (4)

1.1 档案局信息化建设现状 (4) 1.2 建设目标 (4) 1.3 业务及需求分析 (5) 1.4 系统设计原则 (7) 第二章网络平台建设 (11) 2.1 网络建设原则 (11) 第三章总体网络建设方案 (13) 3.1 方案设计思路 (13) 3.2 网络结构拓扑设计 (24) 3.3 网络治理设计 (28) 3.4 网络安全设计 (40) 第四章云计算中心建设 (49) 4.1 建设云计算平台的重要意义 (49) 第五章中心机房建设方案 (58) 5.1 机房装饰工程 (58) 5.2 机房供、配电系统 (63) 5.3 防雷接地系统 (67) 5.4 机房消防系统 (70)

5.5 机房门禁系统 (72) 5.6 机房通风系统 (74) 5.7 机柜系统 (78) 5.8 UPS及环境监控设计 (79) 5.9 用户需求及应用状况 (82) 5.10 实际方案介绍 (82) 5.11 单机配电原理图 (82) 5.12 输入/输出配电要求 (83) 5.13 设备尺寸、重量及放置要求 (84) 5.14 系统优化建议方案 (85) 5.15 产品介绍 (86) 5.16 科士达蓄电池 (90) 5.17 服务器机柜产品资料 (93) 5.18 环境监控系统 (100)

第一章档案局建设需求分析 1.1档案局信息化建设现状 信息化是当今世界科技、经济与社会进展的大趋势，是推进现代化建设的重大战略举措，也是衡量一个地区、一个都市现代化程度和综合竞争力的重要标志。依照国家、省上、市上关于信息化建设的总体要求，XX市档案局政府信息化建设紧紧围绕国民经济和社会进展目标，从全面建设小康社会、加快推进XX市档案局现代化建设的要求动身，采取切实有效的措施，加快信息化建设步伐，努力促进XX市档案局“国际化、市场化、人文化、生态化”建设的进展目标，推动经济社会全面协调可持续进展。 1.2建设目标 XX市档案局网络要紧承载政务园区的政务应用，专用于政务园区政府网络信息平台，实现政务园区各入驻部门的网络互联，满足各种业务系统的需要。 规划建设的要紧目标是：依照全省、全市档案馆网络统一规划，多业务承载网络，具备多业务融合承载能力，即在统一的网络系统平台上，利用IP网络承载电子政务业务数据、流媒体

档案数字化加工流程

档案数字化加工流程 档案数字化加工业务总体流程包括:档案调卷、整理及著录、免拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、完整归还、数据备份、数据挂接。 先后顺序为:调卷> 著录 > 扫描> 处理> 质检 > 归还> 备份> 挂接。在之前的档案管理数字化就是需要拆卷的,但就是现在有专业的非接触式扫描设备(比如book2net与iscan系列的产品)可以免拆卷,这就省去了很多的人力物力。下面介绍详细的步骤: 档案调卷 这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户(档案馆库房管理员)共同完成,将待加工的档案从库房搬运到加工现场,对档案要逐份清点,并办理档案交接登记,与客户做好交接记录,确定无误后方可进行拆卷环节的工作。 整理及著录 档案目录的整理就是数字化加工工作的前提条件,如果没有正确的档案目录,会给后序工作带来很大麻烦,所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。 对于待加工的档案,要制作电子目录。制作途径有两种: (一),使用数字化加工软件的数据录入功能,进行目录制作。 (二),使用Excel表格方式制作,目录模板使用《检察机关档案目录模板》文档(文档号为JS121006002)。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录,我方要认真核对有无错漏现象,找出错误并修正。并修改成与《检察机关档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正,具体细则如下: 1,如果用户提供的目录与纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入,并删除错误信息。

2,著录项相关内容录入要完整,如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长,如果目录中要增加或减少相关著录字段,要与客户协商,并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少,且与纸质档案要一一对照: 以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。 以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。 3,如果目录内容有错(如主题内容,文号等),以纸质档案信息为准,并及时反应给组长,由组长与客户协商解决。 4,如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体,需向组长反应,不允许擅自解决,所有的繁体字在录入时应录入为简体字。 5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来,反应给客户协商解决。 6,关于顺页;整理著录的同时,检查案卷的完整性,就是否有缺页、漏页、错编现象,正、副卷标注就是否正确,有问题及时反馈。没有问题时,用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码,正面标注在右上方,背面标注在左上方,页码字体工整、大小适中。 7,关于分卷问题;档号保持不变,卷号采用“卷号-卷次”格式,如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13;如果纸质档案分多卷,但就是客户没有分卷次的,我们要重新编卷次,增加一条案卷目录,每个分卷都要对应一条案卷目录(不能两个分卷对应一个目录)。 8,关于补卷问题;漏归档的档案作为补卷插入时,卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等,我们做目录时当保持不变。 9,档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠(\ ,/),如果发现要改成中划线(-)(注意:中划线录入时,要使用英文输入法下的半脚录入),日期格式统一采用8位数字,如20120206,不足8位时补0。 档案扫描

信息时代档案资源的开发与管理

文化经济 一、引言 近年来，随着计算机技术、信息编研技术的发展，为信息时代下的档案资源开发与管理提供了更加便利的条件。作为人类文明活动的记载，档案是社会信息资源的重要内容。在此背景下，如何有效利用新时代的电子政务、档案信息开发、档案编研技术，更好的提升档案资源开发与管理水平，成为档案管理的热点问题。下文将就信息时代档案资源的开发与管理展开讨论。 二、 档案资源开发的重要性 档案是社会信息资源的重要组成部分，是见证、还原、保存历史的重要途径。作为重要的信息资源，档案如果只贮藏不开发利用，处于封闭或静止状态，就只能被视为一堆废纸，失去其保存的价值和意义；若信息受检索和传播不畅等因素的影响，同样会造成信息价值的减损。所以，信息资源重在开发利用，信息只有被利用，它的价值才得以增值，信息资源的价值才能得到有效体现和实现，档案资源的开发与利用至关重要。 在信息时代背景下，档案管理工作应不断改革创新档案信息开发利用的管理模式和服务模式，充分满足社会各阶层对信息的需求。将这些原始信息通过先进的信息处理技术，对其进行合理的开发、整合并及时提供利用。 三、数字环境下对档案资源进行开发与管理 1.数字环境下的数字档案 数字化档案信息与传统档案相比，具有突出的优势。数字化档案具有多维性和共享性、隐蔽性的特点，由于网络环境的无边界无障碍，数字化档案信息的流动和传播途径增多，渠道更为畅通，其效益发挥的多维性和共享性将更加突出。 2.数字环境档案与传统档案对比 (1)档案信息利用效益对比 传统档案的利用效益存在着社会性、隐蔽性、滞后性等特征，在传统的档案管理环境中，一份科技图纸可以作为产品再生产的依据，提供准确的技术参数和标准数据，也可以作为是新产品开发和技术改造的参考信息，同时也可以作为专利技术或知识资本在技术市场上获得技术转让回报或成为技术投资资本。这份科技图纸还可以反映档案形成部门的历史发展，体现其不断传承的科学技术文化精神，作为后人历史研究、学习培训的生动素材，从而实现社会效益。档案信息服务部门并不直接创造价值，但社会各方面创造价值常常需要利用档案信息，“影子收益”的存在导致档案信息利用效益存在隐蔽性。同时，由于档案从收集到开放利用，需要一个时间过程(即开放滞后)，档案从始行开放到被利用并取得实际效果，也需要有一个时间过程(即效应滞后)。这就使档案信息利用的效益周期在时间上具有延迟性。 而数字档案环境下将明显改善传统档案信息利用效益的滞后性。尽管从档案信息的产生到提供利用仍然存在一定时间的延迟，以完成档案信息加工处理的工作，但是这种工作时滞将随着文档一体化、电子文件的前端控制和全程管理的逐步实现而大大缩短。同时，除因保密需要的封闭时滞外，开放性、公益性的数字化档案信息因不同信息保管者之间的信息交换、转移而导致的时差将不复存在。网络即时公布和利用目前已成为部分政府档案信息的公开要求，随着社会开放度、政府开放度、档案开放度的不断提高，未来将会有越来越多的数字化档案信息实现从产生到被利用的零时差。 (2)增值性和社会效益对比 数字化档案信息利用效益比传统档案信息利用呈现出更加模糊、增值性更强和社会效益更加突出的特点。 首先，数字化档案信息利用的基础建设是一个庞大的长期的工程，应用技术不断升级、系统维护持续进行，资源开发滚动发展，使得资金投入不可能一步到位，人员培养不能一蹴而就，后期持续投入难以准确估算，从而导致成本支出具有一定的模糊性。 其次，数字化档案信息利用受益面的更加广泛也使得不同利用者利用档案信息的收益相互影响、相互交错，令原本就十分棘手的档案信息利用收益的测算更加困难。 此外，数字化档案信息流动性加快所创造的信息增值现象更加频繁，这类叠加性的利用收益的计算更加难以入手。从档案服务提供者角度来看，由于数字化档案信息服务尚处于初期建设阶段，相比可量化的经济回报，投入的成本比重更大；而且数字信息商品和互联网本身的赢利模式并不成熟，所以对社会效益的期望将在相当长的时间内高于对经济效益的追求，社会效益呈现出更加突出的特点。 (3)与互联网的联系紧密度 从数字化档案信息本身特点以及所带来的正、负效应来看，数字化档案信息比传统档案信息与互联网的联系更加紧密。数字化档案信息利用与网络化档案信息服务是相互联系的一组概念。原生数字化信息—电子文件的产生之初是为了提高业务活动效率和信息流动速度，在网络化条件下，档案信息流动的覆盖面和反应度都提高到一个新的层次，所以应用办公自动化项目的单位和部门如今都建立了局域网或广域网，大部分都连接了互联网，使得电子文件从产生到利用都离不开网络环境。 四、信息时代档案资源开发与利用 1.有效拓展档案资源的编研渠道 有序地开展档案编研工作，全面地、系统地采用真实性与科学性、实用性相结合方法，改变以往编研方法单一的方式，把档案的社会价值与档案的编研紧密联系在一起，有效地进行历史、文化财富的积累、研究，挖掘有关历史记录，服务社会，服务经济建设，使档案编研工作最大限度体现档案价值，展现它的社会有用性。其次是要适应信息化时代的需要，因为依靠传统的信息编研与传播手段已经不能满足信息化时代的要求，电子信息技术对提高信息的收集、处理的速度起着关键作用，随着信息现代化进程在各领域的不断渗透和发展，实现档案信息由封闭型向开放型的转变也将成为档案工作的突破点。 档案工作者应充分利用档案材料，通过收集、分类、加工整理成信息资源，变“死档”为“活档”，供人们最大限度地利用，实现其使用价值，产生社会效益和经济效益。再就是在档案编纂的方法和手段上有所创新，改变那种自立门户，自我封闭的传统方式，要进一步 信息时代档案资源的开发与管理 赵　倩 新疆伊犁河流域开发建设管理局 摘要：信息技术的发展为档案资源的开发与管理提供了新的途径，数字环境下对档案资源的开发与管理也是对传统档案信息的革新。本文分析了档案资源开发的重要性，对比了与传统档案信息具有的优势，并提出了信息时代档案资源开发与管理的途径。 关键词：信息时代；档案资源；开发；管理 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）07-0405-02 405

档案信息化建设方案

档案信息化建设方案 篇一：档案信息化建设方案加强档案信息化建设，既是档案事业适应时代发展和社会进步的必然选择，又是加速档案管理现代化的客观要求。为了全面加强我馆档案信息化建设，根据《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子文件归档与管理规范》的要求和全省、全市档案方志工作会议精神，以及县委、县政府的安排部署和上级业务部门的指示精神，结合年初工作计划，特制定我馆档案信息化建设实施方案。一、指导思想以邓小平理论和三个代表重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，按照党的XX大和XX届五中、X中全会精神，认真学习自治县第十二次党代会精神，进一步解放思想，开拓创新，大力推进档案馆的信息化、现代化建设，按照效益驱动、总体规划、重点突破、分步实施的原则，将档案信息化分阶段完成，对馆藏重要档案全部进行扫描或复制刻录，基本实行计算机文件级检索，实现信息共享和电子档案网上归档，力争十二五末基本建成档案数据库，更好地为县委、县政府各项工作服务。二、总体目标档案信息化建设的总体目标是：本着统筹规划、分步实施、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，加快推进人才队伍建设，逐步实现档案管理现代化和办公自动化；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建印江自治县档案信息网。三、主要任务1、加快推进档案馆数据库建设。逐步建立档案数据库，从现在起，争取利用3~5年时间，完成馆藏档案文件级检索工具的数字化。2、积极推进传统载体档案数字化建设。对各种类型档案进行数字化扫描、转换，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。3、加强电子文件归档管理。加强对本县机关和企业、事业单位以及乡镇的电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。选择有条件的单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档管理。逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。4、建立档案区域管理网络。与县政府电子政务建设紧密结合起来，将档案信息资源开发利用工作纳入县政府电子政务工程，公开档案信息网络查询利用，从而实现文件的网上传输和资源共

南京中医药大学档案馆纸质档案数字化技术规范

南京中医药大学档案馆纸质档案数字化技术规范 为了规范、科学、合理的开展纸质档案数字化工作，使档案信息资源准确、方便、快捷地提供共享利用，以满足学校对档案的需求，现参照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005），并结合本馆实际，制订本技术规范。 1本规范的适用范围 本规范规定了南京中医药大学纸质档案数字化的主要技术要求。 本规范适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。 2规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。 GB/T17235.1连续色调静态图像的数字压缩编码第一部分:要求和指南 GB/T l7205.2还续色调静态图像的数字压缩编码第二部分:一致性测试 GB/T l8894电子文件归档与管理规范 DA/T31—2005纸质档案数字化技术规范 3术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1数字化digitization 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 3.2纸质档案数字化digitizatin of paper-based records 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

3.3数字图像digital image 表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。 3.4黑白二值图像binary image 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。 3.5连续色调静态图像continuous-tone still image 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。 3.6分辨率resolution 单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。 3.7失真度distortion measure 对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。 3.8可懂度intelligibility 数字图像向人或机器提供信息的能力。 3.9图像压缩image compression 消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。 3.10标记图像文件格式Tagged Image File Format（TIFF） 一种基于标记的无损（不丢失信息）压缩格式，用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。主要适用于黑白二值、灰度以及彩色模式下的图像存储。 3.11联合摄影专家组Joint Potographic Experts Group（JPEG）

档案数字化加工操作细则

档案数字化加工操作细则 为确保本馆馆藏档案数字化加工的安全管理和质量控制，根据国家档案局和本局有关档案数字化的规定和标准，按照本馆档案数字化 加工工作流程，特制定本操作细则。 本细则对档案数字化加工的主要工作环节包括：档案实体交接、目录审核修改、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、档案装订、数据验收、数据备份、档案归还等，提出操作要求，并在整个工作环节中确保档案实体及其信息的安全保密。 一、档案实体交接档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个环节，由本馆档案数字化中心和承担本馆档案数字化的服务 机构、监理公司三方指定管理人员完成。 （一）档案领取 1. 按照馆藏档案数字化加工项目计划，服务机构根据工作进度以及加工能力，提出档案领取申请，经监理公司审核后，向本馆档案数 字化中心管理员递交，由档案数字化中心管理员负责向收集保管处提 出需要加工档案的全宗、年份、保管期限、目录号、案卷号，库房管 理人员按需求调卷，清点、核实无误后办理档案出库登记手续。 2. 出库档案进入档案数字化中心，数字化中心管理员与监理公司、 服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的范围、数量，确 认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经三方签字确认。 3. 接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请档案数字化中心管理员确认后再进行档案整理等工作。

4. 加工人员按档案的档号排列顺序依次向服务机构管理人员领取档案，确认加工内容并签字。 5. 加工完毕后，加工人员将档案退还服务机构管理人员，由管理人员确认签字。 （二）档案归还 1. 同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案交接记录表》，确定应归还档案的档号（全宗号、年份、保管期限、目录号、案卷号）和数量，并检查档案的完整性。 2. 将档案按出库时的排列顺序排列。 3. 监理公司对服务机构提出归还的档案进行清点、检查档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。 4. 数字化中心与监理公司、服务机构管理人员现场清点并抽查档案的完整性情况，三方确认无误后在《档案交接记录表》签字确认。 5. 档案数字化中心管理员负责向收集保管处归还档案，办理档案归库手续。 （三）档案存放 1. 数字化加工档案一律统一存放在临时库房，下班后不能留存在加工位及加工区域。 2. 每天上、下午上班后，由数字化中心、监理公司、服务机构按当日数字化加工范围，共同到临时库房运送档案到加工中心，下班后提前10 分钟清点出库加工档案，将加工档案返回临时库房存放。

做好数字信息时代背景下的学校档案工作

做好数字信息时代背景下的学校档案工作 档案作为学校各方面情况的真实记录，它承载着学校的发展变革，记录着学校工作方方面面、点点滴滴，是促进学校各方面科学发展的重要依据，伴随着学校数字信息化的进一步推进，学校档案室建设和档案工作却陷入了一个较为尴尬的状态。如何才能在新形势下保障档案完整，跟上时代步伐，不断促进档案管理规范化，保证档案管理工作有序进行。 标签：数字化档案 一、学校档案建设的现状，以及发展趋势 1.学校档案建设现状 1.1学校数字化建设逐年推进和提升，但领导对档案室的现代化建设关注的不多，绝大多数学校档案室仍处于十几年前的老样子，设备陈旧，观念陈旧，档案工作仍处于原始状态。数字化档案建设前期投入资金大，档案数字化采集工程量大。设备的采购，软件的配备，人力的投入，需要资金的支持；一本档案实体从拆卷校对、扫描采集、图像处理、校对审核、装订还原、电子数据归档，需要人力和时间的保证。这更使得学校档案数字化建设任重而道远。 1.2当下，各方面形成的材料、稿件的数字化程度越来越高，电子稿件不能及时归档，材料流失过大；学校档案管理人员绝大多数为兼职，岗位职责的边缘化，专业性不强，也阻碍了学校档案建设的健康发展。 诸如此类种种因素，限制和影响了学校档案现代化、数字化的发展。 2.档案管理发展趋势 档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向，将传统纸制材料转换为数字化信息，通过专业的档案管理系统提供快捷方便的档案信息服务，提高档案的利用率和管理效率，必将是档案管理发展的趋势。 二、学校档案数字化管理的优势 1.将原始纸制档案转变为数字化档案后，增强了对档案原件的保护，档案使用相对更加安全；通过档案数字化处理，同时也防止了档案篡改行为。 2.一旦实现了对档案和档案材料收集、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，可以使阅档变得非常简单，按照档案管理流程，经过管理员授权，学校内部领导和有关处室可以在各自办公室查阅所需档案，外来查档人也可以通过网络实现远程阅档。这既提高了工作效率，也提升了档案工作服务水

中国档案信息化发展的现状与趋势要点

1前言 档案信息化是通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用。档案信息化以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为平台，以扩大档案信息资源开发利用为目的，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为社会各项建设服务。 1.1档案信息化发展的社会环境 档案信息化的社会环境已经具备。社会信息化发展已经开始带动档案信息化发展，档案信息化建设也是信息社会建设的重要的有机组成部分。20世纪80年代以来，信息技术的快速发展和广泛应用，引发了一场新的全球性产业革命——信息产业革命。在这场新兴的产业革命中，国民经济与社会发展的信息化是一项核心的内容，信息化水平已成为衡量一个国家和地区现代化水平的重要标志。党的十七大报告指出：“大力推进信息化与工业化融合，促进工业由大变强。”我国信息化发展开始进入全方位、多层次推进的新阶段，各行各业、各个领域的信息化迅猛发展，信息化已成为我国国民经济与社会发展的必然趋势。档案作为信息资源，面对信息化的发展潮流，档案信息化也必然成为档案事业发展的战略选择，这是时代赋予档案事业的要求，攸关档案事业的发展前途。同时信息化也是档案事业创新发展的契机，无论是国家信息化中对于信息资源建设作为核心内容的要求，还是先进的信息技术为手段为档案各项事业的发展所提供的技术支持和保障，都是档案事业实现改革与发展的重要契机，档案部门必须紧紧抓住这一重要发展机遇期，适应时代发展的要求，积极作为，科学谋划，夯实档案

信息资源作为国民经济与社会发展的战略性基础信息资源的地位，通过档案信息化推动档案事业的跨越式发展。 档案信息化建设符合社会需求与活动规律。社会信息化导致档案数量剧增，档案载体呈现多样性，档案内容分散交叉，档案部门必须改变传统管理方法，一方面由于社会信息量的激增和新型载体的应用，不宜用传统的方法来管理档案；另一方面由于社会对档案信息的需求不断增加，传统的档案管理方法已经不能完全满足这种需要。国家行业电子政务和电子业务的普遍应用，大大拓宽了档案信息的服务空间，对档案资源服务的内容和方式提出了更新更高的要求，促使档案工作跳出传统的狭窄思维，适应社会发展，改变管理理念，创新服务方式，利用现代信息技术搭建数字化、网络化的信息服务平台，有效积累和储备国家信息资源，真实保存社会记忆，实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享，以适应社会发展和国家信息化建设的需要。 1.2档案信息化发展的技术环境 档案信息化发展的技术环境已经具备。计算机网络的普及促进了信息化的进程，网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的技术条件，网络基础设施不断改进完善也为档案信息化建设创造了良好的硬件环境；同时实现档案信息资源共享，为社会提供全面、准确、快速、方便的档案信息服务提供保障。 1.3档案信息化发展的政策环境 2000年，王刚同志提出了全国档案信息化建设任务的要求，随后国家档案局组织有关部门对档案信息化建设开展研究，提出了全面推进档案信息化建设战